Regionale Leden Vergadering Haarlem/Alkmaar Concept Agenda
Johanna’s Hof, Castricum 4 maart 2020 Aanvang: 10:30 uur
1. Opening door de voorzitter 2. Mededelingen door de voorzitter
-In memoriam
-DB-vertegenwoordiging 3. Vaststellen agenda
4. Concept Notulen RLV 2019 Haarlem/Alkmaar d.d. 20 maart 2019
5. Penningmeester: toelichting Jaarverslag 2019 en Budget 2020 6. Verslag Kascommissie
7. Voorstel décharge penningmeester voor zijn financieel beleid 8. Verkiezing Kascommissie 2020
9. Jaarverslagen 2019 -Jaarverslag Secretaris
-Jaarverslag Coördinator Welzijnswerk -Jaarverslag Activiteiten Commissaris
10. Voorstel décharge Bestuur voor het gevoerde beleid 2019 11. Bestuurszaken
-Aftreden Commissaris activiteiten en introductie opvolger(s) -Aftreden Secretaris en introductie opvolger
-Herverkiezing Welzijnscoördinator -DB-vertegenwoordiger
12. Rondvraag
13. Sluiting
Concept notulen Regionale Ledenvergadering Haarlem/Alkmaar Johanna’s Hof, Castricum, 4 maart 2020.
1. Opening.
De vergadering wordt geopend door de voorzitter, dhr. Peter Hougardy met het welkom heten van de aanwezigen. Ook dit jaar heeft hij een PowerPointpresentatie gemaakt en op de eerste slide staan de vluchtwegen en nooduitgangen aangegeven die hij nog even toelicht.
2. Mededelingen van de voorzitter.
Voor aanvang van de vergadering vraagt hij een minuut stilte voor de 23 leden die ons in 2019 zijn ontvallen.
Er zijn 46 leden aanwezig waaronder 37 stemgerechtigden, jammer genoeg moesten een vijftal leden om uiteenlopende redenen te elfder ure afzeggen voor de vergadering.
Dit jaar bestaat de vertegenwoordiging van het DB uit de heren Albert Don (Coördinator Welzijn), Pieter Poortstra (lid) en namens de voorbereidingscommissie 70-jaar Voeks is dhr. Gert Landeweer aanwezig.
Dhr. Hougardy zegt dat we als regio een goed jaar achter de rug hebben maar dat het wegblijven van de 60+ / 70- leden een reden tot zorg is. De vraag waar het bestuur voor staat is hoe wij deze leden kunnen enthousiasmeren om mee te doen aan de activiteiten. Dit is overigens een vraag waar ook ander regio’s mee worstelen.
Later op de vergadering zal ook dhr. Poortstra daar nog op in gaan.
3. Vaststellen agenda.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
4. Concept notulen RLV2019
De notulen van 20 maart 2019 worden ongewijzigd vastgesteld. Wel wordt aangetekend dat de vraag van dhr. P. Koopman over bepaalde artikelen m.b.t. het klimaat in het Voeksnieuws wel door dhr. van den Boom is meegenomen maar dat er geen antwoord op is gekomen. Aansluitend daarop spreekt dhr. Koopman zijn waardering uit over het op de website geplaatste themanummer van het
Voeksnieuws waarin alle artikelen worden besproken.
5. Toelichting financieel jaarverslag 2019 en budget 2020.
Het jaarverslag en de verklaring van de kascommissie zijn via e-mail en de website al beschikbaar gesteld. Zoals gewend geeft de penningmeester, dhr.
Gustave van Meerbeke een duidelijke toelichting waarbij hij in zoomt op de diverse kosten en waar nodig toelicht waarom is afgeweken van het budget. Het budget voor de activiteiten in 2020 heeft hij verhoogd, deze verhoging is in verband met de
hogere kosten die de bus operator in rekening brengt. Met applaus geeft de
vergadering haar waardering aan voor het werk dat de penningmeester weer heeft verzet. Dhr. Stegeman heeft een paar vragen, de eerste vraag is betreft de
overschrijding van het budget van de reiskosten voor regionale vergaderingen. De overschrijding is veroorzaakt door de langere afstanden tussen de bestuursleden.
De tweede vraag is over er sprake is van een schuld, het antwoord daarop is dat daar geen sprake van is. De laatste vraag betreft de verhoging van het budget voor de activiteiten 2020. Dhr. Stegeman stelt de vraag of het een eigen beslissing van de penningmeester was of dat hij vooraf heeft overlegd. Het antwoord is dat hij dit zelf heeft beslist. In aanvulling op dit antwoord zegt de voorzitter dat het bestuur volledig achter deze stap staat.
