Releasenotes Talent & Salaris web Versie 15.60

(1)

Releasenotes

Talent & Salaris web Versie 15.60

Postbus 747

Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende.

(2)

Inhoud

Inhoud ... 2

1 Introductie ... 3

1.1 Uitlevering releases ... 3

1.2 Versiebeheer en installatie ... 3

2 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ... 4

2.1 AVG in de module Persoonsgegevens ... 4

2.1.1 Persoonlijke gegevens ... 4

2.1.2 Familie ... 4

2.1.3 Arbeidsongeschikheidsregistratie ... 4

2.2 AVG in de module Verzuim ... 4

2.2.1 Aard van het verzuim ... 4

2.2.2 Geen controle meer op categorie arbeidsongeschiktheid ... 5

2.3 AVG in de module E-dossier ... 5

2.3.1 Bewaartermijn instellen per virtuele map ... 5

2.4 AVG in de module Workflow Plus ... 6

2.4.1 Persoonlijke gegevens standaard niet meer zichtbaar... 6

2.5 AVG in de module Applicatiebeheer ... 6

2.5.1 Nedap filters ... 6

2.5.2 ORTEC filters ... 6

2.5.3 Export Vernet ... 7

2.6 Gegevens verwijderen ... 7

2.6.1 Instellingen ... 7

2.6.2 Verwijderen van gegevens ... 8

2.6.3 Verwijder één werknemer ... 9

2.7 Toekomstige functionaliteit ... 10

3 Module E-dossier ... 11

3.1 Keuzelijst ziekmelding verbeterd ... 11

4 Module Applicatiebeheer ... 11

4.1 Nedap interface 31 t/m 40 ... 11

5 Afgehandelde aanvraagnummers ... 12

(3)

1 Introductie

1.1 Uitlevering releases

De software van Visma Software wordt beschikbaar gesteld via de servicewebsite

https://www.vismaservice.nl/downloads/hrm/ (inloggen noodzakelijk). Op deze website kunt u ook de documentatie van de release ophalen, zoals de releasenotes, installatiehandleidingen, infrastructuurmatrix etc.

1.2 Versiebeheer en installatie

Talent & Salaris web versie 15.60.00 kan alleen geïnstalleerd worden als op de database:

- Talent & Salaris client versie 22.60.00 of hoger geïnstalleerd is;

- Talent & Salaris web versie 15.00.00 of hoger geïnstalleerd is.

De geïnstalleerde versies kunt u controleren door de “Informatie over T&S” op te roepen in het Help-menu rechtsboven.

Wij adviseren u de release-informatie en de impact van de wijzigingen door uw applicatiebeheerder te laten beoordelen en de datum waarop deze versie zal worden geïnstalleerd met hem of haar af te spreken.

U kunt versie 15.60.00 downloaden van de Visma servicesite. Raadpleeg de installatiehandleidingen op de Visma servicesite voordat u gaat installeren.

Op 20 april jl. hebben wij pre-release 15.51.00 uitgebracht. Dit was in de eerste plaats bedoeld voor bedrijven die over willen schakelen naar de SIVI-koppeling met hun arbodienst. Ook is vanaf 15.51 de koppeling met Visma EasyCruit beschikbaar en zijn veel andere punten verbeterd en bijna 60 aanvragen opgelost. Als u versie 15.51.00 niet geïnstalleerd hebt, dan hoeft u dat niet alsnog te doen. Alle punten van 15.51 zijn ook opgenomen in 15.60. Lees wel de releasenotes van 15.51. De in 15.51 opgeloste punten worden in deze releasenotes voor 15.60 niet nogmaals beschreven.

(4)

2 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Wij hebben diverse aanpassingen gedaan in Talent om aan deze verordening te voldoen.

