Thuiswerken
ins & outs
Thuiswerken ins & outs
Het Covid 19 virus en de daaruit voortvloeiende ‘coronacrisis’ houdt ons al maanden in de greep. Opeens werd iedereen verzocht om zoveel mogelijk thuis te werken.
Wat leek op een tijdelijke maatregel lijkt te zijn uitgegroeid naar een bepaalde vorm van het nieuwe normaal.
Zowel werkgevers als werknemers hebben inmiddels in de praktijk ondervonden dat het geheel of gedeeltelijk thuis werken, ook voordelen met zich meebrengt. De grote vrees van werkgevers dat de productiviteit nadelig zou worden beïnvloed is over de grote linie ontkracht. Ook is gebleken dat de afname van het woon-werkverkeer (openbaar vervoer/auto) voordelen oplevert voor zowel mens als milieu.
De verwachting is dan ook dat er bij werkgever en werknemers een nieuw evenwicht zal worden gevonden in werken op kantoor en werken thuis.
Wel is het dat werknemers het thuiswerken in hun portemonnee voelen. Denk daar- bij aan kosten voor gas, water en elektriciteit, koffie, toiletpapier. Volgens het Nibud is dit al snel € 2,00 per werkdag. Een werknemer kan deze kosten niet aftrekken van de belasting.
Kun je als werkgever de werknemer een (onbelaste) vergoeding geven door deze extra kosten? Wat zijn hierbij de (fiscale) (on)mogelijkheden? En waar moet je als werkgever aan voldoen om dit thuiswerken te kunnen faciliteren? Wat zijn nu de do’s en dont’s bij thuiswerken? Mag je als werkgever de werknemer bij het thuiswerken controleren en zo ja hoe?
Werkruimte in de woning/werkplek
Een werknemer kan een werkruimte hebben in zijn eigen woning. Onder bepaalde omstandigheden kan deze werkruimte ook als werkplek in de zin van de fiscale wet- geving worden gekwalificeerd. Dan moet voldaan woorden aan de drie navolgende voorwaarden:
• De ruimte moet een zelfstandig gedeelte van de woning betreffen (eigen opgang en eigen sanitair);
• De werkgever beschikt over een reële huurovereenkomst met de werknemer waardoor de werkgever kan beschikken over deze ruimte;
• De werknemer werkt ook daadwerkelijk vanuit deze ruimte.
Wordt niet voldaan aan de gestelde voorwaarden dan is de betreffende werkruimte dus geen werkplek. Fiscaal gezien is de werkplek bij een werknemer thuis zelden een werkplek.
De navolgende items zullen dan ook vanuit dit standpunt worden belicht.
Gereedschappen en computers
De kosten voor bijvoorbeeld gereedschappen, tablets, computers, beeldschermen enz. mogen wel aan de werknemer worden vergoed. Deze vallen dan onder de ge- richte vrijstellingen in het kader van de Werkkostenregeling.
Ook de kosten voor een internetabonnement of mobiel bellen kunnen onder de gerichte vrijstellingen vallen. Heeft de werknemer een 3-in-1-pakket waarin ook te- levisie en vaste telefonie is opgenomen, dan mag je als werkgever alleen de kosten vergoeden die de provider rekent voor een apart internetabonnement.
Hulpmiddelen die een werknemer ook op de werkplek gebruikt en voor 90% op meer zakelijk gebruikt zijn ook gericht vrijgesteld. Denk daarbij aan bijvoorbeeld een muismat, perforator, of een niet apparaat.
Voorzieningen in het kader van de arbeidsomstandigheden kunnen onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Echter bijkomende zaken zoals bijvoorbeeld een kast of bureau kunnen in de regel niet onbelast worden verstrekt.
Dus de waarde hiervan moet worden gezien als loon en daarom worden belast.
Consumpties, gas, water en elektriciteit
Je mag een werknemer een thuiswerkvergoeding verstrekken voor deze kosten als de thuiswerkplek aan een aantal regels voldoet:
- De ruimte moet een zelfstandig gedeelte van de woning betreffen (eigen opgang en eigen sanitair)
- De werkgever beschikt over een reële huurovereenkomst met de werknemer, waardoor de werkgever kan beschikken over deze ruimte
- De werknemer werkt ook daadwerkelijk vanuit deze ruimte
Wordt aan alle drie de voorwaarden voldaan, dan is sprake van een werkruimte/
werkplek van de werknemer in fiscale zin. In dat geval is het mogelijk om kleine con- sumpties, gas, water en elektriciteit onbelast vergoeden. Dit is dan een vergoeding van intermediaire kosten.
