Appendices
A schematische weergave van de matrix organisatie binnen FA
S a le s A ct iv it ie s P ro g ra m M a n a g e m e n t R & D E n g in e e ri n g In d u st ri a lis a ti o n P ro c u re m e n t & L o g . M a ch in in g S h e e t M e ta l C o m p o si te s M e ta l B o n d in g G LA R E A ss e m b ly Q u a lit y (S H E Q ) European Defense US Defense Special Products Finance
General Management & Change Office
ICT
Human Resources Management Quality (SHEQ) D e fe n se C lu st e r Technology C o m m e rc ia l C lu st e r
Large Commercial Aircraft Business Jets
3 C Voorbeeld Key Risk Indicators
Bron: http://www.coso.org/documents/COSOKRIPaperFull-FINALforWebPostingDec110_000.pdf
6 E Interviewschema
Inleiding
Dit document geeft een overzicht van de te behandelen onderwerpen in een interview in het kader van een afstudeeronderzoek. Het betreft een onderzoek naar hoe identificatie en beoordeling van risico’s in de programma organisatie van Fokker Aerostructures worden beheerst.
Dit interview is onderdeel van het in kaart brengen van de mate waarin identificatie en beoordeling van risico’s binnen de huidige programmaorganisatie worden beheerst. Het eerste deel van de vragen gaat het proces van risico-identificatie en -beoordeling. Het tweede deel van de vragen gaat dieper in op de invloed van de eigenschappen van risico informatie op de uitvoering van risico-identificatie en -beoordeling.
De vragen zijn opgesteld vanuit een bepaalde verwachting over de vorm van beheersing. Deze verwachting is ontstaan door literatuuronderzoek naar eigenschappen van risico informatie. De vragen hebben voornamelijk betrekking op de praktijk binnen het betreffende programma. Dit schema vormt de basis voor een semi gestructureerd interview. Tijdens het interview kan worden afgeweken van de originele vragen als daar aanleiding voor is.
Begrippen
In de vragen worden de volgende begrippen gebruikt met een specifieke betekenis voor het interview:
- Risico’s: Met risico’s worden alleen de risico’s bedoeld die invloed hebben op het programma resultaat.
- Risicomanagement: Risicomanagement omvat meerdere stappen, zoals risico’s identificeren, risico’s beoordelen, mitigerende maatregelen opstellen en uitvoeren. Van belang voor dit interview is dat met risicomanagement alleen de activiteiten ‘identificatie’ en ‘beoordeling’ worden bedoeld. De reden hiervoor is dat alleen identificatie en beoordeling binnen de scope van het onderzoek vallen. Deze keuze zal tijdens het interview toegelicht worden. De meeste concrete referentie naar de praktijk is het periodiek programma risk assessment. - Prognose en resultaat: Hiermee worden forecast en programmaresultaat mee bedoeld. Het
7 Vragen over het proces voor risico-identificatie en -beoordeling
Algemeen beeld over de beheersing van risicomanagement
- Wat is de belangrijkste doelstelling van een programma en hoe draagt risicomanagement bij aan het halen van die doelstelling?
- Hoe worden risico’s geïdentificeerd en beoordeeld?
- Aan welke voorwaarden moet de uitvoering van risico-identificatie en -beoordeling voldoen?
- Ad hoc uitvragen van lijsten met belangrijke zaken maakt deel uit van de beheersing van de programmaorganisatie. Dit is te beschouwen we als een vorm van risico identificatie. Wat betekent dit voor het vertrouwen in de beheersing van risicomanagement in de programmaorganisatie?
- Hoe wordt de procedure voor risicomanagement binnen het programma toegepast? Impliciet, zo ja, hoe wordt de toepassing geïnterpreteerd?
Expliciet, zo ja, in welke mate? Niet; waarom niet?
- De procedure voor risicomanagement binnen de programmaorganisatie verwijst naar de PMBOK1. Zijn de betreffende hoofdstukken uit de PMBOK door het programma team gelezen?
- Kan de uitvoering van de procedure worden verbeterd of kunnen identificatie en beoordeling beter worden beheerst als de uitkomsten ervan een prominente rol krijgen bij de beoordeling van de programmaresultaten in de PRM2?
Vragen over de factoren die invloed hebben op risico-identificatie en -beoordeling Invloed van onzekerheid en complexiteit op risico-identificatie en -beoordeling:
- Wat betekent onzekerheid van prognoses en uitkomsten voor het voorspellen van het resultaat van een programma en hoe wordt hiermee omgegaan bij het rapporteren van informatie? In hoeverre wordt bijvoorbeeld de onzekerheid die ten grondslag ligt aan prognoses gerapporteerd?
1
PMBOK: Project Management Body Of Knowledge
2
8 - Hoe worden technisch complexe programmarisico’s geïdentificeerd en beoordeeld?
- Is bij alle deelnemers in een risico assessment het doel van het assessment hetzelfde?
- Hoe kijken deelnemers aan het proces voor risico-identificatie en -beoordeling naar onzekerheden die hun eigen deelproces beïnvloeden?
- Hoe wordt de invloed van risico’s in deelprocessen op het halen van doelstellingen van het programma bepaald?
