Generiek proces aanvragen Jeugd/Wmo

(1)

BASELINE DOCUMENT

Vastgesteld: Programmateam Sturing & Inkoop 19 oktober 2021

Pagina 1 van 23

Datum : 15-10-2021

Generiek proces aanvragen Jeugd/Wmo

Procesbeschrijving

(2)

Vastgesteld: Programmateam Sturing & Inkoop 19 oktober 2021

Pagina 2 van 23

Inhoudsopgave

Generiek proces aanvraag Jeugd/Wmo ………..………...…3

Start proces aanvraag Jeugd/Wmo………..………..13

2.1. Begin van Ontvangen melding/aanvraag………...13

3.1 Begin van Verhelderen vraag..………..………15

4.1. Begin van Voeren matchingsgesprek ……… ………..….16

5.1. Begin van Opstellen LZP..………..…..17

6.1 Begin van Maken beschikkingen ………..……..18

7.1. Begin van Start dienstverlening… ………..…...19

8.1. Begin van Regie voeren ………..…20

9. Start rechtstreekse verwijzing jeugd (moet nog verder ontwikkeld worden)………..…..21

(3)

3 Generiek proces aanvragen JeugdWmo

1 2

(4)

Vastgesteld: Programmateam Sturing & Inkoop 19 oktober 2021

Pagina 4 van 23

Pagina 1.1 Horizontale pagina: 1 Verticale pagina: 1

(5)

1 2 3

(6)

Vastgesteld: Programmateam Sturing & Inkoop 19 oktober 2021

Pagina 6 van 23

(7)

2 3 4

(8)

Vastgesteld: Programmateam Sturing & Inkoop 19 oktober 2021

Pagina 8 van 23

(9)

3 4 5

(10)

Vastgesteld: Programmateam Sturing & Inkoop 19 oktober 2021

Pagina 10 van 23

(11)

4 5

(12)

Vastgesteld: Programmateam Sturing & Inkoop 19 oktober 2021

(13)

13 Generiek proces aanvragen Jeugd/Wmo

1. Start proces aanvraag Jeugd/Wmo Omschrijving

Leeswijzer:

Bijgaand het generieke proces Aanvraag Jeugd/Wmo voor Sturing & Inkoop. De rode vlaggen zijn de uitgangspunten van het generieke proces. De rest is een voorbeeld hoe je kan komen tot de rode vlaggen. Bij de rode vlaggen is vastgelegd:

- Output: wat moet deze processtap opleveren.

- Hulpmiddelen: welke hulpmiddelen worden er onder andere gebruikt.

De rest van het processtappen kunnen door de gemeente zelf bepaald worden. De gemeente kan de stappen zelf aanvullen met:

- Wie voert de processtap uit?

- Welke hulpmiddelen gebruik ik hierbij? Denk hierbij aan formulieren, handleidingen, werkinstructies enz.

- Welk systeem gebruik ik hierbij?

- Zijn er bij de betreffende stap risico's die aandacht nodig hebben. Denk hierbij aan 4-ogen of controle achteraf.

Wat is een proces?

Een proces bestaat uit een aaneenschakeling van stappen waarbij activiteiten worden uitgevoerd die bijdragen tot het realiseren van een product of een vastgelegd eindresultaat. Bij elke stap kunnen mensen, materialen of andere (hulp)middelen worden ingezet.

Doorontwikkeling:

- Digitaal aanvragen

- Digitaliseren verzenden en ontvangen van het Leefzorgplan (via Mijn overheid-> loopt pilot bij Gennep) - Regionale wiki

- Leefzorgplan digitaal uitlezen om data te verzamelen

2.1. Begin van Ontvangen melding/aanvraag Omschrijving

In dit deel van het proces wordt beschreven hoe en welke signalen worden ontvangen en op welke wijze deze verder verwerkt worden.

2.2. Behandelen melding/aanvraag Omschrijving

De melding komt binnen bij de gemeente. Bijvoorbeeld via:

- Telefoon - Website - E-mail

- Wijkteam/consulent - Balie

2.3. Verhelderen en onderzoeken vraag Binnen 24 uur

2.4. Registreren melding/aanvraag Omschrijving

De melding wordt geregistreerd.

