Bijlagen
Bijlage 1: Organogram Matser Staak
Bijlage 2: Het genereren van ideeën
1. Het analyseren van het dienstenpakket
Centraal staan de processen, participanten en de fysieke facetten. Ideeën worden gegenereerd met de medewerkers, de eigenaren en de afnemers. Methodes zijn
brainstorming, consultatie, focus groups,
interviews/gesprekken, enquêtes en observaties. Speciale aandacht moet er zijn voor de behoeften, vereisten, verwachtingen en voorkeuren van de participanten
a) Het internet:
interessante sites:
1. http://www.erkendcongresbedrijf.nl 2. http://www.zibb.nl/horeca
3. http://horecainnovatie.nl 4. http://www.bhenc.nl
b) Tijdschriften, rapporten en vakbladen:
Innovatierapport Dialogic (2005) (over innovatie in de horeca) ABN Amro sector onderzoek (2004) (kritieke succesfactoren van een hotel)
c) Experts, leveranciers en tussenpersonen
2. Concurrenten analyse
Ideeën voor nieuwe diensten op doen op basis van een analyse van de concurrenten. Instrumenten zijn: het internet, magazines vakbladen, interviews/gesprekken, consultatie en observatie.
Voor het nieuwe dienstenpakket kunnen de diensten voor de zakelijke markt, bedrijfsvoering, zalenaccommodatie, fysieke facetten en faciliteiten een focus krijgen
a)algemene beeldvorming van regionale mogelijkheden voor nieuwe diensten
VB:
>> het in kaart brengen van de locale evenementen.
>> interessante diensten in de regio
>> samenwerking met derden uit de regio A) Fysieke facetten:
a) Alle ruimtelijke aspecten van het hotel
>>Het huidige Bouwplan Sneek
>>De zalenaccommodatie
>> Gebruik en keuze voor fysieke producten
C) Participanten (Eigenaren, medewerkers en afnemers) a)Interne medewerkers (Chef restaurants, hoofd receptie/
sales, competente bediening , keukenpersoneel)
>>ideeën op basis eigen vakgebied en takenpakket medewerkers
>> ideeën voor Sneek
b) afnemers (verschillende typen zakelijke gasten) - trainingsbureaus, belangrijke klanten
>> klachten en feedback op dienstenpakket.
>> de waarde bepalen voor de organisatie.
>> gedrag en activiteiten analyseren
VB: zalenaccommodatie, kamers; food en beverage, hotelfaciliteiten, personele dienstverlening en service
B) Processen:
a)het proces rond het verhuren van een accommodatie (vb internetboekingen, klantencontact, back office ) b) processen in keuken en bediening
c) administratieve processen - het in kaart brengen van processen.
(blauwdrukken, handleidingen, bedrijfsdocumenten) - observatie en praten met gasten en medewerkers
A) Analyse dienstenpakket andere Van der Valk locaties
>>Zakelijke markt: Vianen, Schiphol, Assen
B) Analyse dienstenpakket landelijke hotelketens
>>Landelijke websites, locaties in Friesland
C) Analyse dienstenpakket relevante nationale concurrenten
>>Conferentieoorden en speciale locaties
3. Bedrijfstakanalyse
Het genereren van ideeën op basis van bevindingen en ontwikkelingen in de bedrijfstak.
4. Locale omgevingsanalyse
Het doel is om ideeën te genereren op basis van
mogelijkheden van de specifieke locatie. Technieken zijn gesprekken met VVV, inwoners; observatie van locatie en omgeving: bestuderen documenten; het internet;
brainstorming over de mogelijkheden voor nieuwe diensten.
Bijlage 3: Het screenen van ideeën
Stap 1: Het groeperen van de ideeën
- Het groeperen van de ideeën op basis van de ruimtelijke facetten van het Hotel in Sneek
Stap 2: Een evaluatie van alle ideeën
Optie A: ideeën die worden opgenomen
Optie B: Ideeën die doorgaan voor een verdere verkenning Optie C: Ideeën die zonder een verder verkenning afvallen
Methode:
Uitwerking van de ideeën en vaststellen van verdere kennisbehoefte, steun, interesse, vragen en haalbaarheid en winstgevendheid bepalen.
Evaluatie criteria:
Wat zijn de voor- en nadelen van het idee ?
Sluit het aan op de doelstellingen en bedrijfsspecifieke situatie? (H4) Is het gezien de beschikbare resources een haalbare kaart ?
Heeft het steun van het management ? Wat is de ontstane kennisbehoefte?
Stap 3: Een verdere analyse van de overgebleven ideeën
Optie A: Ideeën die na analyse doorgaan Optie B: Ideeën die na analyse afvallen
Methode:
a. De meest belovende ideeën scheiden van de minder belovende ideeën
b. Beantwoording van de vragen die uit de eerste analyse naar voren kwamen
c. Actielijst met activiteiten en kennisbehoefte die nog vervult moeten of kunnen worden.
Stap 4: Het samenstellen van het voorlopige nieuwe dienstenpakket - Het groeperen van de overgebleven ideeën, op basis van de ruimtelijke
facetten van het Hotel.
Bijlage 4: Het testen en het ontwerp van het voorlopige dienstenpakket
Stap 2: Test onder de werknemers
(het aanscherpen van nieuwe diensten en aandacht voor operationele activiteiten)
Vragen:
Begrijpt de werknemer de dienst?
Reageert deze werknemer positief op de dienst?
Is de dienst een antwoord op onvervulde behoefte?
Hoe kan de dienst in de ogen van de werknemer worden verbeterd?
Welke gevolgen zijn er voor de operationele activiteiten?
Stap 4: Het uiteindelijke ontwerp:
Actie:
Het ontwerp van een bijbehorend marketing programma Het ontwerp van de operationele activiteiten Het trainen van het personeel en indien nodig formuleren van
taakomschrijvingen Stap1: Test onder de afnemers
(Het elimineren van ideeën die niet aanslaan onder de afnemers en het aanscherpen van ideeën)
Vragen:
Begrijpt de zakelijke gast de dienst?
Reageert deze zakelijke gast positief op de dienst?
Is de dienst een antwoord op onvervulde behoefte?
Hoe kan de dienst in de ogen van de zakelijke gast worden verbeterd?
Eventuele argumentatie voor de aankoop?
Stap 3: Beslissing van het management Actie:
Het beslissen over de ontwikkeling van de nieuwe diensten
Bijlage 5: Lancering en bijstelling
Diensten aanpassen op basis van de reacties van de participanten
(Afnemers, medewerkers en eigenaren)
Technieken:
Observatie,
Gesprekken/interviews,
Het marketingprogramma aanpassen op basis van de werking en de reacties van de participanten.
