Bezoekadres: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar Correspondentieadres: Postbus 175, 1860 AD Bergen Tel. (072) 888 00 00 Fax (072) 888 01 00 info@bergen-nh.nl www.bergen-nh.nl
Fractie van D66 Postbus 175
1860 AD BERGEN
ALG 51
Antwoord van het college op de schrifetlijke vragen van de fractie van D66 over de werkorganisatie BUCH.
uitgaand
Afdeling : Bestuur Ons kenmerk : 16UIT00094
Team : Directie Zaaknummer :
Contactpersoon : Thecla Engelsbel Uw brief van : 27 november 2015
Telefoonnummer : (072) 888 01 73 Uw kenmerk :
Bijlage(n) : - Verzenddatum :
Onderwerp : schriftelijke vragen vorming GR werkorganisatie BUCH
Geachte leden van de fractie van D66,
Ons college heeft op 27 november 2015 schriftelijke vragen van u ontvangen over de vorming GR werkorganisatie BUCH. U bent op 17 december 2015 per mail op de hoogte gesteld van het feit dat de termijn van beantwoording in het kerstreces zou vallen.
Aangegeven is dat wij de beantwoording van de schriftelijke vragen in onze vergadering van 12 januari 2016 zouden vaststellen. Dat heeft inmiddels plaatsgevonden.
Voordat wij overgaan tot de beantwoording van de vragen willen wij kort ingaan op een aantal door u aangegeven overwegingen in uw toelichting op de vragen. Deze toelichting luidde als volgt:
In 1 jaar zullen de volgende processen moeten plaatsvinden:
gekantelde organisatie en een kanteling van ambtenaren waarbij van buiten naar binnen gewerkt gaat worden
aansluitend hierop introductie van het nieuwe werken
samenvoeging van organisatie en daarmee samenvoeging van werkculturen
formuleren van de nieuwe werkprocessen door de nieuwe kwartiermakers en indeling van de medewerkers binnen deze werkprocessen
papierloos werken en nieuw dsm voor een aantal gemeentes
selectie en implementatie van nieuwe domein specifieke software passend bij de nieuwe werkprocessen
dat is heel veel om in een jaar te realiseren, maar als raadsleden zijn we natuurlijk wel blij met deze doelstellingen, echter daarbij hebben we de volgende vragen:
Uw opsomming bij de toelichting lezende, kunnen wij niet anders dan instemmen met uw opmerking dat het wel erg veel is om in een jaar te realiseren. Wij kunnen u nu al aangeven dat dit niet voor alle werkzaamheden en op alle taakvelden gaat lukken.
Dat is ook de reden dat de kwartiermakers bijvoorbeeld bij de keuze voor software applicaties de opdracht hebben gekregen om eerst bij de kernapplicaties een keuze te maken voor één van de applicaties die nu al door de vier gemeenten wordt gebruikt.
2
Zoals door het bestuur i.o. van de BUCH ook al aan u is gemeld, is dat wij samen met u streven naar een organisatie die per 1 januari 2017 is toegerust op het uitvoeren van de opgedragen taken. Maar de organisatie is dan nog niet af. Nog niet alle werkprocessen en applicaties zijn dan geharmoniseerd. Daarnaast moet de organisatie zich blijven
doorontwikkelen om te voldoen aan de kaders die in het bedrijfsplan zijn gesteld en aan de eisen die de omgeving aan ons stelt.
Hieronder gaan wij in op de beantwoording van uw vragen. Dat doen wij door eerst uw vraag op te nemen en daarna deze vraag te beantwoorden.
Vraag 1
Op welke wijze zou de raad kunnen helpen/ bijdragen om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen. Zou het bijvoorbeeld een idee zijn om de lange termijn planning kritisch door te lopen en te kijken welke projecten uitgesteld zouden kunnen worden
Antwoord 1
Ons college heeft samen met het management van onze organisatie eind vorig jaar de planning doorgelopen en geschoven met een aantal punten in de planning. Op dit moment gaan wij ervan uit dat deze planning haalbaar is. Wij willen graag met u afspreken dat wij van het aanbod om na te gaan welke projecten uitgesteld kunnen worden gebruik maken als blijkt dat de aangepaste planning niet haalbaar is. Wij gaan dan graag met u het gesprek aan voor het opnieuw vaststellen van prioriteiten.
Vraag 2
Welke meetinstrumenten zouden kunnen worden toegepast om als raad inzicht te krijgen in de juiste realisatie van het reorganisatie proces? Bijvoorbeeld een externe risico
inventarisatie op ICT gebied maar ook op procesimplementatie gebied
Antwoord 2
Vanuit de directie i.o. wordt gezorgd voor een aantal adviezen van externe deskundigen. Op dit moment wordt onderzocht of de GR eerder dan op 1 januari 2017 in werking kan treden zodat bijvoorbeeld gebruik kan worden gemaakt van BTW voordelen. De directie i.o. denkt hierover eind januari duidelijkheid te hebben.
