Bijlage I Organogram Dienst Middelen
-team projecten en advisering -allochtonen -team frontoffice -team financieel beleid - team inkoop -team frontoffice -evenementen -team backoffice -team comptabiliteit - team gebouwen en -team backoffice -media -team treasury dienstverlening
-nieuwe media -team belastingen - team documentaire
-officemanagement -team waardebepaling en informatie -publieksvoorlichters gegevensbeheer voorziening
-stadsinformatiepunt
-communicatieadviseurs
-communicatiespecialisten
organogram dienst middelen (intranet, Strategisch afdelingsplan Financiën & belastingen) Informatisering en
automatisering
Directie middelen
Financiën, planning
& control
Facilitaire zaken Personeel en
organisatie
Communicatie Financiën en
belastingen
Bijlage II Organogram Gemeente Apeldoorn
College van Burgemeester en Wethouders
Gemeentesecretaris + Adjunct gemeentesecr.
Concernstaf
Dienst
Veiligheid, recht en burgerzaken
Afdeling Veiligheid en Recht
Afdeling Burgerzaken
Brandweer Dienst
Ruimtelijke Ordening en Wonen Dienst Grond,
Economie en Projecten
Dienst Milieu, Mobiliteit en Openbare Ruimte
Dienst Samenleving
Afdeling Preventie en Objectreparatie
Afdeling Repressie
Dienst Middelen
Afdeling Logistiek en Techniek
Afdeling Financiële administratie en ondersteuning
Afdeling Financiën, Afdeling Bouwgrond- exploitatie Afdeling Economische Zaken
Afdeling Project- ontwikkeling Afdeling Grondzaken
Milieu
Mobiliteit Groen
Afdeling Afdeling Management Ondersteuning Afdeling Ruimtelijke Informatie Afdeling wegen en riolering
Afdeling Afdeling ruimtelijk
juridische zaken Afdeling
stedebouw Afdeling ruimte en wonen Afdeling
bouwtoezicht en monumenten
Afdeling Informatisering en Automatisering
Afdeling Personeel en Organisatie
Afdeling Financiën en Belastingen Afdeling Communicatie
Afdeling
Facilitaire Zaken
Afdeling Activering SAM
Juridische zaken Frontoffice teams
Backoffice teams
Musea
Stadsbank Gemeenteraad
Bijlage III Werkblad AAD
(niet digitaal beschikbaar)Bijlage IV Legenda AAD
Actor activity Diagram Organisatie:
Bedrijfsproces:
Actor
Activiteit (handeling); format = werkwoord + zelfstandig naamwoord
Activiteit gelijktijding door meerdere actoren uitgevoerd
Voorwaartse overdracht met benoeming van de informatiedrager
Terugwaartse overdracht Actor 1 Actor 2
Noteren Product- gegevens Gegevens
Aanvraag-
Formulier
Verwerkings- Verslag
Gebruikte symbolen in het AAD-schema
Activiteit
Een activiteit wordt bij Actor Activity Diagramming gedefinieerd als een hoeveelheid werk.
Een activiteit wordt door een actor verricht. Hij gebruikt of verbruikt daarbij resources (Schaap, 1997: 5/6). Resources is een begrip waarmee productiemiddelen als: grondstoffen, halffabrikaten, machines, materieel en computers worden aangeduid. Een specifieke resource is informatie (Schaap, 1997: 4). Een activiteit wordt in het AAD getekend als een zwart gevuld vierkantje. Naast het vierkant wordt begeleidende tekst geplaatst in het algemeen geplaatst in het format: “werkwoord + zelfstandig naamwoord”. Dit is niet verplicht, maar een standaard format leidt er toe dat het figuur sneller te begrijpen is. Gebruikte of verbruikte resources worden niet vermeld.
Een bijzondere vorm van een activiteit is overleg. Overleg is een activiteit die door twee actoren tegelijkertijd wordt uitgevoerd. In het AAD wordt overleg weergegeven door een activiteit bij beide actoren verbonden door een dubbele lijn (Schaap, 1997: 6).
Overdacht
Bij overdrachten wordt het product in wording door een actor voor verdere verwerking overgedragen aan een of meerdere andere actoren. Er wordt aangenomen dat bij overdrachten geen toestandverandering optreedt. Indien dit wel het geval is, is er kennelijk een actor bij betrokken en moet deze alsnog in het AAD worden opgenomen (Schaap, 2000: 7).
