Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging
KNNV afdeling Delfland Postbus 133
2600 AC DELFT
afdelingDelfland@knnv.nl www.knnv.nl/afdelingDelfland twitter: KNNVafdDelfland
facebook: KNNV-afdeling-Delfland
De KNNV afdeling Delfland staat voor een natuurlijke leefomgeving, zie ook www.knnv.nl/afdelingDelfland
Voor de doelstellingen en het werkgebied, zie de website onder Vereniging www.knnv.nl/afdelingDelfland/Vereniging
10.04 ARCHIEF EN MATERIALEN
Geldig tot: december 2021
Functionaris Naam Paraaf
Secretaris Cor Nonhof wg
Voorzitter Geert van Poelgeest wg
10.4 Archief en Materialen, KNNV afdeling Delfland, augustus 2017 2
1. Inleiding
Het archief is het vastgelegde geweten van onze organisatie, de materialen zijn de handvatten hiervan. Deze middelen zijn nodig zijn voor het in stand houden van de activiteiten van de KNNV afdeling Delfland.
2. Aspecten
1. Inleiding ... 2
2. Aspecten ... 2
3. Toelichting ... 2
1. Archieven ... 2
2. Materialen ... 3
3. Bezittingen ... 3
4. Lenen ... 3
3. Toelichting
1. Archieven
soort beheerder
A. Afdelingsarchief (bestuurlijk) secretaris, zie ook overeenkomst 11.8 B. Afdelingsarchief (financieel) penningmeester
C. Waarnemingen natuurhistorisch secretaris
D. Ledenadministratie ledenadministrateur
E. Publicaties voorzitter, zie Bestellijst en
F. Publicaties natuurstudie secr. Natuurstudie, zie downloads Natuurstudie G. Publicaties Natuureducatie secr. Natuurstudie, zie downloads
Natuureducatie
H. Publicaties Natuurbescherming secr. Natuurbescherming, zie downloads Natuurbescherming
I. Adressen voorzitter
J. Dia- en fotoarchief voorzitter
Adressen: hier worden alle adressen bewaard die nodig zijn bij de externe contacten.
We hebben de volgende digitale archieven
1. Dropbox, via je verkenner te bereiken, dit bevat de volgende bestanden
10.4 Archief en Materialen, KNNV afdeling Delfland, augustus 2017 3 Hier is een aparte beheerder voor, deze geeft personen toegang.
De penningmeester heeft hier ook een eigen bestand, deze kan hij gebruiken om de kascommissie toegang te verlenen tot de financiële stukken.
2. Dropbox via de site https://www.dropbox.com/home Hiervoor hebben we een eigen wachtwoord.
Deze site is bedoeld om al onze bestanden op te archiveren die niet op dropbox verkenner staan. We houden hiervoor de indeling van het OHB aan.
De beheerder brengt de diverse mappen in.
De gebruikers kunnen naar eigen inzicht hun map indelen.
Zie de bijlage om synchronisatie op jouw computer uit te schakelen; dit voorkomt dat de bestanden ook op jouw harde schijf komen te staan.
Het kan gebeuren dat het je niet lukt om op de site van dropbox te komen maar steeds op de dropbox verkenner terecht komt. Klik op de smiley en vervolgens op sign off.
De grootte van dropbox verkenner is 2 gigabyte belast, deze belast de computer van de gebruiker.
De grootte van dropbox is 1 terabyte en belast de computer van de gebruiker niet.
2. Materialen
Om de materialen blijvend in te kunnen zetten tijdens onze activiteiten is het belangrijk dat ze goed beschreven worden. In bijlage 1 het formulier Materialenbeschrijving opgenomen.
Door dit formulier weet de beheerder en de secretaris het nodige van het betreffende materi- aal, dit is erg handig bij gebruik, vermissing en bijbestellen.
De ingevulde beschrijvingen bevinden zich bij de secretaris in het Organisatiehandboek.
Om ieder materiaal te kunnen herkennen komt het volgende er op te staan:
Titel (naar behoefte) KNNV afdeling Delfland eventueel nummer
3. Bezittingen
Wij rekenen tot onze bezittingen materialen die door de KNNV afdeling zijn betaald, aan de KNNV zijn geschonken of tijdens activiteiten zijn ontstaan. De actuele lijst van bezittingen zijn te vinden in ons jaarverslag, zie de website onder Organisatie.
4. Lenen
In principe mag iedereen van ons lenen, meestal zullen er voorwaarden en kosten aan verbonden zijn. Via een Leenformulier worden uitleningen aantoonbaar gemaakt.
Zie ook voor de KNNV catalogus de o.a. materialen bevat die we uitlenen met de kosten.
https://www.knnv.nl/sites/www.knnv.nl/files/users/delfland/rapportages/KNNV%20Catalogus
%202017.pdf
Bijlage: Materiaalbeschrijving, Leenformulier en Synchronisatie uitschakelen zijn op aanvraag beschikbaar
