Je salarisadministratie uitbesteden
Managed Payroll Services
Managed Payroll Services:
je salarisadministratie uitbesteden
Een efficiënte en betrouwbare salaris administratie
Het uitbesteden van de salarisadministratie vraagt geen grote investering. Het in dienst hebben van een goed opgeleide salarisadministrateur is in veel gevallen duurder dan uitbesteden. Organisaties zoeken steeds vaker naar mogelijkheden om hun kosten te verlagen. Het in dienst hebben van een salarisadministrateur betekent een grote druk op de overhead en is vaak duurder dan de variabele kosten bij uitbesteding.
Het zelf uitvoeren van de salarisadministratie betekent daarnaast dat je veel tijd kwijt bent aan het verzamelen en verwerken van alle mutaties en het oplossen van incidenten en complexe uitzonderingen. Dit kost vaak veel tijd, mede omdat processen niet zijn gedigitaliseerd. Tijd die je liever anders wilt besteden.
Als salarisverwerking niet je core business is, neemt Software Gemak deze verantwoordelijkheid graag van je over.
Je wilt altijd de juiste salarissen betalen aan je medewerkers maar het uitvoeren van een goede
salarisadministratie is complex en specialistisch werk. Als er maar één medewerker verantwoordelijk is voor de salarisadministratie is er sprake van een continuïteitsrisico, want wat gebeurt er als
die medewerker ziek wordt of de organisatie verlaat? Het juist berekenen van het salaris is een kennisintensief proces waarbij de vakkennis in het bedrijf up-to-date moet zijn. Cao’s, wet- en
regelgeving veranderen continu, soms met terugwerkende kracht. Als je de salarisadministratie zelf verzorgt, blijft investeren in specifieke kennis dus noodzakelijk.
Als salarisverwerking niet je core
business is, neemt Software Gemak deze
verantwoordelijkheid graag van je over.
en NIRPA gecertificeerd. Dit geeft aan alle medewer- kers die zich bezig houden met de salaris administratie of salarisadvies hun kennis up-to-date houden door permanente educatie. Daarnaast beschikken onze medewerkers over diepgaande kennis van Software Gemak HR & Salaris Gemak waardoor de software zo effectief mogelijk op jouw behoefte wordt afgestemd en onderhouden.
Wij spreken met elkaar af welke processen je zelf wilt blijven doen en wat je wilt uitbesteden. Onze werk processen zijn ISAE3402 type II gecertificeerd. Hier- mee is de effectieve werking van de beheermaatrege- len aangetoond. Ook de veiligheid van gegevens die in de cloud worden opgeslagen is enorm belangrijk.
Software Gemak beschikt over de noodzakelijke cer- tificeringen die een belangrijke indicatie zijn voor een goed geregelde security. Met ruim 2,3 miljoen sala- risberekeningen per periode weten wij alles van het beschermen van persoonsgegevens, salarisverwerking
Met ruim 2,3 miljoen salaris
berekeningen per periode weten wij alles van het beschermen
van persoonsgegevens, salarisverwerking en de fiscale
aspecte. Het uitbesteden van je salarisadmini
stratie biedt continuïteit en zekerheid
Met Software Gemak Managed Payroll Services onderhoud je gemakkelijk de medewerker- en salaris- gegevens online. Je HR- en salarisadministratie wordt veilig opgeslagen en beheerd in de Software Gemak Salariscloud in Nederland. Dat betekent dat gegevens van je medewerkers en voor je medewerkers altijd en overal beschikbaar zijn. Via een gemakkelijk HR-portaal en een handige app voor de smartphone en tablet hebben zij zelf toegang tot hun persoonlijke omge- ving. Zij ontvangen daarin hun digitale salarisstroken en jaaropgaven en kunnen wijzigingen doorgeven, verlof aanvragen en declaraties indienen. Dankzij procesautomatisering worden wijzigingen, na controle en goedkeuring, automatisch verwerkt in de salarisad- ministratie.
Vervolgens voert je eigen Software Gemak Payroll Pro- fessional extra controles uit, maakt een proefrun en na goedkeuring wordt de salarisverwerking definitief ge- maakt en wordt alle output via het portaal beschikbaar gesteld. Je bespaart daardoor tijd en voorkomt fouten bij de salarisverwerking. Je salarisadministratie voldoet aan alle wettelijke verplichtingen naar medewerkers en derden, zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst.
Via de Software Gemak Salariscloud werk je samen met uw Software Gemak Payroll Professional. Hierbij kan je altijd direct terecht met vragen, zowel telefo- nisch als per e-mail. Door deze persoonlijke samen- werking hebben we inzicht in jouw administratie en houden we rekening met al je specifieke wensen. Onze
De voordelen
• Aanpasbaar aan bedrijfsontwikkeling.
• Jouw HR- en salarisadministratie veilig in de Cloud.
• Medewerkergegevens en het digitaal dossier overal en altijd beschikbaar.
• Continuïteit en kwaliteit van de salarisadministratie gewaarborgd.
• Compliant met de nieuwste wet- en regelgeving.
• Besparing in tijd en verwerkingskosten.
• Meer tijd en focus voor je kerntaken.
In een markt die snel verandert in een full service markt, is Software Gemak de enige marktpartij die HR- en salaris software zowel On Premise als in de Cloud biedt waarbij je de keuzevrijheid heeft om de salarisverwerking volledig zelf uit te voeren, dit samen te doen met uw Software Gemak Payroll Professional of dit proces volledig uit te besteden. Software Gemak biedt hiervoor verschillende Service Levels. Samen met jou brengen wij graag in kaart wat voor jouw situatie de beste oplossing is. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak of telefonisch advies. Of vraag direct een offerte aan.