In het AAD wordt een overdracht weergegeven door twee open blokjes bij de desbetreffende actoren, verbonden door een enkele lijn. Er wordt tevens aan gegeven wat wordt overgedragen en/of via welk medium. De open blokjes representeren in zekere zin de verantwoordelijkheid die rust bij betrokken actoren voor het product dat wordt overgedragen.
Bijzondere overdrachten zijn de eerste overdracht, waarmee de klant het product ‘aanvraagt’ en de laatste overdracht waarmee het product aan de klant wordt overgedragen (Schaap, 2000: 7).
Ook wordt er onderscheid gemaakt tussen voorwaartse overdrachten (van actor een naar actor twee) en de terugwaartse overdracht (van actor twee naar actor een) (Schaap, 1997: 6)
Bijlage V Verhuislijst
Dienst Afdeling Naam Gebouw Gebouw Kamer Kamer Component Itemnr. Itemnr. Telefoon Gewenste datum
Werkplek- onderzoek
Meubilair Meubilair Spoed
Oud Nieuw Oud Nieuw Monitor Verhuizing Ja/nee mee nieuw
Bijlage VI Verhuisinstructie voor (datum invullen).
Op bovengenoemde datum, vanaf 08.00 uur, zal er verhuisd worden.
Om het een en ander goed te laten verlopen is deze memo opgesteld en is het zaak deze goed door te nemen. De tekst bevat belangrijke informatie en aanwijzingen over wat er gaat gebeuren en wat er van u verwacht wordt.
Inpakinstructie.
Bij de verhuizing wordt gebruik gemaakt van verhuisdozen en rolcontainers. In een rolcontainer passen 10 verhuisdozen en uw computer/printer. Het is de bedoeling dat u uw kast leegmaakt en vervolgens uw spullen inpakt. Alles wat verhuisd wordt dient voorzien te worden van een verhuissticker. Dit geldt niet alleen voor uw verhuisdozen, maar ook voor uw computer, ladenblok, bureaustoel, meubilair, en overige spullen.
De te verhuizen kasten dienen tevens van stickers te worden voorzien.
Verhuisdozen.
Op dit moment zijn er op een centrale plek verhuisdozen neergezet. U wordt verzocht na de verhuizing de stickers van de uitgepakte verhuisdozen te verwijderen en de dozen opgevouwen te deponeren op de door de verhuiscoördinator aangewezen plek.
Rolcontainers.
Rolcontainers worden door de verhuizer gebracht. Verhuisdozen worden door u in de rolcontainer geplaatst. De rolcontainer kunt vervolgens op de gang, naast uw kamerdeur parkeren, evenals uw ladeblok en bureaustoel. U kunt aan het einde van de middag, voorafgaande aan uw verhuisdatum deze spullen op de gang zetten.
In ieder geval niet eerder.
Uw PC en telefoon.
Zet het telefoontoestel in de vensterbank en sticker deze niet, de KPN verhuist deze zelf.
De pc’s worden een dag voordat u verhuist losgekoppeld .
Op de dag van uw verhuizing kunt u vanaf het middaguur kijken of uw nieuwe werkplek gereed is.
Verhuisstickers.
Op de sticker moet de volgende informatie komen te staan:
- uw naam
- uw nieuwe kamernummer, vb. NXXX, ZXXX of RXXX.
- de etage waar u naar toe gaat.
De nazorg.
1 week na de verhuizing wordt er door de verhuiscoördinator een ronde gelopen om te kijken of er nog problemen zijn en zal die in overleg met de Facilitaire Zaken proberen op te lossen.
De verhuiscoördinator.
Voor vragen en problemen kunt u bij uw verhuiscoördinator terecht.
Met vriendelijke groet,
Afd. Faza
Bijlage VII Nazorg verhuizingen
Geachte collega,
Welkom op uw nieuwe werkplek.
In principe is de verhuizing achter de rug, maar waarschijnlijk is nog niet alles tot in de finesses geregeld. Omdat een verhuizing veel tijd en menskracht vergt en er in zeer korte tijd veel werk moet worden gedaan, is gekozen voor een "van grof-naar-fijn-benadering".
"Grof" is het verhuizen van het meubilair. Het criterium hierbij is dat u weer moet kunnen werken. Het "fijne" werk (zie overzicht verder op deze blz.) moet dus mogelijk nog gebeuren.
Het is gebruikelijk dat binnen 10 werkdagen na de verhuizing er iemand van Faza (thd) langskomt voor de nazorg. Wilt u vóór die tijd voor geen bon aan laten maken bij het Meldpunt Faza?