Technieken:
Observatie,
Gesprekken/interviews
Bijlage 6: Alle gegenereerde ideeën
In deze bijlage staan alle ideeën die gegenereerd zijn voor Hotel Sneek. Met behulp van de onderstaande inhoudsopgave kan snel worden gezocht op ideeën voor elk van de
verschillende elementen uit het dienstenpakket
Omgeving van het Hotel ... 7
In het Hotel... 9
Entree ... 10
Lounge... 10
Hotelbar ... 10
Receptiebalie ... 11
Back office ... 11
Dinerzalen ... 11
Toiletten ... 12
Restaurant... 12
Standaard Kamers ... 13
Familiekamer concept/suites ... 14
Sfeer en inrichting ... 14
Ruimtes voor innovatieve diensten ... 15
Ontwerp zalenaccommodatie ... 17
Programma van eisen ... 17
De grootte van de zalen ... 17
Algemene inrichting en sfeer ... 19
Zicht en licht... 19
Geluid en akoestiek ... 20
Klimaat ... 20
Comfortabele stoelen... 20
Tafelopstelling... 20
Faciliteiten ... 21
Technische hulpmiddelen... 21
Personeel/receptie... 22
Eten en drinken... 22
Ruimte voor het pauzeren ... 22
Innovatieve ruimte... 22
Gedragscode vereniging van erkende congresaccommodaties ... 23
Samenwerking met derden ... 24
Watersportarrangement ... 24
Meerdaags verblijf... 24
Teambuilding ... 24
Betrokkenheid bij evenementen ... 25
Dienstverlening personeel ... 25
Sales en Marketing ... 26
Overige ideeën ... 27
Omgeving van het Hotel
A. Het bewerkstelligen van een geschikte bewegwijzering
Middels de bewegwijzering moet de zakelijke gast gemakkelijk het hotel weten te vinden. Het begint op de snelweg, waar de gast attent kan worden gemaakt om de juiste afslag te nemen.
“Bij voorkeur twee maal een bord langs de snelweg voorzien van de naam van het hotel” Idee is om een marketing boodschap op of onder het bord te plaatsen, maar het is onzeker of dit mogelijk is. Als je s’avonds komt aanrijden moet het hotel vanaf de snelweg goed te zien zijn en gezelligheid uitstralen. Een duidelijke bewegwijzering moet de gast vervolgens naar het hotel leiden.
B. Het zicht/perspectief vanaf de snelweg 9 Zicht op parkeerplaats
De veronderstelling is dat het belangrijk is dat er zicht is op de parkeerplaats. Met het zien van de auto`s straalt het hotel gezelligheid uit, waardoor mensen naar het hotel komen.
Hoewel de parkeerplaats achter het hotel is, is het mogelijk dat aan de zijkant van het hotel een aantal auto`s staan.
9 Te herkennen als Valk Locatie
In hoeverre moet het herkenbaar zijn als Van der Valk locatie? Ideeën: een grote toekan op het dak en de naam Van der Valk Hotel Sneek.
9 Zal een serre de uitstraling bevorderen en het zicht vanaf de snelweg?
C. Het gebruik van de waterpartij voor het hotel
In de toekomst wellicht iets doen met de grote waterplas die er voor ligt, mooie fontein of zoiets dergelijks. Een ander idee is om boten in het water te leggen.
D. Hotel hoek
Aan de rechterkant van het hotel zit een hoek en de vraag is wat daar mee gedaan moet/kan worden.
9 Het kan een ingang worden voor de dienstruimtes, en een gedeelte kan creatief worden ingericht
+ functioneel en aansluitend op het parkeerplek verhaal.
9 Tuin met stenen + een plus voor het exterieur
Extra isolatie geluid nodig, omdat het hier het dichts bij de snelweg zit?
9 Extra ingang restaurant?
9 Auto parkeerplek personeel ? E. Serre
9 Het idee is om een serre aan te leggen aan de zuidkant van het restaurant.
+ extra ruimte voor het restaurant en diversiteit in de ruimte + een meerwaarde voor de gast en aantrekkende factor + zicht vanaf de snelweg
- minder ruimte terras
? hoe groot moet de serre zijn ?
? wat zijn de kosten
? wat zijn eventuele nadelen, broeikas, zon.
? zicht het te dicht bij snelweg, geluid?
F. Het terras
9 Het idee is om een terras aan de zuidkant tegen het water aan te leggen.
+ de gasten zomers buiten zitten eten en drinken.
+ aantrekkende factor
? hoe dicht zitten we op de snelweg, en hoe kunnen we dit effect verminderen
? wat is het gezichtsveld van de gast
? stand van de zon
? deuren en looproutes voor restaurant serre terras.
? Beperkingen door instandhouding oever 9 Buiten eten
Bij mooi weer kan zowel de lunch als het diner buiten op het terras worden geserveerd.
G. Tuin of iets anders
9 Het idee om in het midden een tuin aan te leggen. Idee: Binnentuin/ buitentuin + op een positieve wijze kan de aantrekkelijkheid van het hotel worden vergroot.
+ bedoelt om de beleving van de gast te verreiken, middels een rustgevend en natuurlijk element.
- kosten en onderhoud.
H. Bos en bosgrond
9 Het idee is om het stadspark in de dienstverlening en of marketing te betrekken.
“Er zijn al wandelpaden en houten speelobjecten. Misschien in de toekomst onder de aandacht brengen van de gemeente om er iets mee te doen. De hotelfunctie en het stadspark kunnen elkaar versterken”
I. Parkeerplaats
9 De aanleg van een geschikte parkeerplaats
Dicht aan het hotel moet een parkeerplaats worden aangelegd, die in eerst instantie aansluit bij de wensen en behoeften van de markt. Ideeën die in dit kader worden genoemd zijn; een mooie groenvoorziening, voldoende ruime plekken, dichtbij de entree, afvalbakken, gratis plek, verlichting en veilig. Daarnaast moet men rekening houden met een paar invalide plekken Als extra is te denken aan een extra aandacht voor de groenvoorziening en de verlichting en bijvoorbeeld een koppeling met de omgeving, door bijvoorbeeld het plaatsen van een oude boot.
? Wat zijn de gevolgen voor het licht ivm de vleermuizen?
? Groenvoorziening die aansluit op het stadspark.
J. Aanrij –route
Er wordt rekening gehouden met de verlichting van de toegangsweg door de verlichting naar benenden te laten schijnen. Vervolgens draait de zakelijke gast de eigen weg op van het Hotel.
? Bereikbaarheid met fiets? ja
? Bereikbaarheid met auto? ja
? Bereikbaarheid met de benenwagen??
? Wegwijzer?
In het Hotel
Nu de directe omgeving van het hotel is behandeld is het zaak om te gaan kijken in het hotel.
Er zijn in totaal vijf bouwlagen en per bouwlaag is er gebrainstormd over de invulling van de ruimte. Het hotel telt in het oorspronkelijk plan 140 kamers en eigenlijk geen aanvullende faciliteiten om aan te bieden aan de gasten in het hotel.
1
eBouwlaag:
Op de eerste bouwlaag zijn 36 standaardkamers en 1 familiekamer/suite
! kamertype 2 opofferen voor alternatieve invulling
Het eerste idee is om kamertype twee op te offeren voor een alternatieve invulling. Het is een standaard kamer met een extra kamer met een totale oppervlakte van circa 40 m2.
+ je zit dicht bij de lift en op een centrale plek in het hotel. Ideeën voor een andere toepassing zijn: fitness, zonnestudio, huiskamer, ontspanningskamer met poolbiljart, internet, spelletjes etc?
