Opbouw van terugzendingen

(1)

---

Opbouw van terugzendingen

Inhoud.

1. Inleiding.

2. Structuur en records van de terugzending.

2.1. Inleiding.

2.2. Begrippen.

2.3. De terugzending.

2.3.1. Inleiding.

2.3.2. Componenten van de terugzending.

2.3.2.1. Het bevestigingsbericht.

2.3.2.2. Het foutbericht.

2.3.2.3. De terugzending bericht-header en bericht-einde.

2.3.2.4. De terugzending-header.

2.3.2.5. Samenvatting : volledige opbouw van een terugzending.

BIJLAGEN

Logische opdeling van de codes

1

(2)

---

Opbouw van de foutcodes

(3)

---

1. Inleiding.

Deze brochure handelt over de structurering en layout van de "terugzendingen".

2. Structuur en records van de terugzending.

2.1. Inleiding.

In deze paragraaf worden een aantal begrippen toegelicht en wordt de structuur van de terugzending volledig

ontrafeld.

2.2. Begrippen.

De lijst met begrippen wordt met een aantal nieuwe items uitgebreid :

- terugzending : het bestand dat door het departement wordt verstuurd naar de school. Dit bestand is altijd een 'reactie' op een vroegere zending.

- bevestigingsbericht : een bericht uit de terugzending, waarin gemeld wordt dat alle goede berichten uit de

zending geregistreerd zijn.

- foutbericht : een bericht uit de terugzending, dat alle fouten (syntactische en tegen de restricties) van een zending bevat. Dit bericht is opgebouwd uit foutreferentie en foutinhoud records.

- foutreferentie record : eerste record van een foutmel- ding dat de referentie naar het foutieve veld uit het bericht van een zending bevat.

- foutinhoud record : tweede record van een foutmelding dat de inhoud van het foutieve veld bevat.

2.3. De terugzending.

3

(4)

---

2.3.1. Inleiding.

Een bericht uit een zending moet volledig foutvrij (geen syntactische fouten of fouten tegen de restricties) zijn, alvorens het in aanmerking komt voor verwerking door de applicaties van het departement. Het bericht vormt immers de kleinste logische eenheid in het communicatiesysteem, die steeds als geheel wordt verwerkt. D.w.z. dat een fout tegen de specificaties en/of restricties, het bericht voor de applicaties waardeloos maakt. Vandaar dat er aan de eigenlijke verwerking een hele reeks van controles voorafgaat (zie bijlage over de opbouw van de foutcodes).

Deze controles gebeuren maximaal : er wordt getracht zoveel mogelijk de correctheid van de velden na te gaan.

Concreet betekent dit bv. dat een syntaxfout tegen het veld 'bestemming' in de bericht-header niet belet dat de andere velden uit het bericht verder getest worden op syntaxfouten en fouten tegen de restricties, ook al kan het bericht niet verder verwerkt worden. Zo kunnen (bij- na) alle fouten in één keer gemeld worden, zodat veel nodeloze communicatie tussen de scholen en het departement vermeden wordt.

De terugzending is het resultaat van deze controles. Het is een bestand dat door het departement wordt aangemaakt en naar de scholen verstuurd. Elke terugzending is dus het antwoord op een zending die naar het departement werd verstuurd.Elke zending krijgt één terugzending. Het is de bedoeling dat dit bestand ten laatste de tweede nacht (de controles gebeuren 's nachts) nadat de zending op de EIC is toegekomen ter beschikking van de scholen staat. Het overbrengen naar de school zelf gebeurt op initiatief van de school. Er wordt van de scholen verwacht dat ze de berichten (de volledige zending is niet nodig) die fouten bevatten integraal opnieuw opsturen naar het departement.

Het onderstaand gedeelte is opgebouwd van binnen naar buiten toe. Eerst komen de datarecords uit de verschillende berichten aan bod, vervolgens de bericht records en tenslotte het terugzending-header record.

(5)

---

2.3.2. Componenten van de terugzending.

De terugzending zal evenals de zending opgebouwd zijn uit records van 210 bytes, die gegroepeerd zijn in berichten.

