Bedrijf XY

Bedrijf XY

Dealen met debiteuren:

een empirisch onderzoek

in de

bouwinstallatie-branche.

Titelblad

Titel: Dealen met debiteuren;

een empirisch onderzoek in de bouwinstallatie-branche.

Auteur: T. Boerkamp

Adres: Helper Weststraat 4A

9721 BP Groningen

Studentnr.: s1226541

E-mail: tboerkamp@hotmail.com

Datum van verschijning: Januari 2010

Afstudeerbegeleiders: Mr. W.M.H. Grooten (RuG) Dr. B. Crom (RuG)

Drs. W. Kordas (Bedrijf XY) Afstudeerrichting: MsC Business Administration

Voorwoord

Deze thesis is het laatste onderdeel van mijn master Business Administration, specialisatie Organizational & Management Control, aan de Rijksuniversiteit Groningen. De inhoud is in samenwerking met Bedrijf XY Nederland B.V. tot stand gekomen. Op deze plaats zou ik hier graag een aantal personen voor willen bedanken.

In de eerste plaats mijn afstudeerbegeleiders binnen de Rijksuniversiteit Groningen, Mr. W.M.H. Grooten en Dr. B. Crom. Met name dhr. Grooten heeft bijgedragen aan de totstandkoming van het contact met Bedrijf XY. Daarnaast heeft hij mij gestimuleerd de kwaliteit van mijn thesis te verbeteren door zijn kritische opmerkingen op eerdere concept-versies van deze thesis. Dr. B. Crom heeft de voorzet gegeven tot het vormen van een theoretisch kader. Verder heeft hij mij eveneens van constructieve feedback voorzien. Bij deze mijn dank aan beide heren.

Vervolgens zou ik Bedrijf XY willen bedanken voor de prettige samenwerking gedurende het tot stand komen van deze thesis. Het beschikbaar stellen van bedrijfsgegevens en het open staan voor het beantwoorden van mijn vragen hebben in positieve zin bijgedragen. Hierbij zou ik met name drs. W. Kordas willen noemen, aangezien hij mijn aanspreekpunt vormde binnen Bedrijf XY. Bij deze mijn dank.

Tenslotte zou ik mijn familie en vrienden willen bedanken voor de motivatie en steun bij het realiseren van deze thesis en wens ik een ieder plezier bij het lezen ervan.

Taco Boerkamp

Samenvatting

Achtergrond van het onderzoek vormt een toename van het aantal faillisementen in de bouwinstallatie-branche over 2009. Ondernemingen verstrekken leverancierskrediet uit financiele of operationele motieven. Indien debiteuren niet aan de gestelde betalingsverplichtingen van het geleverde krediet voldoen dreigt een financieel moeilijke situatie te ontstaan voor de schuldeiser. De schuldeiser heeft de mogelijkheid zijn vorderingen over te dragen aan een incassobureau. Het incassobureau zal proberen de vorderingen te incasseren. Het doel van het onderzoek is vanuit een theoretische grondslag te onderzoeken op welke wijze het mogelijk is het debiteurenbestand te categoriseren om vervolgens op iedere categorie een adequaat incassobeleid af te stellen. Een adequaat incassobeleid veronderstelt een effectieve inzet van incassomiddelen d.w.z. de inzet van de juiste middelen om de vorderingen op een efficiente wijze te innen. Hiermee wordt bedoeld een maximaal financieel belang binnen een zo kort mogelijke termijn. Het onderzoek richt zich met name op de efficientie van het incasso-beleid. De opdrachtgever van het onderzoek is Bedrijf XY Nederland B.V. en de hoofdvraag is als volgt:

Vraagstelling:

A. Aan de hand van welke criteria kan men het debiteurenbestand categoriseren? B. Op welke wijze is het vervolgens mogelijk om op iedere categorie een efficient

incassobeleid af te stellen?

Achterliggende gedachte bij het categoriseren van het debiteurenbestand is een niet homogene groep debiteuren. Iedere debiteur betreft een verschillende situatie. Eenduidig beleid is derhalve niet gewenst. Op basis van een theoretisch kader van wetenschappelijke artikelen op het gebied van credit management is om die reden een matrix ontwikkeld met vier kwadranten. Hierbij blijkt de hoogte van het financiele belang en de betalingsgeschiedenis van de debiteur met de onderneming een voorname rol te spelen. De competentiegrens van de rechtbank maakt een onderscheid tussen bedragen tot 5000 euro en hogere bedragen. Een laag financieel belang versus een hoog financieel belang. Aan de andere kant van de matrix voldoet een debiteur eenmalig of meermalig niet aan zijn betalingsverplichtingen. Dit kenmerkt de betalingsgeschiedenis van de debiteur met de onderneming. Per categorie kijken we vervolgens naar de gemiddelde debiteurentermijn waarbinnen een vordering is te innen. We hanteren hierbij een aselecte steekproef uit vorderingen binnen de bouwinstallatie-branche over 2008 die middels tussenkomst van Bedrijf XY voldaan zijn. Het onderzoek bevestigt een verschil in gemiddelde debiteurentermijn tussen de kwadranten. Bedragen tot 5000 euro blijken sneller te incasseren dan bedragen boven deze grens. Hiermee is nut en noodzaak van een categorisatie van het debiteurenbestand aangetoond.

eenmalig niet aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan niet terug in de meermalige groep na inzet van incassomiddelen door Bedrijf XY. Dit impliceert een voortaan altijd op tijd betalen of de debiteur heeft de zakelijke relatie verbroken. In de praktijk zal beide voorkomen, maar het verbreken van de relatie lijkt waarschijnlijker. Het benaderen van de desbetreffende debiteuren in een vervolgonderzoek zou hier meer helderheid in kunnen verschaffen.

Samenvattend is op basis van de gevonden resultaten een gedifferentieerd incasso-beleid aan te bevelen om vorderingen efficienter te innen. Vorderingen tot 5000 euro blijken namelijk sneller te innen dan vorderingen met een hoger financieel belang. Dit in ogenschouw nemende zijn toekomstige faillissementen wellicht te voorkomen en potentiele klanten te werven onder schuldeisers. Debiteuren blijken namelijk nauwelijks de zakelijke relatie te verbreken als gevolg van de inzet van incasso-middelen. Bij bedragen boven de 5000 euro lijkt dit eerder voor te komen. Een oorzaak hiervoor zou de toenemende complexiteit als gevolg van een juridisch traject en de hoogte van het financieel belang kunnen zijn. Vervolgonderzoek middels het benaderen van debiteuren zou onderliggende motieven in deze meer inzichtelijk maken. Een minnelijke afhandeling van een vordering lijkt in ieder geval te prefereren boven een juridisch traject.

Inhoudsopgave.

Voorwoord blz. 3

Samenvatting blz. 4

Inhoudsopgave blz. 6

Hoofdstuk 1: Inleiding blz. 7

1.1 Achtergrond van het onderzoek blz. 7

1.2 Probleemstelling blz. 10

1.3 Onderzoeksmethodologie blz. 11

1.4 Conceptueel model blz. 11

Hoofdstuk 2: Debiteurenbeheer, een theoretisch kader blz. 13

2.1 Inleiding. blz. 13

2.2 Debiteurentermijn. blz. 16

2.3 Kredietwaardigheid. blz. 17

2.4 Een categorisatie naar de aard van de transactie. blz. 18

Hoofdstuk 3: Bedrijf XY blz. 20

3.1 Proces van het incasso- traject blz. 21

3.2 Minnelijk traject blz. 23

3.3 Juridisch traject blz. 24

3.4 Incassokosten blz. 26

Hoofdstuk 4: Empirisch onderzoek in de bouwinstallatie-branche blz. 29

4.1 Inleiding blz. 29

4.2 Kwantitatieve analyse blz. 31

4.3 Resultaten van het onderzoek blz. 36

Hoofdstuk 5: Conclusies en aanbevelingen blz. 38

Hoofdstuk 1: Inleiding.

§ 1.1 Achtergrond van het onderzoek.

Leverancierskrediet is een van de belangrijkste financieringsvormen voor ondernemingen. In Nederland financierden beursgenoteerde niet- financiële ondernemingen in 1997 gemiddeld 14,2 % van hun totale activa met openstaande crediteuren, terwijl zij voor gemiddeld 32,2 % van hun totale vermogen (eigen vermogen + vreemd vermogen) aan openstaande debiteuren hadden uitstaan. In vergelijking met de Verenigde Staten en Duitsland is het belang van leverancierskrediet in Nederland hoog (Saunders en Schmeits, 2002, p.21) Toch besteedt de huidige financieringsliteratuur relatief weinig aandacht aan dit fenomeen. Om hier een bijdrage aan te leveren richt ik mijn onderzoek op een bedrijfstak waar leverancierskrediet in tijden van economische neergang juist booming business is: de incasso- branche.

