INFORMATIESYSTEMEN

INFORM ATIESYSTEM EN

(Naar aanleiding van het boek: M anagem ent In form ation System s van Sherm an C. B lum enthal)

door Prof. A. J. van ’t K looster en Drs. J. A. M. O onincx

1 Inleiding en verantwoording

De laatste jaren neem t in N ederland h et gebruik van w oorden als inform atie­ system en, besturingsinform atiesystem en, m anagem ent inform ation systems, operational control inform ation system s, to tal systems, total inform ation system s e.d. toe.

Op de instellingen van w etenschappelijk onderwijs krijgen deze begrippen een ruim e plaats toegem eten. Sinds k o rt staat ook bij h e t NIVRA h et boek van Sherm an C. Blum enthal: „M anagem ent Inform ation System s: a fram e­ w ork for planning and develop m en t1)” op de verplichte literatuurlijst voor het onderdeel A dm inistratieve Organisatie.

Zowel van studentenzijde als van docentenzijde bereikte ons het verzoek het boek van Blum enthal, waarin bovenstaande term en veelvuldig w orden gehanteerd, van een toelichting te voorzien.

Wij voldoen gaarne aan dit verzoek daar wij u it opgedane ervaring bij het doceren en exam ineren w eten hoe m oeilijk de s to f uit Blum enthal voor de Nederlandse lezer blijkt te zijn.

Wij zullen in d it artikel echter niet uitsluiten d h et boek van Blum enthal aan de orde stellen, daar h et ons niet gewenst vo orkom t de behandeling van de problem atiek te beperken to t één bepaalde visie belichaam d in één boek, tem eer om dat aan de term en genoem d in de aan h ef van dit artikel door vele auteurs uiteenlopende betekenissen w orden toegekend. H et lijkt derhalve gewenst het verzoek in een ruim er kader te plaatsen.

A llereerst zullen de belangrijkste uitgangspunten van en verschillen in de betekenis van deze term en k o rt w orden toegelicht. Daarbij zullen de N eder­ landse term inologie en opvattingen w orden behandeld en m et name zal de integrale m et de partiële systeem benadering w orden vergeleken.

Daarna zal het boek van B lum enthal de aandacht krijgen. Daar h e t accent bij de behandeling zal liggen op h e t toegankelijk m aken van h e t boek voor belanghebbenden, willen wij niet volstaan m et een korte bespreking van het boek.

2 Enige algemene opmerkingen over informatiesystemen en over uitgangspunten van de systeembenadering

2.1 De systeem benadering

H et lijkt ons n u ttig voo raf aan te geven welke betekenis (m et nam e in de systeem theorie) kan w orden toegekend aan een aantal term en, welke hierna regelmatig ter sprake zullen kom en.

*) Uitgeverij Prentice-H all Ine. 1969.

Een systeem bestaat uit een aantal com ponenten die onderling volgens een bepaald plan zijn geordend en verbonden, die elkaar w ederzijds beïnvloeden en welke elem enten gezam enlijk h et gestelde doel trach ten te bereiken.

Een totaal systeem is een symbolisch systeem dat h e t gedrag van een bepaalde organisatie geheel o f voor h e t grootste deel verklaart.

Een subsysteem is een zelfstandig onderdeel van een systeem .

Een sym bolisch systeem geeft een verklaring van h et reële systeem (= de w erkelijkheid). Dit zal veelal een voorspellende functie hebben.

Degenen, die geïnteresseerd zijn in system en en subsystem en, elem enten daarvan, soorten elem enten, stru k tu u r en hiërarchi van system en en derge­ lijke w orden verwezen naar de beschikbare litera tu u r2 ).

De systeem benadering in de bedrijfseconom ie bied t goede m ogelijkheden om h et com plexe gebeuren binnen organisaties, en dus ook binnen onderne­ mingen, op doeltreffende wijze te analyseren. H ierdoor w ord t h et mogelijk een toenem end aantal faktoren in de verklaring van h et gedragspatroon van de organisatie te betrekken.

De systeem theorie is verder een goed hulpm iddel om ons beter te leren de zaken in onderling verband te zien. Dit geldt m et name voor h et m ultidisci­ plinair benaderen van de organisatie. De m ultidisciplinaire benadering h o u d t in dat het fun ktio n eren van organisaties w etenschappelijk w ordt verklaard m et behulp van de resultaten van h et denken vanuit verschillende w eten­ schappen. D it denken is van bijzondere betekenis voor de adm inistratieve organisatie die als opgave heeft de verbanden tussen organisatie en inform atie zichtbaar te m aken.

2.2 Diverse definities van een inform atiesysteem

De term inform atiesysteem w ordt doo r de onderscheiden Am erikaanse (en ook N ederlandse) auteurs gebruikt vanuit hun individuele achtergrond en heeft daardoor de m eest uiteenlopende betekenissen gekregen.

Ter adstruktie van de uiteenlopende betekenissen waarin de term inform a­ tiesysteem door ons in de literatu u r w erd aangetroffen volgt hier een kleine selectie:

- an inform ation system consists o f at least one person o f a certain psycholo­ gical ty pe w ho faces a problem w ithin some organizational co n te x t for which he needs evidence to arrive at a solution (i.e. to select some course o f action) and th a t evidence is m ade available to him through some m ode o f p resen tatio n 3 ).

- a system o f inform ation sets needed for decision signalling in a large system (o f which it is a subsystem ) containing subsystem s for: collecting, storing, processing and distributing o f in form ation sets4 ).