2.1 AVG in de module Persoonsgegevens

2.1.1 Persoonlijke gegevens

In de module Persoonsgegevens zijn in de sectie Persoonlijke gegevens de volgende velden niet meer beschikbaar:

 Levensbeschouwing

 Tweede nationaliteit

2.1.2 Familie

In de module Persoonsgegevens zijn in de sectie Familie de volgende velden niet meer beschikbaar:

 Eerste nationaliteit

 Tweede nationaliteit

 Geboorteland (Geboorteplaats en Woonland blijven beschikbaar)

2.1.3 Arbeidsongeschikheidsregistratie

In de module Persoonsgegevens zijn in de sectie Arbeidsongeschikheidsregistratie alleen nog de begin- en einddatum, de optie Is Vangnet en de vrije velden te gebruiken:

De volgende velden zijn niet meer beschikbaar:

 Categorie

 Percentage

 Bedrag

 Betaald aan

 Omschrijving

 Commentaar

 Registratiereferentie

 Datum beslissing

 Beoordelingsinstantie

 ICIDH-code

 Datum herindicatie

 Notificatie

 Document

 Veroorzaakt door derde

 UWV-kantoor

 To Do-taak voor

 E-mailbericht naar

2.2 AVG in de module Verzuim

2.2.1 Aard van het verzuim

In de module Verzuim is het veld Aard van het verzuim niet meer beschikbaar in verzuimdefinities, acties en

(5)

overzichten.

In Onderhoud taken (Verzuim > Onderhoud > Taken) was er een mogelijkheid om de taak alleen uit te voeren als een bepaalde Aard van het verzuim van toepassing was. Deze mogelijkheid is vervallen. Als u zelf taken hebt gemaakt die deze optie gebruikten, dan moet u deze taken controleren.

2.2.2 Geen controle meer op categorie arbeidsongeschiktheid De categorie van de arbeidsongeschiktheid is niet meer beschikbaar (zie paragraaf 2.1.3). Bij nieuwe ziekmeldingen van gewoon verzuim (verzuimdefinitie Ziek), wordt het verzuim nu gezien als vangnet als bij

de arbeidsongeschiktheidsregistratie het vakje Is Vangnet is aangevinkt. Voorheen was dat alleen als tevens de categorie gelijk was aan WAO, WGA, Wajong, SFB via voorziening of Waz. Ander verzuim (verzuimdefinitie Zwangerschapsverlof, Arbeidsongeschikt tgv zwangerschap, Orgaandonatie of Ziekte van arbeidsgehandicapte) is altijd vangnet, ongeacht de arbeidsongeschiktheid.

2.3 AVG in de module E-dossier

2.3.1 Bewaartermijn instellen per virtuele map

In Elektronisch dossier is het vanaf deze release mogelijk om bewaartermijnen per virtuele map in te stellen.

Bij het verwijderen van de gegevens van ex-werknemers (zie paragraaf 2.6), zal rekening gehouden worden met de hier ingestelde bewaartermijnen. Standaard staan de mappen op Algemeen ED-document, dat is een bewaartermijn van 5 jaar.

U kunt een bewaartermijn van 1 t/m 7 jaar kiezen.

De optie Logbestanden geeft een bewaartermijn van 6 maanden.

Bij submappen is de optie Bovenliggende map beschikbaar, waarbij de bewaartermijn overgenomen wordt van de bovenliggende map.

De bewaartermijn van de hoofdmap met identificatienummer 0 kan niet geërfd worden.

(6)

2.4 AVG in de module Workflow Plus

2.4.1 Persoonlijke gegevens standaard niet meer zichtbaar

Bij de instellingen van de optionele module Workflow Plus is de zichtbaarheid van persoonlijke gegevens uit gezet op het tabblad Werknemergegevens:

Als u de persoonlijke gegevens toch wilt zien bij het uitvoeren van taken, kunt u de vakjes weer aanvinken.

Per taak kunt u afwijken van de standaard door het vinkje bij Bedrijfsinstelling gebruiken weg te halen:

2.5 AVG in de module Applicatiebeheer

2.5.1 Nedap filters

Het is nu mogelijk om privacygevoelige gegevens uit te sluiten van de Nedap-export. Als u de vinkjes verwijderd, worden de tags <address>, <gsmPrivateNumber>, <homeEmailAddress>,

<homePhoneNumber> en <birthdate> niet meer geëxporteerd.