Een van de grotere spelers in deze branche is Bedrijf XY Nederland BV. Het maakt deel uit van de internationale organisatie Bedrijf XY Holding NV. Deze groep profileert zich als krachtige professionele partner op het gebied van credit management. Bij de Bedrijf XY- groep zijn in totaal ruim 500 mensen werkzaam. Zij bedienen ruim elfduizend relaties in binnen- en buitenland op het gebied van bedrijfsinformatie en incasso. Dankzij omvangrijke gegevensbestanden beschikt het bedrijf over een immense hoeveelheid informatie waarmee men voor de klanten van Bedrijf XY de kredietwaardigheid van mogelijke debiteuren kan beoordelen. Daarnaast kan de databank worden ingezet om debiteuren- en crediteurengedrag in kaart te brengen.

Uit de gegevens van Bedrijf XY blijkt onder meer het stijgingspercentage van het aantal faillisementen in Nederland op basis van het klantenbestand van Bedrijf XY over diverse sectoren gemiddeld ruim boven de 50% ten opzichte van dezelfde maanden in 2008 te liggen. Het aantal faillisementen in september 2009 is uitgekomen op 899 en dat is 51,3% hoger dan in dezelfde maand vorig jaar. Daarmee komt de stijging voor het derde kwartaal, net als de eerdere kwartalen van dit jaar, uit op 53,3 % (in vergelijking met hetzelfde kwartaal vorig jaar. In een grafiek ziet het er als volgt uit;

In mei 2008 lag het aantal faillissementen op het laagste niveau van de afgelopen 24 maanden. Na mei 2008 loopt het aantal op, waarbij de stijging vanaf november 2008 een indicatie geeft voor het bereiken van de reële economie door de kredietcrisis. Een dergelijke stijging heeft zich in de twee jaar daarvoor niet vertoond. Gezien de huidige economische omstandigheden wordt verwacht dat het aantal faillisementen ook in het vierde kwartaal blijft stijgen met percentages boven de 50% ten opzichte van dezelfde maanden in 2008.

Het uitgegeven persbericht (zie bijlage 1) eind oktober 2009 bevestigt deze verwachting vooralsnog niet. Bedrijf XY verwacht in oktober 640 faillissementen. Daarmee is oktober de eerste maand waarbij het stijgingspercentage (13,3%) lager is dan in de andere maanden van dit jaar. Desondanks zijn er in het derde kwartaal van 2009 veel faillissementen uitgesproken in met name de zakelijke dienstverlening. Robert Blom, faillissementsonderzoeker Bedrijf XY en auteur van Failliet! Het onderzoek (1996) bevestigt dit beeld. Respectievelijk 18,3%, 17% en 7,9% van het aantal uitgesproken faillissementen vond plaats in de sectoren zakelijke dienstverlening, bouwnijverheid en transport. Hiermee was er sprake van een zwaar kwartaal en kregen met name de kleine bedrijven wederom de klappen. In het derde kwartaal bleek bij 71,5 % van alle uitgesproken faillissementen sprake van ondernemingen met minder dan 4 medewerkers. Grotere ondernemingen blijken zich beter te weren tegen de recessie, ondermeer door het ontslaan van personeel. Het aantal verloren gegane arbeidsplaatsen bij financiele calamiteiten wordt voor heel 2009 door Bedrijf XY geschat tussen de 130.000 en 150.000. Een enorm aantal ten opzichte van een jaar eerder (2008: tussen 30.000 en 35.000). Niet al deze mensen zijn direct terug te vinden in de werkloosheidstatistieken. Meer dan 20% van de arbeidsplaatsen blijft behouden na een faillissement (in voorgaande jaren lag dat percentage aanzienlijk lager op ongeveer 13%).

Tenslotte valt aan de faillissementen op dat een deel technisch van aard lijkt te zijn. Volgens Blom wordt bijna 10% van de gefailleerde bedrijven zichtbaar voortgezet. Dit suggereert dat er economisch gezien klaarblijkelijk niet van een total loss sprake was, maar van een niet zachtzinnige ingreep om van de schulden af te komen. Een belangrijk deel van deze voor altijd onbetaalde schulden vangt de overheid op (mislopen diverse belastingen) en een ander deel wordt opgevangen door de normale handelscrediteuren. Ondanks dat een deel van de faillissementen technisch van aard lijkt te zijn laat het aantal faillissementen in 2009 door de huidige economische omstandigheden een stijging zien sinds een daling vanaf 2005 over de afgelopen 10 jaar (zie grafiek 2).

Het toenemende aantal faillisementen is het gevolg van financial distress bij een onderneming. Volgens Ross, Westerfield, Jaffe en Jordan (2008) verkeert een onderneming in een situatie van financial distress wanneer de operationele cash flow niet voldoende is om de contractuele betalingsverplichtingen te dekken. Dit roept de vraag op of het mogelijk is om aan de hand van bepaalde criteria het debiteurenbestand te categoriseren om op korte termijn voldoende cash flow te genereren om aan de contractuele betalingsverplichtingen te voldoen. Achterliggende gedachte hierbij is een niet homogene groep debiteuren waarbij een eenduidig beleid derhalve niet op zijn plaats is. Nauw daarmee samenhangend is vervolgens de vraag om op iedere categorie een efficient incassobeleid af te stellen en een bijdrage te leveren aan het voorkomen van een situatie van financial distress. Om deze vraag te beantwoorden is het van belang inzicht te verkrijgen in het incassogedrag van crediteuren en de voor hen bepalende criteria om zich tot Bedrijf XY te wenden voor een uitstaande vordering.

Het onderzoek dient plaats te vinden in een of meer branches waar wanbetalingen een veel voorkomend verschijnsel zijn en de inzet van juridische incassomiddelen zowel bekend als daadwerkelijk voorkomen. Daarnaast dient het een branche te betreffen waarbij de omzet wordt bepaald door het aangaan van B-to-B relaties en dient door de crediteur aan de debiteur gefactureerd te worden. Binnen de branche moet er voldoende bereidheid zijn om aan het onderzoek mee te werken. Op basis van deze criteria richt het empirisch onderzoek zich in overleg met Bedrijf XY op een steekproef van Nederlandse ondernemingen actief in de bouwinstallatie- branche (BIK code 45; per 31-10-2009 hanteert Bedrijf XY in navolging van CBS en KvK de SBI 2008). Dit in aansluiting op eerder onderzoek van Bedrijf XY waaruit blijkt dat 57% van de ondernemers actief in deze branche een verslechtering van het betaalgedrag verwachten. Daarnaast heeft meer dan de helft van de ondernemers zijn debiteurenbeheer aangescherpt en verwacht 70% dat het totale bedrag aan afschrijvingen hierdoor nagenoeg gelijk blijft. Slechts 13 % van de ondernemers geeft een vordering echter binnen 60 dagen uit handen en 33% doet het incassoproces bij voorkeur geheel zelfstandig. (bron: resultaten onderzoek bouwinstallatie- branche, 2009, Bedrijf XY).

§ 1.2 Probleemstelling Doelstelling:

Het doel van dit onderzoek is om vanuit een theoretische grondslag te onderzoeken op welke wijze het mogelijk is het debiteurenbestand te categoriseren om vervolgens op elke categorie een efficient incassobeleid af te stellen.

Vraagstelling:

C. Aan de hand van welke criteria kan men het debiteurenbestand categoriseren? D. Op welke wijze is het vervolgens mogelijk om op iedere categorie een efficient

incassobeleid af te stellen? Deelvragen:

1. Welke incassomiddelen staan een crediteur in theorie ter beschikking om een debiteur tot betaling te bewegen?

2. Welke criteria uit de theorie liggen ten grondslag aan het incassogedrag van crediteuren?

3. Welke criteria hanteert Bedrijf XY bij de categorisatie van haar debiteuren? 4. Welke verschillen zijn er tussen theorie en praktijk?

5. Hoe heeft het betalingsgedrag van debiteuren uit de bouwinstallatie-branche zich bij Bedrijf XY over 2008 ontwikkeld?

§ 1.3 Onderzoeksmethodologie

Het onderzoek zal voornamelijk explorerend van aard zijn. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van literatuurstudie en het afnemen van interviews met de verantwoordelijke mensen voor de incasso productie binnen Bedrijf XY. Hiermee tracht ik een goed beeld te krijgen van het incassoproces om mijn deelvragen te kunnen beantwoorden. Daarnaast zou Bedrijf XY Nederland behulpzaam kunnen zijn middels haar gegevensbestanden over vorderingen binnen de bouwinstallatie-branche over 2008. Op basis van een aselecte steekproef uit deze gegevens zou een uitspraak gedaan kunnen worden over de ontwikkeling van het betalingsgedrag van debiteuren uit de bouwinstallatie-branche over 2008. Een dergelijke vorm van onderzoek noemen Baarda en De Goede een survey-onderzoek (Baarda & De Goede, 1998, p. 102). Met name als je niet direct op zoek bent naar causale verbanden tussen kenmerken ligt een dergelijk onderzoek voor de hand. Het survey is een type onderzoek waarbij de onderzoeker probeert om een breed beeld te krijgen van een tijdruimtelijk uitgebreid fenomeen. Een survey is te herkennen aan de volgende zaken (Verschuren en Doorewaard, 2004):

1. een groot aantal onderzoekseenheden 2. een arbeidsextensieve datagenerering. 3. meer breedte dan diepte

4. een aselecte steekproef

5. kwantitatieve gegevens en analyse

6. een gesloten datagenerering liefst op afstand

Bij een ‘groot aantal’ moet men in deze context denken aan een aantal van minimaal 40 tot 50 eenheden. Beneden dit aantal krijgen de resultaten van een kwantitatieve analyse een te lage betrouwbaarheid. Een tweede hoofdkenmerk van een survey is dat de onderzoeker zich bedient van minder tijdrovende manieren van datagenerering. Meestal hanteert de onderzoeker dan ook slechts een methode , die bovendien redelijk snel kan worden uitgevoerd. Bepaald populair is de schriftelijke enquete. Op basis van eerder genoemde criteria en in overleg met Bedrijf XY is besloten het onderzoek te richten op de bouwbranche. Bedrijf XY heeft in deze branche ruim 300 klanten met 720 vorderingen op debiteuren uit diverse branches. Middels een aselecte steekproef willen we ons hierbij richten op een nader te bepalen aantal vorderingen. Data zijn afkomstig uit de database van Bedrijf XY. Aanvullende data zal eventueel per schriftelijke enquete worden verkregen.