2 ) bv. Jam es C. Em ery: O rganizational Planning and C ontrol System s, L ondon 1969. Van C ourt Hare Jr: System s Analysis; a D iagnostic A pproach, New Y ork 1967. A. Bosman: System en, planning, netw erken, Leiden 1969.

A. F. G. H anken en H. A. Reuver: Inleiding to t de systeem leer, Leiden 1973.

Een goed inleidend overzicht geeft J . H. R. van de Poel: ,.System en en M odellen” in M aandblad voor B edrijfsadm inistratie en -organisatie, jrg. 78, nr. 923; februari, 1974.

3 ) R. O. Mason en I. I. M itroff: ,,A Program for Research on M anagem ent Inform ation System s” , M anagem ent Science, 1973 vol. 19, nr. 5, blz. 475.

- a system th a t is superim posed on an underlying organizational structure; its channels o f com m unication include the hierarchical links o f the organi­ zation itself, b u t also include a great m any other channels; the term inform ation system includes all in form ation processing o f a program m ed n a tu re s ).

- Een inform atiesysteem specificeert:

a. de wijze waarop de gegevens in een organisatie w orden getransporteerd -

de com m unicatiepatronen - en de wijze w aarop de gegevens in bestanden worden opgenom en;

b. de wijze w aarop de gegevens w orden verw erkt* 6 )

- h et inform atiesysteem is een systeem van activiteiten die zich richten op de p roduktie van in fo rm atie7).

Enkele andere definities die wij aan tro ffen in collegedictaten en syllabi van opleidingsinstituten o f in referaten van gehouden lezingen zijn:

- een inform atiesysteem is een systeem dat alle gegevens en inform aties voor de totale organisatie om vat;

- een inform atiesysteem is een m odel m et een voorspellende funktie;

- een inform atiesysteem is een geheel van com pu terprogram m a’s en p rocedu­ res, gericht op de vervulling van een nauw keurig gedefinieerde funktie; - een inform atiesysteem is h e t gehele proces van geautom atiseerde inform a­

tieverwerking, inclusief routinem atige, operationele en beleidsprocessen. Wij zouden op deze wijze een aantal bladzijden m et beschikbare definities kunnen vullen. De onduidelijkheid w o rd t nog vergroot d o o rd at velen slechts van een inform atiesysteem willen spreken indien voor de gegevensverwerking een com puter is ingeschakeld. A nderen willen de eigenlijke gegevensverwer­ king geheel los zien van h e t inform atiesysteem ; zij hebben vooral de inform a­ tieverzorging op h et oog.

De onzekerheid over de inhoud van de term ,In fo rm a tio n System” kan w orden teruggevonden in de toevoegingen w aarm ede w ordt getracht grotere duidelijkheid te scheppen. Deze toevoegingen kunnen betrekking hebben op h et niveau van de organisatie w aarvoor h e t inform atiesysteem bestem d is: m anagem ent inform ation system , operational contro l inform ation system e.d. De toevoeging kan betrekking hebben op de funktionele indeling: com ­ mercieel o f p roduktie inform atiesysteem ; o f op de vraag o f h et systeem m et de co m pu ter w ordt verzorgd: geautom atiseerd inform atiesysteem .

Verder treffen we in de literatu u r nog de term „to ta l inform ation system ” aan; een term die gezien de hierna weer te geven opvattingen enige toelich­ ting behoeft.

Vele auteurs spreken van de m ogelijkheid van direkte invoering van een „to ta l inform ation sy stem ” ; anderen zien dit als een na te streven doel d at in een aantal jaren gerealiseerd m o et w orden. Sceptici verw erpen de m ogelijk­ heid van een „to tal inform ation system ” als zijnde een sprookje. De verschil­

s ) J . C. Emery: „O rganizational Planning and C ontrol System s” , L ondon 1969, blz. 34. 6 ) A. Bosman: „S ystem en, planning, netw erk en ” , Leiden 1969, blz. 90.

7) D. O verkleeft: „Basiskennis inform atica I” , A lphen aan den R ijn, 1972, blz. 33.

len in opvattingen zijn te verklaren vanuit h e t antw oo rd op de vraag o f h et inform atiesysteem wel o f niet en, indien wel, o f h et inform atiesysteem dan geheel o f ten dele m et behulp van een com puter w ordt gevoed. Er b estaat in brede kring twijfel o f h e t zal lukken het „to ta l inform ation system ” in de vorm van een soort „d ruk op de knop systeem ” voor de totale ondernem ing te realiseren.

2.3 Terminologie en opvatting in Nederland

In N ederland is vooral bij de opleiding to t acco untant h et inrichten van adm inistraties een belangrijk deel van de opleiding geweest. D at echter een veel ruim er terrein dan h et inrichten van adm inistraties het object van studie was blijkt uit h et feit d at al vele jaren geleden de naam Inrichtingsleer werd veranderd in A dm inistratieve O rganisatie8 ).

Deze ontw ikkeling h eeft niet de aandacht gekregen, die werd nagestreefd en daardoor heeft h et vak „A dm inistratieve O rganisatie” (en w at daarm ede werd beoogd) in te beperkte kring vruchten kunnen afw erpen.

O ok de term „bestuurlijke inform atieverzorging” heeft niet de brede be­ kendheid gekregen, die nu kennelijk ten deel gaat vallen aan „inform atiesys­ tem en ” .

De grote belangstelling voor de term „inform atiesystem en” ligt niet in het feit dat daarm ede duidelijkheid en eenheid in opvattingen is ontstaan. In par. 2.2 gaven wij reeds aan dat veeleer h et tegendeel h et geval is.