Keuzevrijheid
De afweging of je de salarisverwerking zelf volledig in eigen beheer wilt uitvoeren of dit proces wilt uitbesteden is geen gemakkelijke keuze. Dit omdat de praktijk niet zo zwart-wit hoeft te zijn.
Bewust een keuze maken is belangrijk en we zien steeds vaker dat organisaties er bewust voor kiezen om processen die niet tot de kernactiviteiten van het bedrijf horen, uit te besteden.
Software Gemak biedt een full service propositie en daarmee keuzevrijheid. Met onze software kan je met jouw vakkennis je administratie zelf voeren, dit samen doen of het proces volledig uitbesteden.
Afhankelijk van de beschikbare salariskennis in uw organisatie kan je een deel of alle salarismutaties zelf invoeren. Wij nemen de salarisverwerking en controle van je over nadat je de gegevens hiervoor hebt ingevoerd. Hierdoor is continuïteit verzekerd en sta je er niet alleen voor.
Bij volledig uitbesteden nemen wij je gehele salaris administratie uit handen. Je hebt er nauwelijks omkijken meer naar. Wij verwerken de gegevens van jouw medewerkers. Het resultaat is periodiek een overzichtelijke digitale loonstrook. Daarnaast dienen onze specialisten voor jou de loonaangifte in. Je hoeft alleen nog maar de eventuele mutaties aan te leveren, het resultaat te controleren en uiteraard de betaling te verzorgen.
Het overzicht op de volgende pagina geeft inzicht in de voornaamste activiteiten per Service Level.
Daar waar Managed Payroll Services Customized typerend is voor een niet gestandaardiseerde aanlevering van salarismutaties gaan de overige Service Levels uit van een gestandaardiseerde digitale aanlevering op basis van Professional Self Service, Management Self Service en Employee Self Service.
Afhankelijk van het Service Level voert Software Gemak meer controles uit en is er sprake van een toenemende adviesfunctie, extra controles en uitgebreidere rapportages. Het is altijd mogelijk om additionele diensten op te nemen per Service Level.
Process
als een service Payroll
als een service Managed Payroll
Services Managed Payroll Services (MPS Customized) (MPS Starter) (MPS Standaard) (MPS Premium)
Beschikbare vakkennis in uw organisatie Beperkt Goed Gemiddeld Beperkt
Input
Aanleveren van mutaties via e-mail met bijbehorende brondocumenten. Controle en invoer door Software Gemak Payroll Professional.
Indienen en accorderen van aanvragen en mutaties op het gebied van in-, door- en uitstroom via het Selfservice portaal.
Aanleveren van complexe mutaties via e-mail en verwerking door de Software Gemak Payroll Professional zoals; ouderschapsverlof, 30%
regeling, WW aanvulling.
De invoer, verwerking en controle van specifieke mutatieprocessen zoals loonbeslagen en leaseauto administratie door de Software
Gemak Payroll Professional.
Collectieve mutaties, zoals éénmalige uitkeringen of periodieke verhogingen worden door de Software Gemak Payroll Professional
verwerkt.
Je ontvangt proactief advies omtrent de inrichting van uw HR- en salarisadministratie.
Per verwerkingsperiode heb je de beschikking over een aantal uren telefonische ondersteuning rondom de salarisadministratie.
Beantwoorden van vragen over het gebruik van de applicatie.
Verwerking
Je controleert zelf de aangeleverde mutaties op basis van de opgeleverde concept output waarna Je akkoord geeft op de verwerking. Validatie/waarschijnlijkheidscontrole door de Software Gemak Payroll Professional op de door jou aangeleverde mutaties. Vervolgens
geef je na eigen controle akkoord op de concept output.
Controle door de Software Gemak Payroll Professional van de door jou verwerkte mutaties op basis van aangeleverde brondocumenten.
Integrale 4-ogen controle door de afdeling Managed Payroll Services op alle verwerkte mutaties. Vervolgens geef je na eigen controle
akkoord op de concept output.
Je ontvangt een PDF bestand van de concept loonstroken ter controle en accordering.
Je ontvangt een cumulatief bruto-netto overzicht ter controle en accordering.
Je ontvangt een mutatie verslag ter controle en accordering.
In overleg wordt de concept output bepaald op basis waarvan je akkoord kan geven op de salarisverwerking. Output
Je ontvangt een SEPA betaalbestand met een betaallijst.
De Software Gemak Payroll Professional archiveert de digitale loonstroken en jaaropgaven in het Selfservice HR-portaal.
De Software Gemak Payroll professional verzorgt de loonaangifte naar de Belastingdienst.
Je ontvangt een standaard journaalpost. Deze en de loonaangifte worden door de Software Gemak Payroll Professional op grootboek
niveau aangesloten.
Je ontvangt een journaalpost op maat. Deze en de loonaangifte worden door de Software Gemak Payroll Professional op detailniveau
aangesloten.
In overleg wordt bepaald welke aanvullende output wenselijk is uit de definitieve verwerking.
De Software Gemak Payroll Professional verzorgt de automatische aanlevering voor de pensioenverzekeraars: APG, Syntrus Achmea, en
Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
Softwaregemak.nl
Copyright © Exact MKB Software B.V.
Alle informatie in dit document is met grote zorgvuldigheid
Over Software Gemak – An Exact Company
Software Gemak is leverancier van verrassend slimme softwareoplossingen voor het mkb en de grootzakelijke markt. Meer dan 100.000 klanten vertrouwen op Software Gemak voor hun boekhouding, HR- en salarisprocessen en kantoorautomatisering.
Met een track-record van meer dan 40 jaar weten we bij Software Gemak als geen ander hoe we bedrijfssoftware kunnen leveren waarmee onze mkb- en grootzakelijke klanten ‘alles onder controle’ houden.
Software Gemak Alles onder controle
