Rekenkamercommissie Borger-Odoorn
Jaarverslag 2012
Exloo, 7 februari 2013
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding
2. Personele samenstelling 3. Onderzoekswerkzaamheden 4. Financieel overzicht
5. Jaaroverzicht
Samenstelling Rekenkamercommissie Borger-Odoorn - mw. A. Kranenborg, extern lid
- mw. M. Pathuis, raadslid - dhr. F. Assen, extern voorzitter
- dhr. A. J. Booij, extern lid en plv. voorzitter - dhr. H. Braam, raadslid
- dhr. K. Vos, raadslid
Ambtelijke ondersteuning rekenkamercommissie:
Mw. F. Koenders
Adres:
Gemeente Borger-Odoorn Rekenkamercommissie Postbus 3
7875 ZG Exloo
Telefoon: (0591 – 535353)
Email: Rekenkamercommissie@borger-odoorn.nl
Exloo, februari 2013
1. Inleiding.
In het Reglement van Orde is opgenomen dat jaarlijks een jaarverslag door de rekenkamercommissie wordt vastgesteld en aangeboden aan de gemeenteraad.
De rekenkamercommissie stelt het op prijs om door middel van dit jaarverslag aan u als gemeenteraad van Borger-Odoorn verantwoording af te leggen over wat de commissie in het afgelopen jaar heeft gedaan.
In dit jaarverslag kijkt de Rekenkamercommissie terug op haar werkzaamheden in 2012.
De commissie verricht haar werkzaamheden volgens vaste spelregels die zijn opgenomen in het
“Reglement van orde rekenkamercommissie Borger-Odoorn” en het “Onderzoeksprotocol rekenkamercommissie gemeente Borger-Odoorn”.
Doelstelling.
De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid op drie onderdelen:
a. Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving?
b. Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald?
c. Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van het beleid efficiënt verlopen?
Om het gevoerde beleid te toetsen op bovengenoemde drie punten voert de
rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van de door de rekenkamercommissie gevoerde onderzoeken is om inzicht te bieden in prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk aanbevelingen voor verbetering van het beleid voor de toekomst. Hiermee wil de
rekenkamercommissie de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraad versterken.
2. Personele samenstelling.
De rekenkamercommissie bestaat uit drie interne leden, die afkomstig zijn uit de gemeenteraad, en drie externe leden.
In 2012 waren er geen mutaties in de samenstelling van de rekenkamercommissie en is de heer F.
Assen voor een nieuwe periode van drie jaar benoemt.
Ook in 2012 werd de rekenkamercommissie weer voortreffelijk ondersteund door mevrouw Koenders.
3. Onderzoeken.
Quick scan Afvalstoffenverwerking.
In 2012 is er in de gemeenteraad opnieuw vergaderd over de opzet, tariefstelling en de werking van de afvalstoffenheffing met als doel: een nieuwe aanbesteding van de afvalverwerking.
Bij meerdere raadsfracties leefden er vragen over de werking van de huidige wijze van afvalverwerking.
Deze richtten zich onder andere op de opbouw van de tarieven en de juiste vorm van inzameling, zoals: beantwoord de wijze waarop het Diftar systeem wordt uitgevoerd voldoende aan de door de raad gestelde doelen. En wordt met deze vorm van afvalverwerking voldoende ingespeeld op het principe; cradle to cradle oftewel afval is grondstof.
Om de raad te helpen in haar beraadslagingen over dit onderwerp heeft de rekenkamercommissie een quick scan uitgevoerd en het resultaat vervolgens aangeboden aan de raad.
De rekenkamercommissie concludeert in de scan dat de door de gemeente vastgestelde doelen betreffende de afvalstoffenverwerking worden gerealiseerd. De tarieven lopen hiermee in de pas en zijn kostendekkend. Er is geen sprake van een structurele onder- of overdekking.
De rekenkamercommissie is op basis van deze scan van oordeel dat de gemeente een
doeltreffend afvalstoffenbeleid voert. Hierbij dient wel vermeld te worden dat het oordeel slechts gebaseerd is op een quick scan en dat het niet een uitgebreid onderzoek betreft.
Onderzoek interne en externe communicatie.
In het verslagjaar 2012 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de mate en kwaliteit van de communicatie van de gemeente met haar inwoners. In dit onderzoek zijn zowel de interne alsook de externe communicatievormen en uitingen van de gemeente Borger-Odoorn onder de loep genomen.
