VOORSTEL AAN ADVIESCOMMISSIE / DAGELIJKS BESTUUR / ALGEMEEN BESTUUR

VOORSTEL AAN ADVIESCOMMISSIE / DAGELIJKS BESTUUR / ALGEMEEN BESTUUR

Datum 28 augustus 2017

Opsteller Willem Essen

Onderwerp Najaarsrapportage 2017

Samenvatting In de Najaarsrapportage 2017 is sprake van een aframing op budgetten ad € 275.000 waarvan wordt voorgesteld dit bedrag te storten in een Bestemmingsreserve “Harmonisatie en Innovatie”, besteding hiervan in handen van het Dagelijks Bestuur te geven, waarbij bij de jaarstukken en de tussenrapportages verantwoording inzake de besteding aan het Algemeen Bestuur wordt afgelegd.

Voorstel Instemmen met de voorstellen inzake de Najaarsrapportage 2017.

Interne toetsing

O Juridische gevolgen O Financiële gevolgen O Personele gevolgen O Item voor de OR Advies KBG

.

Advies Adviescom- missie

c

G.J. Nijpels – O F.R. Streng – M

Besluit DB d.d. 18

september 2017

2

Namens het Algemeen/Dagelijks Bestuur van de GR SSC DeSom, d.d. ………

de voorzitter, de directeur,

J.G.A. Baas P. A. Kuiken

TOELICHTING :

Inleiding

De begroting van SSC DeSom wordt in het voorjaar van het jaar voorafgaand aan het dienstjaar vastgesteld.

Het is daarom prudent om gedurende het dienstjaar -met de actuele inzichten van het moment- de begroting integraal te beoordelen en wellicht te herzien.

Waar de Voorjaarsrapportage vooral dient om te beoordelen of de uitgangspunten bij de begroting in de praktijk ook zo uitpakken, is de Najaarsrapportage met name bedoeld om te beoordelen in hoeverre de geraamde budgetten –naar verwachting- ook toereikend zullen zijn. Hiertoe wordt de “werkelijkheid per eind juli 2017”

geëxtrapoleerd naar “een geheel jaar” en kunnen voorstellen worden gedaan voor bijstelling van de begroting.

Bij deze bijstelling wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele wijzigingen (alleen voor het begrotingsjaar) en structurele wijzigingen (voor het begrotingsjaar en de daarop volgende jaren).

Basis voor de Najaarsrapportage 2017 is de Begroting 2017, inclusief Voorjaarsrapportage 2017.

Kredieten 2017

In de begroting 2017 is voor een totaal van € 970.000 aan kredieten voor vijf nieuwe investeringen geautoriseerd.

In de AB-vergadering van 5 juli 2017 is een nieuw krediet ad € 17.500 voor aanschaf van nieuw meubilair geautoriseerd, waarvan de afschrijving wordt gedekt vanuit de vrijval binnen het krediet Uitbreiding Oracle databases. Beide investeringen zij inmiddels gerealiseerd en kunnen als volgt financieel worden afgewikkeld:

Omschrijving krediet werkelijk verschil

Uitbreiding Oracle databases 150.000 131.000 19.000

Nieuw meubilair 17.500 17.500 0

De investering voor de uitbreiding van de Oracle databases is volgens plan uitgevoerd. De initiële ramingen zijn destijds gebaseerd op toen bekende standaard listprijzen. De investering valt goedkoper uit dankzij de huidige marktwerking en goede inkooponderhandelingen, waarmee forse kortingen zijn behaald.

Het krediet voor nieuw meubilair is destijds gebaseerd op de offertes en ook daarbinnen gerealiseerd.

Daarnaast zijn er in 2017 investeringen gedaan voor laptops, telefoons en licenties voor nieuwe personeelsleden van DeSom ad € 19.900. Eerdere kredietaanvragen voor dit onderdeel hebben het “niet gehaald”, zodat hiervoor via deze rapportage alsnog bestuurlijke autorisatie wordt gevraagd. De financiële effecten hiervan voor de begroting zijn in deze rapportage verwerkt in het onderdeel Afschrijving 2017.

