Vormingsreglement personeel stad - GR 29 november 2021 (pdf, 287 KB)

Vormingsreglement personeel stad Brugge

Goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 november 2021, bekendgemaakt op 1 december 2021

Van toepassing op alle opleidingen die starten na 1/09/2021

I

Het vormingsreglement regelt alle praktische modaliteiten met betrekking tot het volgen van

opleidingen. Sinds de start van het NENO traject heeft Stad Brugge meer dan ooit de ambitie om een moderne en efficiënte organisatie te zijn dat klaar is voor de toekomst. Een duidelijk en efficiënt opleidingsbeleid is een belangrijk middel om dit te bereiken!

Opleidingen dienen niet zomaar in het wilde weg gevolgd te worden, maar dienen de

organisatiedoelstellingen maximaal te ondersteunen. Daarom zijn we in 2019 met een nieuw

opleidingsbeleid van start gegaan. Dit beleid werd in 2021 omgezet in een nieuw vormingsreglement.

Dit vormingsreglement is een uitwerking van de vernieuwde RPR (17 december 2019) met artikels 86-89 en artikel 304 .

I

1 Toepassingsgebied ... 2

1.1 Vorming/opleiding ... 2

1.2 Arbeidstijd ... 2

1.3 Verplaatsingstijd ... 2

1.4 Kosten ... 2

2 Vormingsbeleid ... 3

2.1 Doelstellingen ... 3

2.2 Speerpunten ... 3

2.3 Principes ... 3

2.4 Centrale vs. decentrale verantwoordelijkheid ... 4

2.4.1 Centraal ... 4

2.4.2 Decentraal ... 4

3 Vormingsrecht ... 5

4 Vormingsplicht ... 5

5 Studieverlof ... 6

6 Contactgegevens ... 6

1 T

Dit reglement is van toepassing op het statutair en het contractueel personeel van Stad Brugge. Het is niet van toepassing op het onderwijzend personeel en het brandweerpersoneel. Syndicale vorming valt niet onder toepassing van dit vormingsreglement.

1.1 VORMING/OPLEIDING

Bij Stad Brugge verstaan we onder opleidingen elk begeleid en gestructureerd leertraject, ongeacht of dat intern of extern aan het bestuur georganiseerd wordt, ongeacht de duur ervan en ongeacht of het individueel dan wel in groepsverband georganiseerd wordt.

Vallen onder deze noemer: vormingen, (interne of externe) studiedagen, opleidingen, cursussen en congressen (niet-limitatieve lijst). Om een opleiding te volgen, dien je steeds de goedkeuring te hebben van je leidinggevende. De medewerker die aan een extern georganiseerde opleiding

deelneemt, geeft dit door aan de decentrale contactpersoon voor opleiding op zijn/haar eigen dienst.

De aanvraag tot het volgen van een vorming wordt steeds in samenspraak tussen leidinggevende en medewerker behandeld (nood, inhoud, type opleiding,…).

1.2 ARBEIDSTIJD

Wanneer je een (interne of externe) opleiding volgt, geldt de opleidingstijd als gewerkte tijd.

1.3 VERPLAATSINGSTIJD

De reële tijd die nodig is om vanaf de werk- of de woonplaats van de medewerker op de plaats van de opleiding te geraken en terug.

• Indien vertrokken wordt vanaf de woonplaats, telt deze verplaatsingstijd als gewerkte tijd vanaf deze de normale duur van de woon-werkverplaatsing overschrijdt;

Voorbeeld: Een werknemer vertrekt vanuit zijn huis in Oostende. Hij zal een opleiding volgen in Gent (Oostende→Gent = 48 minuten). Vanaf het moment dat hij meer tijd onderweg is dan zijn normale traject (Oostende-Brugge =29 minuten), tellen deze extra minuten/uren (Oostende→Gent – Oostende→Brugge = 19 minuten) verplaatsing als gewerkte tijd.

• Indien vertrokken wordt vanop de werkplaats, telt deze verplaatsingstijd als gewerkte tijd (net zoals naar een vergadering gegaan wordt op een andere stadslocatie).

Voorbeeld: Een werknemer vertrekt vanop zijn bureau in ’t Brugse Vrije naar een opleiding in Gent. Wanneer hij stopt met werken en zich begint te verplaatsen, telt deze verplaatsing volledig als gewerkte tijd en blijft zijn gewerkte tijd gewoon doorlopen.

1.4 KOSTEN

Kosten verbonden aan de opleiding (inclusief verplaatsingskosten) zijn steeds voor rekening van Stad Brugge. De opleiding moet wel goedgekeurd zijn door je leidinggevende.

