Regionaal Archief Nijmegen
Openingstijden di t/m vr 09.00 - 17.00 uur donderdag van 09.00 - 20.00 uur
G E M E E N T E
ONTVANGEN O 8 AÜG. 2017
Het Dagelijks Bestuur van de GR GGD Gelderland-Zuid
Postbus 1120 6501 BC Nijmegen
ijmegen
Mariënburg 27 6511 PS Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 22 84
E-mail gemeente@nijmegen.nl
Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
Datum
04-08-2017
Ons kenmerk
17.0007394
Contactpersoon
Jan Beens
Onderwerp
Verslag gemeentearchivaris juli 2017
Datum uw brief Doorkiesnummer
(024) 3292824
Geacht Bestuur,
Bijgaand mijn verslag van juli 2017. In dit verslag leg ik verantwoording af over het uitgevoerde toezicht op het archief- en informatiebeheer in uw organisatie en over het beheer van de archieven in de archiefbewaarplaats van uw organisatie in Nijmegen.
U ontvangt dit verslag ingevolge de archiefverordening jaarlijks. Dezelfde verordening geeft aan dat uw Bestuur over dit toezicht en beheer jaarlijks verantwoording aflegt aan het Algemeen Bestuur, onder overlegging van dit verslag.
De Wet Revitalisering Generiek Toezicht geeft aan dat uw Bestuur over dit toezicht en beheer informatie verstrekt aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Dit kan onder meer door toezending van dit jaarverslag. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over de afhandeling hiervan.
Het publieksjaarverslag van het Regionaal Archief Nijmegen is te vinden op de website van het RAN (www.niimeqen.nl/archief).
J.\Beens, gemeentearchivaris
www.nijmegen.nl 20170803 GGD Aanbiedingsbrief
Verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen over het archief- en informatiebeheer van de
GR GGD Gelderland-Zuid juli 2017
31 juli 2017
1. Inleiding / aanleiding
De gemeentearchivaris brengt op grond van de Archiefverordening jaarlijks verslag uit aan het dagelijks bestuur over het uitgeoefende archieftoezicht en over het beheer van de
archiefbev^aarplaats. Het dagelijks bestuur kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantv^oorden naar het algemeen bestuur over de v/ijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan.
In het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2016-2019 van de provincie Gelderland staat vermeld dat het verslag van de gemeentearchivaris kan worden gebruikt als informatie ten behoeve van de provinciaal toezichthouder. Behalve voor de horizontale verantwoording tussen dagelijks en algemeen bestuur dient het verslag in het kader van het verticale toezicht te worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten. In het uitvoeringsprogramma legt de provincie het accent op de wettelijke verplichtingen waarbij de risico's het grootst zijn. Hierbij wordt gedacht aan digitalisering, keten- en projectarchivering.
Als toetsingskader maakt de Archiefinspectie gebruik van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) dat op landelijk niveau is ontwikkeld. De prestatie-indicatoren zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer in de hele archiefketen kan worden gedaan en laten zien in welke mate de GGD aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De volgorde van de Archief KPI's bepaalt voor het overgrote deel de inhoud en indeling van dit verslag. Door de uniforme indeling geven de jaarlijkse verslagen de lezer inzicht in de toestand én in de ontwikkeling van de kwaliteit van de informatiehuishouding.
Gedurende het jaar heeft de Archiefinspectie op een constructieve en positieve wijze
samengewerkt met betrokkenen binnen de GGD. De archief inspecteur heeft in 2016 meerdere inspectiebezoeken afgelegd {monitoroverleggen gevoerd) met de verschillende disciplines binnen de organisatie die zich met informatie en ICT bezighouden. Tijdens deze bezoeken is gesproken over actuele ontwikkelingen en vraagstukken en over voorgenomen wijzigingen die van invloed (kunnen) zijn op het informatiebeheer. Daarnaast waren er vanuit de GGD contacten met de Archiefinspectie in verband met kaderstelling en interpretatie van de archiefwet- en regelgeving.
