Forensisch onderzoek en compliance bij projecten

Qperts

quality experts

Forensisch onderzoek en compliance bij projecten

“Wat heb je aan forensisch onderzoek bij Projectbeheersing?” is een vraag die ik geregeld krijg: “Dat is toch meer iets voor de politie bij criminaliteit.”

Vóórdat een project van start gaat is er al heel veel communicatie geweest;

bestekken, nota’s van inlichtingen, toelichtingen, vragen en antwoorden,

overlegverslagen, correspondentie met potentiële leveranciers of onderaannemers.

Daarin worden de lijnen uitgezet over hoe een project in elkaar gestoken gaat worden.

Knap degene die deze data tot op de laatste letter onthoudt.

De praktijk is anders

In de initiatiefase zijn er al zoveel mensen bij de voorbereiding betrokken dat lang niet alle afspraken nog helder op het netvlies staan.

Toch wil je graag het contract sluiten en aan de gang gaan. Dat is nu eenmaal de natuur van de mens.

In de verschillende fasen van kleine en van complexe projecten moet er tot in de fijne details gekeken worden naar de relevante projectdocumenten. Je wilt niet in een later stadium overvallen worden door over het hoofd geziene details.

Tijdens de initiatiefase is het belangrijk om een inventarisatie te maken van de projecteisen. Het gaat daarbij om onder andere het bestek, programma’s van eisen, wet- en regelgeving, in het bijzonder milieu- en bouwregelgeving, omgevingseisen, klimaateisen en stakeholdereisen.

Essentieel daarbij is dat beoordeeld wordt of voldoen aan deze eisen gedurende de hele projectperiode mogelijk is.

Qperts

quality experts b.v.

01

Qperts

quality experts

Gedurende alle fasen van het project moet je precies weten wat je met elkaar hebt afgesproken, wat er in de diverse programma’s van eisen eventueel is aangepast en of alles in de procesketen mogelijk blijft.

Bij de inventarisatie kan je beoordelen of het project is te realiseren binnen de eisen waaraan het project moet voldoen. Dit wil je wel weten vóór je je handtekening zet.

Na de tenderfase worden alle projecteisen bepalend naast de vigerende wet- en regelgeving.

Vanaf de dag van ondertekening van het contract wordt het aantoonbaar voldoen aan de eisen welke tussen partijen zijn overeengekomen, van vitaal belang. Het bewaken van de afspraken is een continu proces vanaf het moment van contract- ondertekening tot de acceptatie van de oplevering, maar ook gedurende de garantieperiode.

Opleveren doe je niet alleen aan het eind van het project

Ook dit is een continu proces vanaf het moment van contractondertekening tot aan het eind van de garantieperiode.

Bij 80% van de projecten ontstaan tijdens de uitvoering of na oplevering van het project disputen over levertijd, kwaliteit, meer- en/of minderwerk en de consequen- ties die daarmee gepaard gaan.

Bespaar met onze methode van forensisch onderzoek tot 90% ten opzichte van de traditionele manier van onderzoek.

Wordt weer blij van de professionaliteit waarmee je organisatie

functioneert, omdat je nu zichtbaar maakt dat “het werkt”

Het Qperts forensisch onderzoek

Onze forensisch experts hebben kennis en ervaring in forensisch onderzoek naar onder meer:

In de verschillende fasen van zowel kleine als grote complexe projecten moeten de fijne details in alle voorkomende projectdata traceerbaar blijven om niet in een later stadium overvallen te worden door over het hoofd geziene details.

Tijdens de initiatiefase gaat het daarbij mede over wet- en regelgeving, in het bijzonder milieu- en bouwregelgeving, omgevingseisen en stakeholder-eisen.

In de tenderfase worden offerteaanvraag, programma’s van eisen, nota’s van inlichtingen, -wijzigingen en -aanvullingen, scope of work, kettingbedingen e.d.

bepalend naast de wet- en regelgeving en de stakeholder-eisen.

Tijdens de contractfase wordt het contract door beide partijen beoordeeld en verfijnd tot aan het moment van ondertekening.

• aantoonbaar voldoen aan projecteisen

• aantoonbaar voldoen aan normen en wet- en regelgeving

• aantoonbaar voldoen aan milieu eisen

• aantoonbaar voldoen aan omgeving- en stakeholdereisen

• financiële aspecten binnen een projectomgeving

• disputen op projecten

• incassotrajecten en mediation

• claim preventie (voorkomen is beter dan genezen)

• claims (wie is er schuldig aan wat en wie moet wat betalen?)

• claim recovery (wat is de hoogte van de schade en hoe krijgen we de schade betaald?)

03

Qperts

quality experts

Vanaf de dag van ondertekening van het contract wordt in de realisatiefase het voldoen aan de tussen partijen overeengekomen eisen van vitaal belang.

Opleveren doe je niet alleen aan het eind van het project. Het is een continu proces vanaf het moment van contractondertekening niet

uitsluitend tot aan de acceptatie van de oplevering (opleveringsfase) maar ook tot aan het eind van de garantieperiode (garantiefase).

De experts van Qperts ondersteunen bedrijven en organisaties met het verzamelen en onderzoeken van projectdata voor onderhandelingen en als bewijs voor het gelijk in een dispuut. Bij complexe projecten heb je het dan over gigabytes tot terabytes aan gedigitaliseerde projectdata.

Qperts werkt met “State of the Art” software op het gebied van forensisch onderzoek om in grote databestanden te zoeken naar alle relevante informatie benodigd voor aantoonbare onderbouwing. De forensisch analisten ontwerpen en benutten zoekroutines om onderzoeksresultaten te realiseren op de meest efficiënte manier.

“Als het in de dataset zit kan Qperts het vinden”

Het Qperts forensisch onderzoek

Wat doet het?

