FUNCTIEBESCHRIJVING BOEKHOUDER
ALGEMENE DOELSTELLING VAN DE FUNCTIE
Samen met je collega's zorg je ervoor dat onze boekhouding en de daarbij horende administratie tot in de puntjes verzorgd wordt. Je voert een algemene en analytische boekhouding en controleert de boekhoudkundige documenten op hun juistheid. Je werkt volgens de interne richtlijnen en de financiële en boekhoudkundige wet- en regelgeving.
PLAATS IN DE ORGANISATIE
Als boekhouder maak je deel uit van het team ‘Support’ (S-team), dat verantwoordelijk is voor een optimale en kwalitatieve werking van onze organisatie. Support is het aanspreekpunt voor een aantal duidelijk omlijnde onderwerpen waaronder overheidsopdrachten, boekhouding, databeheer, IT en tools, juridische zaken, privacy en informatieveiligheid, vennotenadministratie, communicatie … Op deze manier draagt het S-team bij aan een efficiënte en kwalitatieve organisatie.
Dagelijks werk je nauw samen met je collega-boekhouder en de medewerker boekhouding. Je hebt veelvuldig contact met je collega's van de verschillende teams en stemt regelmatig met hen af over de door hen op te volgen klanten, leveranciers en facturen. Je overlegt regelmatig met je teamcoördinator en de algemeen directeur. Poolstok kan ook rekenen op de ondersteuning van een externe accountant-fiscalist. Ook hier is er nauwe samenwerking en ondersteuning.
Je hebt regelmatig contact met klanten, leveranciers en andere externe partijen (zoals bv. onze bedrijfsrevisor).
TAKENPAKKET
Binnen het takenpakket kunnen de volgende onderdelen en taken onderscheiden worden.
1. Administratie en boekhouding
• Uitvoeren van aankoop- en verkoopadministratie (debiteuren en crediteuren): het opmaken en versturen van verkoopfacturen, het opvolgen van openstaande klanten en leveranciers, het opstellen en versturen van aanmaningen, het beantwoorden van vragen m.b.t. facturen, het bezorgen van duplicaten, het oplossen van problemen m.b.t. verkoopfacturen in overleg met de betrokken accountmanager, het voorbereiden en uitvoeren van betalingen in Isabel, het bijhouden van een vervaldagenboek, het organiseren van de interne controle van aankoop- en verkoopfacturen en de opvolging hiervan, etc.
• Zorgen voor boekhoudkundige verwerking: het inboeken (algemene rekening en analytisch) van verschillende aankoop- en verkoopfacturen en diverse andere boekingen (lonen, onkosten, afschrijvingen, etc.), opvolgen van de banken en inboeken van de bankuittreksels via CODA, het nazicht van de rekeningen, de
maandelijkse centralisaties en afsluitverrichtingen, de afdruk van balansen, grootboeken, dagboeken, etc.
• Assisteren de margecontrole, maandelijkse balans- en resultatenrekening (tussentijdse cijfers), en de opmaak van de BTW- en belastingaangiften.
2. Rapportering, tussentijdse cijfers en eindejaarsafsluiting
• Zorgen voor een goede voorbereiding van de financiële jaarafsluiting (ondersteuning van de externe boekhouder-fiscalist).
• Activiteiten i.v.m. bedrijfsrevisor: o.m. de voorbereiding van dossiers voor de bedrijfsrevisor en assistentie bij de tussentijdse en statutaire eindejaarsaudit.
• Aanleveren van (ad hoc) boekhoudkundige rapporten aan met het oog op interne of externe rapportage, actieve bijdrage verlenen aan het steeds verder optimaliseren van deze rapportering.
• Mee opvolgen van het budget en aanleveren van de nodige rapporten in dit kader.
COMPETENTIEPROFIEL Analyseren (niveau 2)
Je herkent problemen of vraagstukken, ziet verbanden en gaat op zoek naar aanvullende relevante informatie.
Definitie
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie.
Niveau 2 – Legt verbanden en ziet oorzaken
• Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten
• Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie
• Benoemt de oorzaken van problemen
• Detecteert onderliggende problemen
• Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie
Communiceren (niveau 2)
Je gebruikt duidelijke en vlotte spreek- en schrijftaal, aangepast aan de behoeften van je doelpubliek. Je bevordert informatiedoorstroming en reageert open in vergaderingen.
Definitie
Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen.
Niveau 2 – Verzorgt de interactie
• Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek.
• Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, …).
• Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee.
• Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, …).
• Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …).
Flexibiliteit (niveau 2)
Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en houdt het hoofd koel bij tijdsdruk of onverwachte wijzigingen in de planning. Je bent bereid om taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren als de omstandigheden dat vereisen.
Definitie
Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen.
Niveau 2 – Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken
• Evalueert regelmatig kritisch het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen.
• Reageert alert op informatie die het bijsturen van de gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt de informatie op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven).
• Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter en efficiënter te kunnen bereiken.
• Heeft een repertoire aan gedragsstijlen, tactieken en benaderingswijzen waaruit hij kan kiezen naargelang het doel en de situatie.
• Maakt, als dat nuttig of nodig is, gebruik van indirecte beïnvloedingsmethodes (bv.
netwerking) om de kansen op slagen te verhogen.
Klantgerichtheid (niveau 2)
Je detecteert de wensen en behoeften van de verschillende klanten van Poolstok, overlegt met je collega’s en garandeert een kwaliteitsvolle aanpak.
Definitie
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren.
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
• Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden.
• Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen.
• Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren.
Plannen en organiseren (niveau 2)
Je plant en organiseert je werk effectief en kan doelen en prioriteiten zelfstandig vastleggen. Je behoudt te allen tijde het overzicht van je werk en stuurt bij waar nodig.
Definitie
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken.
Niveau 2 – Coördineert het eigen werk en dat van anderen
• Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af.
• Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen.
• Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk).
• Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering.
• Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen.
Resultaatgerichtheid (niveau 2)
Je zet je in om vooropgestelde resultaten en gestelde doelen op een succesvolle manieren te behalen of te overstijgen binnen de afgesproken tijd en met de beschikbare middelen.
Definitie
Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen Niveau 2 – Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken
• Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen.
• Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af.
• Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega’s) moet overtuigen.
• Evalueert op regelmatige basis zijn resultaten en stuurt het proces bij om de doelstellingen te behalen.
• Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt.
Samenwerken (niveau 2)
Je werkt constructief samen met collega’s in een team. Je informeert medewerkers, collega’s en (externe) dienstverleners, werkt mee aan een goede sfeer en zorgt ervoor dat het team een positief resultaat voor Poolstok nastreeft.
Definitie
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
Niveau 2 – Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen
• Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang.
• Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren.
• Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af.
• Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken.
• Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft.
Zorgvuldigheid (niveau 2)
Je levert met oog voor detail correct werk af. Je gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal, controleert je werk op juistheid en volledigheid, merkt fouten en onnauwkeurigheden op. Ook onder tijdsdruk blijf je op details letten en kwaliteitsvol werk afleveren.
Definitie
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten.
Niveau 2 – Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren
• Blijft onder tijdsdruk op details letten.
• Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit.
• Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid.
• Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren.
• Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden.
