Beleidsplan Bestuur 29. der Studievereniging Djembé

Beleidsplan Bestuur 29 der Studievereniging Djembé

Geschreven door:

Mirjam van Noord Wouter Fransen Daan Chevalking Fay van Bokhoven

Annette Hommel

Contactgegevens

SV Djembé Padualaan 14

Sjoerd Groenmangebouw, kamer A1.11 3584 CH UTRECHT

djembe@fss.uu.nl 030 – 253 4689

Voorzitter Mirjam van Noord voorzitter@svdjembe.nl Secretaris Wouter Fransen secretaris@svdjembe.nl Penningmeester Daan Chevalking penningmeester@svdjembe.nl Commissaris PR Fay van Bokhoven pr@svdjembe.nl

Commissaris Onderwijs Annette Hommel onderwijs@svdjembe.nl

BHV’ers

Wouter Fransen Daan Chevalking Annette Hommel Vertrouwenspersonen Mirjam van Noord Fay van Bokhoven

Voorwoord

Het afgelopen jaar is er veel veranderd en dat is niet altijd makkelijk geweest. Voor ons vijven was het dan ook een groot feest toen wij werden ingestemd tot kandidaatsbestuur 29. Ons streven is om het geluksgevoel dat wij sindsdien hebben mogen ervaren over te brengen in ons beleid als 29^e Djembé-bestuur.

Omdat het leven soms op zijn kop lijkt te staan, is het moeilijk om te voorspellen hoe het jaar gaat lopen. Tijdens het schrijven van dit beleidsplan hadden we dan ook veel vragen. “Wanneer mag het hok weer open?” “Gaan de studiereizen dit jaar wel door?”

“Hoe moeten we met elkaar in contact komen als dat beperkt of zelfs helemaal niet mogelijk is op de Uithof?”

Op dit soort vragen hebben we helaas nog geen antwoord en moeten we het dus maar afwachten; het wordt nu eenmaal een onzeker en gek jaar. Wij zijn er als 29^e bestuur echter van overtuigd dat Djembé zich flexibel kan opstellen en dat we samen met creatieve oplossingen gaan komen, zodat Djembé van dezelfde betekenis voor leden kan zijn, als Djembé de afgelopen jaren is geweest.

We willen onze voorgangers, Daniëlle, Jari, Sandra, Charlotte en Suzanne graag bedanken voor hun inzet voor de overdracht en voor hun vertrouwen om aan ons het stokje door te geven. Door hun toewijding en liefde voor de vereniging zijn wij er als 29^e bestuur van overtuigd dat komend jaar net zo gezellig en succesvol wordt als de afgelopen jaren.

We hopen dat we samen met alle Djembé-leden de vereniging verder kunnen ontwikkelen, zodat we aan het eind van dit studiejaar kunnen terugkijken op een mooie periode voor iedereen!

Alle goeds,

Mirjam, Wouter, Daan, Fay en Annette

Inhoudsopgave

INLEIDING ... 5

DJEMBÉ IN 2020-2021 ... 7

BHV EN VERTROUWENSPERSOON ... 7

PRIVACY VAN LEDEN ... 7

BETALINGSBELEID ... 7

ALCOHOL- EN DRUGSBELEID ... 8

1. GEMEENSCHAPSVORMING BINNEN DE VERENIGING... 9

EERSTEJAARS ENTHOUSIASMEREN ... 9

CONTACT TUSSEN EERSTE- EN OUDEREJAARS ... 9

COMMISSIES ... 10

2. PROFESSIONALISERING ... 11

SOCIALE MEDIA ... 11

SPONSORING ... 12

COMMUNICATIE EN BANDEN MET ZUSTER- EN BROEDERVERENIGINGEN ... 13

3. VERBONDENHEID MET DE OPLEIDING ... 14

GOEDE RELATIE MET MENTOREN STIMULEREN ... 14

VELDWERKORIËNTATIE ... 14

MASTERORIËNTATIE ... 15

EXTRA WERKGROEPEN ... 15

WERVEN STUDENTEN ... 15

CAREER SERVICES ... 15

INSPRAAK! ... 16

4. MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID ... 17

DUURZAAMHEID ... 17

GOEDE DOELEN ... 18

JAARDOELEN ... 19

NAWOORD ... 20

BIJLAGEN ... 21

BIJLAGE 1–OVERZICHT DJEMBÉ EN ANDERE VERENIGINGEN ... 21

BIJLAGE 2–COMMISSIES BINNEN DJEMBÉ ... 22

BIJLAGE 3–SCHEMA DJEMBÉCAFÉS 2020-2021 ... 24

BIJLAGE 4–CONTRACTEN ... 25

BIJLAGE 5–DUURZAAMHEIDSPROTOCOL ... 31

BIJLAGE 6–ALCOHOL-OVEREENKOMST MINDERJARIGEN ... 32

BIJLAGE 7–HUISHOUDELIJK REGELEMENT ... 33

BIJLAGE 8–STATUTEN ... 41

BIJLAGE 9–PRIVACY REGELEMENT STUDIEVERENIGING DJEMBÉ ... 53

Inleiding

De studievereniging Djembé is op veel manieren van betekenis voor al haar leden. Sommige leden kunnen hun ei kwijt binnen verschillende commissies, andere leden genieten van de activiteiten die worden georganiseerd en er zijn natuurlijk veel leden die profiteren van de boekenkorting. Deze veelzijdigheid van Djembé willen we dit jaar behouden, zodat we voor elk Djembé-lid van betekenis kunnen zijn.

Als 29^e bestuur hebben wij een aantal jaardoelen (te vinden op pagina 19) geformuleerd die voortkomen uit onze ambities voor de vereniging. Deze ambities hebben we vertaald naar vier thema’s, waar we ons dit jaar mee bezig gaan houden. Het eerste thema is gemeenschapsvorming binnen de vereniging (H1), waarbij het horizontale karakter van Djembé centraal blijft staan. Het tweede thema is professionalisering (H2). De afgelopen jaren zijn op dit gebied grote stappen gemaakt en wij willen dit graag voortzetten. Het derde thema is verbondenheid met de opleiding (H3); wat cruciaal is als studievereniging. Vanuit de universiteit is er tevens behoefte om de verbondenheid te behouden en versterken. Het vierde en laatste thema is maatschappelijke betrokkenheid (H4). Dit willen wij komend jaar stimuleren, omdat we merken dat die behoefte er is onder leden.

De vier thema’s kunnen gezien worden als de hoofdonderwerpen van dit jaar. Bij elk thema hebben wij ondernemingen bedacht. Dit zijn concrete plannen die we komend jaar willen gaan uitvoeren en die aansluiten bij onze jaardoelen. Ter verheldering lichten we hieronder de thema’s toe.

Het afgelopen studiejaar heeft door de coronacrisis een onverwachte wending gekregen.

Ook komend jaar zal de coronacrisis geregeld roet in het eten gooien. Voor de eerstejaars is het spannend om te beginnen in een jaar met grote fysieke beperkingen. Alle Djembé- leden hebben tevens te maken met aanpassing en sociale afstand. Het is voor ons als bestuur daarom van groot belang dat wij investeren in de gemeenschapsvorming binnen de vereniging. Voor degene die hieraan behoefte heeft, willen wij dit jaar een vereniging bieden waarbinnen de leden zich thuis kunnen voelen en actief kunnen zijn. Daarvoor zijn de commissies zeer belangrijk en wij hopen dat deze komend jaar een rol blijven spelen binnen gemeenschapsvorming. Wij beseffen dat het online studeren een inbreuk op het enthousiasme en de motivatie kan zijn. Toch gaan we door middel van verschillende concrete plannen op zoek naar manieren waardoor gemeenschapsvorming binnen Djembé nog steeds kan plaatsvinden.

Hoewel het jaar 2020 op z’n minst “bijzonder” genoemd kan worden, vinden we het belangrijk om de continuïteit van de vereniging te waarborgen. Een belangrijk element hiervan is professionalisering. Djembé heeft al grote stappen gezet in het neerzetten van een stabiele en hechte vereniging. Vooral sociale media en de website zijn goed ontwikkeld en wij zijn van mening dat het verder ontwikkelen van deze platformen zal bijdragen aan het continueren van de duurzame vereniging die Djembé is. Daarbij is de nieuwe website van Djembé een belangrijke bijdrage aan het professionaliseren van de vereniging. Wij willen als bestuur nog meer stappen zetten in bovengenoemde kwaliteiten, zodat onze leden, maar ook externe partijen, kunnen rekenen op een betrouwbare en goed georganiseerde vereniging.

