1
NOTULEN ALV HCC 26-11-2020
Aanwezig vanuit bestuur :
Ron Rooijakkers, Yvonne van de Pol, Wietse van de Ven Afwezig: Rens Snoeijen
Aanwezig overige clubleden:
Martin Daudey, Abdellah Hamoumi, Peter Schijven
Jessie Daudey, Peter Rozenveld, Conny den Daas, Rene Molenbroek, Micha Stark, Tamara Recourt, Marieke van Gils, Jos Sweens, Justin Stokx, Gert Jan van der Kroon, Anouk Haak, Lizette Sijbrands, Miranda van Cranenbroek, Peter van Eeuwijk, Wil Bazelmans, Jannie Bazelmans, Rini Klerk, Paul van der Putten, Joep van Gool, Bastiaan Bernart, Stijn van Kerkhoven, Jolanda Kros, Simone Rooijakkers, Frank Kauffmann, Karin Souverein, Yuen Keek, Pauline Scheijmans, Rita van Gansewinkel
Ron heet iedereen welkom en licht kort het proces van de online ALV toe. Men kan stemmen via een poll die Abdellah aan zal maken zodra dit aan de orde is.
Rens Snoeijen is verhinderd en zal niet meer herkiesbaar zijn als bestuurslid.
Ron blikt kort terug op de voorbije periode waarin het nieuwe bestuur maar beperkt zaken heeft kunnen realiseren door alle maatregelen omtrent Covid19 en de nasleep die alle perikelen van zomer 2019 teweeg hebben gebracht.
Uiteraard gaan we er wederom onze schouders onder zetten en houden we vast aan onze missie met de drie pijlers: prestatie, organisatie en plezier.
De agenda wordt kort doorgenomen:
1. Opening
2. Notulen ALV 2019 3. Financiën 2019/2020
4. Terugblik seizoen 2019/2020 5. Verkiezing man / vrouw van het jaar 6. Benoeming bestuur
7. Organisatie: mededelingen 8. Vooruitblik
9. Actuele zaken: waterveld, leden, contributie 10. Plannen 2021 en verder
11. Rondvraag en sluiting
Waarna over gegaan wordt naar punt 2: Notulen 2019
Deze zijn akkoord en bij deze goedgekeurd.
2 Punt 3: financiën
Yvonne heeft dit seizoen de functie van penningmeester samen met oud penningmeester Peter Schijven opgepakt en Peter heeft onlangs hier de lead in genomen mbt het opstellen van de jaarcijfers. Peter licht aldus toe:
We komen uit op een verlies van €529
Dit is te wijten aan minder contributie door minder leden en weinig aanwas door Corona.
Ook is de barexploitatie door verplichte sluiting flink teruggevallen en hebben we dankzij het Snerttournooi nog net wat inkomsten kunnen werven.
De post accommodatie is substantieel hoger door een naheffing (2016, 2017, 2018)van de energierekening van de gemeente. Dit zat er al een paar jaar aan te komen.
Aan de andere kant hebben we minder uit hoeven geven aan vrijwilligersvergoedingen en hebben we vanuit de regelingen van de overheid compensatie aan kunnen vragen voor gederfde inkomsten.
Hierdoor valt het netto resultaat toch positief uit: € 3471 ipv de begrootte € 5047
De begroting van het komende (lopende) seizoen 20-21 is heel behoudend opgesteld omdat we nog niet weten hoe lang de maatregelen nog van kracht gaan zijn en wat er wel en niet geoorloofd is.
Er is geen zaalcompetitie mogelijk en er is voorzichtig begroot op de bar.
Ook dit seizoen zullen er weer compensatiemogelijkheden zijn vanuit de overheid.
We hebben daardoor ingezet op een heel klein plusje als resultaat.
Vragen:
Is de subsidie van de gemeente gebaseerd op het aantal leden?
De subsidie van de gemeente is bepaald op de velden: ze financiert 63% van de huurkosten.
(feitelijk broekzak/ vestzak verhaal) Hoe staat het met de sponsoring?
We hebben gelukkig veel langlopende duurzame sponsorrelaties en pakketten. Uiteraard is alles onderhevig aan Covid19, maar tot dusver hebben we hierop nog geen grote verliezen geleden.
Hoe staat het met het contract met de hoofdsponsor?
De Rabobank gaat met geen enkele relatie nog een meerjarig contract aan, maar voor volgend jaar is het contract gewoon verlengd.
Hoe zit het met de accommodatiekosten voor de begroting?
De hogere energielasten zijn al meegenomen
In welke mate is er bij de begroting van volgend seizoen rekening gehouden met de ledenaantallen en welke argumentatie is daarbij aangehouden?
Deze is gebaseerd op de ledenstand die uitgefactureerd is; deze facturatie is grotendeels gerealiseerd.
Hierbij vanuit gaande dat het ledenaantal niet verder zal dalen.
3
Er wordt een poll uitgezet ter goedkeuring van de begroting 20-21. Deze wordt door alle aanwezigen goedgekeurd.