In de praktijk zal echter weinig werkplekken aan deze criteria kunnen voldoen. Wil je toch deze kosten onbelast vergoeden, dan kan je dit doen door deze onder te bren- gen in de vrije ruimte. Voor 2020 is de vrije ruimte 3% van de totale fiscale loonsom (normaal 1,7%). Als werkgever moet je deze dan aanwijzen als eindloon. Is de vrije ruimte vol, dan zal je als werkgever over deze thuiswerkvergoeding 80% belasting dienen te betalen (zogenaamde eindheffing).
Reiskosten
Normaal gesproken mag een werkgever, bij een werknemer die niet reist door bij- voorbeeld ziekte of sabbatical, maximaal 6 weken lang een belastingvrije reiskosten- vergoeding doorbetalen.
De overheid heeft aangegeven dat een werkgever voor werknemers die thuiswerken en die op 12 maart 2020 al een dergelijke reiskostenvergoeding ontvingen, het hele jaar 2020 deze onbelaste reiskostenvergoeding mag blijven betalen. Voor 2021 is nog geen standpunt door de belastingdienst ingenomen.
Arboregels
Elke werkgever dient te zorgen voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers voor alle aan arbeid verbonden aspecten. Voorlichting aan de werknemers over de ri- sico’s van het werken en de bijbehorende maatregelen hoort er ook bij. Dit geldt op de werkplek op de locatie van werkgever of elders, maar zeker ook voor de thuiswerkplek.
Een thuiswerkplek valt volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit onder de zoge- naamde ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Als werkgever ben je verplicht om je per werk- nemer te vergewissen dat de thuiswerkplek voldoet aan de gestelde eisen. Voldoet de thuiswerkplek niet aan de arbo-regels, dan ben je als werkgever verantwoordelijk voor eventuele gezondheidsschade. De werknemer zelf is echter verantwoordelijk voor de juiste inrichting van zijn thuiswerkplek. Voldoet deze niet aan de gestelde eisen dan dient hij dit te zelf melden. Als werkgever dient dan te kijken in hoeverre er inspanningen verricht moeten worden om ervoor te zorgen dat de thuiswerkplek als- nog aan de arbo-regels voldoet.
Eventuele extra kosten die nodig zijn om te zorgen voor een veilige en gezonde werk- plek komen voor rekening van werkgever.
Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van deze arbo-voorzieningen in de werkruimte thuis vallen onder de zogenaamde gerichte vrijstellingen en hoeft dus niet fiscaal belast te worden als:
De arbo-voorzieningen samenhangen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet;
• De werknemer deze voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de betreffende wer- kruimte;
• De werknemer geen eigen bijdrage voor de voorzieningen betaalt;
• De werkplek dient verder te voldoen aan een ergonomische en beeldschermwerk geschikte werkplek.
• Beeldscherm met voldoende scherp en stabiel beeld, verstelbaar, zonder hinderlijke weerspiegeling en glans. Er mag niet te veel daglicht op een beeldscherm schijnen.
• Voldoende werkoppervlakte voor flexibel opstellen beeldscherm, toetsen- bord, documenten en accessoires.
• In hoogte en diepte verstelbare bureaustoel met armsteunen.
• Voldoende ruimte voor juiste plaatsing toetsenbord.
• Verder dient er voldoende kunstlicht aanwezig te zijn voor een passend contrast tussen beeldscherm en omgeving.
Na afloop van de ‘thuiswerkperiode’ kun je de werknemer wel verzoeken om de aangeschafte middelen voor thuis, weer in te leveren. Als de middelen niet worden ingeleverd, dan dient de werknemer hiervoor fiscaal belast te worden, óf hij zal een vergoeding moeten betalen.
Houdt ook rekening ermee dat in de RI&E de nieuwe situatie van de thuiswerkplek moet worden meegenomen en dat het bijbehorende Plan van Aanpak hierop wordt afgestemd. Een nieuw risico vraagt om nieuwe maatregelen in het Plan van Aanpak.
