Inhoudsopgave
Bijlage 2 1
Definities & Begrippenlijst 2 Bijlage 3 4
Figuren & Modellen 4 Bijlage 4 6
Interne interviews 6 Bijlage 5 7
Intern geïnterviewden 7 Bijlage 6 8
Uitkomsten interne interviews: 8 Bijlage 7 11
Commitment 11 Bijlage 8 14
Thema’s gemeente interviews 14 Bijlage 9 15
Geïnterviewden gemeenten 15 Bijlage 10 16
Uitkomsten geïnterviewden 16
Definities & Begrippenlijst
Beeldbestek
Opdrachten aan de aannemerij op de markt zetten op basis van foto’s uit een gerelateerd beleidsplan
Beheer en onderhoudstraject
Het beheer en onderhoudstraject is een weergave van de fasen die bij het beheer en onderhoud van de openbare ruimte voorkomen. Het gaat om de volgende fasen: de beleidsfase, de
planfase, de uitvoeringsfase en de beheerfase.
Beheerstrategie
Het samenstel van maatregelen in de sfeer van herinrichting, reconstructiemaatregelen, rehabilitaties, groot onderhoudsmaatregelen, klein en dagelijks onderhoud, als ook regulering en toezicht. De verschillende peilers van de beheerstrategie zijn als volgt opgebouwd:
• Onderhoudsvisie
• Projecten: Reconstructies en herinrichting, fysieke ingrepen in de openbare ruimte
• Regulering en toezicht: overzicht van de afspraken en organisatie rondom regulering van het gebruik van de openbare ruimte dat, aanvullend op het reguliere onderhoud, nodig is om de kwaliteit van de openbare ruimte te sturen
Beleidsplan
Visie op het beheer van de openbare ruimte geconcretiseerd naar beschrijving van de gewenste en de huidige kwaliteit van de openbare ruimte en de wijze waarop de kloof daartussen in de toekomst zal worden verkleind
Dualisme
De ontvlechting van het wethouderschap en het raadslidmaatschap. Ook werd de
volksvertegenwoordigende en controlerende functie van de raad versterkt. Tevens werd de rekenkamer en een griffier een verplichting voor alle Nederlandse gemeenten.
IBOR
Een vernieuwde benadering waarin een gemeenschappelijk gedragen visie op de kwaliteit en het beheer van de openbare ruimte tot stand moet komen bij een ieder die zich bezig houdt met de inrichting en het beheer van de openbare ruimte.
Onderhoudsvisie
Inzichtelijk maken en onderbouwen van het benodigde onderhoudbudget voor de uitvoering van maatregelen in de sfeer van het dagelijkse en routinematige onderhoud conform de uitgangspunten van IBOR
Openbare ruimte
De openbare ruimte is alle ruimte die naar aard en inrichting bestemd is voor of gebruikt kan worden door het publiek, zonder dat voor het gebruik telkens toestemming van de
rechthebbende is vereist.
Figuren & Modellen
Figuren
Figuur 1 Stappenplan Pagina 4
Figuur 2 Organogram DHV Internationaal Pagina 5 Figuur 3 Onderdelen DHV Nederland Pagina 6
Figuur 4 Organogram DHV Noord Pagina 7
Figuur 5 Opbouw beheerpakketten Pagina 10
Figuur 6 Sales Activity Pagina 20
Figuur 7 Noordelijke afnemersmarkt Pagina 27
Figuur 8 Marktaandeel Pagina 28
Figuur 9 Organisatiestructuur Pagina 29
Figuur 10 Invloedsfactoren Pagina 31
Figuur 11 Directief non directief Pagina 40 Figuur 12 Beheer- en onderhoudscyclus Pagina 45
Modellen
Model 1 Productopbouw Pagina 24
Model 2 Conceptueel model Pagina 25
Model 3 Succesfactoren consultancy Pagina 41
Model 4 Relatieopbouw Pagina 43
Model 5 Leverancier versus afnemer Pagina 44
Tabellen
Tabel 1 Marktverdeling beheerpakketten Pagina 27
Tabel 2 Budgetgemeenten Pagina 28
Tabel 3 Risicofactor product Pagina 34
Tabel 4 Aanwezige modules Pagina 46
Tabel 5 Aanwezige modules Pagina 46
Tabel 6 Aanwezige modules Pagina 46
Tabel 7 Gebruikte toepassingen Pagina 47
Tabel 8 Gebruikte toepassingen Pagina 47
Tabel 9 Gebruikte toepassingen Pagina 47
Tabel 10 SWOT analyse Pagina 52
Interne interviews
Hoe is de organisatie ingericht bij gemeentes, is deze gericht op integraal werken?