Aan de Nederlandse opvattingen (m et nam e binnen accountantskringen) m et betrekking to t inform atiesystem en ligt vooral ten grondslag de adm ini­ stratieve organisatie als uiteengezet in het boek van Starreveld9 ). Het totale inform atiesysteem w ordt als doel gesteld; echter los van de vraag o f wel o f niet w ordt geautom atiseerd.

Binnen de ondernem ing kunnen twee belangrijke gegevensstrom en w orden onderkend. Allereerst de inform atiestroom van de hogere niveaus van leiding (de top) welke bestem d is voor de lagere uitvoerende niveaus. De strategische en taktische beslissingen welke h et resultaat zijn van h et besluitvorm ingspro­ ces dat zich in de hogere geledingen h eeft voltrokken m oeten w orden ver­ taald in o pdrachten en doorgegeven w orden aan de lagere uitvoerende niveaus. Dit is dus de inform atiestroom voor h et doen uitvoeren van opera­ ties. In om gekeerde richting gaat eveneens een gegevensstroom , waarin ver­ antw oording over de uitvoering w o rd t afgelegd door de lagere hiërarchische niveaus. Deze inform atiestroom is m ede van belang voor de te nem en beslis­ singen. Logische aansluitingen in de inform atiestrom en staan daarbij voorop. In deze to ta liteit kan de com puter een min o f m eer belangrijke rol spelen. T ot op heden is echter slechts een beperkt aantal beslissings- en besturings­ problem en geautom atiseerd. V oorzover thans reeds beslissingen autom atisch door de com pu ter w orden genom en betreffen deze vrijwel uitsluitend beslis­ singen m et een routinem atig karakter: de zg. program m eerbare beslissingen.

8 ) In het Academisch S ta tu u t w o rd t dit vak nog steeds aangeduid m et Inrichtingsleer.

H et feit dat strategische en taktische beleidsbeslissingen nog n iet zijn geauto­ m atiseerd mag naar onze m ening ech ter geen afbreuk doen aan h e t „ to ta le ” van h e t inform atiesysteem .

Ter voorkom ing van m isverstand willen wij benadrukken dat er naar onze m ening ook in gevallen dat de inform atieverzorging niet is geautom atiseerd sprake kan zijn van (goede) inform atiesystem en.

Gesteld kan w orden d at een inform atiesysteem aan de werkelijke inform a­ tiebehoeften (frequentie, soort gegevens, m ate van gedetailleerdheid, be­ trouw baarheid, snelheid e.d.) van alle funkties op alle niveaus in de onderne­ ming m oet voldoen. D aartoe zal bij de bouw van (geautom atiseerde) infor­ m atiesystem en veel aandacht besteed m oeten w orden aan:

- h et vaststellen van de in te voeren gegevens; - h et vaststellen van de uit te voeren inform atie;

- h et sam enstellen van de inform atie die deel zal uitm aken van de cum ulatie­ ve system atische inform atieverzam elingen (bestanden) en de daarm ede ver­ bonden indeling van h e t opslaggeheugen;

- h et opstellen van de com puterbew erkingen (program m a’s) in de vorm van blokdiagram m en.

In h e t kader van dit artikel voelen wij ons niet geroepen een nieuwe definitie van h e t inform atiesysteem te introduceren. Enerzijds niet om dat u it h et bovenstaande reeds b lijk t w at onder een inform atiesysteem dient te w orden verstaan. Anderzijds niet om dat de definitie van adm inistreren voor ons doel voldoende goede aanknopingspunten biedt, imm ers: „ h e t system atisch verza­ m elen, vastleggen, verw erken en verstrekken van inform atie ten behoeve van h et besturen en doen fu n k tioneren van een huishouding en ten behoeve van de verantw oording die daarover m oet w orden afgelegd” , is een veelom vatten­ de omschrijving.

H ieruit blijkt nam elijk duidelijk d at een systeem voor het besturen en doen funktioneren van de ondernem ing w o rd t beoogd, waarin h e t afleggen van verantw oording over de uitvoering niet mag ontbreken.

R esum erend m enen wij te kunnen stellen dat volgens de N ederlandse opvat­ tingen de doeleinden van een inform atiesysteem kunnen w orden samengevat in h e t verschaffen van inform atie ten behoeve van:

1 de beleidsvoorbereiding en h et nem en van beslissingen 2 de vertaling van h et beleid in taken voor de organisatie 3 het leiding geven aan de uitvoering

4 h e t regelen van de uitvoering

5 de verantw oording over beleid en uitvoering 6 h et bijsturen van de interne processen

7 h et voldoen aan de w ettelijke en andere externe voorschriften 8 de overige interne com m unicatie.

Daarbij dien t h et inform atiesysteem h et gegevensverwerkend systeem te om vatten dat de gegevens verzam elt, classificeert, com prim eert en veredelt to t inform atie en deze inform atie verstrek t aan belanghebbenden.

2.4 Vergelijking tussen h et boek van Starreveld en h et boek van B lum enthal

Onwillekeurig ko m t de vraag naar voren o f liet boek van Blum enthal verge­ lijkbaar is m et het reeds genoem de boek van Starreveld, dat van zo grote betekenis is voor h et vak A dm inistratieve Organisatie, dat als keuzevak bij de opleiding to t bedrijfseconoom en als verplicht vak voor de opleiding to t acco u n tan t w ordt gedoceerd.

Hoewel Starreveld alle in 2.3 onder p u n t 1 t/m 8 genoem de facetten van het inform atiesysteem behandelt, legt hij de accenten op:

- de inform atie voor het doen funktioneren van de huishouding (3 en 4) - de verantw oording (5), waarbij m et nam e de interne kontrole sterk bena­

dru k t w o rdt en de fasen van h et om loopproces en de goederenbeweging veel aandacht krijgen

- de voorschriften (7), die hun weerslag vinden in de typologie van de bedrij­ ven.

