Zo help je
ondernemers
naar een digitale administratie
Tijdbesparing, beter inzicht en meer rendement.
Voor jouw kantoor én je klant.
9.3/10 Volgens feedbackcompany
Administratie en digitalisering zijn vaak niet de favoriete bezigheden van de gemiddelde ondernemer. Die houdt zich liever bezig met het eigen vakgebied. Omgaan met ingewikkelde systemen en digitale documenten roept alleen maar frustratie op. Het gevolg? Ondernemers die op een eigen – vaak omslachtige – manier werken. Dit kost niet alleen veel tijd, maar verhoogt ook het risico op fouten.
Verkoopproces is het ondergeschoven kindje
Terwijl veel kantoren en ondernemers de automatisering rondom het inkoopproces
(grotendeels) op orde hebben, is het verkoopgedeelte vaak nog het ondergeschoven kindje.
Men weet niet dat er goede oplossingen voor zijn óf beseft niet hoeveel het dagelijks oplevert.
Tijd om hier verandering in te brengen. Dus hoe help je ook deze ondernemers naar de voordelen van een digitale verkoopadministratie? Hoe overtuig je ze, hoe pak je het aan en wat kun je vervolgens nog meer voor ze betekenen? Dat vertellen we je in dit e-book!
Inhoudsopgave
1. Zo krijg je je klant mee 2. Zo bereid je het goed voor 3. Zo gebruik je het eenvoudig 4. Zo maak je het nog completer 5. Zo overtref je de verwachting 6. Pre-accounting doe je met WeFact
3
4
5
6
7
8
HOOFDSTUK 1
Zo krijg je je klant mee
In de praktijk zien we dat veel ondernemers nog vaak facturen maken in Excel of Word. Totaal niet efficiënt, want jij mag die vervolgens weer overzetten in je eigen systeem. Herkenbaar?
Dan ben je je hier waarschijnlijk al een tijdje van bewust, maar hoe los je het op? Hoe zorg je ervoor dat je toch grip krijgt op het pre-accounting proces van je klanten?
Houd het simpel
We zien dat veel accountants- en administratiekantoren hun klanten nog verzoeken om de tool uit hun eigen boekhoudpakket te gebruiken voor het invoeren van facturen.
Ondernemers haken hier regelmatig op af, omdat het systeem niet gebruiksvriendelijk genoeg is óf niet alle functionaliteiten bevat.
Hier hebben wij een oplossing voor bedacht. De facturatiemodule in WeFact – ons online administratie- en factuurprogramma – is toegankelijk en geschikt voor élke ondernemer.
Een online administratie bijhouden was nog nooit zo makkelijk. Jouw klant kan offertes en facturen altijd en overal aanmaken– via desktop óf de app – en het gebruiksvriendelijke systeem spreekt voor zich.
In de praktijk zien we dat op deze manier ook de kleinere ondernemers en ZZP’ers – met weinig affiniteit met digitale boekhouding – moeiteloos aan de slag gaan!
Tip
Komt je klant er toch niet helemaal uit?
Ondernemers die ons factuurprogramma gebruiken, hebben rechtstreeks contact met WeFact support. Over vragen rondom de software hoef jij je dus geen zorgen te maken!
Tip
WeFact heeft een speciale functie voor het factureren van abonnementen. Hiermee hoef je het abonnement slechts één keer in te stellen, waarna de facturen periodiek automatisch worden verzonden.
Nu je klant overtuigd is van ons gebruiksvriendelijke factuurprogramma, is het bijna tijd om aan de slag te gaan. Eerst is het goed om de werkwijze van de ondernemer tot in de details te begrijpen. Verdiep je hierin, stel de juiste vragen en ga daarna in één keer goed aan de slag.
Verhelder de werkwijze
Hoe komt de ondernemer tot zijn of haar omzet? Is er een offerteproces vooraf? Gebeurt dit via een formulier op de website of is toezegging via de mail voldoende?
En hoe worden de geleverde goederen of diensten vervolgens gefactureerd?
de werkwijze met elkaar af, zodat je het programma direct op de juiste manier inricht.
Zo zijn er natuurlijk nog veel meer relevante vragen. Wordt er gefactureerd naar ondernemers of particulieren? In binnen- of buitenland? Is er sprake van vreemde valuta? En hoe gaat de ondernemer om met herinneringen, aanmaningen en deelbetalingen? Zorg ervoor dat alles helder is voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat.
HOOFDSTUK 3
Zo gebruik je het eenvoudig
Het interne proces van je klant is strak vastgelegd: mooi! Dan is het nu tijd om samen het gemak van WeFact te ontdekken. Dankzij de toegankelijke software – waarbij handelingen eigenlijk voor zich spreken – kan de administratie in één keer foutloos worden verwerkt.
In eigen huisstijl
In WeFact maakt je klant eenvoudig facturen op in de eigen huisstijl. Met het eigen logo en briefpapier en de juiste opmaak, kleuren en lettertypes. Of in een andere taal of voor verschillende handelsnamen. Alles voor een professionele uitstraling!