Dit alles om te voorkomen dat de werknemer klachten krijgt doordat de werkplek niet voldoet aan de gestelde arbo-normen en/of de werkgever een schadeclaim krijgt.
Dus werkgever, zorg dat de RI&E up to date is en voldoet aan de nieuwe situatie!
Ook moeten de werknemers geïnformeerd/geïnstrueerd worden over de specifieke risico’s die het thuiswerken met zich mee kan brengen. Verderop wordt aandacht besteed aan deze risico’s en ook hoe de werkgever en werknemer hier samen mee om kunnen gaan.
Schade en Verzekeringen
Wat als er schade ontstaat aan de bedrijfsmiddelen die de werknemer thuis heeft?
Toets van tevoren bij de uw eigen verzekeraar of dit op een of andere polis verzekerd is, of dat dit onder de inboedel van de werknemer zou kunnen vallen. Dit is per situ- atie anders.
Bereikbaarheid
Een thuiswerker kan afwijkende werktijden erop nahouden dan op kantoor. Spreek vooraf af wanneer de werknemers bereikbaar (moeten) zijn voor collega’s en relaties.
Voor een thuiswerker geldt ook dat hij zijn verlofrechten op kan/moet nemen. Na- tuurlijk heeft een werknemer die thuis werkt de mogelijkheid om flexibeler met zijn tijd om te gaan en zo allerlei zaken tussendoor te regelen, waardoor hij minder verlof nodig zal hebben.
Echter het is c.q. blijft belangrijk dat een werknemer toch zijn verlofrechten opneemt.
Een werknemer heeft in het kader van recuperatie (die ook essentieel is zo niet es- sentiëler bij thuiswerken) onderbrekingen nodig. En als werkgever heb je er belang bij om te voorkomen dat er verlofmeren ontstaan. Je zult als werkgever/leidingge-
Contact en toezicht
Voor u als werkgever maar ook voor de werknemer is het collegiale contact essen- tieel. Als werkgever wil je voeling houden met je werknemers om te weten hoe het gaat maar ook om mogelijke problemen tijdig te kunnen signaleren. En dan niet al- leen werk gerelateerde problemen, maar ook persoonlijke of gezondheidsproblemen bij de werknemer.
Spreek bijvoorbeeld een vast tijdstip af per dag of per week dat er via video/chat of telefonisch contact is met de werknemer of de werknemers onderling. Dit kan ook niet-werk gerelateerd zijn.
Overleg en bespreek per werknemer/functie wat de verwachtingen zijn vanuit de organisatie. Wordt gestuurd op gewerkte uren of op productie? Hoe wordt dit verant- woord naar de werkgever?
Zorgplicht werkgever
Los van voornoemde zaken dien je ook rekening te houden met het feit dat je de no- dige aandacht besteed (lees: beleid voert) aan het beperken van de psychosociale arbeidsbelasting. In de recente berichtgeving wordt vaak aangegeven dat bij thuis- werknemers sprake kan zijn van een flinke toename van stress, depressieve klach- ten en neiging tot overwerken/overbelasting omdat zij vanuit huis (moeten) werken en hun intermenselijke contacten beperkt blijven.
Het is belangrijk dat dit bespreekbaar wordt gemaakt tijdens de reguliere contactmo- menten met werknemer.
Leidinggeven
Het managen van thuiswerkers vraagt andere vaardigheden. Je moet accepteren dat het niet mogelijk is om op dezelfde wijze controle uit te oefenen/te managen als bij de gebruikelijke situatie. Je zult een stuk controle los moeten laten. Ook zal het communiceren (de manier waarop maar ook de inhoud) anders zijn. Belangrijk is om vroegtijdig op afstand te kunnen signaleren of er ruis op de lijn ontstaat.
Als werkgever zul je voor jezelf moeten bekijken maar ook moeten toetsen of de leidinggevende wel voldoende vaardigheden en middelen ter beschikking heeft om regelmatig te communiceren met de werknemer(s).
Verder is het belangrijk om de leidinggevenden te instrueren waar ze op moeten letten bij dreigende psychische problemen bij werknemers. Leidinggevende moeten de kennis en middelen hebben om indien nodig de werknemers te kunnen onder- steunen.