Bij de verplaatsingskosten verwachten we dat het STOEP-principe gehanteerd wordt. Er wordt steeds gekozen voor de meest efficiënte verplaatsingswijze in de volgorde van STOEP: Stappen, Trappen, Openbaar vervoer, Elektrisch voertuig en pas als laatste optie Privé gemotoriseerd vervoer (auto en

2 V

2.1 DOELSTELLINGEN

Met de opleidingsdoelstellingen wordt een antwoord geboden op de vraag: “Wat wil de organisatie bereiken met het vormingsbeleid?”. In lijn met de organisatiedoelstellingen, missie, visie en waarden van Stad Brugge werd het strategisch doel van het opleidingsbeleid bepaald. De ontwikkeling van de medewerkers stimuleren opdat:

• deze breder inzetbaar zijn in de organisatie en de maatschappij;

• zijzelf en de organisatie een kwalitatievere en efficiëntere dienstverlening kunnen aanbieden;

• ze zich beter kunnen aanpassen aan een veranderende realiteit;

• er een cultuur van leren gecreëerd wordt waarbij de medewerkers elkaar stimuleren zich te ontwikkelen.

Om dit te bereiken gaan we als organisatie uit van volgende operationele doelstellingen:

• het creëren van een opleidingskader;

• proactief detecteren van de opleidingsnood – proactief aanbieden van opleidingen;

• inzetten op kennisdeling & rapportering;

• het opleidingsaanbod uitbreiden, verfijnen & professionaliseren.

2.2 SPEERPUNTEN

Met de opleidingsspeerpunten bepalen we als organisatie op welke thema’s we met opleidingen willen inzetten. Wij kozen ervoor om inhoudelijk in te zetten op volgende vijf speerpunten.

• klantgerichtheid, communicatie & samenwerken;

• leidinggeven & management;

• veiligheid & welzijn op het werk;

• kwaliteit & efficiëntie;

• vooruitstrevendheid & innovatie.

2.3 PRINCIPES

Ook onze opleidingsprincipes brengen we graag onder de aandacht. Dit zijn principes waarvan we vinden dat iedere opleiding bij Stad Brugge aan dient te voldoen.

• efficiënt omspringen met middelen;

• oog voor de voordelen van samenwerking in de organisatie van vormingen over afdelingen/verenigingen heen;

• enkel evidence based opleidingen;

• belang en waarden van de organisatie in het achterhoofd houden;

• meest passende opleidingsvorm gebruiken;

• waar mogelijk, de digitale tour op;

• gelijksoortige en laagdrempelige evaluatie voor alle opleidingen.

2.4 CENTRALE VS. DECENTRALE VERANTWOORDELIJKHEID 2.4.1 Centraal

De speerpunten klantgerichtheid, communicatie & samenwerken, leidinggeven & management en veiligheid & welzijn op het werk zijn generieke thema’s die op alle diensten van toepassing zijn. Dit wordt gecentraliseerd en gebudgetteerd bij Personeel & Organisatie.

Het is efficiënter om samen in te zetten op een maatopleiding, zowel voor de positieve impact op de kostprijs (schaalvoordeel) als de kennis van mogelijke leveranciers als partner.

Ook coaching wordt centraal georganiseerd en betaald, zodat de kwaliteit gegarandeerd wordt.

2.4.2 Decentraal

De overige twee speerpunten kwaliteit & efficiëntie en vooruitstrevendheid & innovatie omvatten eerder functie-specifieke kennis en vaardigheden. Hier kan de dienst zelf op inzetten door individuele open opleidingen te volgen of door een traject op maat aan te vragen via opleidingen@brugge.be.

Opleidingen die dienstspecifiek georganiseerd worden in open opleidingen, worden bekostigd met het decentraal vormingsbudget.

Om het overzicht van alle gevolgde opleidingen te behouden, houden we alle data nauwgezet bij. Dit gebeurt op meerdere vlakken:

• Goedkeuring: om een opleiding te volgen, is de goedkeuring van de leidinggevende nodig om na te gaan als de inhoud relevant is. Daarna wordt bepaald als er budget voorzien wordt om deze opleiding te bekostigen. Indien het een decentrale opleiding is, beslist het diensthoofd hierover, gaat het om een centraal georganiseerde opleiding, dan heeft Personeel &

Organisatie het beslissingsrecht en budget in handen.

• Evaluatie: na de opleiding vult de medewerker een evaluatieformulier in. Bij een dienstspecifieke (decentrale) opleiding wordt deze verstuurd door de decentrale contactpersoon op de dienst. Bij een organisatiebrede (centrale) opleiding wordt deze evaluatie verstuurd door P&O Opleidingen.