Met ingang van 2017 heeft de Archiefinspectie om efficiency redenen de werkwijze aangepast. In overleg met Interbestuurlijk Toezicht is besloten om het (jaar)verslag te koppelen aan het auditrapport. Daarmee zijn de verslagen ook meer actueel. Dit betekent dat het jaarverslag een verslag is geworden over de periode die loopt vanaf het vorige verslag tot aan de datum van opmaak van het huidige verslag.
Naast dit verslag van de gemeentearchivaris publiceert het Regionaal Archief Nijmegen een publieksjaarverslag. Dit publieksverslag is te vinden op de website van het RAN
(www.nijmegen.nl/archief)
2. Integraal beeld
De Archiefwet 1995 regelt het beheer van en de toegang tot overheidsarchieven. Overheidsorganen zijn verplicht goed voor hun archieven te zorgen. De Archiefwet bevat hier regels voor. De wet regelt ook dat archieven na verloop van tijd openbaar worden.
De GGD Gelderland-Zuid (GGD) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Buren, Culemborg, Druten, Geldermalsen, Heumen, Lingewaal, Maasdriel, Neder- Betuwe, Neerijnen, Nijmegen, Tiel, Zaltbommel, West Maas en Waal en Wijchen. Daarnaast levert GGD Gelderland-Zuid de jeugdgezondheidszorg voor ouders, kinderen en jongeren van Mook en Middelaar. Het werkgebied omvat ruim 536.000 inwoners. In 2015 zijn de taken van de GGD uitgebreid met een aantal taken in het sociaal domein zoals WMO-toezicht, Veilig Thuis en Beschermd Wonen.
De ondersteunende diensten voor de GGD op het gebied van personeel en organisatie, financiën, informatisering en automatisering en facilitair (PIOFACH) worden uitgevoerd door de
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) op basis van een dienstverleningsovereenkomst.
Op 15 mei 2017 heeft de archiefinspecteur een auditrapport uitgebracht over de goede, geordende en toegankelijke staat van de archieven van de GGD. De audit zou oorspronkelijk in het najaar van 2016 plaatsvinden, maar is op verzoek van de GGD uitgesteld. Dit verslag is gebaseerd op deze audit en op de monitorbezoeken die vanaf 2015 zijn uitgevoerd.
Samenvattend kan worden gesteld dat er inzicht is in hetgeen nog gedaan moet worden, maar dat er nog weinig concrete resultaten bereikt zijn. Daarnaast heeft de inrichting van het digitaal
werken (JOIN) het afgelopen jaar prioriteit gehad, waardoor de analoge archivering en de reparaties aan het digitale archief vanaf 2013 zijn blijven liggen. Doordat het volledig digitaal werken niet op gang komt, blijft DIV voor de GGD hybride archiveren. Hierdoor blijven de risico's bestaan.
Het zaakgericht archiveren (in JOIN) is beperkt, omdat het leeuwendeel van de (archief)informatie van de GGD wordt beheerd in bedrijfsprocesapplicaties en op de shares.
Het is aan te bevelen om DIV in de gelegenheid stellen om het verbeterplan uit te voeren naast alle innovaties die zij moet implementeren en begeleiden. Daarnaast is het noodzakelijk een
risicoanalyse uit te voeren op gegevens die worden beheerd in procesapplicaties en op de shares en aan de hand hiervan maatregelen nemen. Verder dient het management de proceseigenaren op te roepen hun verantwoordelijkheid te nemen ten aanzien van verantwoord duurzaam digitaal archiveren. Dit is mogelijk door de bedrijfsprocessen te laten ondersteunen door JOIN en DIV in te schakelen bij aanschaf, gebruik en beheer van bedrijfsprocesapplicaties. Als laatste constateer ik dat er op het gebied van analoog archiefbeheer nog veel werkzaamheden moeten worden verricht.