Om te zorgen dat u naar uw zin zit, vragen wij uw medewerking door het onderstaande lijstje nog dezelfde week in te vullen en in te leveren bij uw verhuiscoördinator. Op dit lijstje kunt u aangeven wat door u in de nazorg nog gewenst wordt. Wilt u zo vriendelijk zijn om dit mogelijk zo nauwkeurig mogelijk aan te geven? Nadat Faza de ingevulde lijsten van uw verhuiscoördinator heeft gekregen, wordt met de nazorg begonnen.
Wilt u dat er zaken gedaan worden die niet op dit lijstje staan, dan is het heel goed mogelijk dat dit niet onder "nazorg" valt. Afhankelijk van de werkzaamheden worden de kosten aan u doorberekend. Als voorbeeld kan hierbij genoemd worden het ombouwen van bureaus. Dergelijke opdrachten kunnen wel aan het Meldpunt Faza (CDM) worden doorgegeven onder vermelding van het budgetnummer.
Voor vragen over uw pc e.d. kunt u terecht bij de Servicedesk van I. en A., toestel 1490.
Voor meldingen over telefoons en faxen kunt u gewoon terecht bij het Meldpunt Faza, tst. 1234.
Dienst:………
Naam:……….
Kamer:………
Datum verhuizing:………
Gewenste nazorg:
heeft gehad)
U kunt dit formulier inleveren bij de verhuiscoördinator van uw dienst. Bij hem of haar kunt u ook met eventuele vragen terecht.
Al vast bedankt voor uw medewerking!
Het verhuisteam, Afdeling Faza/team Gebouwenbeheer en Dienstverlening, I. en A. en
Bijlage VIII Prioritering van eisen in het proces van verhuizen
Het eigen
bureau is verhuisd
De eigen telefoon is verhuisd
Snoeren zijn weg- gewerkt
De kamer is schoon
Meubels zijn afgesteld op ARBO hoogte
De tijd dat niet gewerkt kan wor- den is zo kort mo- gelijk
De ver- huizing vindt plaats op de afge- sproken datum
Er kan een opstelling worden aange- geven die afwijkt van de standaard inrichting
waar- dering (wordt ingevuld door de onderzoe- ker)
Het eigen bureau is verhuisd
De eigen telefoon is verhuisd
Snoeren zijn weggewerkt De kamer is schoon
Meubels zijn afgesteld op ARBOhoogte De tijd dat niet gewerkt kan worden is zo kort mogelijk De verhuizing vindt plaats op de afgesproken datum Er kan een opstelling worden aangegeven die afwijkt van de standaard-inrichting
Figuur 2.1 Een matrix waarmee het belang van een eis kan worden aangegeven ten opzichte van andere eisen
In bovenstaande matrix zijn de eisen opgenomen die niet vanzelfsprekend waren. Er is aan de medewerkes hoe belangrijk zij het vonden dat deze eisen werden gerealiseerd. Bij de eisen waarop dit van toepassing is is vermeld dat het gaat om het belang van realisatie voordat de nazorg is uitgevoerd. Het figuur is ingevuld door drie medewerkers die net verhuist waren en door drie medewerkers die op het punt stonden te gaan verhuizen. De aantal keren dat deze klanten ‘nee’ antwoorden op de vraag of de eis uit de rij belangrijker was als de eis uit de kolom is bijelkaar opgeteld. De eis met de minste keer ‘nee’ kreeg de eerste plaats toegewezen, enz. Het aantal keren nee van de zes deelnemers is bij elkaar opgeteld. Achter de eis staat tussen haakjes vermeld het aantal maal dat met ‘nee’
beantwoord is. De eis met de meeste keer nee krijgt de minste punten. De eisen, ook de vanzelfsprekende zijn hier opgenomen. Bij alle eisen is aangegeven tot welk prestatie-gebied de eis behoord. Bij de niet-vanzelfsprekende eisen staat vermeld hoeveel keer de medewerkers nee antwoordden en hoeveel punten aan de eis zijn toebedeeld:
1. De telefoon functioneert na de verhuizing op de nieuwe werkplek met het eigen telefoonnummer (kwaliteit) 2. Dozen, bureaustoel en ladeblok zijn na de verhuizing geplaatst bij de nieuwe werkplek (kwaliteit)
3. De apparatuur (pc’s, monitor, printers en scanners) verhuist mee en wordt op de nieuwe werkplek weer aangesloten en functioneert (kwaliteit)
4. De verhuizing vindt plaats op de afgesproken datum (8x nee, 7 punten, betrouwbaarheid) 5. De tijd dat niet gewerkt kan worden is zo kort mogelijk (13x nee, 6 punten, snelheid)
6. De mogelijkheid bestaat om een opstelling aan te geven die afwijkt van de standaard-inrichting (16x nee, 5 punten, flexibiliteit)
7. Alle bureaus zijn na de verhuizing afgesteld op ARBO-hoogte (16x nee, 5 punten, kwaliteit) 8. Snoeren zijn weggewerkt (24x nee, 4 punten, kwaliteit)
9. De kamer is schoon (27x nee, 3 punten, kwaliteit)
10. Het eigen bureau is verhuisd (29x nee, 2 punten, kwaliteit)
Bijlage IX specificatie interne verhuizingen
Beschrijving
Bij een interne verhuizing worden verplaatst naar een nieuwe werkplek: de apparatuur (computer, monitor, fax, scanners en printers), het ladeblok, de bureaustoel, de telefoon, de werkbenodigdheden (nadat deze door de medewerkers in dozen zijn verpakt) en indien gewenst het bureau.
