Het ontwikkelen en implementeren van een bestelsysteem

Het ontwikkelen en implementeren van een bestelsysteem

Christien Riggeling

Meer voor minder!

Het ontwikkelen en implementeren van een bestelsysteem

Christien Riggeling Studentnummer: 1297589

Groningen, 2005 Rijksuniversiteit Groningen

Faculteit Bedrijfskunde

Begeleiders universiteit:

1 ^e begeleider: D. Vegter 2 ^e begeleider: J. Riezebos

Afstudeerorganisatie: Wolters-Noordhoff Afstudeerbegeleider: H. Roelofs

‘de auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het afstudeerverslag; het auteursrecht

berust bij de auteur’

Voorwoord

Deze scriptie is het resultaat van het afstudeeronderzoek uitgevoerd bij Wolters-Noordhoff.

Hiermee wordt de opleiding Bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen afgerond.

Mijn dank gaat uit naar alle medewerkers van Wolters-Noordhoff die medewerking hebben verleend tijdens het afstudeeronderzoek. In het bijzonder wil ik de heer Roelofs bedanken voor zijn tijd en goede begeleiding tijdens mijn afstuderen.

Overigens wil ik mijn begeleiders van de Rijksuniversiteit Groningen ook bedanken. De heer Vegter wil ik bedanken voor zijn begeleiding tijdens het afstudeerproces en de heer Riezebos voor zijn commentaar op deze scriptie.

Tot slot wil ik mijn ouders bedanken voor alle steun gedurende mijn studie.

Groningen, september 2005

Christien Riggeling

Samenvatting

Dit onderzoek is uitgevoerd in opdracht van Wolters-Noordhoff. Wolters-Noordhoff is een educatieve uitgeverij die gevestigd is in Groningen en Houten, specialist en marktleider in de bewerking van informatie tot lesmateriaal voor het hele onderwijs, van basisschool tot universiteit. Een nieuwe uitgave kan een boek, een cd-rom of een video zijn. Voordat een artikel van Wolters-Noordhoff bij de consument terecht komt, kan het artikel opgeslagen zijn geweest bij het Centraal Boekhuis. Het Centraal Boekhuis bevindt zich in de leveringsketen van Wolters-Noordhoff om de kleine bestellingen aan de klant te leveren. Doordat de kosten van het Centraal Boekhuis de laatste tijd zijn gestegen, lijkt het erop dat het Centraal Boekhuis meer artikelen bestelt dan daadwerkelijk nodig is. Dit verslag geeft de resultaten weer van het onderzoek dat gedaan is naar de mogelijke kostenvermindering met betrekking tot de bestellingen van het Centraal Boekhuis.

De doelstelling die voor dit onderzoek geformuleerd is, luidt als volgt:

Het ontwikkelen en implementeren van een bestelsysteem, dat alleen betrekking heeft op de leveringen die via het Centraal Boekhuis verlopen, zodat er een mogelijke kostenvermindering met betrekking tot de kosten van het Centraal Boekhuis kan plaatsvinden.

De vraagstelling die daarbij centraal staat is:

Hoe worden momenteel de bestellingen bij het Centraal Boekhuis beheerst en wat kan er verbeterd worden?

Om deze vraagstelling te beantwoorden, zijn een aantal deelvragen geformuleerd:

1. Wat is de huidige situatie met betrekking tot de bestellingen?

2. Hoe werkt het huidige bestelsysteem?

3. Wat kan aan de huidige situatie verbeterd worden?

4. Hoe ziet het nieuwe bestelsysteem eruit?

5. Wordt met het nieuwe bestelsysteem het doel van het onderzoek bereikt?

6. Waarmee dient rekening te worden gehouden bij de implementatie van dit systeem?

Het verslag is opgedeeld in drie delen, namelijk diagnose, ontwerp en verandering. In de diagnose worden de eerste vragen beantwoord. Hieruit volgt het ontwerp. In de diagnose is het primaire proces en het logistieke proces beschreven. Tevens is het voorraadpunt van Wolters-Noordhoff en van het Centraal Boekhuis beschreven. Het huidige bestelsysteem is ook beschreven.

Uit de diagnose zijn factoren gekomen die zorgen voor de hoge kosten bij het Centraal Boekhuis. Op basis van deze factoren en theorieën zijn de volgende verbeteringen naar voren gekomen:

• Het opstellen van duidelijke richtlijnen voor het assortiment van het Centraal Boekhuis

• Een latere bevoorrading van het seizoen

• Het bepalen van optimale bestelgroottes

• Het bepalen van een bestelniveau, wat gesplitst kan worden in vraag tijdens de levertijd en veiligheidsvoorraad

• Onderscheid maken tussen de verschillende artikelen

Vervolgens is het nieuwe bestelsysteem beschreven, dat gebaseerd is op de bovenstaande verbeteringen. Het bestelsysteem bevat de volgende parameters: ISBN, gemiddelde weekvraag, veiligheidsvoorraad, vraag levertijd, bestelniveau, bestelgrootte, voorraad, behoefte, backorder, totale behoefte, bestelling en terughalen. Doordat het belangrijk is om te weten of het bestelsysteem het uiteindelijke doel gaat bereiken, is een simulatie uitgevoerd.

Uit de simulatie is gebleken dat het bestelsysteem in de meeste gevallen voordeliger is.

In de laatste fase, verandering, worden de aspecten, structuur, cultuur, proces,

informatiesysteem, vaardigheden werknemers en het voorraadpunt Wolters-Noordhoff

beschreven. Dit zijn aspecten waarmee rekening dient te worden gehouden bij de

implementatie van het bestelsysteem en het bereiken van een kostenvermindering. Hieruit

komt naar voren dat de implementatie geen complexe organisatieveranderingen met zich mee

brengt.