Factuurproces
Grip op alle lopende facturen? Je hebt het dankzij één actueel overzicht van de openstaande betalingen. Direct nadat je klant een factuur aanmaakt, verschijnt deze automatisch in de lijst.
En zodra de betaaltermijn is verstreken, geeft WeFact een signaal. Zodat er met slechts één muisklik betalingsherinneringen verstuurd kunnen worden. Handig, toch?
Creditfactuur
Een verstuurde factuur is vaak onderhevig aan wijzigingen. Denk hierbij aan kortingen die niet correct zijn ingevoerd, uren die niet zijn afgestemd of een product dat niet kan worden geleverd. Om de zaken overzichtelijk te houden, maak je in WeFact ook zeer eenvoudig een creditfactuur aan. De boekingen – van de originele factuur én de creditfactuur – worden dan tegen elkaar afgestreept. Zo klopt de administratie weer volledig!
Tip
We voorzien de ondernemer graag van een gratis opstartservice, waarbij we bijvoorbeeld de oude factuur één op één namaken!
Tip
Wil je de pre-accounting cirkel helemaal rond maken? Zorg dan direct voor een automatische koppeling met de bankrekening van je ondernemer. Zo blijft de administratie lekker actueel!
Fijn dat de administratie aan de kant van de ondernemer gedigitaliseerd is.
Nu moet deze alleen nog automatisch bij jou terechtkomen. Koppel hiervoor de WeFact administratie binnen vijf minuten aan jouw boekhoudpakket. Dat is makkelijk samenwerken!
WeFact koppelt eenvoudig met andere softwarepakketten. Denk hierbij aan een koppeling met banken, de Kamer van Koophandel, urenregistratiesystemen en webshops. Automatisch gegevens uitwisselen met jouw eigen boekhoudpakket is ook mogelijk. Elke handeling van de ondernemer komt direct in jouw systeem terecht. Zo houd jij de totale administratie centraal en hoef je deze niet meer te bemachtigen vanuit verschillende systemen.
Staat de gewenste integratie niet in ons overzicht?
Dan kun je ook een eigen koppeling maken via de open API (Application Programming Interface) van WeFact.
Zo maak je het
nog completer
Nu je WeFact op een juiste manier hebt ingericht hebben jouw klanten en jijzelf altijd toegang tot belangrijke data. Hierdoor kun je een stuk gemakkelijker bijsturen en adviseren. Oftewel: je kunt overtreffen wat van jou verwacht wordt. Zeker in de huidige tijden van forse economische schommelingen – vanwege pandemie en inflatie – is het cruciaal dat ondernemers de juiste keuzes maken als het gaat om financiën, investeringen en cashflow.
Statistieken en rapportages
Een ondernemer wil altijd weten hoe het er bedrijfsmatig voorstaat. Dankzij realtime boekhouding hebben jij én de ondernemer altijd inzicht in actuele, bijgewerkte cijfers. Op basis hiervan biedt WeFact overzichtelijke statistieken van de inkomsten en uitgaven.
Zo zie je bijvoorbeeld in één oogopslag wat de top 25 debiteuren is en welk product of welke dienst het best of slechtst presteert. Welk onderdeel vereist nog wat aandacht? En wat gaat juist zo goed, dat er misschien meer in geïnvesteerd moet worden? Dankzij de digitale informatie en toegankelijke rapportages ben jij in staat om bij te sturen waar nodig en bijvoorbeeld te adviseren over de cashflow en liquiditeit.
“Betalingen worden vanuit de financiële administratie dagelijks ingelezen in WeFact. Hierdoor is voor de ondernemer dagelijks zichtbaar wie van zijn klanten nog facturen moet betalen en aan wie eventueel een betalingsherinnering verstuurd dient te worden.”
– Tromp Advies Accountants & Belastingadviseurs
HOOFDSTUK 5
Zo overtref je de verwachting
Pre-accounting doe je met WeFact
Het makkelijk verwerken van inkoop- en verkoopfacturen doe je met één tool: WeFact, voor de ondernemer én de accountant.
Blije ondernemers
•
Gebruiksvriendelijke en overzichtelijke tool;•
Betalen met o.a. iDEAL via Mollie;•
Alles in één: offertes, verkoopfacturen en inkoopfacturen;•
Altijd en overal inzicht in administratie dankzij mobiele app;•
Rechtstreeks contact met WeFact support.Blije accountants
•
Naadloze koppeling aan diverse boekhoudpakketten;•
Volledige automatisering van in- en verkoopfacturen;•
Geen piekdrukte tijdens kwartaalmaanden;•
Soepele onboarding van nieuwe klanten;•
Alle vragen rechtstreeks naar WeFact support.“Na een tip van een klant die al met WeFact werkte, waren we er snel over uit dat dit hét factuurprogramma is voor ondernemers. Dankzij het
gebruikersgemak, de koppeling met Exact Online en de service is WeFact de ideale partner om mee samen te werken.”
– Marc Verhoeven, Administratiekantoor Marck
Direct uitproberen?
Start een gratis proefperiode of download de brochure voor accountants!
