1
Jaarplan 2018
Voor betrokkenen bij het Veerhuis (vrijwilligers en werknemers)
Inleiding
In dit jaarplan geven we een overzicht van de belangrijkste punten die spelen in het Veerhuis en de plannen voor 2018. Verbinden – Ik en de Ander - en verstevigen zijn de sleutelwoorden voor dit jaar. We bespreken achtereenvolgens de stand van zaken en de plannen met betrekking tot:
Rolverdeling ... 2
2e coördinator i.v.m. pensionering Christa ... 2
Communicatie ... 3
Input vrijwilligers... 3
Rooster ... 4
Kwaliteit van zorg ... 4
Jaarlijkse trainingen voor alle vrijwilligers ... 5
ICT vernieuwing/AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ... 6
Pand / tuin / huishouden ... 6
Externe contacten ... 7
Fondsenwerving ... 8
We kijken terug op een jaar waarin veel is gevraagd van alle medewerkers in het Veerhuis. Door ziekte en vertrek van Ineke als coördinator, heeft iedereen alle zeilen bij moeten zetten om goede zorg voor onze bewoners te waarborgen. Per 1 december 20017 kwam Marianne Niewenhuis in dienst als eindverantwoordelijk coördinator. Afgelopen maanden hebben de coördinatoren veel aandacht besteed aan het samen verkennen van de organisatie.
N.a.v. de werkbespreking op 17 januari jl., input van vrijwilligers, de beleid dag van
coördinatoren met bestuur op 12 februari hebben we dit jaarplan opgesteld. We willen aan het eind van het jaar gezamenlijk terugkijken op wat we hebben kunnen bereiken en wat dat betekent voor het jaar 2019.
2
Rolverdeling
Wie is waar verantwoordelijk voor in het Veerhuis? Het blijkt dat dit niet bij iedereen even duidelijk is.
Stand van zaken:
• Vrijwilligers: Aanspreekpunt voor vrijwilligers zijn de coördinatoren. 6 x per jaar vindt er een werkbespreking plaats. Naast deze algemene werkbesprekingen plannen we
minimaal 2 x per jaar een apart werkoverleg met de tuin- en kookvrijwilligers.
• Schoonmaaksters zijn in dienst van de Stichting en vallen onder verantwoordelijkheid van de coördinatoren. Zij maken niet alleen schoon, maar zorgen o.a. ook voor bloemen, aankleding van de kamers, melden schade, etc.
• Office manager is in dienst van de Stichting en valt onder de eerst verantwoordelijke coördinator en legt voor de financiële administratie verantwoording af aan de
penningmeester.
• Coördinatoren zijn in dienst van de Stichting en vallen onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Zij hebben de dagelijkse gang van zaken onder hun hoede en onderhouden de contacten met bewoners en hun naasten, interne en externe medewerkers en het bestuur en onderhouden contacten met regionale en landelijke organisaties in de palliatieve zorg.
• Bestuur is eindverantwoordelijk voor het Veerhuis. De bestuursleden doen dit op vrijwillige basis. Het bestuur vergadert in besloten kring, een aantal malen per jaar met coördinatoren, en eenmaal per jaar is er een themabijeenkomst met vrijwilligers.
Daarnaast worden zij tweemaal per jaar uitgenodigd voor zomer- en winterborrel om elkaar ook informeel te ontmoeten. Indien nodig kunnen de coördinatoren te allen tijde een beroep doen op het bestuur ter raadpleging. Het bestuur bemoeit zich niet de dagelijkse gang van zaken maar stuurt en adviseert daar waar nodig.
2e coördinator i.v.m. pensionering Christa Stand van zaken:
• Christa zal per 1 oktober 2018 met pensioen gaan.
Plan:
• Voor het zoeken naar een opvolger zal in mei gestart worden met het de
sollicitatieprocedure. Het bestuur, de coördinator, office manager en 3 vrijwilligers zullen deel uitmaken van de sollicitatiecommissie. Gehoopt wordt om uiterlijk 30 juni een nieuwe coördinator bekend te kunnen maken.
• Wij zullen op gepaste wijze afscheid nemen van Christa.
3
Communicatie Stand van zaken:
• De Vederwaardigheden is het kanaal voor vrijwilligers waarin men op de hoogte wordt gehouden van huishoudelijke zaken, de interne en externe ontwikkelingen, nieuws en de agenda.
• De werkbesprekingen vinden 6 keer per jaar plaats. Besproken wordt de dagelijkse gang van zaken, wat gaat goed, wat kan beter, casuïstiek, actuele vragen en een thema ter verdieping. Een verslag van de werkbespreking gaat naar alle vrijwilligers.
• In het Veerhuis is de coördinator dagelijks benaderbaar voor overleg betreft dringende zaken. Indien er behoefte is aan een persoonlijk gesprek kan dit op afspraak.