+ Voor een meerdaags verblijf moet je niet alleen een programma kunnen bieden voor buiten de deur, maar wellicht ook een ontspanning cq extra faciliteiten in het hotel om de tijd door te komen. Een openbare internetplek is in ieder geval een dienst die gezien de maatschappelijke ontwikkeling gerealiseerd moet worden.
? het kan een idee zijn om eens te denken aan wat interessant kan zijn voor de ouderen:
doelgroep 50 +
? koppeling met de karakteristieken van de omgeving, watersport?
! BR4 opofferen voor extra ruimte voor de hotelbar.
Het idee is om een dienstruimte die aansluit op de hotel bar op te offeren om de hotel bar te vergroten. Het ligt direct aan een looproute naar de keuken en biedt dus eventueel de mogelijkheid om eten direct uit de keuken naar de bar te krijgen.
+ houdt de optie open om eten te serveren in dit bar gedeelte.
+ de bar is nu te klein
? het eetgedeelte en de bar visueel scheiden,
? de bar moet gezellig en intiem zijn.
! rekening gehouden met eventuele toekomstige uitbouw en extra capaciteit die dit met zich meebrengt?
Een belangrijk punt om mee te nemen in de overwegingen is de eventuele toekomstige uitbreiding van het hotel. Aansluitend op deze gedachtegang is het een idee om de ontspanningsfaciliteiten te concentreren aan de achterzijde van het hotel. Op deze wijze zijn toekomstige faciliteiten als een zwembad gesitueerd bij de overige ontspanningsfaciliteiten.
! Benutten dienstruimte
Het idee is om de dienstruimte bij de keuken lift te gebruiken als dienstruimte voor het personeel.
? als je hem in tweeën knipt en de lift naar achteren gaat, heb je rechts een dienstruimte voor roken en links voor niet rokers.
! Noordkant garage voor opslag?
! Omkleedruimte?
Entree
9 Informatiedisplay
Het idee om een informatie display te maken in de foyer van het hotel (eventueel bij de receptie).
+ kan de bijeenkomst worden aangegeven met een door de organisator opgegeven tekst.
? Kan dicht bij de trap.
! er moet zicht zijn op de receptie
! vanaf buiten moet de entree duidelijk zijn aangegeven
? Warme en koude luchtcirculatie bij de deur
? Elektrische schuifdeuren
?Tocht voorkomen
Lounge
Gezien het huidige plan is het idee om mogelijk de lounge in 4 zitgedeeltes op te delen, met tussendoor en er omheen een looproute.
Technische infrastructuur voor het mogelijk maken van het internetten
?Als men in de lounge wil internetten is het wellicht noodzakelijk om op een aantal plaatsen naast het draadloos internet rekening te houden met de stroomvoorziening.
? en de ruimte die men nodig heeft om de lap-top kwijt te kunnen.
Een zitje creëren rond een openhaard
+ Iets dat bij veel hotel en restaurants gebeurt en zeker door de oudere generatie meer op prijs wordt gesteld. Bij de open haard kan men genieten van een drankje als voorafgaande activiteit op de rest van de dienstverlening van het hotel, maar ook als ruimte waar men kan ontspannen en overleggen. ?
Een poolbiljart
Een idee om de gasten een ontspanningsmogelijkheid aan te bieden is bijvoorbeeld een poolbiljart.
Het creëren van een televisie/huiskamer lounge
Het is modern om een ruimte creëren waar men een van de grootste tijdsbestedingen kan doen, het televisie kijken. Het is een trend om ook in een hotel een huiskamer gevoel te creëren, waar men zich thuis voelt. Men kan daar praten, de krant lezen of ontspannen televisie kijken.
Een leestafel?
Een ander fenomeen dat veel voorkomt in hotels, maar ook in andere branches zoals kledingzaken is een leestafel. Aan de grote lange tafel kan men lectuur lezen en een invulling geven aan de tijdsbesteding in het hotel.
Hotelbar
De bar en lounge weten te positioneren als zakelijk trefpunt
Het is een trend in het bedrijfsleven om het einde van de week onder het genot van een drankje af te sluiten met collega’s. Het is een idee om lokale bedrijven een aanbieding te doen met korting op het eten, (zeker geschikt voor de rustigere periodes).Daarnaast is er een spin-off voor vergaderingen en trainingen en kweek je goodwill in de regio
Het serveren van tappas in het bar gedeelte
Het idee om in de bar een zitgedeelte te creëren waar eventueel een culinaire trend of een spannendere lunch kaart kan aanbieden. Met de toegang tot de keuken is het mogelijk om ook hier eten te serveren en twee concepten te voeren.
Met de inrichting van het de bar rekening houden met het maritieme karakter van de locatie
? Zakelijke en gezellig
Ruimte voor een bar en zitgedeelte
Er is het idee geopperd om een middelgrote bar te creëren waar voldoende tafelruimte.
? Het bar gedeelte weten te scheiden van de zitjes, zodat men daar relaxed kan zitten en discussiëren. Positioneren dat er ruimte is voor een goed gesprek en gezelligheid aan de bar.De trend is dat men zich thuis wil voelen en settelen in het hotel. Feit is dat men waarde hecht aan de bar en het eten men en gasten willen een echte ouderwetse gezellige bar, intiem en gezellig.
Gezellige hotelbar
Van Frico uit gaan ze wel eens naar een barretje in Wolvega, om informeel bezig te zijn. Er wordt kenbaar gemaakt dat er behoefte is aan een gezellige en vooral intieme bar waar men informeel de vergadering kan afsluiten en/of kan ontmoeten. Een echte bar dus.
Receptiebalie
Een functioneel ontwerp
De receptie is het zenuwcentrum van het hotel en een knooppunt in de dienstverlening. De inrichting moet zijn afgestemd op de activiteiten die men ontplooit en de waarde die kan worden gecreëerd voor de gast. Het idee is om voor zaalreserveringen een aparte balie te maken.
? De zakelijke klant voelt zich vereerd door de scheiding in de dienstverlening en staat in direct contact met de contactpersoon van het hotel.
Verkoop van zinvolle producten
Bij de receptie worden producten aangeboden die de gast kan kopen. Als vernieuwing zal men kunnen gaan brainstormen over de het succes van de verkoop van de huidige producten en ideeën genereren voor de verkoop van producten, waar de gast op zit te wachten en waarde creëert voor de onderneming.
Vb schrijfwaar, Rook artikelen, Presentjes, Routekaart, Lectuur/Internationale kranten
Receptie in het zicht en duidelijk herkenbaar
Het idee is om de receptie meer in het zicht te plaatsen en wellicht uit de rest van het hotel te laten springen met een ander kleur en of vormgeving. Hierdoor wordt de receptie goed zichtbaar als knooppunt van de dienstverlening.
