Tarieven blad 2018
Bijlage 2 overheadkosten per uur Begrote overheadkosten 2018 :
Onderdeel overhead in tarief = € 3.406.337 / 113.661 = € 29,70 per uur.
Voor de genormeerde taken, genormeerde plus- en BRZO taken, niet genormeerde taken, bedraagt het aantal productieve uren 104.487 en voor de generieke taken bedraagt het aantal uren 9.174.
Totaal 113.661 uur. Deze uren zijn tot stand gekomen op basis van de in het rapport P*Q opgenomen normen in de tabellen 10:1, 10:2, 10:3 en 10:7:2 en het inrichtingenbestand per 1 april 2017 en inschattingen voor plustaken.
Totaal aantal uren per full time fte
Basis is handleiding overheidstarieven Berekening productieve uren:
Werkbare dagen 260
Werkbare uren per dag 7,2
Aantal feestdagen (meerjarig gemiddelde) 8
Vakantie uren 180
Ziekteverzuim 5,20%
Indirect uren 10,00%
Aantal werkdagen 260
Aantal feestdagen (meerjarig gemiddelde) 8
-/-Omvang aanstelling in dagen 252
Omvang aanstelling in uren 1814
Vakantie uren 180
-/-Ziekte uren 94
-/-Aanwezige uren 1540
indirecte uren 154
Productieve uren per fte 1386 1390
€
Opleidingskosten 149.024
Reis- en verlijfskosten 446.123
Overig 443.488
Kosten DVO Piofach 1.364.256
Huur Kantoor 223.206
Salariskosten 780.240
Totale overhead 3.406.337
6 Bijlage 3 Generieke kosten per uur.
De generieke kosten van de RUD Zeeland zoals opgenomen in de begroting jaar 2018 worden omgeslagen in het uurtarief uitgaande van de (verwachte) 104.487 productieve uren.
Begrote generieke kosten 2018:
Onderdeel overhead in tarief = 1.243.566 / 104.487 = € 11,90 per uur
€
Beleidsmedewerker toezicht incl. overhead 3,1 fte 397.511
Uren expertise (landelijke werkgroepen, ontwikkelingen e.d)incl. overhead 3,5 fte 448.803
Piket 88.825
Milieu klachtenlijn 56.733
Geodiensten 78.394
BTW compensatie waterschap 28.301
Onvoorzien 145.000
Totaal 1.243.566
1 Voorstel AB
Agendapunt: (nummer) Terneuzen, 26 februari 2018
IZISnummer: (nummers) Opsteller: P. v/d Brande
Portefeuillehouder MT: Ineke Jansen
______________________________________________________________________________
Aan het AB van RUD Zeeland,
1. Gevraagde beslissing / besluit
In het AB van 11 december 2017 is besloten:
- het voorgenomen besluit te nemen in te stemmen met het ‘Implementatieplan PxQ RUD Zeeland, versie 7.1, september 2017’.
- de deelnemers in de gelegenheid te stellen een zienswijze in te dienen naar aanleiding van het voorgenomen besluit van het AB voor 1 februari 2018.
- het voorgenomen besluit om te zetten in een definitief besluit in de AB-vergadering van 19 maart 2018.
Het AB wordt gevraagd te besluiten:
- kennis te nemen van de ontvangen zienswijzen;
- in te stemmen met het ‘Implementatieplan PxQ RUD Zeeland, versie 7.1, september 2017’.
2. Inleiding
In dit voorstel vindt u een overzicht van de ingediende zienswijzen. Naast een algemene reactie hierop, is per zienswijze een reactie gegeven door de RUD. De zienswijzen geven blijk van grote betrokkenheid van de deelnemers, maar leiden niet tot aanpassing van het voorgenomen besluit.
3. Beoogd effect
Hiermee wordt bereikt dat het AB-besluit van 11 december jl. wordt opgevolgd.