Daarnaast vindt door experts onderzoek plaats naar het gebruik van software licenties door alle vier de gemeenten en de benodigde aanbestedingsprocedures bij de aanschaf van applicaties. Ook wordt, waar nodig, een second opinion gevraagd wanneer het om de koppeling van bepaalde applicaties gaat.
Op 10 februari 2016 is er een vergadering van de Klankbordgroep van de BUCH raden waarin onder andere over de KPI’s en dienstverlening wordt gesproken. Wij stellen voor dat u de vraag over de meetinstrumenten daar onder de aandacht brengt en daarover van gedachten wisselt met de leden van de andere drie raden. Op deze manier kan de behoefte van alle raden worden gepeild en kunnen afspraken worden gemaakt op welke onderdelen u metingen wilt laten verrichten.
Vraag 3
Op welke wijze zou de communicatie richting de raad het beste kunnen verlopen vanuit de BUCH organisatie, op een manier dat bij de raadsleden inzicht ontstaat over de voortgang, liefst in de vorm van een gesprek ipv presentaties.
3 Antwoord 3
In het vergaderschema van uw raad is ruimte ingeruimd voor de vakcommissie BUCH samenwerking. Wij stellen voor die data te gebruiken voor het laten bijpraten door de
secretaris en de portefeuillehouder over de voortgang van het proces. Waar mogelijk aan de hand van documenten die door het bestuur i.o. worden aangeleverd en anders door het geven van een mondelinge toelichting op de stand van zaken van dat moment.
Vraag 4
Wilt u de beantwoording van deze vragen afstemmen met de Directie GR i.o. en het Bestuur GR i.o..
Antwoord 4
Wij hebben uw vragen ter kennis gebracht van de directie i.o. en het bestuur i.o.. Wij zien de beantwoording als een verantwoordelijkheid van het Bergense college en zullen deze
beantwoording ook weer ter kennisname brengen van de directie i.o. en het bestuur i.o..
Afstemming vinden wij in deze niet nodig.
Tot slot
Hebt u nog vragen? Neemt u dan contact op met Thecla Engelsbel, assistent
gemeentesecretaris van het team Directie via telefoonnummer (072) 888 01 73. Wilt u bij correspondentie het kenmerk 16UIT00094 vermelden?
Met vriendelijke groet, college van Bergen,
M.J. Pothast drs. H. Hafkamp
secretaris burgemeester
1
Schriftelijke vragen
ingevolge artikel 40 van het Reglement van Orde
Fractie : D66
Verzoek Aan de voorzitter van de raad,
Datum 27 november 2015
Onderwerp Vorming GR werkorganisatie Buch
Toelichting in 1 jaar zullen de volgende processen moeten plaatsvinden:
- gekantelde organisatie en een kanteling van
ambtenaren waarbij van buiten naar binnen gewerkt gaat worden
- aansluitend hierop introductie van het nieuwe werken - samenvoeging van organisatie en daarmee
samenvoeging van werkculturen
- formuleren van de nieuwe werkprocessen door de nieuwe kwartiermakers en indeling van de medewerkers binnen deze werkprocessen
- papierloos werken en nieuw dsm voor een aantal gemeentes
- selectie en implementatie van nieuwe domein specifieke software passend bij de nieuwe werkprocessen
dat is heel veel om in een jaar te realiseren, maar als raadsleden zijn we natuurlijk wel blij met deze
doelstellingen, echter daarbij hebben we de volgende vragen:
Vragen 1 op welke wijze zou de raad kunnen helpen/ bijdragen om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen. zou het bijvoorbeeld een idee zijn om de lange termijn planning kritisch door te lopen en te kijken welke projecten uitgesteld zouden kunnen worden
2. welke meetinstrumenten zouden kunnen worden toegepast om als raad inzicht te krijgen in de juiste realisatie van het reorganisatie proces? bijvoorbeeld een externe risico inventarisatie op Ict gebied maar ook op procesimplementatie gebied
3. op welke wijze zou de communicatie richting de raad het beste kunnen verlopen vanuit de Buch organisatie, op een manier dat bij de raadsleden inzicht ontstaat over de voortgang, liefst in de vorm van een gesprek ipv
presentaties
4. wilt u de beantwoording van deze vragen afstemmen
1
met de Directie GR i.o en het Bestuur GR i.o.
Naam en ondertekening Jan Snijder
Fractievoorzitter D66
2
