EBOOK:
EFFECTIEVE EN ENERGIEKE
ONLINE SESSIES
“Als ik bij jullie in de training zit, is het net alsof ik in een huiskamer ben, zo vertrouwd voelt het.”, zei een deelnemer laatst tegen ons. Kijk, en daar is het ons om te doen. We hebben inmiddels veel online meetings georganiseerd en heel veel ervaring opgedaan. En ging dat altijd goed? Nee!
Vraag maar aan Martha, die tijdens een training ineens de volledige sessie beëindigde, door op het verkeerde knopje te drukken… al doende leert men, zullen we maar zeggen!
We hebben onze ervaringen en werkvormen tijdens 6 meetups gedeeld, die plaatsvonden in de periode mei tot en met begin juli 2020.
Maar omdat we nóg meer mensen willen laten zien online bijeenkomsten met niet al te veel middelen ook leuk en effectief kunnen zijn, hebben we dit e-book met werkvormen voor je samengesteld.
Probeer ze vooral uit, want: alleen door het te DOEN, slaat je brein het geleerde op en wordt het een nieuwe gewoonte!
NB Wij deden onze meetups met behulp van Zoom. Sommige werkvormen zul je iets moeten aanpassen om ze ook met een ander systeem te kunnen gebruiken.
INDELING EBOOK
We hebben dit e-book ingedeeld in 5 delen:
1. Werkvormen om je voor te stellen, kennis te maken
2. IJsbrekers/energizers/lachers op je hand 3. Werkvormen gericht op verbinding en samenwerking
4. Snuffelen aan digitale tools en mogelijkheden 5. Afsluiten met een retrospective (evaluatie)
1. WERKVORMEN OM KENNIS TE MAKEN a) Voorstellen in de chat
b) Wie ben ik? / met legopoppetje c) Brainfuelkaarten
d) Moodboard met foto’s en post-its e) Aan de hand van je hand f) Check-in weerbericht g) Check-in line up a) Voorstellen in de chat:
De makkelijkste werkvorm is mensen vragen zich voor te stellen in de chat. Elk digitaal systeem heeft een chatmogelijkheid, waar je dankbaar gebruik van kunt maken. Vraag mensen in de chat te zetten wie ze zijn en wat ze doen en voeg daar een persoonlijke vraag aan toe. Zoals: noem een persoonlijke eigenschap, noem je woonplaats, of als je docent bent: geef aan in welk vak je doceert. Neem de tijd om de chat langs te lopen en eventueel kort te reageren op wat er staat.
Het is sowieso erg belangrijk om de naam van iedereen die binnenkomt even op te noemen en ze welkom te heten. Dat alleen al zorgt ervoor dat mensen zich gezien voelen!
b) Wie ben ik / met legopoppetje Bijna iedereen heeft speelgoed in huis,
bijvoorbeeld Lego of iets wat ze bij producten bij de supermarkt hebben gekregen.
Opeens waren we, door Corona, veel meer dan eerder aangewezen op het op afstand com-
municeren met elkaar, in online sessies, vergaderingen en 1-op-1 overleggen. En dat is even
wennen… Wij zagen van alles gebeuren: bij sessies met groepen zet iedereen de microfoon uit,
waardoor mensen hun input niet kwijt kunnen, ze worden om de oren geslagen met monologen
waar ze niet op kunnen reageren, ze missen de samenwerking en ergeren zich aan die ene
collega die altijd aan het woord is. Wij zagen het gebeuren en dachten: dat kan anders!
Vraag ze dit te pakken en zichzelf aan de hand hiervan voor te stellen. Zo gaf Annemieke aan Martha ooit een clowntje, en vertelde daar dit bij:
“Ik word blij van onze samenwerking, de clown lacht en dat klopt, want ik heb een positieve mindset, denk altijd in kansen in plaats van onmogelijkheden. En de clown heeft een taartje dat hij weggeeft, ik hou ook van geven!”
c) Brainfuelkaarten
De kaarten van Brainfuel zijn geweldig, en op verschillende manieren toe te passen. Ze zijn verdeeld in 4 categorieën: dieren, locaties, voorwerpen en personen.