2.5. Beoordelen soort melding/aanvraag Omschrijving

Beoordelen van de melding en vervolg kiezen:

- Ondersteuningsvraag - Informatievraag

(14)

Procesbeschrijving: Generiek proces aanvragen Jeugd/Wmo

2.6. Verstrekken informatie Omschrijving

Het is een ondersteuningsvraag en de cliënt wordt geïnformeerd over het vervolgtraject en de tijdslijnen die hierbij horen.

2.7. Beoordelen type melding/aanvraag Omschrijving

Type melding beoordelen en vervolg kiezen.

2.8. Melding/aanvraag geregistreerd en toebedeeld Omschrijving

Het ontvangen signaal/melding van de cliënt is geregistreerd en toebedeeld.

Er is een volledige aanvraag beschikbaar.

Beschikbare data:

- Aantal volledige aanvragen

- Specificatie van de aanvraag op : Jeugd/Wmo/Wvggz/BW/MO enz. (nog nader te specificeren)

2.9. Einde van Ontvangen melding/aanvraag

2.10. Melding/aanvraag geregistreerd en toebedeeld

2.18. Beantwoorden vraag Omschrijving

De cliënt krijgt informatie over zijn vraag of wordt verwezen naar het juiste loket.

2.19. Afsluiten van de melding Omschrijving

De melding wordt afgesloten nadat de informatie is aangevuld.

(15)

2.20. Signaal geregistreerd en toebedeeld

3.1. Begin van Verhelderen vraag Omschrijving

In dit deel van het proces wordt beschreven op welke wijze de situatie van de cliënt wordt getoetst en de hulpvraag helder is. Dit gebeurt in

verreweg de meeste gevallen via een keukentafelgesprek. In dit keukentafelgesprek wordt gebruik ge maakt van de Zelf Redzaamheid Matrix (ZRM) en Leefdomeinen.

3.2. Maken afspraak

Binnen 5 werkdagen na melding Omschrijving

Er wordt, binnen 5 dagen na de melding een keukentafel gesprek gepland met de cliënt.

Aantekening

Eind 2020 start een pilot met Jeugd om de afspraken door de 1e lijn specialist van de mid-office te laten maken. Gemeente Venlo

3.3. Versturen afspraakbevestiging Omschrijving

De cliënt ontvangt een bevestiging van de afspraak.

In de brief vermelden:

- De datum van het gesprek.

- Wie het gesprek voert - Waar het gesprek plaatsvind

- En dat de cliënt gebruik kan maken van een onafhankelijk cliëntondersteuner.

3.4. Uitvoeren vraagverheldingsproces Binnen 2 weken na datum melding

Omschrijving

Het keukentafelgesprek vindt plaats. Maak hierbij gebruik van:

- Zelfredzaamheidsmatrix - Leefdomeinen

Opmerkingen

Het keukentafelgesprek / vraagverhelderingsgesprek vindt plaats op basis van vaste stappen"

Een aanvraag tot jeugdhulp moet door het college worden onderzocht. Dit onderzoek moet zorgvuldig worden uitgevoerd. Hiervoor is het nodig om de volgende stappen te doorlopen (Bron Schulinck):

- Vaststellen van de hulpvraag

- Onderzoeken of deze gemeente verantwoordelijk is - Onderzoeken of de jeugdwet van toepassing is - In kaart brengen van beperkingen/problematieken - Bepalen welke hulp nodig is

- Onderzoeken van eigen mogelijkheden en probleemoplossend vermogen (eigen kracht) - Aanspraak op voorliggende voorziening

- Aanspraak op een algemene voorziening

- Informeren over de mogelijkheid van het aanvragen van een pgb

- Indien aangevraagd: beoordelen of aan voorwaarden pgb voldaan wordt.

Aanvraag tot Wmo (bron Schulinck)

Wanneer een melding gedaan wordt moet het college vaststellen:

1. Wat de hulpvraag is.

2. Welke problemen ondervonden worden bij de zelfredzaamheid en maatschappelijke participatie, dan wel het zich kunnen handhaven in de samenleving.