Starreveld behandelt een en ander los van de toepassingsm ogelijkheden van de com puter.

Blum enthal gaat nagenoeg geheel uit van de beslissingsstruktuur en het beheersen van processen. Vele door Starreveld geaccentueerde p un ten w or­ den door hem niet behandeld. Het accent ligt bij Blum enthal vooral op de opzet en ontw ikkeling van inform atiesystem en m et behulp van com puters. Als zodanig is h et ju ist door de grote verschillen in de behandelde s to f en het verschil in de wijze van behandeling interessant beide boeken te bestuderen. Als gevolg van de sterk uite

licht worden opgevat.

2.5 De integrale en de partiële systeem betiadering

T ot beter begrip van het boek van Blum enthal dient allereerst nog enige aandacht besteed te worden aan de integrale en partiële systeem benadering en aan de voor- en nadelen van beide benaderingsm ethoden.

De partiële aanpak rich t zich op h et autom atiseren van m inder gecom pli­ ceerde en eenvoudig te definiëren probleem gebieden, zoals b.v. het au to m ati­ seren van de salarisadm inistratie, de orderadm inistratie, de facturering, de debiteurenadm inistratie, de voorraadadm inistratie e.d. Aan de onderlinge relaties, welke tussen deze probleem gebieden bestaan, w o rdt in de zuiver partiële aanpak nauwelijks aandacht besteed.

Bij de partiële benadering w orden dus eerst de deelsystem en ontw orpen en geautom atiseerd en daarna pas w o rd t getracht een geheel to t stand te b ren­ gen.

De integrale benadering daarentegen is gericht op het autom atiseren van een aantal aan elkaar gerelateerde toepassingen. Deze m ethode stelt hoge eisen aan kennisoverdracht en com m unicatie en aan de coördinatie van het onderzoek daar het totale b edrijf bij h et onderzoek w ordt betrokken. Met nam e de onderlinge relaties en raakvlakken van de deelsystem en (hierna aan te duiden als „interfaces” ) eisen bijzonder veel aandacht. Het raadplegen en bew erken van de gegevensverzameling geschiedt ten behoeve van processen die deel uitm aken van te onderscheiden deelsystem en. In principe zal het

integrale systeem het gehele b ed rijf om vatten. Zo zal b.v. de binnenkom st en de acceptatie van een order to t gevolg h ebben dat orderbestand, voorraadbe- stand, fakturering, d ebiteurenbestand, produktiep lann ing en routing alsmede het g rootboek direct w orden bijgew erkt.

Bij de integrale aanpak w ordt eerst h et raam w erk voor h et totaalsysteem opgezet; de uitw erking geschiedt via gerelateerde subsystem en. Een m oderne ontw ikkeling die zich bij de integrale benadering v oordoet b e tre ft de bouw van „data m anagem ent Systems” o f „ d ata base Systems” . Hierbij staat het organiseren van gegevensverzamelingen in geïntegreerde gegevensbestanden centraal. Bij een geautom atiseerd „m anagem ent inform ation system ” zal de „ d ata base” uiteindelijk alle relevante inform atie in één groot d irekt toegan­ kelijk bestand ter beschikking m oeten hebben. Bovendien zal z o ’n bestand steeds bijgew erkt en dus „up to d a te ” m oeten zijn. Bij de „ d ata base” conceptie zal iedere funktie op elk niveau een en hetzelfde bestand (gege­ vensbank) raadplegen ter bevrediging van haar inform atiebehoefte.

Een groot nadeel van de partiële systeem aanpak is dat iedere afdeling en ieder subsysteem haar eigen bestanden organiseert en dat andere afdelingen en deelsystem en daarvan geen gebruik kunnen m aken. H et zal de lezer duide­ lijk zijn dat op deze wijze veel dezelfde gegevens in m eerdere bestanden w orden vastgelegd. H et later aaneenkoppelen van deelsystem en to t een geheel stu it veelal op ernstige en soms onoverkom elijke m oeilijkheden.

Enkele voordelen van de partiële benadering van de systeem opzet zijn: - de m inder grote invloed op de organisatie m aakt de im plem entatie van te

autom atiseren deelsystem en gem akkelijker;

- h et gehele proces van vooronderzoek to t en m et im plem entatie kan, in vergelijking m et de integrale m eth od e, binnen afzienbare tijd tegen lagere kosten plaatsvinden;

- er kan ervaring w orden opgedaan m et de autom atisering en belangstelling w orden opgew ekt voor de autom atisering, hetgeen van grote betekenis is voor h et stim uleren van nieuwe autom atiseringsprojekten;

- een succesvol verlopen autom atisering van deelprojekten kan stim ulerend w erken op nieuw te entam eren p rojekten.

H et grote voordeel van de integrale aanpak is dat alle com ponenten en alle relaties die deel uitm aken van het to tale systeem reeds vroegtijdig in be­ schouwing w orden genom en. Bovendien stelt h et eenmalig opbergen van gegevens en de snelle beschikbaarheid van de inform atie de leiding in staat de ondernem ing doeltreffen der te leiden (toenem end b esturend verm ogen).

D at in de afgelopen jaren nog nauwelijks succesvolle integrale inform atie­ system en to t stand zijn gekom en en dat deze, naar verw achting, ook op korte term ijn niet gerealiseerd zullen w orden, ko m t vooral door:

- de grote com plexiteit daarvan - de geringe ervaring op dit terrein

- de (nog) onvoldoende kennis en m ogelijkheden om de beschikbare technie­ ken volledig te b e n u tte n

- h et grote aantal m anjaren dat m o et w orden geïnvesteerd vooraleer het systeem operationeel is

- de grote organisatorische consequenties, welke gepaard gaan m et de invoe­ ring van integrale system en.

