Provinciegriffier
(voltijds – onbepaalde duur)
De provincie Antwerpen is voortdurend op zoek naar enthousiaste en competente medewerkers.
Hun kwaliteiten zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, etnische afkomst of handicap. Momenteel organiseren wij een selectieprocedure bij aanwerving en bevordering voor de functie van provinciegriffier voor de Provincie Antwerpen. Je zal werken op volgend adres: Koningin Elisabethlei 22 te 2018 Antwerpen.
We nemen een vergelijkende selectieprocedure af waarbij we de laureaat een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aanbieden. De statutaire laureaat behoudt zijn statutair ambt. De overige geslaagde kandidaten worden opgenomen in een wervingsreserve die gedurende drie jaar geldig blijft. Gedurende deze periode worden alle gegevens van de geslaagde kandidaten bewaard.
Wie zijn wij?
Alle inwoners van de provincie Antwerpen ervaren dagelijks zichtbare maar ook onzichtbare dienstverlening van de provincie Antwerpen.
We doen dit rechtstreeks, maar vooral via de gemeenten en steden waarin al die mensen wonen of de verenigingen en de koepelorganisaties die hun belangen behartigen.
Wat zal je als provinciegriffier doen?
Als provinciegriffier heb je de algemene leiding van de provinciale diensten. Je oefent een cruciale scharnierfunctie uit tussen de politieke beleidsorganen en de administratie. Je bent een bruggenbouwer tussen de verschillende actoren binnen en buiten de organisatie.
Je bent verantwoordelijk voor een efficiënte, effectieve en klantgerichte werking van de provinciale diensten. Je zorgt ook voor de coördinatie en begeleiding van een twintigtal provinciale verzelfstandigde bedrijven. Je inspireert ongeveer 1.700 medewerkers, rekening houdend met de missie en de doelstellingen van het bestuur en je decretale en wettelijke bevoegdheden (die vergelijkbaar zijn met de taken van een algemeen directeur van een gemeentebestuur).
Samen met het beleid en jouw medewerkers bereid je een strategische visie voor, rekening houdend met maatschappelijke ontwikkelingen. Je draagt er mee zorg voor dat het
bestuursakkoord correct en loyaal wordt uitgevoerd. Je zet (veranderings)projecten op, je neemt de leiding en faciliteert. Je bent verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de ambtelijke voorbereiding van de evaluatie van het gevoerde beleid.
Je adviseert de bestuursorganen op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak.
Taakomschrijving
Ondersteuning van de politieke besluitvorming in de deputatie en de provincieraad:
1. Je zorgt voor een gestroomlijnde voorbereiding van de zittingen van de provincieraad en deputatie.
2. Je woont vergaderingen bij van de deputatie en de provincieraad en je zorgt voor de zorgvuldige opmaak van de notulen.
3. Je verstrekt beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch advies op vraag aan het vast bureau, de provincieraad en de deputatie.
4. Je faciliteert het inzage- en bezoekrecht van provincieraadsleden conform het huishoudelijk reglement, je coördineert het beantwoorden schriftelijke vragen van provincieraadsleden.
Fungeren als verbindingsmiddel tussen politieke besturen en administratie:
1. Je draagt er mee zorg voor dat het bestuursakkoord correct en loyaal wordt uitgevoerd.
2. Je zorgt voor een concrete overbrenging van de beslissingen van de deputatie naar de administratie.
3. Namens het managementteam maakt je een afsprakennota met de deputatie over de wijze waarop jij en de overige leden van het Managementteam met de deputatie samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren evenals de omgangsvormen tussen bestuur en administratie.
Managen van de organisatie
1. Als voorzitter van het managementteam, in samenwerking met het managementteam, zorg je voor:
De coördinatie van de planning van de provinciale diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie.
Het bewaken van de eenheid in de werking.
De kwaliteit van de organisatie en de werking van de provinciale diensten. Hierbij hoort het initiëren en opvolgen van organisatieontwikkeling- en
kwaliteitsverbeteringsinitiatieven.
Het faciliteren van doorlichtingsacties en de onafhankelijke werking van de auditor garanderen.
Het opvolgen van de interne communicatie.
Opbouwen en onderhouden van een professioneel netwerk met relevante personen of organisaties om zo de werking van het provinciebestuur te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen.
2. Leiding geven als hoofd van het personeel en het HRM-beleid mee sturen:
Binnen de krijtlijnen van de rechtspositieregeling zorg je op een correcte manier voor de gedelegeerde bevoegdheidsuitoefening wat betreft het personeel.
Je staat in voor de algemene leiding van de provinciale diensten. Je bent tevens voorzitter van het Managementteam.
Je stimuleert dienst- en beleidsoverschrijdende samenwerking, je creëert omstandigheden waarbinnen dit mogelijk is en gefaciliteerd wordt.