Wijs aan iedereen een kaart toe (maak een foto en zet er vooraf namen bij, of hou per persoon een kaart omhoog) en vraag ze om zich voor te stellen aan de hand van een eigenschap van het dier. Of je geeft je deelnemers een persoon, zoals Cleopatra, en vraagt wat zij gemeen hebben met deze persoon. Geheid dat je antwoorden krijgt die zelfs teamleden die elkaar al langer kennen, iets nieuws leren!
d) In een moodboard, met foto’s en post-its Met behulp van verschillende tools (zie 5.) zoals Nearpod en Mural kun je digitaal post-its plakken en foto’s invoegen. Je kunt de deelnemers dit als huiswerk laten doen, voorafgaand aan de training of sessie, of als je wat meer tijd hebt, ter plekke met elkaar. Padlet is ook leuk om vooraf een
‘muur’ met alle deelnemers in te laten vullen.
Zo kost kennismaken in je training niet al te veel tijd, en leer je elkaar toch beter kennen.
e) Aan de hand van je hand
Zorg dat iedereen een A4 en stift voor zich heeft liggen. Vraag ze dan om hun hand op het papier te tekenen en bij elke vinger een antwoord te
- Ringvinger: waar ben je trouw aan?
- Pink: waar ben je klein in? Wat wil je nog leren?
- Handpalm: wat heb je van huis uit meegekregen?
Afhankelijk van de grootte van de groep kun je ervoor kiezen om iedereen aan het woord te laten, het in de chat te laten zetten en een paar mensen vragen om het toe te lichten of om alleen één vinger in de chat te zetten, bijvoorbeeld de pink (kan leervragen opleveren;-)). Of als je een langer leertraject start en kennismaken hierin belangrijk is, kun je ze in een breakout room (voor uitleg breakout room, zie 3.) zetten en dit met elkaar laten bespreken, bijvoorbeeld door ze elk 2 minuten hun hand te laten toelichten. Als je wilt dat meer mensen elkaar horen/zien, dan maak je er een breakout room carrousel van met 3 x 4 minuten breakout rooms, steeds in andere tweetallen.
f) Check-in weerbericht
Een check-in is een mooie manier om een verga- dering of sessie te starten, om te horen hoe het met iedereen gaat.
Dit kan op veel manieren, bijvoorbeeld:
Vraag of iedereen stift en papier bij de hand heeft.
Vraag dan:
- Welk weertype geeft het beste weer
hoe jij er nu bij zit, hoeveel aandacht je hebt, hoe je je voelt? Eventueel terugkijkend op de week.
- Teken dit weertype met een stift op een blaadje.
- Houd dit voor de camera.
- Licht je weerbericht toe in de chat – of licht het mondeling toe (bij een grote groep kies je een paar uit).
g) Check-in Line up
Normaal is dit een fysieke oefening, maar online werkt het ook prima! Vraag de deelnemers ‘op volgorde te gaan staan’. Dit doen ze door in hun beeld het nummer van de volgorde aan te geven.
Volg daarvoor deze stappen:
Leg eerst uit dat ze om het nummer weer te geven op de 3 puntjes moeten gaan staan, daar Rename moeten kiezen en ze dan iets voor hun naam kunnen zetten (dit is iets wat de host vooraf in instellingen moet toestaan). Dan stel je de vraag, bijvoorbeeld: ga op volgorde van geboortejaar staan. Als je de jongste bent, verander je je naam in een 1, de oudste wordt een 11 (dit is het aantal deelnemers dat aanwezig is).
HOE jullie dit doen, mag je zelf samen bepalen.
Gebruik alles wat er voor handen is: chat, whiteboard, microfoon aan, gebarentaal, etc.
Na 1 ronde geef je ze bedenktijd: denk even na en overleg dan met elkaar of jullie aanpak ook anders/effectiever kan. Dan speel je nog een ronde met een andere vraag.
Vragen:
Ga ‘staan’ op volgorde van alfabet, met je voornaam (a=1, z=11)
Ga ‘staan’ op volgorde van afstand tot Leeuwarden (1=dichtbij, 11=verste weg) Maak met elkaar een volgorde.
