KPI verslag gemeente Oosterhout 2020 van de gemeentearchivaris ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet

(1)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 1

KPI verslag gemeente Oosterhout 2020 van de gemeentearchivaris ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet

Inleiding en samenvatting

Deze rapportage geeft een beeld van de mate waarin het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Oosterhout voldoet aan de archiefwetgeving: de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de

Archiefregeling. Ze is opgesteld aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en is bedoeld voor:

1. De horizontale verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur;

2. De verticale informatievoorziening ten behoeve van toezichthouder provincie Noord-Brabant.

Een goede informatiehuishouding kan een belangrijke bijdrage leveren aan het verbinden van mensen, werkprocessen en partners van een gemeente. Wanneer de informatie en documenten het bedrijfsproces ondersteunen en er voldoende regels en afspraken in dit proces zijn gemaakt, leidt dit ertoe dat eenieder weet waar zijn informatie/documenten moet worden opgeslagen en dat het terug te vinden is. Het inrichten van de informatiehuishouding vraagt om samenwerking tussen verschillende disciplines en de medewerking van alle medewerkers. Het is niet langer het exclusieve domein van de documentaire informatievoorziening.

Voor de samenstelling van dit verslag vormen aanlevering van de juiste gegevens en de mogelijkheden om zelf onafhankelijke audits te doen randvoorwaarden voor het onderzoek. In dit verslag is extra aandacht besteed aan de uitvoering van het Zaakgericht en digitaal werken en de kwaliteit van de archivering.

Het onderzoek en de samenstelling van dit verslag heeft vanaf januari tot mei 2020 plaatsgevonden.

Verantwoording College aan de Raad

Het college van B. en W. dient zich in de eerste plaats aan de gemeenteraad te verantwoorden voor de

uitvoering van taken. Dit noemt men ook wel ‘horizontale verantwoording’. De gemeenteraad heeft de rol als e als primaire toezichthouder. Het is de verantwoordelijkheid van de raad om het KPI verslag met het

verbeterplan vast te stellen. De provincies maken vervolgens gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het archieftoezicht. Het college van B. en W. doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) tweejaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hij overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsen. Deze KPI rapportage geeft op basis van, door de VNG ontwikkelde, prestatie-indicatoren aan, waar de gemeente op het terrein van de informatiehuishouding en archiefbeheer staat. De indicatoren zijn door de VNG in 2019 herzien en voor de rapportage is gebruik gemaakt van de meest recente concept VNG-handreiking uit 2019. ¹

Daarnaast is extra gerapporteerd over de archiefruimte (pagina 19) en de archivering van audio- en videotulen (pagina 22), dat zijn audiovisuele verslagen van de gemeenteraadsvergaderingen.

1 Het IBT Noord-Brabant hanteert op grond van de VNG handreiking 2013 in het Beleidskader 2016-2019 een vijftal KPI's voor Brabantse gemeenten verplicht heeft gesteld om hierover jaarlijks te rapporteren. Deze KPI's worden vernieuwd. De verandering in:

 Hoofdstuk 1 Lokale regelingen blijft ongewijzigd.

 Hoofdstukken 3 en 4 (oud) zullen worden samengevoegd tot een geheel in een nieuw genummerd hoofdstuk 5.

 Hoofdstuk 6 (oud) wordt doorgenummerd naar hoofdstuk 7. Toegevoegd wordt de overbrenging naar een eDepot.

 Hoofdstuk 7 (oud) wordt ingevoegd in een nieuw hoofdstuk 2 met de benaming: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-Depots. Centraal staat de vraagstelling of de fysieke en digitale

bewaaromstandigheden op orde zijn.

Het IBT Noord-Brabant is door de gemeentearchivaris hierover geïnformeerd en het IBT juicht deze vernieuwing toe.

(2)

Wat gaat goed en wat kan en moet beter?

Wat gaat goed?

 MidZuid/WAVA heeft met de gemeente Tilburg afspraken gemaakt over de inzet van de gemeentearchivaris.

 De koppelingen van de Suites Sociaal Domein en Omgevingsvergunningen met het Zaaksysteem Green Valley zijn gerealiseerd.

 Oosterhout bereidt de tijdige overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats voor en heeft budget vrij gemaakt om de oude bouwarchieven te digitaliseren. De Archiefverordening en het calamiteitenplan zijn geactualiseerd.

Wat kan beter?

 Het is van belang om de gemeenteraad en het IBT helder te informeren op grond van de

constateringen uit de KPI verslagen zodat wanneer nodig ondersteuning en bijsturing gevraagd kan worden om de gewenste resultaten met elkaar te bereiken.

Wat moet beter?

 De gemeente moet zich er nog meer van bewust zijn, dat er afspraken moeten worden gemaakt over wie eigenaar is van de inhoudelijke content (documenten en data) bij samenwerkingsverbanden en leveranciers.

 Afgelopen jaren zijn vele verbeterplannen opgesteld, maar niet alle voorgenomen acties zijn

uitgevoerd. Er is nog geen digitale bewaarstrategie vastgesteld. Dit wordt wel beschreven bij spoor 4 Digitale Duurzaamheid in het informatiebeleidsplan 2019-2022 en is nog niet nader uitgewerkt. Er dienen keuzes te worden gemaakt en vertaald naar een pragmatisch plan van aanpak.

De volgende onderdelen dienen nader uitgewerkt te worden: Digitale duurzaamheid (metadata, digitale borging, archivering (bewaartermijnen/kwaliteit/platform voor bewaring), toegankelijkheid, zaakgericht werken in de organisatie, netwerkschijven in relatie tot Zaaksysteem en applicaties, kwaliteitssysteem. Hier zouden we graag een meer pragmatisch totaalbeleid en aanpak zien, zodat er op langere termijn digitale duurzaamheid wordt geborgd. De volgende aandachtspunten zijn hierbij belangrijk:

o Zoeken en vinden zal steeds moeilijker worden als de kwaliteit van de inhoudelijke content binnen het Zaaksysteem niet wordt verbetert;

o Bij een deel van de zaken kan niet gegarandeerd worden dat juiste bewaartermijnen worden gehandhaafd waardoor niet voldaan aan de wetgeving AVG en Archiefwet.

o Inzet op volledige en daarmee betrouwbare informatie op langere termijn dient gegarandeerd te worden.

o Kennisleegloop in team PIM op het gebied van analoge en digitale archivering en record management vindt plaats, waardoor goed informatiebeheer niet adequaat kan worden uitgevoerd. Afhankelijkheid van externe partijen ontstaat doordat gedurende langere tijd circa een derde van de inzet in het team wordt ingehuurd.

o Visie, kader en pragmatisch handelen t.o.v. digitale informatiebeheer dienen geactualiseerd te worden.

 Sommige ontwikkelingen zijn niet te voorzien. Niemand kon voorspellen dat de leverancier van het Zaaksysteem Green Valley dit systeem niet verder zou door ontwikkelen. Medewerkers PIM kennen nu al een hoge werkdruk door de invoer van het Zaakgericht werken en dat heeft mede tot gevolg dat er achterstanden zijn ontstaan zoals op het gebied van digitale vernietiging. Al eerder toen dit nieuws van de leverancier nog niet bekend was, is geconstateerd dat de omvang van de formatie niet is meegegroeid met de toename en ook veranderen van het takenpakket. Er zijn taken vervallen doordat processen zijn geautomatiseerd. Daarnaast zijn er nieuwe taken bij gekomen. De versterking is hierdoor nog niet structureel en voldoende aangevuld.

 Kwaliteitszorg ten aanzien van zaakgericht werken wordt niet voldoende uitgevoerd en dient nader te worden uitgewerkt ten aanzien van zaakgericht werken in de organisatie, gebruikersondersteuning en archivering.

 Het handboek vervanging uit 2015 is niet meer actueel. Mede in verband met de migratie naar My-Lex moeten procedures rondom vervanging per direct worden geactualiseerd.

 Er is nog geen migratieverklaring opgesteld van het DMS Corsa naar My-Lex.

(3)

 De opslag van audio- en videotulen van de gemeente Oosterhout vindt nu plaats in de bronapplicatie:

er zijn nog geen afspraken gemaakt over een eDepot. Er is geen verwerkingsovereenkomst en geen Escrow overeenkomst met de leveranciers afgesloten.

 De digitale handtekening is nog niet ingeregeld. Er is wel een project voor de digitale handtekening in samenwerking met de leverancier Evidos gestart. De eerste processen die met een digitale

handtekening gaan werken zijn P&O en bestuurlijke informatie.

 De archiefruimte voldoet niet geheel aan de eisen.