De receptie
“Een arriverende gast, die mogelijk een vermoeiende en lange reis achter de rug heeft, moet direct de balie kunnen vinden. Zorg er dus voor dat de balie bij binnenkomst direct in het oog springt. Creëer in de nabijheid van de balie ruimte voor wachtende gasten. Ruime en lekker zittende fauteuils zijn hiervoor uitermate geschikt. De ideale hoogte van de balie voor gasten en personeel is 105 centimeter. Het werkblad voor baliepersoneel moet 76 centimeter hoog zijn. Vlonders van 15 tot 20 centimeter zorgen ervoor dat personeel op de goede hoogte zit.”
www.horecainnovatie.nl Back office
Het idee om de back office groter te maken + nu is deze ruimte wellicht te klein?( 20m2)
! plek voor X aantal medewerkers??. ( administratie, etc) + afgescheiden ruimt/kantoor creëren voor de directie
? airco
Dinerzalen
Het huidige plan bevat twee dinerzalen van elk 85 m2
+ je hebt een plek waarin groepen apart kunnen dineren
+? eventueel te gebruiken als extra trainingsruimtes
+? rechterkant kan worden aangetrokken bij het restaurant
Toiletten
! de toiletten moeten een centrale plek hebben en in de nabijheid zitten van het restaurant en de lounge.? Duidelijk aangegeven? invalide toilet? van die geurapparaten
Restaurant
! het creëren van een beleving
Het bepalen van de sfeer
?Welke sfeer wil je neerzetten in het restaurant
? De grootte en capaciteit
? hoeveel m2 heb is optimaal
? hoe is het ruimtelijke plaatje
? diversiteit in de ruimte en prettig gezichtsveld voor de gasten
Het idee van de serre
+ extra ruimte voor het restaurant en diversiteit in de ruimte + een meerwaarde voor de gast en aantrekkende factor + zicht vanaf de snelweg
- minder ruimte terras
? hoe groot moet de serre zijn ?
? wat zijn de kosten
? wat zijn eventuele nadelen, broeikas, zon.
? zicht het te dicht bij snelweg, geluid?
Ouderwetse elementen terug laten komen en zo inspelen op de ouderen
Wild idee om in het restaurant in te spelen op de oude doelgroep door retro aspecten uit de jaren vijftig en zestig terug te laten komen in het design van het restaurant
Verkleinen restaurant
Voor het restaurant is het belangrijk dat in de rustigere periodes het restaurant kan worden verkleint zodat, er minder personeel nodig is en dat de gasten bij elkaar zitten en niet eenzaam in een grote ruimte zitten. Ook in de huidige locaties wordt op rustige tijden bijvoorbeeld de lounge gebruikt. Voordeel van deze methode is dat je minder personeel nodig hebt, de activiteiten centreert, en de gasten gezellig bij elkaar zitten.
Ontbijtbuffet
Het ontbijtbuffet is wellicht te koppelen aan het live cooking idee.
Een privé kok
Met het oog op privacy en intimiteit heeft de Sparrenhorst een privé kok in de aanbieding als speciale dienst voor (zakelijke) groepen.
Trends
-De consument is hogere eisen gaan stellen aan de gerechten en wijnen.
- Men wil een beleving in zowel de aankleding als in eten.
- Diverse vestigingen onderscheiden zich met een verbreding en verdieping op het Valk- aanbod. In almelo kan men kiezen uit twee restaurant concepten, en kiezen tussen een tafel in de oude sociëteit dan wel voor een menu in het tappas in restaurant Solera. Ook in Voorschoten hanteert men twee concepten
Van der Valk Meeneemservice
“Krijgt u bezoek of heeft u geen zin om in de keuken te staan? Geen probleem, dan bestelt u toch iets via de Van der Valk Meeneemservice! Onze koks hebben speciaal voor u overheerlijke schotels en salades samengesteld. Ze zijn allemaal bij ons te bestellen en op elk gewenst tijdstip bij de receptie af te halen”
www.vandervalkassen.nl
Restaurant Assen
“Van der Valk Hotel Assen heeft een gezellig en modern restaurant, dat bekend staat om zijn goede keuken. Op de gevarieerde menukaart is voor elke smaak wel iets te vinden. Van een klassieke carpaccio tot gewaagde garnalenkoekjes en van onze beroemde dubbele biefstuk tot een heerlijke zalmmoot op Italiaanse wijze. Ook bieden wij altijd de meest verse seizoensspecialiteiten: Hollandse nieuwe, asperges, een mosselpannetje of een overheerlijke hazenpeper. Voor de kleinere trek en kinderen hebben we een speciaal menu en ook op de uitgebreide lunchkaart zult u ongetwijfeld iets lekkers vinden. Ook op warme zomerse dagen kunt u terecht bij Van der Valk Hotel Assen. Een airconditioning biedt binnen namelijk de nodige verkoeling en als u liever buiten zit, kan dat op ons gezellige terras”.
www.vandervalkassen.nl
Geen vaststaande menu’s voor groepen
Idee dat wordt uitgevoerd bij de Sparrenhorst zodat de zakelijke gasten niet worden opgezadeld met een vast menu, met weinig mogelijkheden, maar dat men beter kan kiezen wat men zelf het lekkerst vindt.
Brede wijnkaart
Breed drankenaanbod
Live cooking
“Net als hotel Vianen realiseert “Voorschoten” op de beneden etage weldra ook een live cooking buffetzaal, met een capaciteit voor driehonderd gasten. Families met kinderen zullen in het grote restaurant blijven eten en, ook omdat die kinderen daar een speelhoek hebben en vrij kunnen rondlopen. Daarbij zullen er altijd hele generaties gasten blijven die de traditionele gezelligheid, het ruime aanbod en de prijsstelling van het grote restaurant waarderen”. (bron: Valk magazine)
Het is een mooi concept en het loopt in Vianen als een trein. In de praktijk is het gewoon een lopend buffet waarbij de kok present is om het eten terplekke klaar te maken. Nadeel voor de invoer voor Sneek kan zijn dat als je het gezien de ruimte, locatie en grootte van het hotel, kleinschaligere aanpakt zodat het tussen wal en schip valt. En je niet alle ingrediënten uit het concept kan meenemen omdat je te weinig ruimte hebt. Het in mijn ogen pas een succes als je een dusdanig groot aantal bezoekers hebt.
+ Het is eventueel ook te combineren met de ruimte voor het ontbijt bufet.
Licht dimmers
“Benut de functionaliteit van een lamp optimaal door gebruik te maken van dimmers. U creëert eenvoudig een aantrekkelijke sfeer met de juiste dimbaarheid. Dim in een restaurant het licht zo, dat kaarsen op tafel tot hun recht komen. Na sluitingstijd ‘draait’ u de hoeveelheid licht eenvoudig omhoog, zodat u met uitstekend licht de ruimte reinigt. De aanschafprijs van een dimmer varieert van 22 tot 65 euro.” (www.horecainnovatie.nl)
Standaard Kamers
! De onderverdeling in de kamers zo maken dat verschillende doelgroepen kunnen worden voorzien in hun behoeften.
! Het idee om hetzelfde concept te voeren als in Wolvega
! “Een goed toegankelijke entree van een hotelkamer is een ‘must’. Het bed dient uit privacy- oogpunt bij voorkeur niet zichtbaar te zijn bij het openen van de kamerdeur en er moet voldoende leefruimte overblijven buiten de hotelkamermeubels om. Een eenpersoonsbed moet gemiddeld 90 centimeter breed en 210 centimeter lang zijn en hoogte moet 56 centimeter zijn. Vervang de matras van een bed na vijf jaar.” (www.zibb-horeca.nl)
?een paar luxe kamers/suites, met bijvoorbeeld: groot bubbelbad, king size bed, etcetera.
