Kader voor het verstrekken van persoonsgegevens uit het
bevolkingsregister en uit de akten van burgerlijke stand – versie 1.00 (13-01-2022)
Dit document verduidelijkt hoe je als medewerker burgerzaken omspringt met vragen om persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf worden gesteld. We maken daarbij een onderscheid enerzijds tussen puntbevragingen en vragen om lijsten van persoonsgegevens, en anderzijds tussen vragen afkomstig van het bestuur (andere diensten en mandatarissen) en van externen (derden, advocaten, verenigingen). Per type vraagstelling verwijzen we naar een aanvullend modeldocument.
Enkele basisprincipes
We gaan altijd uit van het principe van niet-verstrekking: persoonsgegevens kunnen niet aan een derde worden verstrekt1, tenzij we daartoe een wettelijke verplichting hebben of als dit deel uitmaakt van een gemotiveerde beslissing in het kader van de lokale autonomie van het gemeentebestuur.
Persoonsgegevens zijn beschermd door de privacywetgeving. We moeten altijd kunnen staven welke persoonsgegevens we hebben verstrekt en waarom. Zorg daarom voor een administratief spoor: dat zowel de vraag als het antwoord bewaard blijven – wanneer mogelijk als logbestand in de software zelf, anders met een schriftelijk bewijs zoals een e-mail of brief. Doe dit niet mondeling of per telefoon, ook niet als antwoord op een indirecte vraag. Beschikt het bestuur over een thuisloket of e-loket, dan verwijs je de aanvrager best zoveel mogelijk door naar daar. Burgers kunnen hun eigen gegevens ook altijd ophalen in Mijn Burgerprofiel en in Mijn Dossier. Deze digitale loketten zijn veiliger en te verkiezen boven e-mail.
Sommige derden hebben een eigen machtiging om het Rijksregister te raadplegen. Dat is onder meer het geval voor advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders maar ook bijv. voor De Lijn. Wie gemachtigd is om bepaalde gegevens zelf te raadplegen, kan deze niet meer verkrijgen bij de gemeente.
Vragen van interne diensten
Puntbevragingen van interne diensten over gegevens in het bevolkingsregister
Persoonsgegevens kunnen aan andere interne diensten en aan het OCMW2 worden verstrekt voor alle opdrachten die kaderen in een wettelijke of decretale taak. Dit noemen we raadplegingen voor interne doeleinden. Voor een overzicht van de toegelaten opdrachten van verschillende diensten, zie Lijst_taken_interne_doeleinden. Meestal zal het gaan om puntbevragingen.
De dienst burgerzaken kan instaan voor het verstrekken van deze persoonsgegevens. Soms is het mogelijk dat specifieke medewerkers van andere diensten toegang krijgen tot het bevolkingsregister of Rijksregister via hun eigen toepassingen of via een consultatietool.
1 “Wanneer het daarentegen om een derde gaat, bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat elke persoon, elke publieke of private instelling op schriftelijk en ondertekend verzoek een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.”
2 Het OCMW is een aparte rechtspersoon en kan meestal zelf bepaalde gegevens uit het Rijksregister raadplegen via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). Toch kan het OCMW bij dienst burgerzaken persoonsgegevens verkrijgen voor interne doeleinden.
Vragen van interne diensten naar lijsten met persoonsgegevens uit het bevolkingsregister
Interne diensten kunnen lijsten met persoonsgegevens opvragen wanneer de vraag kadert in een wettelijke of decretale taak. Zie hiervoor (opnieuw) Lijst_taken_interne_doeleinden.Een gemeentebestuur kan ook lijsten van persoonsgegevens opmaken voor interne diensten wanneer dit gaat om initiatieven die op basis van de autonomie van het lokaal bestuur worden genomen. Dit moet gebeuren bij college- of gemeenteraadsbesluit. Om van een coherent beleid te kunnen spreken, werkt het bestuur best een doelgroepenbeleid uit, waarin het volgende is opgenomen:
- welke doelgroepen het bestuur aanschrijft - voor welk doel het bestuur ze aanschrijft
- in het kader van welk algemeen belang het bestuur ze aanschrijft
- een motivering dat het doel niet op minder privacygevoelige manieren kan worden bereikt (zoals via het gemeenteblad, de website en de aanplakborden).
