Terneuzen, 1 maart 2018
Onderwerp: uitnodiging en agenda vergadering 19 maart 2018 Aan de leden van het algemeen bestuur RUD Zeeland,
Namens de voorzitter van RUD Zeeland nodig ik u hierbij uit voor de vergadering van uw algemeen bestuur op maandag 19 maart 2018. De vergadering vangt aan om 09.00 uur in de raadzaal van gemeente Terneuzen.
De agenda voor dit overleg ziet er als volgt uit:
1. Opening
2. Ingekomen stukken en mededelingen:
a. Verslag DO 5 december 2017
b. Brief VZG inzake richtlijn begroting 2019 GR-en c. Brief Ministerie van BZK inzake begroting 2018 d. Verslag DB 27 november 2017’
e. Presentatie Stakeholdersonderzoek 3. Vaststelling agenda
4. Verslag en besluitenlijst van de vergadering dagelijks bestuur van 11 december 2017
5. Tarievenblad 2018
6. Zienswijzen Implementatieplan PxQ 2.0 7. Stand van zaken BRZO mandaat (mondeling) 8. Rondvraag
9. Sluiting
Met vriendelijke groet, Anton van Leeuwen MPA, directeur RUD Zeeland
Verslag deelnemersoverleg 5 december 2017
Aanwezig: Marc Ardon, Mirjam Geldof, Dianne Dingemanse, Sander Westdorp, Miranda Zandijk, Suzanne Klerk, Peter Belfroid, Ad Vos, Roelie Mulder, Arie
Schroevers, Jan Marijs, Freek Schouten, Kees Luteijn
Afwezig: Ineke Jansen, Joost Boerma, Tineke van der Ven, Erik Philipse, Piet Verstraeten, Jeroen de Graaf, Wout van Brouwershaven
.
1. Opening
Marc opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom.
2. Vaststelling agenda
Het DO stelt de agenda ongewijzigd vast.
3. Presentatie Omgevingswet
Reinier van Nispen geeft een presentatie over de Omgevingswet. Naar aanleiding hiervan worden vragen gesteld.
Kees voorziet dat door de OW de opbrengen voor gemeenten voor het uitgeven van bouwvergunningen verdwijnen. Wordt dit gecompenseerd? Tevens mist hij de het betrekken van inwoners in de presentatie.
Reinier antwoordt dat hij dat niet weet. De inwoners worden betrokken in het traject omgevingsvisie van gemeenten.
Kees vindt het belangrijk dat de inwoners hierin een rol krijgen, want wat de provincie bedenkt heeft effect op de gemeenten.
Reinier vindt dit een goed idee. Er is een enquete uitgezet, maar per gemeente wordt hier verschillend mee omgegaan. Uit onderzoek is gebleken dat de burger maar minimaal betrokken wil worden (onderzoek Friesland). Een burgerklankbordgroep kan een goed instrument zijn.
Sander is benieuwd hoe de provincie haar medewerkers betrekt in dit proces.
Reinier antwoordt dat er basiscursussen OW worden gegeven. Wat hem betreft wordt er ook in de praktijk geoefend, want daar leert men het meeste van.
Marc vindt het belangrijk dat het DO en provincie in contact blijven over de ontwikkelingen van de OW. Reinier denkt na hoe hij dit kan vorm geven.
4. Verslag
Het DO stelt het verslag met in achtneming van 1 wijziging vast. Bij punt 8 staat EEP, maar dit moet zijn EED.
Naar aanleiding van het verslag deelt Marc mee dat het stakeholdersonderzoek is afgerond. In het MT van 11 december wordt het onderzoek besproken en hoe de RUD dit verder communiceert richting (bestuurlijke) deelnemers.
Ineke heeft haar acties nog niet kunnen afronden, maar zegt toe de deelnemers via email op de hoogte te stellen van de stand van zaken.
De actielijst wordt besproken en aangepast.
5. Rondvraag en actualiteiten
Kees deelt mee dat Vlissingen zich extern laat adviseren over verdachte betonconstructies. Over 14 dagen verwacht hij de eerste resultaten verwacht.
Op verzoek van Mirjam wordt het punt informatievoorziening op dossierniveau en archivering een vast agendapunt.
Jan informeert naar de overdracht van bodemtaken aan gemeenten. Er is een memo gemaakt door het platform bodem, maar wat gaat er nu gebeuren.
Ad zegt dat het initiatief ligt bij het platform bodem. In januari 2018 bespreekt het platform welke rol de gemeenten, provincie en waterschap krijgen en de visie van provincie. Zijn insteek is dat voorkomen moet worden dat additionele kosten bij de gemeenten worden neergelegd.
Vervolgens wordt nog kort stilgestaan bij de eventuele overdracht van de Brikstaken aan DCMR. Het is nog niet definitief bekend hoe de DCMR hiermee omgaat.
6. Stavaza centrale archivering
Marc refereert aan de vraag van Kees over de bevoegdheid van de RUD. Dit is volgens hem geregeld in de GR RUD Zeeland. Er is een verschil tussen bestuurlijk en VTH archief. Marc en Kees hebben op een ander moment hierover een gesprek.
Marc wil het archief uitnodigen om dit punt verder toe te lichten. Goes, Waterschap, Tholen, evt. Vlissingen, Veere, Middelburg, Noord-Beveland, Reimerswaal, Terneuzen en Hulst zijn hiermee akkoord. Roelie informeert nog bij provincie hoe zij daarin staan.
In het volgende DO komt dit punt opnieuw aan de orde.
7. Strippenkaart
Gerben Vonk geeft een korte toelichting op de strippenkaart.
Dianne vraagt of de strippenkaart in de bijdrage verwerkt is of dat er extra voor betaald moet worden. Gerben antwoordt dat de strippenkaart verwerkt is in de bijdrage. Aan het eind van het jaar vindt verrekening plaats; dus als er op verzoek van de deelnemer meer geleverd is dat afgesproken in het jaarplan, dan volgt nog een factuur.
Mirjam geeft nog een wijziging door betreffende de strippenkaart van Veere.
Kees heeft via de mail al een reactie gegeven. Vlissingen wil meer informatie hebben over de deelnemersrappportage.
Sander, Arie, Roelie en Piet zijn content met de opzet, het geeft meer informatie. Fijn dat de deelnemer dit overzicht maandelijks krijgt.
Freek vindt het een sterke verbetering, maar hij ziet wel verschillen tussen de planning en wat werkelijk geleverd wordt.
Gerben antwoordt dat de RUD daar zoveel mogelijk rekening mee houdt. De strippenkaart voor 2018 wordt binnenkort door het MT van de RUD besproken en daarna aan de deelnemers gestuurd.
8. Memo vuurwerk
Marc licht toe dat deze memo ter informatie is toegezonden. Inhoudelijke vragen kunnen gesteld worden aan Bianca Rozemeijer.
Kees merkt op dat de RUD een bericht heeft gestuurd naar de verkooppunten, maar hoe wordt de bevolking hierover geïnformeerd? Hij geeft er de voorkeur aan dat een gezamenlijke mediastrategie wordt gevolgd.
9. Crisisbeheersing
Marc deelt mee dat het projectplan is in DB ingestemd. De volgende stap is om samen met de VRZ de functionele behoeftes in kaart te brengen.
Los daarvan blijven de gemaakte afspraken staan. In feite betekent dit dat een piketmedewerker bij calamiteiten altijd informatie kan verstrekken over de inrichtingen die gemeenten hebben overgedragen aan de RUD. Ook de overige behoeftes die nu in beeld zijn worden verder uitgewerkt en betrokken bij de inrichting van de crisisbeheersing.
10. AB stukken
Mirjam merkt op dat de reactie van Veere niet is genoemd in het voorstel begrotingswijziging als gevolg van wijzigingen cao. Dit wordt doorgegeven aan de voorzitter en directeur RUD Zeeland.
Het processchema asbest geeft alleen de processen weer. Als het AB hiermee instemt, wordt het schema uitgewerkt inclusief een inschatting van kosten.
Op verzoek van het DO wordt in de begeleidende brief bij de PxQ stukken voor de raden duidelijk aangegeven wat verwacht wordt van de raden. Het AB voorstel vinden zij daar niet geschikt voor. Een raadslid heeft meer aan een brief in “Jip en Janneke”
taal. Een raadslid is minder benieuwd naar de inhoudelijke vragen die in het voortraject zijn gesteld, maar wil duidelijk weten wat dit betekent voor de gemeente.
