www.exact.com/benl/
Minder handmatig werken en meer verdienen, dat kan met
‘No hands accounting’
Content
Introductie 3
3 uitgangspunten 4
Tijdwinst in seconden 5
Uw winst door No Hands Accounting 8
Hoe Exact u helpt 11
Introductie
Ondernemers verwachten dat hun boekhouding altijd op orde is.
En dat zij op tijd hun financiële resultaten ontvangen. Met ‘no hands accounting’ of geautomatiseerd boekhouden lukt dat. Tegelijkertijd dalen uw kosten dus gaat uw accountants- of boekhoudkantoor meer geld verdienen. Hoe dan en hoeveel? Lees snel verder en ontdek uw winstpotentieel.
Handmatige en ingewikkelde processen wilt u liefst automatiseren. Sluit daarom uw klanten aan op uw boekhoudsoftware. Uw klanten sturen via apps en Coda-integratie rechtstreeks hun transacties, boekingen en documenten door zonder handmatig werk. U ziet geen boekingen over het hoofd en de kans op fouten vermindert sterk. Daardoor houdt u tijd over. Waar een boekhouder bijvoorbeeld eerst 20 tot 25 klanten kan bedienen, verdubbelt dit aantal met ‘no hands accounting’. Door die productiviteitswinst kunt u met een gerust gevoel gaan werken met vaste prijzen. Dat scheelt een hoop facturatiegedoe op basis van geschreven uren.
Digitalisering op basis van Exact Online heeft er mede voor gezorgd dat we meer werk aan konden met hetzelfde aantal mensen en dat we onze omzet konden verdubbelen op 5 jaar tijd.»
Sven Cornelis, Acco Accountants
3 Uitgangspunten
Maar hoe kunt u die tijdwinst realiseren en wat is daarvoor nodig?
Vertrek van deze drie uitgangspunten:
1. Werk met vaste maandelijkse prijzen
Uw klant heeft zo duidelijkheid over de kosten en als u productiever werkt door handmatig werk te verminderen, stijgen uw winstmarges.
2. Meten is weten
Zorg dat u inzicht hebt in het aantal klanten dat één boekhoudmedewerker gemiddeld kan bedienen. Hou bij hoeveel inkoopfacturen en bankafschriften uw medewerker gemiddeld per maand per klant verwerkt. Als u daarbij de gemiddelde klantomzet per medewerker afzet tegen de kosten ontdekt u de winst per medewerker. Die kunt u vervolgens makkelijk doorrekenen voor uw hele kantoor.
3. Stamgegevens moeten kloppen Ze vormen het fundament van de administratie. Gebruik de koppeling met Graydon en migratietools als u gegevens uit andere boekhoudpakketten wilt overzetten. Daarbij hoort een zorgvuldige inrichting van bijvoorbeeld templates voor het boeken van facturen.
Tijdwinst in seconden
Met de Scan & Herken-functie van Exact Online voor Accountancy bespaart u veel tijd. Ontvangt u nog veel papieren facturen? Scan die hoop facturen in één keer en Exact Online voor Accountancy splitst ze automatisch op. De ingebouwde, zelflerende robot wijst de facturen toe aan de juiste grootboekrekening, op basis van eerdere historiek. U wilt nog meer tijd winnen? Laat uw klanten digitaal hun administratie aanleveren via e-mail (Mail2EOL) of mobiele app (via Mijn [Kantoor]). De ultieme tijdwinst boekt u echter door facturen uit te wisselen via UBL in combinatie met de robot. De inkoopfacturen staan dan direct klaar in Exact Online voor Accountancy en werden toegewezen aan de juiste grootboekrekening. U hoeft ze alleen maar te controleren en zelfs dat is niet meer nodig als u de afzenders vertrouwt.
Opmerking:
Niet inbegrepen in de berekening maar ook een enorme tijdwinstpakker is de mogelijkheid om facturen met veel factuurregels (bijvoorbeeld een groothandel in levensmiddelen) automatisch te bundelen op bijvoorbeeld artikelgroep of BTW-code.
