Inhoudsopgave bijlagen
Bijlage 1 - Organogram van de huidige situatie
Bijlage 2 - Informatie uit interviews met (deel)budgethouders en gebruikers Bijlage 3 - Inkoopportfolio gemeente Winsum
Bijlage 4 - Berekeningen organisatiekosten Bijlage 5 - Organogram van de nieuwe situatie
Bestuurlijke org.
Ambtelijke org.
Gemeenteraad
College van Burgemeester en Wethouders
Gemeentesecretaris
Ruimte
VROM RCCT Beheer en
Onderhoud
Samenleving
Sociale Zaken
Publiekszaken Welzijn
Bestuurs- en juridische zaken Brandweer
Bestuurssecretarie Communicatie
Personeel en organisatie
Bestuurs- en organisatieontwik- keling en advies
Staf Middelen
Comptabiliteit
BIA
Interne Zaken (IZ)
Bijlage 1 - Organogram huidige situatie
Bijlage 2 - Interviews met (deel)budgethouders en gebruikers
Als eerste volgt hieronder het interviewschema dat als leidraad is gebruikt bij de gesprekken die gehouden zijn met de (deel)budgethouders en een aantal gebruikers van ingekochte productclusters. Hierna volgt de informatie die uit de interviews verkregen is.
Welke deelvragen voor welke informatie?
De antwoorden op de vragen van deel 1 en 2 van het interviewschema geven informatie waarmee uiteindelijk de deelvragen in fase 2 van mijn onderzoeksopzet beantwoord kunnen worden; de deelvragen op het gebied van acceptatie en haalbaarheid. Door deze vragen te stellen, worden de verschillen tussen de huidige inkoopsituatie en de nog te ontwerpen ideaaltypische inkopsituatie inzichtelijk:
• Communicatiestructuren; wie communiceert met wie?
• Overleg; zijn er formele of informele vormen van overleg?
• Relaties; wie is afhankelijk van wie?
• Taken; welke taken worden binnen het inkoopproces verricht door wie?
Door de tijd die de betrokken mensen met de verschillende fasen bezig zijn te vermenigvuldigen met het gemiddelde salaris dat een medewerker binnen de gemeente Winsum verdient, worden de kosten in kaart gebracht die met de verschillende fasen van het inkoopproces gepaard gaan.
De antwoorden op de vragen van deel 3 geven antwoord op de deelvragen uit fase 1 over de verschillen in de huidige inkoopsituatie tussen de verwachtingen van kredietbewakers en eindgebruikers van de ingekochte goederen en/of diensten.
Het laatste deel van het interviewschema levert informatie op waarmee de deelvragen uit fase 1 van de onderzoeksopzet kunnen worden beantwoord. Op deze wijze kan ingeschat worden in hoeverre de ideaaltypische inkoopsituatie wordt geaccepteerd.
Deel 1 - Introductie
Er wordt een korte introductie van het inkooponderzoek gegeven.
Hierna wordt de volgende vraag gesteld: hoe ziet voor u zelf het inkoopproces er uit?
Deel 2 – Bij welke stappen van het inkoopproces is de geïnterviewde betrokken en hoeveel tiid besteedt hij hieraan?
Deze vraag wordt opgedeeld in de negen stappen van het inkoopproces (Kamann, 2000).
Initiële inkoopstappen Stap 1
Hoe komt u op het idee dat u iets nodig heeft? Gaat u vaak naar beurzen, zoekt u op internet, leest u vakliteratuur?
Stap 2
Hoe bepaalt u wat u nodig heeft? Op het moment dat u iets nodig heeft, specificeert u dan zelf wat u nodig heeft en overhandigt u dit aan de benaderde derde partij, of laat u het specificeren over aan de benaderde derde partij?
Stap 3
Wat zijn voor u belangrijke voorwaarden bij het selecteren van leveranciers?
Stap 4
Hanteert u eigen overeenkomsten of overeenkomsten van leveranciers?
Operationele inkoopstappen Stap 5
Op welke wijze bestelt u bij de leverancier?
Stap 6
Hoe worden de gegevens van het inkoopproces geregistreerd?
Stap 7
Correspondeert u wel eens met leveranciers om de geplaatste bestelling conform de afspraak bij u afgeleverd te krijgen? Zo ja, op welke wijze?
Stap 8
Op welke wijze worden de artikelen betaald?
Stap 9
Wordt de prestatie van de leverancier gemeten?
Zo ja, hoe wordt deze gemeten?
Koppelt u deze gegevens ook terug naar de leverancier teneinde de relatie tussen u en deze leverancier te beheren?
Communicatiestructuur, overleg en verantwoordelijkheden
U verricht dus werkzaamheden binnen één of meerdere stappen van het inkoopproces.
1. Waarvoor bent u binnen deze fase verantwoordelijk?
2. Zijn er binnen deze fase nog meer mensen verantwoordelijk?
3. Met wie communiceert u gedurende deze fase? Zo ja, waarover communiceert u gedurende deze fase?
4. Op welke wijze worden deze fasen in het inkoopproces geadministreerd?
5. Voert u binnen deze fasen van het inkoopproces formeel overleg met andere medewerkers? Zo ja, waarover voert u dan overleg?
Deel 3 - Eindgebruikers
Vragen ten aanzien van de gebruikers van de producten die u inkoopt:
Wie zijn de gebruikers?
Overlegt u met gebruikers over de invulling van het inkoopproces? Zo ja, waarover voert u overleg?
Wat denkt u dat de gebruikers belangrijke zaken vinden bij de invulling van het inkoopproces en bij de producten die ingekocht worden?
Deel 4 - Acceptatie
Hier worden vragen gesteld over het huidige inkoopproces:
Wat zijn volgens u de voor- en nadelen van de wijze waarop de inkoopsituatie nu is ingericht?
Hoe zou de ideale inrichting van de inkoopsituatie volgens u er uit zien?
Informatie uit de interviews
In onderstaande tekst staan de uitspraken die medewerkers in de interviews hebben gedaan. De volgorde van de vragen is conform de vragen uit het interviewschema. De medewerkers zijn geordend per sectie. Indien medewerkers op een bepaalde vraag geen antwoord hebben kunnen geven, zijn zij bij de behandeling van de vraag niet vermeld. De volgorde waarin de medewerkers worden behandeld, blijft echter wel gehandhaafd.
Deel 1 - Introductie
Bestuurlijke en Juridische Zaken
Levert de jaarlijkse bijdrage aan dierenasiel, raadsfracties, et cetera.
Huurt tijdelijk personeel in
Voorlichting
De medewerker verricht werkzaamheden ten behoeve van de productclusters ‘Advertenties’, ‘Druk- en bindwerk’ (foldermateriaal) en ‘Expertise’ (het maken van officiële publicaties voor de gemeente Winsum). De medewerker keert een jaarlijkse vergoeding uit aan de eigenaar van het officiële lettertype van de gemeente Winsum.
Brandweer
Cursussen zijn niet incidenteel; hij stelt opleidingsprogramma’s voor de korpsleden vast. Deze programma’s zijn opgebouwd uit modules; standaard trajecten, wel specialistisch.
Auto’s 1 keer per 15 jaar gekocht. Niet nu.
Werkkleding; dit doen korpschefs. Diverse vaste leveranciers per kledingstuk. Niet afwijken hiervan, tenzij je het totaal anders zou gaan doen.
Benzine of diesel; de korpsleden tanken.
Andere afdelingen verrichten ook werk t.b.v. de brandweer. De kredietbewaker weet niet precies wat dit inhoudt.