De kascontrole is gedaan door Simone Rooijakkers en Rita van Ganzsewinkel.
Er waren geen bijzonderheden. Volgende leden ter controle van de kas 2021:
Rita van Gansewinkel en Paul van der Putten.
Punt 4. Terugblik
chronoligisch: 16 december: bestuurswissel tijdens ALV: volledig nieuw bestuur.
januari 2020: overdracht oud bestuur-> nieuw bestuur.
februari 2020: Snerttournooi en voorbereiden veldcompetitie maart 2020: alles op slot; intrede Corona periode
onrustige tijd met veel berichtgeving, maar toch noodzakelijk om iedereen goed te informeren.
Rond de zomer weer wat meer ruimte en daardoor weer activiteiten kunnen oppakken en nieuwe activiteiten georganiseerd.
Lowlights 2019/2020: dames 1, reuring rond bestuurswissel, divere posten onbemand zoals wedstrijdsecretariaat, ledenadinistratie, commissie communicatie, penningmeester, materialen, keepersacademy, ledeninstroom stagneerde, uitstroom helaas niet, eind heren 1. Corona.
Highlights 2019/2020: Snerttournooi, Playhockey acties, HCC goodybag, HCC online pubquiz, doorgetraind in de zomer, doeweek augustus, summer hockey time, introductietrainingen, nieuwe leden geworven waaronder een flink aantal jongens
Punt 5. Man/vrouw van het jaar
PETER SCHIJVEN; Dank voor je tomeloze inzet, betrokkenheid, hartelijkheid en jouw geweldige club mentaliteit.
Met instemming en felicitaties alom.
4 Punt 6. Benoeming bestuur
Herkiesbaar:
Ron Rooijakkers – voorzitter Yvonne van de Pol – Secretaris.
Wietse van de Ven – Algemeen Bestuurslid Verkiesbaar:
Peter Schijven – penningmeester a.i.
Aftredend:
Rens Snoeijen
Het bestuur wordt herkozen en Peter wordt aangenomen als penningmeester a.i.
Vacatures:
Penningmeester Algemeen Bestuurslid
Oproep aan alle leden om dit bij vrienden, kennissen en collegae onder de aandacht te brengen.
Punt 7. Organisatie
Kort na de eerste Coronagolf hebben we toch middels gerichte acties nog leden kunnen werven en hebben we ook versterking gevonden voor onze commissies:
HTZ: Pauline Scheijmans
Wedstrijdsecretariaat: Paul van der Putten Ledenadministratie: Simone Rooijakkers Opleiding en Begeleiding: Bastiaan Bernart Materialen: Frans en Marjon Vos, Koen van Dijk Keepersacademy: Wil Bazelmans, Frans en Jula Vos
Voor de Technische commissie, de keepersacademy en de commissie Communicatie hebben we nog mensen nodig. Bij deze de oproep aan alle leden om dit bij vrienden, kennissen en collegae onder de aandacht te brengen.
Punt 8. Vooruitblik
De beste werving voor helpende handen is langs de lijn dus laten we hopen dat dit snel weer mag.
Er zijn plannen voor het oprichten van een aparte commissie ledenwerving. Deze zal zich richten op het werven van vrijwilligers en het coördineren ervan. Uiteraard zoeken we nog mensen voor deze commissie.
5 Punt 9 Actuele zaken
Veld 1
Status sinds december 2018:
kunstgras sinds 1986
de toplaag is vervangen in 1999 de fundering is 34 jaar oud de toplaag is 21 jaar oud
het keuringsrapport van de KIWA dateert van maart 2018 het renovatieadvies van Nevea is opgeleverd in juni 2020 Er zal een nieuwe keuring plaatsvinden op 8 december 2020
Momenteel worden er zoveel mogelijk activiteiten op veld 2 gepland en wordt er zo min mogelijk gebruik gemaakt van veld 1.
Ambitie
Vervanging van veld 1 in 2024 door een waterveld.
Randvoorwaarden
ledenaantal minstens op 300-350
financiering rond van eenmalige extra kosten ad 10 K voldoende cashflow voor (extra) exploitatiekosten (6,5-16 K) aanlegkosten voorzien in gemeentelijke begroting
instemming van ALV Hoe verder
Veld 1 niet meer gebruiken voor wedstrijden
trainingen jeugdelftallen en senioren enkel op veld 2 jongste jeugd en D nog wel op veld 1
overleg met gemeente over mogelijkheid gedeeltelijke opzegging huur veld 1 werkgroep oprichten voor vervanging veld 1
Vragen:
-Als het ledenaantal groeit moeten we dan niet noodgedwongen uitwijken naar veld 1?
De groei zit ‘m vooral in de jongste jeugd en die laten we wel op veld 1 beginnen
-Advies om dit tijdig bij de gemeente aan te kaarten: de gemeente werkt met een meerjarenbegroting met vastgestelde budgetten.