Inhoudsopgave

Voorwoord ...3

Samenvatting...4

Inhoudsopgave ...6

Hoofdstuk 1. Inleiding op het onderzoek ...9

§ 1.1 De organisatie: Wolters-Noordhoff ...9

§ 1.1.1 Visie en missie ...10

§ 1.1.2 Markten...11

§ 1.2 Afdeling Operations...11

§ 1.3 Aanleiding tot onderzoek ...12

§ 1.4 Hoofdstuk indeling ...13

Hoofdstuk 2. Onderzoeksopzet...14

§ 2.1 Probleembeschrijving ...14

§ 2.2 Probleemstelling ...15

§ 2.3 Plan van aanpak ...16

§ 2.4 Type onderzoek ...17

§ 2.5 Randvoorwaarden ...17

Hoofdstuk 3. Beschrijving processen ...19

§ 3.1 Beschrijving primair proces ...19

§ 3.1.1 Productontwikkeling...19

§ 3.1.2 Realisatie...20

§ 3.2 Beschrijving logistiek proces ...21

Hoofdstuk 4. Beschrijving voorraadpunt Wolters-Noordhoff ...22

§ 4.1 Voorraadpunt Wolters-Noordhoff ...22

§ 4.2 Aan- en aflevering ...23

§ 4.2.1 Aanlevering...23

§ 4.2.2 Aflevering ...23

§ 4.2.3 Stroming aanlevering en aflevering ...24

§ 4.3 Voorraad distributiecentrum ...25

§ 4.3.1 Klantenorder-ontkoppelpunt ...25

Hoofdstuk 5. Het Centraal Boekhuis...26

§ 5.1 Centraal Boekhuis...26

§ 5.2 Waarom het Centraal Boekhuis? ...26

§ 5.3 Tarieven...27

§ 5.3.1 Kengetallen ...28

§ 5.4 Verkopen en bestellingen ...28

§ 5.5 Daadwerkelijke opslag...28

§ 5.6 Opslagkosten 2004...30

Hoofdstuk 6. Huidige bestelsysteem...31

§ 6.1 Bestel Advies Systeem...31

§ 6.2 Bestellingen ...31

§ 6.2.1 Dagelijkse bestellingen...31

§ 6.2.2 Seizoensbestellingen...31

§ 6.2.3 Bestelmethode ...32

§ 6.2.4 Verzendingsfrequentie...32

§ 6.3 Vraagvoorspelling...33

§ 6.3.1 Vraagvoorspelling van dagelijkse bestellingen...33

§ 6.3.2 Seizoensvoorspelling...34

§ 6.4 Werkwijze van bestellingen binnen Wolters-Noordhoff ...34

§ 6.4.1 Werkwijze dagelijkse bestellingen...34

§ 6.4.2 Werkwijze seizoensbestellingen ...35

§ 6.4.3 Kengetallen bestellingen...35

Hoofdstuk 7. Mogelijke verbeteringen ...36

§ 7.1 Assortiment ...36

§ 7.2 Oorzaken ...37

§ 7.3 Verbetering bevoorrading voor het seizoen ...38

§ 7.4 Verbetering bevoorrading voor de hoge bestellingen...38

§ 7.4.1 Optimale bestelgrootte met behulp van de formule van Camp...38

§ 7.4.2 Aannames formule van Camp...39

§ 7.4.3 Optimale bestelgrootte...39

§ 7.4.4 Bestelniveau ...40

§ 7.4.4.1 Gemiddelde vraag per periode ...41

§ 7.4.4.2 Veiligheidsvoorraad ...41

§ 7.4.5 Verzendingsfrequentie...43

§ 7.4.6 Onderscheid artikelen ...43

§ 7.5 Zijstap: berekening veiligheidsvoorraad zonder uitschieters ...44

Hoofdstuk 8. Nieuw bestelsysteem ...46

§ 8.1 Algemene beschrijving bestelsysteem ...46

§ 8.2 Beschrijving parameters...46

§ 8.2.1 Parameter ISBN ...47

§ 8.2.2 Parameter gemiddelde weekvraag...47

§ 8.2.3 Parameter veiligheidsvoorraad...47

§ 8.2.4 Parameter vraag levertijd ...47

§ 8.2.5 Parameter bestelniveau ...47

§ 8.2.6 Parameter bestelgrootte ...48

§ 8.2.7 Parameter voorraad...48

§ 8.2.8 Parameter behoefte ...48

§ 8.2.9 Parameter backorder...48

§ 8.2.10 Parameter totale behoefte...48

§ 8.2.11 Parameter bestelling ...48

§ 8.2.12 Parameter terughalen ...49

§ 8.3 Vraagvoorspelling...49

§ 8.4 Bestelmethode ...51

Hoofdstuk 9. Werking van het bestelsysteem ...52

§ 9.1 Simulatie ...52

§ 9.2 Marktgroep basisonderwijs ...53

§ 9.3 Marktgroep voortgezet onderwijs EPN ...54

§ 9.4 Marktgroep voortgezet onderwijs WN ...54

§ 9.5 Marktgroep beroeps- en volwassenen educatie...55

§ 9.6 Marktgroep hoger onderwijs ...55

§ 9.7 Marktgroep Atlassen/Thuismarkt ...56

§ 9.8 Resultaten ...57

Hoofdstuk 10. Aandachtspunten bij implementatie...58

§ 10.1 Structuur ...58

§ 10.2 Cultuur ...58

§ 10.3 Voorraadpunt Wolters-Noordhoff ...59

§ 10.4 Vaardigheden medewerkers ...59

§ 10.5 Informatiesysteem...60

§ 10.6 Proces ...60

§ 10.7 Veranderingsproces...61

Hoofdstuk 11. Conclusies en aanbevelingen ...62

§ 11.1 Conclusie per deelvraag ...62

§ 11.1.1 Conclusie deelvraag 1...62

§ 11.1.2 Conclusie deelvraag 2...62

§ 11.1.3 Conclusie deelvraag 3...62

§ 11.1.4 Conclusie deelvraag 4...63

§ 11.1.5 Conclusie deelvraag 5...63

§ 11.1.6 Conclusie deelvraag 6...63

§ 11.2 Beantwoording vraagstelling...64

§ 11.3 Aanbeveling...64

Literatuurlijst ...65

Hoofdstuk 1. Inleiding op het onderzoek

In de eerste paragraaf van dit hoofdstuk wordt de organisatie beschreven. Hierin worden de geschiedenis, de visie, de missie en de markten van Wolters-Noordhoff beschreven. In de tweede paragraaf wordt de afdeling waarin het onderzoek plaatsvond, de afdeling Operations beschreven. Hierna wordt de aanleiding tot het onderzoek beschreven. In de laatste paragraaf komt de hoofdstukindeling aan bod.

§ 1.1 De organisatie: Wolters-Noordhoff

Op 1 januari 1968 is Wolters-Noordhoff ontstaan uit de twee Groningse uitgeverijen J.

Wolters en P. Noordhoff. Wolters-Noordhoff is dan ook het oudste merk in de branche van educatieve uitgeverijen. Het merk J.B. Wolters bestaat sinds 1836, het merk P. Noordhoff sinds 1858. Momenteel heeft het bedrijf drie grote concurrenten. Enkele concurrenten van Wolters-Noordhoff zijn Malmberg, Nijgh Versluys, Thieme Meulenhoff en Boom. Na 1972 zijn er nog enkele fusies en organisatorische veranderingen geweest die hebben geleid tot het ontstaan van Wolters-Noordhoff BV. In januari 1972 fuseerden Wolters-Noordhoff en Samsom-Sijthoff namelijk tot de Wolters Samsom Groep NV. De organisaties van Wolters- Noordhoff en Jacob Dijkstra, ook een educatieve uitgeverij binnen de Wolters Samsom Groep, zijn per 1 januari 1994 geïntegreerd. Meer recent, op 1 januari 2000, werden Wolters- Noordhoff en Educatieve Partners Nederland (EPN) samengevoegd tot Wolters-Noordhoff BV.

Tegenwoordig maakt Wolters-Noordhoff BV deel uit van Wolters Kluwer NV. Wolters Kluwer NV kwam in 1987 tot stand door de fusie van de Wolters Samsom Groep en uitgeverij Kluwer. Wolters Kluwer NV is een beursgenoteerd, multinationaal uitgeversconcern. Het concern heeft zijn hoofdzetel in Amsterdam en vestigingen in diverse Europese landen, de Verenigde Staten, Azië, Australië en Nieuw-Zeeland. Er maken ongeveer 100 werkmaatschappijen deel uit van het concern. Wolters Kluwer NV had in 2004 rond de 18.400 medewerkers in dienst en had een omzet van 3,3 biljoen euro. Ze opereerden in Europa, Noord-Amerika en Azië.

Wolters Kluwer bestaat uit de volgende vijf divisies:

• Health

• Corporate & financial services

• Tax, accounting & legal

• Legal tax & regulatory

• Education

Wolters-Noordhoff BV is tegenwoordig een werkmaatschappij van Wolters Kluwer Education. Hierin zijn de Europese educatieve uitgeverijen van Wolters Kluwer bijeengebracht. Deze afdeling zorgt voor X % van de totale inkomsten van Wolters Kluwer NV.

Wolters-Noordhoff BV heeft momenteel twee vestigingen, in Groningen en sinds 2000 in

Houten. Het bedrijf heeft momenteel 426 medewerkers. In Groningen werken de meeste

medewerkers, namelijk 300. Wolters-Noordhoff is specialist en marktleider in de bewerking

van informatie tot lesmateriaal voor het gehele onderwijs, van basisschool tot universiteit. Een

nieuwe uitgave kan een boek zijn, een cd-rom of een video. Jaarlijks komen er ongeveer 1500

nieuwe artikelen bij. Vaak maakt een uitgave deel uit van een leermethode. Dit is een geheel

van uitgaven voor een bepaald vak voor meerdere leerjaren in het onderwijs. Er zijn zes businessunits die zich bezig houden met de ontwikkeling en de marketing van deze producten en diensten. Elke businessunit bedient zijn eigen markt: basisonderwijs, voortgezet onderwijs, beroeps- en volwassenen educatie, hoger onderwijs en atlassen/thuismarkt. Deze businessunits vormen de kern van het bedrijf, maar zonder de ondersteuning van de andere afdelingen van het bedrijf kunnen zij niet functioneren. De businessunits worden namelijk ondersteund door de service-units Operations en MIC. De stafafdelingen zijn HRM, Finance en ICT. Hieronder wordt het organogram van Wolters-Noordhoff BV weergeven.

Figuur 1. Organogram Wolters-Noordhoff BV

De grootste afdelingen zijn de commerciële organisaties en de uitgeeforganisaties. Binnen de stafafdelingen zijn de afdelingen ICT en Finance de grootste. De kleinste afdeling, met slechts 7 medewerkers, is Human Resources. De afdelingen zitten verspreid over Houten en Groningen.

§ 1.1.1 Visie en missie

De visie van Wolters-Noordhoff is:

Wolters-Noordhoff wil de toonaangevende en snelst groeiende aanbieder zijn van hoogwaardige leeroplossingen in Nederland.

Het doel van een organisatie wordt vaak de missie genoemd, de bestaanreden van de organisatie (Daft, 2001:53). De missie is (substantiële groei bereiken door) multimedia leeroplossingen met aantoonbare meerwaarde (te) verkopen aan onderwijsinstellingen, bedrijven en particulieren.

De mission statement van de organisatie is Wolters-Noordhoff wijdt zich aan het leveren aan leraren en leerlingen van leermiddelen en diensten, die gebaseerd zijn op principes van integriteit, kwaliteit en kostenbewustzijn en op kennis van de behoeften in alle vormen van onderwijs.

De vijf kernwaarden van Wolters-Noordhoff zijn:

1. Klant staat centraal 2. Innovatie

Human Resources Human Resources

Directeur

Finance Finance Directeur

ICT ICT Directeur

MIC Mark. Intelligence Centre

Manager

Directie Directie Secretariaat

Directieassistente

Wolters-Noordhoff OR Ambtelijk Secretaris

Directie Bedrijfscommunicatie

Mdw Bedrijfscomm.