3 Management Information Systems (S. C. Blum enthal)

Zoals hiervoor reeds werd opgem erkt, beoogt dit boek een opzet te geven voor het plannen en ontw ikkelen van inform atiesystem en. Hierbij mag niet uit h et oog w orden verloren, dat de auteur uitgaat van inform atiesystem en, die m et behulp van com puters gerealiseerd w orden (com puter-based inform a­ tion system s). Algemene beschouw ingen over niet-geautom atiseerde inform a­ tiesystem en ontb reken nagenoeg geheel. De lezer van h e t boek m oet dan ook wel enige kennis hebben van de m ogelijkheden (en onm ogelijkheden) van de com puter.

Ten einde de uiteenzettingen van Blum enthal te kunnen volgen m oet de lezer eveneens op de hoogte zijn van de theorieën van A nsoff, Simon, Forrester, D earden, C yert en March.

Overigens geeft Blum enthal in ho o fd stu k 1 en II een goede sam envatting van de voor zijn doel belangrijkste p u nten u it deze theorieën.

Verder m oet w orden gesteld d at de au teu r kennelijk de grote industriële ondernem ing als uitgangspunt voor ogen heeft gehad. Het boek kan echter ook voor andere typen van bedrijven van betekenis zijn. Besluitvorm ings­ processen en beslissingscentra staan bij Blum enthal centraal. Wel dient be­ dacht te w orden dat besluitvorm ingsprocessen, hoewel deze algemene ken­ m erken vertonen, anders kunnen verlopen naarm ate de bedrijfstypen en externe voorschriften en regelen veranderen. Over de invloeden daarvan op het inform atiesysteem laat hij zich echter in h et boek niet uit.

In ho o fd stu k II bespreekt Blum enthal een zestal benaderingsw ijzen van „system s planning” te w eten:

1 The organization chart approach 2 The data collection approach

3 The m anagem ent survey (or top-dow n) approach 4 The data bank approach

5 The integrate later approach

6 The integrate now (or „ to ta l system ” ) approach.

B lum enthal h e e ft als belangrijkste bezw aar tegen de l e en 2e m eth ode dat ze beide teveel uitgaan van de bestaande situatie.

De „d ata bank app ro ach ” n oem t hij een theoretische benadering. Hij erkent echter wel d at via deze m ethode uiteindelijk een „fully integrated m anagem ent in fo rm atio n system endow ed w ith pow erfull inquiry-response capabilities” to t stand kan worden gebracht (blz. 45).

H et w ordt m eer en m eer duidelijk dat, nu de m eeste eenvoudige massale procedures zijn geautom atiseerd, de vele dupliceringen in de gegevensverza­ melingen grote inefficiëncy in de gegevensverwerking to t gevolg hebben. Het is dan ook zeer waarschijnlijk dat bij het o p zetten van inform atiesystem en in de naaste toek om st een belangrijk accent zal kom en te liggen op de benade­ ring vanuit een b ep erkt aantal gegevensverzamelingen.

kiest hij om praktische redenen voor de „integrate later a p p ro ach ” en wel ,,b o tto m -u p ” .

De uitw erkingen in zijn boek zijn daarop gebaseerd.

Blum enthal o n derk ent echter de bezw aren en risico’s van h e t autom atise­ ren van subsystem en van onderaf. Hij doet dit dan ook niet zonder een duidelijke totaalvisie. Deze totaalconceptie ligt ingebed in zijn „system for planning and d evelopm ent” dat er dan ook op gericht is:

- te voorkom en dat overlappende system en w orden opgezet

- te w aarborgen dat opgezette deelsystem en aansluitbaar blijven tegen lage kosten en om

- de basis te behouden voor h et o p zetten van ondernem ingsgewijze inform a­ tiesystem en.

B lum enthal no em t een algemene en een specifieke reden voor zijn filoso­ fie. De algemene reden h o u d t in dat m et nam e „m anagers” in traditioneel gedecentraliseerde organisaties niet zo gem akkelijk overgaan to t gecentrali­ seerde aanpak van h e t inform atiesysteem (blz. 8). De specifieke reden heeft betrekking op com puters en op beslissingen op h et m anagem ent niveau. Deze beslissingen acht hij persoonlijk (zie schem a op blz. 29) en daardoor voorals­ nog niet te autom atiseren.

Dit p u n t is interessant om dat Blum enthal, hoewel hij trach t h et beslis­ singsproces o b jek tie f te analyseren, toch één o f m eer leidinggevende m ensen als „decision c en ter” ziet (blz. 31) m et de persoonlijke interpretaties van die funktionarissen.

Een persoonlijke stijl in h et leiding geven laat zich nog niet autom atiseren. Blum enthal neem t dan ook stelling tegen de ontw ikkeling van „to ta l Systems” , waarbij hij dan doelt op geautom atiseerde system en, waarin beslis­ singen op het terrein van „strategie planning” en „m anagem ent c o n tro l” zijn begrepen.

H et centraliseren en autom atiseren van routinebeslissingen en manage- m ent-ongevoelige zaken is iets anders dan h e t autom atiseren van m anage- mentbeslissingen. Deze laatste zijn totaal anders van karakter en zijn to t op heden niet o f nauwelijks te form aliseren.