Klant
Er zijn twee soorten verhuizingen. Verhuizingen die aan het begin van het jaar gepland zijn door het managementteam en verwerkt zijn in de meer-jaren begroting (mjb) en verhuizingen die worden aangevraagd door leidinggevenden, die beschikken over een budget. Voor deze eerste verhuizingen is het managementteam opdrachtgever. Degene die uiteindelijk moeten werken met de nieuwe indeling van kamers zijn de leidinggevende en de medewerker. Dit zijn de klanten van een verhuizing.
Prestatie
Op de volgende afspraken kunnen klanten de dienst-verhuiscoördinator aanspreken, als zij zelf volgens de uitgedeelde instructies hun activiteiten hebben uitgevoerd:
Kwaliteit: na de verhuizing functioneert de apparatuur en de telefoon weer, zijn alle bureaus geplaatst volgens de specificatietekening, staan alle bureaus afgesteld op Arbo-hoogte (indien u een werkplekonderzoek heeft gehad), zijn de snoeren onder het bureau weggewerkt, is de kamer schoon, is het eigen bureau mee verhuist en is de eigen telefoon mee verhuist.
Levertijd: Een verhuizing kan binnen twee weken worden uitgevoerd, nadat hij door de leidinggevende is aangevraagd.
Snelheid: Op de dag voor de verhuizing worden de PC’s vanaf x uur afgekoppeld door I&A vanwege voorbereidende werkzaamheden. Vanaf dit moment en op de dag van de verhuizing kan de medewerker geen gebruik meer maken van zijn PC. Dit duurt uiterlijk tot x uur. Binnen x dagen na de verhuizing wordt de nazorg (o.a. het afstellen van de werkplekken op ARBO- hoogte en het ophangen van rails) uitgevoerd.
Kosten: De prijs die een dienst moet betalen voor een verhuizing hangt af van de reden van de verhuizing. Een verhuizing die in overeenstemming is met de mjb wordt betaald uit de huisvestingsreserve. Ook verhuizing die een rechtstreekse relatie hebben met een efficiëntere bedrijfsvoering van een andere dienst worden hieruit betaald.
Voor alle andere verhuizingen worden wel kosten doorberekend. De prijs voor een verhuizing is €185 (prijspeil 2002) per persoon en voor een kleine verhuizing (vijf personen of minder) op basis van daadwerkelijk gemaakte uren. Deze prijs wordt betaald door de dienst.
Aanvraag
Beide soorten verhuizingen worden aangevraagd door de leidinggevende. Hij/zij neemt contact op met de dienst-verhuiscoördinator. Deze persoon is tevens aanspreekpunt voor problemen en vragen met betrekking tot verhuizingen. De volgende personen zijn dienst-verhuiscoördinator:
Middelen Albert Schenk MMO Onbekend
GEP Lillian Cornelisse VRB Patrick Kroeze
SAM Jan van Leeuwen ROW Patrick Mulder
Medewerkers moeten een aanvraag indienen bij de directe leidinggevende.