Commerciele Organisatie Gn VO-WN/HO Commercieel Directeur

Uitgeeforganisatie Gn VO-WN/HO Uitgeefdirecteur

Uitgeeforganisatie Hn BAO/VO-EPN/BVE

Uitgeefdirecteur

Commerciele Organisatie Hn BAO/VO-EPN/BVE Commercieel Directeur

SU Operations Operations Directeur Operations

New Business New Business Uitgeefmanager

A/T Atl / Thuismarkt Uitgeefmanager Wolters Noordhoff

Directie Algemeen Directeur

3. Verantwoordelijkheid 4. Integriteit

5. Creëren van toegevoegde waarde

§ 1.1.2 Markten

Er wordt een strategisch onderscheid gemaakt tussen de volgende markten:

• Basisonderwijs (BaO)

• Voortgezet Onderwijs Educatie Partners Nederland (VO EPN)

• Voortgezet Onderwijs Wolters-Noordhoff (VO WN)

• Beroepsonderwijs en Volwassenen Educatie (BVE)

• Hoger Onderwijs (HO)

• Atlassen/Thuismarkt (A/T)

Voor de bediening van elk van deze markten heeft Wolters-Noordhoff een eigen businessunit.

In Groningen bevinden zich de businessunits Hoger Onderwijs en Atlassen/Thuismarkt. De businessunits Basisonderwijs en Beroepsonderwijs en Volwassenen Educatie bevinden zich in Houten. De afdeling Voortgezet Onderwijs is gesplitst in de merken Educatieve Partners Nederland (EPN) en Wolters-Noordhoff (WN). VO EPN is gevestigd in Houten en VO WN is gevestigd in Groningen.

De totale netto-omzet in 2004 was X. In de onderstaande tabel is het percentage van de netto-omzet weergegeven voor elke marktgroep.

marktgroep % van netto-omzet afkomstig uit marktgroep

BaO X %

VO EPN X %

VO WN X %

BVE X %

HO X %

A/T X %

overige X %

Tabel 1. Netto-omzet verdeelt naar marktgroep

marktgroep % marktaandeel in 2004 in handen van WN/EPN

BaO X %

VO X %

BVE X %

HO X %

overige X %

Tabel 2. Marktaandeel van Wolters-Noordhoff per marktgroep

In de verschillende markten was in 2004 in het basisonderwijs X % in handen van Wolters- Noordhoff, X % van de markt van het VO, X %van het BVE, X % van het HO en X % van de overige uitgaven was in handen van Wolters-Noordhoff.

§ 1.2 Afdeling Operations

Wolters-Noordhoff kent een unitstructuur. Uitgeefgroepen zijn georganiseerd naar

marktsegment en hebben een omzet- en winstverantwoordelijkheid. Ze zijn verantwoordelijk

voor het opstellen en beschikbaar stellen van specificaties van de producten die zij op de

markt willen brengen. De uitgeefgroepen worden ondersteund door de unit Operations. Deze

unit is opgezet voor die onderdelen van de bedrijfsvoering waar het efficiënter is om

werkzaamheden centraal uit te voeren dan om het voor iedere uitgeefgroep apart te doen. De afdeling Operations is verantwoordelijk voor het leveren van diensten en producten conform deze specificaties. Kort gezegd: de uitgeefgroepen zijn verantwoordelijk voor de inhoud en de afdeling Operations voor de uitvoering. Een werkwijze met de uitgeefgroepen en de afdeling Operations werkt dus alleen maar als de uitgeefgroepen kunnen aangeven welke diensten en producten zij precies willen.

Figuur 2. Organogram unit Operations

De unit Operations houdt zich bezig met de volgende activiteiten:

• Inkoop

• Productie

• Verkoopadministratie

• Distributie

• Facilitaire zaken

De unit Operations telt 54 medewerkers en zitten verspreid over Groningen en Houten. Het organogram van de unit Operations is hierboven weergegeven.

§ 1.3 Aanleiding tot onderzoek

In de leveringsketen van Wolters-Noordhoff zit het Centraal Boekhuis. Binnen een leveringsketen vinden er stromingen plaats tussen aanbieders en producenten van componenten of eindproducten naar de distributie, warenhuizen en detailhandelaren, tot de uiteindelijke klant. Deze stromingen kunnen bestaan uit materialen, informatie of geld (Johnson e.a, 1999:2). Het Centraal Boekhuis zit aan de vraagzijde van de leveringsketen.

Boeken van Wolters-Noordhoff die naar de kleine boekhandelaren gaan, verlopen via het Centraal Boekhuis te Culemborg. Bij het Centraal Boekhuis liggen boeken van Wolters- Noordhoff opgeslagen en worden aangeleverd vanuit het distributiecentrum te Groningen. De kosten voor de opslag bij het Centraal Boekhuis lijken erg hoog te zijn in vergelijking met de kosten voor opslag in het distributiecentrum van Wolters-Noordhoff. Het lijkt dat het Centraal Boekhuis meer voorraad besteld dan deze daadwerkelijk nodig heeft, waardoor het Centraal Boekhuis meer inkomsten genereert. Er worden door het Centraal Boekhuis kosten in rekening gebracht voor de diensten die zij leveren. Het is dan ook de bedoeling dat Wolters- Noordhoff in de toekomst minder voorraad bij het Centraal Boekhuis heeft liggen, zodat de kosten zullen verminderen. Wolters-Noordhoff heeft momenteel ook gebrek aan informatie over de vraag van de klant in de keten. De veranderlijkheid neemt ook toe naarmate een bedrijf zich verder bevindt in de leveringsketen, een verschijnsel dat het zweepslag effect wordt genoemd (Johnson e.a., 1999:3). De kosten van deze veranderlijkheid zijn hoog, wat leidt tot een lagere omzet voor Wolters-Noordhoff.

O perations Management Secretaress e

O perations Inkoop Produktie Facilitair

Manager IPF

O perations V erkoopadministratie

Mgr V erkoopadm .

O perations Account Management

Afdeling

O perations D istributie Mgr D istributiecentrum SU O perations

O perations D irecteur O perations

Het onderzoek heeft betrekking op de aanwezige voorraad bij het Centraal Boekhuis. In het verleden werden de kosten voor opslag voor Wolters-Noordhoff van het Centraal Boekhuis alleen berekend op basis van de hoeveelheid aanwezige exemplaren. Sinds 2003 hanteert het Centraal Boekhuis hiervoor echter een tariefstructuur die bestaat uit tarieven voor de inslag, opslag en uitslag van de boeken. Sinds de invoering van deze nieuwe tariefstructuur in 2003 zijn de jaarlijkse kosten van het Centraal Boekhuis aanzienlijk gestegen.

De rekeningen die Wolters-Noordhoff betaalt aan het Centraal Boekhuis zijn erg hoog. Men vermoedt dat deze kosten hoger zijn dan noodzakelijk. Verder heeft Wolters-Noordhoff het idee dat het regelmatig voorkomt dat eigen grote afnemers niet geleverd kunnen worden. Er is dan geen voorraad meer aanwezig in het distributiecentrum van Wolters-Noordhoff, terwijl blijkt dat er dan nog wel voorraad aanwezig is bij het Centraal Boekhuis. In dit onderzoek zal dan ook worden gekeken of er mogelijkheden zijn om het huidige voorraadsysteem bij de Centraal Boekhuis te veranderen, zodat de kosten lager worden.

Om dit onderzoek goed te kunnen uitvoeren, is het belangrijk om eerst een goed beeld te krijgen in de voorraden op de diverse plekken. Na het vormen van dit beeld, zal het bestelsysteem worden ontwikkeld. Hiervoor is het belangrijk dat Wolters-Noordhoff informatie verkrijgt over de verkoopgegevens, het voorraadniveau en de vraagvoorspelling.

Wolters-Noordhoff kan momenteel al toegang krijgen tot de systemen van zijn afnemer, het Centraal Boekhuis, om inzicht te krijgen in deze informatie. Om de totale kosten te minimaliseren, wordt in het bestelsysteem ook de verzendingsfrequentie en de hoogte van het maximale voorraadniveau vastgesteld. Uiteindelijk is het de bedoeling dat dit systeem geïmplementeerd wordt bij Wolters-Noordhoff.

§ 1.4 Hoofdstuk indeling

In de volgende hoofdstukken wordt het onderzoek beschreven. In het tweede hoofdstuk wordt de onderzoeksopzet besproken. Het derde hoofdstuk geeft een beschrijving van de processen.

In het vierde hoofdstuk zal het voorraadpunt van Wolters-Noordhoff worden besproken.

Hierna zal het Centraal Boekhuis worden beschreven. Het zesde hoofdstuk beschrijft het huidige bestelsysteem. Hierna worden mogelijke verbeteringen aangedragen. In het achtste hoofdstuk wordt het nieuwe bestelsysteem beschreven. De werking van het systeem komt ter sprake in het negende hoofdstuk. In het tiende hoofdstuk zullen enkele aandachtspunten die belangrijk zijn bij de implementatie van het bestelsysteem worden beschreven. In het laatste hoofdstuk komt de conclusie aan bod.