Die factuur wordt dan op basis van een eerdere historiek netjes gegroepeerd en komt op de juiste grootboekrekening. Zo wint u niet alleen tijd maar er ontstaat tegelijk een adequate rapportering.
Bereken nu de repetitieve handelingen binnen uw boekhoudproces. Zo ontdekt u de tijdwinst in seconden per transactie als u werkt met ‘no hands accounting’.
In onderstaande tabel ziet u de tijd die bepaalde activiteiten kosten, de menselijke handelingen die daarbij horen en de tijdsbesparing die ‘no hands accounting’ oplevert. Deze resultaten kwamen tot stand door analyse van anonieme Exact-gebruikersgegevens en interviews plus een validatie met gebruikers.
Inkoopfacturen
Verwerken 1 inkoopfactuur Aantal seconden
Handelingen Tijdwinst tov
handmatig
Handmatig 203 Invoeren, controleren en
corrigeren
Scan & herken met Robot toewijzing 114 Klaarzetten, controleren en corrigeren
44%
E-mail/Mijn (Kantoor) app plus Scan
& herken met Robot
54 Controleren en corrigeren 73%
Real-time facturatie (UBL) met Robot 15 Controleren en corrigeren 93%
U ziet het, door over te stappen naar Exact Online voor Accountancy boekt u al snel 44 tot maar liefst 93%
tijdwinst. Leveren uw klanten op tijd aan, dan hoeft u geen aanvullende informatie op te vragen en dat levert u weer extra tijd op (en die kunnen we niet meten door data-analyse).
Hoe kwamen die berekende tijdsbeparingen tot stand, vraagt u zich wellicht af. Zie daarvoor de onderbouwing hiernaast.
Bankafschriften
Verwerken 1 bankafschrift Aantal seconden
Handelingen Tijdwinst tov
handmatig
Handmatig 298 Downloaden MT940, importeren,
invoeren en controleren
Bankkoppeling 118 Importeren, invoeren en
conrtoleren
60%
Automatische bankkoppeling met Robot suggesties
34 Invoeren en controleren 89%
Met de Coda-integratie staan uw bankafschriften elke dag al meteen klaar in Exact. De bijbehorende boekingen zijn direct zichtbaar in de administratie, waardoor u geen handelingen meer hoeft te
verrichten voor de verwerking van bankverrichtingen. Op basis van eerdere historiek geeft de zelflerende robot opnieuw suggesties voor toewijzing aan de juiste grootboekrekening. Is er maar één suggestie voor een bankafschrift, dan kunt u die direct toewijzen waardoor de boeking automatisch verloopt.
Extra tijdwinst ontstaat bovendien als u een limiet instelt waarbinnen betalingsverschillen automatisch wordenafgeboekt.
Dankzij No Hands Accounting besparen wij nu maandelijks 4-5 uur per medewerker.»
Simon Verduin, Omnyacc Van Teylingen
Verkoopfacturen
Verwerken 1 verkoopfactuur Aantal seconden
Handelingen Tijdwinst tov
handmatig
Handmatig 201 Invoeren, controleren en
corrigeren
Factureren via Mjin (Kantoor) 25 Controleren en corrigeren 88%
Nog meer tijdwinst? Verstrek uw klanten Mijn [Kantoor] (tussen de haakjes staat uw eigen kantoornaam).
Daarmee leveren ze niet alleen bonnetjes en inkoopfacturen eenvoudig digitaal aan, ze factureren er ook makkelijk mee en dat zowel via de laptop als de mobiele app. De factuurregels komen automatisch in het verkoopboek van de klantboekhouding in Exact Online voor Accountancy. Dat scheelt u controlewerk want de boekingen vormen een exacte weergave van de verstuurde verkoopfacturen.