Personeel en Organisatie
De sectie huurt tijdelijk personeel en werft nieuwe personeelsleden. Hiernaast verricht het werkzaamheden voor het inkopen van opleidingen voor personeelsleden. Momenteel is de coördinator van de sectie echter absent. Het is niet altijd duidelijk welke taken hij verricht; grofweg zijn deze werkzaamheden het werven van personeelsleden en het naleven van ARBO wetgeving. De overige medewerkers van de sectie verdelen voor zover mogelijk de werkzaamheden nu onderling. Tot slot levert de sectie een pensioensbijdrage, een bepaald percentage, aan een aantal oud-medewerkers. De hoogte van deze vergoeding en de medewerkers aan wie dit betaald wordt staan vast; het precieze bedrag hoeft alleen te worden vastgesteld en te worden betaald.
Middelen
Het inhuren van tijdelijk personeel.
BIA
Alle productclusters op het gebied van computers, een deel van de productclusters op het gebied van telefonie. Hiernaast regelt hij factuurafspraken met de leverancier van elektra.
Ruimte
De medewerker van Ruimte is verantwoordelijk voor een kostenverdeelstaat op het gebied van salarissen van zijn afdeling, op basis van het aantal gewerkte uren. Hij stelt jaarlijks de hoogte van deze bedragen vast.
Beheer en Onderhoud Strooizout
Bestrating: tegels, klinkers, trottoirbanden, gravel, zand Bemesting
Beplanting
Trekkers, auto’s, machines Bosmaaiers, grasmaaiers Handgereedschap
RCCT
Het inkopen van productclusters op het gebied van wegen en terreinen. Het plaatsen van advertenties en publicaties, verband houdend met werkzaamheden op het gebied van wegen en terreinen.
Het laten controleren van gymzalen op veiligheid, het inkopen van kleine en grote artikelen voor gymzalen, het verlenen van subsidies aan 2 instanties en VVV.
Het inkopen van telefonie voor rioleringsgemalen, het inkopen van elektra voor rioleringsgemalen. Het bijhouden en vervangen van riolering en de bovenliggende wegen.
VROM
De medewerker maakt bestemmingsplannen op het gebied van ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. Opstellen van programma van eisen; de inkoop van deze persoon geschiedt functioneel dus. De medewerker heeft in verband met de diversiteit van de processen waarin hij participeert, geen tijdsbesteding kunnen melden.
De medewerker verricht werkzaamheden op het gebied van RO en Economische Zaken. Hij zit in een samenwerkingsverband tussen gemeentes en de noordelijke ontwikkelingsmaatschappij. Hiervoor is hij kredietbewaker. Het doel is de economie van Noord Nederland te bevorderen.
De medewerker maakt namens de gemeente Winsum deel uit van diverse projectgroepen. De projectgroepen zijn er op gericht het landschappelijk belang en het sociaal-economisch belang te dienen.
De medewerker administreert de hoogtes van verhuurbedragen van gebouwen en grond die de gemeente Winsum huurt.
De medewerker subsidieert dorpsverenigingen en hun projecten. Hiernaast organiseert hij dorpskernbezoeken, dit zijn contactmomenten tussen de gemeente en haar bewoners op het gebied van VROM.
Milieu
Een medewerker verricht werkzaamheden voor de volgende producten en diensten: openbare hygiëne – het laten afvoeren dode huisdieren, ophalen van huisvuil, advertenties plaatsen, inkopen vakliteratuur, het (laten) inkopen van diverse werkzaamheden op milieugebied waaronder bodemonderzoek, vaste vergoedingen uitreiken aan het vuilverwerkingsbedrijf, een bijdrage leveren aan particulieren die oud papier inzamelen en tot slot zorgen dat de liggelden van woonschepen worden geïnd.
De medewerker administreert, bewaakt orders, betaalt en evalueert de energienota’s voor een deel van de gebouwen die de gemeente Winsum heeft.
De medewerker besteedt akoestisch- en geluidhinderonderzoek uit aan derden en beheert de budgetten van de milieu auto van de gemeente Winsum.
Publiekszaken
Zienswijze: Inkoop in enge zin; ‘bestellen’. De sectie bestelt kantoorartikelen en officiële documenten die verstrekt worden bij de balie. Voor deze laatste productclusters is de leverancier uniek.
Sociale Zaken
De sectie koopt reïntegratietrajecten voor werkloze inwoners van de gemeente in.
Welzijn
De sectie keert een aantal vergoedingen in de reiskosten uit aan leerlingen uit speciaal en voortgezet onderwijs, die woonachtig zijn binnen de gemeente Winsum.
De sectie regelt gebouwenbeheer en vervoer voor schoolzwemmen van de basisscholen binnen de gemeente.
De sectie reikt subsidies uit aan de bibliotheek en behandelt subsidie aanvragen van instanties en stichtingen.
Bode
Koffie, thee, plus artikelen als suiker, filterzakken, koffiemelk, zuivel (melk, karnemelk) Bier/wijn/fris
Glas; bekers/schotels/kommen, bierglazen, frisdrankglazen Vaatwasser; zeep/poeder
Lunches verzorgen; brood/beleg/soep Recepties verzorgen; catering etcetera.
Koffie melk en suiker voor de koffieautomaat. Deze horen bij het contract dat men heeft gesloten (speciaal voor deze automaten; geen transportkosten en onderhoudskosten).
(op hun kantoor en bij middelen) koopt hij de toners, nietjes en de grote rollen papier voor de tekening-kopieerder in.
Interne Zaken
Specialistisch personeel en uitbesteed werk op gebied van archivering. (twee posten) Uitzendkrachten – salariskosten hulpbode. Nu richting burgerzaken gedaan.
Aanschaf duurzaam materiaal – klein materieel; planken / schroeven.
Specialistisch personeel – schoonmaak bij ISS.
Schoonmaakartikelen – schoonmaakspullen (niet voor schoonmakers!) Uitbesteed onderhoud / werk – planten met korrels.
Betalen omroepbijdrage.
Aanschaf duurzaam materiaal – meubilair.
Reprorecht.
Portokosten.
Hij ziet het als het bestellen van diverse artikelen. Nadruk op: erg passief zijn, niet meedenken met leveranciers.
Tot slot besteden alle hoofden van afdelingen en coördinatoren van secties middels een aantal vergaderingen tijd aan het bewustworden en specificeren van de inkoopbehoefte voor het productcluster ‘Opleidingen’.
Deel 2 – Bij welke stappen van het inkoopproces is de geïnterviewde betrokken en hoeveel tiid besteedt hij hieraan?
Initiële inkoopstappen Stap 1
Bestuurlijke en Juridische Zaken
Deze sectie leest geen vakliteratuur en bezoekt geen beurzen.
Voorlichting
De medewerker leest in de vrije tijd vakliteratuur. Er wordt vanuit de organisatie contact opgenomen met deze medewerker indien medewerkers behoefte hebben aan een van de productclusters die deze medeweker specificeert.
Brandweer
De medewerker leest in zijn eigen tijd vakliteratuur. Op deze wijze houdt hij ontwikkelingen in de gaten.
Personeel en Organisatie
De sectie ontvangt folders van leveranciers. Dit bewaart de sectie. Eventuele bewustwording vindt op andere plaatsen binnen de organisatie plaats.
Middelen
De medewerker leest vakliteratuur in eigen tijd; op basis hiervan volgt hij ontwikkelingen in zijn vakgebied. De prikkel tot het inhuren van tijdelijk personeel komt van hemzelf of vanuit secties binnen zijn afdeling.
BIA
De medewerker bezoekt beurzen.
Ruimte
Het uitkeren van salarissen is de gemeente Winsum verplicht.
Beheer en Onderhoud
Vakliteratuur: op gebied van groen en grijs (1x per maand) en op gebied van reiniging (2x per maand) heeft hij abonnement.
RCCT
De medewerker leest vakliteratuur. Hiernaast heeft hij een plan voor het wegbeheer en een rioleringsplan geschreven. Aan de hand hiervan vinden werkzaamheden plaats.