Overigens m oet w orden opgem erkt dat in het boek geen aandacht w ordt besteed aan de wiskundige m ethoden voor de beslissingsvoorbereiding en evenmin aan het analyseren van de inform atieb eho efte ten behoeve van opti- maliseringsvraagstukken. De k w a n tita tie f ingestelde bedrijfseconoom zal van Blum enthal m oeten aanvaarden dat deze terreinen niet w orden behandeld.

Zoals reeds opgem erkt is de au teu r in principe voorstander van een deelbe- nadering voor h et autom atiseren; hij onderk en t ech ter de gevaren daarvan en acht zijn „system s planning” noodzakelijk om te voorkom en, dat door onge­ coördineerde ontw ikkeling overal in de ondernem ing eilanden van info rm a­ tiesystem en ontstaan. Het begrip „system s planning” van Blum enthal is dan ook ruim en om vat het geheel van „business in form ation processing” dat zich (op korte o f lange term ijn) leent voor autom atisering (blz. 13). Daarmee sluit hij veel zaken in zijn boek voor bespreking u it (system en voor telefoon- bediening, advertenties, gedrag en houding van m ensen e.d.). Naar hij stelt, zijn deze zaken ook niet interessant voor m ensen die problem en hebben bij het autom atiseren van produktieb esturin g en voorraadbeheersing.

Met de voorafgaande opm erkingen hebben wij getracht de benadering van het vraagstuk inform atiesystem en en de planning daarvan, door Blum enthal te schetsen. In h o o fd stu k II geeft Blum enthal tevens een overzicht van w at hij onder een inform atiesysteem verstaat. Hij probeert niet te kom en to t een sluitende definitie, doch hij trach t de relatie te leggen tussen de organisatie en het inform atiesysteem .

Blum enthal onderscheidt daarbij drie uitgangspunten: - het inform atie-beslissingsm odel (Forrester)

- het onderscheid tussen te program m eren en niet te program m eren beslissin­ gen (Simon)

- de diverse niveau’s van m anagem entplanning en leiding (besturing); de hiërarchie in h et beslissen (A nthony).

De leidraad voor h et geheel is de gedachte van F orrester dat „leiding geven een proces is om inform atie in handelingen om te z e tte n ” . Het inform atie­ systeem is h e t netw erk dat over en in alle beslissingspunten in de organisatie werkzaam is.

Op h et onderscheid tussen wel en niet program m eerbare beslissingen (hoe vaag en hoe in beweging de grens ook is) is hiervoor reeds ingegaan. De betekenis van h et onderscheid ligt in het gebruik van de com puter. Bij niet program m eerbare beslissingen zal de mens de beslissingen zelf m oeten nemen en de com puter voor sim ulatieprocessen als „rekentuig” willen gebruiken. Program m eerbare beslissingen laten zich in een m odel onderbrengen en com ­ bineren m et uitvoeringsregelen; de mens m aakt h et m odel en de com puter beslist (concludeert) m et behulp van h et program m a.

Interessant is h et onderscheid naar de diverse niveaus in de hiërarchie van het beslissen te w eten strategie, m anagem ent control en operational control. Op blz. 29 legt Blum enthal verband tussen h et niveau, de karakteristiek van de beslissingen en de karakteristiek van h et inform atiesysteem . De lezer van het boek zal door de typering van het variabele en onvoorspelbare karakter van de besluitvorm ing in het strategische vlak en de eis van „eenm alige” rap p o r­ tage en sim ulatie begrijpen, dat Blum enthal verder over de autom atisering in dat gebied niet schrijft.

Bij de synthese van de drie bedrijfseconom ische uitgangspunten die Blum enthal dan geeft (blz. 30 e.v.) legt hij verbanden tussen de doelstellin­ gen, beslissingen en akties en de betekenis van het inform atie-(sub)systeem in relatie to t die analyse.

De sprong vanuit de bedrijfseconom ie naar zijn opvattingen w ordt door Blum enthal helaas onvoldoende toegelicht. Men zou de indruk kunnen krijgen dat Blum enthal d oet aan „jum ping to conclusions” . In de gedachten­ gang van Blum enthal is deze sprong wel logisch, m aar wil de lezer hem hierin m et sukses kunnen volgen dan w ordt duidelijk een beroep gedaan op zijn denkverm ogen.

„operatio-nal control c e n te r” . Derhalve staat bij B lum enthal ook h et M anagem ent Inform ation System ” (M.I.S.) boven h e t „O perational C ontrol Inform ation System ” (O.C.I.S.).

H et M anagem ent Info rm atio n System h eeft als kern h e tO .C .I.S . waarvan de delen weer delen zijn van de inform atie-subsystem en van de overige opera­ tionele funkties.

Zowel h et M.I.S. als h et O.C.I.S. kennen m ens-m achine-interaktie; het verschil is in h e t voorgaande al uiteengezet. H et O.C.I.S. is te autom atiseren, het M.I.S. (vooralsnog) niet; h e t leent zich hoogstens voor m ens-machine dialoog.

De delen w aaruit h e t O.C.I.S. is opgebouw d noem t Blum enthal „m odu les” . In de ho o fd stu k k en III en IV definieert hij deze nader. H et bepalen van de m odule-om vang is een probleem op zich. Enerzijds wil B lum enthal voorkom en d at er te veel kleine m odulen ontstaan anderzijds dat er een te b ep erk t aantal m odulen van te grote omvang to t stand kom t. Hij n o em t enige criteria ter bepaling van de m odule-om vang zonder nochtans, voor w at b e tre ft de omvang, veel verder te kom en dan enige algem eenheden.