Je creëert een organisatiecultuur gericht op innovatie en creativiteit.
Je zorgt voor de aansturing en opvolging van de diensthoofden van de eigen stafdienst, persoonlijke medewerkers, de financieel beheerder (voor de aangelegenheden uitgeoefend onder zijn functionele leiding) en de departementshoofden.
Voor de financieel beheerder en de departementshoofden handel je met respect voor hun managementfunctie ten aanzien van hun eigen departementen. Je zal in principe pas ingrijpen in de departementen indien hun taakuitvoering niet voldoet of op hun verzoek op bijstand.
Je zorgt voor de correcte uitvoering van de waarderingscyclus van de personeelsleden die je rechtstreeks aanstuurt.
Als eindverantwoordelijke van het personeelsbeleid bespreek je regelmatig met het departementshoofd personeel de strategische HRM-ontwikkelingen, de
dienstverlening van het HRM-departement aan de organisatie en moeilijke personeelsdossiers. Je neemt deel aan de vergaderingen van het syndicaal
overleg, je zit de belangrijkste selectiejury’s voor en je zorgt voor de eedaflegging van het personeel.
Samen met het managementteam zorg je voor het voorontwerp van
personeelsbehoeften bepaling, organogram en rechtspositieregeling van het personeel.
3. Voorbereiden en uitvoeren van financieel beleid, beheer van middelen en financiële rapportering:
Je zorgt voor de correcte uitvoering van de gedelegeerde bevoegdheid rond financiële aangelegenheden van dagelijks bestuur. Je zorgt voor een gepaste delegatie van de financiële verantwoordelijkheden in de organisatie.
Je zorgt voor het tijdig aanleveren van het voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan en de aanpassing ervan.
De financieel beheerder staat onder de functionele leiding jou hierbij in het
voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan. Beide taken gebeuren in overleg met het managementteam.
Je organiseert de controle op de wettelijkheid en regelmatigheid vóór de uitvoering van betalingsopdrachten.
4. Organisatiebeheersing organiseren:
Je staat in voor de organisatie en de werking van het organisatiebeheersingssysteem.
Je rapporteert jaarlijks aan de deputatie en de provincieraad over het organisatiebeheersingssysteem.
Je brengt het personeel op de hoogte van het organisatiebeheersingssysteem en de wijzigingen ervan.
Je voert decretale opdrachten uit zoals beschreven in het provinciedecreet en uitvoering van overige decretale en wettelijke bepalingen o.a. openbaarheid van bestuur, organisatie van de briefwisseling, beheer van het archief.
Wie ben jij?
Als provinciegriffier beschik je over onderstaande specifieke gedragscompetenties:
- Klantgerichtheid: je anticipeert op mogelijke toekomstige noden van klanten, hierbij staan de interne klanten en het lokale bestuur centraal.
- Zin voor kwaliteit: je streeft in de job continu naar optimale kwaliteit. Dit doe je zowel op het vlak van wat je doet, de opgeleverde inhoud en de werkwijze om de taken en
verantwoordelijkheden te volbrengen binnen de afgesproken tijdslimiet. Hierbij herdenk en optimaliseer je bestaande standaarden.
- Resultaatsgerichtheid: je zet op tijd concrete resultaten neer die bijdragen tot de doelstellingen van het departement en de organisatie in het algemeen. Je onderneemt concrete en gerichte acties met het oog op het behalen en/of overstijgen van doelstellingen.
Je werkt resultaatsgericht en dit draag je uit naar de omgeving.
- Veranderingsbereidheid: Je staat open voor veranderingen met het oog op verbetering. Je wacht niet op anderen, maar zet zelf, binnen jouw eigen verantwoordelijkheid, constructieve stappen om zaken te veranderen en te verbeteren als de werksituatie ten goede komt. Je stelt zich open voor (organisatie)verandering en verschuiving van prioriteiten en bevoegdheden, en je past zich effectief aan nieuwe denkkaders aan.
- Samenwerken: Je waakt over de goede en constructieve samenwerking binnen het team of de dienst, maar ook met alle departementen. Je vermijdt om afzonderlijk of in concurrentie met elkaar te werken. Je levert een actieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat of aan het oplossen van problemen of conflicten, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van eigen belang is.
- Overtuigingskracht: Je verkrijgt instemming voor een mening, aanpak of visie door het gebruik van goed onderbouwde argumenten, door de dialoog en het overleg aan te gaan, door het gepast aanwenden van autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) en door het uitbouwen van gepaste strategieën.
- Visie: Je bekijkt feiten van op een afstand, je plaatst ze in een ruimere context en lange termijn perspectief. Je brengt een eigen opus operandi naar voren dat de entiteit/organisatie op lange termijn beïnvloedt.
- Besluitvaardigheid: Je spreekt zich eenduidig uit over een bepaald standpunt of over een bepaalde actie en je verzamelt voldoende informatie om tot een besluit te komen.
