Bijlage 3 Bestuursopdracht peelsamenwerking

(1)

1 BESTUURSOPDRACHT PEELSAMENWERKING WMO PV 6

1. Doelstelling samenwerking

Gemeenten staan voor een enorme taakstelling binnen het sociale domein. Met het oog op de aangekondigde decentralisaties en bezuinigingen is het zaak om de uitvoering zo doelmatig en efficiënt mogelijk te organiseren en tegelijkertijd goed toegerust te zijn op de nieuwe taken, die steeds omvangrijker en complexer worden. Samenwerking in De Peel is een antwoord om in te spelen op deze belangrijke ontwikkelingen. Dit is een natuurlijke schaalgrootte, die ook

overeenkomt met het werkgebied waarop belangrijke maatschappelijke partners en instellingen actief zijn.

De Colleges van de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Helmond, Laarbeek en Someren hebben hun ambities hierover neergelegd in de “Intentieverklaring Peelsamenwerking Wmo, Jeugd(zorg) en Werk en Inkomen” d.d. 11 oktober 2012. Daarmee is het fundament gelegd voor een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie, op basis van gelijkwaardigheid, die op Peelregionale schaal de uitvoering faciliteert van de individuele voorzieningenverstrekking. Dit betreft prestatieveld 6 van de Wmo.

De Peelgemeenten willen dit organiseren in een goede balans tussen een doelmatige samenwerking en ruimte voor lokale inkleuring. De samenwerking op het gebied van

prestatieveld 6 van de Wmo heeft als doel om binnen de gegeven financiële kaders de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger te behouden en waar mogelijk te versterken. Dat betekent ook dat de burger in zijn eigen omgeving terecht kan. Daarnaast wordt ook verbinding gelegd naar het brede sociale domein, met het oog op een integrale benadering van de vraag van de burger.

De wijze waarop dit georganiseerd wordt staat beschreven in het document

“Uitvoeringsorganisatie Peelsamenwerking Wmo, Prestatieveld 6” (mei 2013).

Daarnaast wordt in het “Advies Stuurgroep Peelsamenwerking 6.1.” van maart 2013 aangegeven wat beoogd wordt met de Peelsamenwerking in het algemeen. Beide documenten liggen ten grondslag aan de formulering van de doelen die we met de samenwerking op het gebied van de Wmo Pv 6 willen bereiken:

• Behoud en versterking van de dienstverlening aan de burger De bezuinigingen in het sociale domein zullen hun weerslag hebben op het

verstrekkingenniveau aan de burgers. Door samen te werken beogen we minder structurele kosten aan de organisatie van de uitvoering uit te geven en –door een andere manier van werken- meer ruimte te houden voor behoud en versterking van de kwaliteit van te leveren dienstverlening;

(2)

2

• Minder kosten

De samenwerking binnen de Peelregio moet voordeel opleveren (¹)De

samenwerkingsorganisatie zal goedkoper moeten werken dan de optelsom van betreffende taken bij de afzonderlijke gemeenten. We willen méér doen tegen minder kosten, dan wel –met het oog op de toekomstige taken- minder méérkosten hoeven maken.

• Meer kwaliteit

Door samenwerking kunnen expertise en ervaringen beter worden gedeeld. Samenwerking maakt slimmer en biedt betere kansen voor innovatie, door te leren van elkaar.

• Minder kwetsbaarheid

Samenwerking is van belang om in tijden van bezuiniging de veerkracht, vervanging en een voldoende omvang van ambtelijke ondersteuning te kunnen blijven waarborgen. De weerbaarheid wordt groter.

2. De bestuursopdracht 2.1 Opdracht

De gemeenten in de Peelregio -Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Helmond, Laarbeek en Someren- willen verdergaande samenwerking binnen het sociale domein gestalte geven door:

1. Het inrichten van een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie voor prestatieveld 6 van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (de verstrekking van de individuele voorzieningen, inclusief de gehandicapten parkeerkaarten en –plaatsen).

2. Nieuwe taken als gevolg van de decentralisatie van de AWBZ en Jeugdzorg gezamenlijk op te pakken en binnen deze samenwerking vorm te geven.