Inhoudsopgave

KPI-nr(s) Omschrijving pagina

2.1 Landelijke ontwikkelingen en lokale regelingen 4

2.2 Mensen en middelen 5

2.3 Kernapplicaties, eDepot, archiefruimte en archiefbewaarplaatsen 7

2.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 8

2.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van documenten 10

2.6 Vervanging, conversie/migratie en vernietiging 13

2.7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 15 2.8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden 15 Bijlagen tot het KPI verslag gemeentearchivaris 2020

2.3.1 Overzicht van de kernapplicaties Oosterhout 17

2.3.2 Verdiepend onderzoek naar de archiefruimte gemeentehuis Oosterhout 19 2.5.1 Verdiepend onderzoek naar de archivering van audio- en videotulen Oosterhout 22

(4)

2. Toelichtend en puntsgewijs verslag

2.1 Landelijke ontwikkelingen en lokale regelingen

Er komen steeds meer nieuwe archiveringsvraagstukken bij zoals de Omgevingswet en het data gestuurde werken en ook de vraagstukken rondom archivering by design, privacy en informatiebeveiliging nemen toe. Tot slot staan er belangrijke wetswijzigingen op stapel zoals de Wijzigingswetten Wet open overheid, Archiefwet 2021 en de Wet Elektronische Bekendmakingen.

Wet open overheid (Woo), Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) en Omgevingswet

In januari 2019 is de Wijzigingswet Woo bij de Tweede Kamer ingediend. De verwachting is dat deze in vanaf juni 2020 wordt besproken in het parlement. De kern van de wet is dat overheidsorganisaties verplicht zijn om meer categorieën documenten actief openbaar te maken. Een belangrijk onderdeel is de verplichting voor decentrale overheden om digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te houden. Dit wordt als noodzaak gezien voor het structureel en duurzaam organiseren van actieve openbaarmaking, overbrenging ten behoeve van archivering en ander gebruik van informatie. Equalit gemeenten participeren in de landelijke proeftuinen Woo en Duurzaam Toegankelijk Op Orde (DTOO) van VNG-Realisatie. Gemeente Oosterhout is vertegenwoordigd in de werkgroep Implementatieplan Common Ground t.b.v. Woo Architectuur-

procesplaat (levenscyclus informatie-object) (incl. koppeling met wettenkaart).

De gewijzigde Archiefwet zal niet eerder dan in 2021 in werking treden.

De gemeente maakt gebruik van DROP. De minister van BZK krijgt de bevoegdheid om uniforme regels voor de publicatie van actief openbaar gemaakte documenten voor te schrijven.²

Verkiezingsuitslagen zijn niet gepubliceerd op de gemeentelijke website, maar wel via de website Alle Cijfers over de periode 2002-2019.

De processen en procedures die nodig zijn voor het werken met de Omgevingswet 2021 worden in beeld gebracht. Deze processen en procedures worden ingeregeld in bestaande of nog aan te schaffen VTH- applicaties.

De werkgroep voor de Omgevingswet DSO is gestart en is bezig met de voorbereiding op onderdelen. Na Vergunningverlening en Handhaving volgen Ruimtelijke ordening en Toepasbare regels. Bij

Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving loopt een traject voor nieuwe software. Bij Ruimtelijke ordening en Toepasbare regels is eerst sprake van een oriëntatiefase. Doel is of nieuwe software of een

koppelconstructie in gebruik te nemen.

Verantwoordelijkheid archivering bij samenwerkingsverbanden

Het beleggen van verantwoordelijkheden over informatiebeheer bij regionale samenwerkingsverbanden was een van de constateringen in het KPI verslag 2018 en de tussenrapportage 2019. De urgentie hiervoor wordt naast de Archiefwet mede door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingegeven. De KPI verslagen en het Strategisch informatie Overleg (SIO) hebben mede geleid tot sterk bewustzijn om afspraken te maken over verantwoordelijkheden van archivering en privacy bij samenwerkingsverbanden. Het beleggen van verantwoordelijkheden over informatiebeheer bij regionale samenwerkingsverbanden vormt een

aandachtspunt waarin stappen worden gezet.

Bij het mandateren en delegeren van gemeentelijke taken aan andere organisaties gelden formeel dezelfde kwaliteitseisen voor duurzaam informatiebeheer als bij de gemeente Oosterhout zelf.³ Het college van B. en W.

treft deels voorzieningen betreffende de documenten en data bij samenwerking met andere overheidsorganen.

Afspraken moeten vooraf duidelijkheid bieden wie eigenaar is van de documenten en data. Een aandachtspunt in deze zijn de afspraken met het Regionale Informatie- en Expertise Centra (RIEC).⁴

2 Zie VNG-ledenbrief d.d. 13 maart 2019: Wijzigingswet Open Overheid (Woo).

3 Gemeente Oosterhout, Beheerplan Informatiehuishouding 2017, versie januari 2018.

4 Zie ook rapport: Integrale casusaanpak door de RIEC’s: Duurzame toegankelijkheid van archieven in de informatieketen.

(2019).

(5)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 5 MidZuid/WAVA heeft in 2020 een contract gesloten gemeente Tilburg en vanaf 2020 over archiefinspectie.

Bij Equalit is de situatie ongewijzigd. Het college van B. en W. van de gemeente Oosterhout blijft hiermee impliciet verantwoordelijk voor de zorg en beheer van de documenten van Equalit. Equalit is in 2019 uitgebreid met de gemeenten Goirle en Steenbergen.⁵

De gemeente Oosterhout verkent in 2020 de versterking van de (economische) samenwerking binnen de regio Breda-Tilburg en streeft naar nauwere samenwerking met gemeenten Breda, Tilburg en Waalwijk.⁶

De andere gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente Oosterhout deelneemt doch waarvan het geen centrumgemeente is, zijn de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, Regionale Openbare

gezondheidszorg, Regionaal Bureau Leerplicht West-Brabant, Regionale Ambulance Voorziening Brabant Midden-West-Noord (RAV), Regio West-Brabant, Belastingsamenwerking West-Brabant, de Omgevingsdienst Midden- en West- Brabant en de Nazorg Gesloten Stortplaatsen Bavel-Dorst & Zevenbergen.

De gemeenteraad heeft op 17 december 2019 ingestemd tot deelname aan de Centrumregeling voor Veilig Thuis West-Brabant.⁷ De gemeente Breda is centrumgemeente.

Informatiebeleid

Het college heeft in juni 2019 het Informatiebeleidsplan 2019-2022 en het beleid voor informatieveiligheid en privacy vastgesteld.⁸ Dit plan beschrijft hoe de informatievoorziening bijdraagt aan de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen. Het plan besteedt aandacht aan de doorontwikkeling van de dienstverlening, informatie gestuurde werken, vaardigheden en bewustzijn bij medewerkers, beschikbaarheid van informatie, integriteit en vertrouwelijkheid en de flexibiliteit van de ICT-infrastructuur. Het aspect digitale duurzaamheid is daarin op hoofdlijnen meegenomen.

Het beheerplan informatiehuishouding dateert uit 2014. In 2020 wordt een nieuwe visie op digitalisering verwacht, meer data georiënteerd, in Equalit verband. Hierin dient Alfresco meegenomen te worden in de functie van een RMA.

Strategisch Informatie Overleg (SIO)

SIO's hebben plaatsgevonden. In het laatste SIO is de Wijzigingswet Wet open overheid (Woo) besproken.

Nieuwe Archiefverordening

De gemeenteraad heeft in maart 2019 een nieuwe Archiefverordening 2019 vastgesteld.⁹ De nieuwe beheerregeling zal in 2020 aan de Raad worden aangeboden.

2.2 Mensen en middelen Mensen

Binnen de gemeente Oosterhout heeft een organisatieontwikkelingstraject plaatsgevonden. Afdelingen en units hebben plaatsgemaakt voor zelforganiserende teams. Vanaf 1 januari 2020 zijn Proces- en Informatie Management (PIM) en Functioneel Beheer (FB) samengevoegd met Gegevensmanagement en maken geen onderdeel meer uit van de Unit Interne Dienstverlening. De hele Informatie-kolom is nu in één team is georganiseerd (totaal 27,22 fte) en is ondergebracht bij portefeuille wethouder Piena Clemens .Het archiefbeheer is ondergebracht bij portefeuille wethouder Arnoud Kastelijns.

Het team PIM bestaat uit 5,8 fte vaste medewerkers. Vanuit twee externe bureaus is een aanvulling voorzien op de dagelijkse werkzaamheden door team PIM. Een derde extern bureau neemt een

archiefbewerkingsproject voor haar rekening. In totaal beslaat de externe inhuur 3,6 fte.

5 Besluitenlijst college week 13 -2019, 27-03-2019 en week 26, 26-06-2019.

6 Idem.

7 Raadsnota ZN 193936 Wijzigen gemeenschappelijke regeling (Centrumregeling) Veilig Thuis-West-Brabant Met algemene stemmen heeft de raad besloten het college toestemming te verlenen tot het gewijzigd vaststellen van de

Gemeenschappelijke Regeling voor Veilig Thuis West-Brabant.