• Via de mail is natuurlijk ook een prima manier om opmerkingen, voorstellen, problemen, enz. te communiceren.
• Het smoelenboek ligt ter inzage op de keukentafel. Wens is dit ook digitaal beschikbaar te hebben. Mogelijkheden hiertoe zijn beperkt en worden door Paula onderzocht.
Plan:
• Aan het eind van 2018 in een werkbespreking evalueren hoe de communicatie loopt en wat eventueel kan worden verbeterd.
Input vrijwilligers Plannen:
• We gaan een enquête houden bij alle vrijwilligers om o.a. kennis en vaardigheden, aanbod bijeenkomsten, intervisie, begeleiding, inzet rooster enz. te inventariseren. De enquête zal halverwege mei 2018 per mail verstuurd worden naar alle vrijwilligers.
Vervolgens zal een van de coördinatoren individueel met en ieder in gesprek gaan. De informatie zullen we gebruiken om verbeteringen aan te brengen waar nodig, trainingen voor te bereiden, te verstevigen wat goed gaat. We laten de uitkomsten in een
werkbespreking terugkomen.
• Er is een spiritualiteitsgroepje dat bestaat uit 3 vrijwilligers: Wies, Dorine en oud- vrijwilliger Lieke, verpleegkundige Joke, huisarts Mariette en coördinator Christa.
Het idee van deze groep is om spiritualiteit dichterbij ons werk en ‘doen en laten’’ te brengen. Uitgangspunt is daarbij de ‘richtlijn spirituele zorg’, waarbij het diamantmodel van Carlo Leget gebruikt wordt. We hebben ervoor gekozen om een van de vijf thema’s - Ik en de Ander - een jaar lang te laten terugkomen in alle facetten van ons werk: overdracht, interactie met bewoners en onderling, in bestuur, intervisie, werkbesprekingen, e.d. zodat dit ook echt kan beklijven. Omdat het jaarplan pas eind mei op tafel ligt, willen we het jaarthema laten doorlopen tot mei 2019
• Herdenkingsbijeenkomst. Vanuit de intervisiegroepen is er een idee ontstaan om eenmaal per jaar een herdenkingsbijeenkomst te organiseren voor familieleden van oud-bewoners en vrijwilligers. Wij zullen onderzoeken in hoeverre hier bij de
4
nabestaanden belangstelling voor is en bij voldoende interesse in november 2018 een bijeenkomst plannen. Drie vrijwilligers met een professionele achtergrond in rouw en verlies (Marjolein, Trudy en Karel) hebben aangeboden hun expertise bij een dergelijke bijeenkomst in te zetten en zullen een voorstel doen voor de invulling van de
bijeenkomst.
Rooster
Stand van zaken:
• Izano is het digitale rooster waarmee de vrijwilligers zich vanaf mei 2017 kunnen inroosteren. Vanaf thuis kunnen inroosteren en inzicht in elkaars diensten is hiermee gerealiseerd. De registratie van de vakanties lossen we momenteel op door aan de hand van de opgegeven vakanties in Google Drive een vakantieoverzicht uit te printen, te vinden in de oranje overdrachtsmap. Izano werkt nog aan de mogelijkheid om ook de vakanties binnen het rooster aan te kunnen geven.
• Het rooster op tijd rond krijgen is een probleem dat regelmatig terugkomt. De
eindverantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de coördinatoren. Op dit moment zijn er 36 zorgvrijwilligers. In mei zullen 6 nieuwe vrijwilligers hun zelfstandige diensten starten (mits gekoppeld aan een ervaren vrijwilliger). 42 zorgvrijwilligers, dat zou in principe voldoende moeten zijn. In de zomervakantieperiode zullen we zeer waarschijnlijk weer versterking krijgen van enkele Markant vrijwilligers.
Plan:
• Het probleem is nog niet opgelost. De afspraak is dat een ieder 2 diensten per week doet waarvan 1 weekenddienst in de maand. Hierin schiet men nog tekort. De
coördinatoren zullen in de gaten houden of deze afspraken worden nagekomen: dus 2 diensten per week waarvan 1 weekenddienst per maand, tenzij in overleg met de coördinatie een andere regeling is overeengekomen. We zullen in de werkbespreking in mei met elkaar kijken waardoor de roosterperikelen ontstaan en wat er nodig is om te komen tot een meer gedeelde verantwoordelijkheid. Ook zal het een onderwerp zijn dat in de enquête en evaluatiegesprekken aandacht krijgt.
Kwaliteit van zorg
Vanuit verschillende invalshoeken willen we aandacht besteden aan kwaliteit van zorg. Niet alleen voor de bewoners maar ook voor hun verzorgers. Hoe zorg je ook goed voor jezelf, hoe verwerk je alles wat je in het Veerhuis ervaart?