Deze instellingen zijn alleen beschikbaar bij de export Nedap (zonder nummer), maar worden ook gebruikt door Nedap02, Nedap03 enz. t/m Nedap40.

2.5.2 ORTEC filters

Het is nu mogelijk om privacygevoelige gegevens uit te sluiten van de ORTEC-export. Als u de vinkjes

(7)

verwijderd, worden de tags voor het adres <street>, <houseNumber>, <houseNumberExtension>,

<zipCode>, <city> en <country> en de tags <nameOfPartner>, <telephone2>, <privateEmail>, dateOfBirth>, <telephone2> en <telephone3> niet meer geëxporteerd:

2.5.3 Export Vernet

In verband met de AVG is de sectie .xWAO verwijderd uit de export Vernet.

2.6 Gegevens verwijderen

Naast dat het niet meer toegestaan is om bepaalde gegevens vast te leggen, moet het ook mogelijk zijn om gegevens welke niet langer meer nodig zijn, te verwijderen. In de module Applicatiebeheer is hiervoor het menu "Verwijder gegevens" toegevoegd. Hier kunt u gemakkelijk gegevens verwijderen van werknemers die uit dienst zijn.

2.6.1 Instellingen

De bewaartermijnen van documenten in E-dossier kunt u instellen in Onderhoud virtuele mappen (zie paragraaf 2.3.1). De bewaartermijnen van de overige gegevens stelt u in via Applicatiebeheer > Verwijder gegevens > Instellingen. Vanuit Visma wordt er een standaard uitgeleverd, maar u kunt hiervan afwijken. In de afbeelding hieronder geeft u bijvoorbeeld aan dat de arbeidsongeschikheidsregistratie 2 jaar na einde dienstverband verwijderd kan worden:

Het is niet mogelijk om de bewaartermijn van fiscale gegevens (contractgegevens, salaris, declaraties, adres, etc.) te wijzigen. Deze staat vast op 7 jaar.

(8)

2.6.2 Verwijderen van gegevens

U kunt gegevens van ex-werknemers verwijderen onder Applicatiebeheer > Verwijder gegevens > Verwijder werknemers.

Door het klikken op "Zoeken starten" wordt er gezocht naar gegevens welke voldoen aan de bewaartermijn en dus verwijderd kunnen worden. Het zoeken naar te verwijderen gegevens wordt alleen gedaan voor werknemers met een einde dienstverband in het verleden (ouder dan vandaag).

Er worden GEEN gegevens verwijderd bij werknemers met een actief dienstverband (dus zonder einddatum of met einddatum in de toekomst).

De voortgang van de scan wordt weergegeven met percentages. De eerste keer dat u deze actie uitvoert kan dit enige tijd in beslag nemen, dit is afhankelijk van de grootte van de organisatie en hoeveel historie er zit in Talent. Nadat u de scan hebt gestart, kunt u desgewenst de pagina verlaten en op een later moment terugkomen om de resultaten te bekijken. De scan wordt op de achtergrond uitgevoerd.

Nadat de scan klaar is

Als u weer teruggaat naar “Verwijder werknemers” en de scan is klaar, dan ziet u de resultaten in een overzicht. U ziet alleen de ex-werknemers bij wie er gegevens zijn die verwijderd zullen gaan worden.

Klik op de knop Verwijderen gegevens als u het eens bent met de te verwijderen gegevens. Deze knop start een achtergrondproces dat de getoonde gegevens zal verwijderen. Hiervan wordt de status in percentages weergegeven.

Als u de gegevens niet wilt verwijderen, kunt u op Annuleren klikken. Hiermee wordt de resultaat van de scan verwijderd. Er worden géén gegevens van werknemers verwijderd. U kunt de instellingen aanpassen (zie paragraaf 2.6.1) en daarna de scan opnieuw uitvoeren.

