Functiebeschrijving Assistent markten

1

Functiebeschrijving Assistent markten

Graad: medewerker C1-C3

Versie: 28_01_2021

2

Plaats in de organisatie

De afdeling Economie en handel is binnen de stad verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering op vlak van economie (sociale economie, arbeidsmarkt, kenniseconomie), handel (markten, detailhandelszaken, HORECA) en landbouweconomie.

Je rapporteert als assistent markten aan het afdelingshoofd van je afdeling binnen de directie Ruimtelijke Ontwikkeling. Je werkt nauw samen met je collega’s deskundige markten en handelswijken, de centrummanager die het handelsbeleid van de stad voorbereidt en met de beleidsadviseurs handel en horeca die de uitvoering van het beleid op zich nemen.

Doel van de functie

Je organiseert in samenspraak met je collega’s deskundige markten en handelswijken en de

beleidsadviseur handel de verschillende markten op Leuvens grondgebied. Je bent verantwoordelijk voor het toezicht op de markten. Het gaat zowel om dagelijkse of wekelijkse markten, jaarmarkten, bijzondere markten als om seizoensgebonden markten.

De stad Leuven organiseert deze markten om enerzijds haar bewoners de kans te geven hun aankopen dicht bij huis te doen en om anderzijds de omliggende handels- en horecazaken te stimuleren door potentiële klanten aan te trekken.

Je werkt voor de praktische organisatie van de markten samen met verschillende interne stadsdiensten, onder andere het team evenementen binnen de directie Communicatie en

Stadsmarketing, de cel evenementen van de dienst Logistiek (directie Gebouwen) en met de politie en de brandweer.

Resultaatsgebieden

1. Je staat samen met je collega’s deskundige markten en handelswijken en de

beleidsadviseur handel in voor de praktische organisatie van de verschillende markten op het Leuvens grondgebied.

algemeen directeur

ingenieur-directeur Ruimtelijke Ontwikkeling

afdelingshoofd economie en handel

assistent markten

3

Voorbeelden van activiteiten

• Je bereidt de praktische organisatie van de verschillende markten voor;

• Je maakt en wijzigt de marktplannen (aanduiden van de standplaatsen);

• Je overlegt en werkt samen met de betrokken diensten (politie, brandweer, cel evenementen binnen de dienst Logistiek, team evenementen binnen de directie Communicatie en Stadsmarketing) om de wettelijke regels rond veiligheid te garanderen;

• Je regelt mee vooraf de praktische en technische noden (meten en aftekenen van de plaatsen, elektriciteit …);

• In overleg met de beleidsadviseur handel werk je de voorbereidende administratie af.

2. Je houdt toezicht op de markten, volgens de regels bepaald in het politiereglement op de openbare markten en de afspraken gemaakt met de deskundigen markten en

handelswijken.

Voorbeelden van activiteiten

• Je zorgt ervoor dat voor de aanvang van de markten de nodige nutsvoorzieningen beschikbaar zijn (bijvoorbeeld het openen van elektriciteitskasten);

• Je wijst voor aanvang van de markt de standplaats aan de kooplieden (handelaars) toe en regelt tevens de loting van de standwerkers. Je wijst volgens de regels (politiereglement op de openbare markten) de zogenaamde ‘losse’ plaatsen toe;

• Je fungeert volgens afspraak met je collega’s als aanspreekpunt voor de praktische organisatie van de markt voor handelaars/marktgebruikers en externen (politie, brandweer …);

• Je int volgens de regels en volgens het vastgelegde tarief de standplaatsvergoeding;

• Je registreert meldingen en klachten op een uniforme wijze;

• Je houdt toezicht op de naleving van het politiereglement op de openbare markten;

• Je meldt inbreuken op het politiereglement, hoofdstuk markten;

• Routineproblemen los je ad hoc op, complexe zaken koppel je terug naar je leidinggevende volgens afspraak;

3. Je verzorgt mee de administratieve opvolging (administratie algemeen en administratie rond opvolging van de markten) volgens de gemaakte afspraken.

Voorbeelden van activiteiten

• Je volgt mee de administratie over het toewijzen van abonnementsplaatsen op:

aanvragen, toekenningen, register van kandidaten, bekendmaking van de toegewezen abonnementsplaatsen …;

• Je volgt de overdracht van de standplaatsen en de opzeg van abonnementen mee op;

• Je bereidt de administratie voor die betrekking heeft op seizoensgebonden ambulante activiteiten (producten of diensten die wegens hun aard slechts een gedeelte van het jaar worden verkocht);

• Je volgt mee de financiële afhandeling van de geïnde gelden op;

• Je bereidt samen met de deskundigen markten en handelswijken en je collega’s de administratie inzake occasionele markten (bijvoorbeeld de jaarmarkt) voor;

• Je respecteert de afgesproken deadlines.

4. Je communiceert over je opdrachten binnen de afdeling Economie en handel, je overlegt met andere stadsdiensten, met brandweer en politie, met de marktbonden en de

handelaarsverenigingen.

