Contact Kris Asselman
1. Storm en Covid-19
2. Executive Summary Main Topics 3. Continuïteit van Storm
4. Monitoring van klanten en leveranciers 5. Steunmaatregelen
6. Covid-19: beheer en opvolging
Bijlage: rechtstreekse contactgegevens Storm-team
Storm en Covid-19
Voorliggend document is het business continuity plan (versie van 30 oktober) van Storm in het kader van de Covid-19 pandemie.
Dit plan werd opgemaakt door de Covid-19 werkgroep bij Storm. De Covid-19 werkgroep wordt geleid door Kris Asselman (QHSE
Manager), die is aangesteld tot Covid 19-Response Coördinator bij Storm, en bestaat verder uit Jan Caerts (CEO), Kristof Moens (CFO), Heidi Peeters (COO), Nathalie Van Speybroeck (General Counsel), Anke Crauwels (HR Manager) en Eveline D. Milonas (Communicatie Manager).
Waar in dit document wordt verwezen naar ‘Storm’, wordt, zonder onderscheid en zonder voorrang, gezamenlijk bedoeld: Storm Management NV, Storm Group NV, Storm Holding NV, Storm Holding 2 NV, Storm Holding 3 NV, Storm Holding 4 NV, Storm Holding Ierland NV, Storm CV, en alle SPV’s (in aanbouw, operationeel of in ontwikkeling) die beheerd worden door Storm Management NV en die gecontroleerd worden door één van voormelde vennootschappen.
Er wordt in de Covid 19-respons bijgevolg geen onderscheid gemaakt tussen de diverse vennootschappen van de Storm-groep: een prioriteit of een probleem voor één vennootschap is een prioriteit of een probleem voor de volledige Storm-groep.
Storm en Covid-19
1. Storm en Covid-19
2. Executive Summary Main Topics 3. Continuïteit van Storm
4. Monitoring van klanten en leveranciers 5. Steunmaatregelen
6. Covid-19: beheer en opvolging
Bijlage: rechtstreekse contactgegevens Storm-team
Storm en Covid-19
Beschikbaarheid van het team:
• Er zijn geen Covid 19-gerelateerde afwezigen bij Storm.
Heropstart kantoorwerk:
• Thuiswerk blijft voor het hele team de norm. Overleg en meetings verlopen vlot met videochat via Microsoft Teams.
• Werken op kantoor is mogelijk mits toelating. De geïmplementeerde maatregelen in overeenstemming met de richtlijnen van Fod Waso verzekeren dat het kantoorwerk in veilige omstandigheden kan worden uitgevoerd.
• De receptie op kantoor blijft verzekerd.
Leidinggevenden:
• Alle leidinggevenden zijn in goede gezondheid aan het werk.
Prioriteiten:
• Alle prioriteiten in België verlopen normaal of kennen zeer minimale storingen.
• De organisatie van fysische activiteiten on site gebeurt strikt in overeenstemming met de richtlijnen van de overheid.
Klanten en overheden:
Executive Summary Main Topics
Partners:
• De toegang tot industriële sites verloopt zonder problemen. Bij ArcelorMittal Gent zijn extra maatregelen genomen om externen te screenen. Deze richtlijnen zijn doorgegeven aan onze leveranciers.
Ierland:
• De lockdown heeft voorlopig geen impact op de activiteiten: vermits energieproductie behoort tot de essentiële sectoren zijn verplaatsingen in dat kader toegelaten.
Executive Summary Main Topics
1. Storm en Covid-19
2. Executive Summary Main Topics 3. Continuïteit van Storm
4. Monitoring van klanten en leveranciers 5. Steunmaatregelen
6. Covid-19: beheer en opvolging
Bijlage: rechtstreekse contactgegevens Storm-team
Storm en Covid-19
Om de continuïteit maximaal te kunnen verzekeren, ook in afwezigheid van een belangrijk aantal medewerkers, werden de processen opgelijst die voor Storm essentieel zijn voor de continuïteit, de processen die belangrijk zijn maar niet meteen essentieel, en de processen die momenteel minder belangrijk zijn.
Deze selectie, weergegeven op de volgende pagina’s, is enkel gerelateerd aan de huidige Covid 19-problematiek.
In geval van onbeschikbaarheden binnen bepaalde teams, dient te allen tijde voorrang gegeven te worden aan de processen die essentieel zijn voor de continuïteit; vervolgens kunnen de processen worden behandeld die belangrijk zijn maar niet meteen essentieel; en tot slot de processen die momenteel minder belangrijk zijn.
Hierbij wordt opgemerkt dat bepaalde processen van belang kunnen zijn voor één partij uit de Storm-groep, maar minder voor een andere partij uit de Storm-groep (i.e. het bereiken van financial close is belangrijk voor Storm Management, maar op dit moment wellicht minder aangewezen voor de betreffende Storm Holding). Waar dat het geval is, worden hierover proactief afspraken gemaakt met de diverse Storm-partners.
Continuïteit van Storm
Continuïteit van Storm
Continuïteit van Storm
Om de continuïteit van Storm te verzekeren, is het belangrijk voortdurend te monitoren wie onbeschikbaar is, en om welke reden;
zodat het voor iedereen duidelijk is welke processen eventueel vertraging oplopen en/of door andere teamleden ondervangen moeten worden.