8 Besluitenlijst week 24 - 2019, 12-06-2019.

9 Verordening van de raad van Oosterhout houdende bepalingen ten aanzien van de uitvoering van de Archiefwet., in werking getreden op 9 april 2019.

(6)

Functie Opleiding (SOD, VVA ect.) Schaal Uren

1 DIV-medewerker zaakgericht werken

SOD-1 en LARM 7 24

SOD-1 en SOD-2 7 32

Opleiding directie

secretaresse /administratie en archief

7 36

SOD-1 7 24

6 DIV-medewerkster zaakgericht werken

SOD-1 5 36

7 DIV-medewerkster zaakgericht werken

SOD-1 7 36

8 Inhuur DIV Administratief medewerker 7 24

9 Inhuur DIV Geen ervaring 7 36

10 Inhuur DIV Informatiemanagement 7 36

Uitvoering van goed informatiebeheer dient in ieder geval de volgende aspecten te bestrijken:

 Scanning en registratie vanuit afgesproken kwaliteitskader waarop gestuurd wordt

 Archivering vooral digitaal, analoog is een aflopende zaak

 Kwaliteitscontrole zaakgericht werken, niet alleen eigen team, maar hele organisatie niet alleen bij aanvang van de zaak, maar ook bij afsluiting en archivering van de zaak controle op metadata, volledigheid en bewaartermijn

 Gebruikersondersteuning opleiden, ondersteunen en verbeteren a.d.h.v. kwaliteitscontrole

 Record management expert, inhoudelijke vertaling wetgeving en wensen organisatie naar inrichting Zaaksysteem, metadatering, duurzaamheid, beleid

 Advies gesprekspartner in organisatie t.a.v. aspecten metadatering, toegankelijkheid en duurzaamheid bij aanschaf applicaties, beleid

 Coördinatie werkzaamheden praktische aansturing en coaching medewerkers uitvoering

Team PIM werkt er hard aan om scanning, registratie, analoge archivering en een deel kwaliteitscontrole (eigen team/OLO) en gebruikersondersteuning goed te laten verlopen.

Structurele digitale archivering, kwaliteitscontrole en gebruikersondersteuning voor de hele organisatie, record management en dagelijkse praktische coördinatie zitten in een doorstartfase/ verandertraject en zijn nog steeds minimaal ingericht. Dit moet op korte termijn verbeteren, anders dreigt er een toenemend kwaliteitsverlies binnen de huidige informatiebeheer.

Naast het feit dat de formatie kwantitatief laag is (5,8 fte), waardoor genoemde aspecten niet afdoende kunnen worden ingevuld, is ook de kwaliteit van het team een aandachtspunt. Sinds het vertrek van een aantal pensioengerechtigde medewerkers met veel kennis en ervaring, is er sprake van een 'kennisdrain'. Er is veel goede inzet en veel energie gaat naar het opleiden van nieuwe PIM-medewerkers. Hierbij zijn ook sinds enige tijd de taken veranderd binnen het team. Aansluitend nieuwe medewerkers vinden is erg moeilijk.

De taken van de gemeentearchivaris van Oosterhout en archiefinspecteurs in relatie tot het aantal beschikbare uren zijn nog niet geanalyseerd. Hiermee wordt in 2020 gestart. In het verbeterplan 2019 werd voor de taken 1 fte beschikbaar gesteld. Alle medewerkers zijn gediplomeerd archivaris en/of volgen hiervoor een opleiding. De medewerkers zijn in dienst van gemeente Tilburg.

Bij het Regionaal Archief Tilburg, onderdeel van de stichting Mommerskwartier, werkt een gediplomeerd archivaris.

(7)

Middelen

Voor 2020 is aan het team Functioneel Beheer, PIM en Gegevensmanagement budget van € 60.000 toegekend voor analysetools voor gegevensmanagement. Gegevens vormen de rode draad door het proces van maken, monitoren, evalueren van beleid en het leveren van goede dienstverlening aan inwoners, bedrijven en (maatschappelijke) partners. Voor PIM is €149.693,00 beschikbaar.

Daarnaast stelt de gemeente jaarlijks € 115.893,00 ter beschikking van de Stichting Mommerskwartier in Tilburg t.b.v. beheer van de archieven.

2.3 Kernapplicaties, eDepot, archiefruimte en archiefbewaarplaatsen

Bijlage 2.3.1 bevat een opgave van de kernapplicaties.

Corsa en MY-LEX

Het contract met de leverancier van Corsa BCT is met ingang van 1 januari 2020 beëindigd. Voor 1 april is de inhoud van Corsa ingeladen in MY-LEX LEGACY. Vanaf 1 april is de toegang tot Corsa gesloten.

Bestanden worden met behulp van MY-LEX OVERHEID gezocht en geselecteerd voor informatie, migratie, overdracht dan wel vernietiging. Lopende zaken en facturen zijn van Corsa overgezet naar Green Valley. Na inschatting blijven bestanden circa tien jaar in MY-LEX LEGACY bewaard, er wordt een sterfhuisconstructie gehanteerd. Uitgewerkt dient te worden op welke wijze en wanneer de bestanden in Legacy worden vernietigd dan wel overgedragen naar een eDepot oplossing. Er is nog geen migratieverklaring opgesteld voor overzetting vanuit Corsa.

Zaaksysteem

Green Valley zal nog in gebruik zijn in 2020 en 2021. Koppelingen met Suite Sociaal Domein en Key2Vergunningen zijn resp. eind 2019 en begin 2020 gerealiseerd. In 2019 werd bekend dat verdere ontwikkeling van Green Valley door de leverancier per 2020 is gestopt, maar dat het gebruik nog twee jaar door de leverancier wordt ondersteund.

In Equalit verband wordt het vervolgtraject opgepakt voor de aanschaf van een nieuwe oplossing. Het Records Management Applicatie (RMA) Alfresco zal bij de toekomstige migratie behouden blijven. Het tweede

migratieproces, binnen enkele jaren verwacht, zal veel tijd en energie kosten van zowel de gebruikers in de organisatie als team PIM. De noodzakelijke doorontwikkeling naar record management en kwaliteitskader en - zorg kunnen hierdoor stagneren en dat is risicovol. Voor documentcreatie wordt Xential toegepast.

Koppelingen met het Zaaksysteem

Koppelingen tussen Green Valley en Suites voor het Sociaal Domein en voor Omgevingsvergunningen zijn respectievelijk eind 2019 en begin 2020 tot stand gebracht.

Voor Suite Sociaal Domein is de inrichting dat bijbehorende documenten eerst op netwerkschijf worden geplaatst en bij afsluiting van het werkproces in Suite pas worden doorgezet naar Green Valley.

eDepot

Een eDepot is de voorziening waarin digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor de lange termijn toegankelijk gehouden. De gemeente Oosterhout is niet aangesloten op een eDepot voorziening. De gemeente Oosterhout heeft nog geen formeel standpunt ingenomen op welke wijze zij verder willen gaan met archivering van digitale bestanden. De ontwikkelingen over publiceren, digitale duurzaamheid en Common Ground volgen elkaar op. Oosterhout onderzoekt al enige jaren welke ontwikkeling het beste past om de digitale

duurzaamheid verder vorm te geven. Het verdient aanbeveling om keuzes te gaan maken en op korte termijn stappen te zetten in de richting van beleid en inrichting op het gebied van digitale duurzaamheid.

Risico: Een kloof kan ontstaan tussen beleidsvorming en realisatie. In de uitvoering ontstaat het risico op ad- hoc beslissingen of uitstel. Vragen over digitale borging blijven vooralsnog onbeantwoord.

Archiefruimte van het gemeentehuis Oosterhout

Bijlage 2.3.2 bevat het verslag van het in 2019 gehouden verdiepend onderzoek naar de archiefruimte.

In de zomer van 2019 heeft de medewerker archieftoezicht een verdiepend onderzoek verricht naar de archiefruimte van gemeente Oosterhout. De archiefruimte voldoet niet aan alle eisen die de Archiefregeling daaraan stelt. De ruimte beschikt niet over een klimaatsysteem. Er worden geen periodieke klimaatmetingen

(8)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 8 uitgevoerd. Na metingen door de medewerker archieftoezicht in 2019 zijn uitschieters geconstateerd in temperatuur en relatieve vochtigheidsgraad. Daarnaast werden op verzoek van het archiefverwerkingsbureau in de ruimte werkstations ingericht, waarmee Oosterhout akkoord is gegaan. Doordat er nu gewerkt wordt in de archiefruimte om de overdracht te realiseren, is het vermoeden dat dit de klimaatmetingen zal beïnvloeden.

In 2019 werden nieuwe dataloggers aangeschaft. De dataloggers zijn op verzoek voor het eerst uitgelezen van 14-25 februari 2020 voor de bovenruimte: de metingen zijn nu binnen de normen. Dataloggers dienen door PIM met regelmaat uitgelezen te worden.