De belangrijkste bevindingen zijn opgesomd in paragraaf 3 van dit verslag.
Het beheer van de overgebrachte archieven door het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) is over het algemeen op orde. De archiefdienst is bezig met het ontwikkelen van meer systematische
kwaliteitszorg. Daarnaast werkt het RAN, samen met de bureaus Ontwikkeling en Documentaire
Informatievoorziening van de gemeente Nijmegen, aan een oplossing voor het archiveren, beheren
en beschikbaarstellen van digitale archiefdocumenten (eDepot).
3. Waardering met kritische prestatie indicatoren
De Archief KPI's bestaan uit tien hoofdvragen die zijn afgeleid van de voor de GGD geldende artikelen in de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling.
Archief KPI voldoet! toelichting 1. Lokale regelingen.
Voldoen de regelingen aan dej wettelijke eisen?
De GGD beschikt over een actuele Archiefverordening (2013) en een actueel Besluit Informatiebeheer (2013). De medewerkers van GGD en de
medewerkers van de VRGZ (die de ondersteunende taken voor de GGD uitvoeren), uitgezonderd de DlV-medewerkers, weten van het bestaan van de regelingen, maar passen ze niet toe in de werkprocessen.
Daar waar zaakgericht werken is ingericht (momenteel nog alleen voor de werkprocessen "Toezicht zorgaanbieders WMO") wordt bij de modellering van de werkprocessen door DIV rekening gehouden met deze bepalingen.
De GGD voert in mandaat taken uit voor deelnemende gemeenten. Dit zijn onder meer de taken "Toezicht kinderopvang" en "Toezicht zorgaanbieders WMO". Over de archiefverantwoordelijkheid zijn met de deelnemende gemeenten geen afspraken gemaakt.
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht.
Werkt de GR structureel aan kwaLiteit(sverbetering) van d^
informatiehuishouding?
nee De GGD hanteert een kwaliteitszorgsysteem voor de primaire processen. Dit systeem bestaat uit protocollen, richtlijnen etc. Deze zijn opgenomen in het kwaliteitshandboek. De primaire processen worden intern en extern geaudit.
De GGD kent geen vastgesteld kwaliteitssysteem voor archief- en informatiebeheer. Voor deze kwaliteitszorg is geen beleid vastgesteld. Er vinden wel controles plaats, maar niet planmatig en veelal incident-gestuurd.
De directie heeft DIV de opdracht gegeven om de aanbevelingen van de Archiefinspectie uit de vorige rapportage uit te werken voor de organisatie.
Aan de uitwerking wordt momenteel gewerkt, maar dit heeft, in verband met capaciteitsproblemen en andere prioriteiten in het afgelopen jaar, tot op heden niet tot resultaten geleid.
Ook het RAN is bezig met de inrichting van kwaliteitscontroles als onderdeel van de kwaliteitszorg. In 2016 heeft de archiefdienst een kwaliteitsslag op de beheerinformatie en de toegangen in het collectiebeheersysteem
doorgevoerd.
Archief KPI voldoet toelichting 3. Ordening, authenticiteit,
context, toegankelijkheid en duurzaannheid archieven.
Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid?
deels Van het fysieke archief (1992-2013) bestaat een goede dossierinventaris. De analoge archieven uit deze periode zijn niet geheel "bij". Er is een beperkte achterstand.
Vanaf 2013 zijn documenten in Decos (thans: JOIN) digitaal geregistreerd, maar is digitale dossiervorming achterwege gebleven. Hierdoor zijn de documenten wel te vinden, maar wordt de authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van de dossiers (als afspiegeling van de zaak) over deze periode geweld aangedaan. Een reparatietraject is nog niet uitgevoerd.