Aanvragen op ad hoc basis moeten zoveel mogelijk vermeden worden. Ze mogen nooit gebeuren op initiatief van een personeelslid of mandataris. Is er nog geen doelgroepenbeleid uitgewerkt voor de huidige legislatuur, dan kan het beleid worden afgestemd op basis van Beleid_raadpleging_bevolkingsregisters_doelgroepenbeleid.
Opgelet! Mandatarissen vragen soms lijsten op van huwelijken voor het versturen van felicitaties en van overledenen voor het versturen van rouwkaartjes. Dit moeten gebeuren in naam van het voltallige college van burgemeester en schepenen of in naam van de gemeenteraad – dit kan niet ten persoonlijke titel.
Vragen van buiten de organisatie
Puntbevragingen van de betrokkene of diens vertegenwoordiger
Louter ter verduidelijking vermelden we hier aanvragen door de betrokkene zelf. Stelt iemand een vraag over de eigen gegevens, dan kan het bestuur de persoonsgegevens verstrekken. Dit geldt zowel voor het bevolkingsregister als de akten van burgerlijke stand. De persoon moet zich kunnen identificeren. Dat kan het gemakkelijkst via het thuisloket.
Stelt een vertegenwoordiger van de persoon in kwestie een vraag naar persoonsgegevens? Dan mag je de persoonsgegevens verstrekken – het is alsof de betrokkene de vraag zelf stelt. De aanvrager moet wel aantonen dat hij of zij de persoon effectief vertegenwoordigt.
Belgische advocaten moeten voor hun eigen cliënt dus geen rechtsgrond voorleggen. Ze kunnen zich beroepen op hun mandaat ad litem, art. 440 Ger.W. Het is aangeraden te dubbelchecken dat:
- de aanvrager effectief een advocaat is (bekijk bijv. de vermelde website en vergelijk met het e-mailadres of zoek de advocaat op via https://www.advocaat.be/zoek-een-advocaat) - de aanvraag énkel over de eigen cliënt gaat (zeker in bijv. echtscheidingszaken)
Laat bij twijfel de advocaat eerst bevestigen.
Andere voorbeelden zijn ouders, voogden, bewindvoerders en wie een volmacht kan voorleggen.
Puntbevragingen van derden over gegevens in het bevolkingsregister
Als een derde om persoonsgegevens van iemand anders uit het bevolkingsregister vraagt, dan kan dat enkel na opgave van een geldige rechtsgrond. In Leidraad_rechtsgronden vind je een overzicht van de rechtsgronden die regelmatig worden ingeroepen door advocaten, notarissen, deurwaarders en andere derden. Per rechtsgrond staat vermeld welke gegevens je al dan niet mag verstrekken.
Opgelet! Ook van overleden personen mag je geen persoonsgegevens uit het bevolkingsregister verstrekken zonder geldige rechtsgrond. Pas na een termijn van 120 jaar wordt de informatie uit de registers vrijgegeven.3
Vragen van derden naar lijsten van persoonsgegevens uit het bevolkingsregister
Voor vragen om lijsten van persoonsgegevens door externen geldt het principe van niet-verstrekking.
Lijsten kunnen nooit worden bezorgd aan natuurlijke personen, feitelijke verenigingen, organisaties of comités.
De uitzondering op deze regel zijn instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen met lokale verankering en die niet gemachtigd zijn om zelf het Rijksregister te raadplegen.
Dit betekent:
- Het moet gaan om een instelling van Belgisch recht, nl. zowel rechtspersonen van publiekelijk als privaat recht.
- Het moet gaan om een taak van algemeen belang, bijv. een caritatief, cultureel of filantropisch doel, niet een commercieel of winstgevend doel.
- De taak van algemeen belang moet kaderen in een wettelijke opdracht, wat niet het geval is voor bijv. een parochie, sportvereniging of andere lokale vereniging.
- Het moet gaat om een lokaal belang. Van zodra de vraag betrekking heeft op een aantal gemeentes, spreken we van een bovenlokaal belang en moet de vraag worden afgewezen.