3. Welke ondersteuning naar aard en omvang nodig is om een passende bijdrage te leveren aan de zelfredzaamheid of participatie of het zich kunnen handhaven in de samenleving.

(16)

4. Vervolgens moet onderzocht worden in hoeverre de eigen mogelijkheden, gebruikelijke hulp, mantelzorg, ondersteuning door andere personen uit het sociale netwerk en algemene voorzieningen de nodige hulp en ondersteuning kunnen bieden.

3.5. Bepalen hulpvraag en nemen besluit Omschrijving

De gemeente bepaald samen met de cliënt wat de beste aanbieder is en welke vorm het best passend is, bij zijn hulpvraag.

3.6. Vorm + omvang ondersteuning bepaald Omschrijving

De vorm en omvang van de hulpvraag zijn helder. Het voorlopig advies is opgenomen in het LZP.

Hulpmiddel:

Format LZP

- Aantal volledige aanvragen

- Specificatie van het voorlopig advies: Jeugd/Wmo/Wvggz/BW/MO enz.

3.7. Beoordelen vorm Omschrijving

De vorm en omvang van de ondersteuning is bepaald (Zorg in natura, PGB of Wlz).

3.8. Einde van Verhelderen vraag

3.9. Voeren Bewust keuze gesprek Omschrijving

Met de cliënt wordt een bewust keuze gesprek gehouden en bepaald of deze cliënt PGB vaardig is. Dit maakt onderdeel uit van de vraagverheldering.

Advies richting de gemeente. Niet voorgeschreven.

3.11. Maken afspraak Omschrijving

Maak een afspraak bij de cliëntondersteuner van MEE / Synthese / Incluzio / Burgerkracht.

4.1. Begin van Voeren matchingsgesprek Applicaties

WIZportaal Omschrijving

In dit deel van het proces is beschreven of en hoe er een matchingsgesprek plaatsvind. Er is na afloop een eenduidig beeld over de vorm en de omvang van de ondersteuning.

(17)

Venlo: WIZportaal Gennep: Djuma Bergen: WIZ portaal Venray: Arrangeren Beesel:

Horst aan de Maas:

Peel en Maas: Suite

4.2. Matchingsgesprek noodzakelijk?

Omschrijving

Is het noodzakelijk een matchingsgeprek te voeren?

Hulpmiddel:

Uitgangspunten wel of niet voeren matchingsgesprek: nog nader te specificeren)

4.3. Voeren matchingsgesprek Omschrijving

Benader de aanbieder en bespreek de voorwaarden en doelen die zijn gesteld.

4.4. Matchingsgesprek Omschrijving

Er heeft een matchingsgesprek plaatsgevonden. Het traject is in samenspraak vastgesteld.

In het LZP wordt het voorlopig advies eventueel gewijzigd.

Hulpmiddelen:

Format LZP

- Wijziging voorlopig advies - Afwijzing door aanbieder - Op wachtlijst geplaatst

4.5. Einde van Voeren matchingsgesprek

4.6. Einde van Voeren matchingsgesprek

5.1. Begin van Opstellen LZP Omschrijving

In dit deel van het proces wordt beschreven hoe een LeefZorgPlan wordt samengesteld. In het Leefzorgplan staat aard en omvang van ondersteuning vastgelegd en waarbij voortgang wordt geborgd door het stellen van doelen.

Het kan voorkomen dat uit het onderzoek blijkt dat er geen maatwerkvoorziening hoeft te worden georganiseerd. In dit geval is geen Leefzorgplan nodig.

Bij een PGB is een matchingsgesprek niet aan de orde.

5.2. Vaststellen definitief LZP Omschrijving

Het LZP wordt samengesteld/aangevuld totdat het een definitief plan is.

5.3. Definitief leefzorgplan

(18)

Omschrijving

Er is een volledig en definitief LZP beschikbaar. Dit kan ter ondertekening naar de cliënt worden gestuurd.

Hulpmiddelen:

Format LZP

- Aantal definitieve leefzorgplannen

5.4. Verzenden LZP ter ondertekening Binnen 6 weken

Omschrijving

Het LZP verzenden aan de cliënt ter ondertekening.