Opmerking:
Niet inbegrepen in de berekening maar ook met ‘Vinden en corrigeren’ bespaart u veel tijd. Met die functie voert u correcties op reeds geboekte transacties in één keer (dus in bulk) correcties door. Dit kan zelfs na het sluiten van de periode dus na de BTW-aangifte (mits die correcties geen invloed hebben op de BTW-aangifte zelf). Het regel voor regel corrigeren van transacties behoort tot het verleden.
Door No Hands Accounting heeft de klant, via de MijnKroeseWevers-app, altijd inzicht in up-to-date financiële cijfers.»
Erwin Groenhof, KroeseWevers
Uw winst met
No hands accounting
Wat betekent het voor uw winstgevendheid als uw boekhoudmedewerker met gemak twee keer zoveel klanten bedient? Stel, u rekent € 300 per maand voor een boekhouding en uw boekhouder kost € 6.000 euro per maand. Hij bediende eerst 25 klanten en na de invoering van ‘no hands accounting’ kan hij er 50 aan, zonder stress. Dat komt op het volgende neer:
Verhouding boekhounder/klanten 1:25 1:30
Maandelijkse prijs € 300 € 300
Kosten boekhounder € 6,000 € 6,000
Omzet € 7,500 € 15,000
Winst € 1,500 € 9,000
Kortom, uw winst per boekhouder is 6 keer zo hoog. Toegegeven, de extra kosten voor uw Exact
abonnement zitten hier nog niet in verrekend maar die vormen een fractie van de gestegen winstmarge.
Administratie: Correct, compleet en up-to-date Behalve een enorme tijdwinst is met ‘no hands accounting’ uw boekhouding altijd up-to-date.
Daardoor kunt u snel reageren op uw klant en hem voorzien van advies, gebaseerd op actuele informatie. Denkt u: “Mijn klanten willen geen advies, alleen geen werk hebben aan hun boekhouding en er niet veel voor betalen.”? Lees dan snel verder.
De werkelijke kosten van de goedkoopste boekhouder
Illustrerend is de volgende anekdote over Jan die een handelsbedrijf in bouwmaterialen heeft. Zoals veel ondernemers wist Jan alles beter. De zaken gingen goed en wat weet een boekhouder nu van zijn business? ‘Zorg maar dat de boekhouding klopt en de BTW-aangifte op tijd bij de fiscus is’, maande hij aan en hij betaalde het minimale tarief dat bij die dienst hoorde.
Op een gegeven moment had de ondernemer een vraag over de winst van het vorig boekjaar. Hij wendde zich tot zijn boekhouder en kreeg te horen dat hij precies een maand te laat was om het geld nog te investeren in zijn pensioen. Daardoor liep hij een flinke aftrekpost mis. “Wat een waardeloze boekhouder bent u”, brieste Jan. “Waarom hebt u me niet gewaarschuwd?” Daarop kwam zijn verzoek om de goedkoopste boekhouding als een boemerang
terug. Moraal van dit verhaal: ondernemers willen wél advies, alleen beseffen ze dit niet altijd. Door gebruik te maken van ‘no hands accounting’ in Exact is de boekhouding altijd up-to-date. Dat is dé basis om de klant van juiste toekomstgerichte adviezen te voorzien. Het resultaat: tevreden ondernemers (en die vertellen hun positieve ervaringen graag verder aan anderen).
Aandachtspunten voor uw kantoor
Aan de slag met ‘no hands accounting’? Hieronder vindt u enkele aandachtspunten voor uw kantoor.
+ Werkt uw kantoor met vaste prijzen, dan maakt dat het facturatiewerk een stuk eenvoudiger. Uw medewerkers aansturen kan veel beter op basis van juiste KPI’s.
+ Sommige klanten kunnen buitensporig veel tijd vergen maar kijk bij het bepalen van uw prijsstelling vooral naar het gemiddelde.