Ideeën:
-Een badkamer met ligbad, minibar
-hemelbed,
-Rookvrije kamers -interactieve televisie -radio, telefoon -ventilatoren en airco -modemaansluiting
-Alle kamers met bubbelbad -internet mogelijkheden -een eigen balkon
-Grote open ramen van vloer tot plafond.
-Marketing technisch: Aardigheidje van het hotel
Familiekamer concept/suites
? Hoe loopt dit in Wolvega
Sfeer en inrichting
Het idee om rekening te houden met de locatie
? Voorbeelden: watersport, lokale geschiedenis, activiteiten in de regio. Als je een zeilarrangement hebt>> een mooie foto wat een overtuigend beeld geeft van een gezellige meeting op de boot. Mooi schilderij van een boot, locale kunstenaar, prent van de omgeving.
fit met stijl van de rest van het gebouw
Koppeling met locatie en aansluiting op het totaalplaatje van het hotel
Onderscheiden door kunst en design
Het volgen van trends
“Trends bereiken een beperkte doelgroep en zijn erg aan tijd onderhevig. Daarbij komt dat er regionale verschillen merkbaar zijn. Door de bocht genomen is West-Nederland trendgevoeliger dan Oost-Nederland. Realiseer dat een trend aan tijd onderhevig is en dat een snelle afschrijvingsperiode zinvol is. Een trend kan scoren, maar een goede gastvrijheid en keuken bepalen nog altijd uw horecasucces. Een spectaculair interieur zal niet volstaan, wanneer de gastvrijheid en keuken ondermaats zijn. In cafés blijven donkere kleuren in. Dit is al vele jaren zo en blijkt nog steeds het geval. De trend is dus eigenlijk dat het een constante tendens is. Een bruincafé blijft namelijk tijdloos. Knus is hierbij het sleutelwoord. Het werken met thema’s biedt prima mogelijkheden om te onderscheiden.” (www.horecainnovatie.nl)
Het spelen met ruimte
“Creëer looppaden door met verschillende vloerafwerking te werken. Hiermee accentueert u de routing. Creëer enige ‘eilanden’ in een restaurant door aftakkingen te maken van de hoofdroute. Maak deze ruimtes extra gezellig door er enkele ronde tafels te plaatsen. Pas wel op met ronde tafels. Ze zijn simpelweg niet te schakelen met andere tafels, waardoor u minder flexibel bent. Vierkante tafels kunt u wel eenvoudig schakelen, waardoor u simpel een tafelruimte creëert waar 4, 6 of meerdere gasten kunnen plaatsnemen. Zorg voor voldoende serveerruimte voor uw personeel. Houd 60 à 70 centimeter aan voor de breedte van de looppaden”.
(www.horecainnovatie.nl)
Investeringstips
Investeer niet in een duur tafelblad wanneer u constant gebruik maakt van bedekte tafels.
Bespaar niet op duurzame onderdelen van uw inrichting, zoals vloeren, plafonds en verlichtingssystemen. Houd ze bovendien redelijk tijdloos. Varieer met accessoires. Die kunt u relatief goedkoop vervangen en daarmee een nieuwe sfeer creëren. Mits de basis goed is
natuurlijk. (www.horecainnovatie.nl)
Ruimtes voor innovatieve diensten
Het bieden van ontspanningsfaciliteiten
In Vianen zijn geen faciliteiten als een zwembad fitness of iets dergelijks. Het heeft dan ook een minder toeristische functie en rekening houdend met de bedrijfsspecifieke situatie voor de nieuwbouw in Sneek zal de toeristische markt een grotere rol spelen. Daarnaast is het zo dat bij een meerdaags verblijf er niet alleen voor ontspanning in de regio moet worden gezorgd, maar dat er ook ontspanningsfaciliteiten in het hotel zijn. Vianen richt zijn pijlen in mijn ogen meer op de functie van wegrestaurant en zakelijke trefpunt dan als toeristisch hotel.
Voorbeelden:
Internetcorner
U kunt gratis, onbeperkt of tegen betaling gebruik maken van een x aantal computers voor algemeen gebruik.
Fitness ruimte
De fitnessruimte moet dusdanig zijn dat het bijvoorbeeld qua grootte aansluit op de rest van het hotel. Een klein kamertje is dan minder gewenst. Met de mededeling in de markt dat er een fitnessfaciliteit is creëer je verwachtingen en men eist een minimum aan mogelijkheden.
Voor de invulling kan worden nagedacht en gekeken bij andere hotels. Een loopband, fiets, een roeiapparaat zijn enkele voorbeelden.
Zwembad
Vooral het zwembad in de Sparrenhorst is erg luxe opgezet en is er gewerkt om een beleving neer te zetten. De tegels bevatten een zandprofiel en aan de korte zijde is een muurschildering van een wijds uitzicht op een blauwe horizon.
Leestafel
Speelautomaten
Poolbiljart
Sauna
Tennisbaan
Zonnestudio/ Solarium
Putting green
Fietsverhuur
Cadeau winkel
De internetcorner
Tafeltennistafel
Poolbiljart
Putting green
Souvenirwinkel
Indoor golfbaan
Mogelijk maken van activiteiten Ontspanning
Gezelschapspel doen Mensen kijken
Gezellig aan de bar zitten Televisie kijken
Lezen Sporten
Fitness
Squash, Tennis, Golf
2
eBouwlaag
Op de tweede bouwlaag zijn 36 standaardkamers ingetekend en een familiekamer/suite in het torengedeelte. De tweede bouwlaag beslaat alleen het linker gedeelte van het hotel omdat bij de rest het plafond hoger is.
! wederom het idee om kamertype 2 op te offeren.
+ de ruimte is ongeveer 70 m2 en is wellicht wel geschikt voor een alternatieve invulling.
? fitness en zonnebanken? Sauna? Kinderentertainment room? ?????????
3
eBouwlaag
Op de derde bouwlaag bevinden zich 38 standaardkamers en 1 familiekamer/suite. Daarnaast is boven het restaurant en de keuken aan de rechter zuidkant van het hotel een zalenaccommodatie met vergaderzalen, trainingszalen en een grote zaal voor feesten/bruiloften en grote bijeenkomsten.
! rekening houden met de rest van de dienstverlening
Als Van der Valk familiedagen/bedrijfsuitjes/incentives en zeilarrangementen wil gaan aanbieden, dan moet er rekening worden gehouden met die aspecten en de uiteindelijke dienstverlening.
? Kan je grotere groepen kwijt in een zaal? voor het diner en de lunch?
? Eventuele rol bij locale evenementen?
! Trap en lift kunnen naar achteren
Het idee is om de lift naar achteren te verplaatsen zodat er meer ruimte kan worden gecreëerd voor de zalenaccommodatie.
! Diversiteit in aanbod en in kunnen spelen op de marktvraag
? inschatting van de vraag uit de markt?