In het volgende hoofdstuk wordt als eerste de onderzoeksopzet besproken.

Hoofdstuk 2. Onderzoeksopzet

In dit hoofdstuk zal de onderzoeksopzet van het afstudeeronderzoek beschreven worden. In

§2.1 komt de probleembeschrijving aan bod. De probleemstelling wordt in §2.2 beschreven.

Vervolgens zal respectievelijk het plan van aanpak en het type onderzoek worden besproken.

In de laatste paragraaf komen de randvoorwaarden aan bod.

§ 2.1 Probleembeschrijving

Wolters-Noordhoff is een educatieve uitgeverij. Alle boeken van Wolters-Noordhoff worden opgeslagen in het distributiecentrum in Groningen. De grote bestellingen, bestellingen vanaf negen stuks per titel, worden rechtstreeks bij Wolters-Noordhoff gedaan door de afnemers.

Deze scheiding tussen grote en kleine bestellingen ontstaat door de hoeveelheid korting die Wolters-Noordhoff geeft. Kleine bestellingen verlopen via het Centraal Boekhuis. Wolters- Noordhoff heeft hier dus een deel van de boeken opgeslagen, zodat kleine afnemers hier hun boeken kunnen aanschaffen. Er zijn ook titels die helemaal niet verlopen via het Centraal Boekhuis. Deze boeken worden alleen verkocht door Wolters-Noordhoff zelf.

Figuur 3. Leveringen Wolters-Noordhoff

Het Centraal Boekhuis bepaalt de hoeveelheid boeken die geleverd moeten worden door Wolters-Noordhoff. Deze bestelling wordt in de meeste gevallen automatisch aangenomen. Er wordt hierbij geen rekening gehouden met de voorspelde vraag en vraag uit het verleden.

Wolters-Noordhoff levert gewoon de door het Centraal Boekhuis gevraagde hoeveelheid. Het lijkt nu dat het Centraal Boekhuis meer voorraad besteld dan deze daadwerkelijk nodig heeft, waardoor het Centraal Boekhuis meer inkomsten genereert. Wolters-Noordhoff moet immers betalen voor de geleverde diensten van het Centraal Boekhuis. Het is de bedoeling dat Wolters-Noordhoff in de toekomst meer invloed gaat uitoefenen op de hoogte van de bestellingen.

Een probleem is een ongewenst verschil tussen het bestaande en het gewenste systeem (de Leeuw, 2001:280). In dit geval is het probleem de hoge kosten voor opslag bij het Centraal Boekhuis. Er bestaan drie soorten problemen, namelijk perceptieproblemen, doelproblemen en realiteitsproblemen. Perceptieproblemen zijn problemen die kunnen worden opgelost door het veranderen van de perceptie (de Leeuw, 2001:282). Doelproblemen zijn problemen die ontstaan doordat de probleemhebber onhaalbare, onrealistische wensen koestert (de Leeuw, 2001:283). Realiteitsproblemen zijn problemen waarvoor de oplossing moet worden gezocht in het veranderen van de realiteit. Om een beter inzicht te krijgen in het soort probleem, zal hierna worden gekeken naar de daadwerkelijke kosten bij het Centraal Boekhuis.

Wolters-Noordhoff

Centraal Boekhuis

boekhandelaren/

scholen/….

Op een rekening van het Centraal Boekhuis komen de volgende posten voor:

• Magazijnvoering/beheer

• Distributie

• Bestelmedia/informatievoorziening

• Vervoer

• ISBN

Deze posten zijn verder weer onder gesplitst in de hieronder genoemde posten. De totale hoogte aan kosten voor het Centraal Boekhuis was in 2004 X (exclusief BTW). Dit bedrag kan opgesplitst worden in verschillende posten. De post fondsbeheer, X, heeft betrekking op de informatie- en bestelmedia. Hiervoor wordt per maand, per titel kosten in rekening gebracht. De kosten voor inslag waren X. Onder inslag wordt in dit geval de inslag per titel verstaan. Tevens worden voor de inslagbewerkingen per pallet kosten in rekening gebracht.

De opslag, X, heeft betrekking op de hoeveelheid exemplaren per titel die gemiddeld in een maand aanwezig zijn bij het Centraal Boekhuis. De post debiteurenbeheer bedroeg X. De kosten van de post debiteurenbeheer worden bepaald door een bepaald percentage, X %, te nemen van de netto-omzet in de betreffende maand. De distributie besloeg X van de totale kosten berekend door het Centraal Boekhuis. Vervoer bedroeg X van de kosten. Dit vervoer wordt verzorgd door de Vervoerscentrale. Het vervoer heeft zowel betrekking op de leveringen van het distributiecentrum van Wolters-Noordhoff naar het Centraal Boekhuis, op de leveringen van het Centraal Boekhuis naar de afnemers als op de leveringen van Wolters- Noordhoff rechtstreeks naar de afnemers. De kosten voor uitslag waren in 2004 X. Uitslag heeft betrekking op het uitnemen van de exemplaren uit de voorraad van het Centraal Boekhuis. Dit kan verschillende redenen hebben. Er kan teveel voorraad liggen, het boek zal gesaneerd worden of er zijn boeken nodig in het distributiecentrum om andere afnemers te bevoorraden. De post overige kleine kosten bedroeg X.

X

Figuur 4. Onderverdeling kosten Centraal Boekhuis

De totale opslagkosten zijn X % van de totale kosten. Hieruit blijkt dus dat de opslagkosten inderdaad erg hoog zijn en een groot gedeelte van de totale kosten zijn. Het probleem is daarom ook een realiteitsprobleem.

In 2005 zijn enkele wijzigingen opgetreden in de tariefstructuur van het Centraal Boekhuis.

Deze wijzingen zullen in het vijfde hoofdstuk worden beschreven.

§ 2.2 Probleemstelling

Volgens de Leeuw bestaat een probleemstelling van een onderzoek altijd uit drie elementen, namelijk de vraagstelling, de doelstelling en de randvoorwaarden (de Leeuw, 2001:290).

Doelstelling

De doelstelling van deze afstudeeropdracht is het ontwikkelen en implementeren van een bestelsysteem, dat alleen betrekking heeft op de leveringen die via het Centraal Boekhuis verlopen, zodat er een mogelijke kostenvermindering met betrekking tot de kosten van het Centraal Boekhuis kan plaatsvinden.

Vraagstelling

De vraagstelling van het onderzoek is: Hoe worden momenteel de bestellingen bij het Centraal Boekhuis beheerst en wat kan er verbeterd worden?

Deelvragen

Om een antwoord te kunnen geven op deze vraagstelling, zullen de volgende deelvragen in dit verslag worden beantwoord:

• Wat is de huidige situatie met betrekking tot de bestellingen?

• Hoe werkt het huidige bestelsysteem?

• Wat kan aan de huidige situatie verbeterd worden?

• Hoe ziet het nieuwe bestelsysteem eruit?

• Wordt met het nieuwe bestelsysteem het doel van het onderzoek bereikt?

• Waarmee dient rekening te worden gehouden bij de implementatie van dit systeem?

Conceptueel systeem

Figuur 5. Conceptueel systeem

§ 2.3 Plan van aanpak

Het afstudeerverslag zal op basis van het DOV-systeem worden geschreven. Het DOV- systeem is volgens de Leeuw een uitwerking van het probleemoplossingproces.

Figuur 6. Het DOV-systeem

In het eerste gedeelte van het verslag vindt de diagnose plaats. Hierbij worden eerst het primaire proces en het logistieke proces van Wolters-Noordhoff beschreven. Ook zal het

diagnose ontwerpen

(in engere zin)

veranderen

probleemsituatie probleem oplossing verbeterde

situatie

kosten huidige situatie

verbeteringen

toekomstige situatie

werking aspecten

voorraadpunt van Wolters-Noordhoff beschreven worden. Vervolgens zal ook het huidige bestelsysteem aan bod komen, waarbij de huidige kosten in beschouwing worden genomen.

Bij het beschrijven van deze aspecten zal een antwoord worden gegeven op de eerste en tweede deelvraag.

Hierna zal het ontwerpen aan bod komen. Hierbij zullen verbeteringen worden aangedragen.

Vervolgens zal het nieuw ontwikkelde bestelsysteem worden beschreven. Hierna zal worden gekeken naar de invloed van het nieuwe bestelsysteem op de kosten. Er zal dus worden gekeken of het nieuwe bestelsysteem het doel van het onderzoek zal bereiken.

Het veranderen komt aan bod bij de laatste deelvraag. Hierbij zal worden gekeken met welke aspecten rekening moet worden gehouden als het systeem geïmplementeerd wordt bij Wolters-Noordhoff. Hierbij wordt gekeken naar zes verschillende aspecten: structuur, cultuur, proces, informatiesysteem, het eigen voorraadpunt en de vaardigheden van de werknemers.