De m odule m o et „stand alo ne” op econom ische basis kunnen werken. D aartoe is vereist d at in de m odule een m inim aal aantal verw erkingen regel­ m atig voorkom t. De m odule mag slechts bestaan uit die beslissingen die niet o f nauwelijks w orden beïnvloed do o r organisatorische beschouw ingen o f per­ soonlijke beslissingen. N auw keurig dien t te w orden nagegaan o f bepaalde handelingen m et andere sam en in een bepaalde funktie thuis horen o f dat een handeling in m eerdere funkties plaatsvindt. Is dit laatste h et geval dan m o et er een verbinding tussen beide funkties w orden gelegd. In wezen kom t zijn conclusie neer op h e t em pirisch te w erk gaan op basis van „experienced professional ju d g m e n t” . H et vraagstuk van de interdep end entie van beslissin­ gen en handelingen w eet ook Blum enthal n iet op te lossen en vast te leggen in te volgen regelen.

O nder h e t h o o fd „M odule interfaces and d atasets” gaat Blum enthal in op de verbanden tussen de bepaalde m odulen. Elke m odule k ent een o f m eer gegevensstrom en die verband (kunnen) h o uden m et gegevensstrom en uit andere m odulen w aardoor h e t vraagstuk van de onderlinge aansluiting o n t­ staat. Blum enthal laat de aansluiting veelal to t stand kom en door h e t creëren van de „w orking file” , „m aster file” en „ d ata base” .

De „w orking file” is als h e t ware h e t e in d p u n t van de ene gegevensverwer­ king en h et beginpunt van de volgende, beide belichaam d in een gegevensver­ zameling.

De „m aster file” is de gegevensverzameling die door verschillende m odulen kan w orden geraadpleegd o f bijgew erkt op de m om enten d at de m odulen daaraan beh o efte hebben. Deze zijn qua inhoud en stru k tu u r toegespitst op routinebeslissingen.

De „data base” heeft dezelfde funktie als de „m aster file” m aar de gege­ vens die zijn opgeslagen, zijn van een veel algem enere betekenis. O ok de stru c tu u r van h e t bestand is anders. Zij m oeten nam elijk kunnen dienen voor de beantw oording van vragen do o r h e t „m anagem ent” gesteld. Deze vragen hebben een ander karak ter dan de routinevragen o f -beslissingen.

Blum enthal kiest in h et O.C.I.S. voor m odulen, waarvan de omvang en grenzen in de praktijk zijn te bepalen. De „in terfaces” zijn de verschillende soorten gegevensverzamelingen, waarvan de omvang en de m ate van duplice­ ring van gegevens niet alleen afhangt van de grootte van de m odulen, maar ook van de organisatie van die gegevensverzamelingen.

Uitgaande van het inform atienetw erk en het feit dat h et O.C.I.S. de kern vorm t van h et M.I.S. gaat Blum enthal het O.C.I.S. nader behandelen. De akties die dicht bij elkaar liggen w orden gegroepeerd en de akties die (min o f meer) apart gezien kunnen worden krijgen een aparte plaats toegewezen.

Hierbij m oet w orden aangetekend dat deze indeling niet parallel h o e ft te lopen m et de indeling naar m odulen. De hoofdindeling zal echter wel een bepaald aantal m odulen m oeten om vatten. De m odulen zullen bij voorkeur niet over de grenzen van de hoofdindeling heen m oeten grijpen. De verbin­ dingen tussen de hoofdindelingen dienen dan samen te vallen m et de „in ter­ faces” van de m odulen. Blum enthal ko m t dan to t de volgende indeling (blz. 52).

O perational Control Inform ation Systems

(O.C.I.S.)

Physical O perational C ontrol Inform ation System s (POCIS)

LOCIS PAOCIS

A dm inistrative O perational Control Inform ation Systems (A.O.C.I.S.)

FOCIS MOCIS

(physical assets) (m anpow er)

( ogistics) -RM OCIS (raw m aterials) -PR O C IS (production) -SPO CIS -F E O C IS (facilities and equipm ent) -C P O C IS (capital projects) (financial) —AOCIS (accounting) -T R O C IS (treasury) —Payroll —Benefits '—Personnel A dm inistration (saleable product)

V oor zover de relaties tussen deze indelingen via m odulen w orden gelegd in de vorm van „data bases” kan de inpassing in het M anagem ent Inform ation System volgens Blum enthal w orden gerealiseerd door u it die „data bases” : - periodiek te rapporteren

- te rapp o rteren op aanvraag

- inform atie op te vragen ten behoeve van door de mens te nem en beslissin­ gen

Opvallend vinden wij d at B lum enthal de relatie tussen OCIS en MIS vooral ziet in opw aartse richting; over de hiërarchische relatie MIS -»■ OCIS spreekt hij verder niet. O ok in h e t schem a van de hiërarchie in inform atiesystem en (blz. 35) lopen de pijlen van OCIS naar MIS. Dit d o e t sterk denken aan de Nederlandse term verantw oording.

Ten einde uiteindelijk to t een verantw oorde opzet vanuit subsystem en binnen h et OCIS to t een geïntegreerd MIS te geraken is h e t noodzakelijk dat:

- de funktionele integratie plaatsvindt binnen h e t OCIS; - h e t OCIS onafhankelijk van h e t MIS w o rd t opgezet en

- h et m anagem ent con tro l geen eisen voor verzameling o f classificatie van gegevens aan h et OCIS oplegt.