Archiefbewaarplaatsen

Het college van B & W stelde op 16 december 2019 de aanwijzingsbesluiten gemeentearchivaris en

archiefbewaarplaatsen vast. De drie archiefbewaarplaatsen aan de Goirkestraat en Kazernehof in Tilburg en Heemstraweg in Zaltbommel zijn aangewezen als archiefbewaarplaatsen van de gemeente Oosterhout. Sinds juni 2019 is een extra archiefbewaarplaats in Zaltbommel in gebruik genomen.

De luchtvochtigheid in de koelcel, onderdeel van de archiefbewaarplaats in de Goirkestraat, bleek in juli 2019 niet constant te zijn. Daarom zijn de bestanden tijdelijk overgebracht naar de koelcel van het Stadsarchief Rotterdam totdat de technische mankementen zijn gerepareerd.

Het calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaatsen in Tilburg is geactualiseerd.

Kantoorgebouw van het Regionaal Archief Tilburg

De laatste keer dat de kantoorruimten en de studiezaal werden getroffen door lekkages als gevolg van hevige regenbuien was in juni 2016. Daarom zal de gemeente Tilburg, als eigenaar van het pand Kazernehof 75, het gehele dak vervangen. Het is nog niet duidelijk wanneer die werkzaamheden aanvangen. De oorspronkelijke planning van herstel was echter het jaar 2018.

2.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht

In 2017 werd zaakgericht werken in de organisatie uitgerold. Het verbeteren van de kwaliteitscontrole werd ingepland als fase 3 (01-01-2020) in dit plan van aanpak. In 2019 werd, naast de kwaliteitscontrole in team PIM, gestart met periodieke kwaliteitscontrole van zaakgericht werken in de organisatie. Het betrof iBabs, Grond en Sociaal Domein en vond uiteindelijk slechts eenmalig plaats. In januari 2020 is structureel kwaliteitscontrole gestart bij Sociaal Domein en Omgevingsvergunningen (fouten worden door kwaliteitscontroleurs PIM aangepast, wanneer de gebruiker dit niet zelf doet na terugkoppeling).

Er is een te minimaal organisatie breed basis kwaliteitskader waarop vervolgens beperkt wordt ontwikkeld, ondersteund en gecontroleerd. Een aantal PIM medewerkers controleert vanuit de beschikbare ervaring en expertise. Team PIM kiest ervoor om de kwaliteit van het eigen team eerst te verbeteren voordat

gebruikersondersteuning voor de organisatie nader wordt ingericht. Daarbij valt op dat in de periode december 2019 - februari 2020 ca 900 door henzelf gestarte zaken zijn gecontroleerd, waarbij aantal fouten 256 bedroeg waarvan 147 niet werd hersteld. Van 1996 aan PIM doorverwezen zaken werden 301 fouten geconstateerd, waarvan 108 niet hersteld.

Bij Equalit vindt momenteel een pilot plaats om uit generieke processen in het Zaaksysteem (processen die werkdomeinen overstijgen) de relevante data te onderscheiden waarop kwaliteitscontrole kan plaatsvinden.

Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

GIBIT is van toepassing te verklaren op de gezamenlijke inkoopvoorwaarden voor de gemeente Oosterhout. In GIBIT zijn archiveringseisen opgenomen.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)

ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) is er voor alle gemeenten en richt zich op het verantwoordingsproces van informatieveiligheid voor onder meer DigiD, BRP, BAG, BGT en Suwinet. ENSIA zorgt voor meer transparantie over informatiebeveiliging en een verlichting van administratieve lasten, omdat diverse verantwoordingen zijn gebundeld. In 2020 wordt ENSIA verder verbeterd en uitgelijnd met de BIO

(9)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 9 (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). De ENSIA rapporten van gemeente Oosterhout werden opgevraagd en tot aan de afronding van dit rapport nog niet aan de gemeentearchivaris toegezonden. Er werd afgesproken dat de ENSIA functionaris de rapporten na vaststelling door het college aan de gemeentearchivaris zou

toesturen.

Zelfevaluatie Basisregistratie Personen (BRP) en Reisdocumenten (BRP)

Deze informatie maakt onderdeel uit van de ENSIA rapportage. De ENSIA rapporten van gemeente Oosterhout werden opgevraagd en tot aan de afronding van dit rapport nog niet aan de gemeentearchivaris toegezonden.

Er werd afgesproken dat de ENSIA functionaris de rapporten na vaststelling door het college aan de gemeentearchivaris zou toesturen.

Gemeentearchivaris

De huidige gekwalificeerde gemeentearchivaris was eerder benoemd door het college van B. en W. De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) trad met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet is daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). De gemeentearchivaris wordt niet meer benoemd maar

aangewezen. Daarom heeft het college van B. en W. op 18 december 2019 nieuw aanwijzingsbesluiten genomen op grond van de VNG-modellen.¹⁰

Horizontaal toezicht gemeentearchivaris

In juni 2018 is de gemeenteraad geïnformeerd over het KPI verslag 2018 van de gemeentearchivaris. In 2019 werd een tussenrapportage uitgebracht.¹¹ KPI=verslagen kennen een tweejaarlijkse cyclus, mede bepaald in de Archiefverordening. In het KPI loze jaar wordt volstaan met een tussenrapportage. In alle rapportages wordt aandacht besteed aan het informatie- en archiefbeheer zowel bij gemeenten als die bij de archiefinstelling.

Het Regionaal Archief Tilburg is geen rechtspersoon, maar onderdeel van de stichting Mommerskwartier. De gemeente heeft in 2015 een contract met deze stichting gesloten over het feitelijk beheer van bepaalde archiefwerkzaamheden voor de duur van 10 jaar. Het formele beheer en archieftoezicht berust bij de gemeentearchivaris.

Interbestuurlijk Toezicht (IBT) provincie Noord-Brabant 2018 en 2019

Het IBT Noord Brabant heeft voor de jaren 2018 en 2019 aangegeven dat de gemeente Oosterhout voldoet aan de criteria uit het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2016-2019 van de provincie Noord-Brabant. In 2019 werd bij de beoordeling verzocht om de volgende informatie:

1. Stand van zaken van de reeds voorgenomen verbeteringen

2. Bij het volledig verslag over het informatie- en archiefbeheer in uw gemeente in het verslagjaar 2019 een overzicht van de door u geconstateerde verbeteringen met een beknopte beschrijving hoe en wanneer deze verbeteringen gerealiseerd zullen worden.

3. De wijze waarop het beheer van digitale informatie wordt vormgegeven, specifiek de informatie in andere applicaties dan het Zaaksysteem en informatie die eventueel nog op netwerkschijven opgeslagen is.

4. De maatregelen om de duurzame toegankelijkheid, het beheer en de overbrenging of vernietiging van digitale informatie te realiseren, waaronder de plannen ten aanzien van het inrichten van een e-depotvoorziening.

Er werd in 2019 een verbeterplan opgesteld naar aanleiding van de tussenrapportage over 2018. Hieraan wordt stapsgewijs vormgegeven.

De gemeentearchivaris constateert dat punten 3 en 4 nog steeds aandachtspunten zijn. Daarnaast is het advies de stand van zaken zoveel mogelijk weer te geven as is naar zowel gemeenteraad als IBT. Dit wordt graag teruggezien in het verbeterplan naar aanleiding van dit KPI verslag over 2019 en berichtgeving aan de gemeenteraad.

10 Besluitenlijst college week 51, 18 december 2019.

11 Besluitenlijst college week 21; 22-05-2019: Kennisgenomen van de tussenrapportage van de gemeentearchivaris over de verantwoording over de naleving van de Archiefwet en de raad hierover per brief geïnformeerd.

(10)

2.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

De Softwarecatalogus en GEMMA vormen de basis waarop Equalit implementeert, aanbesteedt en werkt.

Gebruik minimale metadataset

In artikel 19 van de Archiefregeling 2010 is de verplichting vastgelegd dat een college een

metagegevensschema vastlegt. Het vraagstuk van digitale duurzame archivering vraagt om concrete

uitvoeringsplannen zoals het metadateren. In eerdere verslagen werd gemeld dat de gemeente voornemens is het TMLO in gebruik te nemen. Feitelijk is deze constatering nog steeds van toepassing. Het generiek gebruik van een standaard metadataset in alle applicaties is een begin om digitale gegevens uit te wisselen.¹² In eerder stadium is in Equalit-verband een metadata schema ontwikkeld voor Green Valley/Alfresco volgens het model TMLO. Dit schema is in 2018 vastgesteld als geldende standaard. De TMLO werkgroep is na

vaststelling van het schema niet meer actief. De metadataset is door Oosterhout nog niet geïmplementeerd en structureel toegepast.