4

Voorbeelden van activiteiten

• Je maakt actief deel uit van het team binnen je afdeling (je volgt werkvergaderingen

…) en overlegt systematisch met je afdelingshoofd;

• Je koppelt informatie terug (bijvoorbeeld over prioriteiten, aanpak van klachten …) zodat er systematische opvolging van lopende dossiers mogelijk is;

• Je draagt bij tot de goede werking van de afdeling op het vlak van een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening aan de handelaars en de marktkramers;

• Je ondersteunt mee de collega’s o.m. door de controle van de leegstaande ruimtes op te nemen.

5. Vanuit je praktijkervaring lever je input voor het beleid en de planning van je afdeling.

Voorbeelden van activiteiten

• Vanuit je praktijkervaring geef je input over de noodzaak van technische benodigdheden, bij de aanpassing van de marktreglementen …;

• Je vraagt feedback aan je toegewezen handelaars en aan de marktkramers en koppelt deze feedback terug naar je leidinggevende in het kader van een permanente kwalitatieve dienstverlening.

5

Competenties

Waardegebonden competenties

1. Zelfontwikkeling (niveau I)

Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen.

Ontwikkelt zich binnen zijn functie.

• Gaat proactief en doelgericht te werk om zijn kennis en vaardigheden aan te scherpen;

• Volgt de ontwikkelingen in zijn vakgebied (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, …);

• Past nieuwe afspraken, richtlijnen, kennis, informatie en werkwijzen gemakkelijk toe, werkt zich snel in bij nieuwe ontwikkelingen;

• Staat open voor feedback en suggesties van anderen en gaat ermee aan de slag;

• Gebruikt moeilijkheden en fouten om over zijn gedrag te reflecteren en eruit te leren.

2. Klantgerichtheid (niveau I)

Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren.

Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden.

• Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort;

• Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op;

• Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen;

• Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen;

• Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening.

6

3. Samenwerken (niveau I)

Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.

Informeert, pleegt overleg en werkt mee.

• Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep;

• Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening;

• Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht;

• Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen;

• Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …).

4. Verantwoordelijkheid nemen (niveau II)

Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie.

Handelt in het belang van de organisatie.

• Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie;

• Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie;

• Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties;

• Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen;

• Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit.

7

Graadgebonden competenties

1. Flexibiliteit (niveau I)

Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen.

Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist.

• Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;

• Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften;

• Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen;

• Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is;

• Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen.

2. Overtuigen (niveau I)

Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak.

Argumenteert met valabele argumenten.

• Formuleert een eigen mening;

• Voorziet zijn standpunt van relevante concrete argumenten;

• Steunt zijn argumentatie op een samenhangende redenering;

• Illustreert zijn argumentatie met voorbeelden;

• Richt zich met zijn argumenten tot de juiste persoon.

8

3. Assertiviteit (niveau I)

Voor zijn mening of belang opkomen met respect voor anderen, zelfs als de omgeving druk uitoefent om dat niet te doen.

Geeft zijn standpunten weer, geeft zijn grenzen aan (reactief).

• Heeft vertrouwen in zijn standpunten en komt voor zijn mening uit;

• Maakt duidelijk als hij het oneens is met de gesprekspartner;

• Bewaakt zijn grenzen van kennen en kunnen (bv. durft ‘nee’ te zeggen);

• Gebruikt krachtige taal (dus niet ‘een beetje’, ‘misschien’, …);

• Reageert evenwichtig en beheerst op druk (negatieve reacties, tegenstand, verwijten, …).

4. Initiatief (niveau I)

Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen.

Neemt het initiatief om binnen zijn eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc).

• Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen;

• Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen;

• Gaat uit zichzelf achter informatie aan;

• Ziet werk liggen en gaat over tot actie;

• Grijpt de kansen die zich aandienen.

9

5. Beslissen (niveau I)

Zich op onderbouwde wijze tijdig en eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen.

Neemt beslissingen met een beperkt risico na afweging van alle relevante aspecten.

• Steunt zijn beslissingen op een grondige probleemanalyse;

• Houdt in zijn afweging rekening met alle relevante aspecten of kenmerken van de zaak;

• Handelt doortastend en durft een standpunt in te nemen of een knoop door te hakken;

• Maakt binnen een gegeven kader van regels en richtlijnen zelfstandig keuzes;

• Neemt beslissingen met beperkt risico in overleg en neemt hiervoor de verantwoordelijkheid op zich.

6. Plannen en organiseren (niveau I)

Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken.

Plant en organiseert zijn werk effectief.

• Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht;

• Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast;

• Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk;

• Gaat systematisch en stapsgewijs te werk;

• Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig.

10

Functiespecifieke competenties

1. Computervaardigheden

• Basiskennis en gebruik van courante kantoortoepassingen en specifieke software-pakketten,(web)applicaties en/of databanken (Kruispuntbank van Ondernemingen) binnen je eigen werkdomein: niveau I.

2. Procedures en wetgeving

• Basiskennis in wetgeving in relatie tot eigen werkveld(en) en/of klantengroep: deze wetgeving (politiereglement - punten markten en horeca en Gemeentelijke Administratieve Sancties (GAS)) toepassen in standaarddossiers: niveau I.

3. Sectorspecifieke competenties