Volgens Verschuren en Doorewaard (2003) zijn er vijf onderzoeksbronnen:

1. Personen 2. Media

3. Werkelijkheid 4. Documenten 5. Literatuur

Voor dit onderzoek zullen de volgende onderzoeksbronnen worden gebruikt: personen, werkelijkheid, documenten en literatuur. De onderzoeksbron personen is gebruikt, doordat tijdens het onderzoek met meerdere personen interviews hebben plaatsgevonden. Ook is gebruikt gemaakt van de werkelijkheid. Er is geobserveerd en gebruik gemaakt van het huidige informatiesysteem, Klopotek, van Wolters-Noordhoff. Tevens is er een bezoek gebracht aan het Centraal Boekhuis. Verschillende documenten van zowel Wolters-Noordhoff als van het Centraal Boekhuis zijn gebruikt voor dit onderzoek. Voor dit onderzoek is tevens verschillende literatuur geraadpleegd.

§ 2.4 Type onderzoek

Volgens Baarda en de Goede zijn er drie typen onderzoek, namelijk: beschrijvend, exploratief en toetsend. Bij beschrijvend onderzoek gaat het om een nauwkeurige beschrijving van kenmerken van onderzoekseenheden. Exploratief onderzoek is juist gericht op de ontwikkeling van een theorie en/of een scherpe(re) formulering van hypothesen.

Toetsingsonderzoek is een type onderzoek waarbij je vooraf een of meer hypothesen formuleert die je confronteert met de empirie.

Dit onderzoek zal zowel beschrijvend als exploratief zijn. Het eerste gedeelte van het onderzoek zal vooral beschrijvend zijn. In dat gedeelte wordt het primaire proces, het logistieke proces en de voorraadpunten beschreven. Hierna neigt het onderzoek meer naar een exploratief onderzoek. Het onderzoek is dan namelijk gericht op het ontwikkelen van een bestelsysteem.

§ 2.5 Randvoorwaarden

Elk onderzoek heeft randvoorwaarden. Volgens de Leeuw (2001) geven randvoorwaarden de beperkingen aan waaraan onderzoeksresultaten en methoden onderhevig zijn.

De randvoorwaarden van dit onderzoek zijn:

• Het systeem dient zowel ontwikkeld als geïmplementeerd te worden

• Het onderzoek moet binnen zes maanden zijn afgerond

In dit hoofdstuk is het probleem beschreven. Op basis van de daadwerkelijke kosten blijkt dat het een realiteitsprobleem is. Vervolgens zijn de probleemstelling, plan van aanpak, type onderzoek en randvoorwaarden beschreven.

In het volgende hoofdstuk zal het primaire en het logistieke proces beschreven worden.

Hoofdstuk 3. Beschrijving processen

In dit hoofdstuk zullen twee processen worden beschreven. In de eerste paragraaf zal het primaire proces van Wolters-Noordhoff worden beschreven en in de tweede paragraaf het logistieke proces.

§ 3.1 Beschrijving primair proces

In deze paragraaf zal een beschrijving worden gegeven van het primaire proces van Wolters- Noordhoff. Het primaire proces is het doelgerichte systeem van activiteiten dat het kenmerkende transformatie- en transactieproces waaraan die organisatie haar bestaan en bestaansreden ontleent, legitimeert en realiseert, ongeacht het optreden van verstoringen en afgezien van al wat nodig is om het geheel in stand te houden (de Leeuw, 2001:351). Dit proces begint bij Wolters-Noordhoff met een idee en eindigt met het leveren van het product aan de consument.

§ 3.1.1 Productontwikkeling

Het begin van het proces begint met een idee. Dit idee kan op twee manieren ontstaan, door de vraag vanuit een bepaalde markt of vanuit een auteur zelf. Zodra het idee geaccepteerd wordt, word deze uitgewerkt.

De verantwoordelijkheid voor productontwikkeling ligt bij de uitgeefgroep maar vindt ten dele ook plaats door de Design en Communicatie Coördinator (DCC’er). De procesbegeleider binnen de afdeling Operations ondersteunt de uitgever. Hij vervaardigt en bewaakt de planning en begroting van een boek. Onder productontwikkeling wordt hier verstaan het vervaardigen van een prototype, ofwel het ontwerp voor een binnenwerk en een omslag (handboek productie, 2005). De uitvoering, ofwel de realisatie, van het prototype ligt bij de afdeling Operations.

De totstandkoming van het prototype vindt doorgaans plaats in vier hoofdfasen:

• Briefing

• Concept maken

• Bespreken concept, bijstellen/definitief maken van de specificaties

• Leveren prototype (handboek productie, maart 2005:25) Fase 1: briefing

De eerste stap van de productontwikkeling begint met de briefing. De uitgever formuleert de projectspecificaties, dit zijn de instructies met betrekking tot het schrijfproces (auteur), vormgeving (designspecialist) en realisatie (inkoop en productie). Deze heeft onder andere betrekking op de omvang, de plaatjes en de vorm. De designspecialist vervaardigt naar aanleiding van de projectspecificaties een briefing. Wolters-Noordhoff koopt alles in, de auteur werkt in zijn eigen omgeving. Dit betekent dat er binnen de organisatie zelf geen auteurs werkzaam zijn.

Fase 2 & 3: concept maken en bespreken concept

Naar aanleiding van de briefing wordt een concept ontwikkeld. Het geschreven verhaal, de inhoud, van de auteur wordt het manuscript genoemd. Zodra dit inhoudelijk is goedgekeurd, gaat dit naar de editor. Hier kijken de editors naar het geschreven verhaal. Er worden bijvoorbeeld mogelijke spelfouten verbeterd en onlogische zinnen worden gecorrigeerd.

Zodra de inhoud en de bewerking hiervan helemaal goed is, het zogenoemde kopij, komt het

bij de afdeling Operations. Dit gebeurt absoluut niet eerder, er moet eerst zekerheid zijn over

het daadwerkelijke manuscript.

Fase 4: leveren prototype

Als uiteindelijk alles goed is, komt bij de afdeling Operations het prototype en een beeldplan binnen.

§ 3.1.2 Realisatie

Zodra het prototype en de kopij goedgekeurd zijn, zal er over worden gegaan tot realisatie.

Het prototype en het beeldplan zijn geleverd aan de unit Operations. In het beeldplan wordt aangegeven welke soort beeldmateriaal in het daadwerkelijke boek aanwezig zal zijn. Er zal bijvoorbeeld gezocht moeten worden naar een foto waarbij drie meisjes zich op een schoolplein bevinden. De foto moet ook daadwerkelijk aan de genoemde specificatie binnen het concept voldoen. Ook kunnen er voor het boek naar illustraties worden gezocht, hiervoor zullen tekenaars benaderd worden, waarvan ook in het concept de stijl van de tekening is bepaald. Technieken zoals grafieken kunnen ook worden gezocht voor het boek. Het daadwerkelijk zoeken naar beeldmateriaal is een heel karwei. Na de eerste keer zoeken naar beelden, voldoet meestal maar X % aan de eisen die genoemd zijn in de kopij.

Als alles uiteindelijk aan de eisen voldoet, gaat de tekst inclusief de beelden naar de zetter.

Hierbij wordt de tekst ingelezen en een vormgeefconcept afgegeven en ontstaat er een opgemaakte proef. Deze opgemaakte proef wordt uiteindelijk weer gecontroleerd door de editors en door de auteurs. Als alles klopt, zal op CD het gehele boek worden aangeleverd aan de inkoper druk & bind. Deze zorgt ervoor dat het boek binnen de gestelde termijn aanwezig is binnen het distributiecentrum van Wolters-Noordhoff in Groningen.

De hoeveelheid die geproduceerd zal gaan worden, de zogeheten oplage, is eerder bepaald door de uitgever en afdeling Marketing. Deze maken gebruik van de geschatte afzet, dat wordt geschat door de verwachting van de markt en marktonderzoek. Er wordt tijdens de idee fase gekeken of er markt is voor het boek, maar dit wordt ook nog eens bekeken als het boek uiteindelijk geproduceerd gaat worden, wat meestal zes maanden later is. Het boek wordt op basis van deze onderzoeken in een bepaalde hoeveelheid geproduceerd. Wolters-Noordhoff werkt met een eenjarig oplage beleid, wat betekent dat er genoeg geproduceerd wordt om naar verwachting een geheel jaar aan de vraag te voldoen.

De drukker is verantwoordelijk voor het drukken, snijden en binden. De meeste boeken worden gedrukt in Azië en Europa. Dit is meestal afhankelijk van het soort boek. Een zogeheten vierkleuren boek wordt geproduceerd in Azië, omdat dit goedkoper is. Een tweekleuren boek wordt geproduceerd in Europa. Als een boek geproduceerd wordt in Azië heeft deze een maand transporttijd, wat betekent dat deze pas een maand na productie in het distributiecentrum in Groningen ligt. Bij productie in Europa is deze transporttijd vijf dagen.