Het onderzoek is deels uitbesteed aan Newcom Research en Consultancy B.V. en deels door de commissie zelf uitgevoerd. Het resultaat is in november 2012 aangeboden aan de raad en stond op de agenda van de raadsvergadering van 17 januari 2013
Het doel van het onderzoek was als volgt geformuleerd:
De rekenkamercommissie van de gemeente Borger-Odoorn wil inzicht krijgen in de effectiviteit van 1. De interne en externe communicatie van de gemeente, gericht op een optimale dienstverlening aan haar inwoners en 2. De
voortgang van de stappen die daartoe in het organisatieontwikkelingtraject inmiddels gezet zijn.
Uit het onderzoek blijkt dat de inwoners van de gemeente redelijk tevreden zijn over de diverse contacten met de gemeentelijke organisatie en ook dat de gezette ontwikkelstappen in de ambtelijke organisatie positief bijdragen aan een goede communicatie met de inwoners. Wel adviseert de commissie om voortvarend te blijven werken aan de aanbevelingen die in het rapport opgesomd zijn. De rekenkamercommissie zal de voortgang blijven volgen en indien nodig over enkele jaren opnieuw een meting laten uitvoeren.
Evaluatieverslag rekenkamercommissie.
Vanwege de vele mutaties en nieuwe gezichten in de commissie was er in eerste instantie in 2011 gekozen voor een summiere evaluatie van de rekenkamercommissie over de afgelopen jaren. Op verzoek van de raad is er vervolgens een verdiepingsslag gemaakt door middel van interviews met de vertrokken commissieleden. Dit verslag is vervolgens opnieuw aangeboden aan de raad en in januari 2012 in de raad behandeld.
4. Financieel overzicht.
In her verslagjaar 2012 was er € 40.000 beschikbaar voor de rekenkamercommissie.
Kostensoort/kostenplaats Begroot Werkelijk Presentiegelden 5000,- 4920,- Reis en verblijfskosten 1000,- 408,25 Overige cursussen/congressen 500,- 0 Overige lasten(restaurant etc.) 0 227,50 Contributies/lidmaatschappen 300,- 330,- Onderzoeken verslagjaar 33200,- 25218,68
Totaal 40000,- 31104,43
Het voordelige rekeningsresultaat wordt voornamelijk veroorzaakt door het feit dat de gehele quick scan en een deel van het dossieronderzoek voor de communicatie-audit door de commissieleden zelf is uitgevoerd.
Aangezien er in het verslagjaar al een begin gemaakt is met een vooronderzoek naar handhaving in brede zin, is aan de organisatie verzocht het voordelige resultaat over te boeken naar het nieuwe jaar 2013 en mede te bestemmen voor de financiering van dit lopend onderzoek.
5. Jaarverslag.
In het verslagjaar heeft de rekenkamercommissie 11 reguliere vergaderingen gehouden.
Daarnaast zijn er besprekingen geweest met een vertegenwoordiging van de rekenkamer van de gemeente Emmen. Ook hebben enkele leden bijeenkomsten van de overkoepelende organisatie NVRR bijgewoond.
Tevens is door meerdere leden van de commissie veel tijd besteed aan de doorvoering van de quick scan en een eigen onderzoek en begeleiding van het ingehuurde externe bureau. Hiertoe zijn er vele gesprekken gevoerd met medewerkers van de ambtelijke organisatie. Hierbij nogmaals dank voor de goede en bereidwillige samenwerking.
Uiteraard zijn de uitkomsten van de onderzoeken in de gemeenteraad gepresenteerd en toegelicht.
6. Onderzoeksonderwerpen 2013.
Voor het jaar 2013 heeft de commissie gekozen voor een onderzoek naar het integriteitbeleid en integrale handhaving. De eerste stappen hiertoe zijn al in dit verslagjaar gezet.
Ook is er door de commissie meerdere malen gediscussieerd over het effect van de door de commissie in de loop der jaren gepresenteerde onderzoeksresultaten. De commissie vraagt zich af, of en hoeverre de raad daadwerkelijk iets doet met de conclusies en aanbevelingen die in de onderzoeksrapporten opgesomd worden.
De commissie heeft hier geen goed beeld van. Zij overweegt dan ook om het eventueel in 2013 als een nieuw onderzoeksonderwerp op de agenda te zetten.
De Rekenkamercommissie.