4. Argumenten of Overwegingen
Algemene reactie op de zienswijzen
De raden van de deelnemers zijn in de gelegenheid gesteld zienswijzen in te dienen omtrent het Implementatieplan PxQ. Onderstaand zijn per deelnemer de ontvangen zienswijzen
weergegeven. Na iedere zienswijze is steeds cursief een reactie weergegeven.
Voordat ingegaan wordt op de individuele zienswijzen is het wenselijk onderstaande onder de aandacht te brengen: In meerdere zienswijzen wordt aangegeven dat de nauwkeurigheid van de voor de PxQ-systematiek gehanteerde ramingen nog verbeterd kan worden. Hoewel deze
2
ramingen, in gezamenlijk overleg met de deelnemers, zo nauwkeurig als mogelijk zijn vastgesteld, is het inderdaad wenselijk de ramingen te toetsen aan met name de in 2017 gerealiseerde
producten. In het implementatieplan is opgenomen dat deze toetsing in februari/maart 2018 voor het eerst plaats zal vinden. Een evaluatie van de ramingen zal vervolgens, als regulier onderdeel van de planning & control-cyclus, jaarlijks plaatsvinden. Bedoelde verbeteringen van de ramingen hebben (in)direct betrekking op de ‘output’ van de RUD. Het betreft verbeteringen van de
ramingen van o.a. het bedrijvenbestand, de benodigde urenbesteding per vergunningprocedure en controle en het aantal te leveren productieve uren per medewerker. De vraag of deze ramingen voldoende nauwkeurig, realistisch en compleet zijn om de overgang naar de PxQ-systematiek op stuksniveau verantwoord te kunnen maken zal tijdens de uit te voeren externe audit (in september) voorgelegd worden aan een extern bureau. De audits die in mei en september 2018 worden uitgevoerd, zijn erop gericht of de datum van invoering afrekenen op stuksniveau per 1 januari 2019 realistisch is.
Met betrekking tot structurele invulling van formatie: de RUD houdt een kleine flexibele schil. De wens om de robuustheid van de RUD te borgen, rekenend houdend met het krappe kwalitatief goede aanbod van tijdelijke inhuur en de opgave om te voldoen aan de kwaliteitscritiria 2.0 nopen tot vaste invulling van vacatures en van de in het implementatieplan aangegeven benodigde formatie. Een vaste invulling die al vanaf 1 januari 2014 vooruit werd geschoven in afwachting van definitieve besluitvorming PxQ.
Zienswijze gemeente Hulst
In hoeverre de in het implementatieplan aangegeven berekeningen juist zijn, valt niet te
verifiëren. Pas wanneer daadwerkelijk op geleverde producten wordt afgerekend – dus in 2019 – zal meer duidelijkheid worden verkregen over de juistheid van het gehanteerde
bedrijvenbestand en de aannames van de (benodigde) urenbesteding op gebied van
vergunningverlening en handhaving. Zoals eerder wel al door Deloitte in een memo van 2016 is aangegeven, zal afrekening op stuksniveau een behoorlijk beslag leggen op de interne
organisatie van de RUD Zeeland en zijn vergaande beheersingsmaatregelen daarbij noodzakelijk.
Een logisch gevolg hiervan is dat afrekenen op stuksniveau leidt tot hogere kosten.
In het implementatieplan is vervolgens ook aangegeven dat dit betekent dat zowel een tijdelijke als structurele formatie-uitbreiding is benodigd. Gelet op de grote onzekerheden m.b.t. het totale bedrijvenbestand (en de gehanteerde kengetallen voor PxQ) en daarmee ook de grote onzekerheden in de aantallen producten die moeten worden gerealiseerd, is de noodzaak voor de berekende uitbreiding van structurele formatie mogelijk voorbarig. Dit geldt daardoor evenzeer voor de aangegeven kostenverhogingen voor 2019 en 2020.
