Jaarverslag 2019

(1)

Beukenlaan 60 5651 CD Eindhoven Tel. +31 (0)40 264 96 10 www.crowe-foederer.nl

Crowe Foederer B.V.

Op onze dienstverlening zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van onze aansprakelijkheid voorkomt. Deze algemene voorwaarden zijn bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd onder nummer 17034844. Vestigingen: Eindhoven, Amsterdam, Bladel, Lelystad, Oostzaan, Roermond

PERSOONLIJK/VERTROUWELIJK

Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten T.a.v. de heer H. Reulen

Postbus 10000 5590 GA HEEZE

Eindhoven, 3 april 2020

Dos.nr. 104601/ ref.nr. 3839594 Behandeld door: S. Caris

Geachte heer Reulen,

Inzake: controleverklaring jaarrekening 2019

Hierbij ontvangt u een gewaarmerkt exemplaar van de jaarrekening voorzien van onze controleverklaring d.d. 3 april 2020 voor de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2- gemeenten. Wij bevestigen u akkoord te gaan met het opnemen van deze controleverklaring in de jaarrekening 2019, die overeenkomt met het bijgevoegde gewaarmerkte exemplaar.

Een exemplaar van het jaarverslag dient te worden ondertekend door de leden van de Directieraad en dient te worden vastgesteld door het Bestuur. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat een afschrift van onze controleverklaring openbaar wordt gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld.

Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met deze jaarrekening.

Indien u het jaarverslag en de controleverklaring opneemt op Internet, dient u te waarborgen dat het jaarverslag inclusief jaarrekening goed is afgescheiden van andere informatie op de internet-site.

Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat ("u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening").

Vertrouwende u hiermede van dienst te zijn geweest en tot het verstrekken van verdere inlichtingen gaarne bereid.

Hoogachtend, Crowe Foederer B.V.

T.M.M. van Lierop RA MSc

ValidSigned by T.M.M. van Lierop RA MSc on 03-04-2020

(2)

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT

Aan: het Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2019

Ons oordeel

Wij hebben de jaarrekening 2019 van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten te Heeze gecontroleerd.

Naar ons oordeel:

- geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2019 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten op 31 december 2019 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

- zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2019 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen.

De jaarrekening bestaat uit:

- het overzicht van baten en lasten over 2019;

- de balans per 31 december 2019;

- de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;

- de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), en het

Controleprotocol Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 2019 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’.

Wij zijn onafhankelijk van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd

In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2019 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende

topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.

(3)

Materialiteit

Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 164.000 waarbij de bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie

bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorschreven in artikel 2 lid 1 Bado.

Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de

materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2019. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Wij zijn overeengekomen dat wij aan het bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn.

Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie

Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit:

- jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen;

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.

Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de

Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

De Directieraad is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening

Verantwoordelijkheden van het Dagelijks Bestuur voor de jaarrekening

De Directieraad is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. De Directieraad is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader.

In dit kader is de Directieraad verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die de

Directieraad noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

(4)

Bij het opmaken van de jaarrekening moet de Directieraad afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De Directieraad moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.

Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse

controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol WNT 2019, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:

- het identificeren en inschatten van de risico's

o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude,

o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen,

het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

- het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten;

- het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de Directieraad en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

- het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en

- het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

(5)

Wij communiceren met het Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

Eindhoven, 3 april 2020 Crowe Foederer B.V.

T.M.M. van Lierop RA MSc

ValidSigned by T.M.M. van Lierop RA MSc on 03-04-2020

(6)

Versie 3 april 2020

Jaarverslag en Jaarrekening

2019

(7)

2

(8)

3

Inhoud

Jaarverslag 2019 ... 5

Bestuurssamenvatting ... 6

Inleiding ... 6

Samenvattend resultaat ... 8

Prestatie-indicatoren ... 9

Programma 1 Dienstverlening Werk en Inkomen ... 11

Programma 2 Overhead (bedrijfsvoering) ... 15

Onvoorzien ... 21

Vennootschapsbelasting ... 22

Algemene dekkingsmiddelen ... 23

Kostenverdeelsleutels ... 23

Paragrafen ... 25

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ... 25

Kengetallen ... 28

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ... 29

Paragraaf financiering ... 30

Paragraaf verbonden partijen ... 31

Paragraaf grondbeleid ... 32

Paragraaf lokale heffingen ... 33

Paragraaf informatieveiligheid ... 34

Paragraaf bedrijfsvoering GRSA2 ... 36

Jaarrekening 2019 ... 38

Grondslagen voor resultaatbepaling en waardering ... 39

Algemene grondslagen ... 39

Vaste activa ... 39

Vlottende activa ... 39

Vaste passiva ... 40

Balans ... 41

Toelichting op de balans ... 43

Vaste activa ... 43

Vlottende activa ... 43

Vaste passiva ... 44

Vlottende passiva ... 46

Overzicht van baten en lasten ... 47

Niet uit de balans blijkende verplichtingen ... 48

Gebeurtenissen na balansdatum ... 48

Schatkistbankieren ... 49

Wet Normering Topinkomens ... 50

Bijlage Specificatie baten en lasten per taakveld ... 52

Controleverklaring accountant ... 54

(9)

4

(10)

5

Jaarverslag 2019

(11)

6

Bestuurssamenvatting

Inleiding

Hierbij bieden wij u het jaarverslag 2019 van de GR Samenwerking A2-gemeenten (GRSA2) aan. Het is de derde jaarrekening van de huidige GR.

In deze jaarrekening schetsen we een overzicht van de activiteiten die we hebben uitgevoerd en hoe we in 2019 financieel hebben gefunctioneerd. Gelijk aan de indeling van de begroting is ook het jaarverslag verdeeld in twee programma’s: Werk & Inkomen en overhead (zijnde de bedrijfsvoeringstaken voor de gemeenten).

Bij het opstellen van de begroting van de GRSA2 is uitgegaan van het bestaande, aanvaarde beleid van de samenwerkende gemeenten. U ziet dit beleid dus in de cijfers verwerkt en budgettaire gevolgen van beslissingen in het verleden, zijn in de meerjarenraming verwerkt.

Sinds 2017 bestaat de GRSA2 in de huidige vorm. Om een beeld te krijgen over het functioneren van de GRSA2, en met name over de realisatie van de bij de oprichting geformuleerde doelen, is in 2018 een onafhankelijk evaluatieonderzoek uitgevoerd door bureau Berenschot. Het evaluatierapport is vervolgens begin 2019 door u vastgesteld. In de rapportage is geconstateerd dat de GRSA2, gezien de levensfase waarin ze zich bevindt, goed op weg was. Tevens werd aangegeven dat er nog ruimte voor verbetering was en dat op het gebied van harmonisatie en standaardisatie er nog mogelijkheden lagen.

De aanbevelingen uit de rapportage zijn overgenomen en hebben in 2019 geleid tot de start van vervolgonderzoeken en van een ontwikkeltraject. In 2020 wordt met alle vier organisaties gekeken naar toekomstige ontwikkelingen binnen de gemeenten op het gebied van de primaire taken, wat dit betekent voor de ondersteunende bedrijfsvoering, en welke autonome ontwikkelingen er plaats vinden op het gebied van bedrijfsvoering. Voor de GRSA2 zal dit vervolgens worden vertaald in een herijking van het takenpakket, benodigde formatie en fijnstructuur. De financiële verwerking daarvan zal plaatsvinden in de kaderbrief 2021.

