RICHTLIJNEN CORRUPTIEBESTRIJDING (INZAKE GESCHENKEN, GUNSTEN, UITNODIGINGEN, DONATIES, KUNST/CULTUUR FONDSEN EN SPONSORING)

(1)

21 MAART 2019

De Sodexo richtlijnen met betrekking tot corruptiebestrijding is in overeenstemming met de ethische waarden van Sodexo zoals beschreven in de gedragscode en integriteitsbeginselen van Sodexo.

Medewerkers van Sodexo staan dagelijks in de frontlinie en hebben direct te maken met het risico van corruptie, ongeacht of het gaat om het ontvangen of verstrekken van geschenken, gunsten, uitnodigingen, donaties, kunst/cultuur fondsen of

sponsoring. Hoewel het risiconiveau per medewerker verschilt, afhankelijk van zijn rol binnen Sodexo, kunnen alle medewerkers hieraan worden blootgesteld, vaak ook onbewust.

Het doel van deze richtlijnen is om de beginselen van de gedragscode van Sodexo aan te vullen en zo medewerkers te ondersteunen bij hun dagelijkse besluitvorming.

Zakelijke uitnodigingen (zakendiners, culturele of sportieve evenementen die door Sodexo worden georganiseerd of mede door haar mogelijk gemaakt, etc.) bieden Sodexo de gelegenheid om onze (potentiële) klanten te laten kennismaken met de diversiteit van onze Quality of Life Services en dragen bij aan het versterken van de zakelijke relaties met onze klanten. Dergelijke uitnodigingen zijn dus toegestaan, mits in overeenstemming met deze richtlijnen.

1-GESCHENKEN, GUNSTEN EN UITNODIGINGEN

De gedragscode van Sodexo stelt als volgt:

“Sodexo haalt opdrachten binnen op basis van de kracht en kwaliteit van haar services. Noch Sodexo, noch eenieder die namens ons handelt, zal geschenken of andere zaken van waarde aanbieden aan overheidsfunctionarissen of particuliere partijen teneinde een zakelijk voordeel te verkrijgen. Of we nu te maken hebben met overheidsfunctionarissen, particuliere klanten of potentiële cliënten, wij verstrekken geen geschenken, verzorgen geen amusement en doen geen ongepaste politieke bijdragen teneinde een beslissing met betrekking tot Sodexo te beïnvloeden, een contract binnen te halen of ongepast zakelijk voordeel te verkrijgen. Evenmin aanvaarden medewerkers van Sodexo geschenken of amusement van een (potentiële) leverancier in ruil voor opdrachten, gunstigere tarieven of enig ander ongepast zakelijk voordeel.”

“Verstrek en aanvaard bij twijfel het geschenk niet. De schijn van ongepastheid is net zo schadelijk als een handeling die in strijd is met deze richtlijnen.”

RICHTLIJNEN CORRUPTIEBESTRIJDING

(INZAKE GESCHENKEN, GUNSTEN, UITNODIGINGEN, DONATIES, KUNST/CULTUUR FONDSEN EN SPONSORING)

(2)

2

NIET TOEGESTAAN

Verstrek of aanvaard geen enkel geschenk, gunst of uitnodiging:

• tenzij het slechts een geringe waarde heeft of incidenteel is (overeenkomstig met onderstaande tabel);

• met als doel een ongepast zakelijk voordeel te verkrijgen of invloed uit te oefenen in strijd met de beginselen van de gedragscode van Sodexo;

• in de loop van een

aanbestedingsprocedure of tijdens een periode voor het indienen van

voorstellen (en ook hieraan

voorafgaand indien het geschenk, de gunst of de uitnodiging aanleiding kan geven tot een vermoeden van

beïnvloeding);

• zonder te voldoen aan de procedures zoals beschreven in de richtlijnen van leveranciers of onderstaande

tabel/overzicht;

• in de vorm van contant geld of

equivalenten hiervan (cadeaubonnen, vouchers of geschenkdozen), of in natura (bijvoorbeeld de belofte van een dienstverband voor een familielid of jezelf);

• in strijd met toepasselijke wetgeving, het ethisch handvest, de ethiekcode die van toepassing is op derden of de verbintenissen die Sodexo en de werkgever van deze derde zijn aangegaan;

• indien de begunstigde derde om het geschenk, de gunst of de uitnodiging heeft verzocht, zelfs indien deze derde geen tegenprestatie heeft genoemd (of niet in de positie verkeert om deze te leveren). Vraag zelf evenmin bij een klant, leverancier of dienstverlener om geschenken;

AANDACHTSPUNTEN

Houd altijd rekening met het volgende:

• geschenken, gunsten of uitnodigingen die bij een particuliere klant mogelijk zijn toegestaan, kunnen onwettig of onethisch zijn voor een klant uit de publieke sector, en worden hoe dan ook door de overheid en de samenleving kritischer bekeken.