Wat landelijke ontwikkelingen betreft, kan gemeld worden dat het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) en van het Toepassingprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TP Rijk) samen worden doorontwikkeld. Die herziening heeft ook gevolgen voor de naam. TMLO wordt ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) omdat deze van toepassing is op zowel decentrale als centrale overheden. De vaststelling door het Nationaal Archief wordt nog in 2020 verwacht.¹³

Datamanagement

Sinds 2018 is het team Gegevensmanagement actief, bestaande uit 3 fte. Voor Gegevensmanagement is in 2018 een startnotitie geschreven. De volgende projecten zijn inmiddels opgepakt:

 Ombuigingen WMO;

 Taskforce Jeugd;

 Aantrekkelijk Oosterhout;

 Integrale Veiligheid.

Zaakgericht werken in de organisatie

De gemeente Oosterhout werkt zaakgericht. De medewerkers zijn sinds 2018 zelf verantwoordelijk voor hun registraties in het Zaaksysteem, maken eigen zaken aan en kennen zelf zaaktypen toe. Op een aantal

uitzonderingen na, is de kwaliteitscontrole minimaal en gebruikersondersteuning reactief voor de registraties

12 Zowel BCT, de leverancier van het DMS Corsa, als Green Valley hebben het TMLO convenant van KING nu VNG realisatie ondertekend.

13Digitale informatieobjecten (archiefbescheiden) altijd moeten zijn voorzien van een minimale set van verplichte metagegevens (compliance metadata) en zijn vastgelegd in een duurzaam formaat.

Eisen aan informatieobjecten ten behoeve van compliance aan de Archiefwet zijn:¹³

 Welke compliance metadata moet worden vastgelegd bij het informatieobject;

 Wanneer worden compliance metadata vastgelegd (creatie, mutatie, gebruik, conversie, migratie, ..)

 Waar worden die compliance metadata vastgelegd (bij welk soort GEMMA bedrijfsobjecten)

 Welke (informatie- en archiefbeheer) functionaliteit is hiervoor nodig?

Deze minimale set aan benodigde (compliance) metadata moet voorzien in datgene wat de Archiefregeling in artikel 17 aangeeft:

 de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;

 wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;

 de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;

 de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten;

 de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.

(11)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 11 van medewerkers in de organisatie. Voor de gebruikersondersteuning in de organisatie zijn PIM-medewerkers gekoppeld aan projecten.

De stand van zaken sinds de KPI rapportages over de bevindingen uit de steekproeven in Green Valley in 2018 en 2019 is niet verbeterd.

Nadat PIM en medewerkers zaken afsluiten treedt een termijn van zes weken in werking waarbinnen nog wijzigingen kunnen plaatsvinden en documenten toegevoegd. Na deze zes weken vindt automatische archivering plaats waarna niemand meer kan wijzigen in de zaak.

Dit betekent in de praktijk dat al enige jaren controle en eventuele aanpassing van fouten in zaaktype, bewaartermijn, volledigheid, metadata nauwelijks nog plaatsvindt.

Risico's:

 Voor gemeente Oosterhout is in de huidige situatie het risico op vervuiling van het zaaksysteem groot.

Het zoeken en vinden van informatie die volledig en betrouwbaar is, kan steeds minder gegarandeerd worden. Dit geldt ook voor archivering en uitvoering van de juiste bewaartermijnen in het kader van Archiefwet en AVG.

 Vervuiling van het Zaaksysteem zal ook zorgelijk zijn wanneer wordt overgegaan naar een nieuwe oplossing.

 Daarnaast kan het vertrouwen in het Zaaksysteem af nemen waardoor schaduwarchivering vermoedelijk toeneemt.

Uitfasering Corsa en continuering Zaaksysteem

Corsa is opgeheven per 1 april 2020. De uitfasering van Corsa vindt per domein plaats. De planning dat alle domeinen vanaf eind 2019 zaakgericht in Green Valley werken, is gerealiseerd. In het eerste kwartaal 2020 zal ook het laatste domein zaakgericht werken.

De dienstverlening van Green Valley blijft in 2020 en 2021 actief en nieuwe functionaliteiten worden niet meer ontwikkeld. Vanaf 2022 stoppen alle activiteiten van Green Valley.

Netwerkschijven

Na uitvoering van het Project herstructureren netwerkschijven in 2018 levert Equalit nu maandrapportages op aan het management over de mutaties op de I-schijf. Eenmaal per kwartaal worden afdelings- en

samenwerkingsmappen op de I-schijf beoordeeld op mutaties en toename van de opslag omvang i.o.m.

afdelingsmanagers.

Alfresco Share wordt ingezet voor informatiedeling en samenwerken in de digitale omgeving en bevat de mogelijkheid tot vernietiging mede om de informatie goed te beheren.

Verslaglegging bestuurlijke besluitvorming gemeenteraad

Bijlage 2.5.1 bevat het verslag van het verdiepende onderzoek naar audio- en videotulen van de gemeente Oosterhout.

- Vanaf 1 januari 2020 wordt het voor gemeenten verplicht audio- en/of videotulen te archiveren. De Vereniging van Griffiers staat op het standpunt dat ook videotulen van vóór 2020 bewaard en dus gearchiveerd moeten worden.¹⁴

- Vrijwel alle gemeenten in Nederland hebben nog geen oplossing voor dit archiveringsvraagstuk, dit vraagt om zowel lokale creatieve initiatieven als uiteindelijk een landelijke coördinatie.

Ook het IBT heeft in 2019 een beknopt onderzoek uitgevoerd naar videotulen en digitale agenda's door middel van vragenlijsten.

NB. Tijdens het onderzoek heeft de gemeentearchivaris, ondanks herhaald verzoek, geen contracten tussen Oosterhout en de drie leveranciers ontvangen.

14 Zie: Videotulen voor de eeuwigheid? Over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet (2013).

(12)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 12 Conclusies:

 De archivering van audio- en videotulen in de gemeente Oosterhout is nog niet geregeld.

 De metadata op spreker, onderwerp, spreektijd en dergelijke per audio- en videotuul zijn eigendom van de gemeente Oosterhout.

 Uit het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid (2018) vloeit voort dat audio- en videotulen voorzien moeten zijn van ondertitels.¹⁵ De audio- en videotulen van Oosterhout zijn nog niet

ondertiteld.

 De registratie van raadsvoorstellen en raadsvergaderingen wordt met goede kwaliteit door de griffie uitgevoerd.

 Er zijn geen verwerkers - en escrow overeenkomsten met leveranciers afgesloten.

 De samenwerking tussen griffie en PIM dient verder te worden uitgewerkt ten aanzien van archivering van de audiovisuele verslaglegging.

Risico's:

 Het zoeken en vinden van bestuurlijke besluitvorming van de gemeente Oosterhout wordt op lange termijn ernstig bemoeilijkt door onvoldoende borging van audio-en videotulen in context. Dit geldt voor zowel software als metadata.

 Afhankelijkheid van leveranciers op het gebied van toegankelijkheid, eigendomsrechten en archivering vormt een risico. De vraag blijft openstaan hoe nadere afspraken met de leveranciers op dit moment zijn vastgelegd. Indien de afspraken met leveranciers niet volledig zijn, kan deze belangrijke

cultuurhistorische informatie verloren gaan.

Overig

Website, digitale agenda's van bestuurders

De opdracht voor de migratie van de gemeentelijke website enkelvoudig is in december 2019 onderhands aanbesteed en er is krediet beschikbaar gesteld voor het actualiseren van de website.¹⁶ Website wordt gearchiveerd via Archiefweb. De digitale agenda's van bestuurders worden opgeslagen en bewaard in het programma Enterprise Vault.

e-Facturen

In de EU-richtlijn (2014/55/EU) staat dat alle (aanbestedende) diensten per 18 april 2019 e-facturen van leveranciers kunnen verwerken. Gemeenten vallen hier ook onder en dienen ervoor te zorgen dat zij e-facturen kunnen verwerken. Met e-factureren optimaliseren gemeenten zowel de dienstverlening voor ondernemers als hun interne bedrijfsvoering. Vanaf 2019 ontvangt en verwerkt de gemeente Oosterhout e-facturen.

DigiD, eHerkenning en eIDAS

De Europese eIDAS-verordening is van kracht sinds 29 september 2018. Vanaf dat moment moeten publieke organisaties en private organisaties met een publieke taak Europees erkende inlogmiddelen accepteren binnen de digitale dienstverlening. Deze verplichting geldt o.a. voor organisaties die gebruik maken van DigiD en eHerkenning. Oosterhout gebruikt eIDAS.

Digitale handtekening

Er wordt op dit moment geen gebruik gemaakt van een erkende digitale handtekening. Wel worden brieven ondertekend met een digitale handtekening in een plaatje (jpeg). Er is een project gestart waarbij de gemeente gaat werken met een erkende digitale handtekening. De eerste processen waarbij de handtekening gaat worden ingezet is P&O en bestuurlijke informatie.