Naast de sociale belangen van Djembé, staat ook het studieaspect vooraan. Door de coronacrisis is duidelijk geworden dat ook de universiteit een dankbaar beroep doet op de sociale bevordering onder studenten. Djembé kent een goede, persoonlijke band met haar vakgroep, welke wij waarderen en waar mogelijk nog meer willen versterken. Ook investeert Djembé zelf in het ondersteunen van studenten. Zo zijn er extra werkgroepen en

helpen we ook met andere studiezaken zoals studieboeken en het verstrekken van relevante informatie. Daarnaast vinden wij het belangrijk om te investeren in de relaties met andere organen en verenigingen van de universiteit; gezien communicatie en welzijn in een ongebruikelijke en onvoorspelbare situatie erg belangrijk en aandacht-behoevend zijn.

Los daarvan staat het in lijn met Djembés horizontale karakter dat ook de vakgroep hier onderdeel van uitmaakt. Een bewijs van deze wederzijdse waardering is de Avond van de Utrechtse Antropologie. Deze banden hebben volgens ons voor beide partijen ook educatieve baten, waardoor de verbondenheid met de opleiding in dit beleidsplan een prominente rol heeft.

Onze opleiding is er een die zich concentreert op maatschappelijke fenomenen en vraagstukken. Binnen de vereniging en sociale gelegenheden bestaat ook de mooie eigenschap van Djembé-leden om informerende en uitdagende gesprekken te voeren vanuit sterke maatschappelijke betrokkenheid. Daarnaast dragen ook onze commissies en activiteiten bij aan maatschappelijke thema’s en wij vinden het belangrijk dat ook dit jaar Djembé een vereniging is waar hier op een respectvolle en open manier ruimte voor is. Zo staan duurzaamheid en gelijkheid hoog in het Djembé-vaandel. Wij hopen, in lijn met de ontwikkelingen in deze tijd, op een politiek neutrale manier de maatschappelijke betrokkenheid van de vereniging, en haar leden, te stimuleren.

In de komende hoofdstukken zijn de bovengenoemde onderwerpen uitgewerkt en geconcretiseerd. Wij beseffen dat dit jaar, net als elk jaar, maar door de coronacrisis nu nog veel meer, vol kan zitten met verrassingen en plotselinge wendingen. Echter doet deze grote kanttekening geen inbreuk op onze ambities en doelen die in dit beleidsplan staan.

Sterker nog, wij hopen dat de noodzaak van creatief nadenken dit jaar onze jaardoelen op een mooie manier ten goede gaat komen!

Djembé in 2020-2021

Djembé is een studievereniging die zich inzet voor haar leden en voor de opleiding Culturele Antropologie. Om dit ook komend jaar te kunnen doen, blijft Djembé een horizontale vereniging waarin iedereen gelijk is aan elkaar en iedereen met respect wordt behandeld.

We vinden het belangrijk dat ieder lid zich welkom voelt en zich deel voelt van onze Djembé-familie. Om er zeker van te zijn dat de veilige sfeer binnen Djembé kenbaar is, zijn er komend studiejaar – net als in voorgaande jaren – verschillende beleidsregels om veiligheid en laagdrempeligheid te kunnen waarborgen.

BHV

Bij Djembé staat het welzijn van de leden centraal en dit gaan we komend jaar zeker voortzetten. Als vereniging is het belangrijk om de veiligheid van de leden tijdens en rondom activiteiten te kunnen garanderen en daarom zijn er binnen het bestuur van Djembé drie BHV’ers. Op activiteiten zal altijd tenminste één BHV’er aanwezig zijn. Dit jaar zijn Wouter, Daan en Annette de BHV’ers. In noodgevallen of uitzonderingen kan ook Mirjam als BHV’er optreden, daar zij buiten de vereniging om een BHV-diploma heeft gehaald.

Naast de BHV’ers zijn er ook twee bestuursleden aangesteld tot vertrouwenspersoon.

Elk Djembé-lid kan bij deze vertrouwenspersonen terecht. De vertrouwenspersonen kunnen fungeren als luisterend oor of kunnen in sommige gevallen advies geven. De vertrouwenspersonen zijn niet opgeleid, maar houden zich wel aan een zwijgplicht. Mirjam en Fay zijn dit jaar vertrouwenspersoon binnen Djembé.

Zoals eerder al benoemd werd, is het laagdrempelige karakter een belangrijk aspect van Djembé en dat willen we ook uitstralen als bestuur. Om deze laagdrempeligheid te behouden, is het belangrijk dat leden van het bestuur goed benaderbaar zijn voor de leden van de vereniging. Voor daar waar het nodig is, zijn er twee bestuursleden die aangesteld zijn als vertrouwenspersonen waarbij Djembé-leden terecht kunnen. Elk Djembé-lid kan op elk moment bij deze vertrouwenspersonen terecht. Net als voorgaande jaren erkennen wij dat de benaderbaarheid van het bestuur van groot belang is en daarom willen we dit nogmaals benadrukken.

P

Om de privacy van leden te waarborgen, houden wij ons aan de regels van de AVG- wetgeving (van kracht sinds mei 2018). Informatie van leden, zoals adresgegevens, zijn alleen beschikbaar voor bestuursleden en worden niet gedeeld met derden.

Bij het plaatsen van foto’s en ander beeldmateriaal, bijvoorbeeld op onze sociale media, houden wij altijd rekening met de privacy van onze leden (zie bijlage 9 voor privacy- regelement). Dit betekent dat foto’s gedeeld mogen worden en dat leden aan de Commissaris PR mogen vragen om een bepaalde foto van sociale media af te halen. Dit geldt voor zowel een openbaar platform als Instagram, als een afgesloten platform als de afgesloten Facebookgroep.

B

Het betalingsbeleid van vorig jaar zal voortgezet worden in het komende jaar. Dit beleid houdt in dat er van leden verwacht wordt vóór de activiteit te betalen. Wanneer dit niet gedaan is, kunnen leden alsnog op locatie betalen via de pinautomaat iZettle. Deze

de pinautomaat te gebruiken bij de betalingen. Voor de meeste activiteiten geldt dat leden zich 24 uur voor aanvang van de activiteit kunnen afmelden. Het lid krijgt het inschrijfgeld dan terug als dit al is betaald. Ook hanteren we het ‘No-Show Fee’-beleid van afgelopen jaren (zie het Huishoudelijk Regelement, bijlage 7). Bij sommige activiteiten geldt een andere deadline, bijvoorbeeld 48 uur. Mocht dit zo zijn, dan wordt dit aangegeven in de bevestigingsmail dat naar het lid gestuurd wordt.

A

-

Als studievereniging houden wij ons aan de nationale wetten die van kracht zijn. Met het oog op ons alcohol- en drugsbeleid is de Drank- en Horecawet (van kracht sinds januari 2014) van belang. Daarnaast houdt Djembé zich ook aan de opiumwet, beslaande soft- en harddrugs. Hieruit volgen drie belangrijke regels;

1. Jongeren onder de 18 jaar mogen geen alcohol bij zich hebben in openbare ruimtes. Bijvoorbeeld op straat, in parken, op evenementen, in cafés, enzovoort.

2. Er mag geen drank worden verkocht aan een 18-jarige en ouder die kennelijk bestemd is voor iemand van onder de 18 jaar.

3. Zowel de koper onder de 18 jaar als de verkoper (café, vereniging) zijn strafbaar en riskeren een boete.

Aan het begin van het jaar zullen alle minderjarige Djembé-leden benaderd worden met een contract (zie bijlage 6) waarin zij ondertekenen akkoord te gaan met het niet nuttigen van alcohol, evenals het aanschaffen of laten halen ervan. Ook zal dit contract de verantwoordelijkheid door ongepermitteerd alcoholgebruik en daaruit voortkomende incidenten bij het desbetreffende lid zelf leggen.

Wij gaan er van uit – maar zien er ook gedurende het hele jaar op toe – dat meerderjarige leden geen alcoholische dranken halen voor of aanbieden aan leden onder de 18 jaar. Het bestuur heeft ook het recht om bij overtreding van de afspraken haar leden aan te spreken en maatregelen te nemen zoals deze staan beschreven in het huishoudelijk reglement (zie bijlage 7).

Bij activiteiten is het nooit verplicht om alcohol te nuttigen en er wordt niet aangemoedigd tot het drinken van alcohol. Bij uitnodigingen voor borrels en andere gelegenheden waar alcohol wordt genuttigd, wordt duidelijk vermeld dat er ook frisdrank gedronken kan worden.

Softdrugs zoals hasj en wiet worden in Nederland door de Opiumwet gedoogd. Djembé is echter niet aansprakelijk voor het gebruik van softdrugs door leden en eventuele consequenties. Wel hebben wij als bestuur het recht om op te treden en acties te ondernemen wanneer wij waarnemen dat het drugsgebruik zorgt voor een ongewenste sfeer of gedrag dat in strijd is met onze visie over Djembé. Harddrugs worden niet gedoogd in Nederland en dus ook niet door Djembé. Bij waarneming van het gebruik hiervan zullen wij optreden volgens de regeling van het huishoudelijk reglement.