?Hoe groot zijn de groepen?
? is er een diversiteit en flexibiliteit in het aanbod?
! Extra mogelijkheden door benutting van de ruimte van de dinerzalen.
De dinerzalen bieden een gezamenlijke oppervlakte van 170 m2 en kunnen eventueel gebruikt worden voor grote groepen en trainingen.
+ Is te gebruiken voor grote presentatie
+ als nood is links en/of rechts wellicht te gebruiken als trainingszaal van 85m2, de twee dinerzalen zijn dan twee extra trainingsplekken
!Toiletten bij vergaderzalen ?
Het idee om toiletten te bouwen bij de vergaderzalen lijkt geen overbodige luxe.
?Wellicht net een slag kleiner dan Wolvega
?Tussen twee trainingszalen in
??Dienstruimte
??In Wolvega is op de tekening een dienstruimte ingetekend.
Zalenaccommodatie
! rekening houden met de rest van de dienstverlening en speciaal met een meerdaags
verblijf en de watersportarrangementen.
Ontwerp zalenaccommodatie
In het nu volgende gedeelte wordt ingegaan op de ideeën die er zijn gevonden met betrekking tot de zalenaccommodatie.
Programma van eisen
Om een succesvolle zalenaccommodatie te ontwerpen voor hotel Sneek is er een programma van eisen samengesteld op basis van de eisen van de site van de vereniging van erkende vergaderaccommodaties, de voorlopige reacties van de zakelijke markt en een zestal artikelen die verband houden met het onderwerp.
Het onderstaande stuk is een samenvatting van een zestal artikelen over het ontwerp van een zalenaccommodatie en de wijze waarop de ruimte dient aan te sluiten op de behoeften uit de markt. Het is aangevuld met de eisen die vanuit de erkenning van een vergaderaccommodatie aan een hotel worden gesteld
Psychologen geloven dat de fysieke omgeving 15 tot 20 procent invloed uitoefent op het succes van een vergadering/training. Het creëren en de invloed van de ruimtes is nog een vrij ontgonnen gebied. In het Hotel huurt men een ruimte om informatie uit te wisselen, informatie over te brengen op een groep, problemen op te lossen of voor een sociaal samenzijn. De belangrijkheid van de fysieke omgeving is afhankelijk van het type bijeenkomst. Een samenkomst in het hotel dient om een communicatieve en een sociale behoefte te vervullen. Trainers en organisatoren van bijeenkomsten weten dat de individuele mindset van de verschillende deelnemers het grootste obstakel zijn in een bijeenkomst. De een staat niet open voor de ideen van een ander, de een doet niet mee aan de communicatie etcetera. Nu is de aanname dat de ruimte een invloed heeft op de mindset van de deelnemers.
De kleur, verlichting, temperatuur, ruimtelijkheid (hoogte, lengte breedte) en overige aspecten van de ruimte kunnen afleidend en destructief werken en mogelijk zelfs mensen irriteren. Een meeting is een gestructureerde sociale bijeenkomst en de fysieke omgeving is cruciaal voor de bijeenkomst en de ruimte en opstelling beïnvloed het succes van een bijeenkomst.De perfectie van een accommodatie ligt in het oog voor de details
Wat is nu de beste fysieke werkomgeving voor een zaal/ruimte?
In de onderstaande tekst wordt ingegaan op de inzichten die zijn gevonden via:
A. de informatie uit de artikelen over een zalenaccommodatie (vinkjes ) B. de eisen van de vereniging van erkende vergaderaccommodaties (vierkantje) C. gesprekken met afnemers (sterretje)
D. gesprekken met medewerkers en eigenaren (rondje)
(met de overlapping van bepaalde elementen is geen rekening gehouden en in de praktijk is het zo dat er inzichten zijn die door meerdere bronnen zijn aangekaart.)
De grootte van de zalen
9 Ervaren trainers en organisatoren van bijeenkomsten weten het belang van de ratio van het aantal vierkante meters ten opzichte van het aantal deelnemers een bijeenkomst sterk kan beïnvloeden.
Hoge plafonds, voor vrijheid en tegen claustrofobische effect
De minimale hoogte van een plenaire zaal voor meer dan 250 deelnemers is 3.60m
Voor een U opstelling geld een minimale oppervlakte van 2.5 m2 per persoon.
Een lengte van maximaal 1,7 keer de breedte
Subzalen zijn minimaal 2,50 hoog
o Voorkeur voor de U vorm met ruime opzet voor trainingen
Trainers van trainingsbureaus geven net als interne bronnen aan dat de U-vorm altijd gevraagd wordt als er een training wordt gehouden. Men prefereert voor een lange bijeenkomst een ruimere opstelling. De vraag is naar een U-vorm en de samenstelling van de grootte van zo’n vergadergroep is sterk wisselend. Voor trainingen hebben gaat het grofweg om groepen van maximaal 20 personen omdat, de docent het anders niet kan behappen. De meeste trainingen zijn dan ook voor groepen van tussen de 15 en 20 personen. Voor trainingen wordt altijd om een u vorm gevraagd, omdat men contact wil hebben met de cursisten. Het werken met subgroepen komt bij Bob BV zelden voor. Maar er wordt ook gewerkt met kleinere groepen. De heer T Visser van Boertien geeft aan dat men ook werkt met groepen van 6-12 personen en de U-vorm ook dan het meest geschikt is. Nieuw is het gebruik van een ster vorm waarin de tafel op de lange zijde wordt geplaatst. Er is een dan een open structuur en men heeft een eigen tafel.
o Niet af stappen van de kleinere vergaderzalen
Marloes verhuurt ongeveer 3 zalen redelijk goed. En dan vooral de twee kleinste zalen.
“mensen willen kort vergaderen of een sollicitatiegesprek in een privé sfeer kunnen houden.
De twee kleine zalen zijn daar ideaal voor. Voor met z`n tweeën, of met groepjes tot 10 man”.
o Het gebruik van een tussenwand om de grote zaal op te delen
Om terug te komen op de grote zaal. Marloes geeft aan dat in haar optiek een tussenwand het huidige probleem kan oplossen. Met een tussenwand heb je in een keer twee ruimtes van 170 m2 erbij. Maar hoe dit moet qua apparatuur etc, dat moet nog even bekeken worden. De nieuw Nederland zaal wordt overigens goed gebruikt voor bruiloften etc. En het is een vereiste als je een totaalproduct wilt leveren en als er een evenement over grote bijeenkomst wilt organiseren binnen het hotel. Met een tussenwand is het mogelijk om de grootte van de zaal beter af te stemmen op de grootte van de groep.
o Diversiteit aan zalen creëren.