- Flexibel gedrag: Je kunt jouw eigen gedragsstijl veranderen teneinde een gesteld doel te bereiken. Je kunt in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze jouw gedrag aanpassen.
- Richting geven: Je stuurt aan, je ontwikkelt en motiveert medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband.
Hiernaast beschik je over volgende kenniscompetenties:
- Je bent vertrouwd met overheden en het overheidsfunctioneren en regelgevende ontwikkelingen.
- Je kunt vlot werken met minimaal alle windows office programma’s.
Bijkomende aandachtspunten:
- Je bent bereid tot avond- en weekendwerk.
Aan welke voorwaarden moet je voldoen?
Aanwervingsvoorwaarden: diploma- en ervaringsvereisten
Je beschikt over de Belgische nationaliteit, een masterdiploma en minstens 8 jaar relevante ervaring.
Aan deze voorwaarden moet voldaan zijn bij de uiterste inschrijvingsdatum.
Bevorderingsvoorwaarden
Je bent titularis van een graad in één van de volgende rangen Ax, Ay, Axb, Ayb of Az (A4a - A4b, A5a – A5b, A8a – A8b, A9a – A9b, A10a en A10b). Bovendien dien je te voldoen aan volgende voorwaarden:
- je hebt ten minste 4 jaar niveauanciënniteit in niveau A, waarvan ten minste 4 jaar in een graad van één van bovenvermelde rangen;
- je hebt een diploma dat toegang verleent tot niveau A;
Aan deze voorwaarden moet voldaan zijn bij de uiterste inschrijvingsdatum.
Wat bieden wij jou?
Geïndexeerd loon
Je wordt aangenomen in de decretale graad van provinciegriffier:
het bruto maandsalaris start bij € 6.955,51
na 15 jaar bekom je het bruto maximumbedrag van € 10.072,34
Alle voorafgaande prestaties worden meegeteld voor anciënniteit, indien ze bewezen kunnen worden.
Extralegale voordelen
- gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid om gezinsleden aan te sluiten - maaltijdcheques van 8 EUR
- bedrijfswagen, chauffeur ter beschikking voor alle werkgerelateerde verplaatsingen - fietsvergoeding
- 36 dagen jaarlijkse vakantie
- extra legaal pensioen voor contractuele functies en aanvullende ziekteverzekering - diverse opleidingsmogelijkheden
- personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten - glijdende werkuren
- laptop en smartphone met abonnement
Welke stappen zal je doorlopen in de selectieprocedure?
Deel 1:
Cv-screening
De selectieprocedure wordt voorafgegaan door een cv-screening: het extern selectiebureau screent de binnengekomen cv’s, in samenspraak met de selectiejury, op volgende criteria:
- Ervaring in management en organisatieontwikkeling;
- Ervaring in leidinggeven en people-management;
- Motivatiebrief.
We laten maximum 10 kandidaten toe tot het volgende selectieonderdeel.
Deel 2:
Thuisopdracht
Er wordt een opdracht, toegespitst op de vereiste competenties en eventueel vergezeld van een infopakket per mail aan de kandidaten bezorgd. Hierbij wordt aan de kandidaten gevraagd het resultaat van deze opdracht toe te lichten.
Presentatie opdracht en competentiegericht interview
De presentatie van de opdracht wordt gevolgd door een interview met betrekking tot het profiel en de taakomschrijving van de functie, de verworven vaardigheden, evenals de motivatie en de affiniteit met het werkterrein.
We laten maximum 5 kandidaten toe tot het volgende selectieonderdeel.
Deel 3:
Assessmentcenter
Dit gedeelte is beschrijvend en adviserend voor de selectiejury. We testen je op de vereiste kern- en gedragscompetenties, zoals deze werden vastgesteld in de functiebeschrijving.
Het assessmentcenter wordt afgenomen door het erkende selectiebureau.
Na het assessmentcenter gaat de selectiejury over tot een grondige beoordeling van de kandidaten en stelt de eindrangschikking op. De selectiejury motiveert en onderbouwt de eindrangschikking op basis van de presentatie van de opdracht en het competentiegericht interview.
Hoe stel je je kandidaat?
Surf naar https://www.provincieantwerpen.be. Ga naar jobs, selecteer deze functie en dien je kandidatuur online in tot en met 7 februari.
Ben je als persoon met een handicap erkend bij de VDAB? Dien dit bewijs dan mee in met je kandidatuur.
Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kan je terecht bij de heer Tom Bertens, senior projectleider Search & Selection (tel. 0478/390 982 of mail t.bertens@searchselection.com).
Voor meer inlichtingen over de inhoud van de functie zelf kan je terecht bij de heer Danny Toelen, provinciegriffier (tel. 03 240 51 24 of mail danny.toelen@provincieantwerpen.be).