Of vraag: Welk cijfer geef jij je energie?
(dit is etc.). (dit is een heel andere vraag die mooie interactie oplevert. Ze bespreken hoe ze zich voelen en dat leert je ook iets over je deelnemers!)
2. IJSBREKERS/ENERGIZERS/LACHERS OP JE HAND
a) Naam wijzigen, met bijwoord b) Starten met mondkapje c) Snapchat foto’s d) 30 minuten om….
a) Naam wijzigen, met bijwoord
Eenvoudig en leuk is het om iedereen de naam die in beeld staat te wijzigen. Dit kan in ieder geval in Zoom, in Teams helaas nog niet. Zo kun je de deelnemers vragen om een bijwoord voor je naam te zetten, die begint met dezelfde letter als je naam en iets over jou zegt, bijvoorbeeld:
Multi Martha, Jolige Jeffrey of Agile Annemieke.
Leuk om ze even bij langs te gaan en de deelnemers om een toelichting te vragen.
b) Starten met mondkapje
Zeer actueel is het om je beeld aan te zetten en dan een mondkapje om te hebben. Wij hadden natuurlijk een met Friese pompeblêden, waardoor andere deelnemers ook hun gekke mondkapjes gingen ophalen. Lachen!
c) Snapchat foto’s
Snapchat is een app die je kunt downloaden en die een filter over je lens legt. Je kunt dit gebruiken om jezelf voor te stellen (maak een plaatje dat bij jou past en leg uit in de chat).
Tijdens de Zoom/Teamsmeetings kun je kiezen welke camera je gebruikt, de snapchatcamera of de eigen camera. Zo tover je een kat op je hoofd, een zwart balkje voor je ogen, ben je op een prachtig strand of vier je je succes met ballonnen!
d) 30 minuten om….
Dit is een leuke werkvorm die je heel makkelijk tussen moeilijke materie of zware denk-oefeningen doet, om te ontspannen.
Je deelnemers krijgen hierbij 30 seconden om iets te pakken uit hun omgeving en daar iets over te vertellen, of gewoon om een screenshot te maken.
Voorbeelden zijn:
• Je favoriete thee
• Een dierbaar sieraad
• Iets wat jou in de coronatijd geluk gaf
• Iets om op je hoofd te zetten
• Een boek dat je écht niet (meer) van plan bent om te lezen
• Of juist een boek dat je heeft geraakt
• Of maak er een spelletje van: raak iets
blauws aan, de eerste die terug is wacht tot de anderen terug zijn en mag de nieuwe opdracht bedenken: raak iets harigs aan, ga op de grond zitten en sta weer op, draai een rondje om je stoel, raak een boterham aan, etc etc.
3. WERKVORMEN GERICHT OP VERBINDING EN SAMENWERKING
a) Breakout room Zoom b) Symbolisch tekenen c) Omgekeerde wereld d) Netwerk weven e) Engel en duivel
B t/m e zijn werkvormen uit Liberating Structures.
dit zijn werkvormen die ervoor zorgen dat
iedereen input levert, er een veilige sfeer ontstaat, er wordt samengewerkt en de focus ligt op het gewenste resultaat. Het is een set van ruim 33 technieken waarmee je op een heel effectieve manier consensus kunt bereiken.
Deze technieken, of microstructuren, zijn verzameld door Keith McCandles en Henri Lipmanowicz. Je kunt ze los gebruiken of met elkaar combineren voor nog meer effect.
a) Breakout room
Dit is een optie in Zoom die wij dankbaar inzetten!
Hiermee zet je je deelnemers in aparte ‘kamers’, zodat ze bijvoorbeeld in twee- of viertallen een onderwerp kunnen bespreken of samen een whiteboard kunnen vullen. Vaak starten we met een vraag die ze eerst voor zichzelf moeten beantwoorden: wat is werkgeluk voor jou?