(9)

Uitsluiten

Het is ook mogelijk om werknemers uit te sluiten voor verwijderen. Dit kunt u doen voor of na het uitvoeren van een scan (zoeken starten). Hiermee voorkomt u dat de gegevens van de uitgesloten werknemers verwijderd worden. U moet een reden opgeven waarom u een werknemer uitsluit voor verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld een lopende rechtszaak zijn, waardoor u gegevens nog moet bewaren.

Documenten

Voor de documenten in Elektronisch dossier wordt per map het aantal te verwijderen documenten

weergegeven. Bij het verwijderen van de gegevens voor ex-werknemers, wordt rekening gehouden met de bewaartermijn per virtuele map. Zie paragraaf 2.3.1 voor het instellen van de bewaartermijn. Default staan alle virtuele mappen op de algemene bewaartermijn van 5 jaar. Twee voorbeelden:

Voorbeeld 1: Vandaag is 26-apr-2018 Werknemer uit dienst op 31-dec-2013

Bewaartermijn voor virtuele map genaamd 'Memo's' is gezet op 1 jaar.

Alle documenten in de map Memo's zullen verwijderd worden indien de 'verwijder werknemers' functionaliteit uitgevoerd wordt. Immers bij het uitvoeren ziet het systeem dat de einddatum dienstverband in 2013 ligt en het vandaag 2018 is en dat is meer dan 1 jaar na uit dienst.

Voorbeeld 2: U draait vandaag het rapport.

Werknemer is gisteren uit dienst gegaan.

Bewaartermijn op de map is 2 jaar.

Alle documenten in deze map worden pas verwijderd na vandaag + 2 jaar.

U zult na 2 jaar dan wel zelf het rapport moeten draaien, dit gaat vooralsnog niet automatisch met een schema.

Officiële documenten

Let ook op met de instelling voor officiële documenten. De officiële documenten staan in ED in één

specifieke virtuele map. Dus paspoort en ID-kaart die geüpload zijn in Persoonsgegevens komen daar in te staan. Hier hoort ook een bewaartermijn bij die in ED op de virtuele map is gezet. Deze bewaartermijn gaat boven de setting in Applicatiebeheer > Verwijder gegevens > Instellingen.

Als u in E-dossier de bewaartermijn van deze map wijzigt, dan blijven de reeds geüploade paspoorten en ID- kaarten de oude bewaartermijn van de map houden.

2.6.3 Verwijder één werknemer

Als er een werknemer is ingevoerd die toch niet in dienst komt, dan kunt u deze verwijderen.

(10)

Selecteer de werknemer, vul de geboortedatum in en klik op Valideren:

Met de knop Annuleren kunt u het scherm leegmaken.

Bij het valideren, wordt er gecontroleerd of de werknemer is uitbetaald en of er wijzigingen zijn die wachten op goedkeuring. Het is niet mogelijk om een werknemer te verwijderen als deze is uitbetaald. Dat is vanwege de fiscale bewaartermijn van 7 jaar.

Een werknemer is uitbetaald als de “Laatst afgesloten periode” is ingevuld op dienstverbandniveau en als de werknemer historische outputregels heeft.

Ook kunt u een werknemer niet verwijderen als er al periodevariabelen (output) voor zijn. Wilt u toch een werknemer verwijderen die periodevariabelen heeft, dan moet u de vaste en variabele bedragen bij de werknemer verwijderen.

Als de werknemer verwijderd mag worden, is de knop Werknemer verwijderen beschikbaar:

Hiermee kunt u de werknemer en alle bijbehorende gegevens verwijderen. Het systeem onthoudt wél dat het werknemersnummer ooit gebruik is geweest. Het nummer kunt u niet opnieuw gebruiken.

2.7 Toekomstige functionaliteit

Nog in de planning is een “Totaaloverzicht werknemergegevens” waarmee u de werknemers hun gehele personeelsdossier kunt laten inzien.