Bijlage X Het huis van kwaliteit voor verhuizingen
Ge-
wicht Op- stellen verhuis lijst
Nagaan Beschik- baarheid mede- werkers
Opstellen specificatie Tekening
Stickeren en inpakken
Noteren Tech- nische gegevens (door KPN)
Ver- plaatsen telefoon
Wisselen nummer
Inven- Tarise- ren situatie (door I&A)
Los- Kop- pelen appa- ratuur
Patchen appara- tuur
Aan- sluiten Appara- tuur
Aan- geven Ver- huis- Vol- gorde (Door THD)
Klaar- zetten ver- huis- dozen en rolcon- tainers
Loskop- pelen bureaus
Verplaat- sen goederen
Aan- Kop- pelen Bu- reau
Telefoon Nummer wijzigen
7 9 - 9 - 9 - 9 - - - - -
Appara- tuur verhuist en func- tioneert
7 9 - 9 9 - - - 3 9 9 9 - - - - 9
spullen, stoel, ladeblok
7 - - - 9 - - - - - - - - 3 - - 9
Bureau verhuist
2 9 - - 9 - - - - - - - - - 9 - 9
Snoeren 4 - - - - - - - - - - 9 -
Kamer is schoon
3 - - - - - - - - - - - -
Telefoon verhuist
1 9 - 9 - - 9 - - - - - - - -
ARBO- hoogte
5 - - - - - - - - - - - 9
De tijd dat niet gewerkt kan worden
6 - - - - - - 3 3 3 9 - 3 3 3
Afge- sproken datum
7 - 9 - - - - - - - - - - - -
Afwij- ken van
5 - - 9 - - - - - - - - - - -
Bijlage XI het belang van de activiteiten in het proces van verhuizen
Het bepalen van de belangrijkheid van verschillende activiteiten kan door een rekensom uit te voeren. De rekensom bestaat uit twee delen. Ten eerste moet het gewicht dat is toegekend aan de bovenste eis vermenigvuldigt worden met de waarde die behoort bij de activiteit in kolom één, dan wordt de waarde van de tweede eis vermenigvuldigd met de waarde die toebehoort aan de activiteit in kolom één, enz. Het tweede deel van de rekensom bestaat uit het optellen van de uitkomsten van de verschillende rekensommen en deze uitkomst moet eventueel worden vermenigvuldigd met het cijfer dat door de procesdeelnemers is toegekend aan de waarschijnlijkheid dat een activiteit voorkomt. Het maken van deze rekensom wordt geïllustreerd de cijfers uit de vorige bijlage. Het gewicht van de activiteit opstellen verhuislijst is 7x9+7x9+2x9+1x9= 153. Het belang van de activiteiten van verhuizingen is in onderstaand figuur weergegeven.
Opstel- len ver- huislijst
Nagaan Beschik- baarheid mede- werkers
Opstel- len spe- cificatie Teke- ning
Stickeren en in- pak-ken
Noteren Techni- sche gegevens (door KPN)
Ver- plaatsen telefoon
Wisselen nummer
Inven- tari-seren situatie (door I&A)
Los-kop- pelen appa- ratuur
Pat- Chen appa- ratuur
Aan-slui- Ten Ap- Para Tuur
Aan- geven Ver-huis- Vol- gorde (Door THD)
Klaar- zetten ver- huis- dozen en rolcon- tainers
Los- kop-pe- len meubi- lair
Ver-plaat Sen goe- deren
Aan- koppe- len Meu Bi-air
Waar schijn- lijkheid
0,1 0,1
Belang 153 63 180 144 63 9 6,3 21 63 6,3 63 54 21 18 189 33
Bijlage XII Het proces van verhuizen
Leiding- Medewerker Dienst- Verhuis Verhuis Medewerker Medewerkers Medewerkers Externe schoon gevende verhuis- coördinator coördinator KPN technische I&A verhuizers makers coördinator Faza I&A dienst
aanvraag verhuizing
Aan- Opstellen
vraag verhuislijst en opstellen specificatietekening
Overdracht verhuislijst via netwerk
Nagaan beschikbaarheid
Medewerkers (tijdens verhuisoverleg)
Nagaan beschikbaarheid en verstrekken opdracht
Overdracht verhuisdatum (mondeling) Aangeven Inven- Verhuisvolgorde tariseren Overdracht situatie
verhuisdatum
Voor- bereiding overdracht instructie Overdracht specificatietekening
Klaarzetten Dag voor Inpakken en stickeren verhuisdozen en
de rolcontainers
verhuizing
Noteren Loskoppelen Loskoppelen
technische bureau apparatuur
gegevens Patchen Verplaatsen Dag van de Verplaatsen Aankoppelen apparatuur goederen verhuizing telefoon bureau Aansluiten
wisselen apparatuur Schoon Meubels en dozen op de afgesproken plaats nummer maken
kamer
Functionerende telefoon op nieuwe werkplek
Functionerende apparatuur op nieuwe werkplek
Nazorg Afronden verhuizing (nazorg)
Bijlage XIII Instructie voor een dienst-verhuiscoördinator
(voor een verhuizing tussen de zes en dertig personen)1. De leidinggevende moet aan u aangeven welke kamerverdeling hem voor ogen staat
2. Draai bij de CAD-tekenaar van Faza de specificatietekeningen uit van de werkplekken waar de medewerkers naar toe gaan.