5.5. Wachten op LZP Omschrijving

Wachten op het ondertekende LZP

5.6. Ontvangen en registreren ondertekend LZP Omschrijving

Het ondertekende LZP is retour en wordt geregistreerd.

5.7. Officiële aanvraag Omschrijving

Er is een getekend en geregistreerd LZP beschikbaar. Dit is de officiële aanvraag bij Wmo. Bij de Jeugdwet is de aanmelding de officiële aanvraag.

Hulpmiddel:

Format LZP

5.8. Einde van Opstellen LZP

6.1. Begin van Maken beschikkingen Omschrijving

In dit deel van het proces wordt beschreven hoe de beschikking met daarin de vorm en omvang van de ondersteuning wordt opgemaakt. En hoe de administratieve afhandeling plaatsvindt.

6.2.

6.3. Beschikking maken Omschrijving

Besluit wordt vastgelegd in de beschikking.

Op het besluit kan bezwaar worden gemaakt.

Er is een beschikking Zorg in Natura Wmo en Jeugd.

Beschikkingen PGB en ZIN zijn nog in ontwikkeling.

6.4. Versturen beschikking

(19)

Omschrijving

De beschikking wordt verzonden naar de cliënt.

6.5. Juridische juiste beschikking Binnen 8 weken (Wmo)

Omschrijving

Projectgroep Toegang (Natasja) is kartrekker. Diverse juristen en uitvoerders zijn bij het traject betrokken.

Beschikkingen PGB en NGA worden momenteel uitgewerkt.

6.6. Einde van Maken beschikking

6.7. Bestelling plaatsen Omschrijving

Het product wordt besteld/dienstverlening wordt aangevraagd door het versturen van een 301 bericht naar de aanbieder.

6.8. Berichtenverkeer Applicaties

Berichtenverkeermodule Omschrijving

Er wordt een 301 (start dienstverlening) bericht gestuurd. Aanbieder kan pas declareren als hij dit bericht heeft ontvangen.

Hulpmiddel:

Berichtenverkeer.

7.1. Begin van Start dienstverlening Applicaties

WIZportaal

Externe applicatie Omschrijving

In dit deel van het proces staat beschreven hoe de aanbieder de doelen gaat bereiken. Dit wordt vastgelegd in een plan van aanpak.

Per gemeente anders georganiseerde applicatie / ander systeem Opmerkingen

Dit deelproces moet nog concreter ingevuld worden, met name de stappen die door de aanbieder gezet worden.

7.2. Starten dienstverlening Standaard < 6 weken

Omschrijving

De dienstverlening wordt gestart.

7.3. PvA Omschrijving

Plan van aanpak vanuit de aanbieder is verplicht. Op basis van een signalen wordt hierop gemonitord.

Met een aantal minimale eisen, deze worden in Q1 2022 gemaakt (Natasja nog nader te bepalen).

Er zijn wettelijke termijnen voor het maken van een PvA. Starten van de dienstverlening standaard binnen 6 weken. Contractmanagement gaat dit monitoren.

(20)

7.4. Einde van Start dienstverlening

8.1. Begin van Regie voeren Omschrijving

In dit deel van het proces wordt beschreven op welke wijze de voortgang (gestelde doelen) bewaakt worden.

8.2. Inplannen evaluatie gesprek Omschrijving

Afhankelijk van de gestelde doelen en de looptijd wordt de cliënt benaderd voor een voortgangsgesprek.

8.3. Voeren evaluatie gesprek Omschrijving

Tijdens het evaluatiegesprek wordt besproken of de acties voldoende zijn om de doelen te bereiken.

8.4. Beoordelen vervolgactie Omschrijving

Zijn de doelen behaald?

8.5. Registreren evaluatie Omschrijving

Het registreren van de voortgang op basis van het WAT.

8.6. Evaluatieformulier Omschrijving

Een generiek evaluatieverslag.

Hulpmiddel:

Generiek formulier met richtlijnen.

8.7. Versturen einde dienstverlening bericht Rollen

Aanbieder Omschrijving

Bij het stoppen van de dienstverlening, stuurt de aanbieder een 307 bericht.

8.8. Einde dienstverlening (berichtenverkeer) Omschrijving

Berichtenverkeer 307 (stop dienstverlening).