Is de beheerinformatie toegankelijk/aanwezig?
Hoe wordt informatie verwerkt en opgeslagen in de gemeentelijke organisatie?
Hoe verloopt de informatievoorziening bij de klant?
Hoe verloopt de informatievoorziening intern?
Wat is het verband tussen de beheer- en onderhoudsstrategie?
Wat verandert er in de toekomst bij uw klanten voor beheer en onderhoud in vergelijking met de huidige situatie (andere disciplines etc.)?
Waar worden bij de opdrachtgever beslissingen genomen over al dan niet integraal werken?
Uit welke fases bestaat het beheer van openbare ruimte volgens u?
Hoe wordt er tijdens de ontwerpfase rekening gehouden met de beheerfase?
Hoe worden beheerpakketten op dit moment gebruikt?
Welke gegevens dienen aanwezig te zijn om voldoende informatie te hebben over objecten in de openbare ruimte zodat er een goede beslissing genomen kan worden en hoe is dit in de huidige situatie?
Hoe ziet u de rol van DHV ten aanzien van advisering?
- Technische advisering
- Procesmatige/projectmatige advisering
- Op welke wijze wordt er omgegaan met de beheervisie?
Welke alternatieve beheervormen worden er gebruikt en wat zijn de ervaringen hiermee?
Geeft DHV naast technische advisering ook organisatorisch advies?
Bijlage 5
Intern geïnterviewden
Hans Smit
Account manager IBOR Vestiging Amersfoort
Peter Schut Projectmanager Vestiging Amersfoort
Alfred Somsen
Projectleider Beheer&Beleid Vestiging Groningen
Jacques Torenbosch
Projectleider Onderhoudszaken Vestiging Groningen
Freddy Zwerver Projectmedewerker
Vestiging Groningen
Uitkomsten interne interviews:
Organisatie gemeentes
De medewerkers van DHV beschrijven de organisatie van de gemeentelijke afnemers als
‘bureaucratisch’ ze beschermen hun eigen taak en zijn zeer hiërarchisch ingesteld. De
gemeenten zijn ingedeeld naar vakgebied, zoals groen, wegen en water etc. De grootte van de afdelingen varieert naar omvang van de desbetreffende gemeente. Er wordt door de
geïnterviewden gesteld dat de structuur bij de gemeenten identiek is.
DMU
Door de projectleiders wordt aangegeven dat de gemeenten een eigen beslissingsbevoegdheid hebben om de producten van DHV aan te kopen. De projectleiders hebben niet altijd de goede contacten om bij de ‘decision making unit’ te geraken. Ze moeten vaak via lagere contacten bij gemeenten binnenkomen, dit heeft tot gevolg dat er meer tijd in acquisitie moet worden gestoken en er vaak tevergeefs gesprekken worden gevoerd.
Geleverde producten
De projectleiders van DHV Noord vinden dat het beheer- en onderhoud traject zich nog in de beginfase bevindt. De beheerpakketten zijn het enige product dat tot nu toe actief wordt aangeboden bij gemeenten. Er zijn in totaal aan dertien gemeenten beheerpakketten verkocht.