In de inleiding van de vergadergids staat dat de mogelijkheid om een diversiteit in de zalen te hebben een pluspunt is.
o Break-out ruimte voor kleine groepsopdrachten., ruimte voor ontspanning en persoonlijke activiteiten
De ruimte moet afgestemd zijn of af te stemmen zijn op de wensen van de gebruiker
Belangrijke aspect van trainers is de snelheid en flexibiliteit, de organisatie moet zijn ingesteld op de eisen en omgang met trainers. Tafels moeten makkelijk te verslepen zijn en hetzelfde geldt voor de stoelen. Als anekdote wordt verteld dat het engelse behang bij Van der Valk een min punt was omdat men dingen wilde ophangen aan de muur. De ruimte moet worden afgestemd op de ruimte van de gebruiker en als je op beide doelgroepen (trainingen en vergadering) richt moeten de beide ruimtes zijn afgestemd op de behoeften en vraag uit de markt. Specifiek met betrekking op de zalenaccommodatie is opgemerkt dat de minimale oppervlakte en meest gangbare eis voor een trainingszaal 60m2 is.
Vierkante kamers voor trainingen omdat, men dichter bij de spreker staat ten opzichte van een lange rechthoek.
Diversiteit en flexibiliteit zijn de sleutelfactoren voor de zalenaccommodatie
In Vianen is men in staat om voor elke vraag een geschikte ruimte te vinden van mega grote bruiloft tot een kleine bijkomst van 4 a10 personen. De meest geschikte zaal is de zaal van 60m2. mooi voor een standaard training, of een intiem diner. Met het oog op een vergadering is de grootte van de groep maximaal 12 man.
Een ruimte die aansluit op de grootte van de groep en het doel van de meeting
Uit observatie is gebleken dat er wellicht beter moet na worden gedacht over de grootte van
de groepen en de diversiteit die men heeft in de ruimtes.
Algemene inrichting en sfeer 9 Maak de ruimte uniek!
9 een neutrale kamer zijn, met groen en planten 9 aansluiten op het doel van de meeting
9 een neutrale kamer, woonkamer idee, minder formeel en men voelt zich thuis,
9 Waarschijnlijk hebben de zakelijke gasten twee ruimtes nodig, een formele goed verlichte neutrale kamer, en een informele ruimte waar men in een cirkel zit en informeel contact heeft met andere deelnemers/collega`s. Een hotelbar die vervult de gezelligheidsfactor.
9 het gebruik van natuurlijke materialen verrijken de omgeving en geven een diepere betekenis aan de bijeenkomst.
9 de omgeving/ruimte die we gebruiken moet functioneel, specifiek en uniek zijn. Net als individuen, moet elke ruimte worden behandeld als individu.Het interieur moet reflecteren en faciliteren wat er in de ruimte moet gebeuren.
9 Het goed ontworpen omgeving moet de deelnemers bevrijden van de druk en problemen van de competitieve hedendaagse samenleving
Inrichting in goede staat van onderhoud
Aanwezige routebeschrijving
Ontvangstruimte met een receptie en enige zitruimte
Openbaar telefoontoestel
Duidelijke interne bewegwijzering
Alle zalen zijn afsluitbaar
De accommodatie kan op verzoek de tafels beschotten of rokken
Voorzieningen voor het ophangen van flip over vellen (trainers willen de vellen ophangen)
De zalen bevatten een prullenbak
De accommodatie beschikt bij deuren van vergaderzalen over spionnetjes en/of beletlampen en/of evenementaanduiding en /of ramen in deuren of wanden.
Zicht en licht
9 Trainer kijkt naar buiten in plaats van naar de deur. En presenteert dus bij de deur. Zo heeft de organisator en plezant ruimtelijk gezichtspunt. En hebben de cursisten geen afleiding.
9 warme kleuren
9 Pastel kleuren hebben een positief effect op het leerproces., oranje, groen, blauw en geel, het zijn vrolijke frisse en aangename kleuren om naar te kijken.
9 Muur en vloer; er moet geheel tapijt/vloerbedekking op liggen, met geen afleidende patronen of strepen en niet te donker of te licht.
9 Op de muren niet te veel afleidende elementen en het liefst zaken die verband houden met de meeting, idee een klok die voor de presentatiehouder te zien is maar niet voor de cursisten.
9 Groen in de hoeken van de zalen, waardoor het buiten naar binnen is gehaald
9 het licht is cruciaal, dus zorg dat het goed voor elkaar is. daglicht is vereist, en het licht moet voor de juiste sfeer zorgen en functioneel zijn voor de bijeenkomst. En eventuele verduistering voor een presentatie. Lichten in de hoeken kunnen de sfeer positief beïnvloeden
9 natuurlijk daglicht
9 speciale sfeer verlichting in een zaal voor recepties en feesten.
9 dimmers aan de zijkant of hoek om de sfeer te bepalen
Zalen hebben daglicht
Zalen zijn verduisterbaar
Licht is verstelbaar
Zalen groter dan 75m2 beschikken over projectieverlichting zijnde apart schakelbare verlichting dusdanig dat het projectiescherm niet wordt verlicht, maar congresdeelnemers wel de gelegenheid hebben te lezen of te schrijven met een minimum van 30 lux gemeten op het tafelblad
De vergaderzalen beschikken over een lichtsterkte van minimaal 300 lux kunstlicht op hoogte van het tafelblad
o Licht dimmers
“Benut de functionaliteit van een lamp optimaal door gebruik te maken van dimmers. U creëert eenvoudig een aantrekkelijke sfeer met de juiste dimbaarheid. Dim in een restaurant het licht zo, dat kaarsen op tafel tot hun recht komen. Na sluitingstijd ‘draait’ u de hoeveelheid licht eenvoudig omhoog, zodat u met uitstekend licht de ruimte reinigt. De aanschafprijs van een dimmer varieert van 22 tot 65 euro.” Voor feestzaal
Geluid en akoestiek
9 goede akoestiek, resonantie en audio-mogelijkheden
Muren en wanden hebben een minimale dempingswaarde van 45 db
In de zaal een basisruisniveau van maximaal 45 decibel
De zalen beschikken over een spraakverstaanbaarheid van minimaal 0.45 volgens de rasti- index.
In de zalen een nagalmtijd van maximaal 1.2 seconden.
De eventuele flexibele scheidingswanden hebben een minimale dempingwaarde van 48 db en er is geen open verbinding met de andere ruimte
Klimaat
Temperatuur en ventilatie zijn per zaal regelbaar en de luchtvochtigheid is aangenaam
De luchtvochtigheid is tijdens de bijeenkomsten tussen 30 en 70 %
Comfortabele stoelen
9 een actieve luisterhouding, en schrijfhouding zijn, en een mogelijkheid om iets achterover te leunen ter ontspanning.
9 Geen vaste achterleuning, leuning met kleine speling erin, liefst met wieltjes
Stoelen hebben twee armleuningen
Tafelopstelling
9 een breed perspectief
9 Deel de ruimte zo in dat iedereen met elkaar kan praten en elkaar kan zien. Als innovatieve oplossing is te denken aan een diamant vorm, zodat er een grote ronde ontstaat. En de beste oplossing is een U vorm.
9 Flexibel
9 In kunnen spelen op de specifiek vraag van de organisator, men creëert een tafel bestaande uit verschillende kleine tafels, zodat de perfecte tafel gecreëerd kan worden voor het doel van de bijeenkomst en het aantal deelnemers.