(11)

3 Module E-dossier

3.1 Keuzelijst ziekmelding verbeterd

Bij het maken van een document op basis van een sjabloon wordt nu niet alleen de datum van de ziekte maar ook de verzuimdefinitie getoond:

4 Module Applicatiebeheer

4.1 Nedap interface 31 t/m 40

Er zijn tien versies van de export Nedap toegevoegd. Deze kunnen in gebruik worden genomen via

Applicatiebeheer > Systeeminstellingen > Moduleactivatie met een wachtwoord. De export werkt op dezelfde manier als de bestaande Nedap t/m Nedap 30.

(12)

5 Afgehandelde aanvraagnummers

Case Omschrijving

00133834 Als het veld “Reden toepassen artikel 29B ZW” bij de ziekmelding op (Geen gekozen) was blijven staan en de taak Verzuim bevestigen was toegewezen aan het systeem, dan ging de export naar UWV fout. Dit veld is te zien als de definitie Ziekte (Vangnet) is.

Nu controleert de taakservice voor verzuim dit veld en zal zo nodig de taak Verzuim bevestigen toewijzen aan de verzuimcoördinator.

00136386 Onduidelijke foutmelding in Verzuim Basis bij het mislukken van de systeemtaak om een e- mail naar de arbodienst te verzenden. Dit was als het e-mailadres van de arbodienst niet was ingevuld.

00173132 Het verlofsaldo bij einde contract werd niet goed overgezet naar een volgend contract.

00176568 De invoernotities in Workflow Plus werden niet altijd op volgorde getoond.

00177969 CR: Als een actie-Persoonsgegevens voltooid is en er opvolgend een Workflow Plus- procedure start, kan er bij details gekeken worden wat de actie-Persoonsgegevens inhield.

Dit opent in een nieuw scherm. Vervolgens kon er niet verder gegaan worden met de Workflow Plus-procedure, zonder dit scherm eerst te sluiten. Nu kan men beide vensters tegelijk open houden.

00184678 Het commentaar bij een beoordeling werd niet meer getoond als men op Volgende en daarna op Vorige klikte. Na het opnieuw openen van de beoordeling was het weer zichtbaar.

00186242 Foutmeldingen bij het openen van verzuimtaken: ERROR: cannot find employee task, EmpTaskID .... Dit waren oude, niet meer relevante taken.

00191603 Bij het overzicht 'Kostenanalyse' in de module Opleidingen kon niet gekozen worden voor 'Kostensoort’ als een ‘verwijs’-bedrijf werd toegepast.

00198225 Een melding “Ziek t.g.v. zwangerschap” werd soms doorgegeven aan het UWV als melding

“Ziek t.g.v. bevalling”. Nu wordt tot maximaal 90 dagen na het einde van het bevallingsverlof

“Ziek t.g.v. bevalling” doorgegeven. Het kan nog steeds fout gaan als een werkneemster binnen deze 90 dagen weer zwanger en ziek is.

00200397 De verlofkalender opende niet in het huidige jaar als er een tweede arbeidsvoorwaarde voor verlof met een einddatum was.

00226505 Document maken o.b.v. sjabloon, type Web ziekte: selecteren juiste ziekmelding lastig/onduidelijk. Zie paragraaf 3.1.

00234805 In de module Workflow Plus kon een taak van het type “Actie persoonsgegevens” niet uitgevoerd worden voor een toekomstige werknemer.

00260057 In eigen overzichten werd geen rekening gehouden met de autorisatie voor functie PAY.31508 “Toon persoonlijke informatie” (Applicatiebeheer / Instellingen overzichten).

Zie ook paragraaf 2.2 in de releasenotes voor versie 14.60.

(13)

00285803 Deskundigheidsniveau werd niet altijd gevuld in het overzichtsscherm Persoonsgegevens >

Contract > Positie.

00285843 Onterechte melding bij het toevoegen van een arbeidsvoorwaarde voor Verstrekkingen:

Waarschuwing: er bestaat al een andere arbeidsvoorwaarde voor Verzuim voor dit contract die deze arbeidsvoorwaarde overlapt. Wilt u doorgaan?

