Het algemeen bestuur van waterschap Aa en Maas;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van ………..;
B e s l u i t :
vast te stellen de
‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015’
Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand
Artikel 1 Verzoek om informatie of ambtelijke bijstand
1. Een lid van het algemeen bestuur wendt zich tot de bestuursadviseur van de cluster Bestuursondersteuning van het waterschap (hierna te noemen bestuursadviseur) met een verzoek om:
a. feitelijke informatie van geringe omvang;
b. inzage in of afschrift van, documenten die openbaar zijn.
2. Als de bestuursadviseur twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris-directeur daarvan in kennis.
De secretaris-directeur beslist.
3. Een lid van het algemeen bestuur wendt zich tot de bestuursadviseur met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties.
4. De bijstand, als bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de bestuursadviseur. Als deze de gevraagde bijstand niet kan verlenen, kan de hij de secretaris-directeur verzoeken één of meer medewerkers aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 2 Verlenen van ambtelijke bijstand
Ambtelijke bijstand wordt aan lid van het algemeen bestuur verleend, tenzij:
a. het lid van het algemeen bestuur niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van het algemeen bestuur.
b. dit het belang van het waterschap kan schaden.
Artikel 3 Weigering verzoek ambtelijke bijstand
1. De secretaris-directeur beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van artikel 2 wordt geweigerd.
2. Als de secretaris-directeur de bijstand op grond van artikel 2 weigert deelt hij zijn besluit gemotiveerd mee aan de voorzitter van het algemeen bestuur, de bestuursadviseur en het lid van het algemeen bestuur dat het verzoek heeft ingediend.
Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand
1. Als het verzoek om bijstand door de secretaris-directeur wordt geweigerd kan het betrokken lid van het algemeen bestuur het verzoek voorleggen aan de dijkgraaf. De dijkgraaf beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
2. Indien een lid van het algemeen bestuur niet tevreden is de verleende bijstand kan het betrokken lid hierover in overleg treden met de secretaris-directeur.
3. Als overleg met de secretaris-directeur niet leidt tot een voor het betrokken lid
bevredigende oplossing legt zij de zaak voor aan de dijkgraaf. De dijkgraaf beslist, al dan niet na overleg met het presidium, zo spoedig mogelijk over de zaak.
Paragraaf 2 Fractieondersteuning
In deze verordening wordt verstaan onder:
Fractie: De leden van het algemeen bestuur die door het stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, alsmede de leden van het algemeen bestuur die onderscheidenlijk zijn benoemd overeenkomstig artikel 14, eerste, tweede en derde lid, van de Waterschapswet.
Financiële bijdrage: De bijdrage waarop een fractie jaarlijks aanspraak kan maken voor fractieondersteuning ingevolge deze verordening.
Fractieondersteuning: Ondersteuning ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden van de fractie in het algemeen bestuur.
Artikel 2 5 Opbouw vergoedingRecht op financiële bijdrage
1. De fracties, zoals bedoeld in het reglement van orde algemeen bestuur, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2. De financiële bijdrage bestaat max. € 2000,-- voor elke fractie per kalenderjaar.
3. Het dagelijks bestuur is bevoegd de hoogte van het in het tweede lid bedoelde bedrag jaarlijks vast te stellen en kan omtrent het bepaalde in deze verordening
uitvoeringsregels vaststellen.
4. De financiële bijdrage wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt of op declaratiebasis achteraf, op een door de fractie aan te geven rekeningnummer. De fractievoorzitter deelt de voorzitter van het algemeen bestuur de bestuursadviseur mee welke persoon binnen de fractie met het beheer van de gelden is belast.
Artikel 6 3 (Niet) toegestane Besteding bijdrage
1. Tenminste tweederde deel van de financiële bijdrage is bestemd voor de personele ondersteuning van de fractie en daaraan gerelateerde bureaukosten.
12. De financiële bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
c. c. giften en leningen;
d. uitgaven waarvoor aan de leden op grond van een wettelijke regeling een gedeeltelijke tegemoetkoming is verstrekt;
e. opleidingen voor bestuursleden, anders dan opleidingen in het kader van de ontwikkeling van het functioneren van de fracties als geheel.
d.f activiteiten in het kader van verkiezingscampagnes;
e. bestedingen aan algemene bestuursleden of bedrijven van algemene
bestuursleden voor werkzaamheden die zij in opdracht van een fractie verrichten;
fg. buitenlandse reizen;
g. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de fractieleden ingevolge hoofdstuk 3 van het Waterschapsbesluit en de Verordening
voorzieningen Bestuursleden 2009 toekomen.
Met opmaak: Inspringing: Eerste regel: 0 cm
Met opmaak: Inspringing: Links:
1,24 cm, Verkeerd-om: 1,25 cm
2. De financiële bijdrage mag in elk geval worden gebruikt voor:
a. vergaderkosten fractie, zoals onder meer huur vergaderlocatie, catering, materialen, administratieve ondersteuning.
b. opleidingskosten in het kader van de ontwikkeling van het functioneren van de fractie als geheel; Onder opleidingskosten wordt verstaan:
-cursus- en lesgeld;
-kosten studiemateriaal -examen- en diplomakosten
-aanschafkosten verplicht studiemateriaal;
-reis- en verblijfkosten in het kader van de opleiding.
c. kosten voor vakbladen ten behoeve van de fractie;
d. kosten voor lief en leed eigen fractieleden, ter hoogte van maximaal 50 euro per persoon op basis van integriteitsnorm;
e. website van de fractie f. bankkosten fractierekening
Artikel 4 7 Wijziging zeteltal door verkiezingen of splitsingGevolgen splitsing fractie 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de
financiële bijdrage op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van het nieuw gekozen algemeen bestuur plaatsvindt.
21. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 52, tweede lid, voor de oorspronkelijke fractie vastgestelde bijdrage per fractielid verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken fractieleden. De vaste financiële bijdrage blijft bij de oorspronkelijke fractie. De vaste bijdrage voor de nieuw gevormde fractie wordt berekend naar rato van het nog resterende deel van het boekjaar.
2. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot per de eerste dag van de maand na de splitsing
verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit eerste lid.
3. Indien een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat het algemeen bestuur in de nieuwe samenstelling aantreedt.
4. Wanneer een fractie ophoudt te bestaan gedurende de bestuursperiode, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgende op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan en legt het uiterlijk 2 maanden na deze kennisgeving verantwoording af over de besteding van de tegemoetkoming als bedoeld in artikel 5, eerste lid..
Artikel 8 5 ReservesReservering niet bestede gelden
1. De in enig jaar niet bestede gelden blijven als reservering in beheer bij de fractie en kan met in achtneming van artikel 6, eerste lid in volgende jaren worden aangewend.
Aan het eind van het jaar vloeit het restant van het gereserveerde bedrag voor fractie- ondersteuning terug naar de algemene middelen
Artikel 9 6 Verantwoording
1. Elke fractie legt, binnen drie maandenuiterlijk 1 februari na het einde van een boekjaar, aan het algemeen bestuur verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. onder overlegging van een verslag met behulp van een bij deze verordening in een bijlage opgenomen format. De verslagen zijn openbaar.
Met opmaak: Inspringing: Links:
1,24 cm, Verkeerd-om: 1,25 cm Met opmaak: Lettertype: 11 pt Met opmaak: Inspringing: Links:
1,24 cm, Verkeerd-om: 1,24 cm
Met opmaak: Lettertype: 11 pt Met opmaak: Inspringing: Links: 0 cm, Verkeerd-om: 1,25 cm
Met opmaak: Inspringing: Eerste regel: 0 cm
Met opmaak: Genummerd + Niveau:
1 + Nummeringstijl: 1, 2, 3, … + Beginnen bij: 1 + Uitlijning: Links + Uitgelijnd op: 0,63 cm + Inspringen op: 1,27 cm
2. De fracties bieden het verslag met onderliggende originele betalingsbewijzen ter controle aan bij de bestuursadviseur van het waterschap. Deze parafeert de verantwoording. De
bevindingen worden in de jaarrekening verwerkt. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de
jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan het algemeen bestuur.
3. Het algemeen bestuur stelt gelijktijdig met het vaststellen van de jaarrekening de bedragen na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:
a. de uitgaven van een fractie die in het vorige boekkalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
Artikel 10 7 Terugvordering
Indien een fractie niet voldoet aan de in artikel 9, lid 1, verplichte verantwoording en
verslaglegging over het vorige jaar, kan het dagelijks bestuur besluiten een voorschot geheel of gedeeltelijk niet te verstrekken, dan wel geheel of gedeeltelijk terug te vorderen. Zij doet daarvan mededeling aan het algemeen bestuur.
Artikel 8 Onvoorziene gevallen
In de gevallen waarin de verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de artikelen in deze verordening, beslist het dagelijks bestuur.
Artikel 11 Intrekking oude verordening
De verordening financiële ondersteuning fracties uit het algemeen bestuur 2009 wordt ingetrokken.
Artikel 12 9 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na de vaststellingmet ingang van 1 januari 2009.
Artikel 13 10 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning 2015financiële ondersteuning fracties uit het algemeen bestuur 2009’.
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van waterschap Aa en Maas in zijn openbare vergadering van 26 juni 2009…5 juni 2015,
de secretaris, de dijkgraaf,
drs. P. Sennema drs. L.H.J. Verheijen
Met opmaak: Inspringing: Eerste regel: 0 cm
Met opmaak: Lettertype: Niet Vet, Niet onderstrepen
Met opmaak: Lettertype: Niet Vet
Toelichting op de verordening ambtelijke bijstand en financiële fractieondersteuning 2015
fracties uit het algemeen bestuur 2009
Artikelsgewijs Artikel 1Algemeen
Deze verordening legt expliciet vast dat het algemeen bestuur en individuele algemeen bestuursleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor de fracties bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moeten bij verordening worden geregeld. In dit artikel wordt de term fractie gedefinieerd om duidelijk te maken dat zowel de direct gekozen als benoemde categorieën in aanmerking komen voor financiële ondersteuning.
Daarnaast wordt aangeduid wat onder financiële bijdrage en fractieondersteuning moet worden verstaan.
Ambtelijke bijstandArtikel 2
De verordening is niet bedoeld om formele barrieres op te werpen die het verlenen van bijstand aan bestuursleden bemoeilijken. Als het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, of inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een algemeen bestuurslid contact opnemen met de bestuursadviseur van de cluster Bestuursondersteuning van het waterschap.
Bij twijfel is er een rol voor de secretaris-directeur weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het verzoek als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a. en b. betreft. De bestuursadviseur zorgt vervolgens dat het verzoek op de juiste wijze in behandeling wordt genomen. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 37 en 43 van de Waterschapswet van toepassing.
De hoofdregel is dat een verzoek om ambtelijke bijstand wordt ingewilligd, tenzij sprake is van één van de genoemde weigeringsgronden zoals bedoeld in artikel 2. Een weigering wordt altijd gemotiveerd.
De uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de dijkgraaf. Het ligt voor de hand dat hij hierover overleg voert met de secretaris-directeur en de bestuursadviseur (en zo nodig ook het betrokken algemeen bestuurslid). Uiteraard kan het algemeen bestuur via de gebruikelijke weg hierover de dijkgraaf verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 97 Waterschapswet).
Fractieondersteuning
De hoogte van het budget voor fractieondersteuning is opgenomen in de begroting en wordt dus door het algemeen bestuur vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast deel. Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderende verhoudingen in het algemeen bestuur. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Met opmaak: Lettertype: Vet, Cursief
Een fractie legt verantwoording af door overlegging van een verslag en originele
betalingsbewijzen van de werkelijke uitgaven in een kalenderjaar. Het dagelijks bestuur kan sanctiemogelijkheden hanteren voor het geval dat de fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden
terugbetaald.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning.
De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Het in het tweede lid genoemde bedrag wordt jaarlijks door het dagelijks bestuur aan het dan geldende prijsniveau getoetst en indien nodig bijgesteld.
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Artikel 3
Een belangrijk onderdeel van de fractieondersteuning betreft de fractiemedewerkers en de daaraan gerelateerde bureaukosten. In het eerste lid van het artikel is bepaald dat tenminste 2/3 deel van de financiële bedrage hieraan wordt besteed. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de volgende kosten:
- personeelskosten: het betreft zowel de kosten van medewerkers met arbeidscontract als de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van de personeelsadministratie behoren tot deze kostenpost.
- scholing van de fractiemedewerkers, mits die scholing in directe relatie staat tot de werkzaamheden van de fractiemedewerkers;
- kosten van kantoorbehoeften (papier, schrijfwaren, computers voor de fractiemedewerkers);
- kosten voor huur van kantoor,- en/of vergaderruimte buiten het waterschapshuis.
Ten hoogste 1/3 van de financiële bijdrage beschikbaar is voor andere bestedingen. Dit betreft alle kosten die niet rubriceerbaar zijn onder personele kosten en bureaukosten.
In het tweede lid is een aantal bestedingen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage het inkomen van de algemene bestuursleden wordt aangevuld en verkiezingscampagnes worden gefinancierd bewerkstelligd. Onder g. is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt voor een
aanvulling op de vergoeding voor de werkzaamheden of voor andere vergoedingen waarvoor al een regeling is getroffen op grond van het Waterschapsbesluit (onderdeel Rechtspositie) en de
‘Verordening voorzieningen bestuursleden 2009’.
Artikel 4
De bijdrage zal aangepast moeten worden aan veranderde verhoudingen in het AB.
Bij splitsing wordt het oorspronkelijke fractiebedrag naar evenredigheid verdeeld over de nieuwe fracties. Het is niet doenlijk om een andere dan deze rekenkundige maat te gebruiken, omdat dan de discussie over de achtergrond van de splitsing wordt opgewekt.
Artikel 5
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 6
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit het AB verdwijnt, zal het dagelijks bestuur het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.
Aan het verslag van de fractie zijn geen bijzondere eisen gesteld.
Artikel 7
Het spreekt voor zich dat indien een fractie niet voldoet aan de verplichte verantwoording en verslaglegging over het vorige jaar, het dagelijks bestuur kan besluiten een voorschot geheel of gedeeltelijk niet te verstrekken, dan wel geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.
Artikel 8
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 9
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 10
Dit artikel behoeft geen toelichting.