• Rapportering: per jaar wordt aan de decentrale contactpersonen een overzicht gevraagd waarin alle gevolgde opleidingen staan op basis van een sjabloon. Deze lijsten worden samengevoegd met de centraal georganiseerde opleidingen, zodat er een overzichtelijk en volledig rapport kan worden opgemaakt.

De diensthoofden ontvangen ieder jaar dit vormingsrapport waaruit zij interessante conclusies kunnen trekken en hun decentraal vormingsbeleid kunnen bijsturen. Het is de bedoeling om op termijn alle opleidingen in Learning Management Systeem te laten

registreren (d.m.v. selfservice) waardoor deze rapporten automatisch gegenereerd worden.

In de toekomst wordt ook van de diensten verwacht dat zij een eigen decentrale langetermijnvisie ontwikkelen en op die manier een intern en extern dienstspecifiek opleidingsprogramma aanbieden.

3 V

De personeelsleden hebben recht op informatie en vorming met betrekking tot aspecten die nuttig zijn voor de uitoefening van de functie. De toestemming voor deelname aan een vormingsactiviteit is afhankelijk van:

• het dienstbelang, meer bepaald de minimale personeelsaanwezigheid die vereist is voor een goede werking van de dienst op het tijdstip dat de vormingsactiviteit doorgaat;

• de inhoudelijke relevantie of meerwaarde van de aanvraag voor het bestuur of voor de medewerker in kwestie;

• het budget.

Wanneer de medewerker zich engageert voor een opleiding en Stad Brugge levert hier financieel een inspanning voor, dan verwachten we dat de opgedane kennis voor een voldoende lange periode aangewend wordt ten belang van de organisatie.

4 V

De medewerker kan verplicht worden om een opleiding te volgen:

• om kennis te nemen van nieuwe wetgeving en nieuwe inzichten met betrekking tot zijn functie of dienst;

• om vertrouwd te worden met nieuwe informaticatoepassingen;

• na een procedure van interne personeelsmobiliteit, herplaatsing of bevordering, om zich in te werken in de nieuwe functie;

• om vertrouwd te worden met het gebruik van nieuwe materialen;

• als de opleiding een onderdeel is van een verbeterplan voor de werking van de dienst;

• om het individueel functioneren op het vlak van kennis of vaardigheden te verbeteren.

De verplichting om aan een opleiding deel te nemen gaat uit van de Algemeen directeur. De medewerkers kunnen hiervan vrijgesteld worden als daar gegronde redenen voor zijn (overmacht).

De medewerker die meent een ernstige reden te hebben voor een vrijstelling van de verplichte deelname, vraagt die vrijstelling voor de start van de opleiding aan bij de HR-coördinator. De Algemeen directeur beslist over de eventuele vrijstelling.

5 S

Wanneer heb je recht op studieverlof? Als de opleiding:

• een examen bevat: voor opleidingen die de medewerker volgt waaraan een examen of paper gekoppeld is, uiteraard in functie van het werk of een meerwaarde voor de

organisatie, kan maximum 5 dagen studieverlof per kalenderjaar gegeven worden. Zowel de leidinggevende als Personeel & Organisatie oordelen als de opleiding een meerwaarde is;

• meer dan 1,5 dag duurt: als het lesurenpakket minstens 120 uren (of gelijkgesteld door studiepunten) per jaar bedraagt , krijgt de medewerker het maximaal aantal dagen studieverlof toegekend. Als het aantal lesuren minder bedraagt, krijgt de medewerker het evenredige aantal dagen studieverlof. Deeltijdse medewerkers krijgen het studieverlof toegekend evenredig aan hun arbeidsregime;

• voor de eerste keer gevolgd wordt: het studieverlof is slechts toegestaan voor de eerste maal dat men een bepaalde cursus volgt (inclusief 1e en 2e zittijd). Als een medewerker niet slaagt in een cursus en deze een tweede keer volgt, kan hij geen studieverlof meer krijgen;

• betaald wordt door Stad Brugge.

De medewerker vraagt dit studieverlof zelf aan via het webformulier. Team Opleiding & Ontwikkeling legt aan de Algemeen directeur voor via een nota om dit studieverlof toe te kennen of te weigeren.

De Algemeen directeur beslist over de toestemming of de weigering. Hij motiveert zijn beslissing.

6 C

Cluster Shared Services – Dienst Personeel & Organisatie – Team Opleiding & Ontwikkeling Maarten Van de Sande

• HR-Coördinator

• 050/44 96 28

• Maarten.VandeSande@brugge.be Tine Comeyne

• Personeelsdeskundige

• 050/44 96 15

• Tine.Comeyne@brugge.be Caroline Henrard

• Administratief medewerker

• 050/44 96 36

• Caroline.Henrard@brugge.be