11. Volgende vergadering
De volgende vergadering vindt plaat op 30 januari 2018 om 09.00 uur in kamer 1, Terneuzen.
12. Sluiting
Marc bedankt de aanwezigen voor hun constructieve inbreng en sluit de vergadering.
ACTIELIJST
1. Sander wil graag weten of er een proces is hoe een bezwarenprocedure over bijv. een vergunning of handhavingszaak doorlopen wordt. Het is hem niet duidelijk welke inzet de RUD levert.
Update 18-04: het is een strippenkaart product. Proces volgt.
Ineke
2. Het VTH beleid van de deelnemers moet volgens de BOR regionaal zijn afgestemd. Ook voor de RUD heeft dit de voorkeur.
Update 18-04: voor taken die bij een OD zijn neergelegd moet een eenduidig beleid gelden, vastgesteld door provincie en gemeenten. Provincie is de grootste speler.
Voor het volgende DO denken de deelnemers na wie dit project gaat trekker. RUD Zeeland wil wel participeren.
Update 31 oktober: een projectgroep samenstellen waarin de 3 regio’s, waterschap, provincie en RUD
Allen
Peter
vertegenwoordigd zijn. Peter zegt toe een inventarisatie hiervan te willen maken.
27 juni 2017
3. Bedrijvenbestand: nagaan hoe de gegevens van bedrijven die verhuisd zijn worden verwerkt bij de RUD (verzoek Sluis).
Ineke
20 september 2017
4. Joost vraagt de gemeenten Borsele, Veere en Vlissingen zo snel mogelijk een reactie te geven op de mail van Renske de Later inzake het mandaatbesluit.
Tineke, Mirjam en Vlissingen
5. Op verzoek van het DO wordt het protocol milieuklachten opnieuw voor een volgend DO geagendeerd.
Miranda
6. Jan geeft aan dat de natte koeltorens volgens het nieuwe Omgevingsrecht altijd overgedragen moeten worden aan de omgevingsdienst. Dit is niet bekend, maar wordt door Jozef onderzocht. In een volgend DO wordt dit punt opnieuw aan de orde gesteld.
Jozef Miranda
31 oktober 2017
7. Deelnemersrapportagess: Op verzoek van Suzanne worden de risico’s in de rapportages geduid en wordt er meer informatie gegeven over alle ontwikkelingen.
RUD
8. Begeleidingscommissie vanuit VZG: Het voorstel van de regio WSD is om in klein comité waarin de RUD, provincie en een financieel persoon vertegenwoordigd zijn, te onderzoeken wat dit betekent en hoe dit vertaald moet worden richting het DO en de RUD.
Kees
Aan: dagelijks bestuur agendapunt: 4
Onderwerp: verslag vergadering 27 november 2017
Aanwezig: de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland) de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) de heer B.J. de Reu (provincie Zeeland)
de heer H.J.C. de Smet (waterschap Scheldestromen) de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen)
de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland) mevrouw M. Zandijk (directiesecretaresse RUD Zeeland)
de heer L.W. Riemens (controller RUD Zeeland, vanaf agendapunt 9)
1. Opening
De heer Van der Maas opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom.
2. Ingekomen stukken en mededelingen:
a. Brief Zeeuwse Ombudsman
Het DB neemt deze brief voor kennisgeving aan.
b. Verslag DO 20 september 2017
De heer Van Leeuwen meldt dat de VZG begeleidingscommissies heeft ingesteld voor de GR-en in Zeeland. Binnenkort maakt hij kennis met deze commissie. Hij is benieuwd hoe deze commissie zich verhoudt ten opzichte van het deelnemersoverleg. De heer Van der Maas zegt dat GR RUD Zeeland onder de provinciewet valt in tegenstelling tot de andere GR-en. Hierover moet dus duidelijkheid zijn. Het is niet de bedoeling dat 2 gremia zich gaan buigen over de bestuurlijke stukken van RUD Zeeland.
c. Concept verslag AB vergadering van 6 november 2017 Het DB neemt het verslag voor kennisgeving aan.
d. Bespreken bezoek statenfractie CU 11 december 2018
Het bezoek wordt besproken en het DB neemt dit voor kennisgeving aan.
3. Vaststelling agenda
Het DB stelt de agenda ongewijzigd vast.
4. Verslag en besluitenlijst van de vergadering dagelijks bestuur van 23 oktober 2017
Het DB stelt het verslag en de besluitenlijst van 23 oktober 2017 ongewijzigd vast.
De heer Van Hulle refereert aan de BRIKS taken. Hij had begrepen dat deze taken niet meer door gemeenten mogen uitgevoerd worden. De heer Van der Maas heeft dit onderwerp besproken in zijn regio. Als gemeenten samen kunnen voldoen aan de kwaliteitscriteria 2.0 dan kan deze taak bij de gemeenten blijven. Dit betekent in de praktijk dat een brede samenwerking tussen gemeenten noodzakelijk is. Hij adviseert de heer Van Hulle deze vraag uit te laten zoeken door een bureau.
5. Dienstverleningshandvest 2018
De heer Van Leeuwen legt uit dat het Dienstverleningshandvest het juridische kader is waarbinnen de DVO’s worden gesloten. Op verzoek van deelnemers is een aantal zaken verder verduidelijkt.
Het DB besluit het voorstel met een positief advies voor te leggen aan het AB van 11 december 2017.
6. Begrotingswijziging als gevolg van wijziging cao
Het DB besluit de begrotingswijziging als gevolg van de wijziging cao met een positief advies voor te leggen aan het AB van 11 december 2017.
7. Proces asbestcalamiteit
De heer Van Leeuwen deelt mee dat het proces asbestcalamiteit in het deelnemersoverleg is besproken en goedgekeurd.
De heer De Smet merkt op dat het aantal uren (totaal 400, genoemd op pagina 3) ten koste gaat van de PxQ inspanningen. Dit betekent dat de druk op de organisatie verder opgevoerd wordt.
De heer Van Leeuwen antwoordt dat dit in de verdere uitwerking meegenomen wordt. Overigens is op dit moment maar één medewerker gecertificeerd.
8. Projectplan crisisbeheersing
De heer Van Hulle vraagt zich af of crisisbeheersing zo ingericht moet worden.
De organisatie heeft geen vet op het bot, dus het vraagt weer een extra inspanning.
De heer Van Leeuwen antwoordt dat als crisisbeheersing een taak wordt van de RUD, de mensen ook moeten weten wat crisisbeheersing is. . Er is aan de VRZ gevraagd wat nodig is om deze taak te kunnen uitvoeren, maar een duidelijk antwoord is nog niet gegeven. Mensen moeten in ieder geval opgeleid worden.
Vanuit het deelnemersoverleg en de gemeentesecretarissen werd druk uitgeoefend op de RUD. Ook in het AB heeft een bestuurder naar aanleiding van een calamiteit hierop aangedrongen. De RUD wil deze taak uitvoeren op gebied van milieu, want de kennis is in huis. Maar dan moet het goed geregeld zijn.
De heer Van der Maas voegt hier aan toe dat RUD Zeeland geen verantwoordelijkheid kan nemen als dit niet goed geregeld is.
Het DB stemt in met het projectplan crisisbeheersing.
9. Implementatieplan PxQ 2.0
De heren Rabelink en Van Hulle delen mee dat het implementatieplan PxQ 2.0 conform de afspraken is.
Op verzoek van de heer Van der Maas wordt aan pagina 3 de toelichting toegevoegd: Het totale verschil in dekking over 2018 is € 323.620,00. Daarvan wordt voorgesteld € 216.000,- te dekken door dit te onttrekken aan de reserve implementatie PxQ. Daarom wordt over 2018 een bedrag van € 107.620,- extra aan de deelnemers gevraagd. De feitelijke verhoging is derhalve € 107.620,-.
De heer Van Leeuwen deelt mee dat in de oplegnotitie gevraagd wordt aan het DB de begroting op voorhand vast te stellen.
In het voorstel wordt gevraagd de begroting te wijzigen vooruitlopend op de definitieve besluitvorming door het AB op 12 februari 2018. Het woord vooruitlopend is niet juist en dient verwijderd te worden.
Met inachtneming van deze wijzigingen besluit het DB het voorstel
implementatieplan PxQ 2.0 ter zienswijze aan te bieden aan het AB voor het nemen van een voorgenomen besluit.
De heer De Reu meldt dat een eventuele zienswijze van provincie na 2 februari 2018 beschikbaar is.