Overhevelingen

In de begroting 2017 is een formatie-uitbreiding van 7,6 fte opgenomen. Na vaststelling van de begroting 2017 (in december 2016) is begonnen met werving van vaste medewerkers hiervoor. Tijdens de wervingsperiode zijn voor deze vacatures ‘derden’ ingehuurd en derhalve is sprake van vrijval van salarissen en een overschrijding van inhuur derden. Verder is sprake van vrijval van salaris van de directeur (tijdelijke invulling wethouderschap Drechterland), wat wordt aangewend voor inhuur van externe ondersteuning. In totaal wordt in dit kader een vrijval salarissen van € 271.000 geraamd. Voorgesteld wordt deze vrijval over te hevelen naar Inhuur derden.

Bij Incidentele bijstellingen wordt vervolgens het budget Inhuur derden beoordeeld en bijgesteld.

Incidentele bijstellingen

4

Incidentele uitgaven 2017

In de begroting 2017 is voor de volgende projecten een incidenteel budget ad € 215.000 opgenomen:

1 € 60.000 voor EA aanbesteding nieuw Microsoft contract;

2 € 10.000 voor verhuizing van de back-up naar Drechterland;

3 € 60.000 voor EA aanbesteding mobiele telefonie;

4 € 50.000 voor implementatie van nieuwe investeringen in SQL ontwerp en consolidatie;

5 € 20.000 voor implementatie van nieuwe investeringen inzake verhuizing van het datacenter naar Hoorn;

6 € 15.000 voor het volledig herschrijven van het informatiebeveiligingshandboek en continuïteitsplan.

Ten aanzien van dit budget stellen wij het volgende voor:

1 Aframing van € 60.000 voor EA aanbesteding voor een nieuw Microsoft-contract: omdat de VNG- aanbesteding voor Microsoft is uitgesteld tot 2018, moest SSC DeSom onverhoopt zelf een inkooptraject starten. Dit is inmiddels gedaan en we zijn er in geslaagd de kosten hiervan te dekken binnen de begroting;

2 Aframing van € 10.000 voor verhuizing van de Back-up naar Drechterland. Nu is besloten de uitwijk in Hoorn te realiseren, is de verhuizing van de backup naar Drechterland technisch niet meer noodzakelijk;

3 Reservering van € 130.000: onzeker is of de aanbesteding mobiele telefonie (3) en de onder 4. en 5 genoemde investeringen nog dit jaar kunnen worden gerealiseerd. Om te voorkomen dat deze bedragen in het jaarresultaat 2017 komen en vanuit dit resultaat weer opnieuw moeten worden bestemd, wordt

voorgesteld deze te storten in een Bestemmingsreserve “Projecten/Implementatie nieuwe investeringen”.

Het herschrijven van het informatiebeveiligingshandboek en continuïteitsplan wordt nog dit jaar gerealiseerd.

Verbindingen

Onder dit budget wordt het gebruik van de glasvezelkabel en de gebruikskosten van internet en telefoon opgenomen. Op basis van huidige contracten kan € 25.000 worden afgeraamd.

Externe dienstverleningscontracten

Onder dit budget worden de kosten van de derdelijns dienstverleningscontracten op gebied van Netwerk, Infrastructuur en Telefonie verantwoordt. Op basis van huidige contracten kan € 20.000 worden afgeraamd.

Structurele bijstellingen Afschrijving 2017

In 2015 is van de investering in het glasvezelnetwerk € 150.000 in rekening gebracht bij de gemeente Hoorn (deelnemer aan het netwerk), maar de geraamde jaarlijkse afschrijving is destijds niet bijgesteld.

In overleg met de accountant is besloten dit te corrigeren door de afschrijvingen vanaf 2017 bij te stellen, waarbij tevens wordt voorgesteld de oorspronkelijke afschrijvingstermijn voor het glasvezelnetwerk (vijf jaar) vast te stellen op tien jaar (de economische levensduur van het glasvezelnetwerk is naar verwachting 10 jaar).

Verder wordt voorgesteld de afschrijvingstermijn van laptops en telefoons van eigen personeel bij te stellen van 5 jaar naar 3 jaar, gelet op de economische levensduur daarvan. Als gevolg van deze mutaties en hetgeen is opgenomen onder “kredieten 2017” kunnen de structurele afschrijvingen met € 40.000 worden afgeraamd.

Licenties 2017

Op 1 oktober 2017 loopt het contract met Microsoft inzake de huidige licenties af en moet voor een nieuwe periode een nieuw contract worden afgesloten. Hoewel wij er op dit moment vanuit gaan dat de financiële gevolgen daarvan binnen het geraamd budget blijven, houden we op dit onderdeel ‘een slag om de arm’.