Alleen als aan deze voorwaarden is voldaan, kan het college van burgemeester en schepenen oordelen dat de vraag gegrond is en besluiten om de gegevens te verstrekken.
Daarnaast zijn er nog deze uitzonderlijke cases:
- Buitenlandse overheden, als de Minister van Buitenlandse Zaken vooraf zijn akkoord geeft.
- Politieke partijen, uitsluitend voor verkiezingsdoeleinden tijdens de zes maanden die voorafgaan aan de datum van een gewone verkiezing of tijdens de veertig dagen die voorafgaan aan de datum van een buitengewone verkiezing.
- Opiniepeilingsinstellingen die erkend zijn door de Minister van Economische Zaken.
Opgelet! Aan scholen kunnen geen lijsten worden verstrekt voor leerlingenwerving. Hoewel de pedagogische opdracht van de school een taak van algemeen belang is, geldt dit niet voor leerlingenwerving. Een aantal lokale besturen hanteerde om die reden een alternatieve werkwijze, waarbij de gemeente optreedt als postbode en de folders van de verschillende scholen in één envelop bundelt. Ook deze aanpak is niet in lijn met het regelgevend kader. Een degelijk alternatief om burgers correct te informeren over het pedagogisch project van de scholen is een gemeentelijke communicatie aan de hand van bijv. een folder. Daarin kan het gemeentebestuur alle scholen op het grondgebied objectief belichten. Zo respecteren we het gelijkheidsbeginsel. Deze communicatie kan het bestuur publiceren op de website en eventueel verspreiden in het kader van het doelgroepenbeleid.
3 Koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister.
Vragen van derden over het bevolkingsregister voor genealogische, wetenschappelijke en historische doeleinden
Wanneer een derde uittreksels of getuigschriften aanvraagt uit het bevolkingsregister voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, dan geldt er een bijzonder regime.
Indien de bevolkingsregisters al meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, gelden er dan geen beperkingen. De gevraagde uittreksels of getuigschriften kunnen worden aangeleverd. De aanvrager kan ook het register zelf komen raadplegen.
Indien de registers minder dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, moet er in principe schriftelijke toestemming verkregen worden volgens het voorgeschreven cascadesysteem. De aanvrager moet zelf de bekomen toestemming, met vermelding van de nagestreefde doelstelling, voorleggen aan het bestuur. De toestemming moet verkregen worden van:
1. De betrokken persoon zelf.
2. De langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner indien de betrokken persoon overleden of niet meer gezond van geest is. Voor minderjarigen wordt de toestemming gegeven door de ouders of voogd.
3. Ten minste één van de afstammelingen in de eerste graad indien de betrokken persoon overleden is en geen langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner heeft nagelaten of deze laatste niet meer gezond van geest is.
4. Indien er geen afstammelingen in de eerste graad zijn, of deze niet gezond van geest of overleden zijn, dan komt het aan het college van burgemeester en schepenen toe om te beslissen of de uittreksels of getuigschriften worden afgeleverd.
Als de aanvrager het adres niet kent van de persoon die de toestemming moet geven, kan de aanvrager een brief richten aan die persoon. Het bestuur zendt deze brief vervolgens door aan de bestemmeling, die zelf beslist om al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager. Het adres van de bestemmeling wordt door het bestuur niet medegedeeld aan de aanvrager.
Puntbevragingen van derden over de akten van de burgerlijke stand
Bij een aanvraag die betrekking heeft op de akten van de burgerlijke stand moet in eerste instantie gekeken worden naar de leeftijd van de akte.
Een akte wordt openbaar van zodra ze een bepaalde leeftijd bereikt. Iedereen kan dan een uittreksel of afschrift van de akte krijgen. Een akte wordt openbaar na de volgende termijn:
- overlijdensakten na 50 jaar - huwelijksakten na 75 jaar
- geboorte- en andere akten na 100 jaar.
Is de relevante termijn overschreden, dan kan een uittreksel of afschrift afgeleverd worden.
Informatie uit akten die ‘jonger’ zijn dan de gestelde termijnen kan echter niet zomaar aangeleverd worden. Deze akten zijn niet openbaar. Enkel de volgende personen kunnen dan een uittreksel of afschrift verkrijgen:
- De betrokken persoon zelf.
- De echtgenoot of echtgenote van de betrokken persoon.
- De wettelijk samenwonende van de betrokken persoon.
- De wettelijke vertegenwoordiger van de betrokken persoon.
- De bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn van de betrokken persoon.
- De erfgenamen van de betrokken persoon.
- De notaris en advocaat van bovenstaande personen.
Vragen van derden over de akten van burgerlijke stand voor genealogische, wetenschappelijke en historische doeleinden
Voor vragen van derden over de akten van burgerlijke stand voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden geldt een bijzonder regime. Voor deze doeleinden en mits naleving van een aantal voorwaarden, kunnen er toch afschriften of uittreksels worden afgeleverd van in beginsel niet-openbare akten.
De aanvrager moet dan toestemming verkregen hebben van:
1. De betrokken persoon zelf. Voor minderjarigen wordt de toestemming gegeven door de ouders of voogd.
2. De langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner indien de betrokken persoon overleden is of door zijn gezondheidstoestand geheel of gedeeltelijk, zij het tijdelijk, niet wilsbekwaam.
3. De wettelijke vertegenwoordiger bij gebreke aan 2.
4. Ten minste één van de afstammelingen in de eerste graad bij gebreke aan 3.
Als de aanvrager de contactgegevens niet kent van de persoon die de toestemming moet geven, dan kan de aanvrager een communicatie bijvoegen gericht aan die persoon. De ambtenaar van de burgerlijke stand zendt deze communicatie door, voor zover deze persoon een gekend adres in België heeft. De bestemmeling beslist zelf om al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager. De ambtenaar van de burgerlijke stand deelt de contactgegevens van de bestemmeling niet mee aan de aanvrager.
Een aanvraag moet de volgende elementen bevatten:
- de identificatiegegevens van de aanvrager:
o voor natuurlijke personen: naam, voornamen en rijksregisternummer of, bij gebrek daaraan, het nummer van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid
o voor rechtspersonen en ondernemingen: het ondernemingsnummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen
o voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen, die niet over een Belgisch identificatienummer beschikken: elk document dat, volgens het toepasselijk recht in het land van oorsprong van die natuurlijke persoon of rechtspersoon, de identificatie hiervan verzekert
- de vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft
- een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden - de verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking
- de toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben (of de personen die via de eerder beschreven cascade de toestemming moeten verlenen)
- de bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4.7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.
Deze gegevens van de aanvraag mogen maximaal 5 jaar worden bewaard door het gemeentebestuur.
Samengevat
Identiteit aanvrager controleren
Binnen de organisatie
Andere aanvragen Lever de gevraagde gegevens niet af
Lijsten met persoonsgegevens bevolkingsregister
Interne doeleinden Lever de gevraagde gegevens af Doelgroepenbeleid obv
gemeente- of collegebesluit
Lever de gevraagde gegevens af Andere aanvragen Lever de gevraagde
gegevens niet af
Buiten de organisatie
Betrokkene Vragen over eigen
gegevens Lever de gevraagde
gegevens af Vertegenwoordiger van
betrokkene Vragen over gegevens
betrokkene Controleer mandaat ad
litem/volmacht Lever de gevraagde gegevens af
Derde
Bevolkingsregister
Puntbevragingen Controleer de
rechtsgrond Lever de gevraagde gegevens af
Lijsten met
persoonsgegevens Lever de gevraagde gegevens niet af, TENZIJ
Instelling van Belgisch recht
Taak van algemeen (gemeentelijk) belang binnen wettelijke opdracht Buitenlandse overheid Met akkoord van
Minister van Buitenlandse Zaken Politieke partijen voor
verkiezingsdoeleinden Erkende opiniepeilingsinstelling
en
Vragen voor genealogische, wetenschappelijke en historische doeleinden
Meer dan 120 jaar
geleden afgesloten Lever de gevraagde gegevens af Minder dan 120 jaar
geleden afgesloten
Controleer schriftelijke toestemming volgens
cascadesysteem
Lever de gevraagde gegevens af
Register burgerlijke stand
Puntbevragingen
Openbare akte Lever de gevraagde gegevens af Niet-openbare akte Lever de gevraagde
gegevens niet af, TENZIJ Bepaalde personen