10. Pilot Kapelle
De heer Van Leeuwen deelt mee dat de werkgroep budget vraagt voor het laten ontwikkelen van een tool. Hij vindt dit een groot bedrag en wil samen met Kapelle de bedrijvenlijst te bekijken, mogelijk is een goedkopere manier te vinden om hetzelfde te bereiken.
De heer Rabelink vraagt dan gelijk ook slim handhaven hierin te betrekken.
De heer Van Hulle is benieuwd of gemeente Kapelle minder taken wil afnemen van RUD Zeeland.
De heer Van Leeuwen antwoordt dat dit niet de insteek van Kapelle is. De wethouder heeft aangegeven dat intentie is om andere afspraken te maken over de niet-verplicht bij de RUD onder te brengen taken. Gemeenten Reimerswaal en Sluis willen graag bezuinigen.
De heer Van Hulle wil geen concessies doen aan de bestuurlijk vastgestelde kwaliteit. Deze geldt voor heel Zeeland.
Het DB stemt in met beslispunt 2 en 3. Beslispunt 1 wordt afgewezen, want het DB wil geen concessies doen aan de bestuurlijk vastgestelde kwaliteit. Besloten is dat over deze voorstellen met de berokken gemeenten wordt gesproken.
11. Stand van zaken BRZO mandaat
De heer Van Leeuwen geeft aan dat het proces enige vertraging heeft opgelopen.
Op dit moment wordt uitgezocht of aanbesteding wel of niet noodzakelijk is.
De werkgroepen zijn gestart
De RUD is gevraagd een indicatie te geven van het aantal uren dat besteed wordt aan dit project. Dit is echter lastig in te schatten. DCMR heeft aangegeven dat zij de managers in dienst wil nemen; detachering is niet meer aan de orde.
De heer De Reu meldt dat in het IPO gesproken wordt over het advies van zijn collega uit Zuid-Holland over deelname aan de GR.
12. Concept AB agenda 6 november 2017
Het DB stelt de concept agenda voor het AB van 6 november 2017 ongewijzigd vast.
13. Rondvraag
De heer Van Leeuwen meldt dat 2 deelnemers verzocht hebben de kentallen PxQ aan te passen. Hij heeft daar moeite mee, want de aanpassingen kunnen niet in het systeem verwerkt worden en het strijdig met het bestuurlijk besluit PxQ.
Het DB besluit geen medewerking te verlenen aan dit verzoek.
De heer Van Leeuwen refereert aan het bezoek van het RIEC aan het AB van RUD Zeeland. Hij stelt voor in overleg te gaan met RIEC over de beslisboom en het knooppunt veiligheid informatie. De RUD heeft geen capaciteit beschikbaar voor het verzamelen en analyseren van data. Voor het verbeteren van de bewustwording van de medewerkers is geen extra budget nodig. Dit kan meegenomen worden in de teamoverleggen.
De heer Rabelink vindt dit een goed voorstel, maar vraagt aandacht voor eventuele overlap tussen RUD Zeeland en gemeenten.
De heer De Reu vindt dat als er zaken gesignaleerd worden die het daglicht niet verdragen, dit absoluut niet stilgehouden mag worden. Hij wil dat dit actief gemeld wordt. Een aantal bedrijven doet zijn uiterste best om onder de Brzo norm te blijven en dat mag niet getolereerd worden.
De heer Van Leeuwen antwoordt dat dit laatstgenoemde probleem zich landelijk voordoet. De omgevingsdiensten pakken dit breed op en men informeert elkaar hierover.
De jagersvereniging heeft namens een aantal organisaties een brief naar PS gestuurd. De brief is bij de RUD niet goed ontvangen. Deze organisaties hebben geen contact opgenomen met RUD Zeeland en de toonzetting van de brief viel verkeerd. Uit navraag blijkt dat men alleen een signaal wilde afgeven. De heer Van Leeuwen deelt mee dat de risico’s voor de groene taken in beeld gebracht worden en waar mogelijk ook afgedekt worden. Tot die tijd mogen de groene handhavers ’s avonds niet alleen het veld in, maar moeten samen optrekken met collega’s en het afdelingshoofd of teamaccounthouder moet toestemming verlenen.
14. Sluiting
De heer Van der Maas bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 18.30 uur.
Vastgesteld d.d. 22 januari 2018
de voorzitter, de secretaris,
A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA
Actielijst
DB 10/4/17 Het DB op de hoogte houden van de ontwikkelingen
facturatie via TimeTell. Directeur
DB 23/10/17 Op verzoek van de heer Rabelink wordt in 2018 uitgebreid gesproken over slim handhaven c.q. het ondernemingsdossier.
DB
1
Verslag n.a.v. de vergadering algemeen bestuur (AB) RUD Zeeland d.d. 11 december 2017 in Terneuzen
Aanwezig: mevrouw D. van Damme-Fassaert (gemeente Hulst), de heer C. Dekker (gemeente Middelburg), de heer C. van Dis (gemeente Tholen), mevrouw J. Elliott (gemeente Vlissingen),de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen), de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland), de heer J. Melse (gemeente Veere), de heer P.P.M. Ploegaert (gemeente Sluis), mevrouw C. Miermans (gemeente Borsele), de heer B.J. de Reu (provincie Zeeland), de heer I. Vogelaar (gemeente Reimerswaal), de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) en mevrouw M. Zandijk (directiesecretaresse)
Ambtelijke vertegenwoordiging: mevrouw I. Jansen en de heren Boerma, Ardon en Riemens (RUD Zeeland) en mevrouw R.J. Mulder (provincie Zeeland)
Afwezig: de heer E. Damen (gemeente Kapelle), de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland), de heer H. Klitsie (gemeente Goes), de heer H.L.C. de Smet (waterschap Scheldestromen)
1. Opening
De heer Van der Maas opent de vergadering en heet iedereen welkom. De heren De Smet, Klitsie en Damen hebben zich afgemeld. Mevrouw Elliott arriveert later.
2. Mededelingen en ingekomen stukken
a. DB verslag 23 oktober 2017
Het AB neemt dit verslag voor kennisgeving aan.
b. Verslag deelnemersoverleg
Mevrouw Miermans is benieuwd of Borsele de actie uit het
deelnemersoverleg inmiddels heeft opgevolgd. Dit wordt nagevraagd.
Note: van gemeente Borsele is nog geen reactie ontvangen.
3. Vaststelling agenda
Het algemeen bestuur stelt de agenda ongewijzigd vast.
4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 6 november 2017
Het verslag van de vergadering algemeen bestuur van 6 november 2017 stelt het AB ongewijzigd vast.
De heer Van Leeuwen deelt mee dat het DB gesproken heeft over de presentatie van het RIEC. Het DB heeft besloten gebruik te willen maken van het aanbod van het RIEC.
Binnenkort heeft hij overleg met mevrouw Van Montfoort van het RIEC over de implementatie van de beslisboom en de aansluiting bij het nog op te richten veiligheidsinformatiepunt.
2 Op verzoek van de heer Van Dis wordt de brief van de staatssecretaris nogmaals gemaild. Mevrouw Miermans vraagt naar het plan van aanpak rampenbestrijding.De heer Van Leeuwen antwoordt dat het plan van aanpak door het DB is vastgesteld en zal worden toegestuurd. De heer Ardon onderzoekt de komende weken de functionele behoefte in samenwerking met de VRZ. Daarna volgt een plan voor de implementatie.
De heer Van Dis is benieuwd wat er gebeurt met (de inzet van) medewerkers als geraamde uren/taken niet worden gerealiseerd en dus ook niet betaald worden.
De heer Van der Maas wil deze vraag laten beantwoorden bij de behandeling van agendapunt 8.
De actielijst wordt besproken en aangepast. Op verzoek van de heer Van Dis wordt aan de actielijst de ontwikkelingen RIEC toegevoegd.
5. Dienstverleningshandvest 2018
Het AB stemt in met het dienstverleningshandvest 2018.
6. Begrotingswijziging als gevolg van wijziging cao
De heer Van Dis merkt op dat de gemeente Tholen een reactie heeft toegestuurd, maar dat deze niet in de bundel is opgenomen.
Note: reacties die na de termijn zijn binnengekomen bij de RUD zijn nagezonden.
7. Proces asbestcalamiteit
De heer Ploegaert heeft vernomen dat bij asbestcalamiteiten geen goede afstemming plaatsvindt met de VRZ. De heer Van Leeuwen antwoordt dat afstemming tussen de partijen een onderdeel van de gesprekken is.
