AANGENOMEN TEKSTEN. P8_TA(2017)0158 Kwijting 2015: Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CdT)

(1)

Europees Parlement

2014-2019

AANGENOMEN TEKSTEN

P8_TA(2017)0158

Kwijting 2015: Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CdT)

1. Besluit van het Europees Parlement van 27 april 2017 over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015 (2016/2168(DEC))

Het Europees Parlement,

– gezien de definitieve jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015,

– gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015, vergezeld van het antwoord van het Vertaalbureau¹,

– gezien de verklaring van de Rekenkamer² voor het begrotingsjaar 2015 waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd, overeenkomstig artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

– gezien de aanbeveling van de Raad van 21 februari 2017 over de aan het Vertaalbureau te verlenen kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 2015 (05873/2017 – C8-0054/2017),

– gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, – gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de

Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002³, en met name artikel 208,

– gezien Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie⁴, en met name artikel 14,

1 PB C 449 van 1.12.2016, blz. 27.

2 PB C 449 van 1.12.2016, blz. 27.

3 PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1.

4 PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(2)

– gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad¹, en met name artikel 108,

– gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

– gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0075/2017),

1. verleent de directeur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Vertaalbureau voor het begrotingsjaar 2015;

2. formuleert zijn opmerkingen in bijgaande resolutie;

3. verzoekt zijn Voorzitter dit besluit en de resolutie die daarvan een integrerend deel uitmaakt, te doen toekomen aan de directeur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer, en te zorgen voor

publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (serie L).

1 PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42.

(3)

2. Besluit van het Europees Parlement van 27 april 2017 over de afsluiting van de rekeningen van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015 (2016/2168(DEC))

– gezien de definitieve jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015,

– gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015, vergezeld van het antwoord van het Vertaalbureau¹,

– gezien de verklaring² van de Rekenkamer voor het begrotingsjaar 2015 waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd, overeenkomstig artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

– gezien de aanbeveling van de Raad van 21 februari 2017 over de aan het Vertaalbureau te verlenen kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 2015 (05873/2017 – C8-0054/2017),

– gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, – gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de

Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002³, en met name artikel 208,

– gezien Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie⁴, en met name artikel 14, – gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30

september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad⁵, en met name artikel 108,

1. hecht zijn goedkeuring aan de afsluiting van de rekeningen van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015;

2. verzoekt zijn Voorzitter dit besluit te doen toekomen aan de directeur van het

Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, de Raad, de Commissie en de

1 PB C 449 van 1.12.2016, blz. 27.

2 PB C 449 van 1.12.2016, blz. 27.

3 PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1.

4 PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

5 PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42.

(4)

Rekenkamer, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (serie L).

(5)

3. Resolutie van het Europees Parlement van 27 april 2017 met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015 (2016/2168(DEC))

– gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het

begrotingsjaar 2015,

A. overwegende dat de definitieve begroting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (hierna "het Vertaalbureau") voor het begrotingsjaar 2015 volgens de financiële staten 49 585 500 EUR bedroeg: een afname van 11,88 % ten opzichte van 2014;

B. overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het

Vertaalbureau voor het begrotingsjaar 2015 (hierna "het verslag van de Rekenkamer") verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Vertaalbureau betrouwbaar is en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

C. overwegende dat het Parlement, in het kader van de kwijtingsprocedure, sterk de nadruk legt op het bijzonder belang van het verder versterken van de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie door de transparantie en de verantwoordingsplicht te vergroten, en het uitvoeren van het concept van resultaatgericht begroten en een goed personeelsbeheer;

Financieel en begrotingsbeheer

1. merkt op dat de inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2015 hebben geresulteerd in een uitvoeringspercentage van de begroting van 88,16 %, hetgeen neerkomt op een stijging van 8,82 % ten opzichte van het vorige jaar; neemt er kennis van dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten 78,58 % bedroeg, d.w.z. een stijging van 6,61 % ten opzichte van het voorgaande jaar;

2. merkt op dat het Vertaalbureau een aantal maatregelen heeft genomen om zijn begrotingsoverschotten weg te werken; neemt met name kennis van de daling van de prijs per vertaalde pagina in 2015, van de invoering van een systeem voor de

automatische terugbetaling van het begrotingsresultaat van het voorgaande jaar aan klanten, alsook van het ontwerp van programmeringsdocument van het Vertaalbureau voor de periode 2017-2019, hetgeen was uitgewerkt rekening houdend met tekorten, en de daaropvolgende reducering van de reserve voor prijsstabiliteit;