§ 1.4 Conceptueel model

Figuur 1. Conceptueel Model.

• Aantal incassomiddelen

• Mate van bruikbaarheid incassomiddelen • Kosten incassoprocedure

* Snelheid van het eigen betalingsgedrag * Centraal/ decentraal beleid

• Eenmalig/meermalig • Hoogte financieel belang

• Kwaliteit van de relatie

• Betalingsgedrag in het verleden • Mate van afhankelijkheid

Incassogedrag van crediteuren Regelgeving

Aard van de transacties

Hoofdstuk 2: debiteurenbeheer, een theoretisch kader. § 2.1 Inleiding.

Om het doel van ons onderzoek te realiseren en te onderzoeken of het eventueel mogelijk is om het debiteurenbestand te categoriseren is het eerst van belang een goed theoretisch kader te vormen en te definieren waar we precies over spreken. Ross, Westerfield, Jaffe en Jordan (2008) verstaan onder debiteuren afnemers van een onderneming die hun rekening nog moeten voldoen. In de balans van een onderneming staat het totaal van de nog niet betaalde rekeningen opgenomen onder de post debiteuren. Het is een tegoed van een onderneming en staat dus aan de actiefzijde van de balans.

Debiteurenbeheer wordt ook wel aangeduid als credit management. Globaal omschreven houdt credit management zich in de praktijk bezig met het krediet dat verschillende partijen elkaar in het economisch verkeer toestaan. Het uiteindelijke doel van credit management is het debiteurenbeleid van een onderneming zodanig in te richten dat het rendement op het uitstaande debiteurensaldo, de debiteurenportefeuille, wordt gemaximaliseerd (Debets en Diele, 1997).

Mian en Smith (1992) geven drie redenen om krediet te verstrekken. In de eerste plaats heeft een leverancier mogelijk kostenvoordelen ten opzichte van een bank ter verstrekking van krediet. De kosten van het leveren van zowel goederen als krediet uit dezelfde bron kan voordeliger zijn dan wanneer men dit afzonderlijk van elkaar doet. De fabrikant kan een kostenvoordeel hebben in credit collection wanneer de goederen waardevoller zijn voor de fabrikant dan voor bijvoorbeeld een bank. Indien niet aan de betalingsverplichtingen van het krediet wordt voldaan kan de fabrikant zijn goederen terugvorderen en ze tegen gunstiger voorwaarden opnieuw verkopen dan bijvoorbeeld een bank. Een onderneming heeft als bijfunctie van het verkoopproces namelijk meer informatie over de kredietwaardigheid van een debiteur.

Daarnaast zou een leverancier zijn invloed op de markt kunnen vergroten door het verstrekken van krediet middels prijsdiscriminatie. Een fabrikant zou goederen tegen verschillende prijzen aan diverse klanten kunnen aanbieden. Tenslotte zijn uit het verstrekken van krediet voortvloeiende belastingvoordelen denkbaar, aangezien bedrijven interestbetalingen over het krediet van de belasting kunnen terugvragen en dividendbetalingen niet. Hierdoor is het aantrekkelijker om een investering te financieren met vreemd vermogen dan met eigen vermogen. Door het verstrekken van krediet kunnen bedrijven dus potentiele klanten aan zich binden.

hierbij is het vlot betalen van kredietwaardige ondernemingen om te kunnen profiteren van een aantrekkelijke geboden korting. Wanneer de koper geen gebruik maakt van de korting dient hij meer te betalen en geeft dit een signaal af omtrent de kredietwaardigheid van de koper. Bij specifieke investeringen van een koper speelt de specificiteit van de activa een rol bij het bepalen van het kredietbeleid. Transactiekosten theorie (Williamson, 1985) van een onderneming veronderstelt dat de specificiteit van de activa een belangrijke determinant vormt voor het al dan niet integreren van een activiteit (verlenen van krediet in dit geval) of het uitbesteden aan een derde partij (een financiele dienstverlener). Smith (1987) beschouwt de aanwezigheid van specifieke investeringen als determinant voor het bieden van een two-part trade credit door een verkoper. Dat wil zeggen een korting binnen een bepaalde termijn en daarna meer betalen. Een verkoper kan op deze manier toekomstige defaults eerder identificeren. Dit is met name van belang wanneer de verkoper een economisch belang heeft in de toekomstige business van de koper. Wanneer de goederen weinig specifiek zijn gaat dit minder snel op.

Reputatie van de partijen (voor productkwaliteit van de verkoper of het aan verplichtingen voldoen door de koper) wordt gefaciliteerd door specifieke investeringen, aangezien een dergelijke investering een performance bond met zich meebrengt en kosten wanneer een van de partijen zou besluiten de industrie te verlaten. De zorgen van de verkoper zullen dalen wanneer de koper een significante investering heeft gedaan. Tegelijkertijd is de reputatie van de koper een te verwachten determinant van de krediettermijn en praktijk opgesteld door de verkoper. Tenslotte noemen we schaalvoordelen van bedrijven. Grotere ondernemingen verlenen eerder krediet dan kleinere, aangezien ze een gotere customer base hebben waar de monitoring kosten over verspreid kunnen worden.

Dekker en Ligterink (2004) onderscheiden naast operationele motieven financiele motieven van Nederlandse ondernemingen om leverancierskrediet te verstrekken. Financiele motieven gaan ervan uit dat een leverancier relatief gunstig (ten opzichte van andere financiers) krediet kan verstrekken. Dit comparatief voordeel kan voortkomen uit een informatievoordeel dat leveranciers hebben, bijvoorbeeld uit het betaalgedrag van hun klanten of met betrekking tot het uitwinnen van goederen op het moment dat een afnemer failliet gaat. Uitwinning is het verhalen van een vordering op de goederen van een schuldenaar. Operationele motieven gaan er daarentegen vanuit dat het verstrekken van leverancierskrediet de onderneming die het krediet verstrekt helpt in haar bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn: het opvangen van seizoensfluctuaties door met betalingscondities de vraag te beinvloeden, het kunnen toepassen van prijsdiscriminatie, en leverancierskrediet kan als een soort garantie functioneren om de afnemer de tijd te gunnen de kwaliteit van het product te laten verifiëren.

Long, Malitz en Ravid (1993) en Petersen en Rajan ( 1997) voor Amerikaanse ondernemingen gebruiken Dekker en Ligterink de debiteurentermijn als te verklaren variabele. Deze is gedefinieerd als debiteuren/ (bedrijfsopbrengsten/ 365 dagen). Het belangrijkste resultaat uit hun onderzoek is dat leverancierskrediet door Nederlandse ondernemingen in belangrijke mate wordt gebruikt als garantie voor productkwaliteit. Dit in overeenstemming met de resultaten voor de VS en België. Verder vinden Dekker en Ligterink dat leverancierskrediet wordt gebruikt om fluctuaties in de vraag op te vangen, dat beursgenoteerde ondernemingen relatief meer leverancierskrediet verstrekken en dat het wordt gebruikt om verkopen te ondersteunen. Minder ondersteuning vinden ze voor prijsdiscriminatie als argument voor het verstrekken van leverancierskrediet, aangezien er geen significant positieve relatie met de brutowinstmarge gevonden is. Dit in tegenstelling tot Petersen en Rajan (1997).

§ 2.2 Debiteurentermijn.

Ross, Westerfield, Jaffe en Jordan (2008) onderscheiden drie factoren in het vaststellen van een debiteurentermijn:

1. De kans dat de klant niet zal betalen. Een bedrijf met klanten actief in risicovolle activiteiten zal eerder een restrictieve debiteurentermijn hanteren.

2. De omvang van de vordering. Bij een kleine vordering zal de debiteurentermijn veelal korter zijn, aangezien kleine vorderingen relatief duur zijn om te managen en kleine klanten minder van belang zijn dan grote klanten. Aan de andere kant is het risico in geldomvang kleiner dan bij een grote vordering.