Als werkgever dien je je dit zelf ook goed te realiseren en in kaart te brengen.
Controle werknemers
Voor elke werkgever zal het wenselijk zijn om ook op afstand toezicht te kunnen hou- den op de thuiswerknemers. En hoe doe je dat dan? En mag dat überhaupt wel?
Er zijn diverse gluurprogramma’s die bijvoorbeeld het aantal toetsaanslagen meet, om de zoveel minuten een schermafbeelding maakt van de computers of door foto’s te nemen via de webcam.
Nederland kent geen directe wetgeving op dit gebied. Wel zijn er enkele relevante uitspraken die aangeven in welke situatie, hoe en onder welke voorwaarden een werkgever controle mag uitoefenen.
1. Een werkgever moet zijn werknemers informeren over de controle die gaat plaats- vinden. Ook moeten werknemers van tevoren geïnformeerd worden wat wel of niet is toegestaan.
2. Er moet een legitiem doel/gerechtvaardigd belang zijn voor de controle. En dat belang moet zwaarder wegen dan de privacy van de werknemer.
3. Het doel moet niet op een andere minder ingrijpende manier te verkrijgen zijn.
4. Er dient rekening gehouden te worden met vertrouwelijke (privé) communicatie van de werknemer. Bijv. persoonlijke e-mail mag een werkgever niet inzien.
5. Als er een OR is, moet van tevoren instemming worden verkregen van de OR.
Bij thuiswerken zal over het algemeen niet kunnen worden voldaan aan deze voor- waarden. Controle via schermafbeeldingen of webcams maken te veel inbreuk op de privacy van de werknemer, tegenover het belang van de werkgever om te controle- ren. Ook zal de werkgever vaak ook op een andere manier kunnen controleren (infor- matie kunnen verschaffen) over bijvoorbeeld de productiviteit van een werknemer (bijvoorbeeld de productie die geleverd wordt, werken met urenregistratie door de werknemer).
Cyberveiligheid
De thuisnetwerken waar de thuiswerknemers gebruik van maken zijn vaak minimaal beveiligd. Toets of de thuisnetwerken voldoen aan de door jouw organisatie gestelde eisen. En indien noodzakelijk zal je enige investeringen moeten doen om ook de thuiswerksituatie van de werknemer te beveiligen.
Thuiswerkregeling en thuiswerkovereenkomst
Het is raadzaam om een thuiswerkregeling op te maken met daarin de regels die gelden bij het thuiswerken en een thuiswerkovereenkomst met de betreffende werk- nemer op te stellen met onder andere:
• Uren en dagen dat de werknemer bereikbaar moet zijn;
• Uren en dagen dat werknemer thuis werkt;
• De inrichting van de werkplek;
• Beveiliging van de apparatuur en internetverbinding;
• De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van de inrichting van de werkruimte en apparatuur;
• Eventuele vergoeding voor gebruik privé middelen;
• Wijze van controle voor de arbeidsomstandigheden in de thuiswerkruimte;
• Aansprakelijkheid voor schade aan apparatuur, bedrijf (bijv. virus).
Leg bijvoorbeeld ook vast of het thuiswerken een tijdelijke situatie betreft en wordt ingesteld vanwege de buitengewone situatie (verzoek overheid, bestrijding corona) Maar denk ook aan afspraken over het wel of niet inleveren van de faciliteiten die je ten behoeve van het thuiswerken ter beschikking zijn gesteld. (Let op: indien er een OR is, dient een thuiswerkregeling wel ter instemming aan de OR worden voorge- legd).
Hoewel veel aandacht uitgaat naar de praktische regels/punten van het thuiswerken geldt dat er ook voldoende aandacht moet worden besteed aan het gezond en veilig werken thuis.
In de bijlage wordt uitgewerkt hoe de werknemer thuis een gezonde en veilige werk- plek kan creëren. Maar ook hoe een werknemer gedurende de tijd thuis moet kan zorgen voor een goede lichamelijk en psychische belastbaarheid.
Sandra in ‘t Zandt 06-34 744 212
Nicole Raijer 06-34 744 211 Voor aanvullende vragen kunt u bij ons terecht.
Stuur een e-mail naar advies@linearechta.nl, of bel ons:
