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ReeksNr: xxxxxxx 6990 - DGJ – BELEIDSTECHNISCHE ONDERSTEUNING
Consultent – lid - Afdeling Strategie & NVP
Toegangsvoorwarden
Vacature(s) : x
CALOG PERSONEEL CONSULENT
Gespecialiseerd: NEE
Mobiliteitsreserve : JA
Betrekkingsnummer:
Plaats van het werk
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BESTAANSREDEN VAN DE ENTITEIT
Federale gerechtelijke politie oefent, op het ganse Belgische grondgebied, opdrachten van gerechtelijke politie uit (identificatie en opsporing van daders van
strafmisdrijven), welke opdrachten zijn gericht op bovenlokale (en internationale) georganiseerde, maatschappijontwrichtende criminaliteit, en op misdrijven die een gespecialiseerde aanpak vereisen.
Deze streeft naar de detectie van criminele en opdagende fenomenen, de tijdige melding ervan aan de bevoegde overheden, de bijdrage tot een vermindering van het potentiële risico van het plegen van criminele feiten, de uitvoering van gerechtelijke of opsporingsonderzoeken en de aanpak van criminele organisatie. Ze brengt ook gespecialiseerde steun aan de lokale politie door de gerechtelijke expertise en de gespecialiseerde middelen ter beschikking te stellen.
De Algemene Directie verzekert, voor de gehele Directie :
- de opvolging en uitwerking van nieuwe methoden in verband met onze opdrachten;
- de verdeling van de personeels- en materiële middelen tussen de verschillende opdrachten;
- de formulering van de behoeften betreffende de opdrachten waarvoor het commissariaat-generaal of andere algemene directies bevoegd zijn ; - de opvolging en inachtneming van het nationaal veiligheidsplan ;
- vooruitzichten qua evolutie van de opdrachten, technieken en middelen van de federale politie in het algemeen en van de Directie in het bijzonder.
BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
Het organiseren en verzekeren van de opvolging van beheermiddelen in haar domein, rekening houdende met de impact op andere domeinen zodat er samengewerkt kan worden aan het realiseren van een algemeen beleid binnen de dienst.
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FUNCTIEBESCHRIJVING
Als gegevensbeheerder, relevante informatie voor de organisatie klasseren en/of gegevens invoeren in gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie.
- Helpen bij de opvolging van de inconveniënten
- Hulp bieden voor de organisatie van de informatieflux conform de richtlijnen hieromtrent
- Verzekeren van de relevantie van de informatie geplaatst in de informaticatools en/of op het intranet, internet
- Ordenen en rangschikken van dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst, en dit volgens de procedures of regels
- Verzamelen van de te klasseren documenten, dossiers of informatie en archiveren volgens de geldende regels
- Analyseren en/of controleren van de ingevoerde of in te voeren gegevens
Als technisch deskundige, op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de goede strategische keuzes te maken in het beleid materie en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.
- Voorbereiden van antwoorden op de vragen welke gegevens van diens expertisedomein vereisen
- Volgen van opleidingen met betrekking tot zijn expertisedomein
- Opzoeken en ontwikkelen van hulpmiddelen, methodes en goede praktijken in zijn expertisedomein
- Actief deelnemen aan werkgroep(en) teneinde de werkprocedures van de dienst te documenteren en/of te verbeteren, en dit conform de richtlijnen van de dienst - Formuleren van de geschikte technische aanbevelingen teneinde de mogelijkheid te bieden aan de directie om diens strategische visie aan te passen
- Geven van adviezen m.b.t. organisatiecontrole (CP3) in diens materies
- Bijstaan van het diensthoofd in diens analyse van de strategische en operationele dossiers
- Analyseren van dossiers of situaties, en dit vanuit een technisch en/of wetgevend aspect, identificeren van de obstakels en voorstellen van mogelijke oplossingen - Geven van informatie/opleidingen in zijn domein
Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- Opvolgen van de divisiebehoeften aan personeel (mobiliteit, werving en selectie, pensioen, ……)
- Controleren van de samenhang en de kwaliteit van de behandelde dossiers - Zoeken, op een actieve manier, van realistische oplossingen voor
ondervonden/vastgestelde problemen en deze voorstellen
- Implementeren van dossiers/projecten op basis van een onderwerp/op aanbeveling van de hiërarchie
- Aanvullen van de documenten volgens de geldende regelgeving of procedures - Archiveren van het dossier wanneer deze afgehandeld is
- Vaststellen, analyseren en structureren van de kernelementen van het dossier - Feedback geven aan de overste met betrekking tot de evolutie van de
dossiers/projecten, vergaderingen en/of werkgroepen
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Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te
waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
- Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo’s, nota’s en/of presentaties
- Deelnemen aan de dagelijkse activiteiten van de dienst en uitvoeren van elke
bestuurlijke en organisatorische taak die de optimale uitvoering van de doelstellingen van de dienst toelaat door de termijnen en kwaliteitsnormen na te leven
- Deelnemen aan het opmaken van de baisisgegevens, nota's, communicatie, … en de opvolging verzekeren
- Opstellen, aanpassen en/of nakijken en vervolgens archiveren van alle soorten documenten (PV van vergaderingen, administratieve documenten, wettelijke en overheidsteksten, …)
- Versturen van faxen en brieven voor een persoon of een dienst
- Vatten van de aanvragen uitgaande van de interne en externe partners in de databank
- Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers
- Helpen bij de vertaling van verschillende documenten
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GEWENST PROFIEL Kennis :
• Politionele organisatie - Politionele struktuur - Niveau : GEBRUIKER
• Politionele organisatie - Functionering van de politionele struktuur - Niveau : GEBRUIKER
• Strategie en beleid - Strategie - Niveau : BASIS
• Strategie en beleid - Uitmuntendheid in de politie functie - Niveau : BASIS
• Strategie en beleid - Missie, visie, waarden - Niveau : BASIS
• Strategie en beleid - Management - Niveau : BASIS
• Ondersteuning van de werking - Informatiebeheer - Niveau : GEBRUIKER
• Ondersteuning van de werking - Juridische steun - Niveau : GEBRUIKER
Praktische kennis :
• Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een
waardevolle en sluitende conclusie.
• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis.
Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
• Ondersteunen - Anderen ondersteunen door een formele rol als mentor te aanvaarden, door een voorbeeldfunctie op te nemen en door anderen te helpen bij hun activiteiten.
Verwachte gedrag :
• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en
behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke
doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.
• Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.
• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende.
Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.
SELECTIEMODALITEITEN OPMERKINGEN
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N° SERIE: xxxxxx 6990 – DGJ – Appui technique à la gestion
Consultant – membre - Développement et Stratégie
Conditions d’accès
Poste(s) vacant(s) : 1
PERSONNEL CALOG CONSULTANT
Spécialisé: NON
Réserve de mobilité : OUI
Emploi n°: xxxxxx
Lieu(x) de travail
POLIS CENTER – RAC Rue Royale 202A 1000 Bruxelles
Contact
XXXX
RAISON D’ETRE DE L’ENTITE
La Police judiciaire fédérale exerce, sur l’ensemble du territoire belge, des missions de police judiciaire (identification et recherche des auteurs d’infractions pénales)
spécialisées vers la criminalité supra locale (et internationale), organisée et déstabilisant la société, et vers les délits qui requièrent une approche spécialisée.
Elle a pour but la détection des phénomènes criminels et émergents, leur signalisation à temps aux autorités compétentes, la contribution à une diminution du risque potentiel que des faits criminels soient commis, l’exécution d’enquêtes judiciaires ou de recherche et l’approche des organisations criminelles. Elle apporte aussi un appui spécialisé à la police locale en mettant à disposition son expertise judiciaire et ses moyens spécialisés.
La Direction générale assure, pour toute la Direction :
- le suivi et l’élaboration de nouvelles méthodes se rapportant à ses missions ; - la répartition des moyens en personnel et en matériel entre ses différentes missions ;
- la formulation de ses besoins en ce qui concerne les missions pour lesquelles le commissariat général ou d’autres directions générales sont compétentes ; - le suivi de l’observation du plan national de sécurité ;
- les perspectives relatives à l’évolution des missions, techniques et moyens de la police fédérale en général et de la Direction en particulier.
RAISON D’ETRE DE LA FONCTION
Organiser et assurer le suivi des outils de gestion dans ses matières en tenant compte de l'impact sur les autres domaines afin de contribuer à la réalisation d'une politique globale au sein de son service.
DESCRIPTION DE LA FONCTION
En tant que gestionnaire de données, classer des informations pertinentes pour l’organisation et/ou encoder des données dans des banques de données afin de mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
- Aider au suivi des inconvénients
- Apporter son aide pour l'organisation des flux d'informations conformément aux directives en la matière
- Assurer la pertinence des informations placées dans les outils informatiques et/ou sur l'intranet voire internet
- Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles
- Recueillir les documents, dossiers ou informations à classer et les archiver selon les règles en vigueur
- Analyser et/ou contrôler les données introduites ou à introduire
En tant qu'expert technique, sur la base de son expertise dans ses domaines d’activité, faire des analyses et formuler des avis au management, aux services
demandeurs et aux partenaires afin de permettre aux dirigeants de faire les bons choix en matière de politique et/ou et d’assister les collaborateurs dans leurs
tâches.
- Préparer des réponses aux questions nécessitant des données de son domaine d’expertise
- Suivre des formations liées à son expertise
- Rechercher et développer des outils, méthodes et bonnes pratiques dans son domaine d'expertise
- Participer de façon active au(x) groupe(s) de travail, afin de documenter et/ou
d’améliorer les procédures de travail du service conformément aux directives du service - Formuler les recommandations techniques adéquates afin de donner à la direction la
possibilité d'adapter sa vision stratégique
- Assister le chef de service dans son analyse des dossiers stratégiques et opérationnels - Analyser des dossiers ou des situations sous un angle technique et/ou législatif,
identifier les obstacles et proposer des pistes de solutions - Donner des (in)formations dans son domaine
En tant que gestionnaire de dossier, établir, analyser, contrôler et/ou suivre des dossiers en respectant les échéances et les règles relatives au domaine d'activité afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
- Suivre les besoins de la division en personnel (mobilité, recrutement et sélection, pension,…)
- Contrôler la cohérence et la qualité des dossiers traités
- Rechercher activement des solutions réalistes aux problèmes rencontrés ou détectés et les proposer
- Implémenter des dossiers/projets à partir d'un sujet/sur recommandation de la hiérarchie
- Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur - Archiver le dossier quand son traitement est terminé
- Détecter les éléments clés du dossier, les analyser et les structurer
- Donner un feedback au supérieur concernant l'évolution des dossier/projets, des réunions et/ou groupes de travail
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En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et d'activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
- Rédiger des comptes-rendus des réunions internes, des textes, des mémos, des notes et/ou des présentations
- Participer aux activités quotidiennes du service et effectuer toute tâche administrative et organisationnelle permettant la réalisation optimale des objectifs du service dans le respect des délais et des normes de qualité
- Participer à l'élaboration de bases de données, notes, communications, … et assurer leur suivi
- Etablir, adapter et/ou vérifier puis archiver des documents de tout type (PV de réunions, documents administratifs, textes légaux et réglementaires, …) - Envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service
- Encoder les demandes des partenaires internes et externes dans la base de données - Assister le(s) responsable(s) dans la gestion et le traitement administratif de dossiers
spécifiques
- Aider à la traduction de documents divers
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PROFIL SOUHAITE Connaissances :
• Organisation policière - Structure policière - Niveau : UTILISATEUR
• Organisation policière - Fonctionnement de la structure policière - Niveau : UTILISATEUR
• Stratégie et politique - Stratégie - Niveau : BASE
• Stratégie et politique - Excellence dans la fonction de police - Niveau : BASE
• Stratégie et politique - Mission, vision, valeurs - Niveau : BASE
• Stratégie et politique - Management - Niveau : BASE
• Appui au fonctionnement - Gestion de l'information - Niveau : UTILISATEUR
• Appui au fonctionnement - Appui juridique - Niveau : UTILISATEUR
Connaissances pratiques :
• Intégrer - Établir des liens pertinents entre diverses données afin de les intégrer de manière synthétique dans un tout cohérent, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates.
• Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses
connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en oeuvre la solution la plus appropriée à chaque problème.
• Soutenir - Assumer le rôle de mentor en donnant l'exemple et en soutenant les personnes dans leurs activités.
Attitudes attendues :
• Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
• Coopérer - Créer et améliorer l'esprit d'équipe en s'identifiant aux objectifs communs, en partageant ses propres avis et idées et en aplanissant les conflits avec ses collègues.
• Dialoguer - Se familiariser avec les connaissances et l'expérience de son interlocuteur en demandant des éclaircissements, en s'intéressant à ce qu'il fait, en se mettant à sa place et en faisant le nécessaire pour comprendre son message dans sa globalité.
• S’auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
• Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.
Chaque collaborateur s’engage à respecter les directives, procédures et instructions en matière de bien-être et à renseigner les situations et comportements dangereux à son responsable. Il veille également à utiliser les moyens mis à sa disposition en bon père de famille.
ORGANISATION DE LA SELECTION
REMARQUES