Elke terugzending kan maximaal twee berichten bevatten : het bevestigingsbericht en/of het foutbericht. Net zoals in de zending beginnen deze berichten met het bericht- header record en worden ze afgesloten met een bericht- einde record. Het eerste record van de terugzending is het terugzending-header record met de referentie van de zending waarop de terugzending slaat.

2.3.2.1. Het bevestigingsbericht.

Het bevestigingsbericht is het eerste bericht dat in de terugzending kan voorkomen. Elk datarecord van het beves- tigingsbericht verwijst naar een bericht uit de zending, dat goed geregistreerd is. D.w.z. dat alle gegevens van dat bericht overgebracht zijn naar de operationele tabellen die door de applicaties op het departement gebruikt worden. Dit betekent niet dat de gegevens goed verwerkt zijn.

Layout van het bevestiging record :

rec ord typ e 900

nr pos veldtype omschrijving

1 4 numerisch recordtype van het bevestiging record (altijd 9000)

2 2 numerisch versienummer ( “02” )

3 6 numerisch volgnummer van het record binnen het bevestigingsbericht 4 6 numerisch volgnummer van het bericht uit

de zending dat goed geregistreerd is

5

(6)

---

5 11 numerisch onderwerp van bericht uit de zending ( het stamboeknummer van het personeelslid )

6 5 numerisch soort gebeurtenis uit de zending

7 176 alfanumerisch blanco's

2.3.2.2. Het foutbericht.

Het foutbericht bevat de fouten tegen de specificaties van de veldtypes (syntactische fouten) en tegen de opge- legde restricties. Fouten die ontstaan bij de verwerking zelf worden ( nog ) niet via de terugzending aan de

school gemeld. Dit zal voorlopig nog telefonisch of schriftelijk gebeuren.

Enkele concrete voorbeelden van fouten ter verduidelij- king :

1) Syntactische fout

2100 000005 01/09/1994 30/06/1995 J R ...

Volgens de specificaties van het veldtype datum moet een . (punt) gebruikt worden als scheidingsteken.

Enkel die velden die syntactisch correct zijn zullen ook op de naleving van de restricties getest worden.

2) Fout tegen de restricties :

2100 000005 01.09.1994 30.06.1995 J Z ...

(7)

---

Veld 6 "melding reaffectatie/wedertewerkstelling" mag enkel 'R' of 'W' bevatten.

3) Fouten bij de verwerking :

Twee leerkrachten die een opdracht van een zieke leer- kracht overnemen, maar waarvan het totaal aantal uren van de twee opdrachten meer is dan het aantal uren van de oorspronkelijke opdracht.

Dit soort fouten hebben meestal betrekking op het hele bericht uit de zending en niet op een afzonderlijk veld uit een record. Deze fouten worden niet via de terugzending medegedeeld.

De fouten uit de terugzending slaan dus altijd op individuele velden of op velden die van elkaar afhangen (vb.

veld 2100-22 "stamboeknummer te vervangen persoon" moet ingevuld zijn als veld 2100-07 "administratieve toestand code" gelijk is aan 1). Elk foutief veld krijgt een

foutmelding die opgebouwd is uit 2 records die onmid- dellijk na elkaar komen : het foutreferentie record en het foutinhoud record. Het foutreferentie record bevat de aanduiding in welk veld van welk record uit welk bericht van de zending de fout is opgetreden. Het foutinhoud record bevat een logische verwijzing en de inhoud van het veld.

Layout van het foutreferentie record :

Het foutreferentie record heeft volgende structuur : - velden 1-3 : record definitie

- veld 4 : verwijzing naar het foutinhoud record

- velden 5-8 : referentie naar het bericht en record waarin de fout voorkomt

- velden 9-10 : foutief veld

- velden 1-12 : fout die opgetreden is

7

(8)

---

1 4 numerisch recordtype van het foutreferen- tie record (altijd 9011)

3 6 numerisch volgnummer van het record binnen het foutbericht

4 6 numerisch dit veld refereert naar het volgnummer van het foutinhoud record. Normaal zal dit volgnummer altijd 1 hoger zijn dan het volgnummer van het foutreferentie record

5 6 numerisch volgnummer van het bericht uit de zending waarin het foutieve veld voorkomt