1. Gemeenschapsvorming binnen de vereniging

Djembé staat bekend om haar horizontale structuur en een laagdrempelig karakter. Dit laagdrempelige, gezellige karakter van Djembé blijven we komend jaar waarborgen en daarom vinden we gemeenschapsvorming binnen de vereniging – ook en juist nu in corona- tijd – zeer belangrijk. Omdat Djembé-leden de komende tijd elkaar minder zien, achten wij het noodzakelijk om extra aandacht te besteden aan de verbondenheid tussen leden. Deze extra aandacht zal onder andere uitgaan naar het enthousiasmeren van de eerstejaars voor de vereniging, het bevorderen van contact tussen eerste- en ouderejaars en het laten opleven van de commissies.

E

Voor eerstejaars is het dit jaar misschien wel extra spannend en daarom wil Djembé goed aanwezig zijn en voor hen klaar staan. Een belangrijk moment om de eerstejaars te betrekken bij Djembé is de faculteitsintroductie. Djembé organiseert die week zowel een fysieke als een online activiteit voor de eerstejaars, om op die manier nieuwe leden te werven en om de gezelligheid van de vereniging onder hen kenbaar te maken. Het fysieke moment wordt georganiseerd in samenwerking met de studentmentoren van de eerstejaars.

Normaal gesproken worden er verschillende activiteiten voor de nieuwe leden van Djembé georganiseerd om hen te betrekken bij de vereniging. Zo wordt bijvoorbeeld elk jaar een eerstejaarsweekend georganiseerd. Door coronamaatregelen kan het weekend dit jaar niet doorgaan. Omdat het eerstejaarsweekend een belangrijk moment is voor de eerstejaars met het oog op gemeenschapsvorming, zal het bestuur ter vervanging twee fysieke activiteiten organiseren voor de eerstejaars in het eerste blok om op die manier toch de eerstejaars te betrekken bij de vereniging. Deze twee activiteiten zullen buiten plaatsvinden.

Het ledenweekend wordt elk jaar georganiseerd door de LexCo en dat zal ook dit jaar het geval zijn. Op het ledenweekend zijn alle leden van Djembé welkom. Het ledenweekend staat onder voorbehoud gepland in het tweede blok en zal vanwege het wegvallen van het eerstejaarsweekend veel worden gepromoot onder eerstejaars. Het ledenweekend wordt zo de eerste grote activiteit waar eerstejaars ook met ouderejaars in contact komen.

C

-

Het contact tussen de eerste- en de ouderejaars is een belangrijk onderdeel van de gemeenschapsvorming binnen de vereniging, zeker omdat de opleiding Culturele Antropologie veel keuzevakken heeft met studenten uit verschillende jaarlagen. Het lijkt ons daarom goed om te investeren in het contact tussen eerste- en ouderejaars, zodat het contact tijdens blok 4 (keuzevakruimte voor eerstejaars) en de jaren erna comfortabel voelt.

Onderneming I

Als de corona-maatregelen het toelaten, organiseert het bestuur in het eerste blok twee fysieke activiteiten voor eerstejaars. Deze activiteiten zullen buiten plaatsvinden, op een plek waar de anderhalve-meter-regel te waarborgen is.

Onderneming II

Het ledenweekend zal dit jaar veel worden gepromoot onder eerstejaars, zodat zij zich

welkom voelen op het weekend.

Natuurlijk ontstaat er contact tussen eerste- en ouderejaars in commissies en tijdens de activiteiten, maar wij willen hier aankomend jaar nog meer op focussen. Het ledenweekend is een goed moment om de eerstejaars en ouderejaars intensief met elkaar in contact te laten komen. We zullen daarom op tijd beginnen met het enthousiasmeren van de eerstejaars voor dit ledenweekend zodat alle jaarlagen goed vertegenwoordigd zijn.

Het contact tussen eerste- en ouderejaars willen we verder actief nastreven tijdens activiteiten. Dit wordt echter vooral een focuspunt na de kerstvakantie, aangezien we in het begin van het jaar meer de nadruk leggen op gemeenschapsvorming bij eerstejaars onderling.

C

Djembé is opgebouwd uit verschillende commissies die het hele jaar door activiteiten organiseren voor alle leden. (Zie bijlage 2 voor een overzicht van alle commissies). Deze commissies vormen de basis van onze vereniging en spelen dan ook een grote rol bij de gemeenschapsvorming. We willen dit jaar de commissies nog actiever gaan betrekken bij de vereniging, omdat de leden elkaar minder zullen zien op de universiteit en tijdens de activiteiten. Met de leden in het achterhoofd, zien we in dat dit voor hen een goede, alternatieve manier is om nieuwe mensen te leren kennen. In elke commissie van Djembé zit één bestuurslid om efficiënte communicatie tussen de commissies en het bestuur mogelijk te maken en om de commissie op een positieve manier te ondersteunen.

Door de huidige situatie omtrent de coronacrisis, zijn er geen fysieke momenten om leden te werven voor commissies. Dit probleem willen we oplossen door sociale media actief in te zetten om nieuwe leden te werven voor commissies. De reden dat we sociale media zullen inzetten is dat deze, zeker aan het begin van het jaar, een belangrijk middel zijn om de nieuwe leden te bereiken.

Afgelopen halfjaar is het initiatief genomen om – ter vervanging van activiteiten - acties en online challenges te organiseren. Dit willen we komend jaar blijven doen, in samenwerking met verschillende commissies. Op deze manier voelen leden zich niet alleen tijdens activiteiten met elkaar verbonden, maar ook daarbuiten.

De relaties tussen de commissies onderling zijn ook een belangrijk deel van het gemeenschapsgevoel binnen de vereniging. De relaties tussen de commissies zelf willen we graag stimuleren door commissies met elkaar te laten samenwerken voor het organiseren van activiteiten. Op deze manier komen commissieleden voor, tijdens en na een activiteit intensief met elkaar in contact.

Onderneming III

Commissies worden gepromoot op de sociale media, met name op Instagram, met het doel om nieuwe leden te werven. Dit gebeurt waarschijnlijk door middel van een leuke foto in combinatie met een aantrekkelijke tekst.

Onderneming IV

Het bestuur gaat zich oriënteren op de mogelijkheid van de organisatie van acties en challenges door de verschillende commissies. Deze acties zullen bestaan naast de reguliere activiteiten.

Onderneming V

Met het oog op gemeenschapsvorming tussen de commissies, zullen een aantal activiteiten

dit jaar worden georganiseerd door twee commissies, in plaats van door een enkele.

2. Professionalisering

In het afgelopen jaar heeft Djembé zich actief ingezet voor het professionaliseren van de vereniging door middel van het creëren van een eigen huisstijl van de posters voor activiteiten, het volledig vernieuwen van de website en het lanceren van een Instagram- account. Deze lijn van professionalisering gaan wij komend jaar doorzetten, door het sociale-media-gebruik verder te ontwikkelen, de sponsoring onder de aandacht te brengen en op zoek te gaan naar nieuwe sponsoren. Daarnaast gaan we actief ons best doen om goede banden te behouden met zuster- en broederverenigingen.

S

Djembé maakt gebruik van meerdere sociale media platformen, die het afgelopen jaar sterk zijn ontwikkeld. Het vorige bestuur heeft zich ingezet voor het volledig vernieuwen van de website. Er is een huisstijl aangebracht, die ervoor heeft gezorgd dat alle promotie voor activiteiten op elkaar is afgestemd. Op de vernieuwde website is er daarnaast veel ruimte voor het weergeven van onze sponsoren; Bar Restaurant Walden, Biologisch Restaurant GYS, Hart van Utrecht en Bol.com. Het voorstellen van onze sponsoren op de website zorgt voor extra representatie en duidelijkheid voor zowel onze leden als voor onze potentiële sponsoren.

Op Facebook zijn wij actief op drie pagina’s; Djembé Utrecht, Djembae Malinowskind (Djembaby) en de besloten groep Djembae Malinowskind. Deze worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Djembé Utrecht wordt gebruikt voor contact met externe partijen, Djembaby wordt door leden gebruikt om meldingen te doen die relevant zijn voor andere leden en in de besloten groep worden activiteiten gedeeld en foto’s ervan geüpload die alleen voor leden van de vereniging zichtbaar zijn, conform de AVG-wetgeving.

Op de vernieuwde website is een inlogfunctie, waardoor foto’s geplaatst kunnen worden die alleen door Djembé-leden gezien worden. Het zou kunnen dat de besloten Facebookgroep daarom zal komen te vervallen, maar daar wordt in het eerste semester nog geen besluit over genomen.

