Doctoraatsverdedigingen aan KU Leuven in tijden van corona
Update: 25 februari 2021Vanaf 30 november is het mogelijk om beperkte fysieke doctoraatsverdedigingen te organiseren.
Basisregels van toepassing van 30 november 2020 tot ten minste 18 april 2021:
Doctoraatsverdedigingen worden maximaal digitaal georganiseerd. Indien er toch gekozen wordt voor een fysieke verdediging, dienen onderstaande regels in acht te worden genomen.
Bij een fysieke verdediging:
- Examenjury en doctorandus zijn aanwezig in de zaal, internationale juryleden bellen in en zijn niet aanwezig.
- Er kunnen naast de jury maximum 15 gasten in de zaal aanwezig zijn, dit kunnen collega’s zijn of externen, zoals familie en vrienden.
- Collega’s volgen maximaal digitaal.
- Het is verplicht om een ceremoniemeester aan te duiden.
- Te allen tijde worden de veiligheidsmaatregelen gerespecteerd.
- Er wordt geen toga-uitleen voorzien.
Verdere toelichting bij een fysieke verdediging:
Reserveren van een auditorium voor de doctoraatsverdediging
• Voor elk auditorium dat voor een doctoraatsverdediging kan worden geboekt, wordt ook een suggestie gedaan voor een beraadslagingslokaal met aanduiding van een corona-veilige basisbezetting (zie de lijst onderaan dit document).
• De reservering van een auditorium gebeurt tijdig bij lokalenreservering met aanduiding van het verwachte aantal aanwezigen, met een maximum van 15 externe gasten.
• Bij de reservatie van het auditorium en het beraadslagingslokaal houdt lokalenreservering rekening met de nodige verluchtingstijd. Deze lokalen moeten minstens anderhalf uur voor de verdediging onbezet blijven. Indien voor de beraadslaging een lokaal wordt gebruikt dat niet voorzien is van mechanische ventilatie, worden de ramen door de gebruiker opengezet een uur voordat de jury samenkomt.
Genodigden en zitplan
• Naast promovendus en de juryleden, zijn er maximaal 15 gasten toegelaten. Dit kunnen externe gasten (familie of vrienden) of collega’s zijn.
• De promotor en de doctorandus/-a of de facultaire doctoraatsverantwoordelijke duiden een
‘ceremoniemeester’ aan die op de dag van de verdediging de aanwezigen ontvangt en hun zitplaats aanwijst. Deze ceremoniemeester is een personeelslid van de KU Leuven, liefst uit de betrokken onderzoeksgroep.
• De promotor en de doctorandus/-a of de facultaire doctoraatsverantwoordelijke brengen de genodigden op de hoogte van de plaats van de doctoraatsverdediging en de te volgen maatregelen, zoals het gebruik van mondmaskers en de te volgen handhygiëne bij het toekomen in het gebouw.
• Er wordt voldoende plaats gehouden tussen het publiek. Voorzie minimaal twee zitjes onbezet tussen personen die niet onder hetzelfde dak leven en een onbezette rij achter elke rij met genodigden.
Verloop van de doctoraatsverdediging
• De ceremoniemeester test tijdig de infrastructuur: geluid, presentatie en, indien van toepassing, streaming voor externe juryleden.
• De geluidinstallatie wordt met voldoende aandacht getest vermits luid spreken de kans op het verspreiden van het virus aanzienlijk verhoogt. Indien mogelijk wordt een micro op staander gebruikt voor de vragensessie. In geval men enkel beschikt over een loopmicro, zorgt de ceremoniemeester voor het ontsmetten van de micro met een doekje dat bevochtigd werd (niet gedrenkt) met een ontsmettingsmiddel op basis van 70% alcohol.
• De genodigden dragen een mondmasker gedurende hun hele bezoek en wassen bij voorkeur bij het toekomen in het gebouw hun handen in het dichtstbijzijnde sanitair. Indien dit moeilijk te organiseren is, worden de handen ontsmet met alcogel aan de ingang van het auditorium.
• De ceremoniemeester ontvangt de genodigden, wijst de aanwezigen hun zitplaats aan en ziet toe op het respecteren van de lege zitjes. De ceremoniemeester draagt gedurende de volledige ceremonie een mondmasker.
• De genodigden en juryleden dragen gedurende de volledige ceremonie een mondmasker.
• De juryleden verzamelen in het beraadslagingslokaal, houden zich steeds aan de 1,5 m fysieke afstandsregel en ontsmetten bij aankomst en na afloop van het gebeuren de handen met alcogel.
• De juryleden verplaatsen zich tussen het beraadslagingslokaal en het auditorium telkens in een rij met behoud van 1,5 m afstand. Tijdens deze verplaatsing is het dragen van het mondmasker verplicht.
• Tijdens de verdediging blijft het beraadslagingslokaal onbezet voor verluchting.
• De ceremoniemeester duidt de plaatsen aan van de juryleden.