3. merkt op dat, volgens het verslag van de Rekenkamer, als gevolg van de maatregelen gericht op het reduceren van de begrotingsoverschotten, de kasmiddelen en de kortetermijndeposito's van het Vertaalbureau in 2015 verder gedaald zijn van

44 000 000 EUR eind 2014 naar 38 300 000 EUR eind 2015; merkt verder op dat de

(6)

reserves van het Vertaalbureau zijn gedaald van 40 400 000 EUR in 2014 naar 34 000 000 EUR in 2015, en dat dit een weerspiegeling vormt van de prijsdaling in 2015;

4. merkt op dat de operationele kosten van het Vertaalbureau in 2015 met 11,23 % zijn gedaald en dat dit voornamelijk is toe te schrijven aan een daling van het aantal extern vertaalde pagina's met 9,56 % en de lagere gemiddelde kosten per pagina van een geëxternaliseerd document;

Vastleggingen en overdrachten

5. merkt op dat het Vertaalbureau het totale niveau aan overdrachten van vastgelegde kredieten licht heeft verhoogd van 8,40 % in 2014 tot 9,63 % in 2015, d.w.z. met 1,23

%; merkt op dat het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten 29 % bedroeg voor titel II (administratieve uitgaven); stelt vast dat deze overdrachten hoofdzakelijk betrekking hebben op de renovatie van gehuurde extra kantoorruimte in 2015, alsook op IT-diensten die tegen het einde van 2015 nog niet waren geleverd; merkt echter op dat overdrachten vaak geheel of gedeeltelijk kunnen worden gerechtvaardigd als gevolg van het meerjarige karakter van de operationele programma's van de agentschappen, niet noodzakelijkerwijs op zwakke punten wijzen in de begrotingsplanning en

implementatie, en niet altijd haaks staan op het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit, met name indien ze van tevoren gepland en aan de Rekenkamer doorgegeven zijn;

6. stelt bezorgd vast dat het Vertaalbureau, zoals blijkt uit het verslag van de Rekenkamer, 5 900 000 EUR van de aan het eind van 2015 beschikbare kredieten (12% van de totale begroting) heeft geannuleerd; geeft aan dat deze annuleringen te maken hadden met de te hoge raming van de kosten voor externe vertalingen, alsook met het feit dat de bezetting van de posten in het organigram niet het in de begroting voorziene niveau bereikte; merkt echter op dat het Vertaalbureau de ontwikkeling van de kosten voor externe vertalingen nauwer in de gaten heeft gehouden en zijn planning voor de begroting voor 2016 op de actuele cijfers heeft gebaseerd; juicht het toe dat het

Vertaalbureau in de periode 2015-2016 inspanningen heeft geleverd om de kosten van externe vertalingen nauwkeuriger te ramen, hetgeen tot aanzienlijke wijzigingen in de raming voor de afgelopen drie begrotingen heeft geleid;

Interne audit

7. stelt vast dat de dienst Interne audit van de Commissie (IAS) de verslagleggingsfase van het auditrapport over "Beheer van de workflow voor vertalingen van documenten", dat werd opgesteld op basis van veldwerk in 2014, heeft afgerond; stelt vast dat hierbij is vastgesteld dat de werking van het Vertaalbureau door een aantal sterke punten wordt gekenmerkt, maar ook dat het Vertaalbureau meer moet doen om de efficiëntie en de kosten-efficiëntie van zijn processen te verbeteren; verzoekt het Vertaalbureau bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging van de

aanbevelingen van de IAS;

8. neemt er kennis van dat het Vertaalbureau uitvoering heeft gegeven aan de IAS- aanbevelingen die naar aanleiding van de audit van 2014 als "zeer belangrijk" en

"belangrijk" waren aangemerkt; neemt er nota van dat het niveau van uitvoering zoals gemeld door het Vertaalbureau door de IAS als voldoende bevredigend is beoordeeld om door te gaan met een follow-upaudit; roept het Vertaalbureau op aan de

(7)

kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de resultaten van deze follow-upaudit;