Mevrouw Miermans adviseert ook aandacht te schenken aan de gehele asbestverwijdering per 2023. Zij verwacht dat dit extra inspanning vraagt van RUD Zeeland. De heer Van Leeuwen zegt toe haar advies over te brengen aan de werkgroep asbest.
De heer Melse is benieuwd of de uitvoeringskosten nog in beeld gebracht worden.
De heer Van Leeuwen antwoordt dat dit betrokken wordt bij de uitwerking van het plan.
De heer Van Dis heeft uit de stukken geconcludeerd dat men ervan uit gaat dat 400 à 450 mensuren nodig zijn dus zo’n € 40.000. Is deze interpretatie juist?
De heer Van Leeuwen antwoordt dat de financiële consequenties in de uitwerking wordt meegenomen.
Het AB stemt in met het proces asbestcalamiteiten en gaat akkoord met het voorstel tot nadere projectmatige uitwerking van het protocol en de ontstane vraagstukken door een werkgroep onder leiding van een projectleider/-trekker. Het AB draagt het deelnemersoverleg op zorg te dragen voor de nadere projectuitvoering.
8. Implementatieplan PxQ 2.0
De heer Van Leeuwen laat een animatiefilmpje zien over de PxQ systematiek. Het filmpje wordt gebruikt voor presentatieve doeleinden, zoals het informeren van raden en fracties.
De heer Van Dis merkt terecht op dat het niet alleen gaat om wat gemeenten afnemen, maar ook wat zij geleverd krijgen.
De heer Van Leeuwen licht toe dat het nieuwe implementatieplan de financiële consequenties in beeld brengt. Een deel van de bestaande formatie wordt ingezet voor de (implementatie van de) PxQ systematiek en dat gaat ten koste van het primaire proces.
3 Mevrouw Van Damme merkt op dat zij het gevoel heeft dat de kosten voor de deelnemers blijven stijgen, terwijl in haar beleving de deelnemersbijdrage verminderd zou worden.
De heer Van Leeuwen antwoordt dat de bestuurlijke besluitvorming om per product af te rekenen veel hogere eisen stelt aan de systemen en daardoor duurder is. Deze extra kosten zijn niet opgenomen in de begroting, maar in de begrotingswijziging die onderdeel uitmaakt van dit voorstel.
De heer Vogelaar zegt dat de rapportage nu ook op stuksniveau beschikbaar gesteld worden. Hij vraagt zich af wat de nieuwe systematiek hieraan toevoegt en waarom de kosten daarvan zo hoog zijn.
De heer Van Leeuwen antwoordt dat de accountant RUD Zeeland verplicht de getallen te borgen in de systemen. Dat betekent in de praktijk dat alle gegevens in het zaaksysteem, tijdregistratie, salarisadministratie en financiële administratie gecontroleerd moeten worden op betrouwbaarheid en waarheid.
De heer Vogelaar vraagt met alle respect of het de bedoeling is dat alleen gestuurd wordt op cijfers en dat inhoudelijke toetsing van kwaliteit en beleidsmatige keuzes niet meer aan de orde komen.
De heer Van Leeuwen begrijpt het gevoel van de heer Vogelaar. De kwaliteit en het effect op het milieu wordt niet gemeten. In de PxQ systematiek is wel een poging ondernomen door te benoemen welk opleidingsniveau noodzakelijk is voor de taken die de RUD uitvoert, hoe vaak welke taken worden uitgevoerd en hoeveel tijd aan welke taken wordt besteed. Daarmee is een poging gedaan te komen tot een definitie van de Zeeuwse kwaliteit.
De heer Van der Maas voegt hieraan toe dat dit de consequenties zijn van de bestuurlijke afspraken die gemaakt zijn. Hier ontkomt men niet aan. Voor alternatieven staat hij zeker open. Dit is ook waar de accountant begin 2017 het bestuur nadrukkelijk op heeft gewezen. Het proces is heel kwetsbaar en het is heel zorgvuldig opgepakt.
De heer Vogelaar vindt het belangrijk dat hij conclusies kan trekken uit de geleverde producties. Hij vindt het belangrijk dat hij als deelnemer inhoudelijk betrokken is zodat hij kan bijsturen in de gemeentelijke plannen.
De heer Van der Maas antwoordt dat dit mogelijk is. De taken worden namelijk uitgevoerd door bekwame medewerkers voor de uren die overeen gekomen zijn en daarmee wordt voldaan aan de vraag van de deelnemers. De PxQ systematiek wordt geëvalueerd en de conclusies van deze evaluatie kunnen inhouden dat de systematiek op onderdelen gewijzigd of aangepast moet worden. Bijsturen van de kengetallen kan worden gedaan door het Algemeen Bestuur.
De heer Dekker vraagt of de gevraagde 1,74 fte incidenteel kan zijn, want hij verwacht dat door verdere automatisering dit aantal in de toekomst teruggebracht kan worden.
De heer Van Leeuwen antwoordt dit heel nauwkeurig op basis van externe adviezen van o.a. de accountant is berekend.
Mevrouw Elliott vraagt of het maximum voor begrotingswijzigingen nu bereikt is.
De heer Van Leeuwen antwoordt dat er door het Algemeen Bestuur geen maximum is bepaald. Hij heeft dit jaar geen voornemens om nog een begrotingswijziging voor te leggen. De begrotingswijziging cao is extern geïnitieerd en de begrotingswijziging voor de PxQ systematiek was gemaakt op verzoek van het bestuur. Het aantal hangt dit jaar dus vooral af van externe ontwikkelingen.
De heer Vogelaar merkt op dat accountants soms meer eisen dan noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering.
4 De heer Van der Maas heeft niet de indruk dat de accountant van RUD Zeeland de organisatie overvraagt, maar zeker richting de deelnemers erg verantwoordelijk is. De heer van Leeuwen geeft aan dat het algemeen bestuur adviezen van de accountant naast zich neer kan leggen, maar dat er door hetzelfde bestuur waarschijnlijk niet positief gereageerd zal worden op een afkeurende verklaring van een jaarrekening.
De vraag van de heer Van Dis over de inzet van medewerkers versus declarabele uren wordt door de heer Van Leeuwen beantwoordt. Het MT van de RUD heeft een kleine flexibele schil. Een aantal producten wordt daarom opgenomen in de strippenkaart. Als de raming niet uitkomt, dan is het voor de RUD een uitdaging om toch de mensen aan het werk te houden zodat hun uren wel declarabel zijn. Dit hangt af van het aanbod en de economische omstandigheden. Dit risico is vooral van toepassing op RUD Zeeland.
Daarnaast is het aantal declarabele uren per fte vastgesteld op 1390 en dat is best hoog. Maar behalve dat de AB leden deelnemer zijn in RUD Zeeland, zijn zij ook eigenaar van RUD Zeeland. Financiële consequenties, zowel positieve als negatieve, zijn voor de deelnemers.
De heer Van Hulle merkt op dat de zienswijze periode richting raden krap is. Hij vraagt zich af of het implementatieplan PxQ goed is doorgesproken met de ambtenaren. Zijn er nog geschilpunten? Wat hem betreft mag het plan geen vragen meer hebben voor de ambtenaren.
De heer Van der Maas antwoordt dat het AB bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemende instanties van RUD Zeeland. De procedure PxQ is precies verlopen zoals bestuurlijk is afgesproken. In het deelnemersoverleg is dit punt besproken en men heeft gelegenheid gehad ook nog vragen te stellen na de vergadering. Als een ambtenaar nog vragen heeft, dan is dat niet het probleem van de RUD.
De heer Van Leeuwen geeft aan dat de PxQ systematiek een coproductie is tussen de deelnemers en RUD Zeeland. In de voorbereiding naar deze vergadering is het onderwerp 2 maal besproken in het DB en in het deelnemersoverleg. Daarnaast is de gemeente Terneuzen als piofach leverancier nog apart benadert. Hij is van mening dat het proces zeer zorgvuldig is verlopen.
De heer Ploegaert heeft teruggekoppeld gekregen dat de stukken in het deelnemersoverleg besproken zijn. Het kan zijn dat een deelnemer een andere insteek heeft. Niet iedereen kan zijn zin krijgen, maar het proces is wat hem betreft goed verlopen.
De heer Van der Maas zegt dat iedereen op de hoogte moet zijn van wat er speelt rond PxQ en de implementatie daarvan. Als dat niet zo is, dan vraagt hij de bestuurders graag in de eigen organisatie te kijken.