Van de overige producten is er eenmalig een onderhoudsstrategie voor een gemeente gemaakt. Deze onderhoudsstrategie was gebaseerd op technische uitgangspunten.
Beheerinformatie
De beheerpakketten moeten worden gevuld met beheergegevens, deze gegevens geven informatie over de huidige toestand van een object of kunstwerk. De medewerkers van DHV constateren dat in een aantal gemeenten de huidige onderhoudstoestand niet goed wordt bijgehouden door de betrokken ambtenaren. Volgens de medewerkers van DHV komt dit door capaciteitsgebrek of gebrek aan kennis bij de gemeentelijke medewerkers. DHV voert wel regelmatig weginspecties uit voor gemeenten, waarbij de gegevens met behulp van een speciaal programma in de beheerpakketten kunnen worden gezet.
Kwaliteit
De kwaliteit van de beheerpakketten wordt door de uitvoerende medewerkers als niet optimaal beoordeeld. Er treden vaak problemen met de software op tevens zijn de pakketten niet gebruiksvriendelijk. Ook geven de medewerkers aan dat ze te weinig kennis hebben om de problemen adequaat te verhelpen. De medewerkers zijn wel in staat om kostenramingen te maken om zodoende de beheer en onderhoudskosten in een gemeente inzichtelijk te maken.
Dit kunnen ze echter niet uit de beheerpakketten halen, hiervoor zijn ze niet voldoende bekend met de beheerpakketten. De medewerkers die verstand van software hebben, zijn gestationeerd in Amersfoort.
Benutting mogelijkheden
De projectleiders van DHV, die veelvuldig in contact komen met de gemeentelijke afnemers signaleren dat de beheerpakketten van DHV slechts als database worden gebruikt. De afnemer is niet in staat om andere pakketfuncties te benutten. Ook zijn er gemeenten (#2) die de
pakketten niet gebruiken doordat ze hier te weinig kennis van hebben.
knelpunten
Kwaliteiten DHV
Alle intern geïnterviewden hebben een technische opleiding op HBO niveau. Op het terrein van beheer- en onderhoud heeft een van de adviseurs eenmalig een onderhoudsplan
geschreven voor een gemeente. De adviseurs hebben allen geen ervaring met softwarematige zaken en organisatie problemen die uit de dienst kunnen voortkomen. De adviseurs
beschikken wel over ruime ervaring in technische projecten.
Relatiebeheer
In het verleden is er door DHV adviseurs (projectleiders) in Noord Nederland niet bewust met relatiebeheer omgegaan. Alle projectleiders hebben zich gericht waren op het binnenhalen van opdrachten. Er is niet gekeken naar de werkelijke behoefte van de klant in de diagnosefase. Er is niet nagedacht of het product werkelijk een goede oplossing voor het probleem van de opdrachtgever was. Tevens is er na levering door geen van de adviseurs aan nazorg gedaan of geïnformeerd naar de werking van de geleverde diensten. De projectleiders hebben een uren
ordergebonden werk mogen doen. Hierdoor kan er slechts tot een beperkt aantal uren aan relatiebeheer worden gedaan. Het is niet mogelijk om relatiebeheer toe te schrijven aan een projectnummer.
Acquisitie
De projectleiders geven aan geen kennis te hebben van de volledige beheer- en onderhoudsmarkt. Van een gedeelte van de gemeentes is niet bekend of er met
beheerpakketten (diensten) wordt gewerkt. Dit betreft drieëntwintig gemeenten. Er wordt door de projectleiders weinig initiatief getoond om de ontbrekende markt te ontdekken, omdat er weinig tijd beschikbaar is om aan koude acquisitie te doen.