Hoe zorg je dat je fit en actief blijft? Daarna gaan ze naar breakout rooms om de antwoorden te delen op het whiteboard en daar kun je ze nog een vervolgvraag te stellen: wat heb je gehoord van elkaar wat ook wel een optie voor jou kan zijn? Welke nieuwe inzichten/ideeën heb je gekregen?
b) Symbolisch tekenen
Met deze werkvorm onthul je inzichten door middel van non-verbale communicatie, dus zonder woorden en tekst te gebruiken.
Je vertelt een verhaal over een uitdaging met gebruikmaking van maar 5 symbolen.
Toelichting:
• Introduceer de symbolen, 5 min. Teken ze ter plekke op een flipover en licht ze toe.
Stel een HOE-vraag of een PROCES-vraag (over loopbaan, gemaakte reis, training).
Teken:
- Hoe ziet jouw leven eruit over twee jaar?
- Hoe werkt jouw team over een jaar met elkaar samen?
- Hoe ziet jouw buurt/gemeenschap er over twee jaar uit?
- Teken jouw loopbaan: hoe het was, hoe het nu is en hoe het over twee jaar is
• De deelnemers gaan nu hun verhaal tekenen, aan de hand van de 5 symbolen,
zonder woorden! 10 min.
• De deelnemers gaan in tweetallen naar breakout rooms en vertellen elkáárs verhaal, dus ze interpreteren de symbolen die ze zien.
Dit levert vaak verrassende inzichten op!
5 min. per persoon
• Terug in de main room vraag je mensen hun belangrijkste inzicht te delen, door de microfoon aan te zetten of door dit in de chat te zetten, 5 min.
c) Omgekeerde wereld
Deze werkvorm zorgt ervoor dat je de wereld van- uit een compleet andere hoek bekijkt. Ze noemen deze werkvorm ook wel eens creatieve vernieti- ging. Waarom? Dat merk je snel genoeg!
Toelichting:
• Toelichting werkvorm (doel etc.), 3’
• Vraag de deelnemers een lijst te maken van alles wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat jouw team/afdeling het slechts denkbare resultaat behaalt/alles totaal mislukt. Dit is altijd een hoe-vraag, bijvoorbeeld: hoe zorg jij ervoor dat dit team mislukt? Hoe zorg je ervoor dat er geen werkgeluk is in deze organisatie?
Het is dus een vraag die je anders nooit zou stellen, iets wat helemaal anders is dan je ‘normale’ denkrichting.
• De deelnemers maken hier eerst zelf een lijstje van.
• Verdeel ze dan in breakout rooms, 3-4 mensen per kamer, en laat ze samen een whiteboard vullen. Hoe? 1 iemand klikt onderin op Share screen – Whiteboard – Share. De anderen klikken in die balk op opties en Annotate – dan krijg je een tekenbalkje in beeld.
• Geef ze dan de volgende vraag en laat ze dit via een stempel op het whiteboard aangeven:
Wat doe je al? Check de lijst en vraag jezelf per item af: ‘Is er iets wat ik momenteel doe, dat op welke manier dan ook lijkt op dit item?’
Wees brutaal eerlijk. Neem eerst zelf je tijd en zet een stempel bij wat jij al doet. Heb het hier dan met elkaar over: wat herken je van elkaar? Waaruit blijkt dit?
• Geef ze dan de laatste vraag: Waar kun je morgen mee stoppen? Doorloop de items op het whiteboard en beslis welke eerste stappen je zullen helpen te stoppen met het gedrag waarvan je weet dat het ongewenste resultaten oplevert.
• Gegarandeerd dat dit tot nieuwe inzichten en afspraken leidt om met het ongewenste gedrag te stoppen!
d) Netwerk weven
Met deze werkvorm voor teams breng je informele verbindingen in kaart en bepaal je hoe je je netwerk kunt versterken om een gedeeld doel te bereiken. Dit doel bepaal je van tevoren.
Je werkt met behulp van Mural. Het is prettig als iedereen Mural al een beetje kent.
Maak bijvoorbeeld een Mural aan, deel de link (let op: anonieme link) en laat ze zichzelf kort voorstellen.
Bespreek het doel en vraag of dit helder is.