Mijn Overheid

Oosterhout is aangesloten bij MijnOverheid. Dit is de persoonlijke website van burgers voor overheidszaken.

Via MijnOverheid kunnen zij berichten van de gemeente ontvangen en gegevens controleren. Voorbeelden zijn berichten over kinderbijslag en het verlopen van een rijbewijs.

15 Zie https://wetten.overheid.nl/BWBR0040936/2018-07-01 en verder de standaard EN 3011 549, specifiek p. 13, onder 'captions'. Voor websites die zijn gepubliceerd vanaf 23 september 2018, moet uiterlijk met ingang van 23 september 2019 voldaan worden aan de verplichtingen van het Tijdelijk Besluit, websites die zijn gepubliceerd voor 23 september 2018 uiterlijk met ingang van 23 september 2020 en mobiele applicaties uiterlijk 23 juni 2021.

16 Besluitenlijst college week 50 - 2019, 12-12-2019.

(13)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 13 Whatsapp

De GemeenteApp is sinds 2018 in gebruik voor het doorgeven van meldingen openbare ruimte. Vanaf 7 december 2019 wordt dit Whatsapp kanaal niet meer ondersteund door VNG realisatie. Bij gemeente Oosterhout is Whatsapp nog steeds een formeel communicatiekanaal.

Omgevingsvergunningen

De metadata voor de gemigreerde omgevingsvergunningen in het Zaaksysteem dienen nog te worden aangevuld, dit zal nog in 2020 plaatsvinden. Het betreft in ieder geval toevoegen van adres per vergunning.

Bestemmingsplannen

Bestemmingsplannen zijn deels op de netwerkschijf van de gemeente opgeslagen, en worden ook analoog bewaard. Vanaf 2012 worden bestemmingsplannen na afhandeling gescand en fysiek opgeborgen.

Bodeminformatie

De Brabantse omgevingsdiensten en de provincie Noord-Brabant bundelen actuele bodeminformatie in een gezamenlijk bodeminformatiesysteem, SquitiBis (BIS). Oosterhout maakt hier geen deel van uit. Voor gemeentelijke bodeminformatie kan de burger bij Gemeente Oosterhout zelf terecht.

Regionaal Archief Tilburg - feitelijk beheer

In de archiefbewaarplaatsen aan de Goirkestraat en Kazernehof in Tilburg en in Zaltbommel wordt ongeveer 756 meter archief beheerd. In 2019 is slechts een foto aan de collectie toegevoegd.

De gemeente Oosterhout heeft besloten tot het digitaliseren van het bouwarchief. Vanaf november 2019 ¹⁷ wordt het de periode 1905-1946 gedigitaliseerd en daarna de periode 1947-1979. De digitalisering is gegund aan Karmac informatie & Innovatie. De scans zullen voor intern gebruik ter beschikking komen in de bouwtool van het Regionaal Archief Tilburg.

In december 2019 is de restauratie van het schepenbankarchief Oosterhout 1442-1811 door Hoogduin Papierrestauratoren afgerond. Het betreft bijna 50 meter oud archief. Daarnaast is het Daarnaast is het archief van het Gemeentebestuur Oosterhout 1934-1946 gedigitaliseerd, maar niet online geplaatst vanwege de AVG.

De bevolkingsregisters van Oosterhout 1840-1938, bestaande uit 21 meter archief, zijn opnieuw zuurvrij verpakt.

2.6 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging van documenten Vervanging (conform art. 7 Archiefwet 1995)

Een officieel digitaal document moet in principe digitaal worden bewaard, anders kan informatie verloren gaan.

Continuïteit in de bedrijfsvoering, de externe verantwoording van de overheid en de toekomstige generaties die onderzoeken hoe de gemeente heeft gefunctioneerd: dat alles is alleen mogelijk als de digitale

informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden voor digitale informatie zijn.

Het beheer van digitale archiefbescheiden stelt functionele eisen aan de inrichting van de processen, duurzame toegankelijkheid, bepaalde metadata, opslag van formaten, converteren en migreren.

Vervanging in de Archiefwet betekent dat documenten worden vervangen door een andere vorm en het origineel wordt vernietigd. Digitaliseren, waarbij papier wordt vervangen of gesubstitueerd door een digitaal informatieobject, is een voorbeeld van vervanging. Het college van B. en W. heeft in 2016 een

vervangingsbesluit voor documenten, die op termijn vernietigd (moeten) worden en WABO dossiers vanaf 1 oktober 2010. Er is sprake van hybride archiefvorming, analoog en digitaal. Het handboek vervanging uit 2015 is niet meer actueel nu Corsa niet meer in gebruik is. Destijds is door de gemeentearchivaris geadviseerd om het handboek jaarlijks na te lopen om te controleren of er nog op dezelfde wijze als vastgelegd gewerkt wordt.

Als er kleine procedurele wijzigingen zijn, dan moeten deze ter kennisgeving worden bijgehouden. Zijn er (gedurende het jaar) grote wijzigingen die invloed hebben op het proces van vervanging, dan moet dit direct gemeld worden aan de gemeentearchivaris. Daarnaast moet het handboek dan op verschillende plaatsen aangepast worden. Het kan er toe leiden dat het advies van de gemeentearchivaris voor de vervanging dan wordt ingetrokken en opnieuw moet worden aangevraagd. Bij de volgende ontwikkelingen is dit het geval:

17 Oorspronkelijke planning februari 2019.

(14)

 Als een ander DMS/RMA/Zaaksysteem/eDepot in gebruik wordt genomen dan in het handboek vermeld staat. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de bewaarstrategie en de duurzaamheid van de bestanden;

 Als nieuwe scanners c.q. scansoftware in gebruik wordt genomen (dit heeft mogelijke gevolgen voor de kwaliteiten van de scans);

 Als de werkwijze of de volgorde van de handelingen daarbinnen aanzienlijk wijzigt;

 Als het wettelijk kader verandert.

Andere aandachtspunten uit het collegeadvies van de gemeentearchivaris van 22 december 2015 zijn nog steeds onverminderd actueel en niet gerealiseerd:

 Het formeel vaststellen van bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden ook op het gebied van conversie en migratie (1.1, 1.1.c, 2.9) en opslagformaat (2.7).

 Het bundelen van beschreven processen en procedures van de digitale omgeving (1.3, 2.4f).

Conversie/migratie Corsa

Afgelopen jaren hebben mede in het teken gestaan van het project Migratie Corsa. Vanaf 1 april 2020 is Corsa bevroren en alleen raadpleegbaar via het zoeksysteem MY-LEX Overheid (C-Content). De volgende

documenten zijn uit Corsa gemigreerd:

- Dossiers: e-Archief, uit de periode juni 2011 -2019 [digitaal is leidend];

- Bewaren – [papier is leidend]; 2006-juni 2016;

- Bewaren – een aantal van vervanging uitgesloten zaken;

- Vernietigen - series per vernietigingsjaar.

Er is nog geen verklaring van migratie opgesteld conform art. 25.3 Archiefregeling 2010.

Vernietiging van documenten

De gemeente Oosterhout is gebonden aan termijnen in wetgeving voor het bewaren van gegevens zoals de selectielijsten 2012, 2017 en 2020. De gemeente heeft de VNG gemandateerd om de selectielijst vast te stellen.

Die termijnen kunnen verschillen per doel van de verwerking en per wettelijke regeling.

In juli 2019 is door de gemeentearchivaris ingestemd met de vernietigingslijst 2016, het betrof 121 strekkende meter. Met de vernietigingslijst 2017-2018 is in 2020 is door de gemeentearchivaris in maart 2020 ingestemd.

In totaal was de omvang 128 meter en 163,9 GB.

Lopend is de incidentele vernietiging uit de semi statische archieven 1991-2000, die door het archiefbewerkingsbureau DOXIS worden bewerkt.

In 2018 en 2019 werd geconstateerd dat de vernietigingsprocedures uit diverse applicaties en de analoge numerieke series (nog) niet zijn ingericht. Dit is nog niet verbeterd. Daardoor voldoet de gemeente slechts deels aan de wetgeving van de AVG en Archiefwet.

Algoritmes

Vanaf 1 januari 2020 zijn gemeenten verplicht om de algoritmes te bewaren. Algoritmes die een organisatie gebruikt, dienen bewaard te worden, omdat daarin is vastgelegd waar de geautomatiseerde besluitvorming van de organisatie op gebaseerd is. Om de besluiten van een organisatie goed te kunnen verantwoorden, is het nodig dat de onderliggende algoritmes inclusief toelichting en bijbehorende documentatie worden bewaard.

Hotspots

In het SIO-overleg worden de hotspots vastgesteld. Documenten van hotspots worden uitgezonderd van vernietiging en integraal bewaard. Mede op grond van ervaringen van de gemeente Utrecht is gekozen hotspots per gebeurtenis vast te stellen en niet te kiezen voor één hotspotmonitor. Tot nu toe vastgestelde hotspot is het aftreden van burgemeester Stefan Huisman in 2018. De hotspot Coronavirus-crises moet formeel nog worden vastgesteld.