6. Verslag Kascommissie en décharge penningmeester.
Namens de kascommissie brengt dhr. J.A. van den Berg verslag uit. Op 3 januari 2020 heeft hij samen met dhr. E.C. Bras de door de penningmeester gevoerde administratie met de bijbehorende bescheiden gecontroleerd. Zij roemen de manier waarop de boekhouding wordt gedaan. Alle uitgaven en inkomsten zijn m.b.v. een cross-check gecontroleerd. Het budget en de uitgaven worden op een uitstekende wijze gecontroleerd. Kortom, alles klopt als een bus en zij stellen voor de penningmeester, dhr. G.L.E. van Meerbeke te dechargeren voor het jaar 2019.
Dit voorstel wordt door applaus door de aanwezigen leden bekrachtigd.
7. Verkiezing Kascommissie 2020
Naast dhr. Van den Berg moet voor het volgend jaar een nieuw lid worden benoemd. Tot vreugde biedt dhr. Wim van Beest zich aan als opvolger van
dhr. Bras. Dit aanbod wordt met applaus begroet. Dhr. Marius Bello wordt gevraagd zich beschikbaat te stellen als reserve lid.
8. Jaarverslagen 2019 Jaarverslag secretaris
De spits wordt afgebeten door de secretaris, dhr. Wim van Beest. Het aantal leden is in 2019 licht gedaald van 698 naar 685. De aanwas bedroeg 24 (nieuw dan wel overgekomen uit een andere regio) en de afname was 37 (overlijden, vertrek naar andere regio of opgezegd). Bedroeg vorig jaar de gemiddelde leeftijd nog 74,9 nu is het weer opgelopen tot 75.5 jaar.
In het overzicht van de bestuurstermijnen is te zien dat in 2021 de laatste termijn van de penningmeester er op zit. De aanwezige leden wordt al gevraagd om eens na te denken over een bestuursfunctie dan wel iemand voor te dragen.
Jaarverslag coördinator welzijnswerk.
Dhr. Elso Pot spreekt zijn tevredenheid over het werk dat door de
contactpersonen wordt verricht. Hij vertelt dat in alle rayons weer een Contact Persoon actief is. Naar aanleiding hiervan wordt de vraag gesteld of het een idee is om nieuwe leden te bezoeken en de vraag te stellen of zij iets willen gaan doen. Dhr.
Pot zegt dat een persoonlijke benadering efficiënter is. Als aanvulling daarop zegt dhr. van Beest dat in de welkomstbrief die nieuwe leden krijgen dit ook wordt genoemd. Dhr. Albert Don merkt op dat in de informatie bij pensionering Voeks wordt genoemd en dat daarin ook het welzijnswerk wordt genoemd. En ook dat sommige regio’s nieuwe leden standaard bezoeken.
Jaarverslag activiteiten commissaris.
Met tevredenheid wordt verslag uitgebracht over het afgelopen jaar. De eerste ervaringen met de nieuwe bus operator, Hellingmann zijn goed. Inderdaad zijn de kosten hoger maar deze worden vooral veroorzaakt doordat zij standaard de mogelijkheid bieden een dagtocht met diner af te sluiten. Deze mogelijkheid wordt door de deelnemers op prijs gesteld. Dhr. Pieter Versluis zegt dat hij dankzij het grote aantal e-mailadressen (450 op 700 leden) in staat is om een aantal keren een herinnering uit te sturen en dat dit iedere keer weer leidt tot een paar extra
aanmelding. Na 10 jaar is hij blij dat er nu twee opvolgers zijn en zegt ervan overtuigd te zijn twee waardige opvolgers te hebben.
9. Voorstel decharge Bestuur voor het gevoerde beleid 2019
Na de jaarverslagen te hebben besproken, vraagt de voorzitter of er nog vragen zijn. Er zijn geen vragen. Hij stelt voor het Bestuur decharge te verlenen. Dit voorstel wordt met applaus bekrachtigd.
10. Bestuurszaken.
Aftreden secretaris en benoeming nieuwe secretaris
Allereerst is er het aftreden van dhr. Wim van Beest. Na 3 x 3 jaar zit de
bestuursperiode van Wim erop. Eigenlijk een veel langere periode want voorafgaand aan deze periode is Wim ook (interim) penningmeester geweest. Tijdens de 9 jaar als secretaris heeft hij ook regelmatig opgetreden als wnd.-voorzitter. Kortom Wim heeft zijn steentje meer dan genoeg bijgedragen en daarom wordt hem door Peter een speciale oorkonde overhandigd vergezeld van een fles om de emoties te beheersen en een waardebon. In zijn dankwoord betrekt Peter ook Tiny voor de steun die zij heeft gegeven. Wim zegt dat hij het altijd met veel plezier heeft gedaan. Als zijn opvolger wordt Pieter Versluis voorgedragen. Deze voordracht wordt met applaus aanvaard
Aftreden commissaris activiteiten en benoeming opvolgers.