6 4 numerisch recordtype van het record uit de zending waarin het foutieve veld voorkomt

7 6 numerisch volgnummer van het record uit het bericht waarin het foutieve veld voorkomt. Voor fouten in het bericht-header of bericht- einde record, staat hier het volgnummer van het bericht 8 6 numerisch nummer van het record in de

zending. Elk record van een zending wordt doorlopend ge- nummerd. Het zending-header record wordt niet meegeteld 9 3 numerisch nummer van het foutieve veld

binnen het datarecord. Dit nummer komt overeen met het nummer van het veld in de beschrijving van de recordlayout

(9)

---

10 30 alfanumerisch veldnaam van het foutieve veld 11 7 numerisch foutcode (zie bijlage)

12 125 alfanumerisch omschrijving van de fout 13 5 alfanumerisch opgevuld met blanco's

De referentie naar het bericht en record (velden 5 - 7) wordt integraal overgenomen uit de bericht-header en het datarecord zoals die werden verstuurd naar het departement, ook al zijn ze niet numerisch. Wanneer het bericht- header record ontbreekt (of niet van het type 0005 is) wordt het veld 4 (volgnummer bericht) opgevuld met

000000. Via het nummer van het record uit de zending, kan toch gemakkelijk de foutieve velden gelokaliseerd worden.

Layout van het foutinhoud record :

In het foutinhoud record staat niet alleen de inhoud van het foutieve veld, maar ook een logische referentie. Deze logische referentie laat toe een bericht of datarecord te lokaliseren, zonder dat het volgnummer van het bericht of van het datarecord moet gekend zijn. Dit zal altijd het stamboeknummer van het personeelslid zijn.

rec ord typ e 901 2 :

1 4 numerisch recordtype van het foutinhoud record (altijd 9012)

3 6 numerisch volgnummer van het record binnen het foutbericht

9

(10)

---

4 30 alfanumerisch logische referentie ( stamboeknummer van het personeelslid, aangevuld met blanco’s zijn ¹)

5 160 alfanumerisch inhoud van het foutieve veld, aangevuld met blanco's

2.3.2.3. De terugzending bericht-header en bericht-einde.

Net zoals bij een zending die naar het departement ge- stuurd wordt, worden alle datarecords uit de terugzending (bevestiging record en foutreferentie - foutinhoud records) omsloten door een bericht-header en bericht-einde record.

Layout van het terugzending bericht-header record

rec ord typ e 000 6 : ter

1 4 numerisch recordtype van het terugzending bericht-header record (altijd 0006)

2 2 numerisch nersienummer ( “02” )

3 6 numerisch volgnummer van het terugzending bericht binnen de terugzending 4 5 numerisch soort terugzending gebeurtenis

1 Indien er meerdere velden als logische referentie gebruikt worden, dan zullen deze gescheiden worden door een /.

(11)

---

- voor een bevestigingsbericht : 90000 - voor een foutbericht : 90001 5 10 datum datum waarop het bericht werd

aangemaakt 6 183 alfanumerisch blanco's

Layout van het terugzending bericht-einde record

1 4 numerisch recordtype van het terugzending bericht-einde record

(altijd 9996)

3 6 numerisch volgnummer van het terugzending bericht dat door het terugzending bericht-einde record wordt afgesloten

2.3.2.4. De terugzending-header.

Het eerst record van de terugzending is het terugzending- header record. Dit record bevat de gegevens waarmee men het terugzendingsbestand kan koppelen aan het zendingsbe- stand. Zoals het gewone zending-header record heeft ook dit record geen type.

11

(12)

---

Layout van het terugzending-header record :

Het terugzending-header record heeft de volgende structuur : - veld 1-2 : referentie naar de zending

- veld 3-5 : sleutelgegevens van de zending op de mainframe. Deze informatie laat toe de zending en de terugzending gemakkelijk te lokaliseren

1 6 numerisch nummer van de betreffende in- stelling waarop de gegevens in de zending slaan

2 20 alfanumerisch referentie van de zending

waarop de terugzending betrekking heeft.