Het streven is erop gericht om op 1 juli 2014 met de nieuwe regionale werkorganisatie van start te gaan, zodat er voldoende voorbereidingstijd is om ook de nieuwe taken (decentralisatie AWBZ per 1 januari 2015) te integreren in het werkproces.

De regionale werkorganisatie wordt vormgegeven binnen de kaders van de Peelsamenwerking 6.1., waarbinnen de randvoorwaarden worden ingevuld met betrekking tot de personele organisatie, de financiële aspecten en de bestuurlijke verhoudingen.

1 In het advies over de Peelsamenwerking 6.1. wordt wel aangegeven dat dit ‘over-all’ het resultaat voor alle gemeenten moet zijn.

(3)

3 2.2. Verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht

Opdrachtgever zijn de Colleges van de Peelgemeenten. Opdrachtnemer en ambtelijk verantwoordelijk is de Stuurgroep Peelsamenwerking Wmo/Jeugd. Namens deze treedt de voorzitter op als aanspreekpunt/woordvoerder.

2.3. Randvoorwaarden

Hieronder worden de randvoorwaarden geformuleerd die het uitgangspunt vormen bij de inrichting van de uitvoeringsorganisatie. De randvoorwaarden zijn onder andere ontleend aan de voornoemde Intentieverklaring van 11 oktober 2012 en daarnaast aan het advies van de Stuurgroep Peelsamenwerking 6.1. Dat betekent dat een aantal randvoorwaarden ingevuld moeten worden binnen de uitwerking van 6.1. Deze onderlinge samenhang wordt als volgt zichtbaar:

2.3.1. Randvoorwaarden die vorm worden gegeven binnen het kader van de Peelsamenwerking 6.1.

a. De juridische constructie waarbinnen de bestuurlijke aansturing van de nieuwe regionale organisatie Wmo pv6 plaatsvindt wordt uitgewerkt en vormgegeven binnen de brede Peelsamenwerking 6.1.

De bestuurlijk-juridische samenwerkingsconstructie dient parallel aan het traject 6.1. uiterlijk 1 juli 2014 te zijn gerealiseerd of in vergaande mate van realisatie te zijn. Indien de besluitvorming en uitwerking hiervan niet tijdig is gerealiseerd, zal de Stuurgroep voorstellen voorleggen aan de Colleges om in de overgangssituatie te voorzien. De noodzaak hiertoe zal in het voorjaar van 2014 helder moeten zijn.

b. Er zal een verdeelsleutel worden bepaald voor de kosten die gepaard gaan met de taken die ingebracht worden. Dit is onderdeel van de uitwerking van de brede Peelsamenwerking 6.1. en zal eveneens leidend zijn voor de samenwerking op het terrein van de Wmo

c. Door de keuze om taken te integreren en personeel over te laten gaan naar de regionale uitvoeringsorganisatie, kan sprake zijn van de zogenaamde achterblijvende overhead. Dit zijn kosten die achterblijven in de gemeente nadat taken zijn

overbracht, bijvoorbeeld vastgoedkosten. Het is een bestuurlijk uitgangspunt binnen de brede Peelsamenwerking 6.1. om dit ook samen op te lossen en te komen tot een solidariteitsvereffening voor achterblijvende overhead. Dit aspect zal binnen het traject van de brede Peelsamenwerking 6.1. verder uitgewerkt worden.

d. Voor zover vereist wordt de formele medezeggenschap als uitgangspunt binnen het traject van de brede Peelsamenwerking 6.1. vormgegeven en waar nodig en wenselijk binnen de vormgeving van de uitvoeringsorganisatie Wmo Pv6 overeenkomstig overgenomen.

e. De voorwaarde is dat de organisatie bij de start de medewerkers adequaat kan faciliteren, onder anderen via de inrichting van een uniform geautomatiseerd systeem en mobiele werkplekken. De automatisering dient wel rekening te houden met de eisen die vanuit de brede Peelsamenwerking worden gesteld en de

(4)

4 verbinding met de andere programmalijnen (jeugd, werk & inkomen). Er is een brede visie op I&A nodig vanwege de digitale relatie tussen het sociale domein en de lokale gemeenten.