3. De mate waarin de goederen vergankelijk zijn. Wanneer de waarde van de goederen laag is en niet behouden kan worden gedurende een langere periode zal er minder krediet verstrekt worden en de debiteurentermijn korter zijn, aangezien het onderpand vergaat.

In aansluiting op het gebruik van de debiteuren termijn in de onderzoeken van Deloof en Jegers (1996) Long, Malitz en Ravid (1993) en Dekker en Ligterink (2004) hanteren Ross, Westerfield, Jaffe en Jordan (2008) op het gebied van collection policy de average collection period als maatstaf. De average collection period meet de gemiddelde tijd die benodigd is om een openstaande vordering te innen en wordt als volgt berekend bij een verkoop van 100.000 cd spelers tegen een verkoopprijs van 300 euro per stuk (het betreft hier alleen de verkopen op rekening):

Average daily sales = 300 euro x 100.000 stuks / 365 dagen = 82.192,- euro Wanneer de debiteuren (accounts receivable) vandaag 2.301.376,- euro bedragen is de average collection period:

Average collection period = accounts receivable/ average daily sales = 2.301.376,- euro / 82.192,- euro

= 28 dagen

De op deze manier te verkrijgen gegevens kunnen vervolgens percentueel worden uiteengezet in een zogenaamd aging schedule. Een dergelijk schema zou er als volgt uit kunnen zien:

Age of account Percentage of total value of accounts receivable

0-20 dagen 50%

21-60 dagen 25%

61-80 dagen 20%

Over 80 dagen 5% +

Middels een dergelijk schema is eenvoudig te constateren dat 75% van de vorderingen binnen een termijn van 60 dagen is voldaan, maar dat een significant aantal vorderingen meer dan 60 dagen past due zijn. De kredietwaardigheid van de koper zou hier aan ten grondslag kunnen liggen.

§ 2.3 Kredietwaardigheid.

Om informatie te verkrijgen over de kredietwaardigheid van de klant beschrijven Ross, Westerfield, Jaffe en Jordan (2008) een viertal mogelijkheden:

1. Financiele verslagen: een bedrijf kan een klant vragen om financiele verslagen. Financiele ratios kunnen worden gebruikt om een beeld te krijgen van de kredietwaardigheid.

2. Krediet rapporten over de betalingsgeschiedenis van de klant met andere bedrijven. Diverse organisaties verkopen informatie met betrekking tot de kredietwaardigheid van ondernemingen. Bedrijf XY is hier een voorbeeld van. 3. Banken: deze instellingen assisteren in het algemeen hun zakelijke klanten bij het

verkrijgen van informatie over de kredietwaardigheid van andere bedrijven. 4. De betalingsgeschiedenis van de klant met het eigen bedrijf: de meest voor de

hand liggende manier om een schatting te maken van de kans op het niet betalen van een vordering is te kijken of de klant voorgaande vorderingen al dan niet heeft voldaan. Dit kan eenmalig of meermalig voorkomen.

Op basis van de verzamelde informatie volgt vervolgens de keuze om krediet te verstrekken. Veel bedrijven gebruiken hierbij de traditionele en subjectieve richtlijnen van de “five C’s of credit”:

1. Character: the customer’s willingness to meet credit obligations

2. Capacity: the customer’s ability to meet credit obligations out of operating cash flows.

3. Capital: the customer’s financial reserves

4. Collateral: a pledged assets in the case of default. 5. Conditions: general economic conditions

Intrum Justitia en hij beschrijft in het artikel de toenemende mate van het gebruik van data (classification systems) binnen de credit management industrie om klanten te helpen met het efficient en professioneel innen van hun vorderingen. De volgende typen worden onderscheiden:

1. the “rabbit”: debiteur acteert haastig en chaotisch en handelt zonder na te denken onder stress. Benader rustig en kalm met duidelijke en begrijpelijke opties om de debiteur te kalmeren en deze zal voor de makkelijke oplossing van het probleem gaan.

2. the “chick”: debiteur is een hulpbehoevend doch vriendelijk en co- operatief individu. Aanmoediging en vleien in plaats van kracht leiden tot een oplossing. 3. the “wounded bear”: debiteur die onvoorspelbaar kan reageren bij bedreiging. Een

eerlijke, kalme en vertrouwenwekkende benadering kan de juiste atmospheer scheppen om de vordering te innen. Agressie en druk zullen averechts werken. 4. the “tick”: debiteur begrijpt en gebruikt het systeem in zijn/ haar voordeel. Het

strikt volgen van de procedures is het meest raadzaam. § 2.4 Een categorisatie naar de aard van de transactie.

Zoals hierboven eerder vermeld onderscheiden Ross, Westerfield, Jaffe en Jordan (2008) diverse factoren bij het bepalen van de debiteurentermijn. Daarnaast speelt de kredietwaardigheid van de klant een voorname rol. De meest voor de hand liggende manier om hier informatie over te verkrijgen is te kijken naar de betalingsgeschiedenis van de klant met het eigen bedrijf. Een vordering kan hierbij eenmalig danwel meermalig niet voldaan zijn door een debiteur aan de schuldeiser. Een ander belangrijk punt betreft de omvang van de vordering. Het kan hierbij gaan om een hoog financieel belang of een laag financieel belang. De grens tussen hoog en laag stellen we op 5000 euro. Dit in verband met de competentiegrens van de sectie kanton en daarmee samenhangende gerechtelijke kosten. De genoemde factoren leiden tot de volgende matrix:

Laag financieel belang Hoog financieel belang Eenmalig

Meermalig

Figuur 2. Categorisatie naar de aard van de transacties.

Samenvattend kijken we bij deze matrix met name naar de aard van de transactie. Dit is met name gebaseerd op de transactiekosten-theorie welke gaat over het vinden van de meest geschikte d.w.z. de meest economische organisatievorm gegeven de eigenschappen van de transactie. Relevante eigenschappen zijn de frequentie van de transactie, de mate waarin de transactie door onzekerheid is omgeven en de transactiespecificiteit van activa. In de matrix kijken we met name naar de frequentie van de transactie (eenmalig/meermalig) en naar de specificiteit van de transactie. Een eenmalige transactie met een hoog financieel belang zal duiden op een specifiek product. De onzekerheid rondom een transactie komt minder aan bod in de matrix. Daarnaast komen de psychologische factoren weinig tot uitdrukking. Een indeling naar pschylogische factoren zou eventueel ook mogelijk zijn geweest, maar hier is niet voor gekozen.

In dit hoofdstuk hebben we met name een antwoord proberen te geven op deelvraag 2 welke criteria uit de theorie ten grondslag liggen aan het incassogedrag van crediteuren. Hier blijken zowel operationele als financiele motieven aan ten grondslag ten liggen. Financiele motieven gaan ervan uit dat een leverancier relatief gunstig (ten opzichte van andere financiers) krediet kan verstrekken. Dit comparatief voordeel kan voortkomen uit een informatievoordeel dat leveranciers hebben. Operationele motieven gaan er daarentegen vanuit dat het verstrekken van leverancierskrediet de onderneming die het krediet verstrekt helpt in haar bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn: het opvangen van seizoensfluctuaties door met betalingscondities de vraag te beinvloeden en het kunnen toepassen van prijsdiscriminatie. In de matrix laten we dergelijke factoren meer buiten beschouwing en kijken we meer naar de aard van de transactie op basis van de debiteurentermijn en de kredietwaardigheid van een debiteur. Om deze factoren niet helemaal buiten beschouwing te laten besteden we in het volgende hoofdstuk onder meer aandacht aan regelgeving, welke incassomiddelen een crediteur in theorie ter beschikking staan om een debiteur tot betaling te bewegen (deelvraag 1) en de werkwijze van Bedrijf XY.

Hoofdstuk 3: Bedrijf XY.

Ieder bedrijf kan met onverwachte tegenslagen te maken krijgen en daardoor in financiele problemen komen. Hierdoor kunnen ontvangen facturen onder aan de stapel blijven liggen en niet betaald worden. Als schuldeiser valt in dergelijke gevallen te denken aan het inschakelen van Bedrijf XY waarbij zij middels een effectieve en gestructureerde aanpak van bedrijfsinformatie en incasso voor het betalen van debiteuren proberen te zorgen. De zakelijke relatie dient hierbij in het oog te worden gehouden gehouden, aangezien de klant van Bedrijf XY zijn relatie veelal niet wil verliezen. De aanpak van Bedrijf XY tracht beide doelen te realiseren. Hiertoe kan de opdrachtgever voor de honorering van de door hem van Bedrijf XY te betrekken producten en diensten bij overeenkomst een hoeveelheid eenheden aankopen en reserveren. Op basis van deze eenheden (“buskaart”-principe) verricht Bedrijf XY handelingen zoals bijvoorbeeld het opstellen van een dagvaarding.