00287649 Dubbele taken in Workflow Plus-procedure.

00300952 Aard van het verzuim was nog zichtbaar in Nu ziek en in overzichten.

00311799 WSW statistiek kolom 31 “percentage uitbetaald contractloon” (begeleid werken) werd gevuld terwijl er géén sprake was van een arbeidsovereenkomst begeleid werk. Kolom 25 en kolom 31 kunnen slechts in uitzonderlijke gevallen beide gevuld zijn.

00317263 Het overzicht Persoonsgegevens > SW-functies > Werknemer Wsw-statistieken toonde uitgestroomde werknemers met geldige indicatie niet bij de Geen-plaatsingsrecords.

00334341 De gegevens van een afgewezen actie Nieuwe werknemer werden niet volledig verwijderd.

Nu kan hetzelfde werknemersnummer niet meer gebruikt worden.

00337163 Het overzicht Persoonsgegevens > SW-functies > Werknemer Wsw-statistieken werden werknemers die vanuit een plaatsing zijn uitgestroomd met code pensioen / code overleden, niet meegenomen in het halfjaar van hun uitstroom.

00348749 In Onderhoud opleidingen werd de instelling van “Bericht verlopen certificaat” soms onterecht "meegenomen" naar een andere opleiding. Tevens is het probleem opgelost dat opleidingen niet meer te vinden waren als de opleidingsgroep niet ingevuld was. Deze opleidingen staan nu in de “groep” (Geen gekozen).

00368701 Melding: “Er is een onverwachte fout opgetreden in de taakservice voor verzuim.“

Dit kwam door een SQL-query die veel tijd nam en een time-out veroorzaakte. De query is verbeterd.

00370624 In de export Nedap02 stond niet het aantal minuten verlof maar

<minutes>NEDAP_WEB_LVCOUNT</minutes>.

00382897 Foutmelding als men een e-mail toevoegde aan het E-dossier: “Error: SecObject must contain a period to separate the ref from the ID”. Dit was in Verzuim > Dashboard > tabblad Documenten > knop Acties > E-mail toevoegen.

00384206 De pagina Nu ziek in de module Verzuim toonde soms de ziekmeldingen van de gehele organisatie i.p.v. alleen de eigen afdeling. Ook al gemeld in case 00137131. Nu is het programma verbeterd.

(14)

00392455 Onverwachte fout bij het goedkeuren van een buitenlands adres:

[EmpAddress.fillOldAddressData anyError: #91 Object reference not set to an instance of an object.]. De postcode werd door het programma behandeld alsof het een Nederlandse postcode betrof.

00424171 In Workflow Plus > Procesmonitor was het mogelijk om voltooide taken te verwijderen als men alleen geautoriseerd was voor Anderen inzien.

00424194 Bij het overzicht “Analyse per gegevensband” in de module Verzuim trad de foutmelding

“Server Error in ‘/Sickness’ Application“ op. Alleen als de rapportageperiode Maand of Kwartaal was. Het systeem zocht naar het voorgaande jaar en dat was niet altijd beschikbaar in de keuzelijst.

00431109 Standaard - Werknemerexport 6 gaf na update 15.51.00 de foutmelding rValue=RetNotOK in Onderhoud exporten. Vanaf versie 15.51 wordt de bestandsencodering UTF-16 niet meer ondersteund. Met de SQL-instructie UPDATE GETargetGroupsParm SET parmValue = 'UTF8' WHERE parmname = 'fileEncoding' AND targetGroupID = 9105 AND companyID <> 0 kunt u de encodering op UTF-8 zetten.

00434721 Bij de persoonsgegevens werden niet consequent de kolomnummers van de statistiek vermeld. (20) Soort detachering, (33) Reden einde, (34) Bestemming einde werk zijn aangepast. Nummers 22, 23, 24 staan op pagina’s die ook buiten SW worden gebruikt, deze nummers worden niet toegevoegd.

00434722 Onjuiste kolomnummers in het SW-overzicht “Herindicatie rapport overzicht”. Nu staat er Eerste indicatie (12), Datum afloop geldigheidsduur indicatie (15) en Datum

indicatiebesluit (14).