De medewerker weet dat veiligheid nodig is, mocht er anders wat gebeuren binnen de gebouwen waarvoor hij verantwoordelijk is, dan is hij namens de gemeente aansprakelijk. Als iets niet meer veilig is volgens de externe controleurs en volgens de interne beheerder van de sporthal / gymzaal, dan wordt er vervangend ingekocht. Verder kunnen vakleraren de medewerker bellen als zij menen iets nodig te hebben. Voor subsidies bieden de leveranciers, de VVV en de sportraad hem een aanvraag voor subsidie aan.
De medewerker koopt in op basis van het rioleringsplan van de sectie.
VROM
Twee medewerkers neemt deel aan informele bijeenkomsten waar de eerste ‘prikkels’ tussen diverse partijen worden uitgewisseld.
De medewerker verstrekt subsidies op grond van de subsidieverordening van de sectie Welzijn.
Milieu
Eén medewerker heeft overleg met collega’s om vast te stellen dat er wat nodig is, hiernaast leest deze medewerker vakliteratuur.
Publiekszaken
De sectie wordt vaak aangeschreven vanuit leveranciers. Ze krijgen folders van leveranciers omdat ze vaste afnemers zijn. Soms krijgen ze een folder waarin een boek/brochure met extra juridische bijstand wordt aangeprezen. Verder worden zij door leveranciers benaderd; 'het is X maand geleden dat u bestelde.
Moet u niet weer een bestelling plegen?’
Sociale Zaken
De medewerkers voeren wetten uit; er is volgens hen op deze wijze geen sprake van bewustwording.
Welzijn
Twee medewerkers lezen geen vakliteratuur. De medewerkers bezoeken geen beurzen.
Bode
Niet naar beurzen, geen vakliteratuur. De vraag voor zijn inkopen komt vanuit organisatie.
Besteedt hier geen tijd aan. Krijgt echter wel catalogi binnen van allerlei leveranciers van allerlei artikelen. Deze worden bewaard, maar binnen IZ kijkt men er niet naar. Pas als er een vraag uit de afdelingen komt, wordt er naar verwezen.
Interne Zaken
Niet naar beurzen, geen vakliteratuur. Door afdelingen reeds gespecialiseerd en herhalingsaankopen. Ook gedwongen uitgaven.
Bezoek van een willekeurige vertegenwoordiger van een leverancier: 1 keer per jaar.
Verder is het vastgelegd; men koopt in voor andere afdelingen. Dit zijn herhalingsaankopen. Mocht er wat nieuws zijn, dan bepaalt de respectievelijke afdeling of het besteld wordt. Hij in elk geval niet.
Stap 2
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De jaarlijkse bijdragen staan vast. Voor het tijdelijke personeel staan de specificaties ook vast.
Voorlichting
De medewerker specificeert op basis van vraag uit de organisatie.
Brandweer
Hij specificeert op basis van de opleidingsprogramma’s die hij schrijft. Verder wordt er door zijn korpsleden getankt, dit doet hij zelf niet.
Personeel en Organisatie
De medewerkers vanuit de organisatie specificeren hun opleidingsbehoefte op basis van de folders die P&O bewaart of op basis van hun eigen informatievoorziening.
Middelen
De medewerker specificeert de behoefte aan personeel op basis van de vraag die vanuit zijn afdeling is gesteld of op basis van zijn eigen vraag.
BIA
Er is een werkgroep automatisering. Hierin zit hijzelf en medewerkers die een sectie of afdeling binnen de gemeente Winsum vertegenwoordigen. Deze werkgroep vergadert 3 keer per jaar.
Ruimte
De hoogte van de salarissen is vastgesteld in de arbeidsovereenkomsten. Hier besteedt hij dus geen tijd aan.
Beheer en Onderhoud
Dit laat hij over aan de leverancier; die moet voor hem denken. Hij denkt enerzijds technisch gezien zijn technische achtergrond. Aan de andere kant denkt hij functioneel; Laat de leverancier het maar uitzoeken. Op deze wijze is hij ook op leasen van auto’s in plaats van nieuwe auto’s kopen gekomen.
RCCT
De medewerker zet op basis van zijn plan richting leveranciers uiteen, welke werkzaamheden nodig zijn.
Op basis van de controles wordt vastgesteld wat nodig is. Verder specificeren zijn leveranciers de hoogte van de subsidies uit op basis van de doelstellingen die in een document vermeld staan.
De medewerker werkt zijn vraag aan productclusters op het gebied van riolering of wegen en terreinen uit en laat de leveranciers het probleem oplossen middels een specificatie. Telefonie en elektra zijn standaard producten, deze specificeert hij niet.
VROM
Zoals gezegd, legt de medewerker de vraag naar een bestemmingsplan neer bij de leverancier.
De medewerker specificeert de hoogte van de uit te keren bedragen op basis van de subsidieverordening en de gemeentelijke basisadministratie. Ten tweede specificeert hij de inkoopbehoefte voor de dorpskernbezoeken en de data en tijden op voorhand, op basis van historisch verbruik. De exacte hoogte van de vergoedingen hangt af van het aantal bezoekers.
Milieu
Vuilophaal en openbare hygiene zijn standaard. Hiernaast specificeert deze medewerker advertenties, gezamenlijk met de stafmedewerker Voorlichting.
Uitbestede werkzaamheden worden door medewerkers of door de medewerker zelf gespecificeerd.
De medewerker heeft een handleiding waarbinnen de aard en hoeveelheid van de onderzoeken staat uitgelegd. Op het gebied van de auto heeft hij de vraag naar het type auto, onderhoud en benzine bij de leverancier gelegd.
Publiekszaken
Er wordt gespecificeerd op basis van de binnengekregen folders.
Sociale Zaken
De medewerkers zorgen voor rechtmatigheid; men voert de werkzaamheden conform de wetgeving uit.
Welzijn
De medewerker toetst en berekent de hoogte van de vergoeding op basis van de verordening leerlingenvervoer.
De medewerker specificeert de behoefte in overleg met medewerkers van de basisscholen en in overlegvormen binnen de gemeente Winsum.
De medewerker toetst en berekent de hoogte van de vergoeding op basis van de subsidieverordening van de gemeente Winsum.
Bode
Vanuit de organisatie wil men bepaalde smaken hebben. Hijzelf heeft ook voorkeur voor bepaalde merken en/of artikelen.
Bij recepties wordt het eten functioneel ingekocht bij een cateringbedrijf; “zorg dat het goed verzorgd is met hapjes/eten”.
Voor kopieermachine houdt hij de toners bij, de nietjes en de grote rollen papier. Dit is drie keer per jaar.
Er is geen materiaalplanning; het gebeurt op basis van historische gegevens en door te kijken of de voorraad bijna op is.
Interne Zaken
Nee – vraag komt uit de afdelingen en zodoende staat het reeds vast. Het zijn grotendeels herhalingsaankopen en de afdelingen hebben reeds gespecificeerd wat ze willen. Dit gebeurt via mail, telefonisch of men loopt gewoon binnen. Voor de rest zijn het verplichte zaken, zoals omroepbijdrage en portokosten, schoonmaak van het kantoor, kantoorartikelen, eten en drinken, enzovoort.
Hij bekijkt gauw even wat zij beheren op vrijdag. Kantoorartikelen, zoals schrijfblokken en pennen zijn herhalingsaankopen. Dit gaat naar behoefte, wekelijks bekeken. De overige artikelen worden vanuit de afdelingen aangegeven. Eénmaal per jaar krijgen zij een uitdraai van de Corporate Express, hun leverancier voor kantoorartikelen, met de gegevens over wat zij het afgelopen jaar hebben ingekocht.
Stap 3
Wat zijn voor u belangrijke voorwaarden bij het selecteren van leveranciers?
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De sectie orienteert zich voor tijdelijk personeel op inwerktijd van de medewerker; voor werkzaamheden van korte duur is het wenselijk dat de medewerker snel is ingewerkt.
