HET ADVOCATENK ANTOOR 2.0
Ilke Aerts
Jean-Pierre Blumberg Luc Brants
Eddy Claesen Kurt De Blick Maarten de Haas
Jan Rochtus
Yves Vandendriessche
Antwerpen – Cambridge
Permanente vorming Vlaamse Conferentie van de Balie van Antwerpen 2013-2014
Het advocatenkantoor 2.0
Ilke Aerts, Jean-Pierre Blumberg, Luc Brants, Eddy Claesen, Kurt De Blick, Maarten de Haas, Jan Rochtus en Yves Vandendriessche
© 2015 Intersentia
Antwerpen – Cambridge www.intersentia.be
ISBN 978-94-000-0618-8 D/2015/7849/78
NUR 822
Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.
Intersentia v
VOORWOOR D
Anno 2015 staat de advocaat op verschillende vlakken onder druk. Niet enkel zijn er bijzonder veel advocaten – met wie hij in concurrentie staat – maar ook de klant wordt veeleisender, beter geïnformeerd en schuimt de markt af – die lagere prijzen kan aanbieden ingevolge het overaanbod aan advocaten. Daarnaast zijn er diverse technologische, fi nanciële, commerciële en juridische evoluties die de advocaat op scherp stellen.
De advocaat is anno 2015 dan ook al lang niet meer enkel jurist, raadsman of pleitbezorger, maar ook een ondernemer die zijn kantoor dient te leiden en te besturen. Een advocatenkantoor kan daarom in vele opzichten beschouwd wor- den als een commerciële onderneming, waarbij de aparte maatschappelijke posi- tie van de advocaat een bijzonder aandachtspunt is.
Hoewel er in de bedrijfsvoering van menig advocatenkantoor nog veel ruimte is voor introspectie en optimalisatie, kenmerkt de advocatuur zich vaak door een natuurlijk voorbehoud tegenover marketing en dure managementtermen. Boven- dien staat de deontologie soms op gespannen voet met een doorgedreven com- mercialisering.
De lessenreeks van De Conferentie heeft getracht om hiervoor een lans te breken en de advocaat een aantal inzichten en handleidingen aan te reiken om zijn kan- toor te kunnen analyseren en zo optimaal mogelijk te laten functioneren.
Dit boek is de neerslag van deze lessenreeks en vormt een handige leidraad voor elke advocaat die de uitdaging met de toekomst wil aangaan.
Christophe Vangeel
Voorzitter De Conferentie 2014-2015
Intersentia vii
BEKNOPTE INHOUD
Voorwoord . . . v Inhoud . . . ix
De economie van het advocatenkantoor
Maarten de Haas . . . 1 Antiwitwas voor advocaten
Jan Rochtus . . . 31 Aansprakelijkheid van de advocaat en verzekering
Luc Brants . . . 77 Marktpraktijken, consumentenbescherming en de advocatuur anno 2015
Yves Vandendriessche . . . 95 Marketing of verkoop?
Kurt De Blick . . . 131 Strategisch talentmanagement in advocatenkantoren. Zes tips om
advocaten te laten groeien en bloeien tot volwaardige professionals
Ilke Aerts . . . 141 Hoeveel is mijn praktijk waard? Waardebepaling van een vrij beroep
Eddy Claesen . . . 163 De advocaat als leider en strateeg
Jean-Pierre Blumberg . . . 179
Intersentia ix
INHOUD
Voorwoord . . . v
Beknopte inhoud . . . vii
De economie van het advocatenkantoor Maarten de Haas . . . 1
Voorwoord . . . 1
I. Inleiding . . . 1
§ 1. Noodzaak fi nanciële besturing . . . 2
§ 2. Economisch verschillende typen praktijk: persoonsgebonden of productmatig . . . 3
II. Winst en winstverdeling . . . 4
§ 1. Winst of kosten . . . 5
§ 2. Gelijke winstverdeling met lock step . . . 5
§ 3. Uittredingsvergoeding . . . 6
§ 4. Correcties gelijke winstverdeling wegens inzet of prestaties . . . 6
§ 5. Gediff erentieerde winstverdeling . . . 6
§ 6. Winstformule: productie, tarief, realisatie, leverage en marge . . . 7
§ 7. Samenhang factoren . . . 7
III. Productie . . . 8
§ 1. Tijdschrijven . . . 8
§ 2. Tijdschrijven, capaciteiten en persoonlijkheid . . . 8