Passende binnen dit ontwikkeltraject is het versterken van de identiteit van de A2-organisatie. Door het versterken van de identiteit en het inzetten op kernwaarden, zijn we beter in staat om medewerkers te binden aan onze organisatie en om gezamenlijk in te zetten op de doelstellingen.

Het door ontwikkelen van de organisatie en gelijktijdig het blijven leveren van alle producten en diensten, levert samen met het realiseren van de taakstelling echter wel druk op voor onze medewerkers. Het vasthouden aan de taakstelling verhoogt de druk op onze medewerkers en op de kwaliteit van de dienstverlening. Dit laatste is ook gebleken. Uw bestuur heeft daarop het besluit genomen om de kwaliteit van de dienstverlening en de effectiviteit van de samenwerking leidend te laten zijn.

Het afgelopen jaar is het percentage bezetting/formatie gegroeid van 87% naar 91,5%. Deze groei geeft aan dat de externe inhuur voor het invullen van vacatures sterk is teruggelopen. We hebben alle functies binnen P&O met eigen mensen kunnen invullen en tevens is een aantal andere vacatures ingevuld. Het invullen van de vacatures bij het taakveld financiën blijft op dit moment de grootste uitdaging. Uw bestuur heeft voor 2020 middelen ter beschikking gesteld om aanvullend arbeidsmarktbeleid te voeren, met als doel om zoveel mogelijk functies met eigen medewerkers in te vullen.

We sluiten 2019 af met een positief financieel resultaat van € 179.000 grotendeels ten gevolge van vertragingen in de uitvoering van I&A projecten. Voor het resultaat wordt aan het bestuur geadviseerd om dit volledig te gebruiken voor het vormen van bestemmingsreserves voor de uitgestelde uitgaven. Hierdoor is het resultaat na bestemming geen € 179.000 maar nul.

(12)

7 In 2019 hebben we wel veel van onze medewerkers moeten vragen en we zijn ons bewust van de voortdurende spanning tussen het leveren van kwaliteit en tegelijkertijd het realiseren van de taakstelling. Voor 2019 zijn we hierin geslaagd en zijn we verheugd op de resultaten welke er zijn behaald dankzij de inzet van onze medewerkers.

De uitbraak van Corona eind februari / begin maart 2020 heeft een enorme impact op ons allemaal.

De wereldwijde pandemie leidt tot ongekende omstandigheden. Dit raakt met name veel beleidsterreinen van de gemeenten en in mindere mate ook de dienstverlening van onze organisatie.

We streven naar zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming en hebben daarvoor de nodige interne maatregelen genomen. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de paragraaf weerstandsvermogen en de jaarrekening, onderdeel gebeurtenissen na balansdatum.

Directieraad Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-Gemeenten.

Ir. J.A.G.M. van Aaken, Voorzitter.

(13)

8

Samenvattend resultaat

Financieel resultaat

Resultaat (x € 1.000)

Totaal GRSA2 179

Het resultaat is het saldo van alle kosten enerzijds en de begrote bijdragen van de gemeenten anderzijds op de programma’s Werk & Inkomen en Overhead. De belangrijkste constateringen bij de totstandkoming van het resultaat zijn dat binnen het programma overhead de hogere extra kosten personeel door inhuur en ziektevervanging zijn opgevangen door besparingen binnen de ICT lasten.

De taakstelling is in 2019 geheel gerealiseerd dit mede ten gevolge van vertragingen in de uitvoering van de I&A ontwikkelingen. Beide programma’s, zowel W&I als overhead zijn binnen de begrotingsruimte uitgevoerd.

Het resultaat is inclusief de verwerking van de vrijval van de bestemmingsreserve inhuur ad € 99.000 en inclusief verwerking van € 15.000 voor bestemmingsreserve programmatische aanpak harmonisatie- en standaardisatiekalender.

Lasten

In het overzicht hieronder ziet u terug dat in 2019 de totale lasten binnen de GRSA2 hoger lijken dan begroot. De GRSA2 heeft hiervoor aanvullende dienstverlening verricht voor de gemeenten en de kosten van in totaal 1,9 mln. euro zijn aanvullend gefactureerd aan de betrokken gemeenten.

Lasten (x € 1.000)

Primitieve begroting

2019

Begroting na wijziging

2019

Doorbelastingen Realisatie 2019

Totale lasten 16.350 16.350 1.932 18.103

Baten

Voor de aanvullende dienstverlening welke de GRSA2 heeft verricht en waarvoor de budgetten binnen de gemeentelijke begroting zijn vastgesteld heeft de GRSA2 ook de doorbelastingen ontvangen. Ook deze zijn hoger dan begroot vanwege de aanvullende dienstverlening zoals benoemd bij de lasten.

Baten

(x € 1.000) Primitieve begroting

2019

Begroting na wijziging

2019

Ontvangen

doorbelastingen Realisatie 2019

Totale baten 16.350 16.350 1.932 18.282

Resultaat

Onder de streep betekent dit dat we minder kosten hebben gemaakt dan begroot en dat leidt tot een positief resultaat van €179.000,- Voor een uitgebreide toelichting op de programma’s verwijzen we naar de hoofdstukken vanaf pagina 10.

(14)

9

Prestatie-indicatoren

Onze samenwerking met de klantgemeenten is gebaseerd op afspraken en doelstellingen uitgangspunten in het Koersdocument en Implementatieplan “A2 Samenwerking, nog krachtiger en dichterbij”. De doelstellingen voor de samenwerking zijn als volgt geformuleerd: het leveren van een kwalitatief goede gemeentelijke bedrijfsvoering, gekenmerkt door nabijheid, efficiency en flexibiliteit maar ook minder kwetsbaar en die voor de gemeenten op termijn leidt tot een financieel voordeel.

Om u inzicht te kunnen geven in wat we daadwerkelijk bereiken, hebben we kritische prestatie indicatoren (KPI’s) bij de doelstellingen opgesteld. In onderstaande tabel ziet u de feitelijke metingen over de eerste 2 jaar van de GRSA2. Aan de kpi’s zijn geen normen gekoppeld en dus kunnen we hier ook niet altijd kwalitatieve uitspraken over doen, anders dan dat we een beweging kunnen waarnemen die we als positief of negatief kunnen bestempelen.

Berenschot heeft in haar evaluatie over de GRSA2 de aanbeveling gedaan om de kritische prestatie indicatoren (KPI’s) op de drie K’s (Kwetsbaarheid, Kwaliteit en Kosten) te heroverwegen. Dit omdat de huidige KPI’s in haar visie een relatief beperkte informatiewaarde hebben inzake het functioneren van de GRSA2. De aanbeveling uit het evaluatierapport wordt overgenomen en in 2019 zijn de huidige KPI’s heroverwogen, waarbij deze in de begroting 2021 kunnen worden opgenomen.