Voorlichting
De leveranciers voor het afdrukken van advertenties staan vast; dit zijn kranten. De medewerkers die opdracht geven, vertellen deze medewerker welke kranten de advertenties geplaatst dienen te worden. Voor folders doet de gemeente Winsum zaken met een ‘vaste’ leverancier. de medewerker selecteert dus geen leveranciers.
Brandweer
Gereedschap laat hij de korpschefs zo snel mogelijk inkopen; het maakt niet uit bij welke leverancier dit is. voor het tanken geldt hetzelfde.
Voor brandweeropleidingen geldt dat er slechts een leverancier is. Op deze wijze hoeft hij niet te specificeren.
Personeel en Organisatie
Er is een langlopende overeenkomst gesloten op het gebied van ARBO met een leverancier en er is een langlopend contract gesloten met een aanbieder van opleidingen. Het selecteren van een aanbieder van opleidingen doet de medewerker die de opleiding wil inkopen alleen, of in overleg met P&O.
Middelen
De medewerker heeft specifieke leveranciers voor zijn vakliteratuur. De medewerker heeft een aantal ‘vaste’ leveranciers voor tijdelijk personeel. Deze leveranciers worden ook door andere secties aangewend voor het inhuren van tijdelijk personeel.
BIA
Er is een aantal leveranciers op het gebied van ICT, waarmee hij overeenkomsten op langere termijn heeft afgesloten. Hij doet echter ook zaken met andere leveranciers. Hij let hierbij op kwaliteit in verhouding tot prijs.
Ruimte
De medewerkers die werkzaam zijn binnen de afdeling Ruimte zijn voor hem de ‘leveranciers’.
Beheer en Onderhoud
Hij vindt kwaliteit het belangrijkst. Niet de aanschafprijs. Prijs/kwaliteit verhouding.
Verder ook ‘geen onderhoud’ belangrijk. Het meest erg is als iets stil komt te staan; dan heb je dood kapitaal en kost het nog meer geld, immers tijd is geld.
RCCT
De medewerker heeft de voorkeur voor een aantal leveranciers. op basis van zijn plannen op het gebied van wegen en terreinen en riolering moet hij ook andere leveranciers offertes laten maken.
Voor de controles binnen de gebouwen heeft hij een aantal ‘vaste’ leveranciers, op basis van eerdere ervaringen blijft hij deze raadplegen. Voor de subsidies is er een document waarin de criteria staan waaraan de aanvraag dient te voldoen. Hij toetst de aanvragen aan deze criteria. Het gaat hem niet om de prijs, al moet hij wel binnen zijn budgetruimtes blijven. In het kader van de veiligheid in de gebouwen waar hij verantwoordelijk voor is, mag hij deze eventueel overschrijden. In dit geval is hij wel verplicht een toelichting te maken.
De medewerker heeft op het gebied van riolering en wegen en terreinen een voorkeur voor een aantal ‘vaste’ leveranciers. Af en toe selecteert hij op prijs, maar hierbij is de kans op slechte kwaliteit groot. Hij selecteert op basis van offertes en/of bestekken die hij ontvangt. Voor vaste telefonie en elektra liggen de leveranciers vast.
VROM
De medewerker laat drie leveranciers offertes aanbieden voor het maken van een bestemmingsplan. Bij het selecteren let hij op prijs en kwaliteit.
Voor de subsidies ontvangt staat een deel van de vergoedingen jaarlijks vast. Ten behoeve van de projecten ontvangt hij verzoeken van ‘leveranciers’ en beoordeelt deze. Voor de dorpskernbezoeken is er een vast aantal zalen dat de gemeente Winsum jaarlijks bezoekt.
Milieu
De medewerker selecteert medewerkers op eerdere ervaringen. Hiernaast is voor de vuilophaal de leverancier voor drie jaar vastgelegd; het is de Milieudienst van de gemeente Groningen.
Voor de auto heeft hij het aanbod met de beste prijs/kwaliteit verhouding gekozen. Voor het onderzoek is er slechts een aantal leveranciers, dan kiest hij de leverancier op snelheid uit; de kwaliteit is van allen even goed.
Publiekszaken
De leveranciers voor de officiële documenten liggen vast. Voor kantoorartikelen beheert Interne Zaken het leveranciersbestand.
Sociale zaken
Er wordt gekozen tussen de aanbiedingen van een aantal leveranciers. Hierbij let men op de prijs/kwaliteit verhouding.
Welzijn
De leverancier voor vervoer staat vast. Voor acht gemeenten levert één leverancier alle vervoer. Er is bij dit selecteren destijds gelet op prijs.
De medewerker heeft voor het verrichten van gebouwenbeheer een aantal ‘vaste’ leveranciers. Deze leveranciers zijn eveneens leverancier van medewerkers van de afdeling Ruimte. Hiernaast heeft hij een vervoerder gevonden voor het schoolzwemmen. Dit is echter een andere aanbieder dan die zijn collega heeft voor het leerlingenvervoer van school naar huis.
De leveranciers zijn in dit geval de instanties en stichtingen; zij wenden zich tot deze medewerker. Het selecteren vindt plaats op basis van de subsidieverordening. Het uiteindelijke toekennen van deze subsidies gebeurt door de gemeenteraad.
Bode
De bode verricht alleen operationele inkoopstappen.
Interne Zaken
De sectie heeft al jarenlang dezelfde leveranciers van productclusters die zij inkopen. De overeenkomsten worden gewoon verlengd. Voor kantoorartikelen bestelt de gemeente Winsum mee met de overeenkomst die de gemeente Groningen heeft gesloten. Politiek gezien is men verplicht om Max Havelaar koffie in te kopen en papier bij een werkvoorzieningsproject.
Stap 4
Wat vindt u belangrijk bij het vastleggen van leveranciers? Gebruikt u de overeenkomsten van leveranciers?
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De sectie hanteert de overeenkomsten van de leveranciers.
Voorlichting
Er zijn geen contracten gesloten, behalve met de leverancier van het officiële lettertype van de gemeente Winsum.
Brandweer
Er worden overeenkomsten van leveranciers gebruikt.
Personeel en Organisatie
De sectie hanteert geen eigen overeenkomsten, maar overeenkomsten van leveranciers.
Middelen
De medewerker hanteert overeenkomsten van leveranciers.
BIA
De medewerker hanteert overeenkomsten van leveranciers.
Ruimte
De medewerkers hebben arbeidsovereenkomsten gesloten.
Beheer en Onderhoud
De leveringsvoorwaarden moeten hoe dan ook worden gehaald; men moet nakomen wat men zegt. Zoniet, in elk geval verklaring afgeven aan hem.
Vertrouwen is belangrijk.
Hij heeft inmiddels een vast aantal leveranciers die hij raadpleegt en heeft technische kennis. Bij offertes weet hij de marges van leveranciers ongeveer in te schatten.
RCCT
De werkzaamheden op het gebied van riolering en wegen en terreinen worden op basis van een bestek uitgevoerd, dat de leverancier heeft gemaakt.
Hij heeft geen langlopende contracten gesloten met leveranciers. Indien hij een bestelling plaatst, worden per bestelling de overeenkomsten van de leverancier gebruikt, dit scheelt hem namelijk tijd.
De medewerker hanteert overeenkomsten van leveranciers, dit scheelt hem tijd. Dit geldt ook voor de telefonie en elektra.
VROM
Bij het contracteren van de leveranciers voor bestemmingsplannen, maakt de medewerker gebruik van de overeenkomsten van de leveranciers.
Het toekennen van subsidies gebeurt door een standaard toekenning aan de leveranciers toe te zenden. Het organiseren van dorpskernbezoeken regelt hij op basis van een mondelinge overeenkomst.
Milieu
De medewerkers hanteren overeenkomsten van de leveranciers.
Publiekszaken
De sectie sluit geen overeenkomsten af.
Sociale Zaken
Er wordt gebruik gemaakt van de overeenkomsten van leveranciers. De sectie streeft er naar om raamcontracten af te sluiten met leveranciers.