Het AB besluit het implementatieplan PxQ inclusief de bijlagen ter zienswijze aan te bieden aan de gemeenteraden, Provinciale Staten en Algemene Vergadering. Deze periode loopt tot en met 1 februari 2018.
9. Stand van zaken discussie mandaat Brzo
De heer De Reu is nog steeds druk doende om de doormandering organisatorisch goed af te ronden. Hij doet zijn best om de Brzo mensen voor en in Zeeland te (be)houden. Zeeland moet een robuuste RUD houden en daar heeft hij zich samen met zijn adviseurs en de RUD hard voor ingespannen. Nu beluistert hij veel “ge- jamaar”. Is dat echt nodig na alle moeite en inspanningen van de afgelopen jaren? Het is voor hem niet moeilijk om de Brzo taak inclusief menskracht zo over te dragen aan de DCMR, maar dat wil hij niet. Hij wil voor Zeeland een robuuste RUD behouden en
5 vindt dit een Zeeuwse opgave om dit voor elkaar te krijgen. Bestuurlijk is hiervoor gekozen en hij rekent erop dat de andere deelnemers van de RUD hier nog steeds achter staan. Er liggen kansen voor de RUD en iedereen heeft daar zijn bijdrage aan kunnen leveren en kan dit nog doen. Iedereen was op de hoogte van de consequenties, dus hij vraagt de bestuurders hun verantwoordelijkheid te nemen.
De heer Van Dis waardeert de inspanningen op het Brzo dossier zeer. De RUD moet zeker robuust blijven, maar dan mag het bestuur wel kritisch blijven op de cijfers en de kwaliteit.
De heer Dekker vraagt of de tijdelijke werkwijze voor de Brzo verlengd is. De heer De Reu antwoordt dat dit met een half jaar verlengd is.
De heer Van Leeuwen waardeert de inspanningen van de provincie voor de RUD.
Onder regie van de provincie zijn een aantal werkgroepen gestart die een aantal zaken op gebied van financiën en informatie & automatisering verder uitwerken. Juridisch wordt nu onderzocht hoe een verticale samenwerking geregeld kan worden, zodat aanbesteding van de Brzo taken voorkomen kan worden en voor Zeeland een robuuste RUD behouden blijft.
10. Rondvraag
Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.
11. Sluiting
De heer Van der Maas bedankt de aanwezigen voor de constructieve inbreng en sluit om 10.00 uur de vergadering. Hij is trots op de organisatie, blij met het kritische bestuur.
Het houdt het dagelijks bestuur scherp. Hij mist wel de waardering voor de organisatie, voor de zaken die wel goed gaan. Waardering van het bestuur motiveert de medewerkers. Nog steeds worden vragen gesteld waaruit hij leest dat de ambtenaren bij de deelnemers de RUD nog niet geaccepteerd hebben. Hij is ervan overtuigd dat als deze acceptatie wel plaatsvindt, de samenwerking en resultaten verbeteren.
De heer Van Dis zegt dat als een rapport allemaal achten bevat en een enkele vijf, de nadruk toch op de vijf ligt. Met andere woorden, het gaat goed, maar laten we wel alert blijven op de dingen die kunnen verbeteren.
Vastgesteld d.d. 19 maart 2018
de voorzitter, de secretaris,
A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA
ACTIELIJST Onderwerp 1. 1
. In het Implementatieplan PxQ 2.0 doorkijk geven naar het aantal uren dat beschikbaar is voor de implementatie van de Omgevingswet en de VTH’s nota i.r.t.
de urenbesteding implementatie PxQ
directie
6 2. In de volgende bestuursrapportage de stand van zaken mbt juridische procedures
en van de strippenkaart opnemen, zodat deelnemers de gelegenheid krijgen tijdig bij te sturen.
Controller
3. Bestuurlijk voorstel overdracht bevolkingszorg i.s.m. VRZ, GGD en GGHOR
voorbereiden Directie
4. ontwikkelingen RIEC melden in AB Directie
5. Brief staatssecretaris mailen aan de heer van Dis. secretariaat
6. P la n v an
Plan van aanpak crisisbeheersing mailen aan AB leden. Secretariaat
Besluitenlijst algemeen bestuur 11 december 2017
1. Opening
2. Ingekomen stukken en mededelingen:
a. DB verslag 23 oktober 2017
b. Verslag deelnemersoverleg v.k.a.
v.k.a.
3. Vaststelling agenda Ongewijzigd vastgesteld.
4. Verslag en besluitenlijst van de vergadering dagelijks bestuur van 6 november 2017
Het AB stelt het verslag en de
actielijst ongewijzigd vast. De actielijst is besproken en wordt aangepast.
5. Dienstverleningshandvest Conform voorstel besloten.
6. Begrotingswijziging als gevolg
van wijziging cao Conform voorstel besloten.
7. Proces asbestcalamiteit Het AB stemt in met het proces asbestcalamiteiten en gaat akkoord met het voorstel tot nadere projectmatige uitwerking van het protocol en de onstane vraagstukken door een werkgroep onder leiding van een projectleider/-trekker. Het AB draagt het deelnemersoverleg op zorg te dragen voor de nadere projectuitvoering.
8. Implementatie PxQ 2.0 Het AB besluit het implementatieplan PxQ 2.0 inclusief de bijlagen ter zienswijze aan te bieden aan de gemeenteraden, Provinciale Staten en Algemene Vergadering.
9. Stand van zaken discussie
mandaat Brzo V.k.a.
10. Rondvraag 11. Sluiting
Aldus vastgesteld d.d. 19 maart 2018
de voorzitter, de secretaris,
A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA
Voorstel AB, Tarievenblad 2018
Agendapunt 7 Terneuzen, 26 februari 2018
IZISnummer: Opsteller: Riemens L. (Leo)
Portefeuillehouder MT:
DB voorstel: Tarievenblad 2018 vaststellen en voor besluitvorming voorleggen aan het AB.
OR kwestie: Nee AB voorstel:
______________________________________________________________________________
Aan het Algemeen Bestuur van RUD Zeeland,
1. Gevraagde beslissing / besluit
Tarievenblad 2018 vaststellen.
2. Inleiding
In artikel 44 van de Gemeenschappelijke regeling Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland is opgenomen dat het Algemeen Bestuur een bijdrageverordening vaststelt. In een
bijdrageverordening dienen de uitgangspunten voor de berekening van de kosten/
bijdragen worden vastgelegd. Zo is er in de bijdrageverordening opgenomen dat er jaarlijks een tarievenblad wordt opgesteld. In een tarievenblad worden per jaar de uurtarieven en de producttarieven opgenomen en toegelicht. De uurtarieven en de producttarieven worden vervolgens als uitgangspunt genomen voor het berekenen van de bijdragen van de deelnemers.
3. Beoogd effect
Het vaststellen van de tarieven voor 2018.
4. Argumenten of Overwegingen
Normaliter wordt een tarievenblad vastgesteld voorafgaand aan het jaar waarvoor de tarieven gelden. Voor het tarievenblad 2018 was dat gezien de implementatie P*Q nog niet mogelijk.
5. Uitvoering en communicatie
a. Aanpak
Het vaststellen van het tarievenblad is een bevoegdheid van het Algemeen Bestuur.
b. Planning
-
c. Communicatie
Geen publicatie van tarievenblad. Besluit wordt medegedeeld aan deelnemers.
6. Risico’s a. Financieel
De tarieven 2018 zijn verwerkt in de (concept) DVO’s 2018.
b. Organisatorisch
Dit besluit heeft geen organisatorische gevolgen.
c. Juridisch
Als er geen vastgesteld tarievenblad is kunnen de bijdragen van de deelnemers formeel niet worden berekend.
d. Overige consequenties
-
Bijlagen: tarievenblad 2018
1
Tarieven blad 2018
Inleiding
In de bijdrageverordening RUD Zeeland is vastgelegd hoe de bijdragen van de deelnemers worden berekend en afgerekend. Voor de berekening van de bijdragen zijn de tarieven per product en per uur belangrijk. De uur- en producttarieven worden jaarlijks vastgelegd in een tarievenblad.
De tarieven in het tarievenblad zijn een uitkomst van door het Algemeen Bestuur vastgestelde normen en kentallen voor de producten uit de PDC, vastgestelde begroting en wijzigingen hierop, het inrichtingenbestand per 1 april jaar t-1.