Kwaliteit van de dienstverlening (in nabijheid, met efficiency en flexibiliteit)

Indicator Prestatie

2017

Prestatie 2018

Prestatie 2019 Belastingen: Bezwaren t.o.v.

aanslagen (%) 0,75 0,85 0,90%¹

Belastingen: Mediation trajecten t.o.v. aanslagen (%)

0,72 1,12 1,02%²

Belastingen: oordeel

waarderingskamer goed goed (4,33) Goed (4,33)³

Tijdigheid van P&C documenten (%)

100 100 100%

Kwaliteit van P&C documenten Vergelijkbaar voorgaande jaren

Verbeteringen in P&C documenten

Vergelijkbaar voorgaande jaar

W&I; aantal uitkeringen 993 929 864

Gemiddeld aantal dagen

betaaltermijn 33 <30 22,89⁴

Gemiddeld aantal ICT Meldingen per medewerker

12,8 11,6 12

W&I; Doorlooptijd aanvragen

(dagen) 20 19,5 28⁵

1 De toename in de KPI “bezwaren t.o.v. aanslagen” wordt mede veroorzaakt door de stijgende woningmarkt en de toename van het indienen van bezwaren door geprofessionaliseerde No Cure - No Pay bureaus in de WOZ.

2 De score t.a.v. de KPI “bezwaren t.o.v. aanslagen” blijft ook dit jaar ruimschoots onder het landelijk gemiddelde (2,0%) – Bron: Waarderingskamer.

3 De score t.a.v. de KPI ”oordeel Waarderingskamer” blijft ook dit jaar ruimschoots boven het landelijk gemiddelde (3,75 op een schaal 1 - 5) – Bron: Waarderingskamer.

4 Op basis van de factuurdatum en een gemiddelde over de 4 organisaties.

5 De toename in 2019 is te verklaren doordat enkele aanvragen erg lang open hebben gestaan.

(15)

10

Financieel voordeel

2017 Prestatie

2018 Prestatie 2019 Realisatie financiële

taakstelling (%) 100 100 100

Kwetsbaarheid verminderen, continuïteit garanderen / verhogen

2017

Gemiddeld verzuim (%) 4,8 4,3 5,55⁶

Kosten inhuur opzichte van totale

kosten personeel (%) 25,6 24,7 18,0

Totale kosten inhuur (x € 1000) 3.238 3.309 2.352

Bezetting/formatie (%) 85,3 87 91,5

Gemiddelde leeftijd medewerkers

GRSA2 47 47 49

Gemiddelde uitgaven

ontwikkeling per medewerker (€)

636 716 819

6 Toename i.v.m. aantal langdurige verzuim cases.

(16)

11

Programma 1 Dienstverlening Werk en Inkomen

In deze paragraaf leest u voor het programma Dienstverlening Werk en Inkomen welke dienstverlening wij u geleverd hebben, de ontwikkeling van de afdelingen en een uitleg over de budgetten.

Wat was de doelstelling?

Werk & Inkomen ondersteunt de gemeenten in het beleid om te werken aan een samenleving waarin iedereen naar vermogen meedoet en/of toegroeit naar zelfstandigheid. Burgers die dat niet zelfstandig kunnen, stimuleren wij weer actief te worden en te groeien. We bieden hen een vangnet totdat ze weer zelf een inkomen hebben.

Wat hebben we daarvoor gedaan in 2019?

De ontwikkelingen per gemeente beschrijven we in de gemeentelijke jaarrekeningen. Voor het gehele werkgebied gelden de volgende algemene ontwikkelingen.

In het programma Werk & Inkomen hebben we het dienstverleningspakket voor de drie gemeenten verzorgd. Daarmee realiseren we -naast de generieke A2-waarden- een voorziening voor het garanderen van een bestaansminimum (inkomen, minimabeleid, schuldhulpverlening). Ook bieden we ondersteuning om de kwaliteit van leven en de zelfstandigheid te vergroten (inburgering, re- integratie).

Schuldhulpverlening

De aanbesteding schuldhulpverlening leverde drie offrerende partijen op. Inmiddels is de samenwerking met de nieuwe partner, de Kredietbank Nederland, succesvol op gang gekomen.

Belangrijk daarbij is de aanwezigheid op locatie van een medewerker gedurende 1 dag per week. De samenwerking met de oude partner, de Kredietbank West-Brabant, is afgebouwd tot het afhandelen van de lopende zaken. In het verlengde hiervan is ZorgNed in gebruik genomen als applicatie voor schuldhulpverlening. Omdat ZorgNed ook gebruikt wordt bij de gemeenten binnen de A2- samenwerking verstrekt dit de integrale werkwijze.

In 2019 is binnen het cluster schuldhulpverlening een pilot uitgevoerd op het gebied van stressreductie. De medewerkers hebben hiervoor gerichte scholing gevolgd (motiverende gesprekstechniek). Daarnaast hebben we -in overleg met externe partijen, zoals de Cliëntenraad W&I, aanpassingen doorgevoerd in onze werkwijze, documenten en communicatie. Dit beoogt het verlagen van de toegangsdrempel, het realiseren van minder uitval en het bereiken van een hoger slagingspercentage.

Sociaal domein aanpak gemeenten

In alle drie A2-gemeenten maakt W&I integraal onderdeel uit van de aanpak en bezetting in het sociaal domein. De dienstverlening wordt verzorgd vanaf de gemeenten. W&I heeft integraal bijgedragen aan het opstellen van nieuwe beleidskaders sociaal domein in alle drie A2-gemeenten.

Bij alle drie gemeenten maken medewerkers van W&I deel uit van het sociaal team .

Voor Cranendonck heeft W&I het Aanvalsplan bestandsreductie afgerond. De doelstelling was het aantal uitkeringen terug te brengen van 263 tot 250 per 1 juli 2019 en 240 per 1 januari 2021. De doelstelling voor 2019 is gerealiseerd.

Voor Heeze-Leende zijn extra inspanningen geleverd voor het re-integreren van statushouders. Ook dat heeft geleid tot een forse uitstroom naar betaald werk. Mede hierdoor is het aantal uitkeringen in 2019 afgenomen van 131 tot 115.

Voor Valkenswaard is in samenwerking met het sociale domein kosten naar draagkracht verder doorontwikkeld. Hierbij wordt gemeente breed financiële ondersteuning verlengd aan inwoners met

(17)

12

een laag inkomen. Hiernaast zijn we in augustus 2019 aan de slag gegaan met bijstandsreductie. De elementen hierin zijn: strenger aan de poort door inzet medewerker handhaving, focus op werk door inzet arbeidsmakelaar bij poortgesprekken en in samenwerking met het Participatiebedrijf bij een deel van het klantenbestand de re-integratiemogelijkheden in beeld brengen. Mede hierdoor is het aantal uitkeringen in 2019 afgenomen van 535 tot 509.

Regionale samenwerking

In de arbeidsmarktregio Zuid-Oost Brabant (Valkenswaard en Heeze-Leende) is extra ingezet op de ontwikkeling van het regionale samenwerking (GRWRE). De GRWRE is voor de regio de Gateway to Work. Vanuit de GRWRE wordt de arbeidstoeleiding en arbeidsmarktbenadering verzorgd voor de deelnemende gemeenten. Ook worden inwoners met een arbeidshandicap bemiddeld naar een baan met loonkostensubsidie.

Ook in de arbeidsmarktregio Midden-Limburg (Cranendonck) is in 2019 fors geïnvesteerd in de ontwikkeling van de onderlinge samenwerking. Cranendonck heeft de basis van de samenwerking met de Risse geformaliseerd. In Midden-Limburg wordt ingezet op innovatie en wordt veelal projectmatig gewerkt. De regio loopt voorop met diverse pilots op het gebied van inburgering en simpel switchen.