3. Ga bij de medewerkers langs om de volgende gegevens te noteren op de verhuislijst (de verhuislijst is te vinden is op de F:/ schijf):
1. Dienst 2. Afdeling
3. Naam, vriendelijk verzoek om te beginnen met de achternaam
4. Gebouw oud en gebouw nieuw, indien zowel de oude als de nieuwe situatie beide in het stadhuis zijn hoeft hier niets te worden ingevuld
5. Component, vul hier in om wat voor automatiseringscomponent (=apparaat) het gaat, zoals pc, printer en scanner. Let bij het inventariseren op de aanwezigheid van printers en faxen en noteer deze ook op de verhuislijst.
6. Het itemnummer dat op het apparaat staat. Dit is een vier cijferig nummer eventueel vooraf gegaan door een letter. Als er geen itemnummer op het apparaat is aangebracht vult u vier vraagtekens in (????)
7. Monitor: vul ook het itemnummer van de monitor in
8. Telefoon: vul het nummer in dat op de telefoon is geplakt of staat vermeld onder de hoorn.
9. Vul de door u gewenst verhuisdatum in. Let er op dat de verhuizing pas twee weken nadat u de gegevens aan de verhuiscoördinator van Faza heeft overgedragen kan plaatsvinden.
10. Meubilair mee en werkplekonderzoek: Kies de volgorde van de medewerkers zo dat u de kamer waar de medewerker naar toe gaat al heeft gehad. Controleer of de opstelling zoals die is weergegeven op de specificatietekening klopt. Als deze niet klopt wijzigt u deze handmatig en legt deze voor aan de te verhuizen medewerker. Als hij akkoord gaat met deze opstelling en het niet nodig vindt om zijn meubilair mee te nemen vult u in de kolom ‘meubilair mee’ ‘nee’ in. Vervolgens vraagt u aan de medewerker of hij een werkplek onderzoek heeft gehad en vult het antwoord in de kolom ‘werkplek onderzoek’. Als het meubilair mee verhuist hoeft u in deze kolom niets in te vullen.
11. Spoed: In deze kolom kunt aangeven of u wilt dat sommige medewerkers eerder moeten worden verhuist dan andere, omdat u bijvoorbeeld wilt dat de secretariaten zo kort mogelijk buiten bedrijf zijn. Het verzoek is om voorzichtig te zijn bij het aangeven van spoedgevallen, omdat dit het bepalen van de meest efficiënte verhuisvolgorde moeilijker maakt.
12. Datum: Vul hier de door u gewenste datum in. Houd u rekening met de aanvraagtijd van twee weken en de beschikbaarheid van de medewerker van de KPN. Deze is alleen op maandag, woensdag en vrijdag beschikbaar. U kunt uw verhuizing dus alleen op die dagen plannen.
13. Aanvullende opmerkingen: Op het tweede excelblad kunnen aanvullende opmerkingen worden aangegeven. Dit blad is uitsluitend bedoeld om aan te geven of er ook bepaalde meubelstukken moeten blijven staan, zoals vergardertafels. In ieder geval kan hier niet worden aangegeven dat extra meubilair moet worden besteld of dat een bureau moet worden omgebouwd. Het bestellen van meubilair moet door de dienst- verhuiscoördinatorgebeuren bij het CDM (met een handtekening van de leidinggevende) en ombouwen kan tijdens een verhuizing niet gerealiseerd worden, hiervoor moet na de verhuizing een verzoek worden gedaan bij het CDM.
Zet deze gegevens op de f:/-schijf en informeer de verhuiscoördinator van Faza hier over. Na 10.00 op dezelfde dag als de verhuizing in de week erna plaatsvind kunnen geen wijzigingen meer worden doorgegeven in de gegevens.
4. Op de maandag nadat u de gegevens op de F-schijf heeft geplaatst hoort u voor 11.00 of de verhuizing op de door u voorgestelde datum plaats kan vinden, anders wordt er deze maandag een nieuwe datum met u afgesproken. U dient de afgesproken datum door te geven aan uw leidinggevende. U kunt dan tevens aan hem knelpunten voorleggen die medewerkers ervaren bij de verhuizing. Een verhuizing verloopt beter als de leidinggevende de knoop doorhakt op kritieke punten en als hij degene is die de datum van de verhuizing aankondigt.
