Digitale BTW-register
vanaf versie 7.6.8
Vanaf nu dient de garage zelf aan te duiden wanneer een wagen binnen komt en buiten gaat. FlexiGAR kan dit nooit zeker weten. U blijft zelf
verantwoordelijk voor het correcte gebruik en de opvolging.
Wat moet er worden opgenomen:
- wagens waarop verrichtingen gebeuren:
oorspronkelijk soort document=werkorder, werkorder carrosserie aard = 1
- bestekken voor verrichtingen op voertuigen oorspronkelijk soort document = bestek aard = 3
- levering van tweedehands voertuigen
oorspronkelijk soort document = voorbereiding facturatie wagen aard = 4
- Levering van nieuwe voertuigen, enkel indien er ook verrichtingen gebeurd zijn.
oorspronkelijk soort document = voorbereiding facturatie wagen aard = 4
- garanties
oorspronkelijk = werkorder, carrosserie, bestek
aard = 1 indien er een gedeelte aan de klant werd gefactureerd aard = 2 indien het om een volledige garantie gaat
- Stockwagens
In en uit garage via wagenpark, tabblad ‘Diversen’, BTW-register aard = 4
Documenten voor verkoop NIEUWE WAGENS moeten NIET opgenomen worden.
Nieuw voor de gebruiker van flexiGAR:
Belangrijk !
Deze actie moet dus echt wel op het ogenblik gebeuren dat de wagen in of uit de garage rijdt. Een aanpassing aan deze datum is niet mogelijk. De computerdatum wordt geregistreerd als datum van de actie!
Vanaf nu dient de garage zelf aan te duiden wanneer een wagen binnen komt en buiten gaat.
Hoe?
Via documenten:
In het overzicht van de documenten kan je rechter muisknop doen op een document en kiezen:
-‘Btw register: wagen aanwezig in de garage’
en/of
-‘Btw register: wagen verlaat de garage’
Dit is enkel mogelijk voor typedoc: 1, 2, 7, 8, 11, 13, 14 (werkorder, voorbereiding fact. wagen, bestek, werkorder carr., factuur, waarborg, interne factuur.)
Het spreekt voor zicht dat dit in de juiste volgorde moet gebeuren. Als de wagen niet ‘in’ gezet is, zal de optie ‘verlaat’ niet gebruikt kunnen worden.
Via voertuigen:
Optie 1: Voertuigen in stock: tweedehandswagens:
Indien er een aankoopborderel wordt gemaakt, wordt de vraag gesteld of de wagen mag ingeschreven worden in het btw-register.
De wagen verschijnt dan in het register met aard 4 en krijgt een volgnr in het btwregister.
Wanneer de wagen wordt gefactureerd, wordt er een nieuwe lijn gemaakt met aard 4 en de datum van de verkoopfactuur.
Het is niet verplicht om via aankoopborderellen te werken. Indien niet wordt gewerkt met aankoopborderellen, moet je de registratie wel via de wagenfiche doen.
Optie 2: Wagenfiche:
Zie tab ‘Diversen/BTW register’.
Hier dient de garage de wagens die binnen zijn te registreren. In en uit te schrijven.
Om in te schrijven: klik op ‘Bevestig’. Er wordt een volgnummer en datum ‘’binnengekomen’’ wagen opgesteld. Eventueel kan een bewijsstuk ingevuld worden. Klik op ‘Bewaar’ en valideer onderaan dit scherm.
Om uit te schrijven: Klik op ‘Verlaat nu de garage’. Er wordt een datum opgesteld bij
‘’buitengegaan’’.
Via de planning
Onderaan in de afspraak kan je eveneens met de rechtermuisknop op de werkordernummer klikken om de wagen in het BTW-register op te nemen of uit te schrijven.
Hoe controleren of wagen werd in / of uitgeschreven?
Via controle van een document:
1e lijn zwart: Deze wagen is nog niet op ‘aanwezig’ gezet.
1e lijn grijs: Deze wagen is momenteel ‘aanwezig’.
2 x grijs: Deze wagen is reeds op ‘aanwezig’ en ‘verlaat’ gezet.
Via lijst van wagens die momenteel in de onderneming zijn:
Ga naar menu: Werkorders-facturatie, Lijsten BTW-register, Voertuigen in bewerking: Lijst van de voertuigen in de onderneming. Het verantwoordingsstuk is ofwel het werkordernummer, ofwel het factuurnummer. Indien er geen verantwoordingsstuk is, is deze wagen via wagenpark ‘aanwezig’ gezet.
Via overzicht documenten: kleurindicaties
Dit kan bij verschillen de soorten documenten. Onder ander bij werkorders en facturen is dit heel duidelijk op te volgen.
Veld ‘Docnr.’ is rood: Wagen is nog in de garage.
Veld ‘Docnr.’ is groen: Wagen is in wagen geweest, en nu vertrokken.
Veld ‘Docnr.’ heeft geen kleur gekregen: Wagen is nog niet binnengekomen.
Via de afspraak in de planning
Onderaan in de afspraak staat het werkordernummer vermeld. Ook daar zal de gebruikelijke kleur zichtbaar zijn (rood of groen).
Hoe lijsten printen?
De officiële lijsten voor het BTW-register kunnen geprint worden via :
1) Werkorders-facturatie, Lijsten BTW-register, Voertuigen in bewerking.
Bij het afdrukken van een lijst zie je rechts bovenaan de periode of de “datum sinds” van afdrukken.
In de lijsten kan je ook gaan zoeken naar vb. een chassisnr via het icoontje met het vergrootglas.
Inkomende voertuigen sinds vorige listing
Dit gaat over voertuigen die in de garage aanwezig zijn of aanwezig geweest zijn.
Als je vb: wekelijks de lijst wil printen, kan dit via dit menu. Er zal altijd bijgehouden worden welke volgnummer laatst geprint werd.
Herafdruk lijst inkomende voertuigen
Wanneer die lijst bij keuzemogelijkheid 1 nogmaals moet geprint worden, kan dit enkel via deze optie. In het eerste vak kan je een volgnr ingeven vanwaar de lijst moet geprint worden.
Lijst uitgaande voertuigen van de volledige kalendermaand
Dit gaat over voertuigen die in de garage aanwezig waren in de gekozen periode.
Lijst van de voertuigen in de onderneming
Deze lijst omvat enkel de voertuigen die op dit moment aanwezig zijn. Bij een controle zal dit dus de belangrijkste lijst zijn.
2) Werkorders-facturatie, Lijsten BTW-register, Van datum tot datum.
Bij de keuze van de datums wordt rekening gehouden met de datum van de inschrijving van het voertuig.
Zorg dat je hier steeds kies voor ‘Officieel’ bij een controle. De sortering zal dan altijd op BTW inschrijvingsnummer gebeuren.
‘Intern’ kan je selecteren voor eigen gebruik, deze lijst is niet opgesteld volgens de officiële layout.
De kolom ‘Buitenland’ wordt opgevuld met het BTWnr van de klant, indien de klant een buitenland BTWnr heeft. Dit enkel wanneer je vanuit een document vertrekt en niet vanuit de wagenfiche.
Voorbeeld van een register:
Extra’s
Werkorder wissen (enkel in SQL mogelijk)
Werkorders die al opgenomen zijn in het register mogen niet meer gewist worden. Indien je dit toch wenst te doen, zal er een melding verschijnen met een extra waarschuwing en een vraag.
Het is aan u om dit te verantwoorden wanneer er een controleur zou langskomen.