Beschikbare data, zit al in berichtenverkeer:

- Doelen (gedeeltelijk) behaald.

- Reden stoppen dienstverlening.

(21)

8.9. Einde van Regie voeren

8.10. Registreren voortgang Omschrijving

Het registreren van de voortgang op basis van de gestelde doelen. Aan de hand van de gestelde doelen en acties vervolgens bepalen wanneer het volgende evaluatie gesprek zal plaatsvinden.

8.12. Registreren voortgang Omschrijving

Het registreren van de voortgang op basis van de gestelde doelen. Aan de hand van de gestelde doelen en acties komt een nieuwe hulpvraag naar voren. Het proces start vanaf het registreren van de melding.

9. Start (werkproces) rechtstreekse verwijzing jeugd (Wordt nog ontwikkeld in de regio Q1 en Q2)

11. Voeren gesprek huisarts / jeugdarts / medisch specialist (verder te noemen: arts) met cliënt

12. Beoordelen hulpvraag Rollen

Medische verwijzers / 315

(wordt nog in de regio ontwikkeld Q1 en Q2)

13. Doorzetten melding/aanvraag Omschrijving

De arts zet de melding door naar de gemeente. De gemeente pakt de melding op en start het proces volgens de standaard procedure.

15. Maken verwijzing Omschrijving

De arts schrijft een verwijzing uit voor de aanbieder.

Aan een gecontracteerde partij.

16. Sturen bericht start dienstverlening Omschrijving

De aanbieder stuurt het bericht 315-start dienstverlening met daarin de doelen. Met toelichting waarom voor bepaalde zwaarte is gekozen.

De inhoud wordt uitgewerkt. (wordt meegenomen in de notitie medische verwijzers) Specifiek = Wat ga je doen?

Meetbaar = Ik kan meten of het doel behaald is.

Acceptabel = Is het doel acceptabel voor mij en mijn omgeving?

Realistisch = Het doel is niet te hoog maar ook niet te laag.

Tijdsgebonden = Ik weet wanneer ik moet beginnen en wanneer ik klaar moet zijn.

17. 315 Start dienstverlening aanbieder Omschrijving

De gemeente ontvangt via berichtenverkeer een 315-bericht met daarin de doelen.

(22)

De inhoud wordt uitgewerkt. (wordt meegenomen in de notitie medische verwijzers) Specifiek = Wat ga je doen?

Meetbaar = Ik kan meten of het doel behaald is.

Acceptabel = Is het doel acceptabel voor mij en mijn omgeving?

Realistisch = Het doel is niet te hoog maar ook niet te laag.

Tijdsgebonden = Ik weet wanneer ik moet beginnen en wanneer ik klaar moet zijn.

18. Controleren 315 berichten Rollen

Backoffice medewerker Omschrijving

De backoffice medewerker controleert de binnen gekomen 315 berichten. Wordt meegenomen in notitie medische verwijzers.

Twee routes mogelijk:

-Bij geen bijzonderheden wordt 315 bericht goedgekeurd en doorgezet.

-Bij bijzonderheden wordt opgeschaald naar BIG geregisterde medewerker voor inhoudelijke check.

Na goedkeuring over overeenstemming met BIG geregistreerde medewerker wordt (eventueel aangepast) 315 bericht alsnog goedgekeurd en doorgezet.

19. Bepalen vervolg Omschrijving

De aanbieder bekijkt gaandeweg het traject of de doelen binnen de gestelde tijd worden behaald

20. Evaluatie doelen Omschrijving

De aanbieder bekijkt gaandeweg het traject of de doelen binnen de gestelde tijd worden behaald.

21. Doelen behaald?

Omschrijving

De aanbieder bepaalt of de doelen zijn behaald.

22. Versturen stop dienstverlening Omschrijving

De aanbieder verstuurt het bericht 307-stop dienstverlening.

23. Doelen behaald

24. Stop dienstverlening

25. Doelen niet behaald Omschrijving

De doelen zijn niet behaald. Indien er sprake is van herindicatie, start het proces weer bij de arts.

(23)

26. Herindicatie aanvragen

28. Stop