Pieter legt na 10 jaar zijn taak als commissaris activiteiten neer. Ook Pieter wordt door Peter in het zonnetje gezet met een oorkonde, fles en waardebon. Pieter zegt dat hij zijn benoeming tot secretaris met een gerust hart op zich kan nemen want hij weet dat zijn taak als commissaris activiteiten in goede handen is bij zijn
opvolgers, Nout den Boer en Rick van Motman. De voordracht om hen te benoemen wordt ook met applaus bekrachtigd.
Herverkiezing welzijn coördinator.
De laatste bestuurszaak betreft de herbenoeming van Elso Pot als Welzijns
Coördinator, zijn eerste drie jaar zit erop en hij wordt voorgedragen voor een tweede termijn. En opnieuw klinkt er applaus om zijn herverkiezing te onderstrepen.
Vertegenwoordigers DB.
Allereerst krijgt dhr. Albert Don het woord. Albert geeft een toelichting op de
situatie m.b.t. het pensioen. Shell vult nu nog aan bij een tekort maar dat zou door het pensioen akkoord met de overheid wel eens kunnen veranderen. De
beleidsdekkingsgraad is nu 117% maar die zou wel eens 5 punten kunnen zakken en dus onder de 115% komen. Onder die grens is prijscompensatie niet toegestaan.
Nu hebben we nog 1,6% prijscompensatie gekregen. De vraag wordt gesteld hoe het zit met de prijscompensatie, we hebben recht op pensioen maar hebben we ook recht op prijscompensatie? Albert zegt dat hij daar geen antwoord op heeft maar via Peter zal er een antwoord komen.
Vervolgens kreeg dhr. Pieter Poortstra het woord. Pieter is verantwoordelijk voor IT en communicatie. Niet alleen wij worstelen met het feit dat de groep 60 – 70 jaar niet zichtbaar is, dat is een probleem voor geheel Voeks. Er is een werkgroep die zich bezighoudt met de vraag waar willen we voor staan. We moeten proberen actieve Shell mensen er bij te betrekken, meer kruisbestuiving tussen Shell en Voeks. Men is druk bezig Voeks op een meer aantrekkelijke manier te presenteren.
Door het aanpassen van de huisstijl. Een nieuw logo en het blad moderniseren maar ook de website. De functionaliteit van de website aanpakken zodat het bijv.
mogelijk wordt om direct bij de aanmelding voor een activiteit te kunnen betalen.
De opmerking wordt gemaakt dat de naam ‘Voeks’ niet aanspreekt. Hier wordt heel verschillend over gedacht, naar de naam is ook gekeken maar het wordt geadviseerd de naam niet te veranderen. Er wordt geopperd om de schelp in de in de ‘O’ te
verwerken. Het antwoord op deze suggestie om het nieuwe logo af te wachten. Ook het punt van de ‘slapers’ komt aan de orde, dit zijn er over 10.000. Met Achmea wordt gekeken hoe deze mensen zijn te benaderen om het enthousiast te maken voor een lidmaatschap. De opmerking wordt gemaakt dat het prettig zou zijn vooraf al te weten wat de activiteiten zijn en niet alleen aangewezen te zijn op het blad. Het antwoord is dat via ‘MijnVoeks’ een account kan worden gemaakt zodat men per e- mail bericht krijgt dat het nieuwe Voeksnieuws via de website is te lezen.
Als laatste krijgt dhr. Gert Landeweer het woord. Hij vertelt iets over het programma van de jubileumbijeenkomst op zaterdag 26 september op Papendal. Het wordt een
programma met voor elk wat wils. Hij noemt een aantal namen die aan het programma meewerken maar houdt ook nog een aantal verrassingen geheim. Er wordt een bijdrage gevraagd van €19,50 maar daar zit ook de bus bij inbegrepen.
De regio mag een bus inzetten om de leden van en naar Papendal te laten brengen.
11. Rondvraag.
Er zijn geen vragen voor de rondvraag. Dhr. Stegeman bedankt het bestuur voor het organiseren van deze dag en wenst het bestuur veel succes in het nieuwe jaar.
12. Sluiting .
De vergadering wordt door de voorzitter gesloten met de uitnodiging om met elkaar het glas te heffen op het nieuwe jaar.
