VLIR-UOS zoekt een financial advisor (m/v/x)
Voltijdse betrekking, contract van onbepaalde duur
De organisatie
VLIR-UOS ondersteunt partnerschappen tussen universiteiten en hogescholen, in Vlaanderen en partnerlanden, die innovatieve antwoorden zoeken op globale en lokale uitdagingen. Zo financiert VLIR- UOS samenwerkingsprojecten tussen professoren, onderzoekers en docenten. Daarnaast kent VLIR- UOS beurzen toe aan studenten uit Vlaamse hogeronderwijsinstellingen en partnerlanden. Ten slotte werkt VLIR-UOS mee aan de versterking van het hoger onderwijs in partnerlanden en de ontwikkelingsrelevante internationalisering van het hoger onderwijs in Vlaanderen.
VLIR-UOS is onderdeel van de Vlaamse Interuniversitaire Raad en geniet financiering van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking (DGD). De hoofdzetel in Brussel telt een twintigtal werknemers, onderverdeeld in 4 diensten (programmadienst, financiële dienst, transversale dienst, ondersteunende dienst).
De functie
Als één van de 3 medewerkers van de financiële dienst van VLIR-UOS rapporteer je aan het diensthoofd van de financiële dienst en ben je in hoofdzaak verantwoordelijk voor onderstaande resultaatsgebieden, in samenwerking met collega’s van de financiële dienst en van andere diensten. Je krijgt hierbij belangrijke verantwoordelijkheden maar kan hierbij uiteraard rekenen op interne en externe ondersteuning.
Middelenbeheer
VLIR-UOS is een niet-uitvoerende koepelorganisatie die subsidies van de federale overheid beheert voor projecten uitgevoerd door de Vlaamse universiteiten en hogescholen i.h.k.v.
ontwikkelingssamenwerking. In dat verband situeren zich de volgende taken:
• Opstellen van de kalender en opvolging van de vooruitgang van het controleproces van projectafrekeningen;
• Opmaken en indienen van geaggregeerde projectafrekeningen ten aanzien van de financierende overheid (DGD);
• Uitwerken van een risicobeleid en meewerken aan het organiseren, opvolgen en controleren van audits (financieel en organisationeel);
• Ondersteuning bieden bij de administratieve afhandeling van de auditgunningen;
• Budgetbeheer: actualiseren van de algemene begroting van het lopende meerjarenprogramma en rapporteren naar het directiecomité en Bureau UOS;
• Opvolgen van de cash flow volgens het beleid terzake;
• Ondersteuning (analyse en synthese) bieden bij het beheer van eventuele alternatieve financieringsbronnen die in de toekomst zouden aangeboord worden.
Financiële databeheer
Als koepelorganisatie heeft VLIR-UOS een uniek perspectief. Dat perspectief moet zich meer dan ooit vertalen in een meerwaarde voor de Vlaamse hoger onderwijsinstellingen op het vlak van visualisatie en ontsluiting van (financiële informatie) over de beheerde middelen en gefinancierde projecten.
Je speelt in dit verband een belangrijke rol in het verbinden van de financiële dienst met de transversale dienst, waar digitaliseringsprojecten worden beheerd, opdat de financiële informatie gevisualiseerd kan worden.
• Je verwerkt de data van projectafrekeningen zodat beleidsrelevante informatie naar boven komt (bestedingsgraden van projecten, spreiding van bestedingen over de werkingsjaren heen, spreiding over diverse budgetlijnen, type kosten eigen aan de verschillende projecttypes).
• Je staat de financiële dienst bij in de switch naar een nieuw boekhoudpakket waarbij in overleg met een externe consultant de door de organisatie gewenste financiële “dashboards” worden uitgewerkt (bv. begroting versus bestedingen).
• Verder werk je mee aan de visualisatie van interne controleprocessen, zoals bijvoorbeeld de facturatiegoedkeuringsflows.
Financiële projectopvolging
Jaarlijks dienen de projecten/programma’s overzichten in van hun bestedingen (‘afrekeningen’) in volgens een bepaald rapporteringsformaat. VLIR-UOS moet hierop enige controle uitvoeren als kwaliteitsgarantie t.a.v. de financierende overheid, zonder hierbij de rol die verschillende diensten binnen de Vlaamse universiteiten en hogescholen hierin reeds opnamen te dupliceren. Het controlebeleid wordt steeds verder verfijnd en er wordt van VLIR-UOS verwacht om, naast de uitvoering van bepaalde controles, meer te gaan inzetten op leerprocessen en feedback aan de projectpartners in functie van optimalisatie van financieel projectbeheer.
In dit verband situeren zich dan ook de volgende taken:
• Plannen en proactief opvolgen van indiening van financiële projectafrekeningen door de academische projectpartners;
• Nazicht van de financiële projectafrekeningen (conformiteit met de financiële richtlijnen), en plannen en opvolgen van risico-analyses van partnerinstellingen;
• Bespreken van de financiële rapportering met de projectpromotoren, de financiële diensten van de Vlaamse universiteiten/hogescholen en de programme managers van VLIR-UOS;
• Onderling afstemmen van financiële aangelegenheden tussen de financiële dienst en de programmadienst;
• Verzamelen van veel gemaakte fouten in projectrapporteringen, de meest gestelde vragen, en de lessons learned;
• Opleidingen uitwerken en geven aan academici en medewerkers van hogeronderwijsinstellingen in Vlaanderen en partnerlanden om de kwaliteit van het financieel beheer en van afrekeningen te verbeteren.