Binnen de regionale samenwerkingen maakt de klantmanager W&I gebruik van de specifieke expertise en netwerk van het Participatiebedrijf en de arbeidsmakelaar op het terrein van arbeidstoeleiding. De arbeidsmakelaar werkt nauw samen met het Participatiebedrijf. Er is periodiek afstemmingsoverleg over klanten en de arbeidsmakelaar werkt een aantal dagen per week vanuit het Participatiebedrijf. De overige werkzaamheden (inkomensvoorziening, sociale activering, samenwerking binnen sociaal team) worden gedaan door de klantmanager W&I. De klantmanager W&I heeft de regie (beslissingsbevoegdheid) over de klant. Ook op het terrein van arbeidstoeleiding.

Doorontwikkeling Regionale Werkbedrijven en SW-bedrijven

Voor Cranendonck nemen we deel in de overlegstructuren van de arbeidsmarktregio Midden-Limburg en De Risse/Werk.kom. Voor Heeze-Leende en Valkenswaard geldt dat voor de overlegstructuren van het Regionaal Werkbedrijf Zuidoost Brabant en de GRWRE (Ergon/Participatiebedrijf). Waar mogelijk zetten we de ervaringen, netwerken en kennisontwikkeling over en weer in (kruisbestuiving).

Beeld arbeidsmarkt

De arbeidsmarkt heeft in 2019 zich in Nederland verder gunstig ontwikkeld. Het aantal WW- uitkeringen is in 2019 met 15% afgenomen tot 2,4% van de beroepsbevolking. Ook in de A2- gemeenten was eind 2019 2,4% van de beroepsbevolking werkloos (848 WW-uitkeringen uitkeringen) (bron CBS). Ongeveer de helft hiervan is 50 jaar en ouder.

De gunstige situatie op de arbeidsmarkt heeft ook haar weerslag op de ontwikkeling van het aantal bijstandsuitkeringen. In Nederland is het aantal bijstandsuitkeringen met 17.300 (-4,4%) afgenomen (bron CBS, aantal op 1 november 2019). Bij de A2 gemeenten is het aantal bijstandsuitkeringen in 2019 afgenomen met 65 tot 864 (-6,5%). Deze afname is veroorzaakt doordat minder inwoners een beroep doen op een bijstandsuitkering en een grote uitstroom vanuit de bijstand richting werk. In 2019 zijn 130 uitkeringsgerechtigden uitgestroomd naar werk.

In de arbeidsmarktregio Zuid-Oost Brabant stonden eind 2019 11.650 vacatures open. Met name in de technische beroepen, bedrijfseconomische en commerciële beroepen en ICT staan veel vacatures open.

In de arbeidsmarkt Midden-Limburg stonden eind 2019 4.750 vacatures open. In deze regio zijn er veel vacatures in de technische beroepen. Ook bij de bedrijfseconomische en commerciële beroepen, logistiek en ICT staan veel vacatures open.

(18)

13 Wat heeft het gekost in 2019?

Programma 1

Werk & Inkomen, lasten (x € 1.000)

Rekening

2018 Begroting

2019 Begroting na wijziging 2019

Rekening 2019

Personele lasten 2.856 2.340 2.440 2.456

Personeel gerelateerde lasten 34 22 22 11

Overige organisatielasten 296 19 47 28

Doorbelasting personele

lasten - - - 326

Doorbelasting overige

organisatielasten - - - 262

Totaal 3.186 2.381 2.509 3.083

Programma 1

Werk & Inkomen, baten (x € 1.000)

Rekening

Rekening 2019

Bijdrage Cranendonck 731 683 724 724 Bijdrage Heeze-Leende 462 432 462 462 Bijdrage Valkenswaard 1.354 1.266 1.323 1.323

Doorbelasting - - - 588

Totaal 3.339 2.381 2.509 3.097

Saldo voor bestemming Rekening

Rekening 2019

Totaal 153 - - 14

Mutatie reserves Rekening

Rekening 2019

Onttrekking - - - -

Toevoeging - - - -

Totaal - - - -

Saldo na bestemming Rekening

Rekening 2019

Totaal 153 - - 14

Afwijkingen Bedrag (x € 1.000)

Personele lasten W&I

De salariskosten vast personeel zijn lager dan begroot omdat een deel van de vacatures nog niet ingevuld is.

Door de invulling van vacatures met tijdelijke medewerkers zijn de kosten van inhuur hoger dan begroot. Hiernaast worden aanvullende werkzaamheden verricht t.b.v. de programmagelden / specials voor de gemeenten door tijdelijke medewerkers. Uitvoering met vaste medewerkers is niet logisch omdat de specials een tijdelijk karakter kunnen hebben.

De dekking van deze specials bedraagt in totaal € 326 K, o.a.:

- inzet t.b.v. inburgering, schuldhulpbemiddeling en participatie - inzet arbeidsmakelaar

- Kosten naar draagkracht - etc.

+291 - 307

- 326

(19)

14

Afwijkingen Bedrag (x € 1.000)

Personeel gerelateerde lasten

De personeel gerelateerde lasten lijken lager dan begroot, maar een deel van deze kosten zoals gratificaties, reiskosten, overwerk is direct verwerkt met de salarisuitbetalingen en opgenomen onder personeelskosten. Ook de inhuur voor ziektevervanging is opgenomen onder personeelskosten.

+ 11

Overige organisatie lasten

De overige lasten zoals abonnementen, cursussen en overige

vergoedingen personeel wijken beperkt af van de begroting. Per saldo leidt dit in een klein overschot.

In 2019 hebben we namens de programmagelden van de gemeenten ook diverse uitgaven gedaan. Deze kosten zijn doorgelegd aan de gemeenten

+19

- 262

Doorbelasting aan gemeenten

Doordat de specials niet in de begroting opgenomen zijn, leidt de uitvoering van deze specials tot een hogere bijdrage vanuit de gemeenten.

Voor de deelname aan het regionaal ESF project is een vergoeding ontvangen.

+572

+ 16

Totaal saldo 14

(20)

15

Programma 2 Overhead (bedrijfsvoering)

In dit programma wordt de dienstverlening van de GRSA2 op het gebied van bedrijfsvoering beschreven.

Wat is de doelstelling?

De doelstelling van de huidige GRSA2 is om door middel van een bundeling van de bedrijfsvoeringactiviteiten de gemeenten maximaal te ondersteunen bij de uitvoering van hun primaire taken. De gemeenten moeten daarmee nog beter in staat moeten worden geacht om de dienstverlening aan hun burgers, bedrijven en instellingen te realiseren.

Hiervoor zijn een viertal concrete doelstellingen opgenomen, namelijk borging van de kwaliteit van dienstverlening, borging van continuïteit, vermindering van kwetsbaarheden en verlaging van kosten van bedrijfsvoering. Deze doelstellingen waren ook in 2019 nog steeds van kracht.

Om deze doelstellingen te realiseren is een aantal uitgangspunten geformuleerd welke ook in 2019 van kracht waren, zoals digitaal werken & zaakgericht werken, click-call-face, integraal management, zelfwerkzaamheid en zelfredzaamheid, harmoniseren en standaardiseren tenzij en het gezamenlijk oppakken van nieuwe zaken.

Wat is er gerealiseerd in 2019?