Soms komt het voor dat er van een boek te weinig exemplaren zijn gedrukt, waardoor een boek bijgedrukt moet worden. Het bijdrukken neemt meestal drie tot vier weken in beslag.

Deze bijdruk beslissing wordt vaak pas genomen bij een te lage voorraad boeken, waardoor enige tijd geen voorraad van het boek aanwezig zal zijn. Het bijdrukken gebeurt meestal bij een van de twee vaste drukkerijen in Nederland. Dit brengt echter wel heel veel kosten met zich mee. Ook kan het tegenovergestelde, een te hoge oplage, gebeuren waardoor er aan het eind van het oplagejaar veel voorraad aanwezig is. De afdeling Operations heeft geen zeggenschap over de oplages.

Het hele proces, van het idee tot het daadwerkelijk produceren van een boek, neemt veel tijd

in beslag. Voor het voortgezet onderwijs duurt dit meestal negen maanden, waarbij drie

maanden besteed worden aan het schrijven van het boek. Voor HBO boeken is de

productietijd veel korter, maar het schrijfproces is echter langer, omdat deze boeken meestal uit meer teksten bestaan en aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen.

Voordat een boek verkocht mag worden, moet hiervoor eerst een ISBN worden aangevraagd.

§ 3.2 Beschrijving logistiek proces

Zodra een boek geproduceerd is, onafhankelijk van de vestiging, komt het terecht in het distributiecentrum in Groningen. Dit is zowel voor de boeken die in Houten zijn ontwikkeld als voor de boeken die in Groningen zijn ontwikkeld. Vanaf dit punt is het mogelijk om het boek aan de klant te leveren.

De grote bestellingen, bestellingen vanaf negen stuks per titel, worden rechtstreeks bij Wolters-Noordhoff door de afnemers besteld. Deze scheiding tussen grote en kleine bestellingen ontstaat door de hoeveelheid korting die Wolters-Noordhoff geeft.

De onderstaande tabel is van toepassing bij de bestellingen.

aantal exemplaren

korting bestelling Wolters- Noordhoff

korting bestelling Centraal Boekhuis

1-9 X % X %

>10 X % X %

Tabel 3. Kortingstabel

Zodra een boekhandel bij het Centraal Boekhuis besteld, kan het boek binnen 24 uur bij de boekhandel aanwezig zijn. Bij een bestelling bij Wolters-Noordhoff duurt dit gemiddeld zo’n twee tot vier dagen. Indien een boekhandel snel een boek wil, zou deze het beste kunnen bestellen bij het Centraal Boekhuis. Via de kleine boekhandelaren, die bestellen bij het Centraal Boekhuis, en via de grote boekhandelaren, komen de boeken terecht bij de uiteindelijke consument, de klant.

In totaal zijn er in 2004 X exemplaren verkocht. Hiervan verliepen X via het Centraal Boekhuis. X % van de totale verkopen verliepen dus via het Centraal Boekhuis. De bestellingen die rechtstreeks worden gedaan bij het distributiecentrum zijn onder andere van scholen, boekhandelaren en particulieren. In de onderstaande figuur is er een verdeling van de afnemers van Wolters-Noordhoff weergegeven.

X

Figuur 7. Afnemers van Wolters-Noordhoff

In dit hoofdstuk is het primaire proces en het logistieke proces beschreven. In het volgende

hoofdstuk zal het voorraadpunt van Wolters-Noordhoff worden omschreven.

Hoofdstuk 4. Beschrijving voorraadpunt Wolters-Noordhoff

In dit hoofdstuk zal het voorraadpunt van Wolters-Noordhoff, het distributiecentrum, beschreven worden. Eerst zal hiervan een algemene beschrijving worden gegeven. Daarna komen de aan- en aflevering aan bod. De voorraad op dit punt wordt in de derde paragraaf beschreven. Als laatste wordt het klantorder-ontkoppelpunt beschreven.

§ 4.1 Voorraadpunt Wolters-Noordhoff

Het distributiecentrum van Wolters-Noordhoff bevindt zich aan de Götenburgweg te Groningen. Dit magazijn heeft een oppervlakte van 6500 m². Er zijn hier normaal 25 mensen werkzaam. Tijdens drukke perioden, voornamelijk in de zomermaanden, worden deze aangevuld met uitzendkrachten. Afhankelijk van de drukte schommelt dit tussen de 5 en veertig extra medewerkers. In de piekmaand, juli, zijn de meeste extra medewerkers nodig.

De maanden januari en februari zijn de rustige perioden. In Assen bevindt zich ook nog een opslagruimte, waarvan zelden gebruik wordt gemaakt. Deze opslag is het distributiecentrum van een vervoerder. Als van deze opslag gebruik wordt gemaakt, worden er boeken en/of verpakkingsmateriaal opgeslagen. In het distributiecentrum van Wolters-Noordhoff wordt een keer per jaar gesaneerd. Alle boeken die dan niet of nauwelijks verkocht worden, worden verwijderd uit de opslag.

Figuur 8. Indeling distributiecentrum

Hierboven is het distributiecentrum weergegeven. Het bestaat uit vijf verschillende onderdelen: expeditie, bulk, ontvangst/tussenopslag/expeditie, verpakken en gangen. In het bovenstaande schema zijn de onderdelen in de juiste verhoudingen weergegeven.

expeditie

bulk

ontvangst/

tussenopslag/

expeditie

verpakken

gangen

Zoals eerder beschreven zijn de kosten voor het opslaan van goederen in het eigen distributiecentrum lager dan bij het Centraal Boekhuis. Op basis van de jaarlijkse kosten voor arbeid, afschrijvingen, huur, verzekeringen en belastingen, onderhoud en energie zijn de kosten per week berekend voor het opslaan van een pallet. De kosten voor het opslaan van een pallet zijn X per week. Indien er vanuit wordt gegaan dat er X exemplaren op een pallet kunnen, zijn de kosten voor het opslaan van één exemplaar X per week. Hieruit blijkt dat het opslaan van goederen in het eigen distributiecentrum inderdaad goedkoper is.

§ 4.2 Aan- en aflevering

Bij het distributiecentrum komen dagelijks goederen binnen. Ook wordt er dagelijks afgeleverd.

§ 4.2.1 Aanlevering

Er komen meerdere keren per dag artikelen binnen bij de expeditie. Deze worden dan voorzien van een nummer, zodat duidelijk is waar elke pallet geplaatst moet worden. De pallets worden vervolgens geplaatst in de bulk. In de bulk ligt het grootste gedeelte van de goederen binnen het distributiecentrum opgeslagen.

Zodra de klanten bestellingen hebben geplaatst, worden deze geordend. Dit gebeurt in de nacht die volgt op de dag van bestelling. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een klant meerdere bestellingen op een dag heeft geplaatst en daarom worden de bestellingen geordend.

Voordat de orderpickers ’s ochtends beginnen, worden de artikelen in de diverse gangen bijgevuld. Dit wordt het aanvulmoment genoemd. Het is belangrijk voordat de orderpickers beginnen dat er genoeg voorraad aanwezig is. Voor het verzamelen van de artikelen volgt de orderpicker een bepaalde route door de gangen. Er zijn totaal 90 gangen in het distributiecentrum. De boeken met de hoogste omloopsnelheid liggen het dichtst bij de hoofdgang. Zodra voor een order alle artikelen verzameld zijn, worden de artikelen ingepakt.

Er wordt dus elke dag aangeleverd. Soms is het onbekend wanneer er een nieuwe levering wordt geleverd. Indien mogelijk wordt een globale indicatie van de levering gegeven door de unit Operations, onderdeel Realisatie. De levering wordt voor alle boeken geregeld door de drukker. De boeken die gedrukt zijn in Azië en China komen per zeecontainer aan in Rotterdam. Vanaf Rotterdam worden deze per vrachtwagen vervoerd naar Groningen. De boeken die zijn gedrukt in Europa komen aan per vrachtwagen. Zodra een vrachtwagen gelost is, wordt deze dezelfde dag nog geplaatst in de bulk.

§ 4.2.2 Aflevering

Er komen dagelijks standaard drie auto’s aan bij het distributiecentrum. Deze auto’s zijn van de Vervoerscentrale (onderdeel van het Centraal Boekhuis), de TPG post en Sluyter Logistics.

Tijdens drukke perioden komen de auto’s meerdere keren op een dag langs om bestellingen mee te nemen. Alle bestellingen worden afgeleverd, de bovengenoemde auto’s brengen de bestelde boeken naar de klanten. Er zijn zoals benoemd in het vorige hoofdstuk verschillende afnemers. De hoeveelheid boeken die per dag wordt afgenomen is heel verschillend. Op een normale dag kunnen er rond de X boeken worden afgenomen, maar dit kunnen er ook X zijn.