Om het geld zo snel mogelijk te incasseren is het belangrijk dat eventuele vertragingen en klachten worden voorkomen. Fouten in de incassoprocedure dienen vermeden te worden. Een eerste vereiste is dan ook dat de juiste debiteur benaderd wordt. De vordering dient aan de juiste firmanaam gericht te zijn of, in het geval van een particuliere debiteur, aan de juiste natuurlijke rechtspersoon. Verder dienen alle andere bedrijfsgegevens exact te kloppen. De Bedrijf XY databank met 1,8 miljoen actuele bedrijfsgegevens geeft over dergelijke zaken snel uitsluitsel. Daarnaast screent Bedrijf XY het Nederlands Faillissementen Register. Een belangrijke check, aangezien ongeveer 30% van de vorderingen direct kan worden afgesloten wanneer er bij de debiteur een zogenaamde calamiteit als bijvoorbeeld een faillissement is. In dergelijke gevallen hoeven er geen onnodige minnelijke pogingen te worden ondernomen. Bij zaken met particulieren controleert Bedrijf XY of deze personen gebruik maken van de wet schuldsanering natuurlijke rechtspersonen. Na deze koppeling met het bedrijfs- en persoonlijk informatiesysteem volgt eventueel een fiat en wordt de vordering gemaakt middels een sommatie en een bevestiging. Ook tijdens het verloop van een incasso blijft Bedrijf XY de debiteur volgen via de databank. Op deze manier kan de klant/ schuldeiser volledig op de hoogte blijven van de stand van zaken en de status van de vordering.

aansluitend het juridische traject in te gaan. Vaak is een telefoontje samen met een aanmaning plus sommatiefax/ e-mail voldoende voor de debiteur om de factuur alsnog te voldoen. Deze werkwijze zorgt bij meer dan 75 % van de vorderingen voor een goed resultaat in de minnelijke fase. De volgende paragraaf zal verder ingaan op het incassotraject.

§ 3.1 Proces van het incasso- traject.

In het onderzoek zal in navolging van Freudenthal (1996, p.2) onder incassovordering worden verstaan: een geldvordering van civielrechtelijke aard, die niet, althans in redelijkheid niet, kan worden betwist. Geldvorderingen waartegen in rechte serieus verweer gevoerd kan worden, vallen niet onder het begrip incassovordering. Onder incassoprocedure verstaat Freudenthal een gerechtelijke procedure ten overstaan van de overheidsrechter die (nagenoeg) uitsluitend gebruikt wordt om incassovorderingen in te stellen en te doen behandelen, en een executoriale titel te verkrijgen.

Binnen Bedrijf XY is het voortraject de eerste ‘fase’ die een vordering doorloopt. In het incasso voortraject verstuurt Bedrijf XY de zogenoemde laatste sommatie. Dit is een schriftelijke sommatie uit naam en op briefpapier van Bedrijf XY waarin de debiteur gesommeerd wordt om de hoofdsom, vermeerderd met administratiekosten, binnen acht dagen te voldoen. De laatste sommatie is de laatste kans voor de debiteur om zijn factuur zonder extra incassokosten te voldoen. Mocht de laatste sommatie niet tot betaling van de vordering leiden dan heeft de opdrachtgever de keuze zijn inspanningen te staken ofwel het incasso- traject te starten. Om te verduidelijken over welk deel van het proces we het hebben volgt een overzicht van het hele proces met daarin het voortraject uitgelicht.

Figuur 3: Overzicht incasso proces.

Zodra een incasso- opdracht bij Bedrijf XY wordt ingediend, controleert Bedrijf XY de gegevens van de debiteur aan de hand van haar databank: rechtspersoon, NAW- gegevens, betaalgedrag, eventuele calamiteiten en dergelijke. Tijdens dit voortraject wordt de vordering zo geselecteerd dat het uiteindelijk uitkomt bij het juiste cluster. Dit gedeelte is erg belangrijk voor de verdere voortgang van het proces. Het voornaamste aspect wat tijdens dit voortraject geconstateerd wordt is het feit of er al een vordering loopt op dezelfde debiteur, waar deze nieuwe vordering eventueel bij opgeteld kan worden. Ook kan tijdens dit traject al veel informatie opduiken over eerdere betalingservaringen die Bedrijf XY met deze debiteur kan hebben gehad. Het voortraject is van toepassing op alle vorderingen die binnenkomen. Schematisch is het als volgt weer te geven;

Figuur 4: Overzicht voortraject.

De vordering komt binnen en als eerste wordt bij stap 1 de vraag gesteld of er al dan niet een relatie bestaat tussen de debiteur en de klant. De juiste relatie wordt gekozen en bij stap 2 bepaalt men het soort dossier, dus lopend of gesloten. Vervolgens worden relevante gegevens meegenomen bij stap 3 naar het passende cluster.

Stap 1: tijdens stap 1 wordt in het systeem de relatie tussen de debiteur en de klant nagegaan. Hierbij kan uit vier opties worden gekozen;

1) er bestaat een relatie tussen dezelfde debiteur en dezelfde klant 2) er bestaat geen relatie

3) er bestaat een relatie tussen dezelfde klant maar dan met een andere debiteur 4) er bestaat een relatie tussen dezelfde debiteur maar met een andere klant.

Stap 2: deze stap is bij alle bovenstaande opties van toepassing, behalve bij optie 2, aangezien er geen eerdere relatie in het systeem bestaat tussen de debiteur en de klant. Tijdens deze stap wordt gekeken of de vordering betrekking heeft op een nog lopende of gesloten vordering.

Stap 3: dit is niet echt een aparte stap, maar toch belangrijk om even extra aan te duiden. Met deze stap wordt aangegeven dat de gegevens die het systeem uit de gekoppelde dossiers heeft kunnen halen, mee worden genomen naar het relevante cluster. Uiteraard geldt dit weer niet bij optie 2.

Vordering Welke Relatie? Relatie Betrekking_{dossiersoort?}op Dossier

§ 3.2 Minnelijk traject.

Een voor de hand liggend vervolg op het voortraject is het minnelijk traject, aangezien dit voor alle partijen het prettigst is met het oog op het relationeel en het financieel belang. Na de clustering van de juiste gegevens is een startsituatie ontstaan en vervolgens wordt er binnen Bedrijf XY een normtraject doorlopen met bijbehorende actieportefeuilles d.w.z. het per brief/fax/telefoon of e-mail benaderen van de debiteur. Schematisch ziet het er als volgt uit:

Legenda: B = brief Tel. = telefonisch RV = rechtsvervolging Deurw. = deurwaarder Adv. = advocaat

Figuur 5: Overzicht normtraject. Afrek. = afrekening

Bij het indienen van een vordering verstuurt Bedrijf XY direct een reguliere aanmaning plus een sommatiefax naar de desbetreffende debiteur om deze te wijzen op een ingebrekestelling en te vragen zo spoedig mogelijk te reageren. Indien de debiteur nog niet betaalt volgt na ongeveer acht dagen een qua toonzetting strengere 2e aanmaning. Blijft het gewenste resultaat nog steeds uit dan zal een telefonische benadering plaatsvinden en na uiterlijk 15 dagen eventueel een 3e aanmaning. Weigert de debiteur nog steeds te betalen dan behoort in overleg met de opdrachtgever het sturen van een “kennisgeving rechtsvervolging” tot de ultieme mogelijkheden om een vordering buitengerechtelijk af te handelen. Onder buitengerechtelijke incasso verstaat Freudenthal (1996,p4): de wijze van invordering van geldschulden waarbij een schuldeiser zijn vordering uit handen geeft aan een derde, de beroepsmatige incasseerder (Bedrijf XY), die de vordering zal (trachten te) incasseren in de hoop aldus een gerechtelijke procedure te kunnen vermijden.

Is dit onvermijdelijk dan kunnen incassovorderingen behalve buiten rechte ook in rechte worden gerealiseerd. Hierbij is een juridisch vervolgtraject mogelijk door middel van het opstellen van een dagvaardiging en deze door een deurwaarder te laten overhandigen aan de debiteur. De mogelijke ingangen om geldvorderingen in te stellen bij het kanton- gerecht zijn de bodemprocedure (art 97 e.v. Rv) en de voorlopige voorzieningen- procedure (art.116 Rv). Bij de rechtbank kunnen geldvorderingen ingesteld worden in het kader van de bodemprocedure (art126 e.v. Rv), de geldvordering in kort geding (art.289 e.v. Rv) en het incasso-kort geding (art.289 e.v. Rv). Eveneens kan een incassovordering in de vorm van een faillisements aanvraag bij de rechter worden ingediend.

§ 3.3 Juridisch traject.

een vonnis is er hoger beroep/ appèl mogelijk bij een gerechtshof middels een hoger beroepdagvaarding.

Samenvattend kan het incassotraject in grote lijn als volgt worden weergegeven: 1. Sommeren (leidt vaak tot betalingsregeling)

2. Beslag leggen (voor zover mogelijk; afhankelijk van hoogte van het belang) 3. Dagvaarden (procederen)

4. Executeren (incasseren).

Bedrijf XY maakt hierbij eigenlijk geen onderscheid tussen vorderingen. Een vordering is een vordering en iedere vordering doorloopt min of of meer hetzelfde traject. Er vindt geen categorisatie van het debiteurenbestand plaats. Het voornaamste verschil tussen theorie en praktijk is derhalve het grotendeels ontbreken van een categorisatie in de praktijk en de transactiekosten-theorie welke gaat over het vinden van de meest geschikte d.w.z. de meest economische organisatievorm gegeven de eigenschappen van de transactie. Hiermee hoop ik een antwoord te hebben gegeven op deelvraag 3 en 4.