Om die reden wordt uw Raad voorgesteld, betreffende het nu voor gelegde Implementatieplan PXQ afrekenen op stuksniveau, een zienswijze in te dienen, waarbij wordt aangegeven dat het wenselijk is dat pas invulling wordt gegeven aan de berekende structureel benodigde formatie, nadat een eerste afrekening op stuksniveau heeft plaatsgevonden; dus pas na 2019, omdat dan pas – op basis van de gerealiseerde producten – reële cijfers beschikbaar zijn m.b.t. de
benodigde ureninzet.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte aangegeven dat aan deze zienswijze niet tegemoet wordt gekomen en vaste invulling – op een kleine flexibele schil na – noodzakelijk is.
3 Gemeente Veere
Wij dienen de volgende zienswijze in over het voorgenomen besluit van het AB om in te stemmen met het Implementatieplan PxQ RUD Zeeland versie 7.1 september 2017. Wij vinden dat de kosten voor de invoering van de PxQ systematiek op stuksniveau beperkter moeten blijven. Wij vinden de kosten voor de invoering van de systematiek van in totaal € 1.518.220,- over 2017-2020 buiten proportie hoog. Zeker in verhouding tot de totale begroting van de RUD.
U heeft een uitgebreid invoeringsplan voorgesteld wat diverse onderdelen van de implementatie beschrijft. Wij vragen u met klem dit slanker dan wel efficiënter uit te voeren om zo kosten te besparen.
De kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau zijn zo nauwkeurig mogelijk geraamd. Indien in de praktijk zou blijken dat deze implementatie efficiënter en goedkoper kan, zal dit zo daadwerkelijk uitgevoerd worden. Met de kennis van dit moment is de verwachting echter dat de geraamde kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau reëel zijn.
In het implementatieplan is aangegeven dat zowel tijdelijke als structurele formatieuitbreiding nodig is. Gezien de grote onzekerheden in aantallen producten en de gehanteerde kengetallen voor pxq is de noodzaak van deze uitbreiding mogelijk voorbarig. Wij vinden het wenselijk dat u pas (structureel) invulling geeft aan de benodigde formatie nadat de kengetallen en producten zijn geëvalueerd op basis van werkelijke cijfers. Of nadat werkelijke cijfers op basis van de eerste afrekening op stuksniveau bekend zijn. Wij vragen u zonodig de evaluatie pxq naar voren te halen in tijd. Wij zien bijvoorbeeld dat vraaggerichte producten van de gemeente Veere
(vergunningproducten) erg achter blijven op de huidige ramingen. Ook de conclusies uit de pilot over het naleefgedrag zijn van belang.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte aangegeven dat aan deze zienswijze niet tegemoet wordt gekomen en vaste invulling – op een kleine flexibele schil na – noodzakelijk is.
Wij vragen u de inzet van de implementatie van pxq op stuksniveau niet ten koste te laten gaan van de normale bedrijfsvoering. Wij vinden het belangrijk dat deze op niveau blijft.
Zoals in het AB-voorstel van 11 december jl. reeds is aangegeven zal door het ‘tijdsbeslag’ dat voor de implementatie van de PxQ-systematiek op de generieke inzet wordt gelegd minder aandacht dan gewenst worden gelegd op externe ontwikkelingen. Ook de doorontwikkeling van de RUD zal hierdoor worden geremd.
Gemeente Terneuzen
De raad van de gemeente Terneuzen heeft op 1 februari 2018 besloten geen zienswijzen in te dienen op het voorstel van PxQ.
Gemeente Borsele
Op 1 februari 2018 is het voorgenomen besluit van het Algemeen Bestuur RUD Zeeland om het implementatieplan PxQ op stuksniveau vast te stellen, behandeld in de gemeenteraad.
De raad heeft ingestemd met de wijziging van de begroting RUD Zeeland ten gevolge van invoering PxQ op stuksniveau. De raad heeft ook ingestemd met de wijziging van de deelnemersbijdrage.
4 Gemeente Middelburg
De gemeenteraad van Middelburg heeft op 22 januari 2018 uw voorstel in zijn raadsvergadering behandeld.