Financieel totaaloverzicht

mutatie

budget

Incidenteel 2017

structureel 2017

overhevelingen:

salarissen -271.000

inhuur derden 271.000

overheveling incidentele kosten naar BR -130.000

vorming BR "projecten/implementatie nieuwe investeringen" 130.000 incidentele mutaties:

rente -55.000

inhuur derden -50.000

Personeels gerelateerde budgetten -15.000

aframing incidentele kosten 2017 -70.000

verbindingen -25.000

externe dienstverlening -20.000

structurele mutaties:

afschrijvingen -40.000

totale vrijval -235.000 -40.000

In totaal kan binnen de begroting 2017 € 275.000 worden afgeraamd.

Bestemming aframing 2017

Indien wordt besloten de begroting 2017 te verlagen met € 275.000 betekent dit het volgende voor de bijdrage 2017 van de deel/afnemers, indien ook WerkSaam WF ‘meedeelt’ (het bedrag per werkplek daalt namelijk).

Bijdragen gemeenten en WerkSaam BGR 2017 verlaging bijdrage

Drechterland 670.300 -33.600

Enkhuizen 652.300 -32.700

Stede Broec 738.500 -37.100

Opmeer 413.700 -20.800

Medemblik 1.544.300 -77.500

Koggenland 793.900 -39.800

WerkSaam 666.500 -33.400

totaal 5.479.500 -275.000

Door de Adviescommissie wordt voorgesteld deze vrijval 2017 te reserveren ten behoeve van

Harmonisatie/Innovatie en te storten in een nieuwe bestemmingsreserve “Harmonisatie en Innovatie”:

Harmonisatie:

Het programma ”Harmonisatie en modernisering van de informatievoorziening van de West-Friese gemeenten”

6

o interactief maken HRM portal;

o invoering contractmanagement (centraal contracten register);

o invoering Algemene Verordening Gegevensbescherming;

o invoering Wet Open Overheid.

Innovatie:

Een deel van de vrijval kan worden gebruikt voor innovaties waar nu in de begroting geen ruimte voor is, zoals:

o Alle organisaties moeten steeds meer -en vooral sneller- kunnen anticiperen op snelle ontwikkelingen in de markt. Wendbaarheid van de organisatie is hierin de sleutel tot succes. Dit vraagt om een flexibele ICT die een dynamische werkplek faciliteert, waarin de medeweker zijn eigen tools kan kiezen om slimmer, sneller en eenvoudiger te kunnen werken. We gaan de “Dynamic Workspace” ontwikkelen, de werkplek die altijd binnen handbereik is: de nieuwe manier van werken vanuit de Werkplek 3.0; werken vanuit SAAS oplos- singen, single sign on oplossing, eenmalige inlog, kortom het makkelijker maken voor de eindgebruiker.

o Het ontwikkelen van een regionale Cloud strategie (b.v. ivm vervanging van de huidige Microsoft Windows en Office producten door Azure/Office 365, het cloud computing platform van Microsoft)

Ten aanzien van bestedingen vanuit deze BR en verantwoording hiervan wordt dan het volgende voorgesteld:

• Het dagelijks bestuur is bevoegd inzake bestedingsbeslissingen binnen de hierboven genoemde kaders;

• Bij jaarstukken en tussenrapportages wordt door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur verantwoording afgelegd inzake de bestedingen ten laste van deze BR.

Voorstellen:

1 De budgetten bijstellen zoals in de Najaarsrapportage 2017 opgenomen;

2 Voor incidentele kosten van projecten en implementatie van nieuwe investeringen ad € 130.000 een nieuwe bestemmingsreserve “Projecten/Implementatie nieuwe investeringen” vormen;

3 Het saldo van de vrijval 2017 ad € 275.000 storten in een nieuwe Bestemmingsreserve

“Harmonisatie en Innovatie” en het DB bevoegd verklaren de betreffende kosten ten laste te brengen van deze BR en hierover rapporteren in tussenrapportages en jaarstukken;

4 Investeringsuitgaven 2017 voor nieuw personeel van DeSom ad € 19.900 autoriseren;

5 De afschrijvingstermijn voor de glasvezelkabel wijzigingen van vijf naar tien jaar;

6 De afschrijvingstermijn voor laptops en telefoons wijzigen van 5 naar 3 jaar;

7 Vaststellen van de begroting van SSC DeSom als “één Programma”, zodat in het kader van de begrotingsrechtmatigheid alleen een overschrijding op de totale begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.