Medewerkers van Sodexo worden vooral geacht zeer waakzaam te zijn in hun contacten met private of publieke staatsfunctionarissen of lokale

autoriteiten, alsook met ondernemingen die onder het gezag van de overheid of lokale autoriteiten staan. In de zin van dit beleid omvat het begrip

overheidsfunctionaris al deze personen;

• het is vaak lastig om de rechtmatigheid en ethiek van een geschenk, gunst of

uitnodiging goed te beoordelen. Zorg dat dergelijke geschenken, gunsten of

uitnodigingen niet de indruk kunnen wekken te zijn bedoeld om een beslissing te beïnvloeden;

• een geschenk, gunst of uitnodiging kan een overtreding zijn zelfs als de

boekhoudkundige waarde ervan nihil of marginaal is (bv. een afgeschreven product, uitnodiging om lege stoelen in een box te vullen, cadeau dat opnieuw wordt gefactureerd voor rekening van de klant), of als het door een tussenpersoon wordt aangeboden namens de

aanbiedende persoon;

• kijk naar de context om vast te stellen wat op grond van deze richtlijnen is toegestaan: hoe hoog is het bedrag aan overige verstrekte of ontvangen

geschenken, uitnodigingen of

amusement van/aan dezelfde persoon of onderneming in het afgelopen jaar, en wat was het doel van deze geschenken, uitnodigingen of amusement;

(3)

• indien je, in het geval van een

uitnodiging voor een evenement, het grootste deel van de tijd niet samen met jouw contactpersoon doorbrengt. Dit getuigt namelijk niet van de

professionele aard van de uitnodiging en dat deze tot doel heeft de Quality of Life Services van Sodexo te belichten of de services van de betreffende derde beter te begrijpen;

• gericht aan partners en familieleden van de derde met wie Sodexo een relatie heeft (uitgezonderd geschenken, gunsten of uitnodigingen met een bescheiden gebruiksnut of waarde), behalve in uitzonderlijke

omstandigheden en in alle gevallen volgens de regels uiteengezet in de tabel (verbod waar het gaat om partners en familieleden van

overheidsfunctionarissen).

• veel bedrijven, overheden en lokale autoriteiten hebben een ethisch handvest, gedragscode of ethische regels opgesteld die voorschrijven welke geschenken, gunsten en uitnodigingen hun managers en medewerkers mogen aannemen. Ook controleren zij

regelmatig of deze regels worden nageleefd. Zorg dus dat, ongeacht het gebruik of het verzoek van jouw

contactpersoon, dat de geschenken, gunsten en uitnodigingen in

overeenstemming zijn met de

handvesten, codes en regels die op deze externe partij van toepassing zijn;

• als jouw contactpersoon niet ingaat op jouw uitnodiging om deel te nemen aan een evenement, ga er dan niet mee akkoord dat zijn/haar collega deelneemt aan dit evenement als dit het

professionele karakter van de uitnodiging in het gedrang zou brengen;

• breng onmiddellijk je manager op de hoogte als je een geschenk van een derde met een meer dan nominale of bescheiden waarde niet kunt weigeren zonder de betreffende persoon te beledigen. Na akkoord van het management wordt het ontvangen

geschenk ter beschikking gesteld aan de medewerkers van de afdeling, met name als het gaat om bederfelijke waren of verbruiksgoederen (flessen wijn, banketwaren, etc.).

2-D^ONATIES,^KUNST/CULTUUR FONDS EN SPONSORING

Sodexo doet donaties en kent kunst/cultuur fondsen of sponsoring toe, spontaan of op verzoek van derden, en verleent hiermee financiële of materiële steun aan bepaalde projecten en sociale, culturele, wetenschappelijke of sportieve initiatieven om haar merk en waarden te promoten.