Bijlage 7
Commitment
1 Hoe tevreden is de afnemer over de geleverde kwaliteit?
2 Hoe tevreden is de afnemer over de geleverde prijs/kwaliteit-verhouding?
3 Het vertrouwen van de afnemer in ons is te omschrijven als:
Alles wordt schriftelijk vastgelegd
We houden
ons aan ons woord
1 2 3 4 5
4 Het vertrouwen van de afnemer in ons is te omschrijven als:
We delen weinig informatie
We delen openlijk informatie
1 2 3 4 5
5 We zijn overeengekomen op welke wijze wij eventuele conflicten in onze relatie oplossen:
Enigszins mee eens
Volledig mee
eens
1 2 3 4 5
6 De wederzijdse afhankelijkheid is het best te omschrijven als:
a We zijn zeer afhankelijk van de afnemer b We zijn enigszins afhankelijk van de afnemer c De afnemer en wij zijn even afhankelijk van elkaar d De afnemer is enigszins afhankelijk van ons e De afnemer is zeer afhankelijk van ons
7 De relatie kan het best gekarakteriseerd worden als:
Matig tevreden Zeer tevreden
1 2 3 4 5
Matig tevreden Zeer tevreden
1 2 3 4 5
zakenrelatie persoonlijke vrienden
1 2 3 4 5
8 De afnemer kan ons gemakkelijk vervangen door een andere leverancier die vergelijkbare prestaties levert:
9 Welke van de volgende beweringen beschrijft het best het niveau van betrokkenheid in onze relatie met de afnemer?
a Wederzijds zijn er een of twee contactpersonen op lager niveau bij betrokken b Wederzijds zijn er meerdere contactpersonen op lager niveau bij betrokken
c Wederzijds zijn er enkele contactpersonen op verschillende niveaus bij betrokken.
d Wederzijds zijn er meerdere contactpersonen op verschillende niveaus bij betrokken e Wederzijds zijn er meerdere contactpersonen van verschillende afdelingen bij betrokken, inclusief de hoogste niveaus.
10 Hoe waarschijnlijk is het dat als uw contactpersoon de relatie met ons wil beeindigen er vanuit de afnemer sociale druk op hem wordt uitgeoefend om dit niet te doen?
11 Hoe gemakkelijk is het voor de afnemer om de relatie met ons te beëindigen?
Zeer
gemakkelijk
Kost een tijd Kost meer dan een jaar
1 2 3 4 5
12 In welke mate heeft de afnemer investeringen gemaakt die alleen waarde hebben in een relatie met ons?
Helemaal niet In zeer grote
mate
1 2 3 4 5
‘Commitment’ van de afnemer aan de relatie is de som van de scores op de twaalf vragen:
Volledig mee eens
Volledig mee
oneens
1 2 3 4 5
Zeer
waarschijnlijk
Niet erg
waarschijnlijk
1 2 3 4 5
< 36 zwakke ‘commitment’ 47-53 redelijke sterke ‘commitment’
36-46 gemiddelde ‘commitment’ 54-60 zeer sterke ‘commitment’
Toelichting: De vragen 1,2 en 7 hebben betrekking op tevredenheid van de afnemer met de prestatie van de eigen onderneming, waarbij de vragen 1 en 2 betrekking heben op de economische prestatie en vraag 7 op de persoonlijke prestatie. De vragen 3-5 gaan over het vertrouwen dat de afnemer heeft in de leverancier. Vraag 8 over onze prestatie ten opzichte van andere leveranciers. Vraag 6 over wederzijdse afhankelijkheid. Vraag 10 over sociale relaties en vragen 9, 11 en 12 over structurele relaties
1, 2 en 7 10 van 15 tevredenheid 3, 4 en 5 8 van 15 vertrouwen
8 2 van 5 prestatie ten opzichte van andere leveranciers 6 3 van 5 wederzijdse afhankelijkheid
10 4 van 10 sociale relaties 9, 11 en 12 8 van 15 structurele relaties
De totale score van DHV Noord is vijfendertig, dit betekent dat DHV Noord een zwakke commitment heeft.