T o t slot van ho o fd stu k IV w erkt B lum enthal een voorbeeld u it van de sub­ system en „M anpow er” (MOCIS) en „Logistics” (LOCIS) zowel naar invoer en gegevensverzameling als naar de uitvoer. De voorbeelden zijn zeer alge­ m een gehouden en daardoor redelijk overzichtelijk. De system en zijn opgezet voor h et operationeel niveau. De invloed van veranderingen vanuit h et m anagem entniveau en rapportage aan dat niveau zijn uiterm ate b ep erk t ge­ ho uden en nauwelijks toegelicht.

M ocht de lezer van B lum enthal do o r de vele beschouw ingen in h et boek misschien de draad zijn kw ijtgeraakt dan raden wij hem aan achtereenvolgens de schem a’s op de bladzijden 29, 34, 35, 52, 55, 57, 76, 78, 79 en 81 te raadplegen, w aardoor de „grote lijn ” weer kan w orden opgenom en.

De ho ofd stu k k en VI en VII behoeven geen bijzondere toelichting. Hierin w ordt de noodzaak behandeld van een goede organisatie van de sy steem o nt­ wikkeling alsmede de w enselijkheid de voordelen (het nut) en de nadelen (de kosten) van de voorgenom en plannen te kw antificeren.

In h o o fd stu k V III kom en de „technical strategies” aan de orde.

Zoals reeds eerder uiteengezet zijn de „O perational C ontrol Inform ation System s” sam engesteld u it m odulen; deze verkrijgen hun gegevens uit het „w orking file” van andere m odulen o f uit externe bronnen.

De gegevensinvoer van en de inform atieverstrekking door de m odulen ge­ schiedt vaak op afstand. Om te kunnen voldoen aan de eisen van „ o p e ra tio ­ nal c o n tro l” en „m anagem ent c o n tro l” m oeten m odulen zowel over de m o­ gelijkheid van groepsgewijze verw erking beschikken als over de m ogelijkheid to t h e t onvertraagd leveren van inform atie.

De groepsgewijze gegevensverwerking kan gem akkelijk voldoen aan de eisen van h e t „operational c o n tro l” , w aar vooral behoefte bestaat aan d o o r­ lopende directe inform atieverstrekking.

O nvertraagde inform atieverstrekking is noodzakelijk wil voldaan kunnen w orden aan de eisen van h et „m anagem ent c o n tro l” . „M anagem ent c o n tro l” vraagt veelal op onverw achte m om enten in form atie over uiteenlopende zaken op verschillende gebieden. Indien inform atie benodigd is dan dient deze ook direk t ter beschikking te zijn.

Blum enthal behandelt verder de „m an-m achine in te rac tio n ” en de wense­ lijkheid van de m ens-m achine dialoog voor „m anagem ent c o n tro l” . Met

name ko m t h et vraagstuk aan de orde dat h et „m anagem ent” als basis voor de beslissingen van dezelfde gegevensverzamelingen gebruik m aakt (aange­ vuld m et andere inform atie) als h et OCIS, echter in andere relaties. Deze relaties zijn veelal v o o raf m oeilijk te definiëren: als elke relatie gelegd m oet kunnen w orden dan is ook bij de huidige techniek nog een astronom isch aantal indexen o f berekeningen nodig. Hij besluit het hoo fd stu k m et een aantal voorbeelden, die hoewel daterend u it 1969 zeker thans ook nog h et lezen w aard zijn. U iteraard zijn sindsdien op een aantal p u n ten technische verbeteringen gerealiseerd.

In h et laatste ho o fd stu k behandelt de auteur de noodzaak voor „m anage­ m ent o f chance” .

De autom atisering heeft vaak radikale veranderingen tengevolge. Hij onderscheidt twee categorieën van veranderingen:

- de veranderingen die van invloed zijn op de personen; bijvoorbeeld bij het voorbereiden en invoeren van geautom atiseerde system en verandert het w erkpatroon.

- de veranderingen in h e t geautom atiseerde systeem do o rd at de grenzen van de m odulen (en daarm ede ook de gegevensverzamelingen) wijzigen als gevolg van

- b ehoefte aan inform atie - veranderingen in de organisatie

- technische (com puter) ontw ikkelingen.

De vraagstukken w orden (sum m ier) genoem d, oplossingen nauwelijks geboden.

O ok de oplossing van een aantal andere vraagstukken zoals h et bepalen van de interfaces en de organisatie van gegevensverzamelingen w o rd t door Blum enthal niet geboden. Hij stelt slechts de problem en.

Veel verder kon hij in 1969 ook niet gaan, om dat h et denken en w erken aan de oplossing van h et organiseren van gegevensverzamelingen (data base m anagem ent) eerst recent op gang begint te kom en.

H et is jam m er d at Blum enthal niet dieper ingaat op de naar onze m ening ook in zijn boek aangestipte m ogelijkheden m eer te doen aan een opzet in grote lijnen (beleid van de ondernem ing; inform atiebeleid) van w aaruit deel­ system en gekozen kunnen w orden voor de autom atisering op korte term ijn. Hij behandelt te snel de „co m p u ter based inform ation subsystem s” op het OCIS niveau; hij onderschat de nadelige invloed die bij onvoldoende vaststel­ ling van het bovenliggende niveau op h et onderliggende kan uitgaan.

4 Slotbeschouwing

vanuit de com putervraagstukken benaderd. De opinies van Blum enthal en Starreveld kunnen ertoe bijdragen zich te realiseren d at h e t creëren van gegevensverzamelingen in eerste instantie een algem een organisatievraagstuk is, bepaald do or de beho efte aan inform atie.

Wij ho pen doo r onze beschouw ingen over h et boek van B lum enthal m ede een basis te hebben gelegd voor een betere toegankelijkheid van de m oderne literatu u r op h e t gebied van „M anagem ent in fo rm ation Systems” .