Sinds afgelopen studiejaar heeft Djembé ook haar eigen Instagramaccount;

@djembeutrecht. Dit account wordt gebruikt om activiteiten te promoten, de commissies te introduceren en gezellige momenten te delen in het verhaal. Het Instagramaccount heeft het afgelopen jaar bijgedragen aan het gezellige en laagdrempelige imago van Djembé, maar ook is het gebruikt om informatie te verschaffen over, bijvoorbeeld, de Inspraak! en het bestuur. Wij gaan ons dit jaar inzetten voor het verder ontwikkelen van het Instagramaccount tot een platform dat zowel voor leden als voor externe partijen toegankelijk is. Net als op de website willen wij onze sponsoren representeren op ons Instagramaccount. Dit zal bijdragen aan de professionele uitstraling van het Instagramaccount. Hierdoor kunnen we dit platform ook inzetten om contact op te nemen met externe partijen zoals eventuele nieuwe sponsoren.

Concreet gaan wij een duidelijke huisstijl aanbrengen op onze feed en in het verhaal. Dit houdt in dat de foto’s altijd met eenzelfde opmaak en kleurenschema op het account geplaatst zullen worden. Ook in het verhaal zal er altijd rekening gehouden worden met een overzichtelijke en vrolijke opmaak door middel van het hanteren van standaard lettertypes in leuke kleuren en het toevoegen van GIFs. Deze huisstijl zal gedurende het jaar worden vastgelegd in een bestand waardoor de huisstijl bij take-overs door, bijvoorbeeld, de Inspraak ook gewaarborgd zal worden. Daarnaast willen we meer foto’s van activiteiten plaatsen, omdat deze foto’s de sfeer van Djembé goed weergeven.

We gaan ons dit jaar ook oriënteren op een nieuw platform, dat alleen voor Djembé-leden toegankelijk zal zijn, een Djembé-app. Eerst gaan we onderzoeken of de behoefte aan een app aanwezig is onder de leden. Dit zullen we doen door te kijken naar de lancering van de vernieuwde website en hoe deze wordt ontvangen en gebruikt door leden. Het hebben van een app exclusief voor leden. Door deze app worden de leden op een laagdrempelige manier geïnformeerd over, bijvoorbeeld, activiteiten. In de app zou ook het weekschema, hoktijden, foto’s en bijvoorbeeld een online djembépas kunnen bevatten.

Om informatie op een handige manier te verstrekken, gaan we dit jaar informatieve filmpjes voor op de Djembé-website ontwikkelen. De inhoud van deze filmpjes zal worden gebaseerd op de behoeftes van de leden. Informatie zoals weergegeven in de studiegids willen wij op die manier moderniseren. Deze filmpjes zullen te vinden zijn op de website zodat ze toegankelijk zijn voor iedereen die ze nodig heeft. Ze vormen een aanvulling op informatie die op andere plaatsen en in andere vormen te vinden is. We gaan het komende jaar aan de filmpjes werken en zullen de filmpjes met ingang van volgend schooljaar beschikbaar stellen.

S

Djembé heeft met ingang van schooljaar 2020-2021 vier actieve sponsoren. De contracten die wij hebben getekend met onze sponsoren staan in bijlage 4. Een belangrijke sponsor is Bar Restaurant Walden. Hier vindt maandelijks het Djembécafé plaats. Tijdens het Djembécafé profiteren alle aanwezigen van bier, fris en wijn voor €2 en geldt er 20% korting op andere drankjes op vertoon van een Djembé-pas. Bovendien stelt Walden haar kelder beschikbaar om te gebruiken voor activiteiten als de commissie-battle en de karaokeavond van de GoCo. Leden van Djembé krijgen, buiten Djembécafé, ten alle tijden 20% korting op de gehele rekening op vertoon van hun Djembé-pas. De agenda van de Djembécafés in studiejaar 2020-2021 staat in bijlage 3.

Naast Walden hebben wij nog een sponsor in de horecasector; Biologisch Restaurant GYS. Minstens drie activiteiten per jaar zullen in samenwerking met GYS plaatsvinden. Dit kunnen allerlei activiteiten zijn, van etentjes tot lezingen. Op het vertoon van een Djembé- pas, hebben leden hebben bij GYS 20% korting van maandag tot en met vrijdag 17:00 op het door hen geconsumeerde eten en/of drinken.

Verder werken wij samen met Poolcafé Hart van Utrecht. Onze leden kunnen daar voor een lage prijs twee of drie uur poolen inclusief onbeperkt bier, wijn of fris. Er kunnen activiteiten worden georganiseerd door Djembé met een minimum van twintig deelnemers,

Onderneming VI

Het creëren van nieuwe highlights en het aanbrengen van een huisstijl op het Instagram- account.

Onderneming VII

Het bestuur gaat zich oriënteren op het ontwikkelen en het lanceren van een app. Dit zou een platform worden dat exclusief door Djembéleden wordt gebruikt.

Onderneming VIII

Het ontwikkelen van instructiefilmpjes en deze beschikbaar stellen aan alle studenten van

de opleiding Culturele Antropologie.

Een andere sponsor is Bol.com. Deze samenwerking biedt korting op studieboeken voor onze leden. De korting wordt via Djembé verrekend en kunnen de studenten dan bij ons declareren. Dit gaat via een stappenplan dat te vinden is op de website.

In het afgelopen jaar is ons samenwerkingsverband met boekenwinkel Savannah Bay beëindigd. Deze samenwerking bood ons 10% korting op accessoires. Savannah Bay staat overigens nog wel open voor het hosten van kleine acties of activiteiten.

In het komende jaar gaan wij ons verdiepen in het vinden van nieuwe sponsoren op verschillende gebieden. Ten eerste willen we onderzoeken of we een vervangende samenwerking kunnen vinden voor korting op studieboeken. Uit ervaring blijkt de korting via Bol.com door middel van het stappenplan wat omslachtig te zijn waardoor veel leden er geen gebruik van maken. Hier willen wij verandering in brengen zodat onze leden op een toegankelijkere manier kunnen profiteren van korting op hun studieboeken.

Ook zijn wij van plan een vervangende sponsor voor Savannah Bay te zoeken. Met drie sponsoren in de horecasector en één sponsor met oog op onderwijs gaan wij ons verdiepen in een sponsor op het gebied van cultuur. Daarnaast blijven wij het hele jaar openstaan voor potentiële sponsoren uit elke sector. Tijdens het zoeken naar sponsoren houden wij rekening met de economische recessie als gevolg van de coronacrisis.

C

-

Er zijn een aantal studieverenigingen waar Djembé nauw contact mee heeft. Onze broederverenigingen zijn alle studieverenigingen van de Faculteit Sociale Wetenschappen aan de Universiteit Utrecht. Onze zusterverenigingen zijn de andere antropologie- verenigingen in heel Nederland. Voor een schema van alle zuster- en broederverenigingen, zie bijlage 1. De banden met deze verenigingen stellen wij erg op prijs, en we werken er daarom ook hard aan om die banden te onderhouden. Dit wordt normaal gesproken gedaan door middel van constitutieborrels waar onderlinge ontmoetingen en uitstapjes uit voort vloeien. Het aankomende jaar zal er hoogstwaarschijnlijk geen constitutieborrel komen vanuit Djembé vanwege de coronacrisis. Dit betekent dat wij ons komend jaar actief gaan inzetten om de banden op een andere manier te onderhouden en waar nodig de communicatie en het contact te intensiveren.

Onderneming IX

Het zoeken naar een nieuwe boekensponsor die Bol.com zou kunnen vervangen.

Onderneming X

Het werven van nieuwe sponsoren in verschillende sectoren.

Onderneming XI

Het in stand houden van goede banden met zuster- en broederverenigingen en de band

waar nodig intensiveren.

3. Verbondenheid met de opleiding

Djembé is een studievereniging, wat inhoudt dat de vereniging nauw verbonden is met de opleiding Culturele Antropologie. Door betrokken te zijn bij de opleiding is er de mogelijkheid om veel informatie te verzamelen en te verspreiden naar elkaar, waardoor er een open en goede dynamiek bestaat. Zo is er in de vorige jaren al een goede relatie opgebouwd met de docenten, waardoor de toegankelijkheid richting de docenten versoepeld is. Dit resulteert in het feit dat Djembé informatie van docenten door kan spelen naar leden en vice versa. Maar ook binnen de vereniging is het relevant om betrokken te zijn bij de gehele opleiding om kennis te vergaren en te delen.