§ 3. Communicatie en alternatieve declaratievormen. . . 9
§ 4. Tijdschrijven is registreren, declareren is beoordelen . . . 10
§ 5. Het systeem van het tijdschrijven . . . 10
§ 6. E-mail . . . 11
§ 7. Urennormen . . . 11
IV. Tarieven . . . 12
§ 1. Uurtarieven . . . 12
§ 2. Vaste schema’s naar ervaringsjaren . . . 12
§ 3. Bijzondere tariefvormen . . . 13
A. Vaste tarieven per zaak (fi xed fees) . . . 13
B. Tarieven per verrichting . . . 13
C. Voorschotten . . . 14
D. Contingency fees . . . 14
E. Waardebepaling achteraf (value billing) . . . 14
Inhoud
x Intersentia
§ 4. Relatie declaratiemethoden en winst? . . . 15
§ 5. Doorgerekende kosten. . . 15
V. Realisatie . . . 15
§ 1. Praktijk en kengetallen realisatie . . . 15
§ 2. Declaratieproces . . . 16
§ 3. Matigen/afb oeken . . . 16
§ 4. Betalingsproces, termijnen en incassorisico’s . . . 17
§ 5. Realisatie is hygiëne . . . 18
VI. Leverage . . . 18
§ 1. Niveau leverage . . . 19
§ 2. Ruimte voor en risico’s van leverage . . . 19
VII. Marge . . . 20
§ 1. Kosten . . . 20
§ 2. Personeelskosten . . . 21
A. Bezetting support staf . . . 21
B. Arbeidsvoorwaarden; marktconformiteit . . . 22
§ 3. Overige personeelskosten . . . 22
§ 4. Huisvestingskosten . . . 22
§ 5. Kantoorkosten . . . 23
§ 6. Algemene kosten . . . 23
§ 7. Afschrijvingen, voorzieningen, fi nanciële kosten . . . 24
§ 8. Kengetallen en overzicht beheersbaarheid . . . 24
VIII. Samengevat: de sturing van de winstfactoren . . . 25
§ 1. Productie . . . 25
§ 2. Tarief . . . 25
§ 3. Realisatie . . . 25
§ 4. Leverage . . . 25
§ 5. Marge . . . 26
IX. Vermogen en fi nanciering . . . 26
X. Goodwill van een advocatenpraktijk . . . 27
§ 1. Waardering . . . 27
§ 2. Toetreding . . . 28
§ 3. Toe- en uittreden in vennootschappen . . . 29
Besluit . . . 29
Antiwitwas voor advocaten Jan Rochtus . . . 31
Inleiding . . . 31
I. Toepassingsgebied Witwaswet . . . 32
§ 1. Historiek en toepasselijke wetgeving . . . 32
§ 2. Toepassingsgebied ratione materiae: witwassen van geld, fi nanciering van terrorisme en lijst met misdrijven . . . 34
Inhoud
Intersentia xi
A. Witwassen van geld, fi nanciering van terrorisme en lijst
met misdrijven . . . 34
B. Betrokken activiteiten . . . 37
§ 3. Toepassingsgebied ratione personae: de advocaat . . . 38
II. Klantenonderzoek . . . 39
§ 1. Klantenonderzoek ten aanzien van de cliënt . . . 39
A. Identifi catie cliënten en lasthebbers . . . 39
1. Algemeen . . . 39
2. Afwezige cliënten en politiek prominente personen . . . 40
B. Identifi catie ‘Uiteindelijke Begunstigde’ . . . 42
1. Algemeen . . . 42
2. Dubbele kennisgevingsverplichting bij vennootschap- pen/rechtspersonen en juridische constructies . . . 44
C. Derde-zaakaanbrenger . . . 45
D. Tijdstip van identifi catie . . . 46
E. Wijze van identifi catie . . . 46
F. Bewaring van de identifi catiegegevens . . . 48
G. Actualisering van de inlichtingen . . . 48
H. Vrijstelling en versoepeling van de identifi catieplicht . . . 48
1. Vrijstelling . . . 48
2. Versoepeling van de identifi catieplicht . . . 49
I. Overgangsbepalingen . . . 51
§ 2. Klantenonderzoek ten aanzien van de verrichting . . . 51
§ 3. Handleiding . . . 53
§ 4. Verplichting om een schrift elijk verslag op te stellen . . . 53
A. Verslag over het klantenonderzoek bij een atypische verrichting . . . 54
B. Jaarlijks verslag witwasverantwoordelijke . . . 54
III. Meldingsplicht . . . 54
§ 1. Informeren van het cliënteel, vrijstelling van meldingsplicht en fi lter . . . 54
A. Informeren van het cliënteel . . . 54
B. Vrijstelling . . . 55
C. Filter . . . 58
§ 2. Subjectieve plicht tot melding . . . 58
§ 3. Objectieve meldingsplicht . . . 60
A. Betaling in contanten bij levering van een dienst . . . 60
B. Nationaliteit op de ‘zwarte lijst’ (bij KB te bepalen) . . . 61
C. Geldsommen waarvan de advocaat de bewaarder is . . . 62
§ 4. Zwijgplicht en immuniteit van de melder . . . 62
A. Zwijgplicht van de melder . . . 62
Inhoud
xii Intersentia
1. Principe . . . 62
2. Uitzonderingen . . . 63
B. Bescherming en immuniteit van de melder . . . 64
§ 5. Veto CFI . . . 65
IV. Andere verplichtingen . . . 65
§ 1. Onthouding. . . 65
§ 2. Verplichting tegoeden van terroristen te bevriezen . . . 66
§ 3. Organisatie en opleiding medewerkers . . . 67
A. Interne maatregelen en controleprocedures . . . 67
B. Sensibilisering werknemers . . . 68
C. Witwasverantwoordelijke . . . 68
D. Bijkantoor . . . 70
V. Aansprakelijkheid . . . 70
§ 1. Aansprakelijkheid . . . 70
A. Preventief luik: overtreding van de Witwaswet . . . 70
B. Repressief luik: de drie witwasmisdrijven in het Strafwet- boek. . . 71
1. Algemeen . . . 71
2. Sanctie . . . 72
3. Onderscheid preventief en repressief luik van de Witwaswetgeving . . . 73
4. Voorbeelden van witwasmisdrijven . . . 74
§ 2. Controle . . . 74
Conclusie . . . 75
Aansprakelijkheid van de advocaat en verzekering Luc Brants . . . 77
I. Inleiding . . . 77
II. De polis Beroepsaansprakelijkheid van advocaten . . . 78
§ 1. Vanaf wanneer is er dekking en voor welke periode? . . . 78
§ 2. De verzekerden . . . 79
§ 3. De verzekerde risico’s . . . 81
§ 4. Uitsluitingen . . . 82
§ 5. Duur van de dekking . . . 84
A. Duur van de dekking (art. 7 polis) . . . 84
B. Na einde loopbaan . . . 85
§ 6. Bedrag van de waarborg (art. 8 polis) . . . 86
§ 7. Aangift everplichtingen (art. 11 en 12 polis) . . . 87
§ 8. Leiding van het geding . . . 88
§ 9. Erkenning van aansprakelijkheid . . . 88
Inhoud
Intersentia xiii
III. ‘Diversen’ aangaande de aansprakelijkheid van de advocaat . . . 88
§ 1. Deontologische regels bij aansprakelijkheidsvordering . . . 88
§ 2. Quid als de cliënt provisie of ereloon niet heeft betaald? . . . 89
§ 3. De proactieve advocaat . . . 90
§ 4. Cliënt wordt tegenpartij . . . 91
§ 5. Vertrouwelijkheid van de briefwisseling bij aansprakelijk- heidsprocedure . . . 92
§ 6. Goede communicatie . . . 92
§ 7. Verjaring . . . 93
Marktpraktijken, consumentenbescherming en de advocatuur anno 2015 Yves Vandendriessche . . . 95
I. Situering . . . 95
II. Relevante actoren . . . 98
§ 1. De handelaar ruimt plaats voor de ‘onderneming’ . . . 98
§ 2. De advocaat (vrijberoepsbeoefenaar) als onderneming . . . 99
§ 3. De cliënt – consument . . . 100
III. Het Wetboek van economisch recht . . . 101
§ 1. Boeken VI en XIV inzake Marktpraktijken en Consumenten- bescherming . . . 101
A. Verhouding Boek VI en XIV . . . 102
B. Overzicht van de regelingen . . . 103
C. Een aantal bijzonderheden . . . 107
1. Vergelijkende en misleidende reclame . . . 107
2. Verbod op gebruik van wisselbrief . . . 108
3. Onrechtmatige bedingen . . . 109
a. Situering – onderhandelde en niet-onderhandelde bedingen . . . 109
b. Toepassing: ereloon van de advocaat . . . 110
4. Overeenkomsten op afstand . . . 112
5. Buiten de gebruikelijke plaats van de beroepsuitoefe- ning gesloten overeenkomsten . . . 114
§ 2. Overige relevante boeken . . . 116
A. Boek III. Vrijheid van vestiging, dienstverlening en algemene verplichtingen van de onderneming . . . 116
1. Informatieverplichtingen . . . 116
2. Wijze en ogenblik van mededeling – bewijslast . . . 118
3. Miskenning van de informatieverplichtingen . . . 118
4. Praktische leidraad OVB . . . 119
Inhoud
xiv Intersentia
B. Boek XII. Recht van de elektronische economie . . . 119
1. Informatieverplichtingen . . . 120
2. Reclame en elektronische post . . . 123
IV. Procedurele aspecten . . . 125
§ 1. De ‘ondernemingsrechtbank’ . . . 126
A. Uitbreiding bevoegdheid rechtbank van koophandel . . . 126
B. Vennootschapsgeschillen – carve-out voor juridische beroepen . . . 126
§ 2. Rechtshandhaving . . . 128
§ 3. Stakingsvordering . . . 129
Marketing of verkoop? Kurt De Blick . . . 131
I. Geen verkoop zonder verkopers . . . 132
II. Prijszetting . . . 132
III. De directe verkoop . . . 135
IV. Product en organisatie . . . 137
V. One more thing… . . . 138
Strategisch talentmanagement in advocatenkantoren. Zes tips om advocaten te laten groeien en bloeien tot volwaardige professionals Ilke Aerts . . . 141
I. Inleiding . . . 141
II. Advocatuur: een wereld in verandering . . . 142
III. Strategisch talentmanagement . . . 143
IV. Zes tips/vuistregels . . . 145
§ 1. Bepaal als kantoor een duidelijke visie en strategie . . . 145
§ 2. Bepaal het profi el van de ‘ideale’ advocaat . . . 147
A. Kennis, inzet en attitude . . . 147
1. Kennis . . . 147
2. Inzet . . . 149
3. Attitude . . . 149
B. Complementariteit van talenten . . . 149
C. Flexibiliteit . . . 152
1. Vrouwen . . . 152
2. Nieuwe generatie die anders naar werken kijkt . . . 153
§ 3. Aangepaste rekrutering . . . 154
§ 4. Blijf je advocaten begeleiden. . . 154
A. POP en PAP . . . 154
B. Goed gecommandeerd is half gedaan . . . 155
Inhoud
Intersentia xv
1. Quality drivers . . . 156
2. PROOF-methode . . . 156
C. Feedback . . . 157
§ 5. Walk the talk . . . 160
§ 6. Een Talentmanager/Partner is geen overbodige luxe . . . 161
V. Conclusie . . . 161
Hoeveel is mijn praktijk waard? Waardebepaling van een vrij beroep Eddy Claesen . . . 163
I. Algemeen . . . 163
II. Waarom en wanneer is een waardering noodzakelijk? . . . 164
III. Eenmanszaak of vennootschap . . . 164
IV. Drie grote groepen van waardemethodes . . . 165
V. Goed-Beter-Best-uitgangspunt voor iedere onderneming . . . 167
VI. Van waarde tot prijs – Prijs is niet de waarde! . . . 168
VII. Goodwill . . . 168
VIII. Rendementswaarde op genormaliseerde toekomstige resultaten . . . 171
IX. Actualisatievoet en risico . . . 172
X. Waarde creëren door het risico te verlagen . . . 174
XI. Betaalbaar? . . . 174
XII. Specifi eke aandachtspunten voor de vrije beroepspraktijk . . . 175
§ 1. Algemeen . . . 175
§ 2. Belangrijke waardestuwers, waarderemmers en aandachts- punten . . . 175
XIII. Twee uitgewerkte voorbeelden . . . 177
§ 1. Een advocatenpraktijk “Solo” . . . 177
§ 2. Een advocatenkantoor “Slim” . . . 177
XIV. Voornaamste aandachtspunten . . . 178
De advocaat als leider en strateeg Jean-Pierre Blumberg . . . 179
I. Wat is strategie? . . . 180
II. Strategisch denken . . . 181
§ 1. Achtergrond: 2.500 jaar oud . . . 181
§ 2. Logica versus creativiteit . . . 181
§ 3. Verzoenen van de interne en externe benadering . . . 182
§ 4. Kerncompetenties (interne capaciteit) . . . 182
§ 5. Th e Five Forces (externe omgevingsfactoren) . . . 182
§ 6. SWOT-analyse en concurrentieel voordeel . . . 183
§ 7. Overleven is groeien . . . 184
§ 8. In Search of Excellence – het 7-S-Model . . . 184
Inhoud
xvi Intersentia
III. 80/20 strategisch denken . . . 186
IV. Leiderschap . . . 187
§ 1. Voorbeeld van leiderschapsprincipes . . . 188
§ 2. De wereld van de advocatuur is een ‘People business par excellence’ . . . 188
§ 3. Geen traditionele hiërarchie . . . 189
§ 4. Collegialiteit als bedrijfscultuur . . . 189
§ 5. Primus inter pares . . . 190
§ 6. Exemplarisch leiderschap . . . 190
§ 7. Attributen van succesvol leiderschap . . . 191
§ 8. Visie en leiderschap: de transformerende leider . . . 192