§ 3.4 Incasso- kosten.

Incassokosten zijn kosten die door een schuldeiser (crediteur) gemaakt kunnen worden als een schuldenaar (debiteur) niet of niet tijdig voldoet aan zijn betalingsverplichting. Als een schuldenaar niet (tijdig) voldoet aan zijn verplichting is een schuldeiser genoodzaakt actie te ondernemen om alsnog zijn geld te krijgen. Die actie kan bestaan uit het zelf aanmanen van de schuldenaar, maar de schuldeiser kan daarvoor ook een incassobureau (Bedrijf XY) of deurwaarder inschakelen. Het incassobureau of de deurwaarder verricht dan werkzaamheden in opdracht van de schuldeiser (zoals aanmanen, betalingsregeling treffen), met als doel het alsnog incasseren van het bedrag dat de schuldenaar nog moet betalen.De kosten van het incassobureau of de deurwaarder (de incassokosten) worden in principe in rekening gebracht bij de schuldeiser, de schuldeiser is immers de opdrachtgever, maar vaak zijn de kosten geheel of gedeeltelijk verhaalbaar op de schuldenaar. De schuldenaar draait dan uiteindelijk op voor de door het incassobureau of door de deurwaarder in rekening gebrachte kosten. De kosten zijn verhaalbaar op de schuldenaar op grond van de overeenkomst of de Wet schade- vergoeding als bedoeld in artikel 6:96 BW (Nederland). De schuldeiser lijdt immers schade: hij moet kosten betalen aan een derde en die kosten zou hij niet hebben gehad als de schuldenaar gewoon (tijdig) had betaald. Wel dienen zowel het berekenen van kosten als de hoogte van de kosten zelf redelijk te zijn. Dit is de zogenaamde dubbele redelijkheidstoets. Het rekenen van separate incassokosten per vordering terwijl deze samengevoegd hadden kunnen worden is een voorbeeld van onredelijk toegerekende kosten. Een voorbeeld van onredelijke kosten met betrekking tot de hoogte is het separaat vermelden van kostenposten die niet tot de incassokosten behoren, zoals “leges”, verschotten etc. Als uitgangspunt voor het vaststellen van de hoogte van de incassokosten dient de hoofdsom (som der facturen) inclusief (enkelvoudige) rente. Meestal wordt er een bedrag voor incassokosten in rekening gebracht van 15% van het bedrag (inclusief rente) dat de schuldenaar moet betalen. Hierbij gaat men uit van de staffel bij het zgn. rapport “voorwerk-ii” welke door veel incassobureau’s en rechters wordt gehanteerd. De staffel ziet er als volgt uit (www.rechtspraak.nl):

Op basis van deze staffel rekent Bedrijf XY voor een hoofdsom inclusief rente tot 250 euro een maximaal bedrag van 44,03 euro aan incassokosten. De inkomsten van Bedrijf XY bestaan uit de in rekening gebrachte incassokosten plus de rente. Bij vorderingen tot 5000 euro biedt Bedrijf XY de mogelijkheid alle gerechtelijke kosten van te voren af te kopen. De klant weet hierdoor precies hoeveel het juridisch innen van de vordering gaat kosten. Vorderingen boven de 5000 euro worden doorgestuurd naar een advocaat en deze communiceert een positief danwel negatief advies in een legal scan omtrent de haalbaarheid van de vordering. Is het advies positief dan ontvangt de klant tevens een legal offer d.w.z. een vaste prijs voor het innen van de vordering. Bij een negatief advies is het raadzaam de vordering te sluiten. De klant kan echter beslissen om de vordering desondanks door te zetten tegen reguliere tarieven.

Een procedure bij de civiele of bestuursrechter brengt kosten met zich mee. In de eerste plaats moeten er griffierechten worden betaald. Als het griffierecht niet wordt betaald, dan is de kans groot dat de zaak niet in behandeling wordt genomen. Het griffierecht is een heffing die door partijen betaald moet worden voor een procedure (zie bijlage 4). Vervolgens zijn er de kosten voor rechtsbijstand van bijvoorbeeld de advocaat-procureur of een deurwaarder. In bijlage 5 een overzicht van het besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders (Btag). Hierin tevens een indicatie voor de kosten van beslaglegging.

Ten derde kan de rechter de partij die in het ongelijk wordt gesteld, veroordelen om de kosten van de tegenpartij te betalen, de zgn. kostenveroordeling. Als geen van beide partijen volledig gelijk heeft gekregen , betaalt ieder zijn eigen kosten. Onder de kostenveroordeling kunnen de kosten van een advocaat vallen. Het honorarium van de advocaat wordt begroot volgens het liquidatietarief, waarbij het bedrag van de te liquideren kosten afhankelijk is van de verrichte (genormeerde) werkzaamheden en van het belang van de zaak. Dit komt tot uitdrukking middels een staffeltarief (zie bijlage 6) en puntensysteem voor de hoeveelheid handelingen. Met betrekking tot zaken van een geldswaarde beneden 10.000 euro in hoofdsom wordt ieder punt gewaardeerd op maximaal 250 euro. Een pleidooi krijgt een waardering van 2 punten. Bij geen verweer is het honorarium beperkt door het gebruik van modellen en snelle executie. Afhankelijk van de aard van het geschil (juridische complicaties) en aard van het verweer zal de complexiteit van een zaak toenemen in de vorm van hoeveelheid stukken, bewijslevering, horen van getuigen etc. en het honorarium toenemen.

Hiermee is de hoogte afhankelijk van het belang van de zaak. Voorwerk-ii benadrukt dat de incassokosten/-werkzaamheden daadwerkelijk moeten zijn gemaakt. Het versturen van enkele sommaties is daarvoor niet voldoende. Rechters blijken in de praktijk hoge eisen te stellen en terughoudend te zijn met de toekenning van buitengerechtelijke kosten. Ten slotte is het van belang dat de rechter de kosten kan toekennen, maar dat deze niet altijd geïnd kunnen worden. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een faillissement of wet schuldsanering natuurlijke personen. In dergelijke gevallen gaat de vordering naar de bewindvoerder of curator en is het afwachten of het geld geïncasseerd kan worden. Het is een risico van het voeren van een procedure en dient men van te voren met een advocaat te bespreken.

Hoofdstuk 4: Empirisch onderzoek in de bouwinstallatie-branche. § 4.1 Inleiding.

Uit het onderzoek van Bedrijf XY binnen de bouwinstallatiebranche juni 2009 blijkt dat iets meer dan 60% van de ondernemingen in deze branche merkt dat het betaalgedrag van klanten over 2008 is verslechterd (deelvraag 5). Meer dan de helft verwacht dat dit op korte termijn verder verergert. Ruim 30 % van de ondernemers heeft het afgelopen jaar te maken gehad met een faillissement.

Cijfers Bouwbranche 2007 2008 1e kw2009 Starters 25.466 25.493 5.789 Opheffingen 9.426 10.440 2.371 Faillissementen 967 962 358 Schuldsaneringen 202 159 30 Betaalgedrag (dagen) 48.3 47,55 47,9

Figuur 7: cijfers bouwbranche (bron: www.Bedrijf XY.nl)

Het hoge aantal faillisementen roept de vraag op om vanuit een theoretische grondslag het debiteurenbestand te categoriseren. Dit leverde de matrix op zoals weergegeven in figuur twee van paragraaf 2.3 Achterliggende gedachte hierbij is een niet homogene groep debiteuren. Een niet homogene groep debiteuren vergt geen eenduidig beleid. Vervolgens is de vraag om op elke categorie een efficient incassobeleid af te stellen. Een efficient incassobeleid dient een bijdrage te leveren aan het voorkomen van een situatie van financial distress. Hiertoe dient een vordering snel geincasseerd te worden en de debiteurentermijn minimaal te zijn. Een debiteurentermijn ontwikkelt zich via een tijdslijn. Een dergelijke lijn ziet er als volgt uit:

Factureren niet betaald contact Bedrijf XY betaald

* * * * * * * ************************************************************************ * A * B * C * * vervaldatum * * 0 (30 dagen) 80 dagen

De debiteurentermijn start op dag 0 wanneer de onderneming de factuur aan de debiteur stuurt onder de boekstukdatum. Doorgaans geldt er in de bouwinstallatiebranche een betalingstermijn van 30 dagen tot de vervaldatum (periode A). Betaalt de debiteur niet dan verstrijkt er een periode B tot op een gegeven moment de maat voor de ondernemer vol is en hij contact opneemt met Bedrijf XY om stappen te ondernemen. Het onderzoek van Bedrijf XY laat zien dat bouwinstallateurs niet tijdig een incassobureau inschakelen. Slechts 13 % van de ondernemers geeft een vordering binnen 60 dagen uit handen; iets meer dan de helft doet dit na 80 dagen d.w.z. een periode A van 30 dagen plus een periode B van 50 dagen. In 34% van deze gevallen gaat het dan om bedragen tussen de 1500 en 5000 euro. Ten slotte doet 33% van de ondernemers het incassoproces geheel zelfstandig.