Plannen:
• Basistraining in modules is in de maak. Van oudsher werd de basistraining tweemaal per jaar in 6 dagdelen (twee halve en twee hele dagen binnen een maand) gegeven door de coördinatoren. Voor de praktische vaardigheden werd tweemaal per jaar de
5
workshop-carrousel georganiseerd. Dit betekende dat nieuwe vrijwilligers soms lang moesten wachten voordat de training van start ging. Vrijwilligers Femke, Karin en Hanneke zijn bezig met de opzet om de basistraining in modules om te zetten. Dit betekent ook dat ‘oudere’ vrijwilligers opnieuw een losse module kunnen volgen. Dit zal in het najaar 2018 van start gaan.
• Intervisie. Iedere zorgvrijwilliger neemt deel aan een intervisiegroep. Nieuwe groepen worden de eerste 4 tot 6 keer begeleid door vrijwilliger en supervisor Hanneke. Na dit begeleidingstraject gaat de groep zelfstandig verder. Intervisiegroepen die nieuwe leden nodig hebben of om een of andere reden ondersteuning nodig hebben, kunnen contact opnemen met de coördinatoren.
• Achtergrondinformatie/documentatie. Er zal een verbeterslag worden gemaakt bij het vinden van de nodige achtergrondinformatie/documentatie bij diverse zorghandelingen.
B.v. wat heb je nodig om een stomazakje te legen en hoe doe je dat? De nu voorhanden zijnde informatie is niet allemaal up-to-date, niet compleet en niet gebundeld.
Zorgvrijwilligers Stan en Marjolijn zijn gevraagd dit op te pakken en het begint al aardig vorm aan te nemen. Het wordt een groeidocument; een eerste versie zal rond de zomer klaar zijn.
• Meelopen met de verpleegkundige wordt geïntegreerd in het inwerkprogramma van de nieuwe vrijwilligers. Ook is met de verpleegkundigen doorgesproken dat het instrueren van de vrijwilligers bij verzorgende taken belangrijk is voor een goede zorg voor de bewoners. Zij zullen ook de meer ervaren vrijwilligers stimuleren hen te helpen tijdens de zorgverlening waardoor men meer toegerust wordt de individuele bewoner de nodige zorg te geven.
• Hulpmiddelen om goede zorg te verlenen zijn onontbeerlijk. Afgelopen jaar zijn de speciale glijlakens aangeschaft waardoor het verplaatsen van bewoners makkelijker en vaak ook minder pijnlijk is. Dit jaar willen we nog enkele hulpmiddelen aanschaffen ter verbetering van de zorg voor zowel bewoners, vrijwilligers en de professionals. Hierbij wordt gedacht aan b.v. een zogenaamde Turner waarmee je een bewoner veilig en met minimale kracht uit bed kunt helpen.
• De mentoren, 5 in totaal nu, Marjolijn, Karin, Wies, Erik en Marius, zullen zoveel mogelijk betrokken worden bij de eerste kennismaking met nieuwe vrijwilligers.
Ook krijgen ze een grotere rol bij het inroosteren in de eerste periode dat vrijwilligers boventallig gaan meelopen, geven hiervoor instructie en zoeken de juiste match.
Vervolgens evalueren ze een aantal malen in het eerste jaar met de nieuwe vrijwilliger.
De mentoren hebben 3x per jaar een overleg, waarbij de coördinator regelmatig zal aanschuiven ter afstemming.
Jaarlijkse trainingen voor alle vrijwilligers
Stand van zaken:
• Op individuele basis is er een mogelijkheid om deel te nemen aan een training van de VPTZ, op eigen kosten. De trainingsgids 2018 ligt ter inzage in de overdrachtskamer.
6
• Het Netwerk Palliatieve zorg Amsterdam Diemen, waarin wij als Veerhuis participeren, biedt twee keer per jaar een lezing aan over een actueel palliatief onderwerp. In april jl. hebben we met 20 personen de lezing over Multiculturele aspecten in de Palliatieve zorg bijgewoond.
Plan:
• N.a.v. de uitkomst van de evaluaties zullen wij met een klein groepje vrijwilligers een trainingsvoorstel doen voor het najaar.
ICT vernieuwing/AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Plannen:
• De Privacyrichtlijnen worden aangescherpt. Per 25 mei geldt de nieuwe AVG die een beter beveiligd systeem vereist dan waar nu mee gewerkt wordt. Dat betekent dat de verouderde werkomgeving aangepast moet worden.
Het registreren van alle persoonlijke gegevens van bewoners zal in een ander systeem worden overgezet, het zogenaamde ONS van de VPTZ.
Voor de registratie van persoonsgegevens van medewerkers en vrijwilligers wordt gebruik gemaakt van de beveiligde digitale omgeving op de OneDrive van Microsoft.