Interne controle

9. merkt op dat, volgens het jaarlijks activiteitenverslag van het Vertaalbureau, de leiding van het Vertaalbureau tijdens de zelfbeoordelingsexercitie van 2015 de inachtneming en de doeltreffendheid van de belangrijkste interne controlemechanismen aan een

beoordeling heeft onderworpen; merkt op dat aan alle normen voor interne controle (ICS) is voldaan, op voorwaarde dat aan het eind van het jaar aan de aanbevelingen van de intern controleur in verband met Business Continuity Management waren voldaan;

10. merkt op dat het Vertaalbureau volgens de Rekenkamer nog niet over een Business Continuity Plan beschikt, waarmee niet aan ICS-norm 10 is voldaan; neemt er kennis van dat de leiding van het Vertaalbureau in 2016 goedkeuring heeft gehecht aan de Business Continuity Strategy van het Vertaalbureau, alsook aan de herziening van de Business Continuity-documenten;

Preventie van en omgang met belangenconflicten en transparantie

11. merkt op dat de fraudebestrijdingsstrategie van het Vertaalbureau door de leiding van het Vertaalbureau in oktober 2016 werd goedgekeurd; neemt kennis van het feit dat het Vertaalbureau in zijn jaarverslag 2017 een standaardhoofdstuk zal opnemen over

transparantie, controleerbaarheid en integriteit; vindt het zorgwekkend dat op de website van het Vertaalbureau geen curricula vitae van de directeur, de leden van de raad van bestuur en hun plaatsvervangers staan; verzoekt het Vertaalbureau deze curricula vitae openbaar te maken, teneinde het nodige openbare toezicht en de nodige openbare controle op het beheer van het Vertaalbureau te waarborgen;

Prestaties

12. neemt kennis van het initiatief van het Vertaalbureau voor de implementatie van een gemeenschappelijke voorbereidende aanpak van communautaire handelsmerken met het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO), met het doel gebruik te maken van gezamenlijke vertaalgeheugens en de werkprocedures te harmoniseren waarmee de transparantie en efficiëntie van het proces wordt

gewaarborgd; betreurt het dat de onderhandelingen tussen het Vertaalbureau en het EUIPO op niets zijn uitgelopen, aangezien het EUIPO besloten had niet met het project door te gaan; spoort het Vertaalbureau aan verder te zoeken naar manieren om zijn interne processen te verbeteren;

13. neemt er nota van dat het Vertaalbureau in 2015 een algemene

klanttevredenheidsenquête heeft gehouden; stelt vast dat de leiding van het

Vertaalbureau goedkeuring heeft gehecht aan een actieplan op basis van de conclusies van die enquête en dat dit actieplan in de periode 2016-2017 ten uitvoer moet worden gelegd; juicht het toe dat de nadruk in dit actieplan licht op waarborging van de

kwaliteit van vertalingen en op het vergroten van de bekendheid van het Vertaalbureau als een aanbieder van taaldiensten;

14. stelt vast dat volgens het jaarlijks activiteitenverslag van het Vertaalbureau, op basis van de eindejaarsherziening van het management van het Vertaalbureau, en onder

toepassing van de nieuwe wegingsfactoren, de totale implementatie van het

(8)

werkprogramma 2015 van het Vertaalbureau 83,2 % bedroeg, hetgeen een daling van 2,3 % inhoudt ten opzichte van het voorgaande jaar; nodigt het Vertaalbureau uit zijn planning voor het jaarlijkse werkprogramma en de algehele uitvoering opnieuw te controleren en bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen van eventuele interventies of verbeteringen;

15. juicht het toe dat het Vertaalbureau een nieuw actieplan voor waarborging van

vertaalkwaliteit (TQAAP) voor de periode 2015-2016 heeft vastgesteld; neemt er kennis van dat de verwezenlijkingsdoelstelling voor het TQAAP in het werkprogramma 2015 van het Vertaalbureau op 50% was vastgesteld en dat eind 2015 49,4 % daadwerkelijk was gerealiseerd; merkt op dat de nadruk in het TQAAP 2015 lag op extensieve opleiding van de in-house vertalers van het Vertaalbureau, die onder andere getraind zijn in het vertalen van ondertitels en geleerd is hoe ze het door het Vertaalbureau gebruikte softwarepakket moeten gebruiken met het oog op de nieuwe

ondertitelingsdienst voor klanten; stelt daarnaast vast dat in het kader van het TQAAP in 2015 ook een audit van de externe dienstverlener is doorgevoerd;

o o o

16. verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van 27 april 2017¹ over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.

1 Aangenomen teksten van die datum, P8_TA(2017)0155.