In het empirisch onderzoek richten we ons voornamelijk op periode C. Dit is de termijn tussen het inschakelen van Bedrijf XY (openingsdatum v/h dossier) en het moment dat de vordering betaald is. Middels een aselecte steekproef van 50 eenheden per categorie van de matrix willen we de debiteuren termijn per factuur bepalen vanaf het moment dat Bedrijf XY wordt ingeschakeld. Het betalingspatroon brengen we vervolgens percentueel tot uitdrukking in een aging schedule voor iedere categorie. Op deze manier onderzoeken we nut en noodzaak van een gedifferentieerd incasso beleid en houden we de vinger aan de pols betreffende welke categorie eventueel een adequatere benadering nodig heeft. In de tweede plaats wil Bedrijf XY graag een indicatie hebben over de mogelijkheid dat de debiteur een einde zal maken aan de zakelijke relatie met de klant/opdrachtgever als gevolg van de inzet van incasso-middelen (defection). Het is om die reden van belang te kijken of de inzet van incassomiddelen inderdaad leidt tot een verslechtering van de relatie d.w.z. het later betalen van de facturen. Indien er later wordt betaald is de kans waarschijnlijker dat er een einde zal worden gemaakt aan de zakelijke relatie. Het verschil in aging schedule tussen de categorie die eenmalig niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan en met de inzet van incasso te maken heeft gehad en de categorie die terug komt en vervolgens nogmaals niet aan verplichtingen voldoet dient hier een indicatie over te geven.

§ 4.2 Kwantitatieve analyse.

Om een indruk te krijgen van het aantal facturen uit de bouwinstallatiebranche over 2008 waarvoor Bedrijf XY is ingeschakeld en de bijbehorende hoofdsom, zijn deze twee variabelen tegen elkaar uitgezet in een grafiek. De grafiek ziet er als volgt uit;

spreiding hoofdsom 0 50000 100000 150000 200000 250000 0 100 200 300 400 500 aantal facturen h o o g te h o o fd s o m ( e u ro ) Reeks1

Grafiek 3: spreiding hoofsom over aantal facturen 2008.

De gegevens uit de grafiek dient men als volgt te interpreteren. Ongeveer 2250 facturen hebben een hoofdsom van 5000 euro of lager. De volgende 1500 facturen hebben een hoofdsom tussen de 5000 en 50.000 euro en tenslotte is er nog een kleine groep van 400 facturen met een hoofdsom boven de 50.000 euro. Dit brengt het totaal aantal facturen over 2008 ruim boven de 4000 De onderbroken lijn geeft aan dat niet alle bedragen vertegenwoordigd zijn in de populatie facturen over 2008. Hierbij valt te zien dat met name de hogere bedragen uitzonderlijker zijn.

De populatie willen we vervolgens indelen aan de hand van de matrix eenmalig/ meermalig tegenover hoog/laag financieel belang. De grens tussen hoog en laag is vastgesteld op 5000 euro op basis van de competentiegrens bij de rechtbank en is gezien de spreiding van de hoofdsom een goed te hanteren grens. Op de andere as van de matrix hebben we de variabele eenmalig/meermalig. Eenmalig betreft het eenmalig niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoen van een debiteur aan zijn schuldeiser. De factuur wordt bijvoorbeeld een keer niet betaald. Meermalig daarentegen betreft het meermalig niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoen van een debiteur aan zijn schuldeiser.

Om een uitspraak te kunnen doen over nut en noodzaak van een categorisatie van het debiteurenbestand hebben we middels een aselecte steekproef 50 eenheden per categorie geselecteerd. In de categorie eenmalig boven 5000 euro zijn er 40 facturen bestudeerd, aangezien er bij een oplopende hoofdsom geen facturen meer voorhanden waren. Met een minimum van 40 eenheden voldoet de kwantitatieve analyse volgens Verschuren en Doorewaard aan de eis van betrouwbaarheid. Per factuur is in iedere categorie vervolgens gekeken naar de openingsdatum en de sluitingsdatum van het dossier na het betalen van de vordering (periode C van figuur 8). Alle bestudeerde facturen betreffen betaalde vorderingen. Dit leverde de volgende resultaten op:

eenmalig tot 5000 0 100 200 300 400 500 600 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 nr. factuur a a n ta l d a g e n Reeks1

Grafiek 4: overzicht categorie eenmalig tot 5000 euro.

meermalig tot 5000 0 200 400 600 800 1000 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 nr. factuur a a n ta l d a g e n Reeks1

eenmalig boven 5000 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 nr. factuur a a n ta l d a g e n Reeks1

Grafiek 6: overzicht categorie eenmalig boven 5000 euro.

meermalig boven 5000 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 nr. factuur a a n ta l d a g e n Reeks1

Grafiek 7: overzicht categorie meermalig boven 5000 euro.

Op basis van deze gegevens kunnen we vervolgens de gemiddelde debiteurentermijn ofwel de average collection period (ACP) per categorie bepalen. De ACP berekenen we door de som van het aantal dagen in een categorie te delen door het aantal facturen. In een overzicht zien de uitkomsten er als volgt uit:

≤ 5000 euro ≥ 5000 euro Eenmalig 91 dagen 164 dagen Meermalig 78 dagen 238 dagen

Aan de hand van deze gegevens is te zien dat bedragen tot 5000 euro relatief snel te incasseren zijn en bedragen boven de 5000 euro relatief langzamer. Dit komt ook percentueel naar voren in het aging schedule;

aantal dagen eenmalig tot 5000 meermalig tot 5000 eenmalig boven 5000 meermalig boven 5000 nulmeting 0-100 0.71 0.75 0.51 0.37 0.59 100-200 0.14 0.22 0.24 0.22 0.20 200-300 0.14 0 0.07 0.18 0.10 300-400 0 0.02 0.10 0.08 0.05 400-500 0 0 0.02 0.02 0.01 500-600 0.02 0 0 0.06 0.02 600-700 0 0 0 0.04 0.01 800-900 0 0 0 0.00 0.00 900-1000 0 0.02 0.02 0.02 0.02 meer dan 1000 0 0 0.02 0.02 0.01 totaal 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00

Figuur 9: overzicht aging schedule.

Het aging schedule geeft een overzicht in percentages binnen hoeveel dagen vorderingen uit een categorie zijn geincasseerd. Uit de categorie eenmalig tot 5000 euro is op basis van het aging schedule af te leiden dat 71% van de vorderingen uit deze categorie binnen 100 dagen geïnd is. In de volgende 100 dagen incasseert men 14% en tussen dag 200-300 nog een keer. Na ruim 500 dagen incasseert men als laatste een langdurig lopende vordering om zo alle vorderingen binnen de categorie geïnd te hebben en een score van 100% te realiseren. Bij vorderingen uit de categorie meermalig tot 5000 euro blijkt 75 % van de vorderingen binnen 100 dagen te vorderen. Wanneer men dus de keuze heeft tussen een stapel vorderingen uit de verschillende vorderingen is het verstandig om met de vorderingen uit de categorie meermalig tot 5000 euro te starten, aangezien dit op korte termijn het beste resultaat oplevert. Op deze wijze is een strategie te bepalen en is de kosten in ogenschouw nemende verschillende scenario’s denkbaar om het incasso-beleid uit te stippelen. Een dergelijke indeling lijkt derhalve relevant.

§ 4.3 Resultaten van het onderzoek.

Een efficient incasso-beleid dient een bijdrage te leveren aan het voorkomen van een situatie van financial distress. Hiertoe dient een vordering zo snel mogelijk geincasseerd te worden en de debiteurentermijn minimaal te zijn. Alvorens Bedrijf XY wordt ingeschakeld speelt zich hierbij een voortraject af. Een minimale debiteurentermijn begint met het tijdig versturen van de factuur door de ondernemer aan de debiteur. Daarna is er een gebruikelijke periode van 30 dagen tot de vervaldatum (periode A). Indien er niet betaald is binnen 30 dagen volgt een periode B. Uit onderzoek van Bedrijf XY

blijkt dat bouwinstallateurs niet tijdig een incassobureau inschakelen. Slechts 13% van de ondernemers geeft een vordering binnen 60 dagen uit handen en 33% doet het incassoproces bij voorkeur zelfstandig. Hier komen we in de aanbevelingen nog even op terug. In het onderzoek richten we ons voorlopig op periode C, aangezien deze periode binnen het bereik van Bedrijf XY ligt en de kwantitatieve analyse betrekking heeft op deze periode.