5. U gaat bij de CAD-tekenaar van Faza langs om de wijzigingen die u handmatig op de tekening hebt aangebracht in de tekening te laten opnemen. Ook geeft u aan deze CAD-tekenaar aan welke medewerkers hun meubilair meenemen, zodat hij een tekening kan maken hoe de kamer er uit gaat zien. Tevens vult u in welke medewerker aan welke kant van de kamer gaat zitten en hangt deze tekening twee dagen voor de verhuizing voor 15.00 die dag, op de deur van de kamer.
6. U maakt een afspraak met de dienstverhuiscoördinatorvan Faza en I&A en het hoofd van de technische dienst (bij voorkeur op maandagmorgen) tussen 10.00 en 11.00. U bespreekt dan de eisen zoals die geformuleerd zijn in de specificatie en de verhuisvolgorde. Vervolgens bespreekt u de tijd dat begonnen wordt met afkoppelen van de meubels en de computers en vermeld deze in de instructie. Die u drie dagen voor de verhuizing uitdeelt aan de medewerkers. Eventueel kunt u de specificatie hierbij bijvoegen.
7. Tijdens de verhuizing bent u aanwezig om als aanspreekpunt te dienen voor de te verhuizen medewerkers.
8. Na de verhuizing gaat u bij de verhuisde medewerkers langs en gaat na of aan de specificatie is voldaan. Deze gegevens en de ervaringen van medewerkers neemt u mee in de bijeenkomst die na de verhuizing wordt gepland door de verhuiscoördinator van Faza en samen kijkt u of er voldaan is aan de vooraf afgesproken eisen. Als er niet aan voldaan is probeert u gezamenlijk de oorzaken te achterhalen en te kijken hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen.
Bijlage XIV Verhuisinstructie voor (datum invullen)
Beste medewerker,
Op bovengenoemde datum, vanaf 08.00 uur, zal er verhuisd worden. Om het een en ander goed te laten verlopen is het zaak deze instructie goed door te nemen. De tekst bevat belangrijke informatie en aanwijzingen over wat er gaat gebeuren en wat er van u verwacht wordt.
De dag voor de verhuizing Inpakken van uw spullen
Het is de bedoeling dat uw spullen inpakt in verhuisdozen. De verhuisdozen plaatst u in rolcontainers. Deze verhuisdozen en rolcontainers worden op zijn laatst op de dag voor de verhuizing om 10.00 klaargezet op een centrale locatie. De precieze locatie is bekend bij uw verhuiscoördinator.
Houdt u bij het inpakken van de dozen rekening met de volgende zaken:
Probeer de dozen niet te zwaar te maken. Dat wat u zelf niet kunt tillen kunnen de verhuizers ook niet tillen Draag er zorg voor dat alle dozen goed dicht zitten en het gewicht van de inhoud kunnen dragen
Schilderijen en prikborden worden niet verhuisd. Het beste kunt u deze onderbrengen bij andere medewerkers die niet hoeven te verhuizen, zodat u ze de dag na de verhuizing zelf kunt ophalen
Verhuisdozen worden door u in de rolcontainer geplaatst. In één rolcontainer passen 10 verhuisdozen en uw computer. Per persoon is er één rolcontainer beschikbaar.
Computer en telefoon
Zet het telefoontoestel in de vensterbank en sticker deze niet, de KPN verhuist deze zelf.
Uw apparatuur (monitor, computer, toetsenbord, printer, scanner en muis) wordt de dag voordat u verhuist vanaf …. losgekoppeld. Als dit gebeurd is moet u deze apparatuur, met uitzondering van de monitor, in de rolcontainer plaatsen. Pak deze spullen niet in, want dan kan uw de apparatuur niet worden aangesloten.
Verhuissticker
Alles wat verhuisd wordt dient voorzien te worden van een verhuissticker. Dit geldt voor uw verhuisdozen, het ladeblok, de bureaustoel, de te verhuizen kasten en het bureau (alle delen van het bureau moeten worden voorzien van een aparte sticker). Tevens dient uw apparatuur van stickers te worden voorzien. Alle componenten dienen apart gestickerd te worden. Op de sticker moet vermeldt worden: uw naam, uw nieuwe kamernummer, vb. NXXX, ZXXX of RXXX. Datgene wat niet gestickerd is wordt niet verhuisd.
U kunt op de dag voor de verhuizing vanaf 13.00 de rolcontainer, evenals uw ladeblok en bureaustoel naast uw kamerdeur parkeren. In ieder geval niet voor 13.00.
De dag van de verhuizing
Op de dag van de verhuizing hoeft u niet aanwezig te zijn. Vanaf het middaguur kunt u komen kijken of uw nieuwe werkplek gereed is.