Dit vindt plaats zonder motief om van de begunstigde bepaalde voordelen te verkrijgen (zoals een voorkeursbehandeling met betrekking tot contracten, tarieven of verkoopvoorwaarden) anders dan het promoten van het imago of de waarden van Sodexo.

(4)

4

Een donatie, sponsorschap of kunst/cultuur fonds wordt goedgekeurd overeenkomstig de delegatie van bevoegdheden binnen Sodexo.

Voorafgaand aan elke donatie en elk sponsorschap of kunst/cultuur fonds wordt er een risicoanalyse verricht in overeenstemming met dit beleid. Aanleidingen om bovenstaande te weigeren zijn onder meer:

• ethische of politieke kwesties voortkomend uit de reputatie van de begunstigde;

• het wordt aangevraagd door een derde in het kader van een zakelijke relatie met Sodexo (bijvoorbeeld een lopend of aanstaand project of

aanbestedingstraject waarbij Sodexo is betrokken) en kan worden gezien als een voorwaarde of factor voor het succes van Sodexo in deze zakelijke relatie;

• het wordt toegekend aan een vereniging of stichting die banden heeft met (een vertegenwoordiger van) een regering of lokale autoriteit met wie Sodexo een zakelijke relatie heeft of van plan is aan te gaan;

• een of meer betalingen moeten contant of volgens ongebruikelijke

betalingsvoorwaarden worden verricht (betaling op een persoonlijke rekening, op een rekening van een derde of op een rekening in het buitenland, ook wanneer deze buitenlandse rekening op naam van de betrokken organisatie staat).

De selectieprocedure voor een vereniging en de beslissing om een donatie,

kunst/cultuur fondsen of sponsorschap toe te kennen, moeten op transparante wijze worden ingericht en goedgekeurd, zodanig dat een audit hiervan bij een inspectie door de autoriteiten mogelijk is. Het is van belang om donaties, kunst/cultuur

fondsen of sponsorschap zo snel mogelijk openbaar te maken om te voorkomen dat de financiering wordt gezien als omkoping of leidt tot ongebruikelijk gedrag, of het compenseren hiervan.

Bovendien worden donaties, kunst/cultuur fondsen of sponsorschappen volledig en nauwkeurig geregistreerd in de boeken en dossiers van de Sodexo-entiteit die de financiering heeft verstrekt.

3–BEWIJS EN REGISTRATIE

Medewerkers van Sodexo bewaren bewijs van interne goedkeuring van verstrekte en ontvangen uitnodigingen, gunsten en geschenken.

Indien op lokaal niveau een 'register van geschenken, uitnodigingen en donaties' bestaat, zijn medewerkers verplicht verstrekte en ontvangen geschenken,

uitnodigingen en donaties middels deze speciale tool vast te leggen.

(5)

INTERNE RICHTLIJNEN VAN SODEXO INZAKE VERSTREKTE EN ONTVANGEN GESCHENKEN/ZAKELIJKE UITNODIGINGEN (van toepassing op medewerkers van Franse ondernemingen van de Sodexo Group, inclusief Sodexo SA)

 De rood gemarkeerde criteria zijn verboden, behalve waar het gaat om leden van RLC France, het management van SPI/SPF of de Group Executive Committee. Daarnaast wijst dit op een absoluut verbod op geschenken en uitnodigingen gericht aan overheidsfunctionarissen.

Leden van RLC France, het management van SPI/SPF of de Group Executive Committee dienen de voorafgaande schriftelijke toestemming van hun lijnmanagers te verkrijgen, en de bedragen mogen in geen geval een nominale waarde van 250 euro overschrijden.

 Voor de in oranje gemarkeerde criteria is de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de betreffende lijnmanager vereist met betrekking tot geschenken en uitnodigingen van en/of aan personen uit het bedrijfsleven. De oranje criteria wijzen ook op een absoluut verbod met betrekking tot het bedrag aan geschenken en uitnodigingen gericht aan overheidsfunctionarissen. Geen toestemming vereist.