Uit de kwantitatieve analyse is gebleken dat bedragen tot 5000 euro relatief snel te incasseren zijn. Dit blijkt ook uit het aging schedule. Binnen 100 dagen incasseert men rond de 70 % van de vorderingen met een hoofdsom tot 5000 euro. Is de hoofdsom hoger dan 5000 euro dan incasseert men in de categorie eenmalig 51% van de vorderingen binnen 100 dagen en in de categorie meermalig ligt dit percentage op 37 %. Op basis van deze gegevens blijkt er een verschil te zijn in het percentage vorderingen dat men per categorie binnen een bepaald aantal dagen kan incasseren. Afhankelijk van de hoogte van de vorderingen is het mogelijk om op basis van het aging schedule een strategie te bepalen om binnen een bepaalde termijn een maximaal bedrag te incasseren. Nut en noodzaak van een categorisatie zijn aantoonbaar.

Daarnaast wil Bedrijf XY graag een indicatie hebben over de mogelijkheid dat de debiteur een einde zal maken aan de zakelijke relatie met de klant/opdrachtgever als gevolg van de inzet van incasso-middelen (defection). Het onderscheid tussen eenmalig/meermalig is hierbij van belang. In de eenmalige categorie is er eenmalig niet aan een betalingsverplichting voldaan d.w.z. er is een keer een bestelling geweest en de bijbehorende factuur is niet betaald. Bedrijf XY incasseert de factuur en vervolgens is de relatie tussen de debiteur en de schuldeiser verbroken d.w.z. er is 100 % defection. Geen enkele debiteur zal de zakelijke relatie met de schuldeiser voortzetten.

De gemiddelde debiteurentermijn (ACP) tussen de categorie die eenmalig met de inzet van incasso te maken heeft gehad en de categorie die dit meermalig heeft gehad dient uitkomst te bieden. Uit de kwantitatieve analyse bleek het volgende:

≤ 5000 euro ≥ 5000 euro Eenmalig 91 dagen 164 dagen Meermalig 78 dagen 238 dagen

Bij een bedrag tot 5000 euro betaalt de meermalige categorie gemiddeld eerder dan de eenmalige en is er geen aanleiding om te veronderstellen dat de inzet van incasso- middelen tot een verslechtering van de relatie/ defection zal leiden. Bedragen boven de 5000 euro worden gemiddeld wel een stuk later betaald door debiteuren uit de meermalige categorie. Een verklaring hiervoor zou de hoogte van het financiele belang kunnen zijn alsmede de toename van de complexiteit in dergelijke zaken.

Op basis van de gemiddelde debiteurentermijn kunnen we het defection-effect nader bepalen. Indien iedere debiteur uit de eenmalige categorie de zakelijke relatie continueert is in feite dezelfde dataset uit de eenmalige categorie te herhalen. Het gemiddelde dient bij een voldoende grote steekproef gelijk te blijven. Als iedere debiteur de relatie voortzet komt deze op een gegeven moment in de categorie meermalig terecht. In de categorie meermalig zou men bij 0 % defection dan ook een gemiddelde van 91 dagen tot 5000 euro en 164 dagen boven 5000 euro mogen verwachten.

De getrokken steekproefen geven echter een gemiddelde van 78 dagen in de categorie tot 5000 euro en 238 dagen in de categorie boven 5000 euro. Een indicatie voor het defection-effect is hiermee in de categorie tot 5000 euro 1- 91/78 * 100% = -16,67 %. Er is geen indicatie voor een defection- effect. In de categorie boven 5000 euro is een indicatie voor het defection-effect 1-164/238 * 100% = 31,09 %. Hier is wel een indicatie voor een defection-effect. Ongeveer 1 op de 3 debiteuren die eenmalig een factuur boven de 5000 euro niet heeft betaald komt na de inzet van incasso-middelen niet terug in de meermalige statistieken. De debiteur betaald dus voortaan altijd keurig op tijd of heeft de zakelijke relatie verbroken.

Het aging schedule geeft in de meermalige categorie boven 5000 euro een beeld dat een relatief groot percentage niet binnen 100 dagen betaald. Een toenemende complexiteit als gevolg van gerechtelijke procedures en de hoogte van het financieel belang liggen hier aan ten grondslag. Het is aannemelijk dat een debiteur na een dergelijke procedure niet opnieuw besluit een zakelijke relatie aan te gaan met de schuldeiser. In deze zin bevestigt het aging schedule het bestaan van een defection-effect als gevolg van de inzet van incasso-middelen in de categorie boven 5000 euro. Een dergelijk effect is in de categorie tot 5000 euro niet waar te nemen.

Hoofdstuk 5: Conclusies en aanbevelingen. § 5.1 Conclusies.

In deze paragraaf zetten we de conclusies van het onderzoek op een rij. Uitgangspunt hierbij vormt het beantwoorden van de probleemstelling;

Vraagstelling:

A. Aan de hand van welke criteria kan men het debiteurenbestand categoriseren? B. Op welke wijze is het vervolgens mogelijk om op iedere categorie een efficient

incassobeleid af te stellen?

Om te komen tot het beantwoorden van deze vragen en conclusies te trekken hebben we een aantal deelvragen geformuleerd. In de eerste plaats stelden we de vraag welke incassomiddelen een crediteur in theorie ter beschikking heeft om een debiteur tot betaling te bewegen. Uit de theorie is gebleken dat incassovorderingen zowel in rechte als buiten rechte kunnen worden gerealiseerd. Buitengerechtelijke mogelijkheden zijn het benaderen van de debiteur per brief/fax/telefoon of e-mail. Hierbij valt te denken aan het versturen van een laatste sommatie of een aanmaning. Op deze manier probeert men de vordering op een minnelijke manier te incasseren. Naast het minnelijke traject is een juridisch traject mogelijk. Hierbij heeft de crediteur de mogelijkheid om op basis van verschillende procedures een geldvordering in te stellen bij het kantongerecht of de rechtbank. Eveneens kan een incassovordering in de vorm van een faillisementsaanvraag bij de rechtbank worden ingediend. De schuldeiser heeft de mogelijkheid zijn vordering uit handen te geven aan een derde, de beroepsmatige incasseerder, die de vordering zal (trachten te) incasseren.

In de tweede plaats vroegen we ons af welke criteria uit de theorie ten grondslag liggen aan het incassogedrag van crediteuren. Hier bleken zowel operationele als financiele motieven een rol te spelen. Voornamelijk van belang bleken de factoren in het vaststellen van een debiteurentermijn en de kredietwaardigheid van een debiteur. Op basis van deze gegevens en de transactiekosten-theorie hebben we een matrix ontwikkeld om het debiteurenbestand te categoriseren.

vertegenwoordiging door een advocaat bij de rechtbank verplicht is. Een verder onderscheid tussen vorderingen wordt er binnen Bedrijf XY niet gemaakt.

Het voornaamste verschil tussen theorie en praktijk is het feit dat de transactiekosten-theorie een gedifferentieerd incasso-beleid voorstaat gegeven de eigenschappen van de transactie. Het debiteurenbestand is geen homogene groep en niet iedere debiteur/situatie is gelijk. Een eenduidig beleid is om die reden niet gewenst. Relevante eigenschappen zijn de frequentie van de transactie, de mate waarin de transactie door onzekerheid is omgeven en de transactiespecificiteit van activa. Bedrijf XY hanteert uit kostenoogpunt een meer gestandaardiseerde werkwijze.

Nu iets meer dan 60% van de ondernemingen in de bouwinstallatie- branche merkt dat het betaalgedrag van klanten over 2008 is verslechterd en ruim 30% van de ondernemers in deze branche het afgelopen jaar te maken heeft gehad met een faillissement is een klantspecifieker incasso-beleid echter geboden. In de volgende paragraaf geven we enkele aanbevelingen hiertoe.

§ 5.2 Aanbevelingen.

Uit de kwantitatieve analyse is gebleken dat bedragen tot 5000 euro relatief snel te incasseren zijn en bedragen boven de 5000 euro relatief langzaam. Debiteuren die meermalig een factuur niet hebben voldaan in de categorie tot 5000 euro blijken bij de inzet van incassomiddelen sneller te betalen dan de groep welke eenmalig niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan. Bij bedragen boven de 5000 euro is dit andersom. Een verklaring hiervoor is wellicht de toenemende complexiteit en de hoogte van het financiele belang bij meermalige vorderingen boven de 5000 euro.

Op basis van deze gegevens valt een efficient incassobeleid uit te zetten met als doel om in zo kort mogelijke termijn een maximaal bedrag te incasseren. Afhankelijk van de hoogte van de vordering en de percentages in het aging schedule is duidelijk welke strategie te volgen. Binnen 100 dagen is het meest efficient om vorderingen uit de categorie meermalig tot 5000 euro te innen. Hierbij dienen de in rekening te brengen incassokosten eveneens in ogenschouw te worden genomen. Op basis van de staffel uit voorwerk-ii worden vaststaande kosten doorberekend. Vorderingen tot 5000 euro zijn vaak minder arbeidsintensief en sneller af te handelen dan vorderingen boven de 5000 euro. Door een hogere productie zijn ze hiermee relatief aantrekkelijker voor Bedrijf XY. Dit blijkt uit de staffel van incassokosten (figuur 6) en het aging schedule. De introductie van een categorisatie van het debiteurenbestand op basis van het aging schedule is Bedrijf XY dan ook aan te bevelen.