1
Praktijknaam:
VIM-procedure
Auteur: Herzieningsdatum:
Vaststellingsdatum: Herzieningsdatum:
Bestemd voor: Herzieningsdatum:
Doel
Dagelijks bieden medewerkers onze praktijk goede patiëntenzorg. Echter, overal waar mensen werken gaat wel eens iets (bijna) mis. We spreken dan van een (bijna)
incident. Een (bijna) incident is een onbedoelde gebeurtenis tijdens het zorgproces, die tot schade aan de patiënt heeft geleid, had kunnen leiden of nog kan leiden. Een voorbeeld hiervan is een instrument die niet goed schoon gemaakt is, een agressie- incident, prik- snij- bijt- en spatincidenten of incidenten met patiënten (MIP)
(bijvoorbeeld een patiënt bij wie per ongeluk de verkeerde medicijnen zijn herhaald).
Melden van (bijna) incidenten
Zodra er iets (bijna) mis gaat, moet dit gemeld worden. Het doel van het melden van (bijna) incidenten is inzicht krijgen in de aard van de incidenten en de oorzaken ervan.
Belangrijk hierbij is dat het niet om de schuldvraag gaat, maar om het leren van gemaakte fouten. Het melden gebeurt vertrouwelijk. We kunnen alleen een juist inzicht krijgen in de oorzaken van incidenten als iedereen die met patiënten werkt, alert is op (bijna) incidenten en deze ook meldt. Als je leert van incidenten, kun je sommige fouten in de toekomst voorkomen. Met de werkwijze Veilig Incident Melden (VIM) pak je dat leren van fouten structureel aan. Daarmee kun je de zorgkwaliteit in de praktijk verbeteren.
In dit protocol worden de stappen beschreven die nodig zijn om het VIM tot uitvoer te kunnen brengen.
Stappenplan voor melden, analyseren en aanpakken van een (bijna- )incident
Hieronder volgt een organisatiestructuur volgens welke binnen de huisartsenpraktijk het melden, analyseren en aanpakken van een incident/gevaarlijke situatie wordt gerealiseerd.
Stap 1 Een incident/ gevaarlijke situatie vindt plaats in de praktijk Het incident/de gevaarlijke situatie wordt opgemerkt door medewerker.
Een incident/gevaarlijke situatie opgemerkt door een patiënt of familie wordt
doorgegeven aan een medewerker. Vanaf dan verloopt het volgens de hier beschreven procedure.
2
Stap 2 Direct actie ondernemen
De medewerker treft zo nodig direct maatregelen om schade te voorkómen, te beperken en/of zoveel mogelijk te herstellen (bijvoorbeeld patiënt weer op de been helpen, huisarts inschakelen, familie op de hoogte brengen, etc).
Stap 3 Informeren van de leidinggevende
Daarna meldt de medewerker het incident/de gevaarlijke situatie aan de VIM- coördinator ………
De coördinator besluit of extra actie nodig is en of het incident/de gevaarlijke situatie op een hoger niveau in de organisatie moet worden gemeld.
Stap 4 Analyseren door het team
De VIM meldingen die op de praktijk zijn ingevuld worden als vast agenda deel besproken in het HAAS (HuisArtsen-Assistenten) overleg. Zo nodig worden extra acties gepland en afspraken gemaakt bovenop de acties die direct na het incident zijn genomen. Hierbij kan worden gedacht aan het opstellen of aanpassen van protocollen, advies inwinnen bij een deskundige, enz. Dit alles wordt vastgelegd in
verbetervoorstellen en een plan van aanpak.
Stap 5 (Sturen op) het beheersen van de risico's
In het HAAS wordt het overzicht besproken, evenals de verbetermaatregelen. In dit overleg worden de prioriteiten met betrekking tot het aanpakken van de als
onaanvaardbaar benoemde risico’s aangegeven en welke acties daarop ondernomen moeten worden. De uitkomsten hiervan worden teruggekoppeld aan de coördinator.
Stap 6 Verbeteren, communiceren en informeren
De coördinator gaat met de uitkomsten van het overleg aan de slag. Actieplannen die op grond van de uitkomsten worden opgesteld worden verwerkt in een nieuw
aangepaste procedure. De actieplannen en hun resultaten worden zo nodig opgenomen in het jaarverslag.
Stap 7 Borging
De afhandeling van incidenten/gevaarlijke situaties die in het voorgaande jaar hebben plaatsgevonden wordt zo nodig beschreven in het jaarverslag. Hierbij wordt ingegaan op de stappen die ondernomen zijn en die nog ondernomen zullen worden om ervoor zorg te dragen dat een dergelijk incident/ gevaarlijke situatie in de toekomst niet meer zal voorkomen.