Invloed van specificiteit3 en opportunisme op de bijdrage van risico-identificatie en -beoordeling - In hoeverre wordt complementaire informatie die wordt gerapporteerd via verschillende
rapportages effectief gebruikt?
- Kijken deelnemers naar onzekerheden die hun eigen proces beïnvloeden en die op hun beurt invloed hebben op het halen van doelstellingen van het programma?
- In hoeverre staan alle mogelijke risico’s bij het programma op het vizier?
- Hoe wordt er gezorgd voor een volwaardige uitspraak over risico’s vanuit functionele assen?
- Kunnen deze uitspraken gebruikt worden om forecast en resultaat van het programma te verbeteren?
- In hoeverre wordt risico-identificatie en -beoordeling beïnvloedt door het surplus aan technische kennis van sommige deelnemers aan identificatie en beoordeling?
- Hoe wordt deze kennis optimaal benut bij het identificeren en beoordelen?
- In hoeverre zou een onafhankelijke facilitator identificatie en beoordeling van risico’s bevorderen?
3
9 - Loopt de controller achter met zijn kennis van het transformatieproces van het programma
om risico’s te kunnen beoordelen? Zo ja, hoe kan hij een inhaalslag maken?
Invloed van de beoordeelbaarheid (ex post informatie asymmetrie4) van geleverde prestaties op de bijdrage van risico-identificatie en -beoordeling
- De verwachte vorm van beheersing van identificatie en beoordeling is cyclisch van aard. In hoeverre komt deze cyclische aard in werkelijkheid ook tot uiting?
- In hoeverre en op welke manier is er een feedbackloop van de beoordeelde risico’s in de prognose van het programmaresultaat verwerkt?
- In hoeverre koppelen deelnemers vanuit hun functionele as ook buiten de risico assessment procedure terug over veranderingen in het risicoprofiel van hun functionele as?
- Hoe worden risico-identificatie en -beoordeling van programma en functionele as samengevoegd?
- Op welke wijze en hoe snel deelt het programma programma-overstijgende risico informatie met andere programma’s?
- Wordt er tijdens risico-identificatie en -beoordeling een koppeling gemaakt naar de logische volgende stap in het risicomanagement proces, namelijk het nemen van mitigerende maatregelen? Zo ja, hoe?
Afsluitende vragen
- Wat zijn de belangrijkste ‘lessons learned’ uit identificatie en beoordeling van risico’s uit ‘oude’ programma’s die worden gebruikt in ‘nieuwe’ programma’s?
- In hoeverre zou periodieke evaluatie van risicomanagement binnen een programma bijdragen aan de borging van kwaliteit van identificatie en beoordeling in toekomstige sessies?
4
10 F Aard van activiteiten, veronderstelde beheersproblemen en gebruik van beheersinstrumenten
corresponderende
maatregel risk repository accountant
1 Informeel risicomanagement proces of géén risicomanagement proces 2 Inconsistente waardering van risico’s
3 Ineffectieve vergelijking van prioriteiten
4 Niet alle vlakken van een project worden betrokken in risicoidentificatie en –beoordeling 5 Uit voorgaande projecten worden geen ‘lessons learned’ gebruikt
6 Er is geen sprake van root cause analyse 7 Risico tolerantie is niet duidelijk aangegeven 8 Status van risico’s wordt niet bijgehouden
9 Problemen en uitkomsten worden niet gedocumenteerd en gecommuniceerd 10 Uitkomsten worden niet geëscaleerd uit angst voor afrekening
principes ERM moderne literatuur 11 Benoeming van een risicomanager.
1 Integratie van risicomanagement in primaire bedrijfsprocessen en besluitvorming. 12 Voldoende begeleiding en ondersteuning van de directie van de organisatie om
effectief risicomanagement te lanceren.
1 Gemeenschappelijk gebruik van uniforme risico terminologie en standaarden voor risicomanagement.
2,7 Communicatie van bedrijfsdoelen, risico appetite en toleranties.
10 Begrip van iemands niveau van risicomanagement verantwoordelijkheid. 2,8 Gebruik van key risk indicators om bedrijfsrisico’s te meten en te monitoren.
13 Integratie van risicomanagement in strategisch planningsproces.
14 Gebruik van technologie om het risicomanagement proces te bevorderen. 4,9 Integratie van risicomanagement in alle functies en business units.
kenmerken van de transactie van risico informatie
2,3,10 risico's worden eenzijdig en niet waardevrij beoordeeld
2 er is onduidelijkheid over de waarde die moet worden toegekend aan de impact van risico's 4, 6 stille kennis belemmert identificatie en beoordeling of wordt juist niet benut
1, 12 de uitvoering van een risicomanagementprocedure is irrelevant in relatie tot de programmaorganisatie
3, 10 verdeling van macht bepaalt identificatie en beoordeling van risico's
3, 4, 6 risico's buiten het eigen aandachtsgebied worden niet in acht genomen bij beoordeling 5, 8, 12 opgedane inzichten zowel met betrekking tot het proces van identificatie en
beoordeling als met risico's worden niet structureel gedeeld