De GGD werkt momenteel aan een implementatie van zaakgericht werken en dus ook van zaakgericht archiveren. Inmiddels is er één werkproces ingericht en in productie. Voor de inrichting maakt de GGD gebruik van een
zaaktypencatalogus, naar eigen ontwerp. Hierbij is wel gekeken naar de catalogi van collega organisaties. De metadata voor waardering en selectie worden in het zaaktype vastgelegd. Bij de dossiers die zaakgericht in JOIN zijn gevormd, zou de authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van de informatie geborgd moeten zijn. Afgedane dossiers worden als read-only gemerkt, mutaties en raadplegingen worden gelogd. De autorisatie is ingericht op de rollen in de organisatie. Er is nog niet getoetst of het zaakgericht archiveren voldoet aan de norm. Overigens blijft het zaakgericht archiveren in JOIN binnen de GGD beperkt. Het merendeel van de (archief) informatie wordt beheerd in de bedrijfsprocesapplicaties, buiten de archiefapplicatie.
Voor de meeste primaire processen wordt gearchiveerd in
bedrijfsprocesapplicaties en op shares. Dit voltrekt zich buiten het
gezichtsveld van DIV. De Archiefinspectie constateert dat zowel de applicaties als de mappenstructuren op shares archiefwaardige documenten bevatten. De shares en de bedrijfsprocesapplicaties voldoen niet aan de wet- en regelgeving met betrekking tot archief- en informatiebeheer. Deze archivering valt buiten het gecontroleerde document management systeem (JOIN) zodat geen zekerheid bestaat over de juistheid en volledigheid van de
archief documenten.
4. Digitale archieven.
Werkt de GR inzake digitale archieven systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?
deels Digitaal werken en digitaal archiveren betekent dat de digitale beheeromgeving op orde moet zijn. Vanaf 2016 is de applicatie JOIN geïmplementeerd en is een aanvang gemaakt met zaakgericht werken.
Inmiddels is één werkproces ingericht en in werking. Het systeem, de beheeromgeving en de inrichting zijn nog niet getoetst aan de normen en referentiekaders (NEN2082 en RODIN). De bestendigheid van het digitale documentbeheersysteem moet nog worden getoetst, terwijl er al wel digitale documenten in worden beheerd.
Voor een oordeel over de archiefstukken die vanaf 2013 in Decos (thans: JOIN) gearchiveerd zijn verwijs ik naar kpi 3.
Archief KPI voldoet! toelichting 5. Vernietiging, vervanging erj
vervreemding archieven.
Weegt de GR zorgvuldig af wanneer bezit van archieven niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering,
democratische controle en cultuurhistorie?
Voor de waardering, selectie en vernietiging van het fysieke archief wordt de wettelijke procedure gehanteerd. Tot en met het vernietigingsjaar 2014 is vernietiging geëffectueerd.
Vernietiging vanuit JOIN heeft nog niet plaatsgevonden, enerzijds omdat voor de periode vanaf medio 2013 geen dossiers zijn gevormd en dus vernietiging niet mogelijk is. Anderzijds omdat recent is aangevangen met het
ondersteunen van de werkprocessen in JOIN, waarbij de selectie op vernietiging een onderdeel van de inrichting is.
Vernietiging van archieven buiten de gecontroleerde omgeving en in
bed rijf sapplicaties vindt incidenteel plaats. Deze vorm van vernietiging wordt niet volgens de wettelijke procedure afgehandeld.
6. Overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats.
Brengt de GR het principe vati de archiefwet 'archieven na 20 jaar overbrengen, tenzij ..J in praktijk?
Het archiefblok 1992-2001 moet uiterlijk in 2022 zijn overgebracht. De GGD heeft de intentie om de blokken 1992-2001 en 2002-2013 in één keer over te brengen. De archiefblokken moeten nog overbrengings gereed gemaakt worden.
Alle dossiers van GGD Rivierenland zijn voor de fusie met de GGD Nijmegen overgedragen aan Regio Rivierenland. De GGD Gelderland-Zuid moet over het afsluiten c.q. het eventueel gebruik van archieven van de voormalige GGD Rivierenland nog steeds afspraken maken met de Regio Rivierenland.
7. Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
Analoog: de ruimte voldoet bouwkundig aan de eisen, maar de inrichting is niet conform de norm. De ruimte is te vol (er staan dozen op de grond en op de topborden) en het is er vuil en stoffig. De gemeten temperatuur is iets te hoog en de relatieve vochtigheid ligt ver beneden de norm. Bij controles zijn geen plaagdieren aangetroffen.
Archieven zijn geplaatst bij het Regionaal Archief Nijmegen en bij de
"scanleverancier" Multiscan te Urk. Dit betreft archieven (drieluiken JGZ) die op termijn voor vernietiging vatbaar zijn.
De archiefbewaarplaats bij het RAN is in orde en het beheer is toereikend.
Digitaal: DIV wordt niet meegenomen in de selectie van de nieuwe ICT aanbieder. Het is niet bekend of er bij de aanbesteding voorwaarden zijn gesteld ten aanzien van het archief- en informatiebeheer.
Tot op heden is DIV ook niet meegenomen bij de vervanging van
procesapplicaties, waarin archiefdocumenten worden beheerd. Dit is wel gebeurd bij de aanschaf van JOIN.
8. Ter beschikking stelling overgebrachte archieven.
Voldoet de GR aan de eisen voor openbaarheid uit de archiefwet?
De GGD voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. De toegangen van de archieven zijn raadpleegbaar via de digitale studiezaal van het RAN. De overgebrachte archieven zijn raadpleegbaar in de studiezaal van het Regionaal Archief Nijmegen. Het Regionaal Archief Nijmegen hanteert een
bezoekersreglement.
Archief KPI voldoet! toelichting 9. Rampen, calamiteiten en
veiligheid.
Heeft de GR plannen voor hetj behoud van de (te bewaren) archieven bij bijzondere omstandigheden?
De GGD heeft een concept-calamiteitenplan opgesteld, dat nog moet worden geactualiseerd (het concept dateert van enige tijd geleden). Na actualisering moet het plan door de directie worden vastgesteld.
De GGD is via het RAN aangesloten bij de Documentenwacht en daarmee voor de fysieke archieven verzekerd van acute hulp bij een archiefcalamiteit.
Alle ondersteunende (bedrijfsvoerings) activiteiten worden op basis van een dienstverleningsovereenkomst uitgevoerd door de gastheer VRGZ. VRGZ heeft de ICT uitbesteed aan Netsourcing. Beveiligingsmaatregelen ten aanzien van de primaire processen staan in het kwaliteitshandboek. De ondervraagden hebben geen beeld van de ICT beveiliging. De VRGZ hanteert de landelijke richtlijnen voor informatiebeveiliging, maar heeft deze nog niet
geïmplementeerd.
10. Middelen en mensen.
Kan de GR beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt evenals hun kwaliteitsniveau?
deels De overgang naar digitaal zaakgericht werken en naar digitaal archiveren vergt nog een aantal stappen. Ook moet er het nodige aan reparatiewerk worden verricht. Tenslotte zullen de analoge archieven (1992-2013) nog moeten worden afgesloten en bewerkt, voordat deze kunnen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De bezetting van het team DIV is versterkt, maar het geheel blijft kwetsbaar.
De omvang van de GGD als organisatie is toegenomen. Het aantal primaire taken is toegenomen en de formatie is uitgebreid. Dit heeft consequenties voor de werkzaamheden van DIV. Naast de (uitgebreide) reguliere
werkzaamheden moeten de achterstanden (opgelopen door ziekte e.d.) worden weggewerkt. Ook het reparatietraject (digitaal archief vanaf 2013) vergt de nodige capaciteit. Tenslotte is er tijd nodig voor innovatie. De organisatie heeft dit in beeld en reageert door het aantrekken van tijdelijke krachten.