Thema’s gemeente interviews
De te volgen strategie bij beheer en onderhoud:
− Doelstellingen beheer en onderhoud
− Invloeden van externe partijen (burgers, bedrijven, projectontwikkelaars)
− Integraal werken
− Rol van DHV in advisering, proces, projectmatig, technisch
Het verwerven en beheren van informatie:
− aanwezigheid van visie en beleid en de communicatie daarover
– Wijze waarop informatie wordt verkregen (bronnen, hulpmiddelen, voldoende informatie)
– Kennis over staat van de objecten
– Gebruik van beheerpakketten welke functies (meerjarenplannen, begrotingen etc.)
Organisatiestructuur:
– Werkelijke organisatiestructuur.
– Indeling van de te beheren omgeving. (functioneel, geografisch) – Coördinatie en overlegvormen tussen de verschillende niveaus.
– Informatiestromen en verwerking tussen de verschillende niveaus – Afstemming terugkoppeling van informatie.
– Meerjarenplannen, Beleidsplannen, Onderhoudsplannen, wijkplannen.
– Hoe wordt er omgegaan met structurele tekorten
Bijlage 9
Geïnterviewden gemeenten 1) Gemeente Assen
J. van der Zalm, sector Oost (wijkregisseur)
2) Dongeradeel (Dokkum)
Dhr L. Pasveer, senior beleidsmedewerker en teamleider
3) Gemeente Gaasterlân Sleat Dhr Veenstra, afdelingshoofd beheer
4) Gemeente Hoogezand-Sappemeer K.J. Ploegman, chef Onderhoud en beheer
5) Gemeente Leeuwarden
hoofd (teamleider) bedrijfsbureau dhr. Santema
6) Gemeente Marum K. Faber, hoofd Groenbeheer
7) Gemeente Sneek H. Faber, hoofd wegbeheer
8) Gemeente Wymbritseradiel (IJlst)
H. Bron, afdelingshoofd nieuwe en openbare werken.
9) Borger-Odoorn
Dhr. Posthuma, beleidsmedewerker
10) Gemeente Haren
Dhr. Lok, hoofd openbare werken
11) Gemeente Franekeradeel
Dhr. J. Walta, hoofd beheer en uitvoering
12) Gemeente Grootegast
Dhr. E Paré, hoofd bureau openbare werken en grondzaken
13) Gemeente Scheemda
R Dijkstra, hoofd afdeling gemeentewerken,
14) Gemeente Ten Boer
Ben van Deel, hoofd afdeling ruimte
15) Gemeente Wunseradiel
mw. P. Heeres, hoofd openbare werken
Uitkomsten geïnterviewden
Er zijn in totaal vijftien managers van gemeenten geïnterviewd. Van deze vijftien gemeenten zijn er drie stedelijke gemeenten en twaalf plattelandsgemeenten geïnterviewd. De
onderwerpen die worden vermeld in de vragenlijst zijn de leidraad van het veldonderzoek.
Doelstelling
De doelstelling van een gemeente die een beheerpakket aanschaft is in alle gevallen het overzichtelijk en transparant maken van het beheer en onderhoud in de desbetreffende
gemeente. De gemeenten waarbij de doelstelling wordt gehaald zijn de gemeenten waarbij de concurrent de beheerpakketten of aanverwante producten levert. DHV is er alleen in de gemeenten Assen en Borger Odoorn in geslaagd om goede resultaten te behalen.
Organisatie gemeentes
Uit het onderzoek bleek dat bij alle gemeenten de beslissingsbevoegdheid om een opdracht te verstrekken bij het managementteam ligt. Eerst dient het hoofd van de desbetreffende afdeling (openbare werken) een beslissing te nemen of er een verzoek tot aankoop naar de
gemeenteraad gaat. Deze gemeenteraad neemt de uiteindelijke beslissing of de producten worden aangeschaft. DHV heeft veel contacten onder het hoogste managementniveau. Deze mensen hebben in principe geen beslissingsbevoegdheid maar hebben wel invloed op het aankoopproces. In enkele gevallen heeft DHV ook contacten met de afdelingshoofden.