9 Een open vierkant/rechthoek (met voorzitter aan het hoofd).
9 Maakt de mensen bewust van de status en klassikaal gevoel. Een te lange rechthoek kan
wellicht twee groepen tegenover elkaar zetten. Met groepjes aan beide zijden, waardoor
het ineens niet meer verwonderlijk is dat er een soort verbale tenniswedstrijd ontstaat
waarin de aanvallen in snel tempo de tafel over vliegen. Door de rivalen naast elkaar te
zetten verhelp je dit probleem, want men is eerder geneigd om op iemand te reageren die
aan de ander kant zit en minder op degene die ook aan dezelfde zijde zit. In een rechte opstelling tegenover elkaar (vierkant of rechthoek) worden de participanten aan de buitenste kanten minder betrokken in de discussie, ze worden er niet in betrokken of vinden het moeilijk om zich in de discussie te mengen. Een oplossing voor dit probleem is een ronde tafel en voor grotere groepen is de U dan het meest geschikt.
9 Een ronde tafel.
9 Mensen voelen zich psychologisch gezien meer met elkaar verbonden aan een ronde tafel ten opzichte van een opstelling waarmee twee groepen tegenover elkaar zitten. Zodra mensen dichter bij elkaar gezet worden ontstaat er een grotere emotionele prikkel.
De U vorm
In het algemeen is de geschikte vorm een zitpatroon waarin communicatie en oogcontact tussen de participanten het meest wordt aangemoedigd. De U-vorm is hiervoor het meest geschikt. De spreker moet kunnen inspelen op de deelnemers en weten of de luisteraars hem begrijpen, geloven, verast zijn, het er mee eens of oneens zijn, etcetera. En er is meer contact met de groep doordat men dichtbij de luisteraars kan komen. Als er een status bewustzijn moet zijn, dan zit de leider aan het hoofd van de u vorm.
Ronde tafel of ovaal voor vergaderingen
Voor vergaderingen is qua opstelling te denken aan een ovale of ronde tafel in tegenstelling tot een lange vergadertafel.
Faciliteiten
Er zijn kopieer, fax en printmogelijkheden en een centrale voorziening tot internet
Er is reserve apparatuur en middelen aanwezig in geval er gebreken zijn.
Een garderobe
Toiletten in de nabijheid van de zalen, met capaciteitplenaire zaal / 75
Technische hulpmiddelen
Faxen, kopiëren, printen, bellen.
Stopcontacten; voor technisch middelen en eventuele stroomvoorziening voor laptops. De wandcontactdozen begeven zich aan de korte kant van zijde van de zaal of aan de uiteinden
Telefoonlijn
In de nabijheid van de zalen is een intern telefoontoestel met noodnummers en receptie
Draadloos internet
Ventilatie & Airconditioning
Temperatuur regeling
o Moderne Audio visuele voorzieningen
Voor de technologie en audio visuele middelen is Hotel Schiphol de trendsetter binnen Van der Valk, met plasma schermen en beamers in het plafond is het goed geregeld.
o Projectiescherm o Beamer
o Projectieschermen
Personeel/receptie
Er iemand aanwezig die kan assisteren bij technische problemen
De accommodatie werkt met een draaiboek
Plattegronden van de vergaderzalen, met maten en capaciteiten
De mogelijkheid om waardevolle zaken in bewaring te geven
Kopieer en fax apparaat
De accommodatie beschikt over een beperkte printservice van documenten en ten behoeve van opdrachtgevers en eindgebruikers
Er moet personeel aanwezig zijn die verstand heeft van de werking audio visuele middelen.
Vereiste is voor de dienstverlening dat er een medewerker aanwezig heeft van de audio en visuele middelen die gebruikt kunnen worden voor een bijeenkomst.
Eisen aan het personeel
Flexibiliteit en snelheid worden door de trainers als belangrijk ervaren. Tevens geven bijvoorbeeld trainers aan dat het belangrijk is dat het personeel is ingesteld op de zakelijke gast en kennis heeft van wat er van belang is voor de gast en goed kan meedenken met de klant.
Er is de indruk dat er teveel jonge mensen en stagiaires werken
Als reactie op de dienstverlening van het personeel werd er opgemerkt dat er de indruk werd gewekt dat er veel jonge mensen en stagiaires werken. Over de dienstverlening was men overigens wel tevreden
o Het maken van keuzes voor de zalenaccommodatie
Door de goede vraag is men in Vianen beter gaan nadenken over de wijze waarop men de markt wil bedienen. Trainers maken meerdere boekingen en zorgen voor een goede bezetting.
Lange vergaderingen of presentatie waar men in cabaret of theater zit en er meer mensen in de ruimte zijn is in principe winstgevender omdat je meer mensen aan het eten en drinken zet.
Eten en drinken
Er zijn pauze voorzieningen in de directe nabijheid van vergaderzalen
De mogelijkheid om dranken in de zalen te kunnen serveren
De opdrachtgever kan op de dag van de bijeenkomst snacks en dranken bestellen
Eindgebruikers kunnen op individuele basis gedurende de dag versnaperingen en dranken krijgen
Ruimte voor het pauzeren
9 Er worden pauzes ingelast, waarin men verlangt naar de buitenlucht, eten en drinken en ontspanning middels sociaal informeel contact.
Break out ruimte/ ontspanningsmogelijkheden
Er moet een ruimte zijn voor de gasten voor het invullen van de pauzes van d e bijeenkomsten. Men wil roken, naar buiten kunnen voor een frisse neus, wat lectuur lezen, televisie kijken, drinken, iets kleins om te eten, opfrissen, naar het toilet of met elkaar praten
mogelijkheid om naar buiten te gaan
o Vergadergids en eigen spullen onder de aandacht brengen
o Groepen voor een meerdaags verblijf moet je een besloten diner ruimte kunnen bieden.
Innovatieve ruimte
o Sociëteit inrichting van de Sparrenhorst o Een auditorium
o een erkende vergaderaccommodatie
Dit betekent dat wij gegarandeerde kwaliteit leveren en dat wij kwaliteitszorg hoog in het vaandel hebben staan. Elke drie jaar worden wij geïnspecteerd door een onafhankelijke organisatie waarbij wij op ruim 100 punten worden gecontroleerd. Uitsluitend wanneer wij aan alle eisen voldoen mogen wij het predikaat Erkende vergaderaccommodatie voeren.
Gedragscode vereniging van erkende congresaccommodaties
Het duidelijk aanstellen van een aanspreekpunt voor de gasten
De organisatie treft maatregelen in geval van piepend hang en sluitwerk van deuren en vergaderzalen.
De accommodatieverschaffer is in staat om op verzoek van de opdrachtgever overige vergadergebruik benodigde attributen zoals perforator, plakband, nietmachine, highlighter, naambordjes, lege cd’s.
De accommodatie bied de garantie dat binnen 30 minuten op beperkte schaal aanvullende of vervangende apparatuur als overheadprojector, projectiescherm en microfoons kunnen worden geleverd.
Eventuele kabels op de vloeren moeten ten alle tijden tijdens de bijeenkomst zijn afgeplakt
De organisator beschikt over medewerker(s) die voldoende kennis hebben van de geleverde apparatuur.
De medewerkers dragen herkenbare en representatieve kleding
De toiletten dienen minimaal eenmaal per dagdeel te worden schoongemaakt