Beoordelings- factoren

Soort geschenk/

gebaar

GELEGENHEID EN DOEL KOSTEN (INCL. BELASTING)

VERANTWOORDELIJKHEI D

VOOR

REISKOSTEN/

ACCOMMODATIE

UITNODIGING/GESCHENK PARTNER/FAMILIE/

GEZINSLEDEN

FREQUENTIE OPMERKINGEN

RELATIEGESCHENKEN (kleine artikelen zoals pennen, etuis, notitieblokken, T-shirts, mokken, goodies, bonbons, etc.)

Op elk moment

(communicatie-evenementen, seminars, begroetingen)

Boven de € 150

Niet van toepassing, eventueel bescheiden bezorgkosten in voorkomende gevallen

Niet gerechtvaardigd (verboden voor overheidsfunctionarissen)

Regelmatig (seminars, communicatie- evenementen, begroetingen, etc.)

Let vooral op de regelmaat van deze geschenken

€ 69 tot € 150

€ 0 tot € 68

INCIDENTELE GESCHENKEN

(bloemen, bonbons, snoep, wijn, likeur, etc.)

Afhankelijk van de omstandigheden (seizoensgebonden geschenken (vakantieperiode), gepersonaliseerde geschenken (bruiloft, geboorte, etc.)).

Boven de € 150

Niet van toepassing, eventueel bescheiden bezorgkosten in voorkomende gevallen

Afhankelijk van de aard van het evenement is het versturen van een geschenk aan de partner toegestaan (verboden voor overheidsfunctionarissen)

Uitzonderlijke gevallen

€ 69 tot € 150

€ 0 tot € 68

OPENING / LOCATIE- BEZOEK VOOR ONSITE SERVICES/ SHOWS OF DEMO VOOR SPI/SPF

Vóór het ondertekenen van een contract

In principe, € 0

In principe niet

Niet gerechtvaardigd (verboden

voor overheidsfunctionarissen) Uitzonderlijke gevallen Verantwoordelijkheid voor organisatie-, reis- en/of verblijfskosten moet zorgvuldig worden bekeken (kosten, duur, regelmaat, etc.)

Na het ondertekenen van een contract (communicatie- evenement)

Ja, afhankelijk van de omstandigheden

UITNODIGING VOOR EEN RESTAURANT

Vóór het ondertekenen van

een contract¹ Meer dan € 150 per persoon

Nee Niet gerechtvaardigd (verboden

voor overheidsfunctionarissen)

Regelmatig (meer dan 4 uitnodigingen per jaar)

Er moet nauwlettend worden toegezien op te frequente, herhaalde uitnodigingen van dezelfde personen gedurende dezelfde periode, ook al gaat het hier per afzonderlijk geval om beperkte bedragen conform deze tabel. Bij de berekening van het aantal uitnodigingen wordt gekeken naar de uitnodigende afdeling en niet alleen de genodigde (hetzelfde gaat op voor ontvangen uitnodigingen).

Huidig contract

of buiten een contractuele relatie om (klantrelatie, communicatie-evenement)

€ 69 tot € 150 per persoon Regelmatig (3 of 4

uitnodigingen per jaar)

Van € 0 tot € 68 per persoon Onregelmatig (minder

dan 3 uitnodigingen per jaar)

UITNODIGING VOOR EEN CULTUREEL OF

SPORTEVENEMENT

een contract² Meer dan € 150 per persoon

Nee

Afhankelijk van de omstandigheden is de aanwezigheid van een partner gerechtvaardigd (verboden voor overheidsfunctionarissen)

Uitzonderlijke gevallen Indien partners worden uitgenodigd, is een meer kritische beoordeling van de situatie vereist.

Huidig contract

Van € 0 tot € 150 per persoon

UITNODIGING VOOR EEN CULTUREEL OF

SPORTEVENEMENT waarbij Sodexo is betrokken

(Seine Musicale, Tour de France, Roland Garros, etc.)

een contract³ Meer dan € 400 per persoon

Nee Niet gerechtvaardigd (verboden

voor overheidsfunctionarissen) Uitzonderlijke gevallen Indien partners in uitzonderlijke gevallen worden uitgenodigd, is een meer kritische beoordeling van de situatie vereist.

Huidig contract

Bewijs van redelijke kosten per persoon gezien de totale uitgaven van Sodexo, overeenkomstig het door de regionale communicatieteams opgestelde PR- programma