De gemeenteraad heeft besloten als zienswijze in te dienen dat hij akkoord gaat met:
1. het voorgenomen besluit;
2. de wijziging van de begroting 2018 ten gevolge van dit besluit, en;
3. de wijziging van de deelnemersbijdrage.
Gemeente Kapelle
Laten wij beginnen met de mededeling dat wij weliswaar instemmen met het voorliggende implementatieplan PxQ op stuksniveau maar dat wij ons zorgen maken over de toekomst bij de vraag om extra budget.
Uit de stukken is overigens niet goed te onderscheiden welk deel van de bijdrage nu structureel is en welk deel incidenteel. De extra lasten voor de deelnemers berekend voor het jaar 2020 voor een bedrag van € 288.800,00 zijn als structureel opgezet. Dat komt fors over voor aanpassingen in de AO/IC en ICT.
In de risicoparagraaf worden een aantal risico’s opgesomd. Zo wordt gesteld dat nog
onvoldoende kengetallen zijn ontwikkeld. Ramingen uit het implementatieplan kunnen in de praktijk afwijken. Dat geldt ook voor het uitgangspunt van productieve uren per personeelslid.
Daarnaast wordt aangegeven dat er geen dekking is voor personele overcapaciteit (in het geval er in dat jaar minder producten door de RUD worden geleverd) en dat salarisschalen mogelijk nog moeten worden aangepast. Dit lijkt een opmaat voor toekomstige extra bijdragen voor rekening van de deelnemers.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte behandeld. De(ze) (aanvaardbaarheid van deze) risico’s zal meegenomen worden in de externe audit.
Wij hebben als deelnemende partij in de RUD ingestemd met het implementatieplan PxQ en daar gaan we nog steeds voor. Echter bij de inschatting die destijds gemaakt is voor de te verwachten kosten, blijkt het nu toch wel wat duurder te worden. Zaak is wel dat monitoring van de kosten wenselijk zijn.
De kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau zijn zo nauwkeurig mogelijk geraamd. Indien in de praktijk zou blijken dat deze implementatie efficiënter en goedkoper kan, zal dit zo daadwerkelijk uitgevoerd worden. Met de kennis van dit moment is de verwachting echter dat de geraamde kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau reëel zijn.
Tot slot wordt aangegeven dat het takenpakket van de RUD kan veranderen in verband met mandaat BRZO-taken. Hiervoor zijn de gemeenten overigens al in een eerder stadium gekort op de algemene uitkering dus straks een bijdrage vragen vanuit de gemeente is dan ook niet reëel.
Dit plan voorziet niet in de gevolgen van het intrekken van het mandaat per 1 juli 2017 voor de uitvoering van taken met betrekking tot Brzo- en RIE4-bedrijven.
Gemeente Sluis
In het vorige implementatieplan, vastgesteld in het Algemeen Bestuur van 20 maart 2017 was aangegeven dat de structurele lasten na 2018 onderdeel zouden maken van de externe audit PxQ. Dit uitgangspunt wordt kennelijk nu losgelaten. Wij gaan niet akkoord met de structurele
5
lasten van 2019 en stellen voor dit onderdeel te laten zijn van de externe audit, zoals ook aangegeven in het oorspronkelijke implementatieplan.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte aangegeven dat aan deze zienswijze tegemoet wordt gekomen (met de voorgestelde werkwijze m.b.t. de audit). ..
Algemeen zijn wij van mening dat de kosten die gemoeid gaan met de implementatie enorm hoog geraamd zijn. Deze gevraagde extra bijdrage komt nog bovenop de uren die vanuit de bestaande oorspronkelijke raming te hoog was. Wij handhaven dan ook onze zienswijze tegen het vorige implementatieplan dat wij niet kunnen instemmen met de gevraagde hoge structurele kosten voor met name de extra personele inzet. In tijden van bezuinigingen is het niet gepast om dergelijke middelen te vragen.
De kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau zijn zo nauwkeurig mogelijk geraamd. Indien in de praktijk zou blijken dat deze implementatie efficiënter en
goedkoper kan, zal dit zo daadwerkelijk uitgevoerd worden. Met de kennis van dit moment is de verwachting echter dat de geraamde kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau reëel zijn.
Indien het implementatieplan toch wordt vastgesteld, dan stellen wij voor om de personele uitbreiding in eerste instantie met tijdelijke krachten te faciliteren. Indien later dan blijkt dat minder formatie benodigd is, dan kan hierop eenvoudig worden geanticipeerd.
Onder Algemeen is dit in het cursieve gedeelte afdoende behandeld.
Het implementatieplan bevat 9 deelprojecten. Hieronder wordt per deelproject aangegeven wat de zienswijze van de gemeente Sluis is. Voor wat betreft de deelprojecten 5, 6, 8 en 9 wordt er geen zienswijze ingediend.
1. Opstellen Dienstverleningsovereenkomst
Als gevolg van de nieuwe systematiek kan het voorkomen dat een deelnemer tussentijds een dienstverleningsovereenkomst wil wijzigen. De inschatting bestaat dat dit bij 7 deelnemers het geval zal zijn. Nu worden deze kosten over alle deelnemers doorberekend. Wij zijn van mening dat als een deelnemer aanpassing wenst, deze deelnemer dit via de zogenaamde strippenkaart (dus voor eigen rekening) moet betalen in plaats van andere deelnemers hiervoor te laten meebetalen.
In het implementatieplan wordt gesteld: “Gedurende het lopende jaar kan het voorkomen dat een deelnemer als gevolg van de bestuursrapportage zijn DVO tussentijds wil wijzigen.
Hiervoor wordt dan een addendum opgemaakt. Op basis van opgedane ervaringen wordt geschat dat dit bij 7 deelnemers het geval zal zijn. Hiervoor is de inschatting dat dit 16 uur werk per deelnemer met zich meebrengt. Op basis van twee bestuursrapportages is dit afgerond 220 uur per jaar, ook vanaf 2019.”
Niet ter discussie staat dat de uren (en bijgevolg kosten) die gemaakt worden voor het opstellen van de jaarplannen van de deelnemers, het invullen van de strippenkaarten van de deelnemers, het beheren van het DienstVerleningsHandvest en het actualiseren van het mandaatbesluit ‘voor rekening van de RUD komen’, hetgeen feitelijk inhoud dat deze
uren/kosten door de deelnemers gedeeld worden. Het betreft 1.775 uur. Het ligt dan ook niet in de rede om, bij een eventuele gewenste tussentijdse wijziging van de DVO, de hiervoor geraamde 16 uur per deelnemer bij die specifieke deelnemer(s) in rekening te brengen.
Bovendien mag verwacht worden dat, over een aantal jaren bezien, het aantal gewenste
6
tussentijdse wijzigingen van de DVO per deelnemer zich zal uitmiddelen over de deelnemers.
Ook dit pleit ervoor om de hiervoor geraamde 16 uur per deelnemer voor rekening van de RUD te laten komen.
2. Administratieve Organisatie en Interne Controle
Structureel is 1,1 fte extra benodigd om dit vorm te geven. Als de (technische) systemen goed zijn ingericht, lijkt een dergelijke formatie heel hoog. Te meer omdat onder deelproject 7 Evaluatie PxQ systematiek ook nog 480 uur structureel extra benodigd is.
De kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau zijn zo nauwkeurig mogelijk geraamd. Indien in de praktijk zou blijken dat deze implementatie efficiënter en goedkoper kan, zal dit zo daadwerkelijk uitgevoerd worden. Met de kennis van dit moment is de verwachting echter dat de geraamde kosten voor de implementatie van de PxQ
-systematiek op stuksniveau reëel zijn.