De onbeschikbaarheden op vandaag staan opgelijst op de volgende pagina.
Continuïteit van Storm
Continuïteit van Storm
Om de continuïteit van Storm te verzekeren, is het belangrijk te voorzien in een duidelijke opvolging voor de leidinggevenden, zodat het duidelijk is wie – met volle bevoegdheid – hun taak en rol overneemt indien zij wegvallen.
Hiervoor werd een opvolgingshiërarchie opgemaakt, die wordt weergegeven op de volgende pagina.
Continuïteit van Storm
Continuïteit van Storm
1. Storm en Covid-19
2. Executive Summary Main Topics 3. Continuïteit van Storm
4. Monitoring van klanten en leveranciers 5. Steunmaatregelen
6. Covid-19: beheer en opvolging
Bijlage: rechtstreekse contactgegevens Storm-team
Storm en Covid-19
Om de continuïteit van Storm te verzekeren, is het belangrijk van nabij en proactief de situatie op te volgen bij onze klanten (PPA- afnemers, Vlaams Energie Agentschap, afnemers groene stroom certificaten inclusief netbeheerders, ...).
In tegenstelling tot voor onze leveranciers (zie verder), wordt het voor klanten minder opportuun geacht om business continuity plannen op te vragen.
Daarom wordt er per e-mail of telefoon met hen geverifieerd of (i) hun administratie verder functioneert zoals gebruikelijk en of zij voorzien dat dat zo blijft, (ii) of zij in de mogelijkheid zijn om vanop afstand facturen en betalingen te verwerken en (iii) of desgevallend vertragingen in de verwerking van facturen en betalingen verwacht wordt en indien ja hoeveel.
Op de volgende pagina wordt, voor elke klant, de stand van zaken weergegeven van deze bevraging.
Monitoring van klanten
Monitoring van klanten
Om de continuïteit van Storm te verzekeren, is het belangrijk van nabij en proactief de situatie op te volgen bij onze sleutelleveranciers.
Sleutelleveranciers en partners worden maximaal aangemoedigd om hun eigen business continuity plan op te maken en aan ons te bezorgen.
Ontvangen business continuity plannen worden gecheckt op haalbaarheid/volledigheid en de implementatie ervan wordt opgevolgd door de Covid 19-Response Coördinator bij Storm; er wordt met de business continuity plannen van partners en leveranciers rekening gehouden bij het plannen van de werking van Storm.
Daarnaast wordt ook gemonitord welke sleutelleveranciers zich beroepen op (al dan niet contractuele) force majeure-bepalingen.
Op de volgende pagina wordt, voor elke sleutelleverancier, de stand van zaken weergegeven van de business continuity plannen; en van de force majeure-notificaties.
Monitoring van leveranciers
Monitoring van leveranciers
1. Storm en Covid-19
2. Executive Summary Main Topics 3. Continuïteit van Storm
4. Monitoring van klanten en leveranciers 5. Steunmaatregelen
6. Covid-19: beheer en opvolging
Bijlage: rechtstreekse contactgegevens Storm-team
Storm en Covid-19
De diverse overheden in ons land (en Europa) kondigen maatregelen aan ter ondersteuning van bedrijven in de huidige Covid 19- pandemie.
Alle aangekondigde en uitgevaardigde maatregelen worden gemonitord door de General Counsel, de HR Manager en de CFO – en worden samengebracht en gecoördineerd door de Covid 19-Response Coördinator.
Storm voorziet voor elk van haar vennootschappen een beroep te doen op elk van de maatregelen die door de overheid worden uitgevaardigd, ook als dat niet onmiddellijk nodig lijkt. De inschrijving van Storm op elk van deze maatregelen wordt gecoördineerd onder eindverantwoordelijkheid van de Covid 19-Response Coördinator, in samenwerking en overleg met andere betrokken teamleden.
Op de volgende pagina worden deze steunmaatregelen opgelijst.
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
Steunmaatregelen
1. Storm en Covid-19
2. Executive Summary Main Topics 3. Continuïteit van Storm
4. Monitoring van klanten en leveranciers 5. Steunmaatregelen
6. Covid-19: beheer en opvolging
Bijlage: rechtstreekse contactgegevens Storm-team
Storm en Covid-19
Binnen Storm werd Kris Asselman (QHSE Manager) aangesteld tot Covid 19-Response Coördinator.
Kris zit de Covid 19-werkgroep voor, die verder bestaat uit Jan Caerts (CEO), Kristof Moens (CFO), Heidi Peeters (COO), Nathalie Van Speybroeck (General Counsel), Anke Crauwels (HR Manager) en Eveline D. Milonas (Communicatie Manager).
De Covid 19-werkgroep overlegt zo vaak als nodig, maar minstens twee maal per week, over de Storm-respons op de Covid 19-crisis.
Alle medewerkers en partners van Storm ontvangen wekelijks een update omtrent de uitvoering van voorliggend business continuity plan (vaker indien noodzakelijk).
Deze update zal telkens een geactualiseerde versie bevatten van de pagina’s uit voorliggend document die gemarkeerd zijn met . Materiële zaken worden onmiddellijk gerapporteerd, los van deze updates.
Covid-19: beheer en opvolging
Bijlage: rechtstreekse contactgegevens Storm-team
Contact Kris Asselman
QHSE Manager/Covid-19 Response Coördinator