Na de verhuizing
Nadat u uw spullen heeft uitgepakt wordt u verzocht de stickers van de uitgepakte verhuisdozen te verwijderen en de dozen opgevouwen te deponeren op de door de verhuiscoördinator aangewezen plek.
Binnen 10 dagen komt er iemand langs voor de afronding van de verhuizing, meer informatie hierover vindt u in het formulier dat na de verhuizing op u bureau ligt.
Klachten
Voor vragen en het doorgeven van klachten en verbeterpunten over de verhuizing kunt u terecht bij de dienst- verhuiscoördinator.
Met vriendelijke groet, Afdeling Faza
Bijlage XV Geraamte van het huis van kwaliteit
Activiteit
en (horizon- taal)/
Eisen (verti- caal)
G E W I C H T
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Waarschijn- lijkheid
Bijlage XVI Verbetermogelijkheden
Reduceer de complexiteit van het proces. Een proces wordt in de loop van de tijd vaak vanzelf complexer. Bij deze activiteit moet actief gezocht worden naar manieren waardoor het proces minder complex wordt. Enkele manier zijn: het combineren van activiteiten, het beter laten aansluiten van informatie bij de informatiebehoefte van de afnemer, het verminderen van afhankelijkheden tussen verschillende personen die activiteiten uitvoeren in het proces en het anders verdelen van activiteiten.
Reduceer de doorlooptijd van het proces. Enkele suggesties om de doorlooptijd te verbeteren zijn:
1. Activiteiten die in de huidige situatie na elkaar worden uitgevoerd, gelijktijdig uitvoeren
2. Het veranderen van de volgorde van activiteiten 3. Het terugbrengen van interrupties
4. verbetering van de timing en het zetten van prioriteiten. De doorlooptijd kan aanzienlijk worden teruggebracht door de volgorde te kiezen waarmee de kortste doorlooptijd kan worden bereikt. Het is vaak een grote verleiding op eerste kleine simpele klusjes te doen. Dit heeft vaak tot gevolg dat andere activiteiten vertraging oplopen. Het zetten van prioriteiten en het naleven hiervan kan leiden tot een kortere doorlooptijd.
Reduceer mogelijkheden om activiteiten fout uit te voeren. De bedoeling van deze methode is om het moeilijk te maken om activiteiten fout uit te voeren. Hiervoor zijn talloze mogelijkheden, die voor elk proces verschillen. Om deze mogelijkheden op te sporen is het handig om jezelf de vraag te stellen:
Als ik fouten zou willen maken in deze activiteit, hoe zou ik dat dan doen? Maak een lijst van welke fouten er kunnen worden gemaakt bij het uitvoeren van deze activiteit en ontwerp manieren die er voor zorgen dat deze activiteiten niet fout kunnen worden uitgevoerd.
Verbeteren van ‘resources’. Kunnen de hulpmiddelen en de informatie die gebruikt worden tijdens het proces beter worden afgestemd op de activiteiten die moeten worden uitgevoerd? Mensen zijn ook resources. Het verbeteren van mensen door middel van training en opleiding is belangrijk om processen beter te laten verlopen.
Reduceer complexiteit instructies. Veel van datgene wat geschreven wordt in een organisatie kan niet makkelijk begrepen worden. Om dit te verbeteren moeten geschreven documenten worden afgestemd op degene die ze moet gebruiken. Enkele suggesties om dit te realiseren zijn:
1. Bepaal het niveau van de lezer en schrijf het document zo dat alle lezers het makkelijk kunnen begrijpen
2. Bedenk in hoeverre de lezer bekent is met termen en afkortingen. De lezer moet zo min mogelijk worden geconfronteerd met nieuwe termen en afkortingen.
Verbeter de inputs van het proces. Het verbeterteam moet zich de volgende zaken afvragen: Hebben we de input, die we in de huidige situatie gebruiken, daadwerkelijk nodig? Kan de input op een ander punt worden ingebracht in het proces, waardoor het proces verbeterd? Kan de input op een later moment worden ingebracht zodat de leverancier meer tijd heeft voordat zij haar output moet leveren?
Zoek creatief naar een andere wijze van uitvoering van het proces. Als kleine veranderingen niet helpen om het gewenste prestatie-niveau te bereiken. Is het tijd om een stap terug te doen en na te gaan of de gewenste resultaten op een andere manier kunnen worden bereikt, onafhankelijk van het huidige proces.
Automatiseren en/of mechaniseren. Optimaliseer het voortbrengingsproces met behulp van computers en machines. Een voorbeeld hiervan is het delen van informatie met behulp van een computernetwerk.