Goed punt: Ron heeft Leo van de Vost hierover gesproken We moeten ons huiswerk doen en hopelijk krijgen we snel een werkgroep bij elkaar zodat we dit bij de gemeente bespreekbaar kunnen maken. Gert Jan van der Kroon geeft aan interesse te hebben in de werkgroep. Hopelijk volgen er meer leden.
-Ook kunnen er acties bedacht en ingezet worden om zelf als club inkomsten te genereren en indien mogelijk het proces daardoor te versnellen. Wellicht is het benaderen van sponsoren voor dit doeleinde ook interessant.
Vraag aan de sponsorcommissie om hier over na te denken.
6 Ledenanalyse
ontwikkeling ledenbestand (zie powerpoint)
Grafiek: in en uitstroom laten zich niet zo makkelijk vangen 2018-2019: piek in uitstroom
over de hele lijn: dalende instroom sinds 2015
Vol inzetten op werving zodat we weer uitkomen op 300-350
uit onderzoek KNHB 2019: conclusies voor onze club;
- instroom op 6 jarige leeftijd: net daarvoor gaan zitten (focus op 4-5-6 jarigen door vriendjes/vriendinnetjesdagen, focus op teamsport leggen.
- meeste gestopte leden in leeftijdsgroep 18 jaar : vergroten trimhockeygroep - waterveld is een meerwaarde maar ook de sfeer
- nog meer focus op een zorgvuldig en vooral transparant selectieproces - meer hockeyaanbod zoals in de zomer is gedaan
- uitstroom minimaliseren door tijdig te signaleren en in gesprek te gaan.
Organisatie aanpassen op ambitie:
- commissie werving en behoud
- stroomlijnen/integreren van diverse functies mbt de leden
- activiteiten in het kader van ledenwerving vb doeweek in samenwerking met activiteitencommissie en sponsorcommissie
- focus op instroom en behoud van leden - focus op instroom en behoud van sponsoren Vragen:
In hoeverre is er contact met de voetbalvereniging om ‘uitvallers’ daar voor de hockey te interesseren als voetbal niet ‘hun ding’ blijkt te zijn?
Goede suggestie. Wellicht om tafel met andere sportverenigingen hierover. Het past binnen de visie van de gemeente die een Sporthub op wil richten op onder andere de Romrijten.
Contributie
er is geen inflatiecorrectie geweest de afgelopen periode 19/20
voorstel: jaarlijkse inflatiecorrectie obv de Consumenten Prijs Index (CPI)
komend seizoen wordt CPI van 2019 (2,63%) aangehouden en daarna jaarlijks het vastgestelde percentage.
Dit betekent voor het volgende seizoen dat de contributie gemiddeld €5 per lid omhoog gaat.
Er wordt gestemd via de poll om dit voorstel aan te nemen.
Aldus aangenomen met 19 voor en 3 tegen
7 Punt 10. Plannen 2021 en verder
- uitwerken opzet/voorstel om commissieleden algemeen lid te maken ivm stemrecht - werven nieuwe vrijwilligers
- opstarten schoolhockey 2021
- nieuwe activiteiten mbt ledenwerving
- een teamambassadeur instellen ter ondersteuning van de coach - het samenwerkingsverband op de Romrijten verder vormgeven - mogelijke tussentijdse ALV inlassen ivm corona en vervanging veld 1 - Organisatie verder stroomlijnen
Punt 11. Rondvraag ingezonden vragen:
- Plan veld 1 voldoende toegelicht
- Corona ivm voortbestaan club: nu nog geen gevaar, maar indien het nog lang aanhoud wel een risico.
- Sponsorcontract Rabobank: wordt voortaan per jaar verlengd. Is ook gebeurd.
- Opstal. Energiemeters: is vraag voor samenwerkingsverband Romrijten en afstemming TCM. Wordt meegenomen op actielijst bestuur.
- Is een nieuw zandveld een alternatief? Daar zitten we dan de komende 30 jaar aan vast. We gaan achterblijven op de andere clubs als we geen waterveld nemen. Dat zou problemen kunnen geven met de competitie bij de senioren.
- Drinkwaterput? : er is onderzoek gedaan bij Heeze. Daar is hij geschonken door de plaatselijke Rabobank. Ron duikt erin en komt erop terug.
- Tijdens de snoeiwerkzaamheden zijn er 63 hockeyballen gevonden. Deze
vertegenwoordigen toch een bepaalde waarde. Iedereen nog eens erop wijzen dat ze zorgvuldig met de spullen om moeten gaan.
- Kan de jeugd de zaal in voor onofficiële wedstrijden of trainingen? Dit is helaas niet mogelijk. (streng advies van de bond) Wel kunnen we zolang het weer het toelaat buiten trainen tot de kerstvakantie.
- De verlichting van de velden middels LED is een wens: wellicht bij de vervanging van veld 1 meteen meenemen.
Ron dankt iedereen voor de aanwezigheid en sluit de vergadering.