Achterhaal wel de redenen waarom de uitzonderingen zoveel tijd vergen. Stimuleer klanten om digitaal aan te leveren via Mijn [Kantoor]. Door voordelen als real-time inzicht en tijdsbesparing te benadrukken krijgt u klanten makkelijker mee in de nieuwe manier van aanlevering van hun boekhouding.
+ Wees ervan bewust dat uw personeel flink moet wennen aan al die nieuwe slimme technologieën.
Betrek uw medewerkers daarom vroegtijdig bij
de verandering. Houd workshops en benoem een supergebruiker die als ambassadeur en vraagbaak voor draagvlak kan zorgen.
+ Wat te doen met de gewonnen tijd? Steek die vooral in een betere klantrelatie. Drink een extra kopje koffie met uw klanten en toon extra interesse in hun business. Dat betaalt zich ruimschoots terug. De tijdwinst geeft ook ruimte voor betere kwalitatieve voorwaarden voor uw eigen personeel. Denk aan meer beweging en ontspanning tussen de werkzaamheden door.
+ ‘No hands accounting’ in Exact Online voor Accountancy is het begin van de digitalisering en robotisering. Dat betekent dat de verhouding
‘boekhouder : klant’ én de winstmarges erop vooruit zullen gaan. Profiteert u daar niet van, dan zal het kantoor een eindje verderop in de buurt dat zeker wel doen. Dus ga erin mee. En weet dat u daarin niet alleen staat: Exact wijst u graag de weg naar meer winst, tijd en klanten.
Voordelen voor uw klanten
Ook je klanten profiteren als jouw kantoor werkt met no hands accounting.
+ Rekent u vaste prijzen, dan weten uw klanten waar ze aan toe zijn en komen ze niet voor onaangename financiële verrassingen te staan.
+ Is de administratie altijd up-to-date, dan heeft uw klant altijd inzicht en kan hij tijdig bijsturen.
+ Laten uw klanten facturen van hun leveranciers via UBL rechtstreeks naar hun boekhouding sturen, dan moeten ze niet omkijken naar de verwerking ervan. Ze houden grip op hun inkopen en
betalingen via ‘Goedkeuren van inkoopfacturen’ in Mijn[Kantoor].
+ Laat uw klanten facturen maken via Mijn[Kantoor].
Daardoor kloppen hun rekensommen altijd en hebben ze juiste BTW-bedragen en doorlopende nummeringen. Facturen maken kan eenvoudig op de smartphone en versturen via email. Alles wordt geregistreerd dus uw klanten hoeven geen ontbrekende stukken aan te leveren en dat spaart u opnieuw tijd uit.
Hoe exact u helpt
Wilt u ontdekken welke voordelen werken met moderne cloudsoftware u biedt?
En wat Exact daarbij voor u kan betekenen?
Neem dan contact op via 0800 97 631 of mail naar info@exactonline.be exact.com/benl/accountants-groei-model
Ontdek hoe Exact u ondersteunt in uw rol van digitale accountant
Profiteren van cloud software
Digitaliseren van processen
Online samenwerken
Toekomstgericht adviseren
1
2
3
4
Cloud Automate Collaborate Advise
© Exact Group B.V., 2019. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.
MCL1471000BN004
Exact Software Belgium B.V.B.A.
Koningin Astridlaan 1780 Wemmel Belgie
Tel: +32 2 711 15 11 Email: info@exact.be
Website: www.exact.com/benl/software
Exact inspireert kmo’s om te groeien. Zij dragen de economie, wij ondersteunen hen daarbij. Net zoals kmo’s is Exact niet bang voor het onbekende. We zijn ambitieus en lopen graag voorop. We kennen de uitdagingen en maken software om die te overwinnen. Onze innovatieve oplossingen zijn toegespitst op de bedrijfsbehoeften van onze klanten.
Exact biedt kmo’s en hun accountants overzicht over vandaag en inzicht in morgen. Zo helpen we onze klanten over de hele wereld om hun ambities te realiseren.
Exact. Cloud business software.