3. Informatiemanagement inclusief uniforme werkprocessen
Voor het opstellen en implementeren van drie handleidingen wordt 600 uur geraamd. Het streven is in juli 2018 dit traject af te ronden. Dat betekent dat een medewerker hier een half jaar full
time mee bezig is. Wij zijn van mening dat ook deze raming te hoog is.
De kosten voor de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau zijn zo nauwkeurig mogelijk geraamd. Indien in de praktijk zou blijken dat deze implementatie efficiënter en goedkoper kan, zal dit zo daadwerkelijk uitgevoerd worden. Met de kennis van dit moment is de verwachting echter dat de geraamde kosten voor de implementatie van de PxQ
-systematiek op stuksniveau reëel zijn.
Overigens dienen de genoemde handleidingen ook toegelicht te worden aan alle circa 80 medewerkers. Het is dus niet zo dat 1 medewerker een half jaar full time bezig is met het opstellen van deze 3 handleidingen. Maar de uitleg van een handleiding vraagt al gauw 1 uur per medewerker.
4. Inpassing formatie
Voor de werving en selectie worden 225 uur extra geraamd, om 7,51 fte in te vullen. Ook de gemeente Sluis is de afgelopen periode geconfronteerd met pieken in het aantal werving- en selectieprocedures. Dit is binnen de bestaande formatie opgevangen. Wij menen dat dit ook voor RUD Zeeland mogelijk moet zijn.
Om de implementatie van de PxQ-systematiek op stuksniveau mogelijk te maken wordt 3,6 fte binnen de bestaande formatie opgevangen. Zoals reeds eerder is aangegeven is het niet verantwoord om (nog) meer extra uren, die benodigd zijn om de PxQ-systematiek op stuksniveau in te voeren, binnen de bestaande formatie op te vangen.
7. Evaluatie PxQ systematiek
Zie de opmerking onder deelproject 2.
Dit is onder deelproject 2 afdoende behandeld.
Gemeente Noord- Beveland
In de vergadering van 11 resp. 25 januari heeft de raad besloten in te stemmen met de
implementatiekosten PxQ voor de genoemde begrotingsjaren en derhalve geen zienswijze in te dienen.
Gemeente Tholen
De raad van de gemeente Tholen heeft 1 februari besloten om geen zienswijzen in te dienen
7
tegen het voorgenomen besluit van de RUD om het implementatieplan PxQ op stuksniveau vast te stellen.
Gemeente Goes
De gemeente Goes heeft per mail kenbaar gemaakt geen zienswijze in te dienen.
Waterschap Scheldestromen
Het waterschap heeft per mail kenbaar gemaakt geen zienswijze in te dienen.
Gemeente Vlissingen
Door B&W van Vlissingen is per brief aan de raad voorgesteld om geen zienswijze in te dienen.
Gemeente Schouwen-Duiveland
Door B&W is aan de raad voorgesteld om geen zienswijze in te dienen.
Gemeente Reimerswaal
Naar aanleiding van de door u toegezonden stukken inzake de implementatie van PxQ op stuksniveau maken wij de volgende zienswijze kenbaar.
De totale kosten voor de implementatie van PxQ op stuksniveau vinden wij erg hoog. Daarom vragen wij ons af of de meerwaarde van de implementatie van PxQ op stuksniveau in verhouding staat tot de kosten die dit met zich meebrengt. Immers, binnen het huidige PxQ-systeem zijn ook mogelijkheden denkbaar om tot een betere verhouding tussen de levering van producten en de betaling ervan te komen.
Dit lichten wij u nader toe. Bij de implementatie van PxQ op stuksniveau betaalt een deelnemer voor wat het geleverd krijgt aan de hand van een correctie achteraf van de raming van producten die aan het begin van het jaar heeft plaatsgevonden. Bij het vasthouden aan het huidige
Dit lichten wij u nader toe. Bij de implementatie van PxQ op stuksniveau betaalt een deelnemer voor wat het geleverd krijgt aan de hand van een correctie achteraf van de raming van producten die aan het begin van het jaar heeft plaatsgevonden. Bij het vasthouden aan het huidige