Voorbeeld-Procedure rond het gebruik van de risicoscan
Om de scan als onderlegger voor een gesprek over veiligheid te gebruiken is het handig de volgende stappen te volgen:
1. Materiaal verzamelen uit VIM en klachtenregistratie.
Zorg voor een overzicht van afgelopen jaar mbt:
• alle incidenten uit de VIM en klachten uit klachtenregistraties.
• Evt. aanwezige resultaten van audits en veiligheidsrondes
• (opmerkingen uit) patiënten-enquêtes Als dit nog niet is gebeurd:
• analyseer de meldingen uit VIM en klachtenregistratievan afgelopen jaar (of jaren).
• Sorteer de meldingen uit VIM en klachtenregistratie daarna op onderwerp/proces volgens de hoofdstuk- indeling zoals aangegeven in kolom 1 (hoofdstukken) van de risicoscan.
2. Plan een bijeenkomst met alle huisartsen en ondersteunend personeel (of PRI team)
Stuur bij het plannen van de bijeenkomst de risicoscan en handleiding hiervan mee, zodat alle medewerkers de risicoscan kunnen vullen. Vraag hen voor aanvang van de vergadering:
• de handleiding door te lezen en
• de scan in te vullen en
• daarna de samenvatting uit te printen en in te leveren bij de voorzitter van de vergadering
Het is van belang dat zo veel mogelijk medewerkers de scan invullen omdat niet iedere medewerker zicht heeft op de frequentie van alle incidenten (sommige incidenten zullen bijvoorbeeld vooral door huisartsen opgemerkt worden, maar andere juist weer door assistentes). Niet iedereen zal dus altijd zicht hebben op het voorkomen en belang van alle incidenten.
Leg uit dat het ook toegestaan is om vakjes in de risicoscan leeg te laten als het gaat om onderdelen van de zorg waar men geen zicht op heeft,en men er dus geen reëel beeld van kan vormen.
3. Invullen van de scan (individueel)
Vraag de betrokkenen de scan in te vullen (zie handleiding hieronder) en de scores van de samenvatting mee te nemen naar de vergadering. Dit neemt ongeveer 20 -50 minuten in beslag.
4. Vergadering over “risico’s in de praktijk”
a. Ga na of er nog incidenten zijn die niet in de scan opgenomen waren:
• Vraag aan alle aanwezigen of er door hen nog incidenten zijn opgeschreven die niet in de scan opgenomen waren.… en zo ja, welke? Maak een lijstje van de incidenten die toegevoegd zijn.
• Vergelijk meldingen VIM- en klachtenregistratie met de incidenten van de risicoscan.
Ga na in hoeverre alle meldingenvan de eigen VIM en klachtenregistratie binnen de genoemdeincidenten (kolom2 van de risico-scan) passen. Komen de verzamelde meldingen inderdaad overeen met de reeds
beschreven incidenten en fouten? Of hebben zich binnen de eigen praktijk nog geheel andere incidenten voorgedaan die niet beschreven waren?
Vul, indien van toepassing, de incidenten aan met gebeurtenissen die in de eigen praktijk zijn voorgekomen (of aangedragen zijn door medewerkers van de praktijk) maar niet in te delen zijn bij een van de beschreven incidenten.
Ken aan deze incidenten in gezamenlijk overleg een ‘frequentie’ en een ‘belang’ toe volgens de indeling zoals beschreven in de handleiding van de risicoscan.
1 Voorbeeld-Procedure rond het gebruik van de risicoscan
b. Analyseer de risico’s/prioriteiten van de verschillende medewerkers:
Met de risicoscan heeft iedere medewerker een overzicht gecreëerd van de mogelijke risico’s en incidenten binnen de praktijk. Aan de hand van deze overzichten kunt u bekijken en bespreken waar de grootste knel- punten zitten in uw praktijkvoering.
Ga na bij elke medewerker wat hun top 5 van risico’s is.
• Als deze top 5 bij alle medewerkers overeen komt is duidelijk waar de grootste risico’s liggen.
• Als er verschillen zijn, is het handig om te bespreken waar die verschillen vandaan komen en hoe dit nu in de praktijk zit. Check daarbij in elk geval of iedereen heeft aangegeven dat dit punt belangrijk is (= ‘risicoscore’ van 6 of hoger) en in hoeverre eventuele verschillen bepaald worden door belang- of frequentiescores.
c. Stel aan de hand van de discussies vast waar de grootste risico’s binnen de praktijk liggen.
5. Tref maatregelen om het proces rondom het grootste risico(‘s) te verbeteren
(zie ook: Hoe verricht ik een Prospectieve Risico-inventarisatie (PRI): hoofdstuk 2.1 “kritisch proces kiezen”)?
2 Voorbeeld-Procedure rond het gebruik van de risicoscan