G

Vanuit de opleiding zijn er studentenmentoren die zich ontfermen over de eerstejaars- studenten met betrekking tot studie-gerelateerde zaken. Dit zorgt ervoor dat zij deels de taak op zich nemen om de eerstejaarsstudenten wegwijs te maken en ze te ondersteunen bij de aanpak van bijvoorbeeld het studieplan schrijven. Deze mentoren vormen de ondersteuning van het tutoraat. Ons streven is om als bestuur van Djembé een nauwere samenwerking te creëren met de mentoren om zo informatie te kunnen uitwisselen over de stand van zaken betreft het studentenwelzijn en de studievoortgang. Dit willen wij gaan realiseren door bijvoorbeeld een lunch, zoals de vakgroep-lunch, te organiseren. Wij hopen dat het investeren in deze relatie zal leiden tot meer kennis over de ervaringen van eerstejaarsstudenten.

V

Veldwerk is het belangrijkste en grootste project dat een student Culturele Antropologie in zijn/haar bacheloropleiding gaat uitvoeren. Daarom is informatie hierover zeer belangrijk zodat we veldwerkers kunnen ondersteunen, voorbereiden en inspireren voor hun onderzoek. In de afgelopen jaren is er altijd een veldwerkboek geweest met ervaringen van veldwerkers. Dit zorgt ervoor dat de ervaringen toegankelijker zijn voor studenten. Dit initiatief willen wij graag voortzetten, door het veldwerkboek te vernieuwen.

Daarnaast is ons streven om studenten meer in de gelegenheid te stellen om vragen te stellen wat betreft het veldwerk. Denk hierbij aan bezoeken aan het hok of bijvoorbeeld een veldwerkrubriek in de nieuwsbrief of Opgetrommeld. Wij hopen dat dit leidt tot meer betrokkenheid van studenten bij het veldwerk en de veldwerkers en dat studenten met meer zelfvertrouwen het veld in gaan.

Onderneming XII

Het realiseren van een nauwere samenwerking tussen Djembé en de studentmentoren van eerstejaars.

Onderneming XIII

Het vernieuwen van het veldwerkboek.

Onderneming XIV

Het oriënteren op de mogelijkheid om veldwerkers in direct contact met andere leden te

laten vertellen over veldwerk-ervaringen.

M

De Universiteit Utrecht biedt twee antropologiemasters aan, CASTOR (een researchmaster) en SCIM (meer theoretisch gefocuste master). De masterstudenten zijn, als opgemerkt vanuit ervaringen, vaak minder tot niet betrokken bij de bachelorstudenten en andersom.

Door middel van master-opendagen en masteroriëntatie wordt er wel geprobeerd informatie te verstrekken over de master aan de bachelorstudenten. Aangezien een masteropleiding kiezen een lastige keuze is en veel tijd en planning vergt, streven wij ernaar om hier steun in te bieden. Ook willen wij bekendmaken dat er reeds verschillende middelen bestaan, zodat hier meer gebruik van gemaakt zal worden.

E

W

Om de eerstejaars te ondersteunen bij lastige vakken zijn er afgelopen jaren extra werkgroepen georganiseerd door Djembé. Dit willen wij graag voortzetten, zodat wij de nodige hulp kunnen bieden en zo de opleiding ondersteunen. Deze extra werkgroepen vinden wij dan ook zeer belangrijk, omdat wij op deze manier zowel betrokken zijn bij het onderwijs en betrokken zijn bij de studenten. Ons doel is dan ook om beide te ondersteunen.

W

Net als voorgaande jaren zullen er dit jaar weer meeloopdagen plaatsvinden. Door het onderwijs op afstand, zal de inhoud van de meeloopdagen anders zijn dan eerder. Een vergelijkbare en gepaste invulling is iets waar we mee bezig zijn en zal dan ook binnenkort bekend gemaakt worden, Ondanks de fysieke belemmering zijn wij er van overtuigd dat meeloopdagen zeer relevant blijven voor de studie en de wellicht toekomstige studenten, omdat zij zo een beter beeld kunnen krijgen van de opleiding. Daarom zullen de meeloop- dagen, in welke vorm dan ook, dit jaar weer plaatsvinden.

C

S

Bij Djembé vinden wij het belangrijk om genoeg handvaten aan te bieden aan de studenten wat betreft de toekomst. Career Services is een van die handvatten die wij als zeer belangrijk ervaren. In samenwerking met de Career Services kan Djembé interessante en nuttige cursussen en activiteiten organiseren, waarbij studenten voordelen kunnen opdoen hun studententijd en hun toekomst, zoals bijvoorbeeld de LinkedIn-cursus. Omdat wij dit als zeer relevant beschouwen willen wij de goede band met de Career Services onderhouden en zeker in samenwerking weer cursussen organiseren.

Onderneming XV

Het promoten van master-opendagen, de What’s Next Week en de Careernight, zodat deze bestaande middelen bekender worden onder studenten en zij dit handvat eerder zullen vastpakken.

Onderneming XVI

Het oriënteren op het realiseren van momenten waarbij master-studenten in direct contact

kunnen komen met bachelor-studenten.

I

!

De Inspraak! is een orgaan dat zich bezighoudt met de kwaliteit van de opleiding. Studenten kunnen klachten, complimenten en opmerkingen doorgeven aan de Inspraak. Vervolgens geeft de Inspraak advies, wat door de vakgroep Antropologie zeer wordt gewaardeerd, waardoor de kwaliteit van het onderwijs kan worden verbeterd.

In deze tijd, waarin de verspreiding van het coronavirus leidt tot onderwijs op afstand, is het extra belangrijk om te weten wat studenten van het onderwijs vinden. Daarom willen wij de zichtbaarheid van de Inspraak vergroten, zodat studenten weten dat ze hun stem mogen laten horen. Uiteraard staat het bestuur ook open voor gesprekken aangaande het onderwijs, maar willen wij ook dankbaar gebruik maken van het platform dat de Inspraak vormt.

Onderneming XVII

De Inspraak! zichtbaarder maken, zodat studenten weten dat er aanspreekpunten zijn waar

zij hun zorgen en klachten met betrekking tot het onderwijs kunnen uiten.

4. Maatschappelijke betrokkenheid

Aangezien Culturele Antropologie een sterke focus op maatschappelijke fenomenen kent, is maatschappelijke betrokkenheid belangrijk voor Djembé. Binnen de vereniging merken wij dat er veel behoefte is aan het bediscussiëren van actualiteiten. Zo bespreken leden in het Hok graag maatschappelijke onderwerpen en bezoeken ze activiteiten zoals lezingen en acties. Dit jaar willen wij zorgen voor een continuïteit in de maatschappelijke betrokkenheid.

We gaan ons vooral richten op de gebieden duurzaamheid en goede doelen.

Als bestuur willen wij leden op een positieve en respectvolle manier kunnen inspireren om zich bezig te houden met de maatschappij. Hierbij achten wij het belangrijk dat de vereniging politiek neutraal blijft. Binnen Djembé is immers ieder lid – met welke overtuiging of achtergrond dan ook – van harte welkom.

D

Duurzaamheid staat bij Djembé al langere tijd hoog in het vaandel. In 2017 is in samenwerking met de Duurzaamheidscommissie het duurzaamheidsprotocol (zie bijlage 5) ontwikkeld waaraan elke commissie zich tijdens elke activiteit dient te houden. Daarnaast organiseert de Duurzaamheidscommissie informatieve, leuke activiteiten en is ook de duurzaamheidsweek een terugkerend project.

Wij vinden het belangrijk om te kijken hoe Djembé op structurele wijze nog duurzamer kan worden. Wij hopen openheid en toegankelijkheid uit te stralen waardoor ook Djembé-leden kritische en duurzame initiatieven aan kunnen dragen bij het bestuur.

Groentetas

Indien dit weer mogelijk is, zullen wij het samenwerkingsverband met Groentetas voortzetten. Dit initiatief, ontwikkeld door de UU Green Office, houdt in dat Djembé-leden via de vereniging een groentetas kunnen bestellen voor slechts € 6,-. In deze tas zit een selectie van lokaal en biologische groenten en fruit. De tas is door zowel studenten als medewerkers van de UU te bestellen en op te halen in het Hok.

De Opgetrommeld

De Opgetrommeld is het kwartaalblad dat door de Opgetrommeld commissie wordt gecreëerd. Met het oog op duurzaamheid zullen wij de gang van zaken rondom de Opgetrommeld doorzetten zoals deze in vorige jaren is verlopen. Eerstejaars krijgen het blad op papier toegestuurd – omdat de digitale variant mogelijk leidt tot het missen of onbekend blijven van het blad. In de loop van het eerste jaar zullen de eerstejaars bericht krijgen dat zij vanaf het volgende studiejaar de Opgetrommeld enkel nog digitaal toegestuurd krijgen, tenzij ze aangeven toch de papieren versie te willen blijven ontvangen.