(Grootegast, Wymbritseradiel, Marum)
Aanschaf
Er is gebleken dat er verschillende procedures zijn voor het aanschaffen van producten voor het beheer van de openbare ruimte. Er zijn gemeenten die een aanbestedingsprocedure opstarten Wymbritseradiel, Grootegast, Dongeradeel. Het resultaat is dat er op prijs moet worden geconcurreerd en factoren als kwaliteit en service van ondergeschikt belang zijn.
Wanneer er samen met de opdrachtgever wordt onderzocht wat de beste oplossing is voor een gemeente blijkt het eindresultaat van betere kwaliteit te zijn. Goede voorbeelden hiervan zijn de gemeenten Hoogezand – Sappemeer, Haren, Leeuwarden en Gaasterland – Sleat. Als
kanttekening dient te worden vermeld dat de kwaliteit en inzicht van de desbetreffende ambtenaren van belang is in dit proces. Indien het management van een gemeente geen duidelijke visie op beheer heeft, is het vrijwel onmogelijk om een goed eindresultaat te verkrijgen. Hierbij heeft de grootte van de gemeente geen enkele invloed op het eindresultaat.
Een kleine gemeente zoals Haren of Gaasterland-Sleat is met een goede visie in staat om een behoorlijk beheerbeleid te voeren. Uit de tabellen zeven, acht en negen blijkt ook dat er geen verband is tussen de grootte van een gemeente en de visie op beheer.
Beheerinformatie
Wanneer de resultaten van de tabellen op pagina zevenenveertig worden bekeken, blijkt dat door de concurrentie (Arcadis, Grontmij en Oranjewoud) geleverde diensten veel betere resultaten behalen dan DHV Noord. De eerste stap is het vastleggen van informatie, indien dit niet is gebeurd ontbreekt de basis voor verder beheer. De afnemers van DHV hebben dit in drie van de zeven DHV gemeenten goed voor elkaar. Bij de concurrent is dit in zeven van de acht keer goed in orde. Indien deze basis goed is geregeld blijkt in alle gevallen de informatie ook compleet te zijn. De gemeente Wymbritseradiel was door capaciteitsgebrek niet eens in staat om de pakketten te vullen met gegevens. Hierdoor is er nooit met de beheerpakketten gewerkt in deze gemeente.
Kwaliteit
Naast het capaciteitsgebrek bij gemeenten is er ook een aantal gemeenten die problemen ondervonden met het opstarten van de beheerpakketten. Vrijwel alle gemeenten hadden hiermee te maken. Het oplossen van deze ‘kinderziektes’ duurde bij de DHV gemeenten wat langer dan bij de concurrent, aangezien de kennis van de software bij DHV in Amersfoort zit en er niet zo makkelijk een afspraak kan worden gemaakt. Dit gebeurde ondermeer in
Dongeradeel en Borger Odoorn. De service bij concurrent Oranjewoud wordt door de
gemeenten Wunseradiel en Hoogezand - Sappemeer ervaren als zeer goed. De medewerkers van Oranjewoud worden door deze gemeenten gekwalificeerd als betrokken en deskundig.
Dit geldt evenzeer voor Grontmij, deze onderneming heeft de beheerpakketten echter in eigen beheer (Haren). Hierdoor is er meer toezicht op een vakkundige toepassing van de
beheerpakketten. Alle gemeenten die beheerpakketten gebruiken noemen als nadeel dat de beheerpakketten ‘zwaar’ zijn. Hiermee wordt bedoeld dat ze slechts te gebruiken zijn op moderne snelle computers. Wanneer een beheerpakket toch wordt verkocht aan een gemeente
plattelandsgemeenten die weinig middelen hebben om moderne computers aan te schaffen.