Tijdens het hoogseizoen verlaten er dagelijks ongeveer X boeken het distributiecentrum. Ook de bestelgrootte fluctueert erg.

Aan het Centraal Boekhuis worden om de dag ongeveer X boeken geleverd. Als een klant

bestelt, is het afhankelijk van de eigen gekozen dagen wanneer deze het boek geleverd krijgt.

Sommige afnemers hebben bijvoorbeeld een contract dat deze alleen op maandag en woensdag worden aangeleverd. Over het algemeen heeft Wolters-Noordhoff maar twee dagen nodig om een bestelling aan een klant af te leveren. Zodra een order is vrijgegeven kan deze dezelfde dag nog klaar staan voor aflevering.

In 2004 zijn er totaal X boeken uit het distributiecentrum verkocht. In de onderstaande tabel is de totale vraag per maand weergegeven.

maand verkopen in stuks januari X februari X

maart X april X

mei X juni X juli X augustus X september X

oktober X november X december X

Tabel 4. Verkopen per maand

Er zijn in 2004 totaal X verschillende titels verkocht. In de onderstaande tabel is per marktgroep de hoeveelheid verkochte titels weergegeven.

marktgroep hoeveelheid titels afzet in aantallen % van totale afzet

BAO X X X

VO EPN X X X

VO WN X X X

BVE X X X HO X X X

Atlassen/Thuismarkt X X X

Onbekend X X X

Tabel 5. Verkochte titels per marktgroep

Uit de bovenstaande tabel komt duidelijk naar voren dat de marktgroepen X en X de grootste afzet behalen.

§ 4.2.3 Stroming aanlevering en aflevering

De stroming van goederen door een distributiecentra kan op drie manieren worden

beschreven, namelijk continu, intermitterend en variabel. Continu houdt in dat er per

tijdseenheid een nagenoeg constante stroom goederen wordt geleverd. Er wordt van een

intermitterende stroom van goederen gesproken wanneer de ontvangst of uitlevering op vaste

tijdstippen plaatsvindt. Bij een variabele stroom is er sprake van een onregelmatig

aankomst/vertrekpatroon in ontvangst of uitlevering (Kempen, 2001:17). Bij het

distributiecentrum van Wolters-Noordhoff is sprake van een variabele stroom. De momenten

in aanlevering zijn verschillend en soms is het tijdstip van aanlevering niet bekend. De

momenten van aflevering zijn binnen het distributiecentrum ook per dag verschillend.

§ 4.3 Voorraad distributiecentrum

In de onderstaande tabel is de totale voorraad in 2004 weergegeven. De voorraadhoogte is de hoogte gemeten op de laatste kalenderdag van de desbetreffende maand.

maand voorraad in stuks januari X februari X maart X

april X mei X juni X juli X augustus X september X

oktober X november X december X

Tabel 6. Totale voorraad Wolters-Noordhoff

In het distributiecentrum liggen verschillende producten opgeslagen, zoals boeken, digitale producten (diskettes, CD-rom’s), platen, kaarten, cassettes, videobanden, folio plus (boek inclusief CD) en tijdschriften. Er liggen per jaar ongeveer X verschillende ISBN’s op voorraad. X % van de opgeslagen artikelen zijn boeken.

§ 4.3.1 Klantenorder-ontkoppelpunt

Een bekend ontkoppelpunt is het zogenaamde klantenorder-ontkoppelpunt (KOOP). Het KOOP geeft aan waar de goederenstroom bestuurd wordt door individuele klantenorders. Het KOOP scheidt het ordergestuurde gedeelte van het planningsgestuurde gedeelte. Er zijn vijf verschillende KOOP-posities:

• Productie op voorraad

• Productie op centrale voorraad

• Assemblage op order

• Produceren op order

• Inkopen en produceren op order

Binnen Wolters-Noordhoff is sprake van productie op voorraad. Dit valt mede uit de grote aantallen in tabel 6 af te leiden. Zoals eerder beschreven, wordt een één-jarig oplage beleid gehanteerd. Alle boeken worden voor een jaar geproduceerd. Er is aan het begin van het oplagejaar nog geen vraag vanuit de klant. Het laatste gedeelte van de leveringsketen is slechts klantgericht. Het boek is dan al geproduceerd en ligt klaar om afgeleverd te worden aan de klant. (Bertrand e.a. 1998:40)

In dit hoofdstuk is het voorraadpunt van Wolters-Noordhoff beschreven. In het volgende

hoofdstuk zal het Centraal Boekhuis beschreven worden, omdat het onderzoek voornamelijk

betrekking heeft op de leveringen die via het Centraal Boekhuis lopen.

Hoofdstuk 5. Het Centraal Boekhuis

In dit hoofdstuk zal eerst een algemene beschrijving van het Centraal Boekhuis worden gegeven. Daarna zal worden uitgelegd waarom het Centraal Boekhuis zich bevindt in de leveringsketen van Wolters-Noordhoff. In de derde paragraaf worden de tarieven weergegeven die het Centraal Boekhuis hanteert. Ook worden in deze paragraaf enkele kengetallen besproken die betrekking hebben op de voorraad bij het Centraal Boekhuis. In de vierde pagraaf worden de verkopen en bestellingen van het Centraal Boekhuis in 2004 weergegeven. Hierna zal de daadwerkelijke opslag vergeleken worden met de verkopen. In de laatste paragraaf worden de daadwerkelijke opslagkosten van 2004 weergegeven. Deze paragrafen zorgen ervoor dat er meer inzicht wordt verkregen in de voorraad bij het Centraal Boekhuis.

§ 5.1 Centraal Boekhuis

Op 15 april 1871 werd door de Vereeniging ter bevordering van de belangen des Boekhandels (VBBB) de naamloze vennootschap Bestelhuis van den Nederlandschen Boekhandel opgericht. In februari 1926 werden de activiteiten, die inmiddels waren uitgebreid door onder andere een aantal overnames, voortgezet onder de naam Centraal Boekhuis.

Centraal Boekhuis is een serviceorganisatie, toonaangevend in distributie, opslag en vervoer van en informatieverstrekking over boeken en logistiek verwante artikelen. De organisatie bevindt zich in Culemborg. Dagelijks worden tienduizenden orders verwerkt, afkomstig van boekverkopers, uitgevers en andere leveranciers. Bovendien worden voor klanten de voorraad- en verkoopadministratie, de facturering en de incasso verzorgd. Centraal Boekhuis BV bedient ruim 1800 Nederlandse en Vlaamse (kantoor-) boekhandels en 500 uitgevers.

Zodra een nieuw artikel verschijnt, moet eerst een ISBN nummer worden aangevraagd bij het buro ISBN. Het buro ISBN is een onderdeel van het Centraal Boekhuis. Een ISBN nummer begint in Nederland standaard met het nummer 90.

De vervoerscentrale is een onderdeel van het Centraal Boekhuis, deze verzorgt het vervoer van nagenoeg de gehele goederenstroom tussen uitgevers, Centraal Boekhuis en boekverkopers. In 2003 verwerkte het Centraal Boekhuis ruim 55 miljoen exemplaren, zowel boeken, CD’s en multimedia. De vervoerscentrale verzorgt ook de aanlevering van de boeken die niet in het assortiment van het Centraal Boekhuis zijn opgenomen. Ook de kleine bestellingen die de boekhandelaren bij het distributiecentrum plaatsen worden door de Vervoerscentrale geleverd. Alle overige klanten ontvangen de bestelling via TPG Post. Een boekhandel kan overigens ook zelf aangeven dat hij zijn bestelling via TPG Post wil ontvangen.

§ 5.2 Waarom het Centraal Boekhuis?

Het Centraal Boekhuis zit al enkele jaren in de leveringsketen van Wolters-Noordhoff. Het Centraal Boekhuis bevindt zich in de leveringsketen van Wolters-Noordhoff om de kleine bestellingen aan de klant te leveren. Indien een kleine boekhandelaar een bestelling plaatst van meerdere uitgevers, dan krijgt deze boekhandelaar de boeken gelijktijdig geleverd.

Zonder het Centraal Boekhuis zou de boekhandelaar de bestellingen apart ontvangen. In het

assortiment van het Centraal Boekhuis worden niet alle boeken opgenomen. X % van de

totale verkopen verliepen in 2004 via het Centraal Boekhuis. Er zijn geen duidelijke

richtlijnen voor het wel of niet opnemen van een boek in het assortiment van het Centraal

Boekhuis. Deze beslissing wordt eenmaal genomen, namelijk bij het verschijnen van een nieuw artikel. Hierbij wordt er door de afdeling Artikelbeheer voornamelijk gekeken naar het soort boek en naar de hoeveelheid exemplaren die op dat moment op voorraad liggen in het distributiecentrum in Groningen. Een boek gaat pas weer uit het assortiment van het Centraal Boekhuis als deze gesaneerd wordt bij Wolters-Noordhoff.