Welzijn
Zoals gezegd, staat de leverancier vast. Er hoeven geen nieuwe contracten te worden gesloten.
De medewerker heeft een ‘vaste’ leverancier. Hij heeft dit echter niet contractueel vastgelegd. Verder heeft hij zelf een vervoerder gecontracteerd voor het schoolzwemmen. Hiervoor is een overeenkomst van de vervoerder gebruikt.
Het toekennen van subsidies gebeurt door een standaard toekenning aan de leveranciers toe te zenden.
Bode
De bode verricht alleen werkzaamheden binnen de operationele inkoopstappen.
Operationele inkoopstappen Stap 5
Op welke wijze bestelt u bij de leverancier?
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De sectie neemt contact op met het tijdelijke personeelslid of met de instantie waaraan het een jaarlijkse bijdrage levert.
Voorlichting
Bij het aanleveren van de tekst maakt de medewerker een afspraak over het verschijnen van de publicatie. Het bestellen op zich kost de medewerker geen tijd.
Brandweer
Laat zoals gezegd gereedschap of benzine door de medewekers inkopen.
Voor de auto’s heeft hij een offerte bevestigd.
Personeel en Organisatie
Het bestellen verricht de medewerker die de opleiding wenst te volgen. Het tijdelijke personeel ‘bestelt’ men door te bellen met het beoogde tijdelijke personeelslid.
Middelen
Het bestellen van personeel doet hij zelf middels telefonisch contact met uitzendbureaus. De vakliteratuur wordt op basis van de abonnementen vanzelf bezorgd.
BIA
De medewerker bestelt door een telefonische afspraak te maken met leveranciers.
Beheer en Onderhoud
‘Grote’ opdrachten (boven 600 Euro): schriftelijk
‘Kleine’ opdrachten (onder 600 Euro): n.a.v. offerte, schriftelijk bestellen of telefonisch. Het gebeurt ook wel dat de medewerkers zelf inkopen als het nodig is.
Dan geschiedt ‘t via een opdrachtbon.
De trend is steeds vaker om iets schriftelijk te doen. Het is zo, dat door de toenemende aansprakelijkheid bij uitvoering van producten, diensten het makkelijk is om een bevestiging op papier te hebben.
Hij stelt de grens op 600 euro. Is het hieronder: mogen medewerkers zelf, erboven: dan komt het in het wekelijkse voorman overleg ter sprake. Hij is immers kredietbewaker en verantwoordelijk.
Is het een grote investering die binnen het investeringsfonds valt, dan is het zaak om de politiek mee te krijgen. Hij maakt een voorstel richting raad. Soms bemoeit iedereen zich er mee; burgemeester, gemeente secretaris, wethouder. Dit duurt lang. Zie bijvoorbeeld de auto, herhalinsaankoop. Door te aarzelen heeft het geld gekost.
RCCT
De afspraken staan vermeld binnen het bestek. Op deze wijze ‘bestelt’ hij de werken dan ook.
De medewerker heeft met de leveranciers van de controles afgesproken wanneer zij langskomen. Een exacte afspraak moeten zij met de beheerder van het gebouw maken. Het toekennen van subsidies doet hij op basis van de door de leveranciers geleverde informatie.
De afspraken staan vermeld binnen het bestek. Op deze wijze ‘bestelt’ hij de werken dan ook. De telefoon- en elektra rekeningen komen achteraf; dit neemt hij namens de gemeente Winsum gewoon af.
VROM
Voor het maken van bestemmingsplannen spreekt de medewerker na het gunnen van de opdracht afspraken met de leveranciers.
Voor de dorpskernbezoeken spreekt hij data en tijden af bij het specificeren. Het toekennen van de subsidies gebeurt door de gemeenteraad, hieraan besteedt hij geen tijd.
Milieu
Voor de auto maakt hij een telefonische afspraak met de leveranciers op basis van het onderhoudsabonnement dat hij heeft. Voor het onderzoek maakt hij een telefonische afspraak op basis van de offertes.
De meeste productclusters worden geleverd zonder dit daadwerkelijk te ‘bestellen’ en de medewerker verneemt dit achteraf. Dit geldt voor hygiene, de afhaalophaal. het uitbestede werk wordt op basis van een gegunde opdracht gedaan; er is reeds een afspraak over gemaakt.
Advertenties lopen via de stafafdeling voorlichting.
Publiekszaken
Ze geven opdracht tot bestellen aan de sectie Interne Zaken.
Sociale Zaken
De klant maakt afspraken met de leveranciers.
Welzijn
De sectie stuurt de mensen die in aanmerking komen voor een dergelijke vergoeding een aanvraagformulier toe. Af en toe wordt de gemeente hierover gebeld. Deze formulieren komen terug. Vervolgens toetst de medewerker de aanvragen op de voorwaarden uit de verordening. Op basis van deze toetsing wordt een beschikking of een afwijzing opgesteld.
De medewerker stuurt de gegevens van allen die een beschikking hebben gekregen, voor een geheel jaar toe naar de vervoersmaatschappij. Deze neemt contact op met de ouders van het kind.
Het toekennen van de subsidies gebeurt dus door de gemeenteraad.
Bode
Hij bestelt altijd via fax.
Interne Zaken
De sectie bestelt door te bellen en te faxen richting leveranciers.
Stap 6
Correspondeert u wel eens met leveranciers om de geplaatste bestelling conform de afspraak bij u afgeleverd te krijgen? Zo ja, op welke wijze?
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De sectie correspondeert met de dierenasiels en met een uitzendbureau over de hoogte van de facturen.
Voorlichting
De medewerker communiceert niet met leveranciers over het nakomen van de geplaatste opdrachten. Dit gaat goed.
Brandweer
De korpschefs corresponderen of bellen met de leveranciers. De kredietbewaker doet dit niet.
Personeel en Organisatie
Dit doet de medewerker die de opleiding heeft ingekocht, zelf. Voor het tijdelijke personeel neemt men geen contact met de leveranciers op, de afspraken worden wel nagekomen.
Middelen
De medewerker heeft geen contact met leveranciers; het gaat altijd wel goed.
BIA
De medewerker belt wel eens naar leveranciers indien afspraken niet worden nagekomen. Dit is echter meestal wel het geval.
Beheer en Onderhoud
Niet altijd op tijd/conform de afspraak geleverd, wel in grote lijnen.
Gevallen waarin het niet wordt gehaald die hem te binnen schieten:
Spoed verkeersborden; 1 op de 10 keer niet op tijd.
Hekwerken; niet vaak gehaald.
RCCT
Twee medewerkers bewaken de orders op basis van de bestekken.
Het controleren van het nakomen van afspraken doen de beheerders van de gebouwen. Voor het controleren van de subsidies ontvangt hij verslagen van de leveranciers.
VROM
De medewerker heeft tijdens het maken van de bestemmingsplannen tussentijds contact met de leveranciers.
De medewerker communiceert niet met zijn leveranciers over orderbewaking; dit gaat wel goed. Op het gebied van subsidies communiceert de medewerker niet met de instanties die de subsidies hebben ontvangen. Deze rapporteren na afloop hun bevindingen aan de medewerker.
Milieu
Op basis van zijn eigen administratie neemt hij eerst contact op met collega’s indien er enorme pieken zijn in het energieverbruik. Als deze geen antwoord kunnen geven, neemt hij contact op met de leveranciers.
De medewerker communiceert niet met leveranciers, binnen de branche van uitbesteed onderzoek komt men gemaakte afspraken na.
Publiekszaken
Ze bewaken de geplaatste bestellingen niet.
Sociale Zaken
De klant is hiervoor verantwoordelijk.