De implementatiekosten P*Q worden afzonderlijk in rekening gebracht en zijn derhalve ook nog geen onderdeel van de tarieven 2018. Bij de vaststelling van de tarieven 2019 zullen de structurele lasten implementatiekosten P*Q in het tarief worden opgenomen.
De tarieven zijn met andere woorden concretiseringen van eerder genomen besluiten.
Uurtarieven 2018
Het uurtarief is de optelsom van salariskosten per uur, de overhead kosten per uur en de generieke kosten per uur en komen als volgt tot stand:
- De salariskosten per uur betreffen de salariskosten (cao 2017-2018) per salarisschaal gedeeld door 1.390 productieve uren (zie bijlage 1 voor berekening productieve uren per fte)
- De generieke kosten per uur betreffen de generieke kosten zoals opgenomen in de begroting 2018 gedeeld door het totaal begrote productieve uren 2018 (zie bijlage 3)
- Overhead kosten betreffen de overheadkosten zoals opgenomen in begroting 2018 gedeeld door het totaal begrote productieve uren + generieke uren 2018 (zie bijlage 2).
De uurtarieven 2018 per salarisschaal schaal:
Functieschaal
Salaris Overhead Generieke kosten Totaal
15 94,41 29,97 11,90 136,28
14 86,43 29,97 11,90 128,30
13 76,80 29,97 11,90 118,67
12 71,08 29,97 11,90 112,94
11 62,28 29,97 11,90 104,15
10 54,35 29,97 11,90 96,22
9 49,81 29,97 11,90 91,68
8 43,90 29,97 11,90 85,77
7 38,65 29,97 11,90 80,52
6 34,95 29,97 11,90 76,82
Kosten in euro's per uur
2 Tarieven voor genormeerde producten.
Genormeerde producten zijn producten uit de Producten- en Dienstencatalogus waarvoor een kental (uren per product) en een frequentie is vastgesteld door het Algemeen Bestuur bij de besluitvorming P*Q. Voor de genormeerde producten komt het tarief tot stand door het vastgestelde kental (uren per product) te vermenigvuldigen met het daarop van toepassing zijnde uurtarief.
Tarieven genormeerde producten vergunningverlening
Tarieven genormeerde producten toezicht en handhaving
Ta ri even i n € Producten
Type B Type C Type C-agr Type C RIE Type C RIE-agr
RE01.1 Oprichtingsvergunning 0 11.020 14.026 15.028 15.028
RE01.2 Revisievergunning 0 11.020 14.026 15.028 15.028
RE01.3 Veranderingsvergunning 0 8.015 8.015 15.028 10.018
RE01.4 Milieuneutrale veranderingsvergunning 0 2.404 2.404 2.404 2.404
RE01.6 Intrekkingsbesluit (op verzoek) 0 1.202 1.202 1.202 1.202
RE01.7 Intrekkingsbesluit (ambtshalve) 0 1.202 1.202 1.202 1.202
RE01.8 Geactualiseerde vergunning 0 8.015 8.015 8.015 8.015
RE01.10 Omgevevingsbeperkte milieutoets 3.607 3.607 3.607 3.607 3.607
RE02.1 Behandeling melding activiteitenbesluit 376 376 376 376 376
RE03.1 Maatwerkvoorschrift 2.631 2.631 2.631 2.631 2.631
RE03.2 Maatwerkbesluit indirecte lozing 1.879 1.879 1.879 1.879 1.879
RE03.3 Intrekking maatwerkvoorschrift 939 939 939 939 939
RE06 Goedkeuringsbesluit activiteit omgevingsvergunning 0 0 0 2.805 2.805
Wettelijk kader
Ta ri even i n € Producten
Klasse I Klasse II Klasse III Klasse I Klasse II Klasse III
TH01.1 Administratieve controle 257 367 385 257 367 577
TH01.4 Aspectcontrole 515 733 770 515 733 770
TH01.5 Integrale controle 343 367 385 515 1.100 1.155
TH01.6 Opleveringscontrole 377 403 423 566 1.210 1.270
TH01.7 Hercontrole 172 275 289 172 275 385
TH01.2 Diepgaand administratief toezicht
TH04.2 Behandeling klacht 172 183 192 172 183 192
TH09.1 Bestuursdwang 2.839 3.006 3.206 2.839 3.006 3.206
TH09.2 last onder dwangsom 2.129 2.255 2.404 2.129 2.255 2.404
TH11.1 Proces verbaal 1.774 1.879 2.004 1.774 1.879 2.004
TH10.1 Bestuurlijke strafbeschikking 266 282 301 266 282 301
TH04.3 Behandeling melding ongewoon voorval 43 46 48 43 46 48
TH08.1 Besluit op handhavingsverzoek 1.774 1.879 2.004 1.774 1.879 2.004
Wettelijk kader
Type A Type B
Ta ri even i n € Producten
Klasse I Klasse II Klasse III Klasse I Klasse II Klasse III
TH01.1 Administratieve controle 257 367 577 257 367 577
TH01.4 Aspectcontrole 515 733 770 515 733 770
TH01.5 Integrale controle 1.372 1.467 1.732 1.372 1.467 1.732
TH01.6 Opleveringscontrole 1.510 1.613 1.905 1.510 1.613 1.905
TH01.7 Hercontrole 172 275 385 172 275 385
TH01.2 Diepgaand administratief toezicht
TH04.2 Behandeling klacht 172 183 192 172 183 192
TH09.1 Bestuursdwang 2.839 3.006 3.206 2.839 3.006 3.206
TH09.2 last onder dwangsom 2.129 2.255 2.404 2.129 2.255 2.404
TH11.1 Proces verbaal 1.774 1.879 2.004 1.774 1.879 2.004
TH10.1 Bestuurlijke strafbeschikking 266 282 301 266 282 301
TH04.3 Behandeling melding ongewoon voorval 43 46 48 43 46 48
TH08.1 Besluit op handhavingsverzoek 1.774 1.879 2.004 1.774 1.879 2.004
Wettelijk kader
Type C Type C-agr
3
Ta ri even i n € Producten
Type C RIE Type C RIE-agr Afval(water)beheer Klasse III Klasse III Klasse III
TH01.1 Administratieve controle 577 577
TH01.4 Aspectcontrole 770 770
TH01.5 Integrale controle 2.117 2.117
TH01.6 Opleveringscontrole 2.328 2.328
TH01.7 Hercontrole 385 385
TH01.2 Diepgaand administratief toezicht 2.405
TH04.2 Behandeling klacht 192 192
TH09.1 Bestuursdwang 3.206 3.206
TH09.2 last onder dwangsom 2.404 2.404
TH11.1 Proces verbaal 2.004 2.004
TH10.1 Bestuurlijke strafbeschikking 301 301
TH04.3 Behandeling melding ongewoon voorval 48 48
TH08.1 Besluit op handhavingsverzoek 2.004 2.004
Wettelijk kader
4 Tarieven genormeerde BRZO en plustaken
In het rapport P*Q worden de BRZO- en plustaken vaak gepresenteerd als een taak en niet als een product waardoor een tarief per product niet is te bepalen. Dit betreffen voornamelijk producten ten behoeve van de Provincie Zeeland.
5 Bijlage 1 Berekening productieve uren per fte
Bijlage 2 overheadkosten per uur Begrote overheadkosten 2018 :
Onderdeel overhead in tarief = € 3.406.337 / 113.661 = € 29,70 per uur.
Voor de genormeerde taken, genormeerde plus- en BRZO taken, niet genormeerde taken, bedraagt het aantal productieve uren 104.487 en voor de generieke taken bedraagt het aantal uren 9.174.
Totaal 113.661 uur. Deze uren zijn tot stand gekomen op basis van de in het rapport P*Q opgenomen normen in de tabellen 10:1, 10:2, 10:3 en 10:7:2 en het inrichtingenbestand per 1 april 2017 en inschattingen voor plustaken.
Totaal aantal uren per full time fte
Basis is handleiding overheidstarieven Berekening productieve uren:
Werkbare dagen 260
Werkbare uren per dag 7,2
Aantal feestdagen (meerjarig gemiddelde) 8
Vakantie uren 180
Ziekteverzuim 5,20%
Indirect uren 10,00%
Aantal werkdagen 260
Aantal feestdagen (meerjarig gemiddelde) 8 -/-
Omvang aanstelling in dagen 252
Omvang aanstelling in uren 1814
Vakantie uren 180 -/-
Ziekte uren 94 -/-
Aanwezige uren 1540
indirecte uren 154
Productieve uren per fte 1386 1390
€
Opleidingskosten 149.024
Reis- en verlijfskosten 446.123
Overig 443.488
Kosten DVO Piofach 1.364.256
Huur Kantoor 223.206
Salariskosten 780.240
Totale overhead 3.406.337
6 Bijlage 3 Generieke kosten per uur.
De generieke kosten van de RUD Zeeland zoals opgenomen in de begroting jaar 2018 worden omgeslagen in het uurtarief uitgaande van de (verwachte) 104.487 productieve uren.