Dit jaar hebben we naast de reguliere dienstverlening aan onze klantorganisaties nog een aantal ontwikkelingen in gang gezet of verder doorgevoerd.

Voor een aantal bedrijfsvoering taakgebieden werd al eind 2015 besloten tot applicatieharmonisatie.

Dit moest hand in hand met de reorganisatie worden opgepakt en ondersteund vanuit I&A. Op gebied van harmonisatie bedrijfsvoering processen en bijbehorende ICT toepassingen zijn in 2019 weer stappen gezet.

• In 2019 is het traject gestart van het harmoniseren van het financieel beleid, administratie, Planning en Control documenten. Hierdoor is begin 2020 aan de gemeenteraden een geharmoniseerde financiële verordening aangeboden als basis voor de verdere standaardisatie van de financiële administratie, planning en control documenten en financiële managementinformatie.

• Na een gezamenlijke aanbesteding is gekozen voor een nieuw gezamenlijk burgerzaken applicatie. Implementatie hiervan vindt in 2020 plaats. Deze applicatie biedt zowel voor burgers als de gemeentelijke organisaties veel voordelen bij de doorontwikkeling en verdere digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening.

• Er is een keuze gemaakt voor een nieuw ICT systeem voor de ondersteuning van het sociaal domein ZorgNed. ZorgNed ondersteunt de medewerkers in het sociaal domein bij de uitvoering van WMO en jeugdwet. De implementatie daarvan was een complex proces, gelet op de regels rondom de bescherming van persoonsgegevens, de koppeling met andere (financiële) systemen en de verandering van werkwijze die het vergt van de medewerkers in het sociaal domein. De implementatie is in 2018 gestart en begin 2019 afgerond.

• Er zijn in 2019 diverse ICT technische zaken opgepakt om de ICT infrastructuur te moderniseren, beschikbaarheid te verbeteren en beter te beveiligingen tegen ongewenst gebruik. Denk hierbij aan: uitvoering van de technische verbeterplannen uit de ENSIA/BIG zodat we compliant zijn; invoering van (kwaliteits)procesmanagement waardoor we zoveel mogelijk compliant blijven; moderniseren van onze uitwijkomgeving; technische voorbereidingen voor modernere functionaliteiten ter ondersteuning van digitaal (samen)werken middels Office365, modernisering werkplekken (beide uit te rollen in 2020) en implementatie van Mobile Device Management voor beveiliging en beheer mobiele apparatuur. Helaas zijn een aantal I&A en Ensia/BIG projecten o.a. vanwege capaciteitsproblemen nog niet in 2019 afgerond.

(21)

16

• Het beleid, en de bijbehorende werkzaamheden, t.a.v. kwijtscheldingen is onderzocht en er is advies uitgebracht over de mogelijkheden tot harmoniseren en standaardiseren.

• In 2019 is na een aanbesteding, gekozen voor een nieuw gezamenlijke BAG-applicatie die eind 2019 ook is geïmplementeerd. In 2020 gaan de beheerprocessen per gemeente hiernaar over.

• Op het gebied van gegevensbeheer burgerzaken is een nieuwe gezamenlijke beheerregeling BRP vastgesteld en een centrale “terugmeld voorziening” in gebruik genomen. Ter bevordering van de kwaliteit en efficiëntie van onze dienstverlening aan onze burgers.

• In 2019 is de poststroom voor een aantal bedrijfsprocessen geharmoniseerd in samenhang met de uitrol van Exxellence, ons nieuwe zaaksysteem ter ondersteuning van de digitale dienstverlening.

Naast het harmoniseren en standaardiseren van werkprocessen en applicaties in 2019 zijn nog de volgende zaken gerealiseerd.

• Er is een onderzoek gedaan naar een samenwerking met de Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) en een advies uitgebracht over de mogelijkheden.

• Er heeft een pilot (pre) mediation plaatsgevonden. De pilot is inmiddels afgerond en zal geëvalueerd worden.

• Op het gebied van facilitair management is een demarcatieoverzicht opgesteld. Deze dient nog te worden vastgesteld.

• Voor het door ontwikkelen van de bedrijfsvoering van de gemeenten is er een ontwikkelagenda opgesteld waarin voor alle taakgebieden initiatieven zijn opgenomen om de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering te verbeteren.

Digitaal (samen)werken en zaakgericht werken

In het kader van een verdere digitalisering en het zaakgericht werken is een aantal belangrijke stappen gezet in 2019.

• We hebben in 2019 gezamenlijk met de 3 gemeenten een I&A-visie ontwikkeld die de basis moet leggen voor de wijze waarop wij I&A vorm kunnen geven zodat de dienstverlening ook in de toekomst aansluit bij alle technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Met name de technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat onze klanten steeds anders aankijken tegen dienstverlening en dat we niet meer in een tijdperk van verandering zitten, maar in een verandering van een tijdperk. Deze visie zal ons helpen om richting te geven aan onze rol daarin.

• De medewerker beschikt over geschikte digitale middelen en vaardigheden. Processen zijn zo veel mogelijk gedigitaliseerd en geautomatiseerd, zowel in het primaire proces als in de PIJOFACH-omgeving. De fysieke stukkenstromen nemen steeds verder af.

• In alle 3 de gemeenten worden steeds meer processen via het (gezamenlijke) zaaksysteem ondersteund. De burgers ervaren direct de voordelen door meer digitaal, plaats en tijd onafhankelijk zaken met de gemeente te kunnen regelen.

• In het kader van informatieveiligheid en privacy zijn er de nodige stappen gezet. Dit is beschreven in de paragraaf informatieveiligheid.

• De controles t.a.v. de betalingsprocessen zijn volledig gedigitaliseerd. Dit proces bestond voorheen uit het controleren van lange (geprinte) controlelijsten.

• Het gebruik van E-factureren is geïmplementeerd waarbij we onze leveranciers ook actief stimuleren om gebruik te maken van dit digitale proces.

• Alle organisaties maken gebruik van de module conceptnota’s. Deze module ondersteunt en optimaliseert het proces t.a.v. het verzenden van nota’s. Als gevolg van het gebruik is het proces verder gedigitaliseerd, beter geborgd en meer efficiënt ingericht.

(22)

17

• Onze applicatie ter ondersteuning van het beheer van onze bedrijfsvoering processen is gemoderniseerd en direct de bestaande beheerprocessen geactualiseerd en geoptimaliseerd.

Hiermee hebben we ook een stevige basis voor verdere doorontwikkeling van procesmanagement gelegd.

• Een deel van het analoge archief is gedigitaliseerd zodat archiefstukken gemakkelijker toegankelijk zijn.

(23)

18

Wat heeft het gekost in 2019?