Welzijn
Er wordt niet veel gecommuniceerd richting de leverancier. Alles valt binnen de marges die vooraf opgesteld zijn, dit i.t.t. tot ervaringen die sommige andere gemeenten hebben met de gezamenlijke leverancier. Eventuele klachten richten de leerlingen aan de leverancier. Deze klachten handelt de leverancier zelf af; dit gaat buiten de gemeente Winsum om. Op deze wijze heeft de gemeente Winsum geen zicht op het aantal klachten.
De medewerker communiceert niet met de instanties die de subsidies hebben ontvangen. Deze rapporteren na afloop hun bevindingen aan de medewerker.
Bode
Indien uitverkocht product of het product wordt vervangen door een ander product, belt de contactpersoon van de leverancier naar de medewerker. Ook belt deze persoon als de faxen niet goed zijn aangekomen. Met drukwerk belt hij zelf in geval van spoed. Indien een productcluster uitverkocht of uit het assortiment verwijderd is, houdt hij een kort informeel overleg met de medewerkers van Interne Zaken.
Interne Zaken
De sectie communiceert niet richting leverancier. Men wacht de geplaatste bestellingen af.
Stap 7
Hoe worden de gegevens van het inkoopproces geregistreerd?
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De sectie controleert de dierenasiels en een bepaald uitzendbureau, aangezien vermoed wordt dat zij teveel geld vragen. Verder administreert de sectie niets.
Voorlichting
De medewerker houdt geen administratie bij van de geplaatste bestellingen.
Brandweer
Het registreren doen de korpschefs. De kredietbewaker kopieert achteraf de door hem ondertekende nota’s.
Personeel en Organisatie
De ingekochte opleidingen houdt de sectie bij door persoonlijke dossiers van medewerkers bij te houden. De sectie administreert ook welk tijdelijk personeel men in dienst heeft genomen.
Middelen
De medewerker administreert niet wat hij heeft ingekocht; hij onthoudt dit zelf.
De medewerker ontvangt een lijst van subsidies die zijn toegekend van de gemeenteraad.
BIA
De medewerker legt soms vast wat hij heeft ingekocht, soms niet. Het is in elk geval niet verplicht.
Ruimte
De medewerker bewaart zijn berekening om zijn uitgaven te kunnen verantwoorden aan de bestuurlijke organisatie.
Beheer en Onderhoud
Stenen: hij eist een certificaat waarin de leveringsvoorwaaden staan. Dit bewaart hij. Bij auto’s en machines wil hij bij aanschaf dat ze voorzien zijn van een nummer. Hier hoeft hij verder geen moeite voor te doen. Dit is makkelijk in geval van diefstal en reparatie.
Pakbonnen; zo kan hij controleren of er wel correct geleverd is. Bij benzine werkt hij met pasjes; het pompstation beheert nu dus deze administratie. Deze gegevens bewaart hij in mappen. Dit heeft hij vrij snel geregeld.
RCCT
Twee medewerkers bewaren de bestekken en offertes van de opdrachten die hij heeft gegund. Op basis hiervan controleren zij leveranciers.
De medewerker registreert de afspraken voor de controles niet, voor het inkopen van productclusters op het gebied van sport administreert hij wanneer hij wat heeft ingekocht. De medewerker bewaart de aanvragen van subsidies om de leveranciers te kunnen controleren.
VROM
De medewerker bewaart de vooraf gemaakte specificaties als geheugensteun.
De medewerker en ontvangt notulen van de bijeenkomsten. Hieraan besteedt hij dus geen tijd, hij bewaart deze informatie als geheugensteun.
De medewerker houdt de totalen van de geïnde bedragen over de verschillende categorieën bij en maakt kopieën van de gesloten overeenkomsten.
De medewerker onthoudt wel wat er is ingekocht; hij registreert officieel gezien niets. Verder bewaart hij de ontvangen nota’s. Hij besteedt hier echter geen tijd aan.
Milieu
De medewerker registreert ‘zijn’ deel van het energieverbruik van de gemeente Winsum. Twee medewerkers administreren niet wat ze hebben ingekocht; ze onthouden dit zelf.
Publiekszaken
Ze bewaken de geplaatste bestellingen niet.
Sociale Zaken
Persoonlijke gegevens van klanten, dus ook de trajecten die men volgt, houdt de sectie bij.
Welzijn
De medewerkers kopiëren de binnengekomen facturen, maar administreert verder niets.
Bode
Hij beheert een inkoopmap. Hierin zitten: de verstuurde faxen met de bestellingen.
Komen de artikelen en een pakbon binnen, dan controleert hij laatste met fax en bekijkt hij de bestelling d.m.v. afvinken. Dit gebeurt 1x per week. Zet het daarna gelijk weg.
Voor drukwerk geldt hetzelfde en hij zet ’t ook gelijk weg. De bodes houden hiervoor de voorraad bij.
Interne Zaken
De sectie registreert geen gegevens van de geplaatste bestellingen.
Stap 8
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De kredietbewaker tekent de nota’s. Het gebeurt door het gebrek aan administratie wel eens dat de gemeente spooknota’s betaalt.
Voorlichting
De medewerker heeft met kranten factuurafspraken gemaakt en ontvangt tweemaal per maand een factuur. Voor de andere productclusters ontvangt de medewerker per opdracht een nota. De medewerker ondertekent deze en geeft opdracht tot betaling aan Comptabiliteit.
Brandweer
De kredietbewaker tekent de binnengekomen facturen blind. Hij heeft tijdgebrek bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. Hij vindt het paraat houden van het brandweerkorps belangrijker dan het beheersen van de budgetruimte.
Personeel en Organisatie
De medewerker die de opleiding volgt, betaalt de nota’s zelf en kan deze declareren bij P&O. De nota’s voor tijdelijk personeel ontvangt men van de uitzendbureaus. Deze worden op basis van de administratie ondertekend. Nieuwe medewerkers worden opgenomen in de loonadministratie.
Middelen
De medewerker ondertekent de nota’s die hij ontvangt.
BIA
Hij ondertekent de binnengekomen facturen en overhandigt deze aan Comptabiliteit. Hij heeft met de leveranciers van energie en telefonie afspraken gemaakt over periodieke facturering. De betalingen van de facturen voor telefonie worden direct door Comptabiliteit afgehandeld.
Ruimte
De afdeling Comptabiliteit verricht de uitkeringen van de salarissen binnen de gemeente Winsum, hier besteedt deze medewerker dus geen tijd aan.
Beheer en Onderhoud
Op verschillende wijzen. Offertes (vraagt hij zelf aan) of bonnen (krijgt hij binnen van medewerkers) worden voorzien van zijn paraaf.
Bij benzine werkt hij met pasjes; het pompstation beheert nu dus deze administratie. Hier krijgt hij gemiddeld 1x per maand een factuur van.
RCCT
De medewerkers ontvangen nota’s en betalen deze.
VROM
De medewerker ontvangt de nota’s ten behoeve van de bestemmingsplannen en ondertekent deze. De betaling wordt verricht door Comptabiliteit.
De medewerker ontvangt de nota’s van de dorpskernbezoeken achteraf en ondertekent deze. De betaling wordt verricht door Comptabiliteit.
Milieu
De medewerkers krijgen nota’s en ondertekenen deze. Deze gaan vervolgens naar Comptabiliteit. De medewerker betaalt een deel van de facturen van de leveranciers van gas, water en elektra.
Geen van de medewerkers heeft factuurafspraken gemaakt.
Publiekszaken
Ze ontvangen de bestelling en de kredietbewaker ondertekent de factuur. Vervolgens gaat dit naar de sectie Comptabiliteit.
Sociale Zaken
De sectie betaalt de binnenkomende facturen.
Welzijn
Het betalen van alle beschikkingen geschiet via een maandelijkse factuur: dit is een voorschot. Er komt dus 12 keer per jaar een voorschot-factuur binnen.
Op het eind van het jaar volgt de afrekening; het verschil tussen de werkelijke en de beraamde kosten die de leverancier heeft gemaakt.