Studiereizen

De studiereizen tussen studieblok 3 en 4 zijn een vaste gewoonte voor Djembé. Bovenal zijn het enorm gewenste momenten in het studiejaar en dit willen wij komend jaar in stand houden. Met het oog op duurzaamheid en de risico’s van de coronacrisis hebben wij besloten dit jaar slechts twee studiereizen te organiseren, in plaats van drie. Samen met de studiereiscommissies zullen wij, lettend op duurzaamheid, bestemmingen en aantallen leden, proberen de kwaliteit en het succes van de studiereizen te waarborgen. Aangezien er nu een verdeling van bestuursleden over twee studiereiscommissies zal zijn, gaat de grootte van de commissies ook veranderen, zodat er nog steeds ruimte is voor Djembé- leden om de reizen te organiseren.

G

Naast het informeren over belangrijke maatschappelijke thema’s, draagt Djembé ook actief bij aan het steunen van bepaalde goede doelen. Zo brengt de Goede Doelen Commissie jaarlijks een mooi bedrag op, dat geschonken wordt aan een collectief gekozen doel tijdens de eerste ALV van het studiejaar. Door middel van het promoten van diverse activiteiten, uiteenlopend van een benefietconcert tot wekelijkse taarten in het hok, biedt Djembé ruimte voor iedereen die graag een steentje wilt bijdragen.

Dit jaar proberen wij de betrokkenheid met het goede doel, maar ook onafhankelijke doelen te stimuleren. Daarnaast willen wij als bestuur dit jaar leden prikkelen om zelf bij te dragen aan goede doelen, door op organische wijze met voorbeelden te komen. We zullen ons het hele jaar blijven oriënteren op kleinschalige acties, zoals het plaatsen van een kledingbak in het hok voor de kledingbank. Leden zijn uiteraard ook welkom om gedurende het hele jaar acties aan te dragen.

Onderneming XVIII

In samenwerking met de studiereiscommissie oriënteren op duurzame studiereizen, waarbij bijvoorbeeld de trein en bus wordt verkozen boven het vliegtuig.

Onderneming XIX

Het oriënteren op het verbeteren en/of uitbreiden van het duurzame karakter van Djembé.

Onderneming XX

Het uitgekozen goede doel van de GoCo meer laten leven in de vereniging door nauw contact te behouden en goede samenwerking te bewerkstelligen.

Onderneming XXI

Het plaatsen van een kledingbak in het hok, waar Djembé-leden kleding kunnen inleveren.

De inhoud van de bak wordt gedoneerd aan de kledingbank in Utrecht.

Jaardoelen

Onze jaardoelen vatten onze ambities, hoofdthema’s en ondernemingen samen.

1. Het horizontale, toegankelijke karakter van de vereniging behouden door met respect voor elkaar om te gaan.

2. Quitte spelen aan het einde van het jaar.

3. Voldoen aan de contractvoorwaarden van onze samenwerkingsverbanden en het meer in beeld brengen van onze sponsoren bij Djembé-leden.

4. Betrokkenheid bij de opleiding bevorderen en de goede relatie met de vakgroep bewaren.

5. Het gemeenschapsgevoel binnen de studievereniging waarborgen.

6. Investeren in het betrekken van eerstejaarsleden bij de vereniging, zodat eerstejaars vaker aanwezig zijn bij activiteiten en/of een actieve rol willen innemen binnen een commissie.

7. De lijn van professionalisering van de vereniging voortzetten, door middel van het verder ontwikkelen van sociale media platformen.

8. Het in stand houden en waar nodig intensiveren van interne en externe communicatie vanuit Djembé.

9. De maatschappelijke betrokkenheid van Djembé en haar leden motiveren.

Nawoord

Hartelijk dank voor het lezen van ons beleidsplan, in het bijzonder aan de Djembé-leden die aanwezig zijn bij de Algemene Leden Vergadering. De steun die we van iedereen krijgen gaan wij omzetten in liefde voor Djembé. We gaan samen werken aan de duurzaamheid van de vereniging, zodat er nog zo veel mogelijk antropologen (in spe) kunnen genieten van al het moois dat Djembé voortbrengt.

Bijlagen

B

1 – O

D

B

2 – C

D

De Alumnicommissie houdt zich samen met Djembé en de vakgroep Culturele Antropologie bezig met het organiseren van alumni-activiteiten. Deze activiteiten zijn gefocust op middagen of avonden waarbij er ingegaan wordt op inhoudelijk interessante onderwerpen en waarbij de gelegenheid is om bekenden te zien, te netwerken en om bovenal een gezellige tijd te hebben. Het bestuurslid in deze commissie is Mirjam.

CuCo – Culinaire Commissie

De Culinaire Commissie zet zich op een creatieve manier in om activiteiten te organiseren met betrekking tot eten. Denk hierbij aan dingen bakken of koken en vooral de gezelligheid die hierbij te pas komt. Het doel van de Culinaire Commissie is dan ook om in een ontspannende eet-setting bij te kunnen kletsen en om kennis te maken met nieuwe gerechten. Het bestuurslid in deze commissie is Annette.

DuCo – Duurzaamheidscommissie

De Duurzaamheidscommissie is een van de jongste commissies en zet zich in voor de duurzaamheid binnen de vereniging. Zo organiseert de commissie activiteiten waarbij duurzaamheid centraal staat en ook neemt de commissie je mee in hoe je dingen duur- zamer aan kan pakken. De Duurzaamheidscommissie is een erg creatieve en belangrijke commissie die bijdraagt aan milieubewustzijn op een gezellige en leuke manier. Het bestuurslid in deze commissie is Wouter.

FeCo – Feestcommissie

De Feestcommissie is een commissie die activiteiten organiseert waarbij gezelligheid en ontspanning centraal staan. Het is dan ook vaak gefocust op niet-studie-gerelateerde activiteiten. Dit zorgt ervoor dat de commissie de nadruk legt op haar leden en een familiegevoel creëert. Het bestuurslid in deze commissie is Daan.

GoCo – Goede Doelen Commissie

Elk jaar zet Djembé zich in voor een door leden aangedragen goed doel. De Goede Doelen Commissie zet zich onder andere door middel van het organiseren en het verkopen van taart in het hok in voor het goede doel door geld op te halen. De GoCo organiseert zo toffe, gezellige activiteiten die los van het ophalen van geld al meer dan zeker de moeite waard zijn om mee te maken. Het bestuurslid in deze commissie is Fay.

KunstCo – Kunstcommissie

De Kunstcommissie is er zodat studenten hun creativiteit los kunnen gooien en fijn samen kunnen zijn. Ze kunnen door bij elkaar te komen toffe dingen doen en creëren om zo lekker te ontspannen. Het bestuurslid in deze commissie is Mirjam.

LexCo – Lezingen en Excursie Commissie

De LexCo is een commissie die zich zowel bezighoudt met het organiseren van lezingen als met het organiseren van excursies. Zo organiseren zij activiteiten die studie-gerelateerd zijn, waardoor studenten op een andere manier weer in aanraking komen met de studie.

Hiernaast organiseren zij excursies wat zich bijvoorbeeld kan uiten in bezoekjes aan musea, maar waar natuurlijk ook het organiseren van het jaarlijkse ledenweekend onder valt. Het bestuurslid in deze commissie is Daan.

LoCo – Loopbaancommissie

De Loopbaancommissie organiseert activiteiten die gefocust zijn op de oriëntatie van de arbeidsmarkt. Door dit op een leuke manier te organiseren en deel te nemen aan grote projecten zorgen zij ervoor dat leden zich door hun gehele studie kunnen blijven oriënteren.

Het bestuurslid in deze commissie is Annette.

Opgetrommeld

De Opgetrommeld is het blad van Djembé waarin vaste rubrieken en losse stukken in worden gedrukt. Dit blad wordt elk kwartaal naar Djembéleden gestuurd en staat vol met interessante en leuke verhalen! De Opgetrommeld geeft leden de creatieve vrijheid om stukken te schrijven en geeft de lezer nieuwe inzichten of interessante discussieonderwerpen. Het bestuurslid in deze commissie is Fay.

ProCo – Promotiecommissie

De Promotiecommissie ondersteunt de Commissaris PR bij het promoten van Djembé gerelateerde zaken, zoals het promoten van activiteiten, het maken van posters én het meehelpen bedenken van de Djembékledinglijn. Het bestuurslid in deze commissie is Fay.

SpoSpeCo – Sport en Spel Commissie

De Sport en Spel Commissie is een commissie die de vereniging voorziet van recreatieve activiteiten en gezelligheid en teamwerk hoog in het vaandel heeft staan. Het organiseert dan ook ontspannende activiteiten die dit bevorderen. Het bestuurslid in deze commissie is Wouter.