Programma Overhead, lasten (x € 1.000)

Rekening 2018

Begroting 2019

Begroting na wijziging 2019

Rekening 2019

Personele lasten 10.784 9.490 9.689 10.164

Personeel gerelateerde lasten 170 688 381 232

ICT lasten 3.326 3.377 3.282 2.829

Overige organisatielasten 818 700 575 516

Doorbelasting personele

lasten - - - 549

Doorbelasting personeel gerelateerde lasten

- - - 5

Doorbelasting ICT lasten - - - 479

Doorbelasting overige

organisatielasten - - - 311

Taakstelling - -306 -106 0

Totaal 15.098 13.949 13.821 15.085

Programma Overhead, baten

(x € 1.000)

Rekening 2018

Rekening 2019

Bijdrage Cranendonck 3.847 4.087 4.046 4.046

Bijdrage Heeze-Leende 3.338 3.338 3.308 3.308

Bijdrage Valkenswaard 6.282 6.524 6.467 6.467

Doorbelasting 1294 - 60 1.344

Totaal 14.761 13.949 13.881 15.165

Saldo voor bestemming Rekening 2018

Rekening 2019

Totaal -337 - 60 80

Mutatie reserves Rekening 2018

Rekening 2019

Onttrekking 262 - - 125

Toevoeging - - 60 60

Totaal 262 - 60 65

Rekening 2019

Totaal -75 - - 145

De belangrijkste afwijkingen Bedrag (x € 1.000)

Personele lasten

Er zijn diverse medewerkers ingehuurd voor moeilijk in te vullen vacatureplaatsen. Met name binnen het taakgebied Financiën en P&O. De kosten van deze inhuur zijn fors hoger dan de gebudgetteerde kosten voor medewerkers in vaste dienst en leiden daarmee tot een forse overschrijding van de gebudgetteerde personele lasten.

Daarnaast zijn er aanvullende personele lasten voor de extra dienstverlening aan de gemeenten zoals projectleiding en ondersteuning

-582

-549

(24)

19

Zorgned, ENSIA/AVG, juridische ondersteuning P&O, ambtelijk secretaris OR en P&O advies. Deze kosten zijn aanvullend doorbelast.

Personeel gerelateerde lasten

De personeel gerelateerde lasten lijken lager dan begroot, maar een deel van deze kosten zoals gratificaties, reiskosten, overwerk is direct verwerkt met de salarisuitbetalingen en opgenomen onder personeelskosten. Ook de inhuur voor ziektevervanging is opgenomen onder personeelskosten.

Diverse kleine aanvullende diensten, deze zijn doorbelast aan de gemeenten.

+149

-5

ICT lasten

In 2019 zijn er veel voorbereidingen gestart voor de verdergaande digitalisering en stijgende behoefte aan moderne software om digitaal te kunnen samenwerken. Er is onder andere een uitgebreider contract voor MicroSoft licenties afgesloten voor structureel 100k aan meerkosten per jaar vanaf november 2019. Het digitaal werken vraagt om meer/andere mobiele apparatuur. In 2020 moeten veel van de huidige in gebruik zijnde mobiele apparatuur vervangen worden. Verder zijn een aantal omvangrijke ICT-projecten technisch voorbereid in 2019 welke in 2020 worden uitgerold (o.a. de beveiliging/beheer van mobiele apparatuur).

Doordat deze projecten, mede i.v.m. de omvang veel voorbereiding vragen, zullen de kosten vanaf 2020 ontstaan. Hierdoor is van het de beschikbaar budget van 2019 van 3.282K een bedrag van 453K niet gebruikt.

Het meer en meer digitaal werken en digitaal vergaderen daarentegen heeft geleid tot een forse afname in gebruik en de kosten van de multifunctionals (print-/kopieer-/scanapparatuur) van 78K.

Diverse doorbelasting van aanvullende dienstverlening voor gemeenten, zoals o.a.:

• Archiefsysteem Valkenswaard

• Diverse licenties

• Mobile devices Cranendonck

• Digitale dienstverlening

• Overige ICT kosten gemeentelijke toepassingen

+453

-479

Overige organisatielasten

De lagere organisatie lasten zijn deels te verklaren doordat er

terughoudend gebruik is gemaakt van de beschikbare budgetten binnen deze post voor o.a. vergader en representatiekosten, materialen, abonnementen, contributies en communicatie.

Diverse aanvullende doorbelastingen aan de gemeenten voor:

• Aanvullende inzet Bizob

• Extra facilitaire dienstverlening

• Diversen aanvullende dienstverlening zoals verzekeringen

+59

-311

(25)

20

Doorbelasting aan gemeenten

Doordat de specials niet in de begroting opgenomen zijn, leidt de uitvoering van deze specials tot een hogere bijdrage vanuit de gemeenten (zie toelichting hierboven)

+1.284

Onttrekking reserve Het resultaat is inclusief;

• de vrijval van de bestemmingsreserve inhuur ad € 98.000,

• de onttrekking van € 15.000 voor bestemmingsreserve programmatische aanpak harmonisatie- en

standaardisatiekalender,

• de vrijval van € 12.000 uit de bestemmingsreserve netwerk (vast en wifi).

Toevoeging reserve

• Bestemmingsreserve programmatische aanpak harmonisatie- en standaardisatiekalender

+ 125

-60

Totaal saldo 145

(26)

21

Onvoorzien

Onvoorzien, lasten (x € 1.000)

Rekening 2018

Rekening 2019

Onvoorzien - 20 20 -

Totaal - 20 20 -

Onvoorzien, baten

(x € 1.000) Rekening

Rekening 2019

Bijdrage Cranendonck 6 6 6 6

Bijdrage Heeze-Leende 5 5 5 5

Bijdrage Valkenswaard 9 9 9 9

Doorbelasting - - - -

Totaal 20 20 20 20

Saldo voor bestemming Rekening

Rekening 2019

Totaal 20 - - 20

Mutatie reserves Rekening

Rekening 2019

Onttrekking - - - -

Toevoeging - - - -

Totaal - - - -

Rekening 2019

Totaal 20 - - 20

(27)

22

Vennootschapsbelasting

Op basis van de Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen geldt per 1 januari 2016 belastingplicht voor overheidsondernemingen. Gemeenten, provincies, waterschappen, maar ook andere publiekrechtelijke lichamen en overheidsstichtingen en –verenigingen zullen in dat kader per activiteit moeten beoordelen of met de uitoefening van de betreffende activiteit een onderneming in fiscaalrechtelijke zin wordt gedreven. Voor de vraag of een activiteit (dan wel een clustering van meerdere activiteiten) voor fiscale doeleinden kwalificeert als onderneming, is van belang om vast te stellen of sprake is van:

1. een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal;

2. waarmee wordt deelgenomen aan het economische verkeer; en 3. waarmee een winst wordt beoogd/behaald.

De GRSA2 heeft met behulp van een inventarisatiematrix de situatie met betrekking tot de vennootschapsbelasting in beeld gebracht. Hierbij zijn de hierboven aangegeven punten beoordeeld om daarmee tot een oordeel te komen over het wel of niet vennootschapsbelastingplichtig zijn van de GRSA2. Op grond van de inventarisatie is vastgesteld dan er bij de GRSA2 geen winstoogmerk aanwezig is. Een incidenteel overschot wordt met de deelnemers verrekend.

(28)

23

Algemene dekkingsmiddelen

De dekkingsmiddelen voor de Samenwerking A2 gemeenten bestaan uit de bijdragen van de drie gemeenten die in de samenwerking participeren: Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard. De bijdragen dekken volledig de lasten. Ze zijn gebaseerd op de verdeelsleutels die met het implementatieplan (1-1-2014) zijn vastgesteld.

In onderstaande tabel is aangegeven tot welke bijdragen dit leidt.