Begrote generieke kosten 2018:
Onderdeel overhead in tarief = 1.243.566 / 104.487 = € 11,90 per uur
€
Beleidsmedewerker toezicht incl. overhead 3,1 fte 397.511
Uren expertise (landelijke werkgroepen, ontwikkelingen e.d)incl. overhead 3,5 fte 448.803
Piket 88.825
Milieu klachtenlijn 56.733
Geodiensten 78.394
BTW compensatie waterschap 28.301
Onvoorzien 145.000
Totaal 1.243.566
1 Voorstel AB
Agendapunt: (nummer) Terneuzen, 26 februari 2018
IZISnummer: (nummers) Opsteller: P. v/d Brande
Portefeuillehouder MT: Ineke Jansen
______________________________________________________________________________
Aan het AB van RUD Zeeland,
1. Gevraagde beslissing / besluit
In het AB van 11 december 2017 is besloten:
- het voorgenomen besluit te nemen in te stemmen met het ‘Implementatieplan PxQ RUD Zeeland, versie 7.1, september 2017’.
- de deelnemers in de gelegenheid te stellen een zienswijze in te dienen naar aanleiding van het voorgenomen besluit van het AB voor 1 februari 2018.
- het voorgenomen besluit om te zetten in een definitief besluit in de AB-vergadering van 19 maart 2018.
Het AB wordt gevraagd te besluiten:
- kennis te nemen van de ontvangen zienswijzen;
- in te stemmen met het ‘Implementatieplan PxQ RUD Zeeland, versie 7.1, september 2017’.
2. Inleiding
In dit voorstel vindt u een overzicht van de ingediende zienswijzen. Naast een algemene reactie hierop, is per zienswijze een reactie gegeven door de RUD. De zienswijzen geven blijk van grote betrokkenheid van de deelnemers, maar leiden niet tot aanpassing van het voorgenomen besluit.
3. Beoogd effect
Hiermee wordt bereikt dat het AB-besluit van 11 december jl. wordt opgevolgd.
4. Argumenten of Overwegingen
Algemene reactie op de zienswijzen
De raden van de deelnemers zijn in de gelegenheid gesteld zienswijzen in te dienen omtrent het Implementatieplan PxQ. Onderstaand zijn per deelnemer de ontvangen zienswijzen
weergegeven. Na iedere zienswijze is steeds cursief een reactie weergegeven.
Voordat ingegaan wordt op de individuele zienswijzen is het wenselijk onderstaande onder de aandacht te brengen: In meerdere zienswijzen wordt aangegeven dat de nauwkeurigheid van de voor de PxQ-systematiek gehanteerde ramingen nog verbeterd kan worden. Hoewel deze
2
ramingen, in gezamenlijk overleg met de deelnemers, zo nauwkeurig als mogelijk zijn vastgesteld, is het inderdaad wenselijk de ramingen te toetsen aan met name de in 2017 gerealiseerde
producten. In het implementatieplan is opgenomen dat deze toetsing in februari/maart 2018 voor het eerst plaats zal vinden. Een evaluatie van de ramingen zal vervolgens, als regulier onderdeel van de planning & control-cyclus, jaarlijks plaatsvinden. Bedoelde verbeteringen van de ramingen hebben (in)direct betrekking op de ‘output’ van de RUD. Het betreft verbeteringen van de
ramingen van o.a. het bedrijvenbestand, de benodigde urenbesteding per vergunningprocedure en controle en het aantal te leveren productieve uren per medewerker. De vraag of deze ramingen voldoende nauwkeurig, realistisch en compleet zijn om de overgang naar de PxQ- systematiek op stuksniveau verantwoord te kunnen maken zal tijdens de uit te voeren externe audit (in september) voorgelegd worden aan een extern bureau. De audits die in mei en september 2018 worden uitgevoerd, zijn erop gericht of de datum van invoering afrekenen op stuksniveau per 1 januari 2019 realistisch is.
Met betrekking tot structurele invulling van formatie: de RUD houdt een kleine flexibele schil. De wens om de robuustheid van de RUD te borgen, rekenend houdend met het krappe kwalitatief goede aanbod van tijdelijke inhuur en de opgave om te voldoen aan de kwaliteitscritiria 2.0 nopen tot vaste invulling van vacatures en van de in het implementatieplan aangegeven benodigde formatie. Een vaste invulling die al vanaf 1 januari 2014 vooruit werd geschoven in afwachting van definitieve besluitvorming PxQ.
Zienswijze gemeente Hulst
In hoeverre de in het implementatieplan aangegeven berekeningen juist zijn, valt niet te
verifiëren. Pas wanneer daadwerkelijk op geleverde producten wordt afgerekend – dus in 2019 – zal meer duidelijkheid worden verkregen over de juistheid van het gehanteerde
bedrijvenbestand en de aannames van de (benodigde) urenbesteding op gebied van
vergunningverlening en handhaving. Zoals eerder wel al door Deloitte in een memo van 2016 is aangegeven, zal afrekening op stuksniveau een behoorlijk beslag leggen op de interne
organisatie van de RUD Zeeland en zijn vergaande beheersingsmaatregelen daarbij noodzakelijk.
Een logisch gevolg hiervan is dat afrekenen op stuksniveau leidt tot hogere kosten.
In het implementatieplan is vervolgens ook aangegeven dat dit betekent dat zowel een tijdelijke als structurele formatie-uitbreiding is benodigd. Gelet op de grote onzekerheden m.b.t. het totale bedrijvenbestand (en de gehanteerde kengetallen voor PxQ) en daarmee ook de grote onzekerheden in de aantallen producten die moeten worden gerealiseerd, is de noodzaak voor de berekende uitbreiding van structurele formatie mogelijk voorbarig. Dit geldt daardoor evenzeer voor de aangegeven kostenverhogingen voor 2019 en 2020.
Om die reden wordt uw Raad voorgesteld, betreffende het nu voor gelegde Implementatieplan PXQ afrekenen op stuksniveau, een zienswijze in te dienen, waarbij wordt aangegeven dat het wenselijk is dat pas invulling wordt gegeven aan de berekende structureel benodigde formatie, nadat een eerste afrekening op stuksniveau heeft plaatsgevonden; dus pas na 2019, omdat dan pas – op basis van de gerealiseerde producten – reële cijfers beschikbaar zijn m.b.t. de
benodigde ureninzet.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte aangegeven dat aan deze zienswijze niet tegemoet wordt gekomen en vaste invulling – op een kleine flexibele schil na – noodzakelijk is.
3 Gemeente Veere
Wij dienen de volgende zienswijze in over het voorgenomen besluit van het AB om in te stemmen met het Implementatieplan PxQ RUD Zeeland versie 7.1 september 2017. Wij vinden dat de kosten voor de invoering van de PxQ systematiek op stuksniveau beperkter moeten blijven. Wij vinden de kosten voor de invoering van de systematiek van in totaal € 1.518.220,- over 2017-2020 buiten proportie hoog. Zeker in verhouding tot de totale begroting van de RUD.
U heeft een uitgebreid invoeringsplan voorgesteld wat diverse onderdelen van de implementatie beschrijft. Wij vragen u met klem dit slanker dan wel efficiënter uit te voeren om zo kosten te besparen.
De kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau zijn zo nauwkeurig mogelijk geraamd. Indien in de praktijk zou blijken dat deze implementatie efficiënter en goedkoper kan, zal dit zo daadwerkelijk uitgevoerd worden. Met de kennis van dit moment is de verwachting echter dat de geraamde kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau reëel zijn.