3 3 numerisch nummer van de EIC waarop de zending op het departement is toegekomen

4 10 datum datum van de bevestiging van de zending. Dit is de datum waarop aan de school-EDISON gemeld wordt dat de zending goed in de brievenbus van het departement is aangekomen

5 6 numerisch volgnummer van de zending binnen de datum van bevestiging.

Dit volgnummer slaat niet op de zendingen van een bepaalde school, maar op de zendingen van alle scholen die op deze datum bevestigd werden.

(13)

---

2.3.2.5. Samenvatting : volledige opbouw van een terugzending.

De terugzending is opgebouwd uit records van 210 bytes lang, dit naar analogie van de records uit de zending. Er zijn eveneens 4 recordtypes :

- terugzending-header : het eerste record van de terug- zending, met referentie naar de zending

- bericht-header : staat boven elke logische groep van datarecords. Er bestaan slechts 2 berichten in een terugzending : bevestigingsberichten en foutberichten. Het recordtype van de bericht-header is altijd 0006.

- bericht-einde : sluit het fouten bevestigingsbericht af. Het record type is altijd 9996.

- datarecord : bevat de gegevens over de geregistreerde bericht en eventueel opgetreden fouten.

Op volgende pagina staat een afbeelding van een terugzen- dingsbericht.

13

(14)

---

123456 03.12.1994-15:10:12 001 03.12.1994 000105 0006 02 000001 90000 04.12.1994

9000 02 000001 000003 12345678901 22001 9000 02 000002 000005 12345678902 22001 9000 02 000003 000006 12345678903 22001 9996 02 000001

0006 02 000002 90001 04.12.1994

9011 02 000001 000002 000001 0005 000001 000001 004 ….

9012 02 000002 98765432109 98765432109

9011 02 000003 000004 000002 2100 000002 000003 022 ….

9012 02 000004 12345678905 91027364550

…. …… …. ………

9996 02 000002

Voorbeeld van een terugzending (alleen de significante velden – en voor recordtype 9011 een deel van de velden – worden getoond )

(15)

---

BIJLAGEN

In de bijlagen worden de verschillende codes die betrekking hebben op de structurering van de zendingen en de terugzendingen toegelicht. De opbouw van de foutcode wordt wat meer uitgediept.

15

(16)

---

Logische opdeling van de codes

De codes die gebruikt worden voor de structuring van de berichten en de records zijn opgesplitst volgens het domein (personeelslid, leerling, scholen). In onderstaand overzicht werden enkel de codes of groepen codes opgeno- men, die reeds toegewezen zijn.

1. Codes voor het recordtypes : 00xx : bericht-header

- 0005 : bericht-header voor de zending

- 0006 : bericht-header voor de terugzending

01xx - 19xx : recordtypes voor leerlinggegevens 20xx - 39xx : recordtypes voor personeelsgegevens

- 2010 : woonplaats

- 2011 : verblijfsplaats - 2020 : BS / PTL

- 2030 : cumul

- 2040 : immatriculatie / wijziging bankrekeningnummer

- 2100 : opdracht

- 2110 : dienstonderbreking - 2120 : opmerking

- 2130 : stop opdracht

40xx - 59xx : recordtypes voor schoolgegevens 90xx - 98xx : recordtypes voor feedback naar de

school

- 9000 : bevestiging record - 9011 : foutreferentie record - 9012 : foutinhoud record 99xx : bericht-einde

- 9995 : bericht-einde voor de zending - 9996 : bericht-einde voor de terugzending

2. Codes voor soort gebeurtenis :

(17)

---

01xxx - 19xxx : berichten over leerlingen

20xxx - 39xxx : berichten over personeelsleden - 21001 : woonplaats

- 21002 : verblijfsplaats

- 21003 : stop verblijfsplaats - 21004 : burgerlijke staat - 21005: personen ten laste - 21006 cumul

- 21007 : stop cumul

- 21008 : stop woonplaats - 21009 : immatriculatie - 21011 : wijziging

bankrekeningnummer - 22001 : opdracht

- 22003 : stop opdracht

- 23xxx : dienstonderbreking

- 24xxx : aanvulling dienstonderbreking

- 25xxx : annulatie dienstonderbreking

(met xxx de code van de dienstonderbreking)

40xxx - 59xxx : berichten over scholen

90xxx - 98xxx : berichten uit de terugzending - 90000 : bevestiging

- 90001 : fouten

17

(18)

---

Opbouw van de foutcodes

De foutcode (veld 10 uit het foutreferentie record) is een betekenisvolle code van 7 posities. De code is als volgt samengesteld :

- positie 1-2 : stap van oplaad- en controleprocedure van de gegevens

- positie 3 : type van de fout

- positie 4-7 : volgnummer van de fout 1. Stappen in de oplaad- en controleprocedure.