De medewerker ontvangt nota’s en ondertekent deze. De nota’s voor schoolzwemmen komen maandelijks en zijn een voorschot. De naheffing volgt op het eind van het boekjaar.
De toegekende subsidies worden door de sectie Comptabiliteit betaald. Voor kinderopvang geeft Sociale Zaken opdracht tot betaling aan Comptabiliteit. Hier besteedt de medewerker Welzijn geen tijd aan.
Bode
Krijgt bestelling binnen plus pakbon. De nota gaat comptabiliteit naar de heer oosterhuis, kredietbewaker. Hij krijgt facturen van de bodes. Hij controleert van wie de facturen vandaan komen en geeft de nota’s door. De medewerker aan wie de nota’s zijn doorgegeven, controleert vervolgens of het klopt (in vergelijking met pakbon en fax) en parafeert voor
accoord. Deze gaat terug naar de kredietbewaker voor de paraaf en hij vult in van welke rekening het af gaat. De medeweker kopieert facturen en bewaart deze in verband met verantwoording. Comptabiliteit verricht de daadwerkelijke betalingshandeling.
Interne Zaken
De sectie krijgt alle facturen binnen vanuit Comptabiliteit, voorzien van een rekeningnummer. De facturen worden verspreid naar de medewerkers die de bestellingen hebben geplaatst. Deze zetten een paraaf en vervolgens zet de medewerker van Interne Zaken een paraaf. De bodes bezorgen de facturen weer bij Comptabiliteit.
Stap 9
Wordt de prestatie van de leverancier gemeten?
Zo ja, hoe wordt deze gemeten?
Koppelt u deze gegevens ook terug naar de leverancier teneinde de relatie tussen u en deze leverancier te beheren?
Bestuurlijke en Juridische Zaken
Niemand binnen de sectie evalueert de prestaties van leveranciers, al heeft de kredietbewaker wel klachten over een aantal leveranciers. dit gaat over de hoeveelheid toegezonden facturen en de hoogte van de bedragen op de facturen.
Voorlichting
De medewerker evalueert de prestaties van leveranciers niet. Ervaringen worden niet opgeslagen, gearchiveerd of met meerdere collega’s gedeeld.
Brandweer
De kredietbewaker doet dit niet. Hij weet ook niet of iemand binnen zijn sectie dit doet.
Personeel en Organisatie
De sectie evalueert de prestaties van de leveranciers niet.
Middelen
De medeweker evalueert de prestaties niet.
BIA
De sectie evalueert de prestaties niet officieel, al onthoudt de betrokken medewerker de prestaties van leveranciers wel voor het doorlopen van toekomstige inkoopstappen in de toekomst.
Beheer en Onderhoud
Hij slaat dit voor zichzelf op. legt vast richting bedrijf waarbij hij iets heeft bestelt. Hij bewaart dezee brief ook zelf in een map. In de brief vraagt hij of ze hun afspraak alsnog willen nakomen. Zo niet, verklaring. Als dit te vaak voorkomt, zoekt hij een ander. Hij kan zelf redelijk inschatten omdat hij een technische achtergrond heeft. Hij deelt deze informatie niet met andere medewerkers, hoewel een aantal van deze leveranciers ook leveranciers zijn van zijn collega’s.
RCCT
De medewerker legt de prestaties van de leveranciers niet vast. hij deelt de informatie op informelewijze met collega’s van zijn sectie die van dezelfde leveranciers gebruik maken. Hij merkt achteraf wel dat de werken van sommige leveranciers kwalitatief beter zijn dan die van anderen.
De medewerker heeft contact met de leraren en met de beheerders van de gebouwen; welke ervaringen hebben zij met de leveranciers? Hij koppelt deze informatie niet terug richting de leveranciers. Ook administreert hij deze evaluaties niet. De leveranciers van subsidies evalueert hij door vast te stellen of zij hun doelstellingen hebben gehaald. Dit doet hij door de aanvragen te vergelijken met de tussentijdse verslaggeving die hij van hen ontvangt.
VROM
De medewerker evalueert de prestaties van de leveranciers in het geval van de dorpskernbezoeken en de vaste bijdragen niet. De leveranciers sturen hem informatie over de projecten toe. Deze informatie bewaart hij maar besteedt hier verder geen tijd aan.
Milieu
De medewerker houdt bij wanneer hij met leveranciers heeft gecommuniceerd. Hij deelt deze informatie echter niet met andere medewekers.
Twee medewerkers evalueren de prestaties van de leveranciers niet.
Publiekszaken
De sectie evalueert de (prestaties van de) leveranciers niet.
Sociale Zaken
Ze ontvangen evaluaties van de prestaties van leveranciers van de leveranciers zelf of van de clienten. Evaluaties maken zij zelf echter niet.
Welzijn
De medewerker evalueert de prestatie van de leverancier niet. De medewerker telt alleen het aantal klachten; hoewel men getuige de stap ‘orderbewaken’
niet volledig zicht hierop heeft.
Twee medewerkers evalueren de prestatie niet expliciet, al hebben de leveranciers uiteraard wel een indruk op hen achtergelaten.
Bode
Dit gebeurt impliciet. Hij heeft geen slechte ervaringen. Mocht er wat zijn (niet op tijd, of ongewone artikelen), dan belt de leverancier van kantoorartikelen op.
De medewerker vindt het op deze wijze goed.
Interne Zaken
De sectie evalueert de prestaties van leveranciers niet.
Deel 3 – Eindgebruikers
Vragen ten aanzien van de gebruikers van de producten die u inkoopt:
Wie zijn de gebruikers?
Overlegt u met gebruikers over de invulling van het inkoopproces? Zo ja, waarover voert u overleg?
Wat denkt u dat de gebruikers belangrijke zaken vinden bij de invulling van het inkoopproces en bij de producten die ingekocht worden?
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De eindgebruikers komen in dit geval wel naar de sectie BJZ toe. Dit gebeurt echter niet of nauwelijks.
Voorlichting
De medewerker heeft geen overleg met eindgebruikers over de inrichting van het inkoopproces of de inkooporganisatie.
Brandweer
De kredietbewaker heeft een periodiek overleg met de korpschefs. Hierbinnen komt inkoop niet altijd ter sprake. Als er klachten zijn, dan wordt de kredietbewaker wel ingelicht.
Personeel en Organisatie
Er is kort overleg tussen de sectie die een tijdelijk personeelslid wenst te hebben en P&O. P&O voert de handelingen uit, de verantwoordelijkheid voor de budgetten ligt decentraal bij de secties. Voor de opleidingen heeft men contact met de medewerker die de opleiding wil volgen. De medewerker heeft voor het volgen van de opleidingen een gesprek gehad met zijn leidinggevende, waarin toestemming is verleend om de opleiding te volgen. De secties zijn in dit geval verantwoordelijk voor de standen op de budgetten; P&O verricht alleen faciliterende handelingen.
Middelen
Er is informeel contact tussen hem en de medewerkers op zijn afdeling. Op deze wijze wordt duidelijk, wat er ingekocht dient te worden. Hij heeft het niet over verbetering van de inrichting van de inkooporganisatie of inkoopprocessen.
BIA
Er is een periodiek overleg tussen hemzelf en betrokkenen vanuit de gehele organisatie. dit is geen overleg op het gebied van verbetering, maar overleg waarbinnen gespecificeerd wordt.
Beheer en Onderhoud
Eindgebruikers: wekelijks voorliedenoverleg. Zo heeft hij een goede verstandhouding met de medewerkers van b&o.
Wat gebruikers belangrijk vinden: beschikbaarheid. Zij hoeven niet op de prijs te letten immers de heer Pruim is kredietbewaker.
RCCT
De coördinator heeft informeel contacten met de medewerkers waarmee hij overlap in het leveranciersbestand heeft.
De medewerker wordt regelmatig gebeld door beheerders en vakleraren gymnastiek. Hij wordt regelmatig gebeld door verenigingen waaraan hij subsidies verstrekt.