(15)

2.7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats

De Minister van O.C. en W. streeft ernaar om begin 2021 een wetsvoorstel gereed te hebben om de

overbrengingstermijn van 20 jaar terug te brengen naar 10 jaar. Dat gebeurt niet met terugwerkende kracht.

Concreet betekent dat dat archieven gevormd vanaf 2021 in het jaar 2031 moeten worden overgebracht en dat voor archieven gevormd voor het jaar 2021 blijft de overbrengingstermijn van 20 jaar gelden.

Alle overheidsarchieven zijn tot en met het jaar 1991 overgebracht. Aan het archiefbewerkingsbureau DOXIS is in het najaar van 2019 de opdracht verstrekt de volgende archiefblokken in goede en geordende staat te brengen: Voormalige Intergas N.V., bouwvergunningen met de statische berekeningen 1991-2000 en het gemeentebestuur 1991-2000. Over het algemeen zijn de dossieromschrijvingen in het DMS Corsa opgenomen.

De constructietekeningen 1991-2000 zijn apart gearchiveerd. Destijds was de overweging dat de constructietekeningen op termijn vernietigd konden worden. Bij een latere wijziging van de selectielijst is dit weer veranderd. Bij de archiefbewerking kunnen de jaren 1991-2000 fysiek worden toegevoegd aan de bouwdossiers. Tekeningen blijven een aparte serie.

Alleen het archiefblok Hinderwetvergunningen/Milieuvergunningen 1991-2010 wordt niet overgebracht in 2020. Dit blok is materieel goed verzorgd en het is niet praktisch om dit blok te splitsen alleen om overbrenging mogelijk te maken. Het archiefblok zal gereed gemaakt worden voor overbrenging in een later jaar. Bij

Gedeputeerde Staten (volgens de huidige archiefwetgeving) kan voor uitstel ontheffing worden aangevraagd.

De formele overbrenging naar de archiefbewaarplaats zal in de eerste helft van het jaar 2020 plaatsvinden. ¹⁸

2.8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen.

Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezaal aan de Kazernehof inzien en een steeds groter wordend deel van de archieven is via de website te raadplegen. Echter op advies van de VNG^[1] zijn de scans van de gezinskaarten 1921-1939 op de website offline gehaald vanwege de Europese privacywetgeving AVG.

De openingstijden zijn op dinsdag en vrijdag van 9.30-17.00 uur en elke tweede zaterdag van de maand. Voor het raadplegen van bouwvergunningen kan ook een afspraak gemaakt worden op de woensdag en donderdag.

Op maandagen is het Regionaal Archief gesloten.

In 2020 was de studiezaal gesloten van 22-23 februari, 27 februari- 6 maart, 16 maart- 1 juni.

Elke werkdag van dinsdag tot en met vrijdag vindt ambtelijke dienstverlening plaats. Ambtenaren van de gemeente laten hun dossiers scannen, wanneer ze de informatie nodig hebben.

Vanaf 1 juli 2019 zijn de chatmogelijkheden uitgebreid, te weten:

- Maandag en vrijdag van 13.00 - 16.00 uur en 19.00 - 22.00 uur - Dinsdag t/m donderdag van 10.00 - 16.00 uur en 19.00 - 22.00 uur

Deze uitbreiding van de chat is mogelijk door nieuwe inzet van mensen en een intensievere samenwerking met het Brabants Historisch Informatie Centrum in 's-Hertogenbosch.

Het aantal¹⁹ fysieke bezoekers aan de studiezaal neemt nog steeds af.

Jaar Bezoeken Bezoeken website Bezoekers website

2017 2.234 311.000 116.000

2018 2.065 326.000 122.000

2019 1.794 339.000 131.050

18 Mogelijk tweede helft als gevolg van de Coronacrises.

[1] Website VNG 7 februari 2018: Archiefinstellingen: haal gezinskaarten offline.

19 Cijfers hebben betrekking op alle 12 gemeenten, die zijn aangesloten op het Regionaal Archief Tilburg. Vanaf 2018 worden de bezoekers vanwege de AVG niet meer geregistreerd.

(16)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 16 Elke bezoeker kan, al dan niet op eigen kosten, afbeeldingen of afschriften van de openbare archiefbescheiden (laten) maken. De legesverordening van de gemeente Tilburg bevat een wettelijk verplicht kostenoverzicht opgenomen onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen.

Uit de gehouden kwaliteitsmonitor 2019 bleek dat de overall waardering voor Regionaal Archief Tilburg door de bezoekers is uitgedrukt met een gemiddeld rapportcijfer 8,0.

Voor de raadpleging van niet-openbare documenten is een procedure ingericht. In de meeste gevallen kan de gemeentearchivaris ontheffing verlenen.

(17)

Bijlage 2.3.1: Overzicht kernapplicaties en actuele gebruiksstatus / koppeling

Situatie 2020 Domeinen / Taakvelden Situatie 2018

Corsa (BCT). Per 1 april 2020 niet meer actief. Migratie naar My-Lex.

Centraal RMS/DMS organisatie breed Corsa 7.2 / BCT

Alfresco Enterprise - Green Valley Zaaksysteem (Roxit).

Centraal zaakgericht werken organisatie breed.

Alfresco Community / Green Valley Zaaksysteem (Green Valley) Green Valley Antwoordportaal

(CMS) (Roxit)

Klantcontactcentrum Green Valley Antwoordportaal (CMS) (Roxit)

iBabs Raadsinformatie resp. verslaglegging

raadsvergaderingen en vergadertool.

iBabs gekoppeld aan Zaaksysteem

SourceOne (EMC) Digitale agenda's van bestuurders en e- mails worden hiermee bewaard.

SourceOne (EMC)

ADP Workforce (ADP Nederland) Personeel- en salarisadministratie ADP Workforce (ADP Nederland) Lucom (Lucom Benelux) /

Decade (Unit4Business Software)

Applicatie Lucom wordt toegepast op boekhoudsysteem Decade. Bestellingen- facturencombinaties worden in het Zaaksysteem opgeslagen.

Decade

Key2Burgerzaken (Centric) Burger Zaken Key2Burgerzaken

Suite voor

Omgevingsvergunningen (Key2Vergunningen, OVX, MVV, ADR) (S4O) (Centric)

Omgevingsvergunningen in combinatie met landelijk Omgevingsloket Online (OLO)

Suite voor Omgevingsvergunningen (S4O) (Centric)

Suite voor Sociaal Domein (SSD) (Centric)

Sociaal Domein GWS4All SoZa

KeDo (Xlab) Regiesysteem voor ketendossiers van sociale wijkteams sinds 2015. SWT is sinds 2019 onderdeel van de gemeente. KeDo zal worden vervangen.

KeDo (Xlab)

Neuron BAG (Vicrea). Koppeling met GV?

BAG. In combinatie met applicatie wordt processenhandboek gebruikt.

Neuron BAG / Vicrea

Neuron Stroomlijn (Vicrea) Voor analyse van geografische en administratieve data, met name

bestemmingsplannen. Alleen GIS Viewer - raadpleegapplicatie.

Neuron Stroomlijn / Vicrea

(18)

RO Totaal (Crotec) Bestemmingsplannen RO Plan (Crotec)

Microstation (CAD tekenpakket), dg DIALOG BGT (Sweco), ArcGis (ESRI NL)

Geo-informatie. MicroStation is het tekenpakket (CAD), dg DIALOG BGT is het pakket voor inwinning en verwerking van de BGT. ArcGis is een GIS-pakket o.a. voor het doen van ruimtelijke analyses en opbouw van kaartmateriaal voor het ruimtelijk domein.

MicroStation Dg dialog Grondmij ArcGis Esri

(19)

Bijlage 2.3.2: Rapport over de archiefruimte gemeente Oosterhout augustus 2019 Archiefruimte

De archiefruimte bevindt zich in het gemeentehuis van de gemeente Oosterhout en is deels onder het maaiveld gebouwd; de ruimte bestaat uit twee verdiepingen. De archiefinspecteur heeft de ruimte op 11 juni 2019 bezocht.

Klimaat

De archiefruimte beschikt niet over een klimaatsysteem. Dataloggers werden geplaatst om de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid te kunnen monitoren; deze konden niet worden uitgelezen. PIM heeft daarom nieuwe dataloggers besteld.

Om de klimaatsituatie in kaart te brengen heeft de medewerker archieftoezicht van 11 tot 19 juni 2019 twee dataloggers geplaatst in de archiefruimte. Één in de bovenste ruimte en één in de onderste ruimte. De dataloggers leggen elk kwartier de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid vast. De temperatuur en relatieve luchtvochtigheid verschillen sterk per ruimte, zoals de gegevens hieronder laten zien. De benedenruimte heeft een temperatuur en relatieve luchtvochtigheid die grotendeels binnen de wettelijke normen liggen,²⁰ met enkele uitschieters boven de 20ôC en de luchtvochtigheid komt enkele malen iets boven de 60% uit. De bovenruimte laat een temperatuur zien die constant boven de bovengrens van 20ôC en onder 25ôC blijft.