Studiereiscommissie

De studiereiscommissie is een commissie bestaande uit het huidige bestuur en een paar andere leden. Deze commissie houdt zich bezig met het organiseren van de studiereizen.

Hierdoor zorgen zij ervoor dat de studiereizen draaien om ontspannen en gezelligheid, maar ook de studie op een leuke manier in de studiereis verwerken. De bestuursleden in deze commissie zijn Mirjam, Wouter, Daan, Fay en Annette.

Websitecommissie

De websitecommissie houdt zich bezig met het updaten van de website met onder andere foto’s en belangrijke stukken. Ook is de website de plek om je in te schrijven voor activiteiten. De website wordt dus onderhouden en verbeterd indien dit nodig is. Deze commissie bestaat uitsluitend uit bestuursleden. De bestuursleden in deze commissie zijn Mirjam, Wouter, Daan, Fay en Annette.

B

3 – S

2020-2021

Maand Datum Bijzonderheden

September* 23-09-2020 Na ALV I, vanaf 22:00

Oktober 28-10-2020

November 25-11-2020 Bekendmaking studiereizen

December 16-12-2020 FeCo Edition

Januari 13-01-2021 Na ALV II, vanaf 22:00

Februari 24-02-2021 GoCo Edition

Maart 31-03-2021

April 14-04-2021

Mei 02-06-2021

Juni 30-06-2021

* In verband met de coronacrisis is het nog onbekend vanaf wanneer de Djembécafés in Walden kunnen plaatsvinden.

B

4 – C

Overeenkomst 2020-2021

De ondergetekenden:

Contractant I Studievereniging Djembé, gevestigd op de Uithof in het Sjoerd

Groenmangebouw, kamer A1.11 te Utrecht

Contractant II Biologisch restaurant GYS, gevestigd op Amsterdamsestraatweg 113

en Voorstraat 77 te Utrecht

Verklaren te zijn overeengekomen als volgt

Artikel 1. Algemeen

1.1 Biologisch Restaurant GYS is verantwoordelijk voor het aanleveren van digitaal promotiemateriaal zoals bijvoorbeeld advertenties, flyers e.d.

1.2 Studievereniging Djembé is niet aansprakelijk voor schade, welke kan ontstaan door onjuiste publicatie van de gegevens verstrekt door Biologisch Restaurant GYS, behalve indien er sprake is van grove nalatigheid of opzet aan de kant van

Studievereniging Djembé.

1.3 Op dit contract is Het Nederlands Recht van toepassing.

1.4 Alle geschillen tussen partijen, voortvloeiende uit deze overeenkomst of die daarmee rechtstreeks in verband staan, zullen berecht worden door de bevoegde rechter in het Arrondissement Utrecht.

Artikel 2. Verplichtingen Biologisch Restaurant GYS

2.1 Biologisch Restaurant GYS is verplicht tot het openstellen van het restaurant voor minimaal drie activiteiten van Studievereniging Djembé per jaar.

2.2 Biologisch Restaurant GYS is op de gehele maandag, de gehele dinsdag, de gehele woensdag, de gehele donderdag en vrijdag tot 17:00 uur het hele jaar rond verplicht tot het bieden van een korting van 20% op het geconsumeerde van

houders van de Djembépas. Op vertoon van de Djembépas geldt deze korting. In het geval van het menu, zal de korting van toepassing zijn op de losse gerechten en niet op het menu als geheel.

Artikel 3. Verplichtingen Studievereniging Djembé

3.1 Studievereniging Djembé is verplicht tot het minimaal drie keer per jaar organiseren van activiteiten bij Biologisch Restaurant GYS.

3.2 Studievereniging Djembé is verplicht de afspraken en kortingen zoals afgesproken in art. 2 kenbaar te maken onder haar leden via haar website, verenigingskamer, verenigingsblad en sociale media.

Artikel 4. Duur, beëindiging en opzegging

4.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de periode vanaf 1 september 2020

tot en met 31 augustus 2021 en kan jaarlijks verlengd worden. In de maand maart

2021 vindt een evaluatie plaats waarbij, na instemming van beide partijen, het

contract verlengd kan worden. De opzegtermijn voor beide partijen bedraagt ten

minste 3 maanden.

4.2 Vindt er wederzijdse overeenstemming over een verlenging plaats, dan loopt de overeenkomst door voor de duur van maximaal 1 jaar, onder gelijkblijvende

voorwaarden.

4.3 Mocht, door omstandigheden omtrent het Covid-19 virus niet voldaan kunnen worden aan de verplichtingen 2.1 en 3.1, hetzij door maatregelen vanuit de Universiteit of overheid, dan komt deze te vervallen. Vervolgens kunnen beide partijen in overleg afstemmen of er nog een mogelijkheid is tot een alternatieve activiteit is.

Aldus in tweevoud ondertekend te Utrecht d.d. .../.../...,

Namens Biologisch Restaurant GYS, Namens Studievereniging Djembé,

Naam: Naam:

... ...

Handtekening: Handtekening:

... ...

Overeenkomst 2020-2021 De ondergetekenden:

Contractant I Studievereniging Djembé, gevestigd op de Uithof in het Sjoerd Groenmangebouw, kamer A2.12 te Utrecht

Contractant II Bar Walden gevestigd te Utrecht aan de Domplein 16 Verklaren te zijn overeengekomen als volgt

Artikel 1. Algemeen

1.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de periode vanaf 1 september 2020 tot en met 31 augustus 2021 en kan jaarlijks verlengd worden. In de maand maart 2020 vindt een evaluatie plaats waarbij, na instemming van beide partijen, het contract verlengd kan worden. De opzegtermijn voor beide partijen bedraagt ten minste 3 maanden.

1.2 Eventuele kosten ter incasso, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk door Studievereniging Djembé gemaakt, komen ten laste van Bar Walden.

1.3 Bar Walden is verantwoordelijk voor het aanleveren van digitaal promotiemateriaal zoals bijvoorbeeld advertenties, flyers e.d.

1.4 Studievereniging Djembé is niet aansprakelijk voor schade, welke kan ontstaan door onjuiste publicatie van de gegevens verstrekt door Bar Walden, behalve indien er sprake is van grove nalatigheid of opzet aan de kant van Studievereniging Djembé.

1.5 Alle genoemde bedragen zijn inclusief B.T.W.

1.6 Op dit contract is Nederlands recht van toepassing.

1.7 Alle geschillen tussen partijen, voortvloeiende uit deze overeenkomst of die daarmee rechtstreeks in verband staan, zullen berecht worden door de bevoegde rechter in het Arrondissement Utrecht.

Artikel 2. Verplichtingen Bar Walden

2.1 Bar Walden verplicht zich om op de borrelavonden die studievereniging Djembé op de vooraf afgesproken data doorgeeft, hun caféruimte beschikbaar te stellen.

2.2 Bar Walden verplicht zich om elk lid van Studievereniging Djembé die een borrelavond bezoekt, een eerste gratis bier, wijn of fris aan te bieden.

2.3 Bar Walden verplicht zich om aan de houders van de Djembépas een korting aan te bieden. Op vertoon van de Djembépas krijgen de pashouders gedurende de hele dag, alle dagen van de week, alle weken van het jaar, 20% korting op de gehele rekening. Dat wil zeggen zowel drankjes als eten.

2.4 Bar Walden verplicht zich tot het gratis beschikbaar stellen van de kelder voor Studievereniging Djembé, mits die niet al geboekt is en mits er minstens twee weken van tevoren is gereserveerd door Studievereniging Djembé. Dit geldt ook voor het ter beschikbaar stellen van het gehele restaurant voor een grotere activiteit, zolang de beschikbaarheid dit toe laat.

2.5 Bar Walden verplicht zich om gedurende de borrelavonden van Djembé, vaasje bier, wijn en fris aan te bieden voor € 2,-, zegge twee euro.

Artikel 3. Verplichtingen Studievereniging Djembé

3.1 Studievereniging Djembé verplicht zich de afspraken en kortingen zoals afgesproken in art. 2 kenbaar te maken onder haar leden via haar website, verenigingsblad en sociale media. Bar Walden mag twee keer per blok gebruik maken van de promotiekanalen van Djembé om eigen

georganiseerde activiteiten te promoten.

3.2 Studievereniging Djembé verplicht zich om haar minderjarige leden op het alcoholbeleid te wijzen en ziet er op toe dat tijdens het uitdelen van het eerste drankje, beschreven in art. 2.2, geen alcoholische drank worden verstrekt aan minderjarige leden.

3.3 Studievereniging Djembé verplicht zich haar borrelavonden uitsluitend te verbinden aan Café

3.4. Studievereniging Djembé verplicht zich om aan het begin van het studiejaar de data door te geven van alle, op dat moment bekende, borrelavonden door het jaar heen.