Heeft volgens eigen zeggen een goede samenwerking met de mensen waarmee hij werkt.
De medewerker heeft informeel contacten met de coördinator van zijn sectie, die meer ervaring heeft en waarmee hij overlap in het leveranciersbestand heeft.
VROM
Op het moment dat de werkgroep tot specificeren overgaat, licht de medewerker de coördinator van zijn sectie in.
De medewerker heeft informeel contact met de verschillende mensen die werkzaamheden op het gebied van de huur van gebouwen verrichten.
Milieu
De medewerker heeft informeel contact met medewerkers binnen de gebouwen waar hij de energienota’s voor betaalt.
De medewerker heeft informeel contact met de medewerkers de auto’s gebruiken waarvoor hij budgetverantwoordelijkheid draagt.
Publiekszaken
Er vindt binnen deze sectie geen afstemming tussen kredietbewakers en gebruikers plaats.
Welzijn
Er vindt alleen contact met de leerlingen plaats bij het ontvangen van de aanvraagformulieren. Voor de rest hebben de leerlingen rechtstreeks contact met de leverancier.
De medewerker ontvangt weleens bezoek of telefonisch contact van de basisscholen voor wie hij de werkzaamheden laat verrichten.
De medewerkers van Welzijn hebben een werkoverleg. Hierin worden de verrichte werkzaamheden besproken. Dit gaat niet over de wijze waarop de medewerkers de productclusters hebben ingekocht; de wijze waarop subsidies zijn toegekend.
Bode
Iedereen weet dat hij deze inkoop doet. 5 keer per jaar contact met eindgebruikers. Hij krijgt geen klachten; het loopt goed.
Interne zaken
Gebruikers melden aan de sectie wat ze willen hebben uit het assortiment. Het kan echter ook dat ze per se een artikel buiten het assortiment willen hebben.
Dan vindt er tussen de sectie Interne Zaken en de medewerker die het artikel wil bestellen, een kort overleg plaats.
Deel 4 - Acceptatie
Hier worden vragen gesteld over het huidige inkoopproces:
Wat zijn volgens u de voor- en nadelen van de wijze waarop de inkoopsituatie nu is ingericht?
Hoe zou de ideale inrichting van de inkoopsituatie volgens u er uit zien?
Bestuurlijke en Juridische Zaken
De kredietbewaker vindt de kredieten op de Planning en Control overzichten niet informatief of verouderd.
Voorlichting
De medeweker Voorlichting wordt door de organisatiestructuur niet teruggekoppeld over de kwaliteit van zijn werkzaamheden. om toch geevalueerd te worden ontvangt hij ongeveer tien keer per jaar terugkoppeling van de gemeentesecretaris.
Brandweer
Als gevolg van tijdgebrek heeft hij niet echt verbetermogelijkheden genoemd. Het is wel zo, dat de kredietbewakingsoverzichten uit het Planning en Control systeem in zijn optiek niet informatief zijn. Het rekeningenstelsel op het gebied van de brandweer zijn verouderd of bevatten verouderde informatie.
Personeel en Organisatie
De sectie wil dat de rest van de organisatie zich voor tijdelijk personeel altijd bij P&O meldt; door deze behoefte te bundelen denkt P&O dat de gemeente Winsum haar koopkracht beter kan benutten. De sectie weet dat men op andere plaatsen binnen de organisatie ook tijdelijk personeel werft.
Middelen
De medewerker vindt dat zijn werkzaamheden op het gebied van inkoop goed verlopen.
BIA
Hij vindt dat zijn gedeelte op het gebied van inkoop goed gaat.
Ruimte
Het uitgavenpatroon op het gebied van salarissen is niet lineair. Hij heeft behoefte aan inzicht in het uitgavenpatroon. Dit geeft het Planning en Control systeem hem niet.
Beheer en Onderhoud Ideale inkooporganisatie:
Alles als gemeente in gaan kopen en aan bedrijven die diensten verrichten, zeggen: ”hier staat het”. Zo houd je de winstmarges aan jouw kant, en niet aan de kant van de andere partij.
Voorbeeld: stoeptegels. Als je zelf inkoopt ontvang je kwantumkorting en komt er geen marge van de aannemer bovenop.
Als dan je voorraadbeheer goed gaat, krijg je dat er meer geld beschikbaar komt voor andere dingen. ‘meer dingen doen met hetzelfde geld’
RCCT
De medewerker vindt dat zijn activiteiten op het gebied van inkoop goed gaan.
De medewerker vindt zijn activiteiten op het gebied van inkoop goed gaan. De informatievoorziening vanuit Planning en Control mag volgens hem wat actueler.
De medewerker vindt het selecteren op basis van prijs een kwalijke zaak. Sommige leveranciers leveren kwalitatief minder goed werk, maar hij is soms tegen beter weten in verplicht om de leverancier met de laagste prijs te selecteren. Op deze wijze krijgt hij veel nawerk.
VROM
De medewerker vindt de overzichten uit het Planning en Control systeem niet informatief.
De medewerker vindt de overzichten vanuit Planning en Control op het gebied van kredietbewaking goed; ze zijn overzichtelijk en komen op tijd. Verder vindt de medewerker de jaarplannen vanuit Planning en Control minder praktisch. De medewerker stelt ze voor aanvang van het jaar op, maar tijdens het lopende jaar kijkt de medewerker er nauwelijks in.
De medewerker is niet blij met de versnippering van verantwoordelijkheden. Verschillende mensen op verschillende plaatsen binnen het gebouw hebben de verschillende contracten opgesteld en houden de huur bij. Soms houden de medewerker haar op de hoogte van wijzigingen in de situatie, soms niet. Overleg geschiedt op ad-hoc basis. De medewerker is ten tweede niet tevreden met de weergave vanuit Planning en Control; de medewerker kan weinig met de voorlopige totalen (verschil werkelijke en geraamde bedragen), dit levert geen informatie op. De huur bestaat uit bedragen die je per jaar ineens moet betalen. De medewerker heeft het ten derde druk met het verrichten van andere werkzaamheden.
Milieu
Drie medewerkers vinden dat inkoop binnen de huidige inkoopsituatie goed geregeld is; men blijft immers binnen de budgetten. Een medewerker hiervan heeft een aantal vragen over de informatievoorziening binnen het Planning en Control systeem.
Publiekszaken
De sectie heeft geen punten die voor verbetering vatbaar zijn. Alleen de informatievoorziening vanuit planning en control zijn wat minder; kosten die je 1x per jaar maakt zijn niet lineair over alle maanden verdeeld.
Sociale Zaken
Computersysteem moet aangepast worden. Gegevens moeten sneller tevoorschijn komen. Nu maakt men gebruik van allerlei tekstverwerkingsbestanden, van wp 5.1 tot aan word 2000. Men is tijden bezig met overtypen van gegevens omdat het niet compatibel is. Dit gaat in de toekomst wel lukken.
Welzijn
De gemeente ontvangt niet alle klachten over de leverancier. Op deze wijze kan de relatie met de leverancier niet goed beheerd worden.
Een andere medewerker vindt dat hij zijn werkzaamheden op het gebied van inkoop goed geregeld heeft.
Een medewerker vindt dat de kredietbewakingsoverzichten onduidelijkheden bevatten; het gaat in dit geval over de namen van de kredieten en er is enige onduidelijkheid over de verdeling van verantwoordelijkheden ten aanzien van budgetten.
Bode
Een nadeel is dat Corporate Express 2 keer per jaar een nieuwe prijslijst invoert. De artikelen die zeer weinig worden verkocht gaan uit het assortiment en er komen zo gaten in bestelnummers. Deze nummers worden dus ook gewijzigd. Dit is niet altijd even duidelijk
Interne Zaken
De sectie vindt dat het goed loopt.
Bijlage 3 - Inkoopportfolio gemeente Winsum Afbeelding