3
Fataal of zeer ernstig incident (calamiteit)
overlijden van de patiënt als gevolg van het incident of blijvende gevolgen voor de patiënt
De betrokken behandelaar of verantwoordelijke zorgverlener bewerkstelligt dat de coördinator binnen 1 h op de hoogte is van het incident en rapporteert de gegevens van dit incident zo snel mogelijk schriftelijk aan de huisarts
Ernstig incident tijdelijke gevolgen voor de patiënt (voorbeeld: gebroken arm, extra medicatiedosis)
Melding aan coördinator Afhandeling door coördinator Bespreking HAAS
Minder ernstig incident
beïnvloedt de patiënt en/of volgende processtappen (voorbeeld: patiënt schrikt van incident, wordt boos, de volgende behandelstappen lopen vertraging op: bijvoorbeeld een ingreep of consult wordt uitgesteld)
Melding aan coördinator Afhandeling door coördinator Bespreking HAAS
Bijna-incident geen gevolgen voor de patiënt of volgende behandelstappen
Meldingsformulier invullen Afhandeling door coördinator Bespreking HAAS
4
Werkinstructies
Toelichting Verantwoordelijkheid
1 (Bijna-)incident signaleren
Een (bijna-)incident is iedere gebeurtenis in de praktijk, al dan niet door menselijk handelen of nalaten, met een (potentieel) schadelijk gevolg voor de patiënt.
De melding gebeurt bij voorkeur door de medewerker die direct bij het incident betrokken was. Andere medewerkers kunnen een (bijna-)incident melden als zij vinden dat de direct betrokkene het ten onrechte niet zelf meldt. Dit kan alleen met medeweten van de direct betrokken medewerker.
U: meldend medewerker
2 VIM-formulier invullen
Uitgangspunt is dat alleen gegevens worden verstrekt die relevant zijn voor het doel van de melding. Persoonsgegevens van de patiënt worden daarom geanonimiseerd, tenzij zij relevant zijn voor de toedracht van het (bijna-)incident of terugkoppeling aan de patiënt is afgesproken.
Het formulier moet direct na het invullen in de VIM-klapper worden opgeborgen.
De meldend medewerker kan de melding direct aan de VIM- coördinator voorleggen als zij denkt dat snelle actie gewenst is.
U: meldend medewerker
3 VIM-formulier scoren en prioriteit vaststellen
De VIM-coördinator scoort wekelijks de categorieën van de VIM- meldingen en beoordeelt de prioriteit. De coördinator kan hierbij eventueel de prioriteitenmatrix gebruiken.
Hoge prioriteit = meteen oppakken: ga verder bij 8.
Lagere prioriteit = bespreken in eerstvolgende reguliere bespreking: ga verder bij 4.
U+B: VIM-coördinator
4 Agenderen voor reguliere bespreking
Het verdient de voorkeur om alle VIM-meldingen in volgorde van binnenkomst op een terugkerend moment te bespreken. Dit is een vast agendapunt van de HAAS. Zijn er meer VIM-meldingen dan tijd voor bespreking, dan kan de coördinator een selectie maken.
U: VIM-coördinator
5 Bespreking van de VIM-melding
Bespreek de melding volgens een vast stramien. Geef alle medewerkers een kopie van de melding en laat de meldende medewerker een toelichting geven. Dit geldt ook voor de (bijna- )incidenten met hoge prioriteit waarvoor al voor de bespreking actie is ondernomen. De VIM-coördinator licht de hoge prioritering toe.
U: meldend medewerker O: collega’s
5
6 Gewenste acties vaststellen
De voorzitter noteert de gezamenlijk bedachte acties om een volgend (bijna-)incident te voorkomen. NB: spreek pas acties af nadat er een (vorm van) analyse is gedaan.
U: voorzitter O: VIM-coördinator
7 Terugkoppeling aan betrokken medewerker of patiënt
Het kan zijn dat een betrokken medewerker niet bij de bespreking aanwezig is of dat een patiënt betrokken was bij het (bijna- )incident. Bespreek dan of de uitkomsten naar hen
teruggekoppeld moeten worden en wie dat doet, de meldend medewerker of de VIM-coördinator.
U: meldend medewerker / VIM-coördinator
8 Direct actie ondernemen
De VIM-coördinator selecteert eventueel meldingen met een hoge prioriteit, bepaalt direct welke acties nodig zijn en voert deze uit.
Zij noteert die acties op de achterzijde van het VIM-formulier.
U: VIM-coördinator
9 Vastgestelde acties evalueren
Bespreek bij elk regulier VIM-overleg welke acties geslaagd zijn en waar aanpassing nodig is. Dit maakt zowel niet-toereikende als zinvolle acties zichtbaar. Leg de evaluatie schriftelijk vast.
Het is ook interessant om elk jaar een statistisch overzicht te maken van de meldingen, gegroepeerd op hoofdcategorie, specificatie en aantal
geslaagde verbeteringen.
U: VIM-coördinator
Disclaimer:
Dit voorbeeld kan als basis dienen als onderdeel van uw
kwaliteitsmanagementsysteem. Belangrijk is om voor uw eigen praktijk te bepalen welke specifieke aanvullingen en/of aanpassingen nodig of gewenst zijn.
