Pagina 1 van 4
> Retouradres Postbus 16191 2500 BD Den Haag
L0732 HW Wonen t.a.v. het bestuur Postbus 1502
3260 BA OUD BEIJERLAND
Datum 23 november 2020 Betreft Toezichtbrief 2020
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties Graadt van Roggenweg 500 Utrecht
Postbus 16191 2500 BD Den Haag www.ilent.nl Contactpersoon
Ons kenmerk H389547
Geacht bestuur,
Hierbij ontvangt u de toezichtbrief naar aanleiding van het door mij uitgevoerde onderzoek op basis van het gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW1. Gezamenlijk beoordelingskader
Bij het onderzoek op basis van het gezamenlijk beoordelingskader focust de Autoriteit woningcorporaties (Aw) zich op de governance van uw organisatie. Bij het onderdeel bedrijfsmodel maakt de Aw gebruik van de inzichten van
Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). In afstemming met WSW beoordeelt de Aw de financiële continuïteit van uw corporatie.
Integraal toezicht
De Aw houdt integraal toezicht. Dit betekent dat verschillende risicogebieden in onderlinge samenhang worden onderzocht. Rechtmatigheid en integriteit zijn geen onderdeel van het gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW, maar wel onderdeel van het integrale Aw toezicht. Als er bij uw corporatie sprake is van een risico in het kader van rechtmatigheid of integriteit, komt dit aan de orde in deze toezichtbrief.
In verband met de vereisten in de wet toetst de Aw daarnaast jaarlijks gericht op rechtmatigheid. Deze toets richt zich in ieder geval op de onderdelen passend toewijzen, staatssteun, huursom en WNT. Voor deze beoordeling wordt gebruik gemaakt van de gegevens van de verantwoordingsinformatie (dVi). De conclusies van deze rechtmatigheid beoordeling ontvangt u jaarlijks vóór 1 december in een aparte brief.
Risicogerichte aanpak
De risico-inschatting is medebepalend bij de planning en uitvoering van het onderzoek. Daarbij is nadrukkelijk het streven om jaarlijks voor elke corporatie een onderzoek op basis van het gezamenlijk beoordelingskader uit te voeren.
Na afronding van het onderzoek ontvangt u een toezichtbrief. Als op basis van het onderzoek wordt ingeschat dat het risico laag is, zal de inhoud van de
1 https://www.ilent.nl/documenten/publicaties/2018/11/12/gezamenlijk- beoordelingskader-aw-wsw
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties
Datum
23 november 2020 Ons kenmerk H389547
Pagina 2 van 4
toezichtbrief beknopt zijn; de brief vermeldt dan dat er geen aanleiding is tot het verrichten van nader onderzoek.
Als sprake is van een (mogelijk) verhoogd risico, beperkt de brief zich tot die onderdelen waar een verhoogd risico is ingeschat of is gesignaleerd. Op deze onderdelen benoemt de brief dan vervolgafspraken, actiepunten,
aandachtspunten en/of interventies.
Basisonderzoek 2020
Ik heb voor uw corporatie een onderzoek uitgevoerd. Daarbij heb ik gebruik gemaakt van alle informatie over uw corporatie die op dit moment bij de Aw beschikbaar is. In elk geval heb ik gebruik gemaakt van:
• dVi2019
• dPi2019
• Jaarverslag 2019
• Meerjarenbegroting 2020 en verder
• Management letter 2019 en accountantsverslag 2019
• Integriteitscode HW Wonen
• Verslagen zelfevaluatie RvC dd. 17-5-2017 en dd. 20-5-2019, beiden onder externe begeleiding
• Verslagen RvC 2018 en 2019
• Uitkomst visitatie, rapport van 23 augustus 2016, en reactie bestuur daarop
• Onderzoeksresultaten WSW, meest recent verwoord in de brief van 7 september 2020
• Voorgaande oordelen Aw Conclusie
Het door mij uitgevoerde basisonderzoek geeft geen aanleiding om voor uw corporatie een nader onderzoek uit te voeren. De risico inschatting voor uw corporatie is laag op alle onderdelen van het beoordelingskader. Dit betekent dat ik geen interventies opleg en geen aanvullende toezichtafspraken met u maak.
Governance
Op 6 februari 2020 vond een governance inspectie plaats. Bij deze inspectie is gesproken met de beide (toenmalige) bestuurders, en de voltallige Raad van Commissarissen. Het rapport treft u hierbij in de bijlage aan.
Naar aanleiding van de uitgevoerde governance inspectie in februari 2020 heeft een vervolggesprek plaatsgevonden met de nieuwe bestuurder en de voorzitter van de RvC. Dit gesprek is vanwege beperkende maatregelen in verband met het Covid-19 virus diverse malen uitgesteld en heeft pas op 16 november kunnen plaats vinden. Doelstelling van dit gesprek was om wederzijdse beelden naar aanleiding van de governance inspectie met elkaar te bespreken.
Na de interviews op 6 februari heeft er een aantal ontwikkelingen plaats
gevonden. Voor zover deze de thema’s uit de governance inspectie raken, worden de ontwikkelingen hier kort genoemd.
Vanuit de RvC is aanvullend aangegeven dat er personele wijzingen hebben plaatsgevonden binnen bestuur en RvC. Naast pensionering van de ene
bestuurder heeft ook de andere bestuurder zijn dienstverband opgezegd, dit per 1 mei 2020. De RvC heeft de bestuurlijke continuïteit bij HW Wonen geborgd door een nieuwe bestuurder te werven die per 9 april is begonnen, en tevens een RvC lid tijdelijk als (financieel) bestuursadviseur aan te stellen, ter ondersteuning van de nieuwe bestuurder. De vacature die het betreffende RvC lid achterlaat binnen de Raad, is inmiddels ingevuld met de komst van een nieuw RvC lid per 1 september op het profiel financiën. Tevens heeft de RvC de wervingsprocedure voor een tweede bestuurder gestart. Beoogde benoemingsdatum is 1 februari 2021.
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties
Datum
23 november 2020 Ons kenmerk H389547
Pagina 3 van 4
Een andere ontwikkeling is dat in haar zoektocht naar continue verbetering HW Wonen daarin ook de wijze van huurdersparticipatie en de wijze waarop de onafhankelijke controlfunctie wordt ingevuld, ter discussie stelt. Op het gebied van huurdersparticipatie zoekt HW Wonen naar meer diversiteit binnen de huurdersvertegenwoordiging en andere manieren om volkshuisvestelijke thema’s met elkaar te bespreken. Met betrekking tot de controlfunctie is aangegeven dat wordt gezocht naar duidelijke positionering van de onafhankelijke controlfunctie.
De relatie tussen bestuur, RvC en de controlfunctie zal zich opnieuw moeten zetten gezien de personele wijzigingen in bestuur en RvC. Wij hopen dat dit rapport u hierbij van dienst is.
Bevindingen Governance inspectie
De inspectie geeft samenvattend het volgende beeld.
Op basis van de aangereikte stukken en de gevoerde gesprekken tijdens de governance inspectie concluderen wij dat de governance van uw corporatie op hoofdlijnen voldoet aan de criteria voor good governance.
Qua opzet voldoet het bestuur en de RvC aan de getoetste criteria. We zien een Raad die structuur heeft gebracht in haar functioneren en in haar relatie met het bestuur, hetgeen van beide kanten gewaardeerd wordt.
Eén van de twee bestuurders is per 1 maart met pensioen gegaan, en is tot 1 mei als adviseur verbonden gebleven aan HW Wonen, met het oog op overdracht van werkzaamheden en bestuurlijke continuïteit. Op 9 april is de nieuwe bestuurder aangetreden als opvolger.
De relatie tussen RvC en bestuur is op moment van inspectie als open,
constructief en plezierig gezien, waarbij eenieder zich bewust van zijn eigen rol.
In de vergaderingen vindt het goede gesprek plaats, waarbij inhoudelijke discussies niet uit weg gegaan worden.
Zowel RvC als bestuur hebben het idee dat de basis op orde is.
plaatst hier op enkele onderdelen kritische kanttekeningen bij. Het lijkt ons zinvol om de verschillende beelden ten aanzien van de mate van ‘het orde zijn van de basis’ onderling (RvC – bestuur – ) te bespreken en zo nodig
maatregelen te nemen om eventuele tekortkomingen in de basis alsnog op orde te krijgen.
Ook bestaan er verschillende beelden wat des controllers is en wat niet. De meningen hierover wijken intern bij HW Wonen af van elkaar. We verzoeken u dan ook om de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van
met elkaar te bespreken. We vragen u om een duidelijke positionering van de
onafhankelijke
HW Wonen werkt met een organisatie zonder managementteam en met
zelfsturende teams, onder coördinatie van teamorganisatoren. HW Wonen is zich er bewust van dat het werken met meer zelfsturing een continue zoektocht is en dat het systeem van zelfsturing continu bijgesteld wordt op kleine onderdelen.
De cultuur van HW Wonen wordt getypeerd als een familiecultuur, waar het prettig en veilig werken is, met grote mate van loyaliteit en betrokkenheid van medewerkers. Dit wordt bevestigd in het medewerkers tevredenheid onderzoek, met een zeer hoge respons en zeer positieve uitkomsten. De keerzijde van deze medaille is een zekere mate van geslotenheid, weinig ruimte voor diversiteit qua hoe je als mens in elkaar zit en het weinig onderling aanspreken van elkaar, met daarbij het mogelijke risico van buiten sluiten van mensen en dat daardoor mogelijk niet alle tegengeluiden gehoord worden. HW Wonen heeft een
programma opgesteld met betrekking tot elkaar aanspreken. We benadrukken het belang van een dergelijk programma en vragen uw aandacht voor
bovengenoemde cultuuraspecten.
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties
Datum
23 november 2020 Ons kenmerk H389547
Pagina 4 van 4
De RvC en bestuur maken zich zorgen over huidige vorm van huurdersparticipatie en de toekomstbestendigheid ervan. HW Wonen zoekt naar een andere vorm van huurdersparticipatie, met bijvoorbeeld themagroepen/-tafels in overleg met de drie huurdersverenigingen. De zoektocht wordt extern begeleid door de Woonbond.
HW Wonen heeft een integriteitscode en een klokkenluidersregeling. Van
laatstgenoemde regeling dient nog een actuele versie op de website geplaatst te worden. HW Wonen spant zich voldoende in om de beide codes levend te houden en zoekt daarbij naar nieuwe vormen om daar invulling aan te geven.
De uitgevoerde governance inspectie geeft geen aanleiding tot het doen van interventies of het maken van toezichtafspraken.
Tot slot
Ik verzoek u deze brief te delen met uw Raad van Commissarissen en tevens de voor uw organisatie relevante stakeholders over deze beoordeling te informeren.
De Aw maakt haar beoordelingen en daaruit voortvloeiende interventies openbaar via de beoordelingsbrief en publiceert deze op de website.
Voor nadere informatie kunt u met mij contact opnemen.
Hoogachtend,
DE SENIOR INSPECTEUR ILT/AUTORITEIT WONINGCORPORATIES,