2.3.2. Randvoorwaarden die worden uitgewerkt binnen de vormgeving van de Peelsamenwerking Wmo Pv6

a. De nieuwe organisatie wordt vormgegeven binnen de huidige en toekomstige budgetten voor verstrekking van de individuele Wmo-voorzieningen.

b. De budgetten voor de kosten van de te verstrekken voorzieningen aan burgers, blijven voor rekening van de individuele gemeenten.

c. Gezien het belang dat gehecht wordt aan gemeentelijke autonomie, worden er geen kader stellende - en verordenende bevoegdheden bij de gemeenschappelijke organisatie gelegd, zodat deze bevoegdheden bij de zes afzonderlijke gemeenteraden c.q. Colleges blijven. Wel vindt vanuit de gemeenschappelijke organisatie de beleidsvoorbereiding plaats. Het uitgangspunt is dat het uitvoeringsbeleid, verordeningen en contracten worden geüniformeerd, teneinde een zo efficiënt mogelijke uitvoering te kunnen realiseren. Nadelige financiële of operationele gevolgen van het niet (gelijktijdig) uniformeren, zijn voor rekening van de gemeenten die hiervan afwijken en worden door de Stuurgroep aan de Colleges van de Peelgemeenten voorgelegd.

d. De samenwerkingsorganisatie zal gebruik maken van de bestaande gebouwen, mensen en middelen.

e. De Colleges van de Peelgemeenten bepalen gezamenlijk de locatiekeuze.

f. De Colleges van de Peelgemeenten bepalen gezamenlijk de naam voor de nieuwe samenwerkingsorganisatie.

3. Beoogde resultaten van de samenwerking

3.1. Op 1 juli 2014 is er een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie operationeel, ten behoeve van de verstrekking van individuele Wmo-voorzieningen binnen de Peelregio;

3.2. De uitvoeringsorganisatie faciliteert de medewerkers om hun taken adequaat uit te voeren conform de gebiedsgerichte werkwijze, zoals is vastgelegd in het document

“Uitvoeringsorganisatie Peelsamenwerking Wmo, Prestatieveld 6” (april 2013);

3.3. De gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie is toegerust, tijdig voorbereid en in staat om de nieuwe taken uit te voeren, die per 1 januari 2015 bij de gemeenten komen te liggen als gevolg van de decentralisatie van de AWBZ;

3.4 Het uitvoeringsbeleid en de bijbehorende Uitvoeringsregels, alsmede de verordening ten behoeve van de verstrekking van de huidige en nieuwe individuele Wmo-

voorzieningen is binnen de Peelgemeenten geharmoniseerd, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om dit niet (gelijktijdig) te doen.

3.5 Er is een uniforme automatisering ingericht waarbinnen de samenwerking adequaat en (kosten-)efficiënt vorm kan krijgen. In de keuzes voor systemen en pakketten wordt rekening gehouden met de relevante verbinding met overige programma’s binnen de Peelsamenwerking 6.1. (zoals Werk&Inkomen en Jeugd).

3.6 De Planning & Controlcyclus is goed ingericht en binnen de Peelgemeenten afgestemd.

(5)

5 4. Organisatie van de uitvoering

Voor de realisatie en implementatie van de gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie wordt een projectstructuur ingericht waar alle zes gemeenten in participeren. Deze projectstructuur is opgenomen in de bijlage.

Ten behoeve van de uitwerking van de opdracht wordt een bedrijfsplan en een werkbegroting opgesteld. Dit bedrijfsplan maakt helder met welke formatie de taken worden uitgevoerd en welke voordelen en besparingen gerealiseerd kunnen worden, ten eerste voor de uitvoering van de huidige taken en vervolgens voor de uitvoering van de nieuwe taken (decentralisatie AWBZ).

Een volledige begroting voor de toekomstige uitvoering per 1-1-2015 kan pas vorm worden gegeven wanneer de budgetten bekend zijn voor de uitvoering van de nieuwe taken (decentralisatie AWBZ).