(x € 1.000) Rekening

Rekening 2019

Cranendonck 4.584 4.776 4.776 4.776

Heeze-Leende 3.805 3.775 3.775 3.775

Valkenswaard 7.645 7.799 7.799 7.799

Doorbelasting* 2.086 - 60 1.932

Totaal 18.120 16.350 16.410 18.282

* Betreffen kosten die in 2019 door de GRSA2 zijn betaald en zijn door gefactureerd aan met name de drie deelnemende gemeenten. Het betreft hier kosten voor de dienstverlening op speciaal verzoek vanuit de gemeenten die niet behoort tot de standaard dienstverlening zoals is afgesproken en vastgelegd in de producten diensten catalogus.

Kostenverdeelsleutels

De opzet in het implementatieplan is een zo ‘eerlijk’ en transparant mogelijke kostenverdeling, waarbij rekening wordt gehouden met het ‘bijzondere’ karakter van W&I binnen Samenwerking A2 gemeenten, maar ook naar een ‘eerlijke’ verdeling tussen de drie gemeenten in relatie tot de ingebrachte taken, formatie en budget in de samenwerking. Op grond daarvan is gekozen voor onderstaande verdeelsleutels.

Bedrijfsvoering

De gemeenten hebben verschillende keuzen gemaakt ten aanzien van de personele bezetting op de beleids- en adviestaken. Voor de kosten gerelateerd aan deze functies, die bovendien een sterkere koppeling hebben met de couleur locale van de gemeenten dan de administratieve functies, is voor een verdeelsleutel gekozen op basis van de inbreng.

Administratie

De bedrijfsvoeringslasten worden gerelateerd aan de administratieve functies, inclusief managementondersteuning en management, en verdeeld op grond van de verhouding in

‘achtergebleven’ formatie.

Werk & Inkomen

De omvang van de personeelskosten W&I en de direct aan W&I gerelateerde organisatiekosten, zoals abonnementen en advieskosten, hebben een relatie tot de samenstelling en het aantal inwoners en het aantal cliënten van de drie gemeenten. Binnen de begroting van de Samenwerking A2 gemeenten worden de kosten verdeeld op grond van de verhoudingen in inwoner- en cliëntaantallen.

I&A

De automatisering is bij de deelnemende gemeenten van oudsher verschillend georganiseerd.

Hierdoor is er een aanzienlijk verschil in kosten tussen de drie gemeenten. Niet alleen absoluut maar ook relatief. De oorzaken hiervan zijn divers. Vanuit de harmonisatie van applicaties zal dat verschil op den duur verdwijnen, maar voor het toepassen van een algemene verdeelsleutel is het verschil nog te groot. Vandaar dat de ingebrachte ICT kosten als verdeelsleutel is gehanteerd.

Onderstaande tabel geeft de verdeelsleutel per categorie aan.

(29)

24

Gemeente Bedrijfsvoering (%)

Administratie (%)

Werk & Inkomen (%)

I&A (%)

Cranendonck 31,77 31,11 28,70 25,50

Heeze-Leende 23,60 21,70 18,14 24,96

Valkenswaard 44,63 47,19 53,16 49,54

Totaal 100,00 100,00 100,00 100,00

(30)

25

Paragrafen

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

De Samenwerking A2-gemeenten beschikt eind 2019 over een eigen vermogen van € 262.000,-. Dit bestaat uit het exploitatiesaldo over 2019 ad € 179.000,- en een saldo bestemmingsreserves ad

€ 83.000.

In 2019 is aanspraak gemaakt op het frictiebudget van de deelnemende gemeenten. Dit frictiebudget maakt deel uit van het implementatieplan dat separaat door de gemeenteraden is vastgesteld.

Aangezien de Samenwerking A2-gemeenten geen mogelijkheden heeft om zelf eventuele tegenvallers op te vangen, kan het frictiebudget soelaas bieden.

Beleid omtrent weerstandcapaciteit en risico’s

Het doel van het weerstandsvermogen is te bepalen of tegenvallers die zich kunnen voordoen opgevangen kunnen worden zonder dat direct de begroting of het beleid dient te worden aangepast.

Hiervoor is het van belang de er een inventarisatie plaatsvindt van de risico’s. In de “Financiële Verordening” is daarom opgenomen dat bij de begroting en de jaarrekening een inventarisatie plaatsvindt van de risico’s en de maatregelen om de risico’s te beheersen. Op basis hiervan kan twee maal per jaar de benodigde risicodekking worden bepaald, die op zijn beurt weer wordt afgezet tegen de beschikbare risicodekking, de zogenaamde weerstandscapaciteit.

Er worden de volgende begrippen gehanteerd:

■ Risico’s

Het realiseren van bedrijfsdoelstellingen gaat gepaard met risico’s. Risico’s zijn mogelijke gebeurtenissen die een nadelige invloed hebben op het bereiken van de beleidsdoelstellingen. Deze dienen beheerst te worden, dat wil zeggen: geheel of gedeeltelijk voorkómen (verlagen van de kans), mitigeren (reduceren van negatieve effecten) of overdragen (verlagen van de impact).

■ Risicomanagement

Risicomanagement is er op gericht om op een systematische wijze de bedreiging voor de bedrijfsdoelstellingen te minimaliseren. Risico’s kunnen via interne beheersmaatregelen, verzekeringen of voorzieningen worden afgedekt. Resterende risico’s worden voorzien van specifieke beheersmaatregelen en gekwantificeerd.

■ Weerstandscapaciteit

Binnen de organisatie zijn middelen en mogelijkheden beschikbaar om de resterende risico’s af te dekken. Deze zijn beschikbaar in de vorm van exploitatiebudgetten en door de eigenaarsrol die de deelnemende gemeenten vervullen. Binnen de Samenwerking A2-gemeenten zijn de “Algemene Reserve”, de post “Onvoorzien” en een eventueel saldo van baten en lasten onderdeel van de weerstandscapaciteit. De ‘achtervang’ op grond van artikel 24 lid 3 van de GR, waarin bepaald is dat gemeenten er voor zorg dienen te dragen dat de Samenwerking A2-gemeenten aan haar verplichtingen kan voldoen, wordt niet tot de weerstandscapaciteit gerekend.

■ Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare weerstandscapaciteit de benodigde weerstandscapaciteit kan opvangen.

Inventarisatie van risico’s.

Bij het opstellen van deze jaarrekening zijn per programma de risico’s geïdentificeerd en voorzien van beheersmaatregelen. Via de budgetcyclus vindt periodieke toetsing op de effectiviteit van de beheersmaatregelen plaats en worden de risico’s geactualiseerd en kan door monitoring en rapportage actief gestuurd worden.

Voor de risico’s die van materieel belang zijn, en die niet of onvoldoende worden afgedekt door verzekeringen of voorzieningen, is een inschatting gemaakt van kans en impact.

(31)

26

Via onderstaande tabel zijn de risico’s gekwantificeerd:

Kans Impact

Categorie Klasse Gem. Categorie Klasse Gemiddelde

Zeer klein 0% - 10% 5% Zeer klein € 0 € 0

Klein 10% - 30% 20% Klein € 0 - € 100.000 € 50.000

Gemiddeld 30% - 50% 40% Gemiddeld € 100.000 - € 250.000 € 175.000 Groot 50% - 70% 60% Groot € 250.000 - € 500.000 € 375.000 Zeer groot 70% - 90% 80% Zeer groot € 500.000 - € 1.000.000 € 750.000

Enorm > € 1.000.000 € 1.500.000

Van ieder risico is de kans en de impact (in euro’s) ingeschat. Is de kans bijvoorbeeld groot en de impact zeer groot, dan is de risicoscore 60% van € 750.000, ofwel € 450.000.