Aldus in tweevoud ondertekend te Utrecht d.d. .../.../...,

Namens Bar Walden, Namens Studievereniging Djembé,

Naam: Naam:

... ...

Handtekening: Handtekening

B

5 – D

Voor het bestuur:

 Bij aanmelding voor activiteiten met eten moeten leden aangeven of ze vlees eten of vegan zijn in plaats van of ze vegetariër zijn.

 Agenda’s voor vergaderingen moeten digitaal. Indien gebruik van papier noodzakelijk is, denk dan aan recyclebaar papier of papier gemaakt van Hennep.

 Duurzaamheid nog meer promoten, kortsluiten met GreenOffice over wat hier mogelijkheden voor zijn.

 Banden met GreenOffice aanscherpen en vaker een samenwerking bewerkstelligen in het kader van Duurzaamheid.

 Opgetrommeld zo snel en veel mogelijk digitaliseren.

 DuCo 4 activiteiten geven, waarvan een samenwerkingsactiviteit met andere verenigingen, zodat duurzaamheid meer onder de aandacht komt.

 Computers en andere elektronische apparatuur op een zuinige manier gebruiken en in de vakanties de koelkast uitzetten.

 Verwarming uit als het raam open staat (indien dit mogelijk is i.v.m. het gebouw).

 Memo’s proberen te digitaliseren of op een kladblok, maar geen kleine wegwerp memo-papiertjes meer gebruiken.

 PR: minder posters want het bereik blijkt niet zo groot. De nieuwsbrief moet voldoende zijn en een of twee posters in/bij het hok en wellicht eentje per gebouw.

Voor commissies:

 Voor activiteiten met eten: áltijd een vegetarische/vegan optie (wees creatief) en let hierbij gelieve op de kleine lettertjes op verpakkingen. Te letten op het feit of er niet toevallig vlees/vis of schaaldieren verwerkt zitten in een product. (Voor de CuCo in het bijzonder: een in de vier activiteiten volledig vegetarisch/vegan, om te laten zien dat vlees niet per se nodig is).

 Voor activiteiten met eten: zorgen dat er geen eten te veel is, dat weg wordt gegooid. Tupperware aanschaffen zodat mensen restjes mee naar huis kunnen nemen. Er wordt in elk geval geen eten weggegooid.

 Gebruik van wegwerp-plastic is bij dezen verboden. Er is hard plastic beschikbaar in het hok en anders gebruik maken van porcelein/glas. Dit vervolgens af te wassen en hierbij te denken aan duurzaam watergebruik.

 Agenda voor vergaderingen digitaal. Verder alles wat niet geprint hoef te worden, niet printen. Wanneer een andere mogelijkheid is, benut deze dan.

 Bij elke activiteit afval gescheiden inzamelen en gescheiden weggooien.

Onderscheid te maken in papier/natuurlijk materiaal/metaal en plasticjes.

 Wanneer nieuwe producten moeten worden aangeschaft voor een activiteit, let dan op de verpakking of neem zelf een tas mee. Daarnaast moeten duurzame/fairtrade en ecologisch verantwoorde producten gebruikt worden.

 Agenda’s voor vergaderingen niet meer printen maar digitaal versturen.

 Verminder afval door na te denken of spullen herbruikt kunnen worden: Reduce, Reuse and Recycle! Bij het organiseren van activiteiten, denk goed na of items geleend kunnen worden zodat er niet onnodig nieuwe spullen gekocht hoeven te worden. Ook leuk voor de spaarpot!

B

6 – A

-

Overeenkomst omtrent: Alcoholgebruik en minderjarigen

Deze overeenkomst is opgesteld in het kader van de Drank- en Horecawet. Djembé wil benadrukken dat zij zich, naast het naleven van de Drank- en Horecawet, breder

oriënteert dan enkel de borrelcultuur en wil bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling van haar leden.

Ondergetekende verklaart dat hij/zij kennis heeft genomen van het alcoholreglement van Djembé en instemt met de onderstaande regels omtrent alcoholgebruik:

(1) Voor leden jonger dan 18 jaar is het verboden alcohol te nuttigen, aan te schaffen, dan wel ter hand te nemen.

(2) Leden jonger dan 18 jaar dienen de overeenkomst omtrent alcoholgebruik te ondertekenen.

(3) Djembé en haar bestuursleden zijn gerechtigd ondergetekende te wijzen op overtreding van het alcoholreglement en deze overeenkomst en zijn gerechtigd ondergetekende hierop te handhaven.

(4) Voor meerderjarige leden is het verboden alcohol te verstrekken aan leden jonger dan 18 jaar.

Indien ondergetekende alcohol nuttigt, aanschaft, dan wel ter hand neemt zal bij de eerste overtreding een waarschuwing gegeven worden. Bij de tweede overtreding zal een

participatieverbod voor borrels worden opgelegd van twee weken. Bij de derde overtreding zal een participatieverbod worden opgelegd tot het desbetreffende lid 18 jaar is.

De gemeente is verantwoordelijk voor de handhavingsstrategie van de naleving van de Drank- en Horecawet. Bij deze handhavingsstrategie zal vooraf geen waarschuwing worden gegeven. Dus: hoe ernstiger de overtreding, hoe zwaarder de sanctie voor de verenging zal zijn. Voor de overtredingen geldt het principe van ‘three strikes you’re out.

Als een vereniging in één jaar tijd drie keer een fout begaat, verliest deze haar

vergunning. De zeer ernstige overtredingen leiden direct tot intrekking van de vergunning voor onbepaalde tijd en sluiting.

Ondergetekende verklaart dat hij/zij op de hoogte is van de gevolgen voor Djembé indien Djembé beboet wordt bij een gemeentelijke controle.

Geboortedatum: .../.../...

Naam:

... ...

Datum van ondertekening: .../.../...

Handtekening:

B

7 – H

Huishoudelijk Reglement Djembé Utrecht

Opgesteld 19 september 2018

Inhoudsopgave

Algemeen ………...3 Leden ………... 3 Bestuur ………... 4 Algemene Vergadering ………...…... 5 Adviesorganen ………...……... 6 Commissies ………...…… 6 Activiteiten ………...……….. 6 Alcoholbeleid ………...………….. 7 Harddrugsbeleid ………...……… 7 Kamerbeleid ………...………. 8 Overig ………...……… 8

Algemeen Artikel 1

1. Dit Huishoudelijk Reglement is gebaseerd op de Statuten, zoals verplicht aangegeven tijdens de instelling van de Statuten op 2 augustus 2017.

2. Het Huishoudelijk Reglement is bedoeld als een aanvulling en verduidelijking van de Statuten en mag hiermee niet in strijd zijn.

3. In het Huishoudelijk Reglement wordt de dagelijkse gang van zaken binnen Studievereniging Djembé besproken.

Artikel 2

1. Het Huishoudelijk Reglement van studievereniging Djembé kan alleen worden gewijzigd tijdens de Algemene Vergadering.

2. De uitnodiging voor de Algemene Vergadering waarop het Huishoudelijk Reglement wordt gewijzigd moet veertien dagen voor aanvang van de Algemene Vergadering worden verstuurd.

3. De wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement moeten ten minste tien dagen voor de dag van de Algemene Vergadering worden gecommuniceerd naar de leden.

4. Wanneer er sprake is van een wijziging van het Huishoudelijk Reglement dient de Raad van Advies (zie artikel 15) veertien dagen voor de te bepalen wijziging om advies te worden gevraagd.

5. De statuten zijn jaarlijks wijzigbaar tijdens een Algemene Vergadering.

Artikel 3

1. Het boekjaar van studievereniging Djembé loopt van 1 september tot en met 31 augustus.

Leden Artikel 4

1. Inschrijven bij studievereniging Djembé kan op elk moment gedurende het boekjaar.

2. De inschrijving voor lidmaatschap gebeurt via de website van studievereniging Djembé, namelijk: www.djembehok.nl

3. Het bestuur gedurende dat boekjaar beslist over toelating van aspirant-leden.

Artikel 5

1. De jaarlijkse contributie voor het lidmaatschap bedraagt tien euro.

2. Een verandering van jaarlijkse contributie wordt vastgesteld door het bestuur van dat betreffende boekjaar en moet worden ingestemd door de Algemene Vergadering.

3. De contributie wordt, voor leden die in 2016 of daarna zijn ingeschreven, afgeschreven via een automatische incasso in september van dat boekjaar.

Artikel 6

1. De Algemene Vergadering kan op grond van zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging een lid tot erelid benoemen, op voordracht van het bestuur.

2. Een erelid heeft dezelfde rechten en plichten als een gewoon lid, maar betaalt geen contributie.