5. Uitvoering van het project

Het uitgangspunt is de realisatie van de gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie

Peelsamenwerking Wmo Pv6 per 1 juli 2014. De Stuurgroep Peelsamenwerking Wmo/Jeugd bewaakt het tijdpad. Indien afgeweken moet worden van de beoogde planning, om binnen de gestelde randvoorwaarden de opdracht te kunnen realiseren, zal de Stuurgroep een aangepaste planning voorleggen aan de zes Peelcolleges.

In onderstaand schema is het besluitvormend tijdpad weergegeven. ²

2 In dit schema wordt vooral het bestuurlijk besluitvormingstraject weergegeven. Uiteraard hebben ook de Wmo-adviesraden, Medezeggenschapsorganen en de Klankbordgroep van medewerkers een rol in het totale proces en dat zullen we in overleg met hen inpassen.

Maand Onderwerp Besluitvorming/advisering

Mei 2013 A. Besluitvorming uitvoeringsorganisatie:

Adviesverzoek Voorstel regionale uitvoeringsorganisatie Wmo Pv6

Wmoraden (adviserend) B. Vormgeving werkorganisatie:

Onderzoek naar automatisering ter verwerving van/keuze voor één regionaal WMO systeem

Stuurgroep

Juni 2013 A. Besluitvorming uitvoeringsorganisatie:

a. Principebesluit traject Peel 6.1.

b. Vaststelling voorstel regionale uitvoeringsorganisatie Wmo Pv6

a. Gemeenteraden b. Colleges

September 2013 A. Besluitvorming uitvoeringsorganisatie:

Voorstel regionale uitvoeringsorganisatie Wmo Pv6 Gemeenteraden B. Vormgeving werkorganisatie:

a. Locatiekeuze Uitvoeringsorganisatie Wmo Pv6 b. Implementatieplan ICT

Colleges en evt. raden

(6)

6 Oktober 2013 B. Vormgeving werkorganisatie:

a. Besluitvorming organogram incl. werkprocessen b. Voorstel voorlopige werkbegroting bestaande taken

c. Voorbereiding (o.a. formatieplan, inrichting P&C-cyclus, ICT, huisvesting, e.d.)

a. Colleges b. Colleges

c. Stuurgroep/projectorg.

C. Vormgeving beleid:

Voorstel uniformering Verordening Wmo (incl.

beleidswijzigingen)

Wmo raden (opinierend) November 2013

December 2013 A. Besluitvorming uitvoeringsorganisatie:

Voorstel voorlopige werkbegroting bestaande taken Wmo pv6

Gemeenteraden C. Vormgeving beleid:

beleidswijzigingen)

Wmoraden (adviserend) Januari 2014 C. Vormgeving beleid:

beleidswijzigingen)

Colleges Februari 2014

Maart 2014 C. Vormgeving beleid:

beleidswijzigingen)

Gemeenteraden April 2014 B. Vormgeving werkorganisatie:

Start inkooptraject nieuwe taken C. Vormgeving beleid:

Voorstel aanpassing beleidskader aan nieuwe wetgeving decentralisatie AWBZ

Colleges

Wmoraden (adviserend) Mei 2014 C. Vormgeving beleid:

Colleges Juni 2014 A. Besluitvorming uitvoeringsorganisatie:

Besluitvorming werkbegroting inclusief nieuwe taken n.a.v. meicirculaire

Colleges Juli 2014 B. Vormgeving werkorganisatie:

Start nieuwe uitvoeringsorganisatie op bestaande taken

C. Vormgeving beleid:

Gemeenteraden Augustus 2014

September 2014 C. Vormgeving beleid:

Voorstel aangepaste uniforme Verordening Wmo (incl. beleidswijzigingen) als gevolg van nieuwe taken

Wmoraden (adviserend)

Oktober 2014 B. Vormgeving werkorganisatie:

Contractering zorgaanbieders voor nieuwe taken C. Vormgeving beleid:

Voorstel aangepaste uniforme Verordening Wmo (incl. beleidswijzigingen) a.g.v. van nieuwe taken

Colleges Colleges

(7)

7 NOOT:

De vormgeving van de Peelsamenwerking Wmo Pv6 is op onderdelen afhankelijk van de besluitvorming en vormgeving van de Peelsamenwerking 6.1. Dit betreft de volgende onderdelen:

• Bestuurlijk-juridische vormgeving: zoals het oprichten van een WGR en Openbaar Lichaam

• Financiële randvoorwaarden: zoals het bepalen van de verdeelsleutel, de handelswijze bij achterblijvende overhead, frictiekosten, e.d.

• Vormgeving van de medezeggenschapsstructuur. Overigens speelt de medezeggenschap ook een rol in de vormgeving van de Peelsamenwerking Wmo Pv6, hierover zal het overleg gezocht worden.

6. Financiering

6.1. Uitgangspunten kostendeling:

Voor wat betreft de totstandkoming van de uitvoeringsorganisatie Peelsamenwerking Wmo (pv6), is het uitgangspunt dat de kosten voor personeel en organisatie (incl. overhead) van de nieuwe organisatie in gezamenlijkheid (middels een gezamenlijk budget) door de 6

Peelgemeenten worden gedragen. De voorbereiding van de verdeelsleutel voor de

kostenverdeling vindt plaats door de Stuurgroep voor de brede Peelsamenwerking 6.1. en wordt in oktober ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraden.

De directe kosten verbonden aan de verstrekking van de individuele voorzieningen worden niet gezamenlijk worden gedragen in de uitvoeringsorganisatie. De deelnemende gemeenten behouden hun eigen budget ter bekostiging van verstrekking individuele voorzieningen (incl.

medische advisering). Daarbij vormt voor alle betrokken gemeenten het door het Rijk beschikbaar gestelde budget het financiële kader.

6.2 Incidentele kosten

In de aanloop naar de nieuwe gezamenlijke uitvoeringsorganisatie krijgen de gemeenten te maken met aanloopkosten c.q. incidentele kosten.

• De aanloopkosten zijn deels gerelateerd aan het voorbereidingsproces om te komen tot samenwerking. Deze kosten betreffen voornamelijk de inzet van personeel door de 6 gemeenten (ambtelijke uren). Alle gemeenten dragen naar vermogen en voor eigen rekening deze inzet.

November 2014 A. Besluitvorming uitvoeringsorganisatie:

Besluitvorming werkbegroting inclusief nieuwe taken n.a.v. meicirculaire

Gemeenteraden December 2014 C. Vormgeving beleid:

Voorstel aangepaste uniforme Verordening Wmo (incl. beleidswijzigingen) a.g.v. nieuwe taken

Gemeenteraden Januari 2015 B. Vormgeving werkorganisatie:

Uitvoering bestaande + nieuwe taken

(8)

8

• Voorgesteld wordt om daarnaast een gezamenlijk voorbereidingsbudget in het leven te roepen, waaraan elke gemeente vooralsnog € 5.000,- bijdraagt. Dit budget wordt in samenspraak met de Stuurgroep Peelsamenwerking Wmo/Jeugd beheerd en verantwoord door de Projectleider. Hieruit kunnen incidentele voorbereidingskosten worden betaald voor bijvoorbeeld bijeenkomsten, advies, onderzoek, e.d.

• Daarnaast worden de incidentele kosten gevormd door het vraagstuk van I&A. Naar de concrete omvang van het benodigde investeringsbudget wordt momenteel nader onderzoek gedaan.

• Incidentele kosten betreffen eveneens de ontvlechtingkosten en de frictiekosten die ontstaan als gevolg van toetreding, bijv. huisvesting (leegstand en inrichting nieuwe locatie). Ook personele frictiekosten (boventallig personeel) kunnen ontstaan. Het vraagstuk van de desintegratielasten en frictiekosten wordt Peelbreed opgepakt in de Stuurgroep Peelsamenwerking 6.1.