In het implementatieplan is aangegeven dat zowel tijdelijke als structurele formatieuitbreiding nodig is. Gezien de grote onzekerheden in aantallen producten en de gehanteerde kengetallen voor pxq is de noodzaak van deze uitbreiding mogelijk voorbarig. Wij vinden het wenselijk dat u pas (structureel) invulling geeft aan de benodigde formatie nadat de kengetallen en producten zijn geëvalueerd op basis van werkelijke cijfers. Of nadat werkelijke cijfers op basis van de eerste afrekening op stuksniveau bekend zijn. Wij vragen u zonodig de evaluatie pxq naar voren te halen in tijd. Wij zien bijvoorbeeld dat vraaggerichte producten van de gemeente Veere
(vergunningproducten) erg achter blijven op de huidige ramingen. Ook de conclusies uit de pilot over het naleefgedrag zijn van belang.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte aangegeven dat aan deze zienswijze niet tegemoet wordt gekomen en vaste invulling – op een kleine flexibele schil na – noodzakelijk is.
Wij vragen u de inzet van de implementatie van pxq op stuksniveau niet ten koste te laten gaan van de normale bedrijfsvoering. Wij vinden het belangrijk dat deze op niveau blijft.
Zoals in het AB-voorstel van 11 december jl. reeds is aangegeven zal door het ‘tijdsbeslag’ dat voor de implementatie van de PxQ-systematiek op de generieke inzet wordt gelegd minder aandacht dan gewenst worden gelegd op externe ontwikkelingen. Ook de doorontwikkeling van de RUD zal hierdoor worden geremd.
Gemeente Terneuzen
De raad van de gemeente Terneuzen heeft op 1 februari 2018 besloten geen zienswijzen in te dienen op het voorstel van PxQ.
Gemeente Borsele
Op 1 februari 2018 is het voorgenomen besluit van het Algemeen Bestuur RUD Zeeland om het implementatieplan PxQ op stuksniveau vast te stellen, behandeld in de gemeenteraad.
De raad heeft ingestemd met de wijziging van de begroting RUD Zeeland ten gevolge van invoering PxQ op stuksniveau. De raad heeft ook ingestemd met de wijziging van de deelnemersbijdrage.
4 Gemeente Middelburg
De gemeenteraad van Middelburg heeft op 22 januari 2018 uw voorstel in zijn raadsvergadering behandeld.
De gemeenteraad heeft besloten als zienswijze in te dienen dat hij akkoord gaat met:
1. het voorgenomen besluit;
2. de wijziging van de begroting 2018 ten gevolge van dit besluit, en;
3. de wijziging van de deelnemersbijdrage.
Gemeente Kapelle
Laten wij beginnen met de mededeling dat wij weliswaar instemmen met het voorliggende implementatieplan PxQ op stuksniveau maar dat wij ons zorgen maken over de toekomst bij de vraag om extra budget.
Uit de stukken is overigens niet goed te onderscheiden welk deel van de bijdrage nu structureel is en welk deel incidenteel. De extra lasten voor de deelnemers berekend voor het jaar 2020 voor een bedrag van € 288.800,00 zijn als structureel opgezet. Dat komt fors over voor aanpassingen in de AO/IC en ICT.
In de risicoparagraaf worden een aantal risico’s opgesomd. Zo wordt gesteld dat nog
onvoldoende kengetallen zijn ontwikkeld. Ramingen uit het implementatieplan kunnen in de praktijk afwijken. Dat geldt ook voor het uitgangspunt van productieve uren per personeelslid.
Daarnaast wordt aangegeven dat er geen dekking is voor personele overcapaciteit (in het geval er in dat jaar minder producten door de RUD worden geleverd) en dat salarisschalen mogelijk nog moeten worden aangepast. Dit lijkt een opmaat voor toekomstige extra bijdragen voor rekening van de deelnemers.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte behandeld. De(ze) (aanvaardbaarheid van deze) risico’s zal meegenomen worden in de externe audit.
Wij hebben als deelnemende partij in de RUD ingestemd met het implementatieplan PxQ en daar gaan we nog steeds voor. Echter bij de inschatting die destijds gemaakt is voor de te verwachten kosten, blijkt het nu toch wel wat duurder te worden. Zaak is wel dat monitoring van de kosten wenselijk zijn.
De kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau zijn zo nauwkeurig mogelijk geraamd. Indien in de praktijk zou blijken dat deze implementatie efficiënter en goedkoper kan, zal dit zo daadwerkelijk uitgevoerd worden. Met de kennis van dit moment is de verwachting echter dat de geraamde kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau reëel zijn.
Tot slot wordt aangegeven dat het takenpakket van de RUD kan veranderen in verband met mandaat BRZO-taken. Hiervoor zijn de gemeenten overigens al in een eerder stadium gekort op de algemene uitkering dus straks een bijdrage vragen vanuit de gemeente is dan ook niet reëel.
Dit plan voorziet niet in de gevolgen van het intrekken van het mandaat per 1 juli 2017 voor de uitvoering van taken met betrekking tot Brzo- en RIE4-bedrijven.
Gemeente Sluis
In het vorige implementatieplan, vastgesteld in het Algemeen Bestuur van 20 maart 2017 was aangegeven dat de structurele lasten na 2018 onderdeel zouden maken van de externe audit PxQ. Dit uitgangspunt wordt kennelijk nu losgelaten. Wij gaan niet akkoord met de structurele
5
lasten van 2019 en stellen voor dit onderdeel te laten zijn van de externe audit, zoals ook aangegeven in het oorspronkelijke implementatieplan.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte aangegeven dat aan deze zienswijze tegemoet wordt gekomen (met de voorgestelde werkwijze m.b.t. de audit). ..
Algemeen zijn wij van mening dat de kosten die gemoeid gaan met de implementatie enorm hoog geraamd zijn. Deze gevraagde extra bijdrage komt nog bovenop de uren die vanuit de bestaande oorspronkelijke raming te hoog was. Wij handhaven dan ook onze zienswijze tegen het vorige implementatieplan dat wij niet kunnen instemmen met de gevraagde hoge structurele kosten voor met name de extra personele inzet. In tijden van bezuinigingen is het niet gepast om dergelijke middelen te vragen.
De kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau zijn zo nauwkeurig mogelijk geraamd. Indien in de praktijk zou blijken dat deze implementatie efficiënter en
goedkoper kan, zal dit zo daadwerkelijk uitgevoerd worden. Met de kennis van dit moment is de verwachting echter dat de geraamde kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau reëel zijn.
Indien het implementatieplan toch wordt vastgesteld, dan stellen wij voor om de personele uitbreiding in eerste instantie met tijdelijke krachten te faciliteren. Indien later dan blijkt dat minder formatie benodigd is, dan kan hierop eenvoudig worden geanticipeerd.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte afdoende behandeld.
Het implementatieplan bevat 9 deelprojecten. Hieronder wordt per deelproject aangegeven wat de zienswijze van de gemeente Sluis is. Voor wat betreft de deelprojecten 5, 6, 8 en 9 wordt er geen zienswijze ingediend.
1. Opstellen Dienstverleningsovereenkomst
Als gevolg van de nieuwe systematiek kan het voorkomen dat een deelnemer tussentijds een dienstverleningsovereenkomst wil wijzigen. De inschatting bestaat dat dit bij 7 deelnemers het geval zal zijn. Nu worden deze kosten over alle deelnemers doorberekend. Wij zijn van mening dat als een deelnemer aanpassing wenst, deze deelnemer dit via de zogenaamde strippenkaart (dus voor eigen rekening) moet betalen in plaats van andere deelnemers hiervoor te laten meebetalen.
In het implementatieplan wordt gesteld: “Gedurende het lopende jaar kan het voorkomen dat een deelnemer als gevolg van de bestuursrapportage zijn DVO tussentijds wil wijzigen.
Hiervoor wordt dan een addendum opgemaakt. Op basis van opgedane ervaringen wordt geschat dat dit bij 7 deelnemers het geval zal zijn. Hiervoor is de inschatting dat dit 16 uur werk per deelnemer met zich meebrengt. Op basis van twee bestuursrapportages is dit afgerond 220 uur per jaar, ook vanaf 2019.”
Niet ter discussie staat dat de uren (en bijgevolg kosten) die gemaakt worden voor het opstellen van de jaarplannen van de deelnemers, het invullen van de strippenkaarten van de deelnemers, het beheren van het DienstVerleningsHandvest en het actualiseren van het mandaatbesluit ‘voor rekening van de RUD komen’, hetgeen feitelijk inhoud dat deze
uren/kosten door de deelnemers gedeeld worden. Het betreft 1.775 uur. Het ligt dan ook niet in de rede om, bij een eventuele gewenste tussentijdse wijziging van de DVO, de hiervoor geraamde 16 uur per deelnemer bij die specifieke deelnemer(s) in rekening te brengen.
Bovendien mag verwacht worden dat, over een aantal jaren bezien, het aantal gewenste