Er zal een verwerkingsregister voor het bewaren van persoonsgegevens worden gemaakt en een protocol over het omgaan met sociale media.
Om de digitale omgeving op een goede manier te kunnen beveiligen zijn nieuwe computers aangeschaft.
De nieuw digitale werkomgeving via Office 365 zal medio mei operationeel zijn. Het registratiesysteem ONS zal in juni in gebruik genomen worden. Zodra deze voldoende is ingericht zullen ook de vrijwilligers hiervan gebruik kunnen maken (verwachting is eind 2018)
• Informeren van vrijwilligers en werknemers omtrent de AVG zal via de mail verlopen. De richtlijnen van de VPTZ worden hierbij aangehouden. Ook zal er in de werkbespreking van mei aandacht aan worden besteed. Hoe om te gaan met privacygegevens, waarom zit een bepaalde kast op slot?
Pand / tuin / huishouden Stand van zaken:
• Het huis behoeft, zoals elk jaar onderhoud. Afgelopen maanden waren er verschillende werkzaamheden gepland. De badkamerdeuren moesten vervangen worden daar ze ernstig waren aangetast door vocht. Inmiddels is dit gebeurd en zijn ze ook geschilderd door vrijwilliger Ton. Ook hebben vrijwilligers de muren een nieuw verfje, dit is
inmiddels bijna afgerond (Ton en Gemma).
• Tuin: nieuwe, onderhoudsvrije stoelen zijn zorgvuldig uitgezocht en reeds in bestelling.
Het hout voor een nieuwe compostbak is aangeschaft en geschilderd.
7
Plannen:
• Huis: voor dit jaar staat nog op de planning dat de wastafels vervangen worden, ook zij zijn aangetast door vocht. Het schuren en oliën van de vloer zal doorgeschoven worden naar volgend jaar.
• BHV-plan: volgens de ARBO wet moet het Veerhuis een zogenaamd BHV-plan hebben.
Ook is dit een dringend verzoek van Particura geweest. BHV staat voor
bedrijfshulpverlening. Hierin staat beschreven wat te doen bij calamiteiten. Het plan is reeds klaar (Paula) en gecommuniceerd met Particura. Het hele plan zal als document op de website in het deel van de vrijwilligers komen en een papieren versie zal
toegevoegd worden aan het nieuwe protocollenboek.
• Tuin: voor onderhoud aan de tuin is dit jaar een ruimer budget beschikbaar. De tuinvrijwilligers zullen zelf een plan maken en uitvoeren, Ellen, Myra, Annemarie en sinds kort Monique. De schutting bij de poort wordt geschuurd en geschilderd. Ook het tuinhuis zal opgeruimd en opgefrist worden. Voor de zomer moet een en ander klaar zijn.
• Aanschaf noodzakelijkheden: wat is noodzakelijk en wat is “nice to have”? Als de staafmixer stuk is moet deze vervangen worden, deze is noodzakelijk om voedsel te kunnen pureren als iemand dat nodig heeft. De huidige stofzuiger doet het nog prima, maar wat zou het mooi zijn als we b.v. een “stille” stofzuiger zouden hebben?
Zo zijn er nog meer dingen te bedenken om comfort of efficiëntie te bevorderen. Alle ideeën zijn welkom, geef het door via de infomail!
Externe contacten Stand van zaken:
• Het Netwerk Palliatieve zorg Amsterdam Diemen waarin diverse instellingen en functies participeren komt elke 3 maanden bijeen. Het Veerhuis wordt
vertegenwoordigd door een van de coördinatoren (Marianne). Hierbij komen stand van zaken, nieuwe ontwikkelingen, casuïstiek en afstemming aan bod. De vrijwilligers worden, indien ter zake, op de hoogte gehouden van ontwikkelingen of nieuws middels de Vederwaardigheden.
Plannen:
• De samenwerking en uitwisseling met andere hospices: Inmiddels is er meer contact met de coördinatoren van Hospice Immanuel. In mei staat een bezoek aan het hospice gepland door de coördinatoren en 2 vrijwilligers. Vanuit het nieuwe hospice in
Amsterdam Zuidoost en het nieuwe hospice in Amstelveen zijn de coördinatoren op bezoek geweest in het Veerhuis.
• Palliatief teams/transferverpleegkundigen vanuit de ziekenhuizen
Er is intensief contact met de palliatieve teams uit diverse ziekenhuizen. In het najaar zullen we de transferverpleegkundigen uitnodigen voor een bezoek aan het Veerhuis.
8
Fondsenwerving Stand van zaken:
• Er is op dit moment geen fondsencommissie actief Plannen:
• Dit jaar willen we met een aantal vrijwilligers en bestuur een werkgroep vormen om de fondsenwerving verder vorm te geven.
Amsterdam mei 2018
Marianne Niewenhuis en Christa Kristensen