§ 5.3 Tarieven

In deze paragraaf zullen de kosten die het Centraal Boekhuis in rekening brengt, voor de diensten die zij levert, worden besproken. Allereerst hanteert het Centraal Boekhuis tarieven voor de opslag van boeken van verschillende uitgeverijen.

In 2004 waren de opslagkosten als volgt:

titels jonger dan 2 jaar titels ouders dan 2 jaar voorraad per titel

kosten per titel per maand kosten per titel per maand voorraad t/m 100 exemplaren X X

voorraad 101 t/m 400 exemplaren X X voorraad > 400

X X voorraad > 400, per volume (liter) X X

Tabel 7. Opslagkosten Centraal Boekhuis 2004

In 2005 is een wijziging opgetreden, voor de opslag van titels jonger dan 2 jaar, zijn er twee extra staffels bijgekomen. De staffels voor de tarieven voor opslag van titels ouder dan 2 jaar werden niet gewijzigd. De ouderdom van een titel wordt bepaald aan de hand van de laatste inslagdatum.

De opslagkosten in 2005 zijn als volgt:

titels jonger dan 2 jaar titels ouders dan 2 jaar voorraad per titel kosten per titel per maand kosten per titel per maand

voorraad t/m 30 exemplaren X X

voorraad 31 t/m 60 exemplaren X X voorraad 61 t/m 100 exemplaren X X voorraad t/m 100 exemplaren X X voorraad 101 t/m 400 exemplaren X X

voorraad > 400

X X voorraad > 400, per volume (liter) X X

Tabel 8. Opslagkosten Centraal Boekhuis 2005

Uit de bovenstaande tabel blijkt dus dat het opslaan van 402 exemplaren X kost.

Het Centraal Boekhuis hanteert ook tarieven voor de inslag. In 2005 zijn de tarieven als volgt:

kosten per titel inslag tot en met 100 exemplaren X

inslag vanaf 101 exemplaren X inslag vanaf 101 exemplaren, per pallet X

Tabel 9. Inslagkosten Centraal Boekhuis 2005

Ook worden er kosten voor het fondsbeheer in rekening gebracht. Deze kosten zijn maandelijks X per titel. De overige kosten die het Centraal Boekhuis in rekening brengt, worden hier niet beschreven.

§ 5.3.1 Kengetallen

Voor de boeken van Wolters-Noordhoff bij het Centraal Boekhuis was in 2004 de omloopsnelheid van de voorraad X. De omloopsnelheid van de voorraad is een methode om te berekenen hoe vaak de voorraad wordt verbruikt in een periode (Slack, 2001:403). Het gemiddelde aantal in opslag in 2004 was X exemplaren in het gehele jaar en de afzet van 2004 was X exemplaren. De hoeveelheid exemplaren die zijn afgezet van EPN was in 2004 X. Het gemiddelde aantal exemplaren in opslag was X. De omzetsnelheid voor EPN bij het Centraal Boekhuis was in 2004 dan ook X. Er wordt gestreeft naar een omloopsnelheid van X. Het gemiddelde aantal exemplaren in opslag per titel voor Wolters-Noordhoff en Educatieve Partners Nederlands was in 2004 X en het gemiddelde aantal afgezette exemplaren per titel was X.

§ 5.4 Verkopen en bestellingen

Om een goed inzicht te krijgen of het Centraal Boekhuis daadwerkelijk te veel besteld, worden in deze paragraaf de bestellingen en de verkopen van het Centraal Boekhuis weergegeven. In onderstaande grafiek worden de verkopen en bestellingen van het Centraal Boekhuis in 2004 weergegeven.

X

Figuur 9. Verkopen en bestelingen in 2004 van het Centraal Boekhuis

Uit de grafiek blijkt dat vooral in de maanden maart, april en mei de bestellingen veel hoger waren dan de verkopen. Deze boeken worden waarschijnlijk pas in het hoogseizoen verkocht.

Uit de verkopen blijkt dat het hoogseizoen in juli begint bij het Centraal Boekhuis. Dit betekent dat er vier maanden voor het daadwerkelijke hoogseizoen begonnen wordt met het aanleveren van de boeken aan het Centraal Boekhuis. De levertijd is slechts één week. Dit betekent dus dat het aanleveren voor het hoogseizoen te vroeg gebeurt. In bijlage 1 is een tabel met de exacte verkopen en bestellingen weergegeven. In bijlage 2 zijn grafieken te zien met de verkopen en bestellingen per marktgroep.

Van de boeken die in 2004 bij het Centraal Boekhuis verkocht zijn, behoorde X % tot de BAO, X % tot het VO EPN, X % tot het VO WN, X % tot het BVE, HO telde X % en A/T X

%. Van X % van de boeken was de marktgroep onbekend.

§ 5.5 Daadwerkelijke opslag

In deze paragraaf zal de daadwerkelijke opslag vergeleken worden met de daadwerkelijke

verkopen van het Centraal Boekhuis in 2004. Wolters-Noordhoff en EPN worden apart

gefactureerd door het Centraal Boekhuis. Dit komt door het feit dat voor de samenvoeging in

2000 het twee afzonderlijke uitgeverijen waren. Op basis van deze rekeningen kan de exacte opslag van het Centraal Boekhuis voor 2004 worden berekend.

titel jonger dan 2 jaar

titel ouder dan 2 jaar

maand 1-100 101-

400 >400 liters 1-100 101-

400 >400 liters

januari X X X X X X X X

februari X X X X X X X X

maart X X X X X X X X

april X X X X X X X X

mei X X X X X X X X

juni X X X X X X X X

juli X X X X X X X X

augustus X X X X X X X X

september X X X X X X X X

oktober X X X X X X X X

november X X X X X X X X

december X X X X X X X X

Tabel 10. Daadwerkelijke opslag Centraal Boekhuis 2004

In januari lagen er bij het Centraal Boekhuis X titels met een voorraad die lager was dan 100 exemplaren, er lagen X titels opgeslagen met voorraad tussen de 101 en 400 exemplaren. X titels hadden meer dan 400 exemplaren in voorraad. Deze boeken namen tevens ook nog X liter in beslag. De in de tabel genoemde getallen zijn gemiddelden. Er wordt voor elke titel elke dag gekeken naar de hoeveelheid exemplaren. Hiermee wordt aan het eind van de maand het gemiddelde berekend.

Om een inzicht te krijgen in deze hoogte, is hieronder een tabel weergegeven met de verkopen per titel per maand in 2004.

maand verkopen tussen 1-100 exemplaren

verkopen 101-400 exemplaren

verkopen >400 exemplaren

januari X X X

februari X X X

maart X X X

april X X X

mei X X X

juni X X X

juli X X X

augustus X X X

september X X X

oktober X X X

november X X X

december X X X

Tabel 11. Daadwerkelijke vraag Centraal Boekhuis

In januari 2004 waren er dus X titels waarvan er minder dan 100 exemplaren werden verkocht. X titels hadden in januari een verkoop die lag tussen de 101 en 400 exemplaren. In januari 2004 waren er slechts X titels die een verkoop hadden van meer dan 400 exemplaren.

In die maand hadden echter X titels een voorraad die hoger was dan 400 exemplaren. Hiervan

had echter X % van de titels ook zo’n hoge vraag. Uit deze paragraaf blijkt dat er verschillen

zijn tussen de daadwerkelijke opslag en de daadwerkelijke vraag. Hieruit kan worden afgeleid dat er daadwerkelijk te veel wordt opgeslagen bij het Centraal Boekhuis.

§ 5.6 Opslagkosten 2004

In de vorige paragrafen zijn de tarieven voor de opslag en de daadwerkelijke opslag bij het Centraal Boekhuis beschreven. In deze paragraaf zullen de opslagkosten voor 2004 worden weergegeven. Zoals is beschreven in het tweede hoofdstuk zijn de opslagkosten X % van de totale kosten die worden berekend door het Centraal Boekhuis. In tabel 12 zullen de daadwerkelijke opslagkosten per maand worden weergegeven.

Opslagkosten WN EPN januari X X februari X X

maart X X

april X X

mei X X

juni X X

juli X X

augustus X X september X X

oktober X X november X X december X X

totaal X X

Tabel 12. Opslagkosten 2004 van WN en EPN

In dit hoofdstuk is het Centraal Boekhuis beschreven. Uit dit hoofdstuk is duidelijk gebleken

dat de opslagkosten werkelijk te hoog zijn. Er is gebleken dat er een duidelijk verschil zit

tussen de verkopen en bestellingen van het Centraal Boekhuis. Ook zat er een verschil tussen

de verkopen en de daadwerkelijke opslag. Uit beide verschillen blijkt dat er meer wordt

opgeslagen dan noodzakelijk is. Er zijn ook kengetallen weergegeven waarin lage

omloopsnelheden te zien waren. In het volgende hoofdstuk zal het bestelsysteem, dat het

Centraal Boekhuis gebruikt voor de leveringen, worden beschreven.