Benedenruimte

Temp. (^oC) RH (%)

gemiddeld 18,5 55,0

laagste 18,3 53,6

hoogste 21,7 60,6

In grafiek: Blauwe lijn Rode lijn

Bovenruimte

Temp. (^oC) RH (%)

gemiddeld 21,4 49,8

laagste 20,9 47,5

hoogste 23,4 58,8

In grafiek: Blauwe lijn Rode lijn

20 Archiefregeling art. 45a. De relatieve luchtvochtigheid van archiefruimten heeft een zo constant mogelijke waarde van 50% R.V. +/- 10%. De temperatuur varieert tussen de 16°C en 20°C. Een overschrijding tot 25°C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan.

0 10 20 30 40 50 60 70

Temp (C) RH(%)

(20)

KPI verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet gemeente Oosterhout 2020 20 Aanbevelingen op basis van geconstateerde aandachtspunten

Het bezoek van de medewerker archieftoezicht heeft zich gericht op de eisen die de Archiefregeling 2010 aan archiefruimten stelt. Daarbij is in acht genomen dat de archiefruimte steeds minder dienst doet als plaats waar archiefbescheiden worden beheerd. Digitale archiefbescheiden winnen terrein ten opzichte van de analoge versies en dat leidt tot een lager gebruik van de archiefruimte. Dit laat onverlet dat de stukken die nog wel in deze ruimte worden geplaatst, op een duurzame wijze moeten worden beheerd. Daarom wordt prioriteit toegekend aan:

 het toegangsprotocol, voor wie toegang heeft tot de archiefruimte;

 de hygiëne van de archiefruimte;

 de aanwezigheid van rook- en watermelders die zijn doorgeschakeld naar de brandweer;

 de klimaatomstandigheden in de archiefruimte.

De archiefruimte voldoet niet aan alle eisen die de Archiefregeling daaraan stelt. Onderstaande aandachtspunten zijn tijdens het bezoek van de medewerker archieftoezicht geconstateerd.

Prioriteit

4.2.3 Ventilatie en luchtbehandelingskanalen zijn niet voorzien van brandkleppen die aan de NEN normen voldoen; het verdient aanbeveling dit alsnog te realiseren

4.3.4 De brandslanghaspel buiten de archiefruimte is niet toereikend om de archiefruimte te kunnen bereiken.

Dit dient wel het geval te zijn 5.1, 5.3, 5.4,

5.5, 5.6

De archiefruimte beschikt niet over een klimaatsysteem. De temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden gelogd, maar de dataloggers kunnen niet worden uitgelezen. Nieuwe dataloggers zijn inmiddels besteld. De temperatuur in de bovenruimte is te hoog. Ook de benedenruimte heeft enkele uitschieters boven de 20°C, maar dit is binnen de wettelijke overschrijdingslimiet. De temperatuur moet onder de wettelijke bovengrens van 20°C worden gebracht

5.10 Eens in de twee weken wordt de archiefruimte schoongemaakt. Desondanks is bij inspectie redelijk wat stof en vuil aangetroffen, vooral in de hoeken. Aanbevolen wordt de ruimte beter schoon te maken en te houden

Overige aandachtspunten

3.3 Geconstateerd is dat de bekabeling van de verlichting door het plafond loopt

3.4 Kabels in archiefruimte dienen ook voor een WiFi hotspot in de ruimte, waar twee werkplekken zijn gerealiseerd. Dit is niet conform de normen voor een archiefruimte

5.7 Houtvezelplaten zijn aan de zij- en achterkanten van stellingen bevestigd. Ook de originele zijsluiting aan de loopzijde van de stellingen zijn van houtvezelplaat vervaardigd. Er zijn relatief veel bureaustoelen in de archiefruimte. Deze materialen dienen zoveel mogelijk buiten de archiefruimte geplaatst te worden om risico op brand te verminderen. De houtvezelplaten verwerkt in de stellingkasten hinderen bovendien de luchtcirculatie

5.8 Zoals hierboven geconstateerd kunnen de houtvezelplaten zoals verwerkt in de stellingkasten problematisch zijn. Het verdient aanbeveling deze zoveel mogelijk te verwijderen

5.11.a en b De luchtcirculatie wordt gehinderd door de houtvezelplaten in de stellingkasten. De TL verlichting is op de benedenverdieping zeer dicht op de stellingkasten geplaatst

5.12 Op het topboard van een aantal stellingen zijn archiefdozen geplaatst. Dit dient vermeden te worden 0

10 20 30 40 50 60 70

Temp. ( C ) RH (%)

(21)

Naschrift

Voor de bovenruimte zijn in de periode 14-25 februari 2020 opnieuw de waarden gemeten.

De metingen zijn binnen de normen.

Benedenruimte

Temp. (^oC) RH (%)

laagste 17,5 40

hoogste 19 52

In grafiek: Blauwe lijn Groene lijn

(22)

Bijlage 2.5.1: Verdiepend onderzoek naar audio- en videotulen Oosterhout 2019 A. Aanleiding

Audio- en videotulen zijn een gangbare vorm van verslaglegging van bestuurlijke besluitvorming. Er is door gemeente Oosterhout veel aandacht besteed aan het beschikbaar maken van deze informatie op de eigen website. De borging van deze bestanden op lange termijn is bij gemeente Oosterhout evenals bij veel andere gemeenten nog niet geregeld. De gemeentearchivaris van Oosterhout heeft ervoor gekozen een verdiepend onderzoek uit te voeren naar de duurzame beschikbaarheid en toegankelijkheid van audiovisuele verslaglegging.

B. Aanpak

In de periode juli t/m oktober 2019 vond een verdiepend onderzoek plaats naar audiovisuele verslaglegging van de raadsvergaderingen in de gemeente Oosterhout. Dit onderzoek is uitgevoerd op grond van:

- Vragenlijst, door contactpersoon ingevuld (senior medewerker PIM), zie bijlage 2.3.2 B.

- Bestudering van Reglement van Orde, KPI rapportages, Overeenkomst Arbor Media-Oosterhout.

- Realitycheck in Green Valley Zaaksysteem en Raadsinformatiesysteem (RIS) Oosterhout.

- Interview met senior medewerker PIM - Korte uitwisseling met griffier

C. Conclusies

- De archivering van audio- en videotulen in de gemeente Oosterhout is nog niet geregeld.

- De metadata op spreker, onderwerp, spreektijd en dergelijke per audio- en videotuul zijn eigendom van de gemeente Oosterhout.

- Uit het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid (2018) vloeit voort dat audio- en videotulen voorzien moeten zijn van ondertitels. De audio- en videotulen van Oosterhout zijn nog niet

ondertiteld.

- De registratie van raadsvoorstellen en raadsvergaderingen wordt met goede kwaliteit door de griffie uitgevoerd.

- Er zijn geen verwerkers - en escow overeenkomsten met leveranciers afgesloten.

- De samenwerking tussen griffie en PIM dient verder te worden uitgewerkt ten aanzien van archivering van de audiovisuele verslaglegging.

Risico 1: Het zoeken en vinden van bestuurlijke besluitvorming van de gemeente Oosterhout wordt op lange termijn ernstig bemoeilijkt door onvoldoende borging van audio-en videotulen in context. Dit geldt voor zowel software als metadata.

Risico 2: Afhankelijkheid van leveranciers op het gebied van toegankelijkheid, eigendomsrechten en archivering vormt een risico. De vraag blijft openstaan hoe nadere afspraken met de leveranciers op dit moment zijn vastgelegd. Indien de afspraken met leveranciers niet volledig zijn, kan deze belangrijke cultuurhistorische informatie verloren gaan.

D. Bevindingen

Onderstaande bevindingen hebben geleid tot bovengenoemde conclusies.

1. Opname audio- en videotulen bij de gemeente Oosterhout

- Vanaf 13-12-2016 worden videotulen van de gemeenteraadsvergaderingen gemaakt. Deze opnamen worden verzorgd door Arbor Media, de opname apparatuur is eigendom van gemeente Oosterhout.

Vanaf 13-12-2016 worden van besloten gemeenteraadsvergaderingen meestal audio opnamen gemaakt.

2. Beschikbaarstelling en toegankelijkheid

- Vanaf 11-12-2016 worden audiovisuele opnamen van de gemeenteraad beschikbaar gesteld via BIS Eindhoven.

- De opnamen worden door BIS Eindhoven geknipt per agendapunt en vervolgens per spreker en spreekduur met behulp van apparatuur van gemeente Oosterhout. Het is ook mogelijk de opname integraal af te spelen.