• Voor het debat met de doctorandus/a wordt bij voorkeur een micro op staander gebruikt zodat het jurylid die niet moet vasthouden. Indien geen micro op staander beschikbaar is wordt een loopmicro gebruikt. De ceremoniemeester staat in voor het doorgeven van de loopmicro aan de juryleden en laat elk jurylid zijn/haar handen ontsmetten met alcogel voor en na het stellen van zijn/haar vragen.
• De toespraken en bedankingen worden kort gehouden.
• De juryleden verlaten het auditorium in een rij met behoud van 1,5 m afstand.
• Een eventuele receptie volgend op een doctoraatsverdediging kan niet worden georganiseerd.
Rol van de ceremoniemeester bij doctoraatsverdedigingen aan de KU Leuven in tijden van corona Om de doctoraatsverdedigingen on-campus corona-veilig te laten verlopen, zal de aanwezigheid van een ceremoniemeester vóór en tijdens een doctoraatsverdediging een vereiste zijn.
De promotor en de doctorandus/-a of de facultaire doctoraatsverantwoordelijke duiden een ceremoniemeester aan die het gebeuren mee begeleidt zodat alles corona-veilig verloopt. Deze ceremoniemeester is een personeelslid van KU Leuven, liefst uit de betrokken onderzoeksgroep.
Voorafgaand aan de verdediging
De ceremoniemeester test de nodige infrastructuur: geluid, presentatie en indien van toepassing streaming voor externe juryleden. Hij/zij probeert een micro op staander te voorzien voor de juryleden tijdens de vragensessie. Vlak voor en na het testen ontsmet de ceremoniemeester zijn/haar handen met alcogel.
De dag van de verdediging
Voorafgaand aan de ceremonie zorgt de ceremoniemeester voor:
- alcogel voor de juryleden in het auditorium;
- een laatste controle van de installaties in het auditorium (vlak voor en na deze check ontsmet de ceremoniemeester zijn/haar handen met alcogel);
- ontsmetting van de loopmicro indien geen micro op staander beschikbaar is voor de
juryleden door een doekje dat bevochtigd (niet gedrenkt!) werd met ontsmettingsmiddel op basis van 70% alcohol gedurende een minuut rond het handvat te wrijven;
- controle van het zitplan voor het auditorium dat hij/zij ontvangt van de promovendus/-a en promotor;
- schikking van het beraadslagingslokaal zodat de juryleden kunnen vergaderen conform de regel om 1,5 m afstand te houden;
- alcogel voor de juryleden in het beraadslagingslokaal.
De ceremoniemeester zorgt voor een goed en veilig verloop van de ceremonie. Hij/zij:
- draagt tijdens de opdracht een mondmasker;
- ontvangt de genodigden, vraagt of ze hun handen gewassen hebben of biedt de mogelijkheid aan om de handen te ontsmetten met alcogel en ziet toe dat ze een mondmasker dragen gedurende de hele zitting.
- wijst de aanwezigen hun zitplaats aan en ziet toe op het respecteren van de lege zitjes;
- wijst de juryleden hun zitplaats;
- helpt de juryleden met de micro;
- indien enkel een loopmicro beschikbaar is, geeft hij/zij de loopmicro door aan de juryleden:
de ceremoniemeester ontsmet dan eerst de handen met alcogel en laat elk jurylid zijn/haar handen eveneens ontsmetten voor en na het stellen van zijn/haar vragen;
- helpt na de beraadslaging de voorzitter van de jury met de micro
- zorgt ervoor dat de genodigden en juryleden ten alle tijden hun mondmasker aanhouden
Aula’s en corona-veilige capaciteit
Aula Gebouw Lokaal Beraadslaging Lokaal Capaciteit beraadslaging
Promotiezaal 112-01 HAL 01.46 Kolommenzaal HAL 00.44 6
Wolfspoort auditorium 125-03 BETH 00.08 Dijlezaal BETH M00.A1 14
Aula Emma Vorlat 114-01 AGOR 00.E20 Collaboratieve Leerruimte AGOR M00.E67 14
Aula Arenbergkasteel 432-01 KAST 01.07 Kapel KAST 01.06 6
Aula van de 2e hoofdwet 337-01 TI 01.02 Vergaderlokaal Machinezaal TI 01.15 5
Aula Pentalfa 402-19 ON1 04.543 GS1 ON1 04.518 8
Reserve
Aula Gebouw Lokaal Beraadslaging Lokaal Capaciteit beraadslaging
Justus Lipsiuszaal 118-04 LETT 08.16 Vrij leslokaal letteren 16p LETT xx.xx 5
Aula ON4 404-24 ON4 04.330 Vergaderlokaal groepsbestuur ON4 04.39 10
Aula STUK 106-01 STUK 02.C004 Ensemblezaal STUK STUK 02.E001 20
Aula Zeger Van Hee 103-01 DV1 91.56 Vrij leslokaal in De Valk 3 103-03 DV3 xx.xx 6-20