Jouw profiel
Motivatie
VLIR-UOS staat voor een digitale uitdaging en wenst ook de financiële dienst te versterken met een
“hands on” medewerker die hierin graag verantwoordelijkheden opneemt en meer wil dan een louter uitvoerende rol spelen.
Je bent een kei in het analyseren, verwerken en visueel weergeven van financiële data en kan daarmee complexe en/of technische informatie inzichtelijk maken en helder voorstellen, in functie van zowel beleids- als operationele analyses.
Je werkt graag met data in het algemeen en met cijfers en budgetten in het bijzonder en je doet dat methodisch en nauwkeurig. Je kan procesmatig denken en wil graag meewerken aan digitalisering van de financiële processen van de organisatie.
Je bent proactief en resultaatsgericht ingesteld en werkt constructief samen met andere collega’s.
Je bent vaardig met digitale tools of kan jezelf er makkelijk mee vertrouwd maken, en bent bereid hierin bij te leren.
Opleiding
Je beschikt over een voor de functie relevant diploma, minimaal bachelor niveau.
Ervaring
Vereist
Werkervaring van minimum 5 jaar in een financieel-technische functie, waarin de verzameling en verwerking (en visualisering) van en de rapportering over financiële gegevens een belangrijke plaats innamen.
Wenselijk
Een of meerdere van de volgende ervaringen:
• financieel projectbeheer (projectboekhouding en -afrekening);
• werkervaring in de wereld van het Vlaams hoger onderwijs;
• werkervaring binnen een organisatie die werkt met subsidies.
Competenties
Vereist
• Algemene competenties:
o Probleemanalyse o Resultaatsgericht o Overtuigingskracht o Oordeelsvorming o Plannen & organiseren o Klantgericht
o Aandachtig voor details o Discipline
o Samenwerken
• Kenniscompetenties:
o Bovengemiddelde, aantoonbare vaardigheid in het werken met Excel;
o Vlotte beheersing van Outlook, Word, PowerPoint, MS Teams, en databeheer in een Windows- omgeving;
o Goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels;
o Basiskennis van het Frans.
Wenselijk
• Kenniscompetenties:
o Dubbele boekhouding en boekhoudprogramma’s. In het kader van audits wordt immers boekhoudkundig jargon gehanteerd.
o Datavisualisatiesoftware.
Ons aanbod
• Het gaat om een voltijdse functie volgens een 38-urenstelsel met voldoende flexibiliteit en de mogelijkheid tot telewerk, ook buiten de periode van verplicht telewerk (Corona).
• We creëren een dynamische omgeving van gedreven mensen in een modern kantoor in Brussel, in de nabijheid van openbaar vervoer en met veel aandacht voor welzijn op het werk in de brede zin;
• We bieden een aantrekkelijk loon (barema’s van de Vlaamse overheid) en houden rekening met relevante werkervaring.
• Je krijgt daarenboven een uitgebreid pakket voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, eindejaarstoelage, 100% terugbetaling van de kosten van woon-werkverkeer (abonnement openbaar vervoer in combinatie met/of een fietsvergoeding), thuiswerkvergoeding.
• Je hebt recht op maximaal 35 (20 wettelijke + 15 aanvullende) dagen verlof per jaar voor een voltijdse functie.
• VLIR-UOS is een lerende organisatie die gericht is op continue verbetering en professionalisering.
Er zijn collectieve en individuele opleidingsmogelijkheden.
Selectieprocedure en indiensttreding
• We selecteren kandidaten op basis van hun opleiding, ervaring, competenties en motivatie, en streven naar diversiteit in ons team.
• Procedure:
o Kandidaten sturen een motivatiebrief van maximum één bladzijde en hun curriculum vitae, inclusief minstens één referentiepersoon, uiterlijk op 11 april naar info@vliruos.be met als onderwerp ‘vacature FIN’;
o De kandidaten die werden geselecteerd op basis van hun cv en motivatiebrief nodigen we zo snel mogelijk uit om een schriftelijke proef vanop afstand voor te bereiden en per e-mail in te dienen vóór een bepaald (af te spreken) tijdstip (dit kan buiten de kantooruren) vóór 18 april;
o De kandidaten die na de proef verder worden overwogen, nodigen we uit voor een online gesprek in de week van 19 april;
o De hoogst gerangschikte kandidaten ontvangen een uitnodiging voor een assessment bij een externe partner (mogelijk online) van VLIR-UOS in de week van 26 april.
• Je indiensttreding is zo spoedig mogelijk na succesvolle afronding van de selectieprocedure.
Meer informatie
• over de organisatie: www.vliruos.be.
• over de functie: Peter Verbeeck, Head of Finance, peter.verbeeck@vliruos.be; 02 550 05 53.