21 mei 2013

(9)

9 PROJECTSTRUCTUUR IMPLEMENTATIETRAJECT PEELSAMENWERKING WMO PV 6

Portefeuillehouders overleg Peelregio -beleid

Stuurgroep Peelsamenwerking Wmo Sturen op uitvoering Bestuursopdracht Uitvoeringsorganisatie WMO Pv6 + AWBZ

Programmatrekker Wmo/AWBZ (Trudy v.d. Wielen)

Klankbordgroep Wmo -meedenken

Werkgroep Werkprocessen -A. v.d.Linden (trekker)

-M.Peijnenburg -M.v.d.Donk -S. Vullers -B.v.Bladel

-Ch. Jacobs (voor I&A) -(T.v.d.Wielen) Werkgroep

Uniformering beleid M.v.d.Donk (trekker) M.Rutten B.v. Bladel M.v.d. Burgt H.Wingens (verv.W.Teeuwen)

Werkgroep AWBZ -Tv.d.Wielen (trekker) - M.v.d.Donk -M.Peijnenburg -M.Rutten -B.v. Bladel -M.v.d. Burgt -H.Wingens/

(verv.W.Teeuwen) Werkgroep Inkoop

-M.Rutten (trekker) -B. v. Bladel

-S.Hazeleger (verv.M.vd Donk)

-M.vd Burgt

-H.Wingens/(verv.W.

Teeuwen -Bizob -R.v.Tilborg -(Tim Robbe) Stuurgroep brede Peelsamenwerking Opdrachtgever uitwerken brede

Peelsamenwerking (6.1.)

Inclusief: P&O, Financiën, Bestuurlijke Organisatie; Communicatie; I&A

Programmamanager 6.1.:

Afstemmingsoverleg met diverse Programmatrekkers (Wmo/Awbz; Jeugd;

W&I, e.d.

Programmateam:

-Programmatrekker -Werkgroeptrekkers, -Werkgroepleden uit Laarbeek Someren en Gemert-Bakel Werkgroep I&A Sociaal

domein (bemensing vanuit de Peelgemeenten)

(10)

10 Toelichting bij de Projectstructuur:

1. Elke werkgroep heeft een trekker. Deze trekker is verantwoordelijk voor : - het bijeenroepen van de werkgroep,

- het opstellen en bewaken van de eigen werken tijdsplanning,

- het inventariseren en analyseren van de benodigde informatie (per gemeente en eventueel elders)

- het voorbereiden en opstellen van de nodige beslisdocumenten voor het eigen deelterrein of deelaspecten van het bedrijfsplan - communicatie en afstemming met de programmatrekker en andere werkgroeptrekkers.

2. De werkgroeptrekkers en de programmatrekker hebben binnen het Programmateam regelmatig gezamenlijk contact over de voortgang en planning , delen relevante informatie, bewaken de verbinding tussen de werkgroepen en voorzien de Stuurgroep van bespreek- en beslisdocumenten. Omdat drie gemeenten geen trekker leveren, zouden zij niet in het Programmateam vertegenwoordigd zijn. Gezien de verbindende functie van het

Programmateam tussen de werkgroepen, maar eveneens het belang van een Peelbreed gedragen ontwikkeling, leveren deze drie gemeenten (Gemert- Bakel, Laarbeek en Someren) wel een bijdrage aan het Programmateam vanuit de deelnemende personen uit de werkgroepen.

3. De werkgroepen zullen gedeeltelijk volgordelijk werken: de werkgroep Werkprocessen zal het nodige voorwerk moeten doen waar andere werkgroepen weer mee verder kunnen (bijv. I&A)

4. In de Projectstructuur is de inbreng van alle zes Peelgemeenten geborgd. Het is niet noodzakelijk dat elke gemeente in elke werkgroep participeert, dat is ter beoordeling van de betrokken gemeenten.

5. Waar nodig en wenselijk kunnen nog subwerkgroepen met bemensing vanuit de Peelgemeenten worden ingericht, bijvoorbeeld rondom het opstellen van een Programma van Eisen voor Jeugd en Wmo, voor financiën (werkbegroting) of ter inrichting van de P&C-cyclus.