Volgende stappen zijn voorzien:

- opladen : in de eerste stap worden de zendingen (bestanden) van de EIC overgebracht naar de mainframe. In deze stap kunnen normaal gezien geen fouten voorkomen, vermits de controles reeds door de EIC werden gedaan. Er zijn toch foutcodes voorzien voor het geval de EIC om de een of andere reden mocht uitvallen.

Foutcodes voor het opladen : 10xxxxx

- syntax-checker : in deze stap wordt nagegaan of alle records de voorgeschreven layout hebben. Ieder veld dat niet volgens de specificaties van de veldtypes is opgesteld krijgt een foutmelding. Het is vanzelfsprekend dat een veld dat syntactisch niet in orde is, niet meer verder getest wordt op de restricties. Indien het veld 'record-type' niet in orde is (niet numerisch of onbekend recordtype), is het onmogelijk om nog de rest van de velden te controleren, vermits de syntax-checker niet kan achter- halen om welk record het gaan. Er volgt dan een foutmelding op het recordtype.

Foutcodes voor de syntax-checker : 20xxxxx

- validatie : op dit moment worden de records uitge- splitst in bericht-header, bericht-einde en datarecords. Deze stap bekijkt de logische indeling van de records in berichten. In een eerste fase wordt er

(19)

---

nagegaan of er voor elk datarecord een geldig bericht-header en bericht-einde record aanwezig is.

Zijn deze twee records aanwezig dan worden meteen ook de velden inhoudelijk gecontroleerd en eventueel een foutmelding aan het foutieve veld gehangen. Als de velden 1 tot 6 uit de bericht-header (recordtype, volgnummer bericht, soort gebeurtenis, stamboeknummer, hoofdstructuur en datum geldigheid) niet in orde is, is het onmogelijk om de datarecords nog verder te controleren op restricties. Dit is ook het geval wanneer er fouten zijn in het bericht-einde record of als het bericht-header of bericht-einde record (of beide) ontbreekt.

In een tweede fase wordt in de validatie-stap ook de nummering van de datarecords gecontroleerd. Fouten hiertegen vormen geen belemmering voor de volgende stap.

Foutcodes voor de opsplitsing : 31xxxxx

Foutcodes voor de datarecordnummering : 32xxxxx

- registratie : de taak van de laatste stap bestaat in het registreren van de gegevens in de operationele tabellen, die gebruikt worden door de eigenlijke verwerkingsapplicaties. Dit is pas mogelijk wanneer er voldaan is aan alle restricties, zowel van individuele velden, als van velden die onderling afhankelijke zijn. Is dit niet het geval, dan wordt aan het(de) veld(en) een foutmelding gehangen.

Foutcodes voor de registratie :

- algemene foutmeldingen : 40xxxxx

- fouten betreffende opdrachten : 41xxxxxx - fouten betreffende dienstonderbrekingen :

42xxxxx

- fouten betreffende personeelsleden : 43xxxxx

19

(20)

---

2. Fouttype.

De fouten worden ingedeeld naargelang hun 'gewicht'.

- foutcodes xx1xxxx : deze fouten verhinderen dat andere velden nog verder gecontroleerd kunnen worden.

vb. als de soort gebeurtenis onbekend is, kunnen de datarecords niet meer gecontroleerd worden op de restricties

- foutcodes xx2xxxx : alle andere fouten die de behandeling van de gegevens verhinderen.

vb. foutieve code

- foutcodes xx3xxxx : fouten (waarschuwingen) die de registratie niet echt verhinderen, maar toch beter verbeterd worden.

vb. dienstonderbrekingen die elkaar overlappen

3. Volgnummer.

Het volgnummer in de foutcode is een uniek nummer binnen de stap.