Benutting mogelijkheden
Het uiteindelijke doel van de gemeenten is om uit de beheergegevens een meerjarenplanning met bijbehorende begroting te genereren. De begroting wordt in acht van de vijftien gevallen opgesteld met behulp van een beheerpakket. (zie tabel 7,8 en 9) De gemeenteambtenaren vinden het een voordeel om op deze manier een begroting te presenteren, omdat ze dan beter in staat zijn om een goed onderbouwde begroting in te kunnen leveren bij de
verantwoordelijke wethouder.
Relatiebeheer
De gemeenten waar DHV producten aan heeft geleverd hebben geen van allen een
gestructureerd contact met DHV Noord. Er is slechts contact indien er problemen zijn of er sprake is van een andere opdracht. De concurrenten hebben verschillende methoden voor het onderhouden van de contacten met de gemeenten. De Grontmij heeft de pakketten in eigen beheer en maakt een keer per jaar samen met een gemeentelijke mederwerker de planning en begroting. Oranjewoud en Arcadis sturen regelmatig beheersdeskundigen bij gemeenten (Hoogezand – Sappemeer, Leeuwarden en Wunseradiel ) langs om het beheer- en onderhoud te evalueren.
Rol advisering DHV
Alle managers van de gemeenten zien DHV Noord als adviseur voor civieltechnische problemen. Hierbij moet worden gedacht aan specialistische problemen waarbij gemeenten niet over de benodigde kennis en capaciteit bezitten om deze technische vraagstukken op te lossen. Tevens wordt DHV Noord als onafhankelijk adviseur ingeschakeld, dit wordt in veel gevallen gedaan om de kwaliteit van het geleverde werk van de gemeentelijke afdeling te vergelijken met de uitkomsten van een ingenieursbureau. Dit is ook een middel om de gemeenteraad te overtuigen van de juistheid van een uitkomst. De overige ingenieursbureaus hebben dezelfde functie. Alleen Oranjewoud wordt ook ingeschakeld als adviseur in het voortraject, tevens wordt deze onderneming gezien als organisatiedeskundige.
Integraal beheer
Het toepassen van integraal beheer heeft als doel het efficiënter beheren van openbare ruimte waarbij overlappingen met verschillende beheersdisciplines voorkomen. (groen, water, wegen en riolering) De plattelandsgemeenten werken al decennia lang geïntegreerd, zonder hier ooit over te hebben nagedacht. Ze hebben simpelweg te weinig capaciteit om voor elke discipline een ander persoon in dienst te hebben of hiervoor verschillende afdelingen te hebben. De stedelijke gemeenten die zijn onderzocht: Assen, Leeuwarden en Hoogezand – Sappemeer hebben wel aparte afdelingen en dienen wel structuur in hun verschillende beheer- en onderhoud afdelingen aan te brengen. De gemeenten Leeuwarden en Assen hebben dit zelf georganiseerd door op regelmatige tijdstippen werkoverleg te voeren. De gemeente
Hoogezand – Sappemeer (lees: Oranjewoud) heeft dit geautomatiseerd door een grafische koppeling te maken waaronder alle gegevens zijn opgeslagen en alle geautoriseerde medewerkers hier toegang tot hebben.
Financiën
Uit het onderzoek is gebleken dat de financiële situatie van alle gemeenten, behalve de gemeente Haren matig te noemen is. Met name de plattelandsgemeenten hebben een zorgelijke financiële situatie doordat deze een groot te onderhouden gebied en weinig inwoners hebben. De stedelijke gemeenten hebben meer budget en in verhouding minder te beheren areaal. De managers van alle gemeenten zien de noodzaak van een transparant
beheersysteem waarin de gedane uitgaven kunnen worden verantwoord in. Wanneer dit wordt gerealiseerd kunnen de ambtenaren hun bestedingen beter verantwoorden bij de
gemeenteraad. Als probleem geven de managers van de plattelandsgemeenten aan dat een beheersysteem in verhouding tot hun budget zeer grote investering is.
