FenS Admin Upload cursisten. Februari 2021

Februari 2021

FenS Admin

Upload cursisten

Agenda

• Activatie proces

• Aanmaken CSV

• Upload naar FenS Admin

• Controle resultaat

• Corrigeren eventuele fouten

FenS account activatie proces

1) Cursisten schrijven op standaard wijze in bij de coach

2) Coach zet alle cursisten per groep, locatie, tijd in een apart bestand Upload_cursisten.xlsm 3) Een CSV bestand wordt gemaakt die door de coach wordt geüpload in FenS Admin

4) Iedere correct gecreëerde cursist ontvangt een FenS Welkom-mail. Check Spam folder.

Stappen voor de cursist:

1) Cursist opent de mail op de telefoon kan FenS downloaden, installeren en account aanmaken 2) Cursist ontvangt mail om mail adres te bevestigen i.v.m. veiligheid.

3) Cursist kan FenS gebruiken

Cursus Na week Aantal weken

In 8 weken 4 6

In evenwicht 1 9

Een leven lang 1 9

Onder controle 1 9

Instappakket PC 3 6

Vervolgpakket PC 1 9

Aanmaken CSV

Bestand Upload_cursisten.xlsm

Te vinden in de Downloadomgeving: https://www.fitenslank.nl/blz/coach-downloads.html

Bewaar het CSV bestand ergens op je laptop.

Startdatum toegang tot FenS

Upload in FenS Admin

Wachtwoord = wachtwoord van jouw FenS app

Controleren en corrigeren upload

…

Controleren

Mogelijke foutmeldingen:

1. Cursusnaam is niet toegestaan 2. Cursus is reeds gekoppeld aan

een actieve cursus

3. Cursist voornaam is leeg 4. Cursist achternaam is leeg 5. Startdatum is onjuist formaat

(dd-mm-jjjj)

6. Coachmailadres

(coach@fitenslank.nl) matcht niet met ingelogde coach

7. Cursist mailadres is onjuist

8. Het bestand bevat geen cursisten 9. …

Corrigeren upload

1. Corrigeer de fouten in jouw Upload_cursisten.xlsm en maak een nieuw CSV met de rode knop "Maak een CSV bestand aan".

2. Je mag de goede regels verwijderen, deze hoeven niet opnieuw aangeboden te worden.

3. Je kunt bestaande cursisten opnieuw uploaden. Indien een cursist al een mail heeft gehad, krijgt deze niet nog een mail.

Tip! Als alle cursisten goed zijn verwerkt kun je de cursisten verwijderen in de sheet "Upload lijst cursisten".

Tip! Laat regel 1 ongemoeid, zodat je de volgende keer weet wat je in moet vullen

Extra functionaliteit FenS admin

• Je kunt zoeken op cursisten

• Je kunt sorteren op veel kolommen door op de header van de kolom te klikken

• Je kunt filteren op cursisten die geen mail hebben gehad

• Je kunt de status van een cursist zien:

• Wanneer is de Welkomstmail verstuurd?

• Is het account actief?

• Beide vinkjes moeten aan staan om gebruik te kunnen maken van FenS

• Is de e-mail geverifieerd? Dat wil zeggen dat ze het account hebben aangemaakt en op de link in de mail hebben geklikt.

• De huidige datum moet tussen Start- en Einddatum liggen om het Dagboek in te kunnen vullen. Aders krijgt de cursist een melding:

• Je kunt opnieuw de Welkomstmail naar de cursist sturen

Nawoord

1. Cursisten hoeven niet verwijderd te worden uit FenS Admin. De toegang tot de app wordt automatisch gestopt.

2. Geef alleen mensen toegang tot FenS die betalen voor de cursus of PC (dit wordt periodiek gecontroleerd)

3. 2x per jaar (juli, januari) ontvang je een factuur voor de cursisten die zijn geüpload voor

‘een leven lang’ en ‘onder controle’