Wat levert het op?

Wat kost het?

Wat doet het?

Met het gebruik van forensische software wordt het aanzienlijk eenvoudiger om grote hoeveelheden data (documenten, planningen, spreadsheets, emails etc.) te analyseren en onderlinge verbanden te zien.

Wanneer we spreken over grote hoeveelheden data dan gaat dat van 5 GB tot 100 TB (~100.000 GB).

Je verzamelt initieel éénmalig alle onderzoeksdata (de brondata) in ruwe vorm in de digitale verzamelbak van de applicatie. Dit kunnen pdf’s, emails, Word

documenten, planning documenten, foto’s, tekeningen of andere soorten data zijn.

De applicatie kan meer dan 500 verschillende bestandsformaten herkennen en ver- werken. Wanneer de data ook hardcopy informatie bevat dan wordt dit door Qperts gedigitaliseerd en toegevoegd aan de brondata.

Je kunt later al naar gelang de status van het project nog data toevoegen welke dan weer aan de digitale brondata wordt toegevoegd.

Vervolgens wordt de onderzoeksdata door de applicatie geïndexeerd en waar nodig door middel van OCR-techniek leesbaar en doorzoekbaar gemaakt. De data wordt gecategoriseerd met behoud van unieke documenteigenschappen en onderlinge relaties.

05

Qperts

quality experts

G1: Overzicht geïndexeerde data 22GB

Zodra de dataset is geïndexeerd en ge-OCR‘d is deze direct doorzoekbaar. Door het ingeven van (diverse) zoekcriteria kun je de dataset doorzoeken. De applicatie laat de data zien die voldoet aan de ingestelde zoekcriteria en stelt je in staat om de documenten te bekijken en beoordelen op relevantie.

Je kunt zoeken naar meerdere niveaus vanuit verschillende invalshoeken. Je hoeft niet te weten waar je moet zoeken maar alleen wat je moet zoeken.

Wat levert het op?

Door het ingeven van (diverse) zoekcriteria wordt het makkelijk om van een specifiek onderwerp alle relevante documenten, zoals bij voorbeeld e-mails, pdf’s en spreadsheets te vinden. De zoekresultaten worden vervolgens overzichtelijk weergegeven.

Door het ingeven van meerdere zoekcriteria worden deelverzamelingen gemaakt waardoor onderlinge verbanden zichtbaar worden.

Per deelverzameling en onderling verband kunnen de bijbehorende documenten geselecteerd en geanalyseerd worden.

De applicatie maakt de eventuele onderlinge samenhang van documenten inzichte- lijk. Bijvoorbeeld een gevonden PDF document wordt herleid naar een ZIP bestand waarin de PDF samen met andere documenten in een email verstuurd is.

Mailwisselingen worden zichtbaar gemaakt. Dat is belangrijk, omdat op projecten een wirwar aan mensen wordt geCC’d en veel van deze mensen ook weer op de emails reageren. Vaak worden per email scopewijzigingen en aanvullende contract- afspraken gecommuniceerd of meerwerken goedgekeurd.

G2: Inventarisatie1 niveau G3: Inventarisatie deelverzamelingen en hun samenhang

07

Qperts

quality experts

Het geheel aan contractvoorwaarden en aansluitende correspondenties vormt het totaal aan projecteisen waaraan partijen zich met elkaar verbinden. Handmatig zijn deze onderlinge verbanden vrijwel niet meer te traceren.

Het systeem brengt de vele lagen van emailwisselingen in beeld die op het project worden gevoerd.

G5: Mailwisseling bronnen en samenhang

Voor het bouwen van een chronologisch beeld van de data (de Time-line en/of Chain of events) is het systeem eveneens onontbeerlijk. Qperts koppelt aan de tijdlijn de betreffende documenten waardoor deze bij het inzien van de tijdlijn gelijk als specifiek document leesbaar zijn.

Op elke andere wijze zou dit haast onmogelijk zijn, dan wel inefficiënt.

G4: Mailwisseling symbool

Wat kost het?

Als voorbeeld:

5 Gb 20 Gb 50 Gb 100 Gb

Indexering van een digitale dataset van 5Gb en dit toeganke-

lijk maken voor een periode van 3 maanden kost

Indexering van een digitale dataset van 20Gb en dit toegankelijk maken voor een

periode van 3 maanden kost

Indexering van een digitale dataset van 50Gb en dit toegankelijk maken voor een

periode van 4 maanden kost

Indexering van een digitale da- taset van 100Gb en dit toeganke-

lijk maken voor een periode van 6 maanden kost

€ 1.250 € 2.150 € 3.800 € 6.150

Voor de kosten per 2021 verwijzen we naar de Bijlage Tarieven 2021.

09

Tot slot

Werken met Qperts forensisch onderzoek is snel en efficiënt.

Forensisch onderzoek behoort tot Informatie management.

Informatie management en Compliance zijn onderdeel van de project controls disciplines en staan beschreven in de Qperts Project Controls Matrix waarin voor elke fase van een project is vastgelegd welke activiteiten, buiten de techniek, nodig zijn voor projectbeheersing.

Qperts zorgt voor snelle inventarisaties en adviseert over plannen van aanpak bij de opzet van grote risicovolle projecten met ingewikkelde Programma’s van Eisen.

Ook adviseert Qperts over snelle pragmatische interventies bij disputen en claims.

Qperts verzorgt digitale workshops over forensisch onderzoek en compliance. Wilt u daar meer over weten, bel ons op +31 85 053001 of op +31 6 20491075.

Huib Roskam

Qperts

quality experts

Qperts

quality experts b.v.

Boyleweg 8

3208 KA Spijkenisse

W www.qperts.nu

E info@qperts.nu

T 085 0530001