Vraag dan iedereen post-its te maken van elke persoon/organisatie uit hun netwerk die een bijdrage kan leveren aan dit doel. De post-it plak je - afhankelijk van hoe warm dit contact is - dichtbij of verder weg van het doel.
Vraag dan:
Wie zouden we nog meer willen toevoegen aan dit netwerk en via wie/welke organisatie kunnen we die binnenboord halen? Zet een post-it in de buitenste ‘ring’, met een link naar de persoon/
organisatie via wie we die persoon kunnen benaderen.
Maak afspraken met de deelnemers over de acties die voortkomen uit het overzicht dat je met elkaar gemaakt hebt.
Vervolgens kun je ook nog deze vragen stellen:
Stel dat we dit echt willen gaan doen. Hoe kunnen we de voortgang verbeteren? Wat zou de
voortgang kunnen blokkeren? Bedenk strategieën.
e) Engel en duivel
Het doel van deze werkvorm is om je eigen oordeel uit te stellen, veel input te krijgen van anderen (zij zien en horen andere dingen dan jij bedoelt) en echte Aha-momenten te creëren!
Stappen:
• Laat iedereen eerst nadenken over iets wat ze nog niet gedaan hebben, maar wat wel een haalbaar doel is, 2’
• Licht toe wat de bedoeling van de werkvorm is, 2’
• Verdeel de groep in breakout rooms in drietallen: vraag een van van hen zijn nog niet behaalde doel te delen.
• Speel Ronde 1, 2’: de anderen zijn de engeltjes, zij vertellen op een lieve manier wat ze hebben gezien, waarom het logisch is dat diegene zijn doel nog niet heeft gehaald Voorbeeld: je hebt je nog steeds niet ingeschreven voor een opleiding die je wilt gaan doen. De engeltjes zeggen: ja, dat snap ik ook wel,
- je hebt het ook erg druk
- je vindt het nu ook heerlijk dat je alle avonden vrij bent en anders moet je gaan studeren - tja, dan moet je ook weer je beste beentje voorzetten en nieuwe mensen leren kennen
• Speel Ronde 2, 2’: de andere twee zijn nu de duiveltjes, zij vertellen (op een respectvolle manier!) dat zij niet snappen waarom je je nog steeds niet hebt ingeschreven
Voorbeeld: ik snap het echt niet, want - ik zag aan je gezichtsuitdrukking dat je eigenlijk niet snapt waarom je die opleiding in de eerste plaats wilde doen
- ik denk ook niet dat het een toegevoegde waarde heeft, het is echt iets anders dan waar je nu mee bezig bent
- je hebt ook altijd een excuus: te druk is er vaak een, dat voelt ook heel lekker want dan hoef je niet alles af te maken, maar eigenlijk heb je gewoon geen zin in die opleiding!
• Speel Ronde 3, 2’: vraag de inbrenger wat hij/
zij voor inzichten heeft gekregen.
• Speel eventueel nog een ronde.
4. SNUFFELEN AAN DIGITALE TOOLS EN MOGELIJKHEDEN
a) Zoom b) Teams c) Mural d) Tactive e) Nearpod f) Padlet a) Zoom
Dit is op dit moment ons meest favoriete programma. Je kunt een gratis account nemen, maar dan kun je per vergadering maar 40 minuten online zijn. Beter is een betaald account, dan is er geen tijdslimiet. Voordeel van Zoom: de optie van breakout rooms (aparte kamers waardoor veel verbinding ontstaat), opnamemogelijkheden, max. 40/50 mensen tegelijk in beeld, presentaties delen, chat, whiteboard. In het beginstadium van de coronatijd was Zoom niet goed beveiligd, waardoor veel organisaties er niet (meer) mee willen werken.
b) Teams
Onderdeel van Microsoft, en een programma dat steeds verbetert. Voordeel is dat het door alle organisaties als goed beveiligd wordt bestempeld en dus toegestaan is. In Teams kun je je
achtergrond vaag maken (blurren) of een andere achtergrond kiezen, dan maakt het niet uit waar je zit. Nadeel is dat er maximaal 9 mensen in beeld zijn en er geen mogelijkheid is voor breakout rooms (is wel in ontwikkeling hebben wij begrepen) Een alternatief hiervoor is om mensen via Facetime elkaar te laten bellen.
c) Mural
Dit is een online programma dat visueel werken toegankelijk maakt. Wij gebruiken het bijvoorbeeld om online te scrummen, kijk maar eens naar ons filmpje hierover: https://youtu.be/2AIZhlHHu-8 d) Tactive
Dit online programma is ontwikkeld vanuit de fysieke Unblocks en maakt deze blokken visueel en online. Goed te gebruiken voor het samen ontwikkelen van processen of bijvoorbeeld een klantreis.
e) Nearpod
Wil je veel interactie en een programma dat veel in het onderwijs bij online lessen wordt gebruikt?
Dan is Nearpod een mooie tool. Je kunt hierbij een combinatie maken van je presentatie en heel veel verschillende spelletjes, waardoor je de aandacht van je publiek vast houdt. Denk aan memory, een quiz, een challenge (zo snel mogelijk vragen beantwoorden), etc.
f) Padlet
Ook Padlet zie je terug in het onderwijs, bijvoorbeeld bij opleidingen van de Hanze Hogeschool. Het is een gratis tool waarmee je een ‘muurtje’ bouwt. Dit kun je gebruiken voor bijvoorbeeld kennismaking, maar ook als to do bord.
5. AFSLUITEN MET EEN
RETROSPECTIVE (EVALUATIE) a) One word retro
b) T-shirtmaten c) Story Cubes d) Poll in Zoom e) M&M’s
Bij het inzetten van een retrospective is altijd eerst de vraag wat je wilt weten: wil je weten wat mensen ervan vonden, wat ze hebben geleerd, wat ze gaan toepassen of misschien gewoon met welk gevoel ze weggaan? Afhankelijk hiervan kies je een retrospective die hierbij past. Het gaat hierbij altijd om de vraag die je stelt. Die bepaalt hoe inhoudelijk en verdiepend het antwoord wordt!
a) One word retro
Vraag de deelnemers om in de chat 1 woord aan te geven dat slaat op de bijeenkomst die je samen hebt doorlopen.
b) Retro met t-shirtmaten
We gebruiken graag en veel de pokerkaarten uit
scrum, deze hebben t-shirtmaten: XS t/m XL.
Daar kun je zelf vragen bij bedenken, afhankelijk van wat je terug wilt horen, bijvoorbeeld: wat vond je van de geboden kennis in deze training? Laat de deelnemers hun naam op je presentatie zetten (via opties, annotate), of laat ze antwoorden in de chat. Ook kan dit in Mural prima vorm krijgen of via een poll in Zoom.
c) Story Cubes
De Story Cubes van Rory zijn fysieke dobbelstenen, maar ze zijn ook via een app te downloaden.
Die laatste kun je gebruiken om met de
dobbelstenen te ‘gooien en dan een printscreen
gemaakt tijdens jouw training, met behulp van de dobbelstenen. Ook leuk om in te zetten als team, om het gezamenlijke leertraject van een training visueel te maken.
d) Poll in zoom
In de optiebalk van Zoom kan de host een poll aanmaken, met multiple choicevragen. Deze poll kun je op elk moment tijdens je training inzetten, of als eindevaluatie toepassen.
e) M&M’s
Koop een zakje M&M’s en hou deze in beeld.
Vraag de deelnemers een kleur te kiezen en deze in de chat te zetten.
Dan deel je je scherm (in Zoom of Teams) met vooraf bedachte vragen, bijvoorbeeld:
• Geef een compliment aan iemand in deze groep.
• Wat vond je lastig vandaag?
• Wat heeft je geïnspireerd?
• Wat ga je dit weekend doen?
• Wat heb je geleerd over online inspireren?
• Welke Netflix/Videolandserie volg je momenteel
• of heb je net gezien?
Meer van ons volgen?
Meld je aan bij onze
Meetup Slimmer en leuker werken.
Veel plezier met dit e-book.
Blijf vooral spelen!
Martha Buning en Annemieke Mintjes / Gelukwerkt.frl