Mogelijke risico’s die de gemeenten via de Samenwerking A2-gemeenten lopen worden per programma weergegeven. Daarnaast is sprake van algemene risico’s die betrekking hebben op de stafkosten en/of voor de GRSA2 in totaal.

Algemene risico’s GRSA2:

1. De GR Samenwerking A2-gemeenten is eigen risico drager voor de WW. Dit risico doet zich voor indien een medewerker van de Samenwerking A2-gemeenten gedwongen wordt ontslagen of wanneer een contract voor bepaalde tijd niet wordt verlengd en de medewerker recht heeft op een uitkering van het UWV. De Samenwerking A2-gemeenten moet dan de uitkering, die de UWV gaat uitbetalen aan betrokken medewerker, aan de UWV vergoeden.

Hiermee is geen rekening gehouden.

2. De huidige cao loopt tot en met 2020. Na 2020 wordt rekening gehouden met loonontwikkelingen conform de loonvoetsector overheid. Stijgen de lonen meer dan zullen de begrote budgetten onvoldoende zijn om de kosten te dekken.

3. Hogere kosten voor inhuur door het niet in kunnen vullen van openstaande vacatures. Door de druk op de arbeidsmarkt ontstaat het risico dat vacatures niet passend kunnen worden ingevuld. Indien het hier cruciale posities betreft die omwille van de voortgang van de dienstverlening wel ingevuld dienen te worden dan is inhuur veelal de enige oplossing. Het gaat hier om posities als financieel adviseur, , ICT functies. Door de wetswijziging in kader van Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) wordt ook een kostenstijging van inhuur voorzien van bijna 6%.

4. Voor 2020 en 2021 staat de uitvoering van de ontwikkel (harmonisatie- en standaardisatie) agenda op het programma. De mate waarin de ontwikkelagenda wordt uitgevoerd heeft directe gevolgen voor het realiseren van de efficiency doelstelling in de GRSA2.

(32)

27 Uitwerking van deze risico’s in een risicoscore levert het volgende beeld op:

Nr. Risico/Gebeurtenis Kans Impact Beheersmaatregel Risicoscore 1 Risico bij gedwongen

ontslag en niet verlengen tijdelijke contracten.

gemiddeld gemiddeld bij tijdelijke contracten meer sturen op payroll constructie waarbij dit risico niet aanwezig is.

70.000

2 Er is geen rekening gehouden met de cao afspraken na 2020.

gemiddeld groot zodra cao afspraken bekend doorrekenen wat de gevolgen zijn en indien nodig bijsturen op P- budget.

150.000

3 Hogere kosten door inhuur op cruciale posities

groot groot Goede werving en selectie om geschikt vast personeel aan te trekken. Evt.

tijdelijke markttoeslag betalen.

225.000

4 Het op onderdelen niet kunnen harmoniseren en standaardiseren.

groot zeer groot Komen tot gezamenlijke aanpak van oplossingen.

In eerste instantie is het OGON hierbij aan zet. De gekozen harmonisatie oplossingen dienen dan door bestuur en directie van de gemeenten ondersteund te worden.

450.000

5

Totale risicoscore 2019 895.000 De totale risico-inventarisatie leidt tot een risicoscore van € 895.000,-. Op basis van de ingevoerde risico's is een risicosimulatie uitgevoerd. De risicosimulatie wordt toegepast omdat het reserveren van het maximale bedrag niet noodzakelijk is. De geschetste risico's zullen immers niet allemaal tegelijkertijd en in hun maximale omvang optreden. Bij een zekerheidspercentage van 90% (dit betekent dat met een zekerheid van 90% alle risico's binnen hun kans van optreden kunnen worden afgedekt), bedraagt de benodigde risicodekking circa € 805.500,-.

Inventarisatie van de weerstandscapaciteit.

Rekening

2018 Rekening

2019 Begroting 2020 Algemene

reserve

€ 0 € 0 € 0

Saldo

exploitatie € 99.000 € 179.000 € 0 Onvoorzien € 20.000 € 20.000 € 20.000 Totaal € 119.000 € 199.000 € 20.000

De bovenstaande inventarisatie van de risico’s leidt tot een benodigde risicodekking van € 805.500.

De inventarisatie van de weerstandscapaciteit leidt tot een beschikbare risicodekking van € 20.000,- (referentiejaar 2019) uit de post onvoorzien. De GRSA2 heeft geen eigen vermogen of algemene reserves. Dat betekent dat de weerstandscapaciteit van de Samenwerking A2-gemeenten van onvoldoende niveau is om zelf de risico’s, op basis van de risicoscores, te kunnen opvangen.

Zoals in de gemeenschappelijke regeling is aangegeven ligt het financiële risico bij de deelnemende gemeenten. Uit bovenstaande blijkt dat de gemeenten tezamen € 785.500,- als buffer in hun jaarrekening dienen aan te houden.

(33)

28

Bij toepassing van het aantal inwoners als verdeelsleutel betekent dit per gemeente:

% bedrag

Cranendonck 31% € 243.500 Heeze-Leende 23% € 180.500 Valkenswaard 46% € 361.500 100% € 785.500 Uitbraak corona virus

De uitbraak van het Corona virus begin 2020 heeft grote impact op de Nederlandse samenleving en de organisaties. De gevolgen van deze virus uitbraak zijn naar verwachting omvangrijk voor de gemeenten en in mindere mate ook voor de A2 organisatie. Denk hierbij o.a. aan:

• mogelijk hoger ziekteverzuim waarvoor vervanging geregeld moet worden voor cruciale dienstverlening,

• extra vraag om dienstverlening door toenemende aantal uitkeringsgerechtigden en BBZ aanvragen binnen het programma W&I,

• mogelijk extra kosten i.v.m. het langdurig werken op afstand en de beschikbaarstelling van ICT faciliteiten aan de medewerkers van de 4 organisaties binnen het programma overhead/bedrijfsvoering.

Het ontbreekt op het moment van samenstellen van deze jaarrekening nog aan onvoldoende informatie over de consequenties om een financiële risicoberekening te maken voor de gemeenten.

Kengetallen

Kengetallen Jaarrekening 2016

Jaarrekening 2017

Netto Schuldquote -4% -4% 0% -1%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

-4% -4% 0% -1%

Solvabiliteitsratio 5% 5% 2% 4%

Structurele exploitatieruimte

0% 1% 1% 1%

Omdat de GRSA2 geen langlopende schulden heeft, geen eigen vermogen heeft en een resultaat behaald heeft van 179.000 euro, komen de financiële kengetallen afgerond tussen de 0% en 1%

uit in 2019.

(34)

29

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

De omvang van de kapitaalgoederen van de Samenwerking A2-gemeenten is nihil. De Samenwerking heeft in 2014 de beschikking gekregen over activa voor activiteiten van de afdeling I&A, zoals hardware en software. Deze zijn volledig ondergebracht bij een leasemaatschappij.

De dienstauto waarover de Samenwerking vanaf november 2013 beschikt wordt geleased. Deze auto wordt ingezet voor werkbezoeken aan cliënten in de deelnemende gemeenten en aan de gemeenten zelf. De medewerkers van de GRSA2 zijn gehuisvest in de gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten.