Functiebeschrijving Verantwoordelijke doelgroep- en buurtgerichte werking bibliotheek. Graad: consulent B1-B3

(1)

1

Functiebeschrijving

Verantwoordelijke doelgroep- en buurtgerichte werking bibliotheek

Graad: consulent B1-B3

Versie: 14_03_2019

(2)

2

Plaats in de organisatie

De bibliotheek van Leuven valt, samen met 30CC, het stadsarchief en de erfgoedcel onder de directie Cultuur van de stad Leuven.

We willen als bibliotheek werken vanuit een eenduidige visie, met een betrokken team om zoveel mogelijk werkprocessen samen aan te pakken. We zetten in op duidelijkheid rond rollen en taken waarin verantwoordelijkheid wordt gegeven en eigenaarschap wordt opgenomen.

Je rapporteert aan je diensthoofd bibliotheek.

Doel van de functie

Je staat mee in voor het goede verloop van de doelgroepen buurtgerichte werking van de bibliotheek. Voorbeelden hiervan zijn de bibliobus, bib aan huis, de filiaalwerking, werking rond taalpunt en/of de gevangeniswerking. Je doet dit in nauw overleg met je diensthoofd.

Je bent een aanspreekpunt en brugfiguur, volgt de operationele werking op en doet

beleidsondersteunend werk. Je bent participatief ingesteld, zowel naar je team als naar de gebruikers en partners toe. Je neemt ook taken op in de publieksruimte.

Je zet in op en versterkt de werking van de bibliotheek als socio-culturele kennis- en ontmoetingsplek in een lokale, buurtgerichte of doelgroepgerichte context. Je hebt oog voor specifieke doelgroepen waarbij initiatieven rond e-inclusie, een aanbod op maat, lees- en taalvaardigheden essentieel zijn.

Resultaatsgebieden

1. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van de werking van de filialen en/of andere doelgroepgerichte samenwerkingsverbanden en diensten. Hierdoor zet je in op een versterking van de Bib(net)werking in een buurtgerichte of doelgroepgerichte context, afgestemd met het ruimer kader van visie van de bibliotheek Leuven.

algemeen directeur

directeur Cultuur

afdelingshoofd bibliotheek

diensthoofd bibliotheek

verantwoordelijke doelgroepen buurtgeriche werking bibliotheek

(3)

3 Voorbeelden van activiteiten

• Je hebt zicht op de dagdagelijkse werking van de filialen of specifieke doelgroep/buurtgerichte werkingen;

• Je hebt een operationeel inzicht en een pragmatische aanpak bij praktische problemen of onvoorziene omstandigheden. Je stemt hiervoor af met de betrokken (stads)diensten;

• Je ondersteunt of inspireert publieksgerichte initiatieven en gaat na of er aansluiting is met de algemene werking en visie van de bibliotheek Leuven;

• Je hebt een helicopterview over de verschillende aspecten van de decentrale werking en bouwt de werking verder mee uit;

• Je doet beleidsondersteunend en -voorbereidend werk rond jouw resultaatgebieden.

• Je vertegenwoordigt de aspecten van jouw werking op verschillende

overlegmomenten, zowel binnen de bibliotheek, als binnen de stad of bij afstemming met andere partners;

• Je bent pleitbezorger voor het belang van de positie van de bibliotheek Leuven in de lokale buurtgerichte context en/of voor werkingen naar specifieke doelgroepen.

2. Je coacht en ondersteunt de medewerkers die operationele taken opnemen.

Voorbeelden van activiteiten

• Je bent eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en vrijwilligers;

• Je werkt op een coachende, verbindende en toegankelijke manier nauw samen;

• Je zet in op een omgeving waarin respect, openheid en samenwerking centraal staan;

• Je geeft mensen vertrouwen en verantwoordelijkheid;

• Je bent klankbord bij vragen, suggesties of problemen;

• Je geeft input en feedback aan de leidinggevende over het functioneren van de medewerkers van je team.

3. Je neemt initiatief om te komen tot een participatieve manier van samenwerken met buurtgerichte, educatieve en socio-culturele partners, lokale verenigingen, bewoners … met oog voor diversiteit en de eigenheid van de specifieke doelgroepen.

• Je bent een brugfiguur tussen de bibliotheekwerking en de buurt of specifieke

partners. Je doet dit in nauwe afstemming met de medewerker bibliotheek die ook het filiaal, of de doelgroepgerichte werking opvolgt;

• Je versterkt de rol van de bibliotheek Leuven in het sociaal-culturele weefsel van de buurt of in een doelgroepgerichte context;

• Je hebt oog voor specifieke, kwetsbare doelgroepen en de rol die de bibliotheek Leuven kan spelen in het versterken van mensen, sociale contacten en buurten in z’n geheel;

• Je ondersteunt of zet mee initiatieven op rond verschillende aspecten van de

bibliotheekwerking: o.a. leesplezier, informatiebemiddeling, digitale kennis, taalkennis, leesbevordering en leesvaardigheden. Je zoekt zoveel mogelijk samenwerking en afstemming met het lokaal socio-cultureel weefsel;

• Je stemt af met andere diensten binnen die stad zoals de afdeling sociale zaken, team diversiteit, dienst buurtgerichte werking binnen de directie Samenleving.

4. Je versterkt je eigen deskundigheid en zet deze in op intern en extern overleg.

(4)

4 Voorbeelden van activiteiten

• Je houdt je deskundigheid up-to-date en bouwt deze verder uit waar nodig. Naast de bibliotheeksector en het Leuvense culturele veld heb je extra aandacht voor kennis op vlak van diversiteit, participatie, sociaal maatschappelijke aspecten;

• Je draagt mee projecten en initiatieven van de bibliotheek Leuven uit op overlegmomenten en projectgroepen;

• Je legt de nodige contacten met relevante partners;

• Je volgt relevante bijscholingen en opleidingen.

5. Je bereidt je eigen werkzaamheden inhoudelijk voor, je stemt ze af op de werking van de bibliotheek Leuven en met je leidinggevende en rapporteert volgens afspraak over je resultaten.

• Je plant je eigen werkzaamheden op een transparante manier;

• Je rapporteert systematisch volgens afspraken aan je leidinggevende;

• Je geeft feedback op intern overleg aan collega’s;

• Je zorgt voor goede infodoorstroom: bijvoorbeeld interne communicatie en constructief benoemen van aandachtspunten;

• Je biedt inhoud voor verschillende communicatiedragers aangaande de diensten waarvoor je verantwoordelijk bent;

• Je zorgt voor een tijdige en kwalitatieve rapportage;

• Je bent vlot bereikbaar voor vragen of ondersteuning.

(5)

5

Competenties

Waardegebonden competenties

1. Voortdurend verbeteren (niveau II)

Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.

Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken.

• Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …);

• Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen …);

• Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk;

• Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden;

• Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen.

2. Klantgerichtheid (niveau III)

Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.

Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren.

• Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd;

• Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes…);

• Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren;

• Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten;

• Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk;

• Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv.

handicap, allochtonen …).

(6)

6

3. Samenwerken (niveau II)

Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.

Helpt anderen en pleegt overleg.

• Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen;

• Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep;

• Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen;

• Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht;

• Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen.

4. Betrouwbaarheid (niveau III)

Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen diversiteit, milieuzorg …). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.

Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden.

• Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit;

• Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit;

• Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake);

• Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz.

(7)

7

Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II)

Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen.

Overtuigt door inhoud én aanpak.

• Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand;

• Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen;

• Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt;

• Brengt zijn argumenten scherp onder woorden;

• Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren.

2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II)

Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep.

Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek.

• Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn;

• Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd);

• Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …);

• Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten …);

• Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen.

(8)

8

3. Oordeelsvorming (niveau II)

Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria.

Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan.

• Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties;

• Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen;

• Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing;

• Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in;

• Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie.

4. Organisatiesensitiviteit (niveau II)

Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie.

Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten.

• Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten;

• Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen;

• Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen;

• Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen;

• Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming.

(9)

9

5. Plannen (niveau II)

Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen.

Plant eigen werk en dat van anderen effectief.

• Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen);

• Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines;

• Maakt goede werkschema’s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk);

• Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn.

(10)

10

Functiespecifieke competenties

(niveau I tot en met III)

1. Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) (niveau II)

Collega’s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie.

Biedt hulp en steun bij het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden.

• Stimuleert collega’s om zelf oplossingen te vinden;

• Onderneemt acties om het inzicht van collega’s in hun eigen functioneren te versterken;

• Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de collega’s en stimuleert dat ook;

• Is in staat om zijn advies en coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van collega’s;

• Heeft oog voor de voortgang van groei in gedrag;

• Richt zich niet alleen op de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren.

2. Netwerken (niveau II)

Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen.

Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn.

• Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor;

• Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden;

• Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang;

• Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen;

• Gaat actief op zoek naar collega’s uit andere entiteiten voor informatie, expertise;

• Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact …);

• Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun).

(11)

11

3. Visie (niveau I)

De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen.

Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context.

• Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in;

• Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen);

• Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden;

• Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan.

4. Computervaardigheden

• Courante Gevorderde kennis en gebruik van courante kantoortoepassingen en specifieke software-pakketten,(web)applicaties en/of databanken binnen je eigen werkdomein: niveau II.

• Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II.

5. Procedures en wetgeving

• Gevorderd inzicht in wetgeving in relatie tot eigen werkveld(en) en/of klantengroep: deze wetgeving frequent toepassen in standaarddossiers en occasioneel in complexere dossiers: niveau II.

6. Sectorspecifieke competenties

• Gevorderde kennis en inzicht in de bibliotheek als organisatie, haar